AGP 9 ABVRBN 20141112 Bijlage 3 D. Regeling budgethouders Brandweer Brabant-Noord 2015
Het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Brabant-Noord, Overwegende dat: - voorheen het dagelijks bestuur jaarlijks een lijst van budgethouders vaststelde; - het gelet op de vermindering van de bestuurlijke administratieve lasten, gewenst is dat de regionaal commandant als hoofdbudgethouder bevoegd wordt voortaan de (deel)budgethouders aan te wijzen, Gelet op: artikel 6 en artikel 22 van de Financiële verordening Veiligheidsregio Brabant-Noord 2015. vast te stellen de navolgende: Besluit: Regeling budgethouders Brandweer Brabant-Noord 2015 Begrippen en definities Artikel 1 a. Algemeen Bestuur: het algemeen bestuur als bedoeld in artikel 12 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. b. Dagelijks Bestuur: het dagelijks bestuur als bedoeld in artikel 12 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. c. Controller: het afdelingshoofd bedrijfsvoering van de Brandweer draagt zorg voor de inrichting van de eigen controlfunctie en de uitvoering van de controlling van de aan de Brandweer opgedragen taken en werkzaamheden en de rechtmatige en doelmatige uitvoering van de onder de verantwoordelijkheid van de Brandweer vallende hoofdstukken van de programmabegroting van de Veiligheidsregio. d. Budget: een taakstelling op basis van de door het Algemeen Bestuur vastgestelde begroting tot uitdrukking komend in een bedrag dat is verbonden aan een product, project of (investerings)krediet. Tot het budget rekent de Brandweer Brabant-Noord de in de toelichting bij de begroting genoemde doelen, prestaties, kengetallen en voorschriften. e. Hoofdbudgethouder: de regionaal commandant als eindverantwoordelijke voor de ambtelijke organisatie van de Brandweer Brabant Noord. f. Budgethouder: een afdelingshoofd die binnen een budget verantwoordelijk is voor de uitvoering van een afgesproken taakstelling van een bepaald programma of product. Dit doet de budgethouder door het geven en laten uitvoeren van opdrachten, het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen of verlening van diensten hierna te noemen verplichtingen evenals het verkrijgen en realiseren van inkomsten. Tevens kan hij een deel van zijn taken en bevoegdheden mandateren aan een deelbudgethouder.
g. Deelbudgethouder: een teamleider, coördinator, postcommandant of projectleider die door een budgethouder is gemandateerd de taken voor een deel van het aan een budgethouder toegewezen budget en de bijbehorende producten uit te voeren rekening houdende met de daarvoor nader vastgestelde regelingen c.q. beperkingen. h. Besteller: een medewerker die na voorafgaand akkoord door hoofdbudgethouder, budgethouder of deelbudgethouder verplicht is om onder verantwoordelijkheid van deze functionarissen verplichtingen aan te gaan. Bij afwikkeling van de verplichting kan de besteller de rol van prestatieverklaarder op zich nemen. i. Handtekeningenkaart: dit document bevat de originele handtekeningen en parafen van de hoofdbudgethouder, budgethouders en deelbudgethouders. Team personeel en organisatie is verantwoordelijk voor het beheer van de handtekeningenkaart. Aanwijzing (deel)budgethouders en toekenning budgetten Artikel 2 uitvoering begroting De hoofdbudgethouder is ambtelijk verantwoordelijk voor de uitvoering van de programma s van Brandweer Brabant-Noord en de totstandkoming van de beheersbegroting. Artikel 3 aanwijzing hoofdbudgethouder De regionaal commandant is conform de mandaatregeling Brandweer Brabant-Noord aangewezen als hoofdbudgethouder, onverminderd de verantwoordelijkheden van het Dagelijks Bestuur. Artikel 4 aanwijzing budgethouders 1. De hoofdbudgethouder wijst overeenkomst deze regeling de budgethouders aan en kent de bijbehorende budgetten toe. 2. Het Dagelijks Bestuur kan hiervoor nadere regels stellen. 3. De Brandweer Brabant-Noord kent de volgende budgethouders: a. de afdelingshoofden. 3. De aanwijzing wordt ter kennis gebracht van het Korps Management Team. Artikel 5 aanwijzing deelbudgethouders 1. De op grond van artikel 4, lid 2 aangewezen budgethouders kunnen zelfstandig bevoegdheden en taken betreffende de hun toegekende budgetten mandateren aan de onder hen functionerende medewerkers. De aanwijzing van deze deelbudgethouders vindt plaats binnen nader vastgestelde richtlijnen binnen deze regeling. 2. De Brandweer Brabant-Noord kent de volgende deelbudgethouders: a. de teamleiders; b. de coördinators; c. de postcommandanten; d. de projectleiders. 3. De aanwijzing wordt ter kennis gebracht van het Korps Management Team. Artikel 6 toekenning budgetten 1. De toekenning van een budget aan (deel)budgethouders vindt plaats binnen de beheersbegroting. 2. Brandweer Brabant-Noord kent productbudgetten toe voor de duur van één begrotingsjaar 3. Projectbudgetten kent Brandweer Brabant-Noord maximaal voor 3 jaar toe. 4. Voor investeringskredieten gelden de richtlijnen uit het activabeleid.
