Ergon Managementletter tussentijdse controle 215 3 maart 216 EY Building a better working world
EY Building a better working world Ernst & Young Accountants LLP Prof. Dr. Dorgeolaan 14 5613 AM Eindhoven, Netherlands Postbus 455 56 AL Eindhoven, Netherlands Tel: +31 8847 1 Fax: +31884748 ey.com VERTROUWELIJK Het bestuur van Gemeenschappelijke Regeling Werkvoorzieningschap Regio Eindhoven T.a.v. de heer ing. P.A. Quik Postbus 61 56 AP EINDHVEN Eindhoven, 3 maart 216 Management letter tussentijdse controle 215 Geacht bestuur, Met genoegen presenteren wij u hierbij onze managementletter 215. Zoals u van ons gewend bent, geeft deze rapportage een beeld van uw organisatie en de gerealiseerde vooruitgang in 215. Uw bestuur heeft ons de opdracht verstrekt cm de jaarrekeningen 215 van Gemeenschappelijke Regeling Werkvoorzieningschap Regio Eindhoven (hierna: Etgon) te controleren. Onze tussentijdse bevindingen rapporteren wij door middel van deze managementletter. In deze rapportage beperken wij ons tot de bevindingen en mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening en die naar onze mening van belang zijn voor het management en het bestuur. Dit heeft tot doel vanuit onze natuurlijke adviesfunctie een bijdrage te leveren aan het zelfcontrolerende vermogen van uw organisatie. Partners in Sport / M]S-A8CLJHb/hdb Wij hebben onze conceptbevindingen toegelicht en besproken met de concerncontroller en directeur. Tot het geven van een nadere toelichting zijn wij graag bereid. LLP Exti Hair RA ountant Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opqericht naar bet recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer C335594. In relatie tot Ernst I Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt soot een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1 London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk. heeft haar hootdvestiging aan Bonmpjes 258, 311 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Konphandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn ulgemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.
r74i - 3 2 4 Inhoudsopgave Dashboard tussentijdse controle 215 Waar staat Ergon? Is Ergon klaar voor de toekomst? Totaal aantal pagina s in dit rapport: 12 4 7 1
ID ) In C, D CD Ui ) - UI C C,, U, CD D I a. In CD
Dashboard tussentijdse controle 215 Inleiding In onze managementletter intormeren wij u over onze bevindingen op het gebied van uw administratieve organisatie en interne beheersing. Bi] deze bevindingen geven WI] de risico s weer en doen WI] aanbevelingen ter verbetering indien wij daarvoor mogelijkheden zien. Verder hebben Wi] de vanuit uw organisatie ontvangen reactie op de opgenomen punten weergegeven en een prioriteitstelling opgenomen. WI] wijzen u erop dat een managementletter van nature kritisch van aard is, omdat deze zich richt op te verbeteren aspecten. Onze bevindingen vloeien voort ult onze gebruikelijke werkzaamheden voor de ]aarrekeningcontrole. Deze werkzaamheden zijn gericht op het afgeven van controleverkiaringen bi] de jaarrekeningen van Ergon en de aan haar gelleerde entiteit Stichting BWSW en omvatten daarom niet alle zaken die bij een specifiek op de organisatie gericht onderzoek naar voren zouden komen. Onze werkzaamheden zijn niet primair gericht op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. Indien onze werkzaamheden aanwi]zingen opleveren voor opgetreden fraudes of onregelmatigheden, dan rapporteren wij u daar direct over. Dit is dit jaar niet aan de orde geweest. WI] volgen de wijze waarop binnen uw organisatie wordt omgegaan met punten uit eerdere managementletters. Wi] stellen dergeli]ke punten opnieuw aan de orde indien WI] van mening zijn dat nadere aandacht van het management nog steeds op zijn plaats is. Deze managementletter bevat de bevindingen zoals tot dusverre opgedaan. Na afloop van de jaarrekeningcontrole zullen WI] in ons accountantsverslag een samenvatting opnemen van de belangri]kste bevindingen. WI] verrichten de controle van de ]aarrekening door middel van een combinatie van procesgerichte en gegevensgerichte controlemaatregelen, gebaseerd op een risicoanalyse. De risicoanalyse richt zich op een betrouwbare totstandkoming van de ]aarrekening. Dit betekent dat wi] niet alle risico s die voor u als onderneming relevant zi]n adresseren. De risicoanalyse is een iteratief proces en stellen wij gaandeweg bij indien nodig. Ditzelfde geldt voor onze aandachtspunten in de controle. Pagina 5
