Invulinstructie bij de rekentool Lees deze instructie zorgvuldig door voordat u de tool gebruikt! Nieuw: rekentool voor uw mededeling RVO.nl heeft u begin februari per brief geïnformeerd dat u uiterlijk 31 maart 2017 een mededeling moet doen. De brief bevat een bijlage met een stappenplan hoe u uw gerealiseerde S&O-uren en eventuele kosten en uitgaven meldt via eloket. De spelregels voor het mededelen zijn anders dan voorgaande jaren. Daarom heeft RVO.nl een rekentool ontwikkeld waarmee u eenvoudig uitrekent wat u moet melden. Heeft u maar één S&O-verklaring ontvangen in 2016? Dan heeft u de tool niet nodig. U kunt voor alle toegekende projecten alle gerealiseerde uren en zo nodig alle toegekende en gemaakte kosten en uitgaven optellen. De totalen vult u in op uw mededelingsformulier. Heeft u in 2016 2 of 3 S&O-verklaringen ontvangen? Gebruik dan de rekentool om eenvoudig de totalen van uren en eventuele kosten en uitgaven per S&O-verklaring te bepalen. De totalen van uren (en eventueel kosten en uitgaven) die de tool uitrekent, vult u in op uw mededelingsformulier in eloket. De uitkomsten van de tool vormen dus niet uw definitieve recht op S&Oafdrachtvermindering, maar de waarden die u moet melden in uw formulier. Heeft u minder uren (of kosten en uitgaven) gemaakt dan toegezegd? Dan ontvangt u later per post een correctie-s&o-verklaring met een correctiebedrag. Deze tool is ontwikkeld en getest met de desktop versie van Microsoft Excel onder Windows. De rekenfunctionaliteit van de tool werkt ook op Microsoft Excel voor Mac maar het gebruik van de afdrukknop en de knop met de link naar mijn.rvo.nl geeft mogelijk problemen. De tool is niet geschikt voor andere spreadsheet programma's zoals Google Calc en Apple Numbers. Meer informatie over de mededeling leest u in de Handleiding Mededeling op http://www.mijn.rvo.nl/wbso onder Realisatie melden. Invullen van de tool Heeft u 2 of 3 S&O-verklaringen ontvangen in 2016? Dan is de rekentool een handig hulpmiddel om uw optimale mededeling te bepalen. Hieronder leest u hoe u de tool gebruikt. Op het startblad vult u achtereenvolgens in de gele velden in: Het aantal S&O-verklaringen dat u in 2016 heeft ontvangen. Maak uw keuze in het keuzemenu door op de -knop te klikken; Of het forfaitaire regime of het regime van werkelijke kosten en uitgaven van toepassing is in 2016. Maak uw keuze in het keuzemenu door op de -knop te klikken; 1 van 8
Hoeveel unieke projecten er in 2016 zijn toegekend. Als een doorlopend project dus in 2 of 3 S&O-verklaringen voorkomt, dan telt u dat hier mee als één project! Maak uw keuze in het keuzemenu door op de -knop te klikken en het juiste aantal projecten te kiezen (max. 150 projecten). Druk nu op Volgende. De tool opent vervolgens een voor u op maat gemaakt invoerblad waarin u de realisaties qua uren (en eventueel kosten en uitgaven) invult. De optimale mededeling wordt op grond van uw invoer bepaald. U vult de cellen van de tool als volgt in: In de kolom Projectnummer/titel vult u de projectnummers of projectnamen in van de projecten die in een of meerdere S&O-verklaringen in 2016 zijn toegekend. Periode 1 is de periode van uw eerste S&O-verklaring. Welke maanden dit zijn, hangt af van de periode waarvoor de S&O-verklaring is afgegeven. Dit kan bijvoorbeeld de periode januari tot en met juni zijn maar ook februari tot en met mei. De maanden zelf ziet u niet in de tool maar zijn voor u wel relevant om vast te stellen vanaf wanneer u realisaties mag invoeren! U mag alleen uren invoeren als het project in het kalenderjaar is toegekend. Vul per periode in de kolommen onder S&O-uren toekenning de per project toegekende uren (en eventueel de toegekende kosten en uitgaven) in. Deze vindt u in de beschikkingen die u heeft ontvangen. Zijn er voor een project in een S&O-verklaring geen uren, kosten of uitgaven toegekend? Vul dan 0 of niets in bij de desbetreffende cellen (géén - ). Vul per periode per project in de kolommen onder S&O-uren realisatie in wat de feitelijk in die maanden gerealiseerde totalen van uren (en eventuele kosten en uitgaven zijn. Vul