SAP Customer Success Story Distributie Off>Road>Action Stuurvaardig met SAP Business One Dougie Lampkin (ENG), twaalf keer wereldkampioen FIM Trial
Off>Road>Action Sector Distributie Producten en diensten Accessoires en kledij voor trialbikers Website www.offroadaction.net SAP oplossingen SAP Business One Partner Vigor (www.vigor.be) Als fervent trialrijder ontdekt Jan Cardinaels in 2006 een gat in de markt: de distributie van accessoires en kledij voor trialfanaten. De trialwereld zat er duidelijk op te wachten, want in een paar jaar tijd groeide Off>Road>Action uit tot een wereldwijde marktleider. Eén van de geheimen van het succes? Een krachtige, gebruiksvriendelijke webshop, volledig geïntegreerd met SAP Business One. Hadden we dat platform al bij de start in huis gehaald, dan waren we nog sneller gegroeid, aldus Cardinaels. 2
Van start-up naar absolute marktleider Het verhaal van Off>Road>Action begint in 2006 op de plek waar vele jonge ondernemingen starten: achter een bureautje thuis. Als gepassioneerd trialrijder heeft Jan Cardinaels een gat in de markt ontdekt. Accessoires en kledij voor trialfanaten zijn amper te vinden. Hij zet zelf een gespecialiseerde handel op, met een mix van gekende merken en eigen productlijnen. Het initiatief slaat aan. Het dealernetwerk vertakt zich snel wereldwijd. Tijdens de grote internationale wedstrijden leggen wij de basis van het succes, zegt Jan Cardinaels. Je ontmoet de verdelers, luistert naar hun noden en legt nieuwe contacten. Gesponsorde rijders testen onze producten uit in competitie. Hun adviezen zijn goud waard voor productverbeteringen. Onze helmen en kledij ontwerpen wij samen met Dougie Lampkin, de twaalfvoudige gewezen wereldkampioen. Ons merk Jitsie is synoniem van kwaliteit. Zo groeide Off>Road>Action in enkele jaren tijd uit tot de marktleider in toebehoren en kleding voor trialbikers. Niet alleen lokaal, want 95% van de omzet komt uit export. Na het Verre Oosten en de VS ontdekt nu ook Latijns-Amerika Off>Road>Action. 80% van het zakencijfer realiseert het bedrijf met eigen merken. Voortaan legt Off>Road>Action zich ook toe op fietstrial. De nieuwe activiteit stimuleert andermaal de groei. Net nu heel wat handelsbedrijven krimpen. Dani Comas (ESP), negen keer wereldkampioen Biketrial 3
Up-to-date kijk op voorraad en trends Jan Cardinaels in action Om als distributeur te scoren, heb je een waterdichte organisatie, een betrouwbare kijk op trends en accuraat inzicht in je voorraad nodig. Anno 2014 is de business van Off>Road>Action niet meer te vergelijken met die van de beginjaren. Het bedrijf heeft 2500 items op voorraad. Het aantal orders steeg van 250 per jaar naar 4500 in 2013. In drie jaar tijd nam de opslagruimte toe van 300 tot 2000 m². Jan Cardinaels: In de distributiebusiness draait alles om de vraag: heb je het in voorraad of niet? Gaat het economisch wat minder, dan focussen bedrijven vaak op hun hotrunners. Daardoor vallen er gaten bij de andere producten. Off>Road>Action heeft altijd alles in stock, ook accessoires van een paar euro. Voor klanten met een passie zoals trialrijders is dat heel waardevol. Om die service te kunnen bieden, heb je een waterdichte organisatie, een betrouwbare kijk op trends en accuraat inzicht in je voorraad nodig, aldus Cardinaels. Het bedrijfsbeheerpakket van de begindagen kon niet langer voor dit inzicht zorgen. Net als de zelfgebouwde webshop botste het in 2011 tegen zijn limieten. IT mag geen rem zijn op je evolutie, vervolgt Jan Cardinaels. Naarmate je groeit en de cashflow toeneemt, wil je aan de bedrijfssoftware functies en technologische mogelijkheden toevoegen. Een zoektocht naar een alternatief drong zich op. 4
