BA Module: Feed Safety Assurance GMP+ BA5 Minimumvoorwaarden EWS 5 NL B.V. Alle rechten voorbehouden. De informatie uit deze publicatie mag worden geraadpleegd op het scherm, gedownload en geprint, mits dit gebeurt voor eigen, niet-commercieel gebruik. Voor ieder ander gewenst gebruik dient vooraf schriftelijke toestemming van B.V. te worden verkregen.
Historie van het document Revisie nr./ Datum van Wijziging goedkeuring 0.0 / 09-2010 Overgang van de documenten van PDV naar Update document Heeft betrekking op Gehele document Gehele document Uiterste implementatiedatum 01-01-2011 01-01-2011 Uitbreiding meldingsverplichting Hoofdstuk 6 01-01-2011 0.1 / 09-2011 Nieuwe inleiding Hoofdstuk 1 01-01-2012 0.2 / 2012 Wijziging contactgegevens Hoofdstuk 6 01-03-2013 Nieuwe inleiding en gewijzigde tekst met betrekking tot het Feed Certification scheme Gehele document 01-03-2013 GMP+ BA5 Minimumvoorwaarden EWS 2/12
INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING... 4 1.1 ALGEMEEN... 4 1.2 STRUCTUUR VAN HET GMP+ FEED CERTIFICATION SCHEME... 4 2 EARLY WARNING SYSTEM... 6 3 WAT MELDEN?... 6 4 WANNEER MELDEN?... 7 5 WIE MOET MELDEN?... 7 6 HOE MELDEN?... 8 7 WAT WORDT ER GEDAAN MET DE MELDING?... 9 APPENDIX 1: BESLISBOOM EWS MELDING... 10 APPENDIX 2: FORMULIER MELDING SIGNAAL... 11 GMP+ BA5 Minimumvoorwaarden EWS 3/12
1 Inleiding 1.1 Algemeen Het GMP+ Feed Certification scheme is geïniteerd en ontwikkeld in 1992 door de Nederlandse diervoederindustrie als reactie op verschillende ernstige en minder ernstige incidenten met betrekking tot de besmetting van voedermiddelen. Het werd in eerste instantie opgezet als een nationaal schema, maar is uitgegroeid tot een internationaal schema dat wordt beheerd door in samenwerking met verschillende internationale belanghebbenden. Hoewel het GMP+ Feed Certification scheme is ontstaan vanuit het perspectief van de veiligheid van diervoeder, is in 2013 de eerste standaard voor verantwoord diervoeder gepubliceerd. Daartoe zijn twee modules ontwikkeld; GMP+ Feed Safety Assurance (gericht op diervoederveiligheid) en GMP+ Feed Responsibility Assurance (gericht op verantwoord diervoeder). GMP+ Feed Safety Assurance is een complete module voor de borging van diervoederveiligheid in alle schakels van de diervoederketen. Aantoonbare borging van diervoederveiligheid is een verkooplicentie in veel landen en markten en deelname aan de GMP+ FSA module kan dit uitstekend faciliteren. Op basis van praktijkbehoeften, zijn verschillende componenten in de GMP+ FSA module geïntegreerd, zoals voorschriften voor het kwaliteitsmanagementsysteem (ISO 9001), HACCP, productnormen, traceerbaarheid, monitoring, basisvoorwaardenprogramma, ketenbenadering en het Early Warning System. Met de ontwikkeling van de GMP+ Feed Responsibility Assurance module, reageert op de vraag van GMP+ deelnemers. De diervoederindustrie wordt geconfronteerd met vragen over verantwoord werken, zoals bijvoorbeeld het gebruik van soja (met inbegrip van soja derivaten en sojaproducten) en vismeel dat wordt geproduceerd en verhandeld met respect voor mens, dier en het milieu. Om een verantwoord productieproces en handel aan te tonen, kan een bedrijf certificering aanvragen voor de GMP+ Feed Responsibility Assurance. Samen met de GMP+ partners, definieert op transparante wijze duidelijke voorschriften om veilig en verantwoord diervoeder te garanderen. Certificatie-instellingen zijn in staat om op onafhankelijke wijze de GMP+ certificering uit te voeren. ondersteunt de GMP+ deelnemers met nuttige en praktische informatie door middel van een aantal hulpdocumenten, databases, nieuwsbrieven, vraag- en antwoordlijsten en seminars. 1.2 Structuur van het GMP+ Feed Certification scheme De documenten in het GMP+ Feed Certification scheme zijn onderverdeeld in een aantal reeksen. De volgende pagina toont een schematische weergave van de inhoud van het GMP+ Feed Certification scheme: GMP+ BA5 Minimumvoorwaarden EWS 4/12