Dashboard tussentijdse cont role 215 Bestuurlijke aandachtspunten Waar staat Ergon? Beeld van uw processen Wij hebben tijdens onze tussentijdse controle de belangrijkste processen die ten grondsiag liggen aan de jaarrekening 215 beoordeeld. Wij constateren dat uw administratieve processen in materiële zin op orde zijn. Hiermee bedoelen wij dat et sprake is van voldoende functiescheiding en er gewerkt wordt door middel van vastliggende werkprocessen. Ten aanzien van het aanbestedingsproces hebben wij geconstateerd dat bet management gedurende 215 maatregelen heeft genomen zodat dit proces eveneens op orde is eind 215. Is Ergon klaar voor de toekomst? Doorkijk naar de jaarrekening Voor de jaarrekeningcontrole hebben wij de volgende aandachtspunten onderkend: onderbouwing voorzieningen; niet uit de baans blijkende verplichtingen; Wet Normering Topinkomens (WNT). Actuallteiten Implementatie vennootschapsbelasting overheidsondernemingen is onderhanden. Pagina 6
Waar staat Ergon?
Waar staat Ergon? Procesbeoordeling en bedrijfsvoeringsmonitor Proces Rood Oranje Geel Groen Aanbestedingen Inkopen Personeel Detacheringen Groen Overige verkopen* *Onder overige verkopen worden verstaan: Textiel, LDA/Digi, BusinessPost en Kwekerij. Rood: het proces voldoet niet aan de te stellen eisen. Veel aandachtspunten voor verbetering. Oranje: het proces voldoet voor een belangrijk deel niet aan te stellen eisen. Meerdere aandachtspunten voor verbetering. Geel: het proces voldoet nagenoeg geheel aan de te stellen eisen. Enkele aandachtspunten ter verbetering. Groen: het proces voldoet geheel aan de te stellen eisen. Beperkte ruimte tot verbetering. Huidigjaar Voorgaand -J. z :- JJz Pagina 8
Waar staat Ergon? Procesbeoordeling en bedrijfsvoeringsmonitor Uw processen zijn in de basis op orde Op basis van onze interim-controle 215 constateten wij dat de ptocessen binnen Ergon in materiële zin op orde zijn. Ten aanzien van het aanbestedingsproces zijn gedurende 215 dusdanige maatregelen genomen dat dit proces eind 215 eveneens op orde is. Hiermee bedoelen wij dat er sprake is van voldoende functiescheiding en er gewerkt wordt door middel van vastliggende werkprocessen. Echter merken wij op dat hatde checks en balances onvoldoende zichtbaar zijn en achteraf plaatsvinden. Aard en reikwijdte interim-controle Wij merken volledigheidshalve op dat wij de werking van de interne beheersmaatregelen nog niet volledig hebben getest. Ons beeld komt derhalve voort uit het in kaart brengen van de opzet en het vaststellen van het bestaan van de verschillende processen. Leeswijzer Ten aanzien van de processen omtrent aanbestedingen hebben wij tijdens onze controle 214 bevindingen geconstateerd, welke op korte termijn opvolging behoeven (prioriteit hoog ). In de bedrijfsvoeringsmonitor, zoals op de voorgaande paginas opgenomen, geven wij onze beoordeling visueel weer. Bij deze weergave houden wij geen rekening met de tinanciële omvang van de processen. Inkopen en aanbestedingen Het proces inkopen en aanbestedingen heeft een oranje/gele status. Deze status wordt veroorzaakt doordat er ten aanzien van de beheersing van het aanbestedingsproces onvoldoende werkende controlemaatregelen aanwezig zijn om te waarborgen dat de inkopen contorm wet- en cegelgeving plaatsvinden. Hierdoor kan niet worden aangetoond dat de inkopen getrouw en rechtmatig hebben plaatsgevonden. Ten aanzien van deze bevindingen heeft u, ten opzichte van voorgaand jaar, geen verbeteringen gerealiseerd. Pagina 9