SAP en Vigor: een waardevolle tandem Omdat het IT-systeem voor onze business heel belangrijk is, kozen wij voor SAP. Het maakt ons bedrijf ook economisch waardevoller, legt Jan Cardinaels uit. Bij onze keuze spraken wij met verschillende SAP-partners. Vigor was de enige met een overtuigende webshop die bovendien met SAP geïntegreerd is. Hun aanpak en gedrevenheid bevielen ons. Vigor begrijpt onze uitdagingen en weet dat iedere onbeschikbaarheid van het systeem omzetverlies betekent. Vigor begeleidde Off>Road>Action uitstekend bij de overstap naar het ERP-systeem. Bij een aantal stappen werden ook van Off>Road>Action serieuze inspanningen verwacht. Zo zette de onderneming voor de integratie zijn master data op punt. Die oefening vertraagde de implementatie met vier tot vijf maanden. De kwaliteit van de output is recht evenredig met die van de input, zegt Jan Cardinaels. 120.000 veldjes in Excel nakijken is geen lachertje, maar wel essentieel. Vanaf dan ging het snel. Na een grondige testperiode van twee maanden gingen SAP en de webshop samen live op 1 juli 2012. Wat wij of onze klanten ook vragen, Vigor lost het op. Al hoeven wij hen niet met iedere vraag lastig te vallen. Na anderhalf jaar vinden wij ook zelf vlot onze weg in SAP. Wij werden grote fans van Richard Duffy: raak je niet wegwijs uit een proces, dan helpen zijn didactische filmpjes op YouTube je perfect verder. De kwaliteit van de output is recht evenredig met die van de input. 120.000 veldjes met master data in Excel nakijken is geen lachertje, maar wel essentieel. 5
Sterke export dankzij de webshop De klanten van Off>Road>Action zijn dealers van overal ter wereld. Het succes van de export wijt Jan Cardinaels aan de nieuwe webshop. Meer dan 85% van de orders komt binnen via het SafeOnline platform van Vigor. Op termijn moet dat 100% worden. De webshop is cruciaal voor de groei. Wat wij in SafeOnline investeerden, betaalt zichzelf dubbel en dik terug. De webshop neemt de taak van de vertegenwoordiger grotendeels over. De dealers vinden er handleidingen en video s van de producten. Door de integratie met SAP is de voorraadstatus altijd up-to-date. Bestellen is snel en gemakkelijk. De gebruiksvriendelijkheid van de webshop deed het aantal transacties en de bestelhoeveelheid per order stijgen. SAP Business One volgt de groei moeiteloos en zorgt voor de correcte logistieke afhandeling. Met SAP Business One kunnen wij veel kanten uit. Een medewerker bij een klant kan vandaag op zijn ipad of iphone de items in voorraad of een orderstatus checken. Binnenkort koppelen wij in het magazijn een barcodesysteem voor automatische gegevensinvoer met SAP. Die investering werd zinvol door de forse stijging van het aantal voorraadbewegingen. Met ons vroegere kmo-pakket waren die uitbreidingen ondenkbaar of risicovol, aldus Cardinaels. Bovendien helpt SAP Off>Road>Action om knopen door te hakken: SAP Business One geeft op ieder ogenblik een duidelijk beeld van wat er gebeurt in het bedrijf. Met drie klikken zie je wat er verkocht is, wat de trends zijn, de marges, de grootste klanten, openstaande orders, problemen of opportuniteiten. Daardoor nemen we sneller betere beslissingen. Met drie klikken zie je wat er verkocht is, wat de trends zijn, de marges, de grootste klanten, openstaande orders, problemen of opportuniteiten. Daardoor nemen we sneller betere beslissingen. 6
Correcte orders, sneller betaald Voor de start van het project waren de medewerkers van Off>Road>Action sceptisch. De weerstand brak vrij snel. Sinds de go-live lag Business One geen half uur uit. Het percentage van correct geleverde orders steeg en de betalingstermijnen van klanten werden korter. Wist ik in 2006 wat ik nu weet, dan hadden wij dat geïntegreerde platform al bij de start in huis gehaald. Dan waren we nog sneller gegroeid, aldus Cardinaels. Het percentage van correct geleverde orders steeg en de betalingstermijnen van klanten werden korter. Voor een leek lijkt trial een risicovolle onderneming, gaat hij verder. Toch is dat niet zo. Een doorgewinterde trialrijder kent zijn machine, bestudeert zijn traject grondig en verlegt zijn grenzen met een minimum aan risico. Voor Off>Road>Action geldt hetzelfde: met Business One en SafeOnline onder de motorkap halen wij op gecontroleerde wijze het beste uit onszelf. 7