Beschrijvend document Aanbesteding gemeentepagina

Beschrijvend document Aanbesteding gemeentepagina Gemeente Hoogeveen, 15 oktober 2010 1

Inhoud 1 Inleiding... 3 1.1 Opbouw van dit document... 3 1.2 Scope van de aanbesteding....3 1.3 Planning... 3 2 Aanbesteding... 4 2.1 Voorwaarden... 4 2.1.1 Kosten... 4 2.1.2 Geldigheid... 4 2.1.3 Voorbehoud... 4 2.2 Sluitingsdatum en contactpersonen... 4 2.3 Vragen over deze aanbesteding... 4 2.4 Inkoopvoorwaarden... 5 2.5 Beoordeling/Gunning... 5 2.5.1 Selectiecriteria... 5 2.5.2 Gunning... 6 2.6 Referenties... 6 Bijlage A Akkoordverklaring selectiecriteria... 6 Bijlage B Randvoorwaarden gemeentepagina... 8 Bijlage C Standaardformulier uitsluitingsgronden... 11 Bijlage D Bedrijfsgegevens... 12 Bijlage E Model bedrijfsgegevens referenties... 13 Bijlage F Checklist inschrijving... 14 Gemeente Hoogeveen, 15 oktober 2010 2

1 Inleiding De gemeente Hoogeveen publiceert wekelijks informatie in een lokale krant. De gemeente wil een gemeentelijke publicatiepagina die aansluit bij het DAK-principe. Het moet een pagina worden die past bij de dynamiek, ambitie en kwaliteit die de gemeente nastreeft. De gemeentepagina moet op dit gebied goed aansluiten bij de kwaliteit van gemeentelijke producten en nieuwe huisstijl. Dit komt op het volgende neer: per 2011 een kwalitatief goede gemeentelijke publicatiepagina, die goed gelezen wordt en die voldoende ruimte biedt voor publicaties. De gemeente is op zoek naar een partij die de gemeentepagina wil gaan verzorgen. 1.1 Opbouw van dit document In deze inleiding wordt achtergrond informatie gegeven over dit aanbestedingsdocument. In hoofdstuk 2 worden de algemene bepalingen en aanbestedingsvoorwaarden beschreven. In bijlage B zijn de randvoorwaarden in een meer uitgebreide omschrijving van de uit te voeren werkzaamheden opgenomen. 1.2 Scope van de aanbesteding Via een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure wordt één inschrijver geselecteerd. Als basis voor de aanbiedingen dient dit aanbestedingsdocument. 1.3 Planning Onderstaand schema geeft inzicht in onze planning (onder voorbehoud) van het totale aanbestedingsproces, gerekend vanaf de datum dat deze aanbesteding verstuurd wordt. 20-10-2010 versturen van de uitnodigingen 29-10-2010 uiterste datum voor vragen van inlichtingen (via e-mail) 03-11-2010 beantwoording vragen door gemeente Hoogeveen (via e-mail) 17-11-2010 uiterste datum voor het indienen van een aanbiedingen 22-11-2010 gunning Gemeente Hoogeveen, 15 oktober 2010 3