Bevoegdheden hoofdbudgethouder, budgethouder en deelbudgethouder Artikel 7 bevoegdheden Binnen de bevoegdheden van de regeling, is de hoofdbudgethouder, budgethouder of deelbudgethouder verantwoordelijk voor de binnen dat budget afgesproken taakstelling. Dit krijgt invulling door het geven en laten uitvoeren van opdrachten, het aangaan van verplichtingen en het verkrijgen en realiseren van inkomsten. Artikel 8 - aangaan van verplichtingen 1. De hoofdbudgethouder, budgethouder en deelbudgethouder kunnen verplichtingen aangaan met leveranciers zoals dit is vastgelegd in het Protocol Inkoop en Aanbesteding. 2. De hoofdbudgethouder, budgethouder en deelbudgethouder zorgen voor een goede archivering van de bescheiden zoals dat is vastgelegd in het Protocol Inkoop en Aanbesteding. 3. De in het vorige lid genoemde stukken worden op verzoek ter beschikking gesteld ten behoeve van de interne en externe controle. 4. Bestellers mogen enkel na akkoord van de hoofdbudgethouder, de budgethouder of deelbudgethouder, verplichtingen aan gaan. Artikel 9 autorisatie bij aangaan verplichtingen 1. Het maximum bedrag waarvoor per geval een handtekening gezet kan worden is per functie geregeld: Hoofdbudgethouder: binnen de vastgestelde programmabegroting Budgethouder : 125.000,- Deelbudgethouder : 50.000,- Besteller: afhankelijk van bevoegdheden budgetverantwoordelijke. 2. Wanneer een geval het maximale bedrag van de bevoegdheid overschrijdt, dient voor het aangaan van de verplichting eerst akkoord gevraagd te aan een hoger hiërarchisch niveau. Artikel 10 calamiteiten 1. Uitsluitend in geval van calamiteiten is het de (deel)budgethouder toegestaan- indien mogelijk na overleg met de regionaal commandant verplichtingen aan te gaan zonder dat daarvoor een goedgekeurd dan wel toereikend budget aanwezig is. 2. Indien het gebruik van de bepaling uit lid 1 leidt tot een overschrijding van de lasten op een bepaald programma, legt de hoofdbudgethouder hierover verantwoording af aan het Dagelijks Bestuur. Artikel 11 uitoefening van de functie 1. De hoofdbudgethouder, budgethouder en deelbudgethouders zijn verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie nodig is. Zij kunnen zich hierbij niet beroepen op de onvolledigheid van deze regeling of op een ander voorschrift beroepen bij het nalaten van datgene wat naar redelijkheid tot de taak wordt geacht. 2. In die situaties dat de hoofdbudgethouder, budgethouder of deelbudgethouder verwacht of kan verwachten dat aan toepassing van de aan hem bij deze regeling toegekende bevoegdheden bestuurlijk gevoelige consequenties verbonden zijn dient hij terug te koppelen aan het Dagelijks Bestuur.
