HIJLAliJ::)l(! I BESTUURSOVEREENKOMST Culturele Hoofdstad 2018 Concept van 12 april 2012 Partijen: 1. de provincie Noord-Brabant, zetelend te 's-hertogenbosch, te dezen vertegenwoordigd door prof. dr. W.B.H.J. van de Donk, handelend ter uitvoering van het besluit van gedeputeerde staten varf Cdatum], hierna: "de Provincie"; 2. de gemeente Breda, zetelend te Breda, te dezen vertegenwoordigd door [naam], daartoe gemachtigd bij besluit van de bur~emeester van [da"tum], handelend ter uitvoering van het besluit van he cblîege van burgeme~teli en wethouders van [datum], hierna: "Breda"; 3. "Eindhoven"; 4. de gemeente Hetmond" ze,telend te Helmond, te dezen vertegenwoordigd door [naam], d~90e gemacti igd bij oesluit van de burgemeester van [datum], handele cl er uitvoeri Qvan het besluit van het college van burgernëesteren wetn uders van r atum], hierna: "Helmond"; 5. de gemeente 's-hertogehbosch, zetelend te 's-hertogenbosch, te dezen ertegeriwoordigd dóor [naam], daartoe gemachtigd bij besluit van de burgemeester van (datum], handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van [datum], hierna: '''s HertogerU~9sch"; 6. de gemeente Tilburg, met zetel te Tilburg,te dezen vertegenwoordigd door [naam], daartoe gemachtigd bij besluit van de burgemeester van [datum], handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van [datum], hierna: "Tilburg"; en 7. [naam] handelend namens de Stichting 2018EindhovenIBrabant i.o., op te richten volgens de aan deze Overeenkomst als Bijlage 5 gehechte statuten, alsdan statutair gevestigd te Eindhoven, hierna: "de Stichting"; 31000821 - F687 - BIJLAGE 2 Bestuursovereenkomst.docx
2/12 hierna gezamenlijk en individueel aan te duiden als: "Partij" of "Partijen", Breda, Eindhoven, Helmond, 's-hertogenbosch en Tilburg hierna tevens aan te duiden als "Gemeenten"; overwegende dat: slechts één Gemeente op basis van de EU-regeling inzake culturele hoofdstad van Europa de bieding voor de kandidatuur ter zake mag indienen Eindhoven, namens de Gemeenten en de Provincie in 2012 de Bieding zal indienen (zoals onderstaand gedefinieerd); de Bieding in opdracht van Gemeenten en Provincie zal worden opgesteld door de nog op te richten Stichting; de Stichting tevens de voorbereidingen zal treffen Project (zoals onderstaand gedefinieerd); Gemeenten en Provincie gezamenlijk een ~aad van Toe~icht (zoals onderstaand gedefinieerd) in het leven /(0. pen, di~ namens hen de Stichting zal aansturen gedurende het opstellen VaR de Bieding en het Pr:çject; de activiteiten van de Stichting in h~_ kader van äe Biedjng en het)?rojeet door Gemeenten en Provincie zullen 0 der gefinahcierd dpor middel van subsidieverstrekkingen, volgèn.$ een in de Fi andële uitgangspunten (zoals onderstaand gedefinieerd) te Qeschrijven fasering; [*]; Partijen thans d afspraken over de 0 en het Project we se vast te leggen; komen overee Hoofdstuk I Algemeen 1 Definities 1.1 Bieding: he.~ bidbook dat, op grond van deze Overeenkomst,de Stichting in opdracht van de Gemeenten en de Provincie zal vervaardigen en dat Eindhoven zal indienen bij de Staat (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap) ter zake de kandidatuur voor en het verkrijgen van de titel Culturele Hoofdstad van Europa 2018 conform het Besluit 1622/2006/EG van het Europees Parlement en de Raad van vierentwintig oktober tweeduizend zes tot vaststelling van een communautaire actie voor het evenement Culturele Hoofdstad van Europa voor de periode tweeduizend zeven tot tweeduizend negentien;