2 Aanbesteding 2.1 Voorwaarden 2.1.1 Kosten Alle kosten in relatie tot het voorbereiden en uitbrengen van een aanbieding, zijn voor rekening van de dienstverlener. 2.1.2 Geldigheid De aanbieding van de dienstverlener heeft een geldigheid van tenminste twee kalendermaanden gerekend vanaf de sluitingsdatum voor deze aanbesteding. 2.1.3 Voorbehoud De aanbestedende dienst behoudt zich zonder meer en zonder tot enigerlei schadevergoeding te zijn gehouden, in ieder geval het recht voor: de procedure tussentijds om haar moverende redenen op te schorten of af te breken; de tijdsplanning te wijzigen; de opdracht niet te gunnen; de gunningbeslissing in te trekken en zonodig een nieuwe gunningbeslissing te nemen. Gunning zal niet plaatsvinden indien er door geen enkele inschrijver in voldoende mate wordt voldaan aan de eisen en wensen zoals omschreven in dit document. 2.2 Sluitingsdatum en contactpersoon Uw aanbieding (best offer) dient uiterlijk op 17 november 2010, voor 12.00 uur in tweevoud schriftelijk in een gesloten envelop bij de gemeente Hoogeveen ontvangen te zijn, als volgt geadresseerd: Gemeente Hoogeveen T.a.v. De heer S. de Roo Betreft : AANBESTEDING GEMEENTEPAGINA - NIET OPENEN Postbus 20.000 7900 PA Hoogeveen Uw aanbieding kan ook persoonlijk worden afgegeven: Dit dient onder dezelfde voorwaarden te geschieden aan de receptie van het raadhuis, Raadhuisplein 1, Hoogeveen. Graag uw aanbieding ook per mail sturen naar: s.deroo@hoogeveen.nl. De aanbieder is zelf verantwoordelijk voor het op tijd aanleveren van de schriftelijke aanbieding. Te laat ontvangen en onvolledige offertes worden niet in behandeling genomen. 2.3 Vragen over deze aanbesteding Dit aanbestedingsdocument dient als uitgangspunt voor het opstellen van een offerte voor de dienstverlening als onderstaand beschreven. Het aanbestedingsdocument is met de grootste zorg samengesteld. Mocht u desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, dan kunt u deze ons separaat tot uiterlijk 22-10-2010 laten weten. Indien u een toelichting wenst of vragen mocht hebben over deze aanbesteding, dan kunt u deze tot 22-10-2010 per e-mail stellen. Het emailadres voor uw vragen is: s.deroo@hoogeveen.nl. Wij verwachten maximaal 3 werkdagen voor de beantwoording nodig te hebben. De antwoorden worden geanonimiseerd aan alle potentiële inschrijvers gestuurd. Gemeente Hoogeveen, 15 oktober 2010 4

Alle communicatie met betrekking tot deze aanbesteding verloopt via de hierboven vermelde contactpersoon. 2.4 Inkoopvoorwaarden Op alle overeenkomsten die worden gesloten door gemeente zijn de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Hoogeveen van toepassing. Deze zijn te vinden op de site van de gemeente http://www.hoogeveen.nl/bestuur_en_organisatie/organisatie. 2.5 Beoordeling/Gunning Beoordeling van de aanbieding zal in drie fases geschieden. In de eerste fase wordt bekeken of aanbiedingen volledig zijn en rechtsgeldig zijn ondertekend, hetgeen mede moet blijken uit het uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, en uw reactie op de uitsluitingsgronden (bijlage C). Niet volledige aanbiedingen worden niet in behandeling genomen. In de tweede fase worden de aanbiedingen beoordeeld aan de hand van de door inschrijvers ingevulde akkoordverklaring selectiecriteria (bijlage A). In de derde fase worden uit de ontvangen aanbiedingen op basis van het gunningcriterium economisch meest voordelige inschrijving één leverancier geselecteerd. In paragraaf 2.5.2 is het gunningcriterium verder uitgewerkt. 2.5.1 Selectiecriteria Aan alle onderstaande eisen (A.1 tot en met A.4) dient te worden voldaan en aan te geven op de bijgaande conformiteitlijst bijlage B. Een aanbieder die niet aan alle eisen voldoet kan afvallen. A.1 Aanbieder garandeert dat de offerte en alle verdere communicatie, met inbegrip van de communicatie die gedurende de looptijd van de overeenkomst vereist is, geschiedt in de Nederlandse taal. A.2 Aanbieder beschikt over een uittreksel van het handelsregister in de vestigingsplaats van de aanbieder van de Kamer van Koophandel. Het inschrijvingsbewijs dient niet ouder te zijn dan 1 jaar. Een kopie dient aan de offerte te worden bijgevoegd. A.3 Aanbieder heeft bij de offerte ter beoordeling van de ervaring van aanbieder met soortgelijke opdrachten een opgave van minimaal 3 referenties van Nederlandse (gemeentelijke dan wel andere) organisaties over de laatste 3 jaar ter beschikking gesteld via het formulier in bijlage E. A.4 Aanbieder stuurt met de offerte een ondertekende checklist mee (bijlage F). Gemeente Hoogeveen, 15 oktober 2010 5

