Vragenlijst Erkenning van luchtvaarttechnische bedrijven door de Inspectie Leefomgeving en Transport Inspectie Leefomgeving en Transport Luchtvaart Afdeling Vergunningverlening Uitgave 9 januari 2012
INLEIDING Uw bedrijf heeft aangegeven geïnteresseerd te zijn in een bedrijfserkenning. Voor dergelijke bedrijven heeft de Afdeling Vergunningverlening (VVL) een informatiepakket samengesteld waarvan deze vragenlijst deel uitmaakt. Zoals u in de brochure: "Erkenning van luchtvaarttechnische bedrijven door de Inspectie Leefomgeving en Transport" heeft kunnen lezen, wordt het traject naar een erkenning gekenmerkt door de volgende fasen: de informatiefase, de oriëntatiefase en de aanloopfase met als afsluiting de beoordelingsfase en afhandeling waarna aansluitend de erkenningfase begint. In de oriëntatiefase komen o.a. de volgende twee essentiële onderwerpen aan de orde: de noodzaak voor - en de haalbaarheid van een erkenning. Deze vragenlijst heeft ten doel om zowel het bedrijf als de afdeling VVL een beeld te geven van de organisatie ter voorbereiding op een oriënterend gesprek, de volgende stap op weg naar een erkenning. In deze vragenlijst wordt rubriekgewijs aangegeven welke onderwerpen van belang zijn. Het kan echter voorkomen dat bepaalde rubriek(sdel)en voor uw bedrijf niet van toepassing zijn. Voorts is geen volledigheid nagestreefd. Bij het doorlopen van de vragenlijst is het nuttig om e.e.a. vast te leggen. De wijze waarop dit gebeurt, is echter niet zo van belang. Aan het eind kunt u een conclusie trekken. Het uiteindelijke resultaat van deze vragenlijst kan zowel voor u, als voor de afdeling VVL, als een hulpmiddel dienen in deze fase van het traject. De afdeling VVL hanteert in de erkenningensystematiek het instrument 'zelfevaluatie'. Het doel van een zelfevaluatie is primair om het bedrijf zelf een beeld te laten verkrijgen in hoeverre aan de eisen wordt voldaan. In het vervolgtraject naar een erkenning wordt gevraagd een dergelijke zelfevaluatie uit te voeren gedurende de aanloopfase, dit in verband met de eerste afgifte van een erkenning. Ook bedrijven die erkend zijn, zullen met het begrip zelfevaluatie (blijvend) te maken krijgen. Hoewel de uitkomst van deze vragenlijst niet ter vervanging dient van een zelfevaluatierapport dat in een later stadium moet worden opgesteld, kan het mettertijd een nuttige bijdrage hieraan leveren. Vragenlijst: Erkenning van luchtvaarttechnische bedrijven door ILT blad 1
1 ALGEMEEN. Een erkend bedrijf dient in Nederland gevestigd te zijn en als zodanig ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en Fabrieken. In dat opzicht zijn de volgende gegevens van belang: 1.1 Naam van het bedrijf. 1.2 Rechtsvorm van het bedrijf. 1.3 Plaats van vestiging. 1.4 Inschrijving Kamer van Koophandel en Fabrieken en inschrijvingsnummer. 1.5 Een omschrijving van de aard en de omvang van de werkzaamheden, waarvoor mogelijk een erkenning zal worden aangevraagd. 2 FACILITEITEN. Een erkend bedrijf dient te beschikken over adequate faciliteiten. Wilt u daarom het volgende nagaan: 2.1 Over welke werkplaatsen, magazijnen en kantoren kan worden beschikt. 2.2 Voldoen de faciliteiten in de bestaande opzet voor het uitvoeren van de werkzaamheden. 3 ORGANISATIE EN PERSONEEL. Een erkend bedrijf dient te beschikken over voldoende en goed opgeleid personeel. De organisatie dient te zijn beschreven en o.a. te zijn verduidelijkt in een organogram. In dit opzicht is van belang of de organisatie in de huidige opzet al dan niet voldoet voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Denkt u in dit verband aan de volgende aspecten: 3.1 Aantal personeelsleden. 3.2 Eventueel aanwezige erkenning van ILT/Luchtvaart voor productie / continuing airworthiness management / onderhoud / opleiding. 3.3 Aanwezige ervaring. 3.4 Verhouding direct/indirect personeel. 3.5 Is er een functionaris aangesteld die verantwoordelijk is voor de kwaliteitszorg? Indien dit niet het geval is, is er iemand binnen de organisatie geschikt om deze functie te vervullen? 3.6 Zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de relevante functies vastgelegd? 3.7 Is er voorzien in de mogelijkheid voor opleiding/bijscholing? Vragenlijst: Erkenning van luchtvaarttechnische bedrijven door ILT blad 2