alleen de getallen in, zonder punten of andere leestekens. U mag op projectniveau de uren (en eventueel de kosten en uitgaven) op hele getallen naar boven afronden. Zijn er geen uren, kosten of uitgaven gerealiseerd? Vul dan 0 of niets in bij de desbetreffende cellen (géén - ). Heeft u voor een project in een bepaalde periode geen uren gemaakt? Dan kunt u bij dit project in deze periode géén kosten en uitgaven invullen. Kosten en uitgaven moeten immers dienstbaar zijn aan S&O. Vult u wel waarden in bij kosten en uitgaven maar geen uren? Dan kan dit leiden tot een onjuiste uitkomst van de tool. Zijn er uren (of kosten en uitgaven) gemaakt na periode 1 voor een project dat alleen in de S&O-verklaring voor periode 1 is toegekend? Vul die gerealiseerde uren dan in bij periode 2 en/of 3. De tool houdt daar rekening mee en is juist bedoeld om de toerekening naar de juiste S&O-verklaring te maken. Zijn er voor projecten uren (of kosten en uitgaven) gemaakt in periode 1 terwijl deze projecten pas in periode 2 en/of 3 zijn toegekend, dan komen deze niet in aanmerking. De tool houdt hier overigens ook rekening mee indien u ze wel invult. Uren (en kosten en uitgaven) die zijn gemaakt vóór de startmaand van uw eerste S&Overklaring mag u sowieso niet opvoeren! Dit geldt alleen als de startmaand in uw S&Overklaring later is dan 1 januari. Op de volgende pagina s wordt aan de hand van een voorbeeld geïllustreerd hoe u de tool moet invullen. 2 van 8
Let op! Heeft u onjuiste gegevens ingevuld in de tool? Als u reeds ingevulde gegevens gaat verwijderen of knippen/plakken dan kan de tool tot onjuiste uitkomsten leiden. Ga daarom terug naar het Startblad, druk op de knop Reset tool en voer alles opnieuw in. Voer alleen uren in voor zover het S&O-uren (of kosten of uitgaven) zijn voor toegekende projecten. Zorg ervoor dat in uw urenadministratie geen uren zijn opgenomen van ingehuurde medewerkers of stagiairs of uren van projecten die zijn afgewezen of niet zijn aangevraagd. Meld alleen de S&O-uren voor de werkzaamheden waarvoor de S&Overklaring is afgegeven. Zorg ervoor dat in uw administratie van kosten en uitgaven geen bedragen zijn opgenomen van kosten en uitgaven die niet zijn toegekend. Meld alleen kosten en uitgaven waarvoor een S&O-verklaring is afgegeven. Voer in uw mededeling geen kosten en uitgaven op die niet zijn betaald of uitgaven die niet in gebruik zijn genomen. De uitkomst van de tool is per S&O-verklaring de optimale mededeling van S&O-uren, en indien van toepassing, van de kosten en uitgaven. Dit is niet uw definitieve recht op S&Oafdrachtvermindering. Vul de uitkomst van de tool in op uw mededelingsformulier in eloket Heeft u minder uren (of kosten en uitgaven) gemaakt dan toegezegd? Dan ontvangt u later per post een correctie-s&o-verklaring met een correctiebedrag. U hoeft de uitkomst van de tool niet mee te sturen bij het indienen van de mededeling. Het is wel verstandig om een kopie van de uitkomst van de tool in uw S&O-administratie te bewaren. U kunt hiervoor de knop Afdrukken in de tool gebruiken. Vragen? Als u vragen heeft over de tool of de uitkomst ervan, neem dan contact op met het klantcontactcentrum van RVO.nl via telefoonnummer 088 042 42 42. DISCLAIMER Deze tool is bedoeld als hulpmiddel voor het doen van de mededeling. Hoewel de tool hiervoor met de grootst mogelijke zorgvuldigheid is ontworpen, kan RVO.nl geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele fouten bij het doen van de mededeling. De tool mag niet worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, (foto)kopie, microfilm of op welke andere wijze ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van RVO.nl. 3 van 8