2.5.2 Gunning Het gunningcriterium is de economisch meest voordelige inschrijving (emvi) op basis van de volgende subcriteria/wegingsfactoren. Essentieel voor uw aanbieding is de omvang van het Torentje. Dit moet minimaal 2 pagina s tabloid of 1 pagina broadsheet zijn. Verder moet u per 1 januari 2011 in de gelegenheid zijn om de pagina te publiceren en daarbij rekening houden met de nieuwe huisstijl van de gemeente. Voor de overige wensen van de gemeente betreffende de gemeentepagina kijkt u in bijlage B. Subcriterium Wegingsfactor Prijs 60% Kwaliteit 40% 2.5.2.1 Prijs De prijsstelling van inschrijver dient gebaseerd te zijn op een vaste prijs per uitgave inclusief logistiek, opmaak, distributie en exemplaren t.b.v. de gemeente, doch exclusief BTW. Hierbij moet ook rekening gehouden worden met eventuele overschrijden van de standaard omvang. Graag ook een voorstel hiervoor. 2.5.2.2 Kwaliteit Beoordeling van de kwaliteit vindt plaats op de volgende onderdelen en volgens de volgende weging: Maximum aantal punten Gevraagde dienstverlening en kwaliteit 20 Verspreidingsgebied, controle en 10 bezorgingsgraad Aanlevering en verwerking van de informatie 10 Totaal 40 2.6 Referenties De gemeente Hoogeveen kan desgewenst informatie inwinnen bij een door de aanbieder opgegeven referentie zonder toestemming van de aanbieder. Gemeente Hoogeveen, 15 oktober 2010 6

Bijlage A: Akkoordverklaring selectiecriteria Selectie criteria A.1 A.2 A.3 A.4 Akkoord JA Akkoord NEE Opmerkingen Plaats Datum Handtekening. Gemeente Hoogeveen, 15 oktober 2010 7

Bijlage B Voorwaarden gemeentepagina Algemeen De aanbesteding betreft de wekelijkse opmaak en publicatie van de gemeentelijke informatiepagina s, Het Torentje van de gemeente Hoogeveen. Het doel van Het Torentje is: 1. De officiële bekendmaking en mededeling van besluiten van (de bestuursorganen van) de gemeente Hoogeveen. 2. Inwoners zo goed en zo snel mogelijk te informeren over besluitvorming door raad of college. 3. Inwoners te informeren over belangrijke ontwikkelingen die nog in discussie zijn om hen in staat te stellen hierin te participeren. 4. Inwoners te informeren over relevante actualiteiten, gemeentelijke activiteiten, visies, standpunten, voorstellen van bestuurders en projecten. 5. Inwoners zo goed mogelijk op de hoogte te stellen van de dienstverlening door de gemeente. Het gaat daarbij om de diverse producten en de manier waarop inwoners deze zo efficiënt mogelijk kan halen. 6. Inwoners op een toegankelijke manier te informeren over gemeentelijke vergunningen en bepalingen. Gevraagde dienstverlening en kwaliteit 1. De gemeente wil haar informatie wekelijks op een vaste verspreidingsdag van een huis-aan-huisblad plaatsen door middel van de gemeentelijke informatiepagina s Het Torentje in een moderne uitstraling die voor zowel jeugdige lezers als volwassen aantrekkelijk is. 2. Inschrijver dient in zijn offerte aan te geven op welke dag de krant verspreid wordt. 3. Het Torentje bestaat uit minimaal 2 pagina s tabloid of 1 pagina broadsheet. 4. Indien de gemeente Hoogeveen meer ruimte nodig heeft voor het Torentje, dienen deze aansluitend gepubliceerd te worden. 5. Wekelijks een verwijzing op de voorpagina naar de gemeentelijke informatiepagina s. 6. Advertenties in het Torentje zijn niet toegestaan. 7. De gemeente Hoogeveen hecht aan een professionele uitstraling van het Torentje. Inschrijver dient aan te geven op welke wijze hij deze professionele opmaak zal realiseren. 8. De opmaak van het Torentje dient af te wijken van de opmaak van de huis-aanhuiskrant. 9. Het redactionele nieuwsgedeelte van het Torentje dient af te wijken van de formele berichtgeving over (bouw)vergunningen, verkeersbesluiten en openbare vergaderingen. 10. Het redactionele nieuwsgedeelte dient een krantachtige opmaak te hebben met duidelijk te onderscheiden koppen, intro s, tussenkoppen, fotobijschriften, kaderteksten. 11. Vanaf 2011 werkt de gemeente met een nieuwe huisstijl. In overleg wordt de gemeentepagina vormgeven op een manier die aansluit bij de nieuwe huisstijl. Het is wenselijke als kleurgebruik van de huisstijl terugkomt in het Torentje. Verspreidingsgebied, controle en bezorgingsgraad 1. Verspreidingsgebied dient minimaal te bestaan uit alle woonhuizen binnen het gehele grondgebied van de gemeente Hoogeveen. Dit gebied betreft de volgende plaatsen: Gemeente Hoogeveen, 15 oktober 2010 8