4 GEREEDSCHAPPEN/UITRUSTING. Naast faciliteiten, dient een erkend bedrijf tevens te beschikken over adequate gereedschappen, uitrusting e.d. Wilt u daarom het volgende nagaan: 4.1 Over welke gereedschappen, meet-/testapparatuur e.d. kan worden beschikt. 4.2 Zijn deze in voldoende mate aanwezig en kwalitatief geschikt (technische staat, kalibratie etc.) voor het uitvoeren van de werkzaamheden. 5 DOCUMENTATIE. Om als erkend bedrijf werkzaamheden te kunnen uitvoeren, moet over de relevante documentatie worden beschikt. U kunt hierbij denken aan: 5.1 Nederlandse Luchtvaartvoorschriften (LVV). 5.2 EU-documentatie (verschillende Parts, inclusief amendments). 5.3 EASA-documentatie: verschillende AMC s/gm s, inclusief amendments + Safety Information Bulletins (SIB- s). 5.4 Beschrijving van bedrijfsproces(sen). 5.5 Onderhoudsdocumentatie van de fabrikant zoals maintenance/overhaul manuals. 5.6 AD-notes, OAL-'s. 5.7 AIC-B's (voorheen MAL s). 5.8 Service Bulletins en Service Letters. 5.9 Maintenance Directives als uitgegeven door Inspectie V&W. Indien dergelijke documentatie niet aanwezig is, of onbekend, kan dit in een oriënterend gesprek ter sprake worden gebracht. Vragenlijst: Erkenning van luchtvaarttechnische bedrijven door ILT blad 3
6 KWALITEITSSYSTEEM. Het al dan niet hebben van een kwaliteitssysteem is voor het verkrijgen van een erkenning van cruciale betekenis. Wilt u daarom nagaan of u procedures heeft voor: 6.1 Het registreren van werkopdrachten. 6.2 Werkvoorbereiding. 6.3 Planning van het werk. 6.4 Uitvoering van het werk (incl. controle-/inspectiestappen). 6.5 Vrijgave van het werk. 6.6 Materiaal/onderdelen voorziening (inkoop, ingangscontrole en magazijnopslag). 6.7 Onderhoud van gereedschappen en gronduitrusting. 6.8 Kalibratie van meetmiddelen. 6.9 Verkrijgen van documentatie (incl. het actueel houden hiervan). 6.10 Omzetten van fabrieksinformatie in werkvoorschriften en het implementeren van AD-notes, Maintenance Directives en Safety Information Bulletins. 6.11 Opleiden/bijscholen van personeel. 6.12 Uitbesteding van werk/diensten. 7 KWALITEITSBORGING. Om het kwaliteitssysteem te completeren, moet het regelmatig beoordeeld worden op bruikbaarheid en effectiviteit: de auditingfunctie, ook wel aangeduid als kwaliteitsborging. Wordt een dergelijk systeem gehanteerd? U kunt o.a. de volgende aspecten beschouwen: 7.1 Zijn er audits ontwikkeld om de diverse onderwerpen (o.a. de onder rubriek 6 genoemde procedures) te toetsen? 7.2 Is er een planning voor het periodiek uitvoeren van audits? 7.3 Is er een follow-up systeem om gesignaleerde tekortkomingen te verhelpen? 8 BEDRIJFSHANDBOEK/KWALITEITSHANDBOEK. De organisatie en de gehanteerde procedures dienen te worden vastgelegd in een handboek. Beschikt uw organisatie reeds over een dergelijk handboek en is deze informatie voldoende bekend binnen de organisatie. Opm.: in de regelgeving worden de volgende benamingen gehanteerd: Production Organisation Exposition, afgekort POE (Part 21 subpart G). Continuing Airworthiness Management Exposition, afgekort CAME (Part M subpart G) Maintenance Organisation Exposition, afgekort MOE (Part-145 en Part M subpart F). Maintenance Training Organisation Exposition, afgekort MTOE (Part 147). Handboek Technisch Bedrijf, afgekort HTB (regeling 1318C en regeling 1318D). Vragenlijst: Erkenning van luchtvaarttechnische bedrijven door ILT blad 4
9 OVERIG. Aangezien er geen volledigheid is nagestreefd, kan het zijn dat er toch behoefte is om bepaalde, niet genoemde onderwerpen aan de orde te stellen. In verband met Part-21 Subpart G is met name de interface met de ontwerpverantwoordelijke van belang. 10 CONCLUSIE. Tot slot vragen wij u om naar aanleiding van de uitkomsten uw conclusie te trekken. VERVOLGTRAJECT Afhankelijk van de bevindingen zijn er de volgende mogelijkheden: A. Uw bedrijf voldoet in grote lijnen. De punten waaraan nog gewerkt moet worden, kunnen gedurende een mogelijk vervolgtraject naar een erkenning wel worden ingevuld. Hieronder valt ook het opstellen van een handboek. In dit geval kunt u contact opnemen voor verdere stappen. In een oriënterend gesprek kunnen de uitkomsten worden besproken. B. Er moet nog het nodige gebeuren. Start dan in eerste instantie voor uzelf een actieprogramma om aan het geheel nadere invulling te geven. Ook voor deze mogelijkheid kan, indien u dit wenst, een afspraak worden gemaakt voor een oriënterend gesprek. C. Er moet dusdanig veel gebeuren dat in uw afweging de inspanning niet gerechtvaardigd is en u daarom besluit de voorbereidingen naar een erkenning niet voort te zetten. Ook in de beide laatste gevallen zouden wij graag een reactie van u ontvangen. Ter voorbereiding op een oriënterend gesprek is het behulpzaam indien wij de uitkomsten van de vragenlijst van u ontvangen. Voor eventuele vragen en/of opmerkingen die naar aanleiding van deze vragenlijst naar voren komen, kunt u contact opnemen met de afdeling VVL, bij voorkeur met die medewerker waarmee u in eerste instantie contact had. Wij wensen u veel succes met de verdere voorbereidende werkzaamheden naar een erkenning. Vragenlijst: Erkenning van luchtvaarttechnische bedrijven door ILT blad 5