Artikel 12 - Voorwaarden compenseren overschrijdingen 1. Bij een overschrijding op een bepaalde kostenpost binnen het budget kunnen budgethouders of deelbudgethouders dit compenseren met een onderschrijding op een andere kostenpost. Dit kan echter alleen met toestemming van de regionaal commandant. Van deze verschuiving wordt melding gemaakt bij afdeling financiën ter verwerking in een interne begrotingswijziging. Uitgezonderd van budgetcompensatie door de (deel-)budgethouder zijn niet-beïnvloedbare opbrengsten/uitgaven zoals: a. Doorbelastingen van (hulp)kostenplaatsen; b. Kapitaallasten; c. Omwisseling van investeringskosten en exploitatiekosten; d. Budgetten die gekoppeld zijn aan een reserve; 2. Indien de compensatie niet kan plaatsvinden binnen het product kan de budgethouder instemmen met een budgetcompensatie binnen de totale netto kosten van een programma, mits dit bijdraagt aan de realisatie van de aan het budget verbonden prestaties en de verschuivingen niet leiden tot wijziging van het totaalbedrag van het betreffende programma in de beheersbegroting. Hiervan maken we melding in de tussentijdse rapportage aan het management en het bestuur; 3. Indien compensatie binnen het programma niet mogelijk is, kan de budgethouder of deelbudgethouder voor het betreffende programma of investering een voorstel doen om de netto kosten te mogen overschrijden indien hiervoor binnen de programmabegroting financiële ruimte kan worden gevonden. Indien het KMT hiermee instemt, zal dit ter goedkeuring worden voorgelegd aan het bestuur; 4. Indien er geen financiële ruimte kan worden gevonden binnen de totale programmabegroting zal een (programma begrotings)wijziging aan het Bestuur worden voorgelegd. Vervanging Artikel 13 vervanging hoofdbudgethouder Bij (langdurige) afwezigheid van de hoofdbudgethouder door verlof of ziekte wordt de hoofdbudgethouder vervangen door de plaatsvervangend regionaal commandant. Artikel 14 horizontale vervanging budgethouders 1. Bij afwezigheid van een budgethouder door verlof of ziekte geldt dat deze vervangen kan worden door een andere budgethouder of de hoofdbudgethouder. 2. De hoofdbudgethouder draagt zorg voor de vervanging van de budgethouders. 3. Bij langdurige afwezigheid van de budgethouder, neemt de plaatsvervangend budgethouder de in deze regeling bedoelde bevoegdheden over. 4. De budgethouder brengt het overnemen van de bevoegdheden ter kennis van het team Financiën & control. Artikel 15 horizontale vervanging deelbudgethouders 1. Bij afwezigheid van een deelbudgethouder door verlof of ziekte geldt dat deze vervangen kan worden door een andere deelbudgethouder of door de budgethouder. 2. De budgethouder draagt zorg voor de vervanging van de deelbudgethouders. 3. Bij langdurige afwezigheid van de deelbudgethouder, neemt de plaatsvervangend deelbudgethouder de in deze regeling bedoelde bevoegdheden over. 4. De deelbudgethouder brengt het overnemen van de bevoegdheden ter kennis van het team Financiën & control.