Elim, Fluitenberg, Hollandscheveld, Hoogeveen, Nieuw Moscou, Nieuweroord, Nieuwlande, Noordscheschut, Pesse, Stuifzand en Tiendeveen.. Het betreft hier tussen de 23.000 en 25.000 adressen. Inschrijver dient in zijn offerte een overzicht te geven van het gehele verspreidingsgebied. 2. Opdrachtnemer dient wekelijks bij het gemeentehuis 100 kranten af te leveren. Daarnaast moeten er op een aantal openbare plaatsen kranten beschikbaar worden gesteld. 3. Inschrijver dient in zijn offerte aan te geven op welke wijze hij de bezorging controleert en zo nodig, na klachten over bezorging- bijstuurt. 4. Indien de inschrijver periodiek een onderzoek laat uitvoeren of voornemens is dit te laten uitvoeren, dient hij aan te geven op welke aspecten wordt getoetst. 5. De gemeente Hoogeveen heeft de wettelijke plicht om al haar burgers te informeren. Vanuit dit oogpunt streeft de gemeente Hoogeveen naar een bezorgingsgraad van 100%. Indien blijkt dat niet wordt voldaan aan deze eis, is opdrachtnemer in gebreke. Van inschrijver wordt verwacht in zijn offerte, maximaal 1 A4, als bijlage aan te geven op welke wijze hij hierop in zal spelen. Aanlevering en verwerking van de informatie 1. De gemeente streeft naar zo veel als mogelijk vaste aanspreekpunten en zo helder mogelijke communicatiekanalen. Van inschrijver wordt verwacht in zijn offerte aan te geven op welke wijze hij daar aan zal voldoen. Deze informatie mag maximaal 1 A4 pagina beslaan. 2. De gemeente wenst tot 3 werkdagen voor de verspreidingsdag tot uiterlijk 16.00 uur de gegevens aan te kunnen leveren. Inschrijver dient in zijn offerte aan te geven tot welke deadline hij de informatie kan verwerken. 3. Inschrijver dient aan te geven hoe omgegaan wordt met wijziging in de (reguliere) publicatiedag. 4. Deadline controle: 1 of 2 werkdagen voor de verspreidingsdag vóór 9.00 uur dient opdrachtnemer een digitale drukproef te verstrekken. De gemeente Hoogeveen geeft uiterlijk 1 werkdag vóór 15.30 uur aanpassingen door, indien nodig. 5. De drukproef dient in pdf-formaat aangeleverd te worden. 6. De uiteindelijke publicatie in pdf-formaat dient tegelijkertijd met verzending naar de drukker, aangeleverd te worden bij de gemeente Hoogeveen. Prijsstelling 1. De prijsstelling van inschrijver dient gebaseerd te zijn op een vaste prijs per uitgave inclusief logistiek, opmaak, distributie en exemplaren t.b.v. de gemeente, doch exclusief BTW. Hierbij moet ook rekening gehouden worden met eventuele overschrijden van de standaard omvang. Graag ook een voorstel hiervoor. Facturatie De gemeente Hoogeveen streeft naar een zo simpel mogelijke facturering en betaling, waardoor zowel de administratieve lasten bij de leverancier als de Gemeente Hoogeveen tot een minimum wordt beperkt. Hierbij wordt gedacht aan het slechts éénmaal per maand factureren, maar ook aan het digitaal aanleveren van de factuurgegevens en onderliggende gegevens gebaseerd efficiëntie en effectiviteit. Van inschrijver wordt verwacht in zijn offerte op te geven op welke wijze hij kan en zal inspelen op deze wensen. Gemeente Hoogeveen, 15 oktober 2010 9