Voorbeeld Onderstaand voorbeeld laat zien hoe u de tool moet invullen en wat de tool voor u uitrekent. Stel u heeft in 2016 twee S&O-verklaringen ontvangen. U heeft bij uw eerste aanvraag gekozen voor het forfaitaire regime. De eerste S&O-verklaring is voor de periode februari tot en met juni. Project 1: toekenning voor 200 uur Project 2: toekenning voor 300 uur De tweede S&O-verklaring is voor de periode juli tot en met december. Project 2: toekenning voor 100 uur Project 3: toekenning voor 400 uur Uw S&O-urenadministratie over 2016 ziet er als volgt uit (de getallen in de vakjes zijn alle S&O-uren van alle S&O-medewerkers voor dat project die in die maand zijn gemaakt). Project jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec 1 12 45 37 28 24 16 52 38 10 2 33 42 56 55 34 48 47 53 38 14 3 4 43 41 32 44 66 Let op; de uren in januari mag u niet meetellen! De eerste S&O-verklaring loopt immers pas vanaf 1 februari. De tool checkt dit niet. Open nu de tool. Vul op het startblad van de tool nu het volgende in bij de gele velden: 4 van 8
Het volgende tabblad verschijnt (op grond van uw eerdere invoer): In de tool vult u de velden in de blauw omkaderde cellen (zie afbeelding hieronder) zelf in aan de hand van de uw S&O-verklaringen en de realisaties in uw S&O-administratie, behalve daar waar nul of niets zou moeten staan. De overige velden zijn beveiligd, hier kunt u dus niets invullen: 1. Onder [hier uw SO-nummer] vult u de S&O-nummers in van de ontvangen S&Overklaringen. 2. Onder Projectnummer/titel vult u de nummers van uw projecten in, hier respectievelijk 1, 2 en 3, en eventueel de projecttitels van de desbetreffende projecten. [NB: de gegevens onder 1. en 2. zijn niet vereist voor een goede werking c.q. juiste numerieke uitkomst van de tool.] 3. In de kolommen onder S&O-uren toekenning vult u de gegevens in uit de beschikkingen die u in 2016 van RVO.nl heeft ontvangen. Dat wil zeggen per project per S&O-verklaring de voor die periode toegekende S&O-uren. 5 van 8
1 1 2 3 3 De totalen onderaan de kolommen (hier tweemaal 500) worden automatisch door de tool berekend. Vervolgens vult u per periode per project de gerealiseerde uren in volgens uw urenadministratie. NB de uren in januari komen in dit voorbeeld dus niet in aanmerking! Project jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec 1 12 45 37 28 24 16 52 38 10 2 33 42 56 55 34 48 47 53 38 14 3 4 43 41 32 44 66 U vult dus in bij Periode 1: Periode 1 Project 1: 45 + 37 + 28 + 24 + 16 = 150; Project 2: 33 + 42 + 56 + 55 + 34 = 220; Project 3: niets invullen want geen uren toegekend/gerealiseerd. En vervolgens periode 2. Periode 2 Project jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec 1 12 45 37 28 24 16 52 38 10 2 33 42 56 55 34 48 47 53 38 14 3 4 43 41 32 44 66 Bij Periode 2 vult u in de tool vervolgens in: Project 1: 52 + 38 + 10 = 100; Project 2: 48 + 47 + 53 + 38 + 14 = 200; Project 3: 4 + 43 + 41 + 32 + 44 + 66 = 230. De totalen per project vult u in de tool als volgt in: 6 van 8
Dit geeft de volgende uitkomst: De tool bepaalt de optimale mededeling door de uren per S&O-verklaring uit te rekenen. Dit zijn de waarden in het rode kader bovenaan. De 100 uren voor project 1 zijn gerealiseerd in periode 2. Hier is het project echter niet toegekend. De uren mogen echter worden doorgeschoven vanuit periode 1 maar moeten worden gemeld voor de S&O-verklaring voor periode 1 omdat dit project in de S&O-verklaring voor periode 2 niet is toegekend! U mag tevens schuiven met uren tussen toegekende projecten binnen één S&O-verklaring. De totalen uit het rode kader vult u vervolgens in op uw mededelingsformulier: Deze getallen meldt u via de mededelingenapplicatie op www.mijn.rvo.nl/wbso Op grond van deze mededeling is voor beide S&O-verklaringen de realisatie lager dan de toekenning. Er wordt in dit geval een correctie-s&o-verklaring afgegeven voor: (500-470) + (500-430) = 30 + 70 = 100 niet-gerealiseerde S&O-uren. 7 van 8
LET OP! Als u per periode de uren verticaal had opgeteld dan zouden de totalen per periode zijn: Periode 1: 150 + 220 = 370 uur Periode 2: 100 + 200 + 230 = 530 uur (> toekenning) Deze getallen worden automatisch uitgerekend onderaan de kolommen S&O-uren realisatie maar dit zijn dus NIET de getallen die u in uw mededelingenformulier moet invullen. In dat geval zou immers een correctie-s&o-verklaring worden afgegeven voor (500-370) = 130 uren. Ofwel een grotere correctie dan bij de optimale mededeling zoals de tool heeft uitgerekend. 8 van 8