GMP+ Feed Certification scheme A documenten Algemene eisen voor deelname aan het GMP+ FC scheme B documenten Normatieve documenten, bijlagen en country notes Feed Safety Assurance Feed Responsibility Assurance C documenten Certificeringeisen van het GMP+ FC scheme D documenten Richtlijnen ter ondersteuning van bedrijven bij de implementatie van de GMP+ eisen Al deze documenten zijn beschikbaar via de website van (www.gmpplus.org). Het onderhavige document wordt aangeduid als de standaard GMP+ BA5 Minimumvoorwaarden EWS en maakt onderdeel uit van de GMP+ FSA module. GMP+ BA5 Minimumvoorwaarden EWS 5/12
2 Early Warning System Het doel van een Early Warning & Response System (EWS) is het vroegtijdig signaleren en melden van onregelmatigheden in diervoeder(-grondstoffen) 1 en snel reageren en communiceren hierover in de dierlijke productieketen met het doel schadelijke gevolgen voor mens, dier en milieu te voorkomen of in omvang te beperken. EWS is een aanvulling op de (preventieve) borging volgens de GMP+ Feed Safety Assurance module. In diverse GMP+ FSA standaarden is opgenomen dat een deelnemer een gedocumenteerde procedure moet opstellen en toepassen voor het (vroeg)tijdig signaleren en behandelen van signalen, die er op duiden dat de veiligheid van een product niet in overeenstemming is met de wettelijke, dan wel de in GMP+ BA1 Productnormen vastgelegde, normen en tot schade kan leiden voor afnemers in de keten. Op grond hiervan worden signalen beoordeeld en desgewenst worden beheersmaatregelen genomen ter voorkoming of beheersing van het gesignaleerde gevaar. Indien het een potentieel gevaar is, dat niet door de betreffende deelnemer beheerst kan worden en anderen (ook) kan schaden, is de deelnemer verplicht het te informeren. Daarbij dient gewerkt te worden volgens deze bijlage (GMP+ BA5 Minimumvoorwaarden EWS). 3 Wat melden? Alle overschrijdingen van wettelijke/gmp+ normen (zie GMP+ BA1 Productnormen) moeten worden gemeld, maar ook andere GMP+ gerelateerde afwijkingen. Voorbeelden van meldingen a. Direct waarneembaar aan product (reuk, geur, kleur en andere organoleptische afwijkingen, zoals bijv. sterke benzinelucht). b. Analyseresultaat buiten specificaties of normen (overschrijding van overeengekomen actielimieten/normen/tolerantiegrenzen of extreem hoge waarden bij afwezigheid van normen). c. Abnormale ziekte / sterfte van dieren. d. Geweigerde partijen goederen. e. Opmerkelijke of niet verklaarbare situaties. 1 Definitie diervoeder conform geldende diervoederwetgeving GMP+ BA5 Minimumvoorwaarden EWS 6/12