Bij elke facturering dienen minimaal de volgende gegevens te worden geregistreerd en in een elektronisch bestand aangeleverd (voor zover van toepassing): - datum afroep; - aantal; - afroeper; - refererend aan contract en opdrachtnummer. Facturering vindt direct na volledige uitlevering van elke bestelling plaats. Voor facturering geldt het volgende adres: Gemeente Hoogeveen Postbus 20000 7900 PA Hoogeveen De facturen worden binnen 30 dagen na ontvangstdatum betaalbaar gesteld mits de opdracht op een correcte wijze uitgevoerd is. Gemeente Hoogeveen, 15 oktober 2010 10

Bijlage C Standaardformulier uitsluitingsgronden Naam ondergetekende: - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Namens inschrijver (bedrijf): - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Gevestigd te (plaats): - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Ondergetekende verklaart namens inschrijver, in zijn hoedanigheid van (functie): - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - I. Conform artikel 45 van het Bao: 1. dat bij inschrijver niet een onherroepelijk vonnis of arrest een veroordeling is uitgesproken op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter, tweede lid, 416, 417, 417bis, 420bis, 420ter of 420quater van het Wetboek van Strafrecht 2. alsmede dat: a. inschrijver niet is in staat van faillissement, vereffening, surséance van betaling, akkoord of surseance van betaling verkeert, dan wel zijn werkzaamheden heeft gestaakt of in een andere soortgelijke toestand verkeert ingevolge een gelijkaardige procedure van de nationale wettelijke regeling; b. niet inschrijvers faillissement is aangevraagd of tegen wie een procedure van vereffening of surséance van betaling of akkoord, dan wel een andere soortgelijke procedure die in de nationale wettelijke regeling is voorzien aanhangig is gemaakt; c. inschrijver niet, bij een rechterlijke beslissing die kracht van gewijsde heeft, veroordeeld is geweest voor een delict dat zijn beroepsmoraliteit in het gedrang brengt; d. inschrijver in de uitoefening van zijn beroep geen ernstige fout heeft begaan; e. inschrijver aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale verzekeringsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is of van het land van de aanbestedende dienst; f. inschrijver aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is of van het land van de aanbestedende dienst; g. inschrijver zich niet in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de inlichtingen die overeenkomstig de regelgeving ten aanzien van de 'criteria voor de kwalitatieve selectie' kunnen worden verlangd. Gemeente Hoogeveen, 15 oktober 2010 11

Bijlage D Bedrijfsgegevens Officiële naam en rechtsvorm aanmelder Naam, tel, en e-mail 1e contactpersoon en functie Idem 2e contactpersoon en functie Naam rechtsgeldige bevoegde functionaris Bezoekadres Postadres Postcode en plaatsnaam Telefoonnummer Faxnummer E-mail Ondernemingsstructuur Inclusief gegevens over eventuele relatie concern- /holding-/moedermaatschappij, combinatie, samenwerkingsverbanden, hoofdaannemerschap en onderaannemer(s). Naam: Functie: Bedrijf: Handtekening: Datum: Gemeente Hoogeveen, 15 oktober 2010 12

BIJLAGE E. (model per referentie invullen) Gegevens opdrachtgever Model bedrijfsgegevens referenties 1) Naam opdrachtgevende instantie of onderneming Adres Postcode en plaatsnaam 2) Naam contactpersoon opdracht-gever Functie Telefoonnummer Faxnummer Branche / aard referentie Projectgegevens 3) Projectduur Datum start project Datum eind project 6) Omschrijving inhoud project Gegadigde heeft referentiegegevens naar waarheid ingevuld: Naam Functie Onderneming Handtekening Plaats en datum Gemeente Hoogeveen, 15 oktober 2010 13

Bijlage F checklist inschrijving Naam ondergetekende : In zijn hoedanigheid van (functie): Namens inschrijver (bedrijf) : Gevestigd te (plaats) : Ondergetekende verklaart namens inschrijver, in zijn hoedanigheid van (functie): onderstaande documenten bij de offerte te hebben gevoegd: Bijlage Omschrijving Pagina Paraaf A Akkoordverklaring selectiecriteria C Standaardformulier uitsluitingsgronden D Bedrijfsgegevens E Referenties F Checklist inschrijving Nadere toelichting (zie bijlage B) Kopie inschrijving kamer van Koophandel Ondergetekende verklaart, rechtens vertegenwoordigende inschrijver, dat hij deze verklaring naar waarheid heeft ondertekend. plaats : datum : naam : Handtekening : Gemeente Hoogeveen, 15 oktober 2010 14