U, m - D ) (D
Is Ergon klaar voor de toekomst? Doorkijk naar de jaarrekening Inleiding In dit hoofdstuk vragen wij uw aandacht voor de accenten en belangrijke aandachtspunten voor wat betreft de controle van de jaarrekening 215. Naar aanleiding van onze tussentijdse controle zien wij onderwerpen, welke wij nader willen duiden. Onderstaande zaken verdienen gezien het belang voor de jaarrekening naar onze mening aanvullende aandacht. Doorkijk naar de jaarrekening Analyse Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) Op 1 januari 213 is de WNT van kracht geworden. De wet stelt, naast een verplichting tot openbaarmaking, een maximum aan de bezoldiging en contractuele ontslagvergoeding van bestuurders, toezichthouders en van de hoogste leidinggevenden. Het bezoldigingsmaximum over 215 bedraagt 178.. De maximale ontslagvergoeding is gemaximaliseerd op twaalf maandsalarissen maar ten hoogste 75.. Voor alle organisaties waarop de WNT van toepassing is, geldt dat de beloning van topfunctionarissen openbaargemaakt dient te worden in de jaarstukken, ongeacht of de bezoldiging hoger of lager is dan bet maximum. De openbaarmaking moet op persoonsniveau met naam en toenaam worden gedaan. Dit betekent dat deze informatie conform voorgaand boekjaar in de jaarrekening 215 opgenomen dient te worden. Analyse volledigheid en risico s niet ult de balans blijkende verplichtingen Binnen het BBV is een versterkte aandacht voor de niet uit de balans blijkende verplichtingen van overheidsinstellingen. In Iijn met artikel 53 van het BBV moet in de toelichting op de balans worden vermeld aan welke niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen uw organisatie voor toekomstige jaren is verbonden. Hierbij dienen minimaal de volgende aspecten te worden betrokken in de analyse: verplichtingen vanuit inkoopcontracten (waarbij wellicht een koppeling met het contractenregister mogelijk is); verplichtingen uit huurcontracten; verplichtingen ult PPS-constructies; verplichtingen vanuit verbonden partijen; verplichtingen vanuit de aankomende decentralisaties. Pagina 11
Is Ergon klaar voor de toekomst? Doorkijk naar de jaarrekening Actualiteiten Uit de bovengenoemde toelichting blijkt dat de continulteit van Ergon sterk afhankelijk is van de plannen van de deelnemende gemeenten omtrent de Invoering Vpb-plicht overheid invulling van de Participatiewet. Op 26 mel 215 is de Wet Modernisering Vennootschapsbelastingplicht overheidsondernemingen aangenomen. Deze nieuwe wetgeving is van toepassing op boekjaren die aanvangen op of na 1 januari 216. Vanaf dat moment wordt Ergon Vpb-plichtig indien en voor zover er een onderneming wordt gedreven. Ergon is in de afrondende fase van de inventacisatie en analyse van de activiteiten. Invoering Participatiewet per 1 januari 215 Sinds 1 januari 215 is de decentralisatie van onder andere de Participatiewet naar de gemeenten een feit. Eén van de gevolgen van deze decentralisatie is dat de toestroom tot de WSW is gestopt. Bestaande WSW-ers met een vast dienstverband hebben hun baan en hun salaris gehouden. Er zal sprake zijn van een afbouw van de huidige WSW-populatie. Naast deze ontwikkeling is er sprake van een jaarlijkse afname van de subsidie per SE. Dit heeft een directe impact op de toekomst van Ergon. Als gevoig van de invoering van de Participatiewet dienen de gemeenten een andere invulling te geven aan de inwoners met een afstand tot de arbeidsmarkt. Hoe de deelnemende gemeenten hier invulling aan gaan geven en wat de rol van Ergon hierbij wordt is nog niet geheel duidelijk. Vanuit het algemeen bestuur is er een opdracht verstrekt aan de Werkgroep Bestuursopdracht Uitvoering Participatiewet om verschillende uitvoeringsscenario s uit te werken. Momenteel is de werkgroep bezig met de uitvoering van deze opdracht. Eind 215 worden hiec de eerste voorstellen ult verwacht. Pagina 12