Afleggen verantwoording Artikel 16 verantwoording aan hoger hiërarchisch niveau Het afleggen van verantwoording over de realisatie van de in de budgetten begrepen doelstellingen, de hiermee samenhangende uitputting van de toegekende middelen en de realisatie van de geraamde opbrengsten vindt plaats door schriftelijke rapportage aan het naast hogere hiërarchisch niveau. Artikel 17 vorm van de verantwoording De vorm en inhoud van de schriftelijke rapportage wordt in onderling overleg bepaald door de hoofdbudgethouder, budgethouder en deelbudgethouder en de ondersteunende medewerkers van het team Financiën & control. Artikel 18 momenten van rapportage 1. Rapportage vindt plaats op vaste momenten in het kader van de bestuurlijke planning- en controlcyclus bij de tussentijdse rapportages en de jaarstukken. 2. In afwijking van lid 1 vindt rapportage plaats als er aanwijzingen zijn danwel het vermoeden bestaat dat budgetten substantieel overschreden of niet worden gerealiseerd, waarbij ook het behalen van de hieraan gerelateerde doelstellingen niet plaatsvindt. 3. Ten behoeve van specifieke budgetten kan door het Dagelijks Bestuur besloten worden in afwijking van het hiervoor bepaalde andere rapportagemomenten te benutten. Artikel 19 verantwoordelijkheden registratie De hoofdbudgethouder, budgethouder en deelbudgethouder zijn verantwoordelijk voor het opstellen en de inhoud van de schriftelijke rapportages over de hem toegekende budgetten. Het team Financiën & control draagt zorg voor de financiële informatie met uitzondering van de door of namens de hoofdbudgethouder, budgethouder of deelbudgethouder niet in de financiële applicatie vastgelegde verplichtingen. Het team Financiën & control ondersteunt bij het opstellen van de rapportages. Verwerking gegevens in financiële applicatie Artikel 20 coördinator Financiën & control verantwoordelijk voor inrichting applicatie De coördinator Financiën & control draagt zorg voor een consistente inrichting en goede werking van de financiële applicatie en is eindverantwoordelijk voor een goede en adequate verwerking van de gegevens. Daarnaast draagt hij zorg voor een zodanige ondersteuning vanuit de financiële applicatie richting de hoofdbudgethouder, budgethouder en deelbudgethouder dat zij hun verantwoordelijkheden en taken op de juiste wijze kunnen vervullen. Artikel 21 verantwoordelijkheden gegevensverwerking 1. De gegevensverwerking en de verantwoordelijkheid daarvoor is onder te verdelen naar drie aandachtsgebieden. Het betreft: a. het registreren en muteren van begrotingsgegevens; b. het registreren en muteren van wijzigingen in ramingen; b. het registreren en muteren van de werkelijke gegevens. 2. De coördinator Financiën & control is verantwoordelijk voor de primaire registratie van de vastgestelde begroting en de begrotingswijzigingen en de daarmee samenhangende dossiervorming. 3. Ongeacht de in lid 2 benoemde verantwoordelijkheden voor de juiste, tijdige en volledige verwerking van de begrotingsmutaties, is de hoofdbudgethouder, budgethouder of deelbudgethouder gehouden de hem toegewezen budgetten te controleren op volledigheid.
4. De coördinator Financiën & control is verantwoordelijk voor een juiste, tijdige en volledige verwerking van de werkelijke gegevens en de daarmee samenhangende dossiervorming. Hiertoe treft de sector toereikende interne controlemaatregelen. 5. Ongeacht de in lid 4 genoemde verantwoordelijkheden voor de juiste, tijdige en volledige verwerking van de werkelijke mutaties is de hoofdbudgethouder, budgethouder of deelbudgethouder gehouden de hem aangeboden bescheiden te controleren op juistheid en te voorzien van de juiste coderingen. 6. De hoofdbudgethouder, budgethouder of deelbudgethouder zijn verantwoordelijk voor een juiste, tijdige en volledige registratie van aangegane verplichtingen en de daarmee samenhangende dossiervorming. Interne controle op naleving van de regeling Artikel 22 team financiën & control verantwoordelijk voor interne controle 1. Het team Financiën & control voert de interne controle uit op naleving van alle facetten van de regeling en nader vastgestelde richtlijnen. Deze interne controle wordt uitgevoerd aan de hand van een controleprogramma. De inhoud hiervan wordt bepaald in overleg tussen de regionaal commandant, de controller en de coördinator Financiën & control, waarbij gebruik gemaakt kan worden van een extern adviseur. 