4 Wanneer melden? De melder beslist of het signaal al dan niet gemeld moet worden aan het EWS Meldpunt. Wanneer een afwijking niet intern met behulp van (beheers-) maatregelen kan worden opgelost of als bedrijfsoverschrijdende gevolgen dreigen, moet de afwijking rechtstreeks worden gemeld aan het EWS Meldpunt (zie hierna volgende beslisboom) vereist daarnaast ook een melding wanneer de afwijking kan worden opgelost of beheersd door de betrokken partij(en). Dit is van toepassing wanneer informatie over de gevonden afwijking nuttig is voor andere GMP+ gecertificeerde bedrijven. Wanneer u informatie heeft over de voederveiligheid van, bijvoorbeeld, een voedermiddel van een bepaalde oorsprong, dient u te informeren zodat alle GMP+ gecertificeerde bedrijven op de hoogte kunnen worden gebracht. U wordt op deze manier ook op de hoogte gebracht over gevonden afwijkingen bij andere GMP+ deelnemers. Wanneer de afwijking specifiek is voor uw productiemethode / locatie, dan is het niet nodig om te informeren. U kunt de beslisboom uit appendix 1 gebruiken om te bepalen of u wel of niet moet melden. Meldingen op basis van analyseresultaten Wanneer op basis van laboratoriumuitslagen een melding bij wordt gedaan (bijv. een norm overschrijding) dient men rekening te houden met: a. Meetonnauwkeurigheid b. te gebruiken analysemethoden voor bevestiging (bij voorkeur o.b.v. geaccepteerde methoden) c. herhaalbaarheid / reproduceerbaarheid (bijv. bij fluorbepalingen in melasse is deze matig) 5 Wie moet melden? In het kader van EWS kunnen meerdere organisaties melder zijn, namelijk GMP+ gecertificeerde diervoederbedrijven en laboratoria. Daarnaast kunnen ook brancheorganisaties, veehouders, akkerbouwers, controle-instellingen, de zuivel-, vlees-, en eierverwerkende industrie, de levensmiddelenindustrie en b.v. dierenartsen en agro-adviseurs melders zijn. GMP+ BA5 Minimumvoorwaarden EWS 7/12
6 Hoe melden? Wanneer besloten is om een EWS melding te doen, dan dient de melder zoveel mogelijk informatie beschikbaar stellen aan het EWS meldingspunt. De melder dient hierbij gebruik te maken van het Formulier Melding Signaal (appendix 2) om er zeker van te zijn dat alle informatie is aangeleverd. U kunt dit formulier uitprinten en invullen, maar doe dit bij voorkeur digitaal. Een Word-versie van dit formulier is ook beschikbaar op de website van. Wanneer u het formulier heeft ingevuld, stuurt u deze naar het Centrale EWS meldpunt. Wanneer u analyse-uitslagen heeft die uw melding ondersteunen, stuurt u die dan mee. Centrale EWS Meldpunt : Gedurende kantooruren (in Nederland): Tel. + 31 (0)70 307 41 20 Fax. + 31 (0)70 307 41 30 Mob. +31 (0)6 53 83 31 90 E-Mail: ews@gmpplus.org Buiten kantooruren (beschikbaar 24/7): Contactpersoon: Dhr. J. den Hartog Mobiel: +31 (0)6 53833190 Privé: + 31 (0)180 436224 Mail: ews@gmpplus.org EWS team Dhr. J. den Hartog (Directeur van ) Mevr. D. Brkulic (Project Adviseur van ) Dhr. J. van der Kloet (Project Coördinator van ) Let op: Een EWS melding aan vervangt niet uw meldingsplicht aan de locale autoriteiten. Wanneer de afwijking een wettelijke afwijking betreft, dan dient u dit ook te melden bij de verantwoordelijke autoriteiten. GMP+ BA5 Minimumvoorwaarden EWS 8/12
7 Wat wordt er gedaan met de melding? gaat vertrouwelijk om met de gegevens: a. Een melding wordt altijd vertrouwelijk behandeld. Er wordt geen bedrijfsspecifieke informatie verstrekt aan derden tenzij toestemming is verleend door de melder. b. kent een anoniem volgnummer toe aan de melding, zodat de melding (indien mogelijk) anoniem besproken kan worden. c. verstrekt geen informatie aan derden in de vorm van een EWS-bericht zonder voorafgaand overleg met de betreffende EWS team, de melder en de eventueel derde betrokken organisatie(s). d. De verstrekte informatie is alleen beschikbaar