2. De bevindingen van de interne controle worden samengevat in een rapportage. Deze rapportage wordt in eerste aanleg besproken met de betrokken hoofdbudgethouder, budgethouder of deelbudgethouder. Slotbepalingen Artikel 23 onvolledigheid regeling Beroep op eventuele onvolledigheid van de regeling of op onvolledigheid van andere voorschriften is niet mogelijk bij het nalaten van datgene wat tot de goede uitvoering van deze regeling behoort te geschieden. Artikel 24 dagelijks bestuur kan nadere regels en voorschriften stellen Het Dagelijks Bestuur kan altijd nadere regels en voorschriften stellen aangaande de aanwijzing van de hoofdbudgethouder, budgethouder of deelbudgethouder, het toekennen van budgetten en de wijze waarop uitvoering dient te worden gegeven aan deze regeling. Artikel 25 dagelijks bestuur kan nadere regels en voorschriften stellen In alle gevallen waarin deze Regeling niet voorziet beslist de Regionaal Commandant als hoofdbudgethouder. Artikel 26 inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2015. Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur voornoemd, 2014, s-hertogenbosch, 12 november 2014 De secretaris, de voorzitter, dr. Ir. P Verlaan MCDm, mr.dr. A.G.J.M. Rombouts,
Toelichting op de budgethoudersregeling In 2011 werd de regeling budgethouders als bijlage bij het mandaatbesluit vastgesteld. Deze regeling is een doorontwikkeling van de in 2011 vastgestelde regeling. 1.1 Budget: bevoegdheden Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur De Brandweer Brabant-Noord heeft, als onderdeel van de Veiligheidsregio Brabant-Noord, jaarlijks een bepaald budget nodig om haar taken uit te voeren. Dit budget stelt het Algemeen Bestuur beschikbaar, in combinatie met daaraan gekoppelde doelen. Dit doel kan een algemeen beleidsdoel zijn of een concrete prestatie. Een budget is daarmee het financiële middel om de gewenste doelen te bereiken. Het Algemeen Bestuur heeft op regionaal niveau het recht om over alle budgetten voor de programma s besluiten te nemen. Binnen de programma s is het dagelijks bestuur bevoegd om de budgetten onder te verdelen. Op deze manier kan het Dagelijks Bestuur uitvoering geven aan het beleid uit de programmabegroting. 1.2 Eindverantwoordelijkheid, budgethouders en deelbudgethouders In de mandaatregeling benoemt het dagelijks bestuur de regionaal commandant als hoofdbudgethouder. Hij is binnen de ambtelijke organisatie eindverantwoordelijk voor de programma s die onder de brandweer vallen. De regionaal commandant kan budgethouders aanwijzen die hem ondersteunen in zijn taak. Deze budgethouders hebben, onder eindverantwoordelijkheid van de regionaal commandant, de verantwoordelijkheid over een aantal producten binnen deze programma s of voor de uitvoering van het gehele programma. Vervolgens is het mogelijk om binnen deze programma s nog een aantal deelbudgethouders aan te wijzen. Deze zijn onder directe verantwoordelijkheid van hun budgethouder verantwoordelijk voor een aantal van de producten die bij de verantwoordelijkheden van deze budgethouder horen. Daarmee ontstaat een getrapte verantwoordelijkheid. Deelbudgethouders kunnen een hiërarchische rol hebben (teamleider, coördinator, postcommandant) of een functionele rol (projectleiders). 1.3 Verantwoordelijkheden budgethouders Brandweer Brabant-Noord De verschillende typen budgethouders zijn vanuit hun functie verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid en leggen hierover verantwoording af aan het hogere hiërarchische niveau. Dat betekent dat, naast de uitputting van de financiële middelen, ook het behalen van doelstellingen van een budget tot de verantwoordelijkheid van een (deel)budgethouder behoort. De regionaal commandant legt verantwoording af aan het dagelijks bestuur over de uitvoering van de begroting. 1.4 Rol van bestellers en prestatieverklaarders Bestellers en prestatieverklaarders ondersteunen de (deel)budgethouders. Deze zijn bevoegd om, na akkoord door de (deel)budgethouders, verplichtingen aan te gaan. De afwikkeling van een verplichting (de factuur) wordt door zowel een besteller/prestatieverklaarder gedaan als door de budgethouder. Dit vanuit het 4-ogen principe. 1.5 Het schema op de volgende pagina laat zien hoe de verdelingen van budgetten binnen Brandweer Brabant-Noord is georganiseerd.