voor en het EWS Team. e. De EWS registers zijn alleen toegankelijk voor. Derden hebben alleen toegang na toestemming van de directeur van. Na het beoordelen van de melding, zijn er drie mogelijke uitkomsten: a. EWS melding wanneer de situatie dringend is en niet (volledig) onder controle, zal er direct een EWS melding worden gepubliceerd op de website van. Hiermee kunnen alle GMP+ gecertificeerde bedrijven passende maatregelen treffen. b. Een algemene informering in het kader van het EWS systeem wanneer de situatie onder controle is, maar het nuttig is voor de andere GMP+ deelnemers om te horen wat er is gebeurd, wordt er een informering gepubliceerd op de website van. Met deze informatie kunnen GMP+ deelnemers maatregelen nemen om hun eigen proces te verbeteren. c. Geen publicatie wanneer de situatie onder controle is en er is geen behoefte om alle GMP+ deelnemers te informeren (bijvoorbeeld wanneer het een incident betreft waarvan herhaling niet te verwachten valt), zal er geen bericht worden gepubliceerd. De melder wordt geïnformeerd over de uitkomst van de beoordeling. Wanneer er een publicatie wordt gedaan (zie a en b), dan zal de melder een concept melding ontvangen waarvoor goedkeuring wordt gevraagd. GMP+ BA5 Minimumvoorwaarden EWS 9/12
APPENDIX 1: Beslisboom EWS melding GMP+ BA5 Minimumvoorwaarden EWS 10/12
APPENDIX 2: Formulier Melding Signaal U kunt het formulier handmatig invullen, maar bij voorkeur digitaal. Een Wordversie van dit formulier is ook gepubliceerd op de GMP + International website. Formulier Melding Signaal Nr: Datum en tijdstip van het signaal: Melder:............ (naam contactpersoon, organisatie) Code: (anoniem) Telefoonnummer: E-mailadres: Aard van melding: Waarop heeft melding betrekking? Wat is de waarneming en in welke context moet het probleem geplaatst worden? Wat is de (vermoedelijke) oorzaak? Om welke product(en) of grondstoffen gaat het? Wat zijn de afwijkingen, contaminanten of gevaren? Heeft er een analyse plaatsgevonden (screening of bevestiging) Door wie? (geaccrediteerd lab.) Hoe is het monster genomen? Welke analysemethode is hierbij gebruikt? (bundelmethode) Wat is de mogelijke oorzaak, is dit bekend of zijn er vermoedens? Welke overige gegevens zijn reeds beschikbaar? Toelichting oorsprong goederen: / Toelichting op leverancier van de goederen: Product of grondstof reeds afgeleverd c.q. geblokkeerd Welke maatregelen zijn reeds getroffen? Wat is de oorsprong van de goederen? Indien het aanvoer over zee betreft: is de naam van het zeeschip bekend? Zo ja, welke? Kwantiteit/ Omvang van de partij? Maakt de partij deel uit van een groter geheel, zo ja is bekend hoe groot deze is en waar de overige producten zich bevinden? Waar bevindt de gemelde partij zich op dit moment? (Informatie om afbakening van betreffende schakels/ keten te bewerkstelligen) Maatregel 1:... Maatregel 2:... GMP+ BA5 Minimumvoorwaarden EWS 11/12
Informeren betrokkenen. Zijn de afnemers inmiddels geïnformeerd? Dit zijn: Is de toeleverancier inmiddels geïnformeerd? Dit is: Ja/Nee Ja/Nee Welke maatregelen worden door melder op korte termijn getroffen? Afgesproken vervolgactie: Is overleg geweest met anderen?: Datum: Handtekening: Maatregel 1:... Maatregel 2:... (welke vervolgactie spreken beller en medewerker meldpunt af; wanneer (op welke termijn) wordt de melder teruggebeld) Zo ja, wie... Fax + 31 (0)70 307 41 30 Mail ews@gmpplus.org GMP+ BA5 Minimumvoorwaarden EWS 12/12