3/12 1.2 Financiële uitgangspunten: het document 'Financiële uitgangspunten voor de samenwerking' dat aan deze Overeenkomst is gehecht als Bijlage 1; 1.3 Opdracht: de opdracht van Gemeenten en Provincie aan de Stichting, zoals beschreven in de 'Concept-opdracht Stichting 2018EindhovenjBrabant', aan deze Overeenkomst gehecht als Bijlage 4; 1.4 Overeenkomst: deze Overeenkomst; 1.5 Plan Bidbookfase: het 'Plan bidbookfase 2018Brabant (2011-201S) van maart 2011' dat aan deze Overeenkomst ;s gehecht als Bijlage 3; 1.6 Project: - na uitsluitsel over de Bieding in positieve zin (toe~e i0q. an de titel Culturele Hoofdstad van Europa 2018) - de organisatie, 8r;o~ ammeril'l9, communicatie, public relations, monitoring en evaluatie vä tiet evenement Culturele Hoofdstad van Europa 2018 en in het kader daarvan de nade itwerking cen uitvoering van het Financieel Kader;.1 1.7 Statuten: de 'Concept statuten Stichtin~',die aan deze Overeenkomst zijn,ehecht als Bijlage 5; 1.8 Stichting: de op te richten stichting "St-iGhting 2018EindhovenIBrabant" overeenkomstig de Statuten; 1.9 Raad van Toezicht: de Raad v.an Toezicht als bedoeld in artikel 13 Overeenkomst en artikelen 16 tot en me.t-21 Statu en; 2 Bijlagen 2.1 De volgende. bij deze Qvereenkomst behorende bijlagen maken integraal onderdeel uit van caeze Overeenkomst: Bijlage 1: Bijlage 2: Bijlage 3: Bijlage 4: Bijlage 5: Bijlage 6: Bijlage 7: Bijlage 8: Bijlage 9: Bijlage 10: Financiële uitgangspunten voor de samenwerking; Werkwijze Raad van Toezicht; Plan bidbookfase 2018Brabant (2011-2013) van maart 2011; Concept-opdracht Stichting 2018EindhovenIBrabant; Concept statuten Stichting; concept subsidiebeschikking provincie Noord-Brabant; concept subsidiebeschikking gemeente Breda; concept subsidiebeschikking gemeente Eindhoven; concept subsidiebeschikking gemeente Helmond; concept subsidiebeschikking gemeente 's-hertogenbosch;
4/12 Bijlage 11: Bijlage 12: concept subsidiebeschikking gemeente Tilburg; [*]. 2.2 In geval van tegenstrijdigheid tussen de bijlagen enerzijds en de overige bepalingen van deze Overeenkomst anderzijds, prevaleren de overige bepalingen van deze Overeenkomst. 3 Doel 3.1 Het doel van deze Overeenkomst is de afspraken tussen de versctîlllende betrokken Partijen vast te leggen over de samenwerking ter zake de Bieding en ~et Project. 4 Oprichting Stichting 4.1 Gemeenten en Provincie moeten de Stichting oprichten, overeenkomstig de Statuten. Hoofdstuk 11 5 Bijdragen door de Provincie 5.1 De Stichting moet uiterlijk 1 augustus 2012 een aanvraag voor subsidie ter hoogte van 50.000.000,-- (vijftig mi/joe çu~ ter zake de Bieding en het Project bij de Provincie indienen. 5.2 De Provincie neemt e aanv:aa voor subsidie als bedoeld in artikel 5.1 Overeenkomst slechts in behandering als: a) het aangaan van deze:ove enkomst bij bestuursbesluit van de Stichting is bek achtig,d; b) t*l 5.3 De Pr.ovincie verpllèl1t zich, onverminderd het gestelde in artikel 5.2 Overeenkomst, zo spoedig mogelijk, doc::h uiterlijk [16 weken] na indiening van de aanvraag voor de subsidie als be~oel~ in artikel 5.1, een besluit te nemen op de aanvraag met de inhoud overeenkomstig de concept subsidiebeschikking provincie Noord-Brabant Bieding, aan deze Overeenkomst gehecht als Bijlage 6. 5.4 De in dit artikel 5 Overeenkomst genoemde bedragen worden niet geïndexeerd. Hoofdstuk III De Gemeenten 6 Bijdragen door Breda
5/12 6.1 De Stichting moet uiterlijk 1 augustus 2012 een aanvraag voor subsidie ter hoogte van 10.000.000,-- (tien miljoen Euro) ter zake de Bieding en het Project bij Breda indienen. 6.2 Breda neemt de aanvraag voor subsidie als bedoeld in artikel 6.1 Overeenkomst slechts in behandeling als: a) het aangaan van deze Overeenkomst bij bestuursbesluit van de Stichting is bekrachtigd; b) [*]. 6.3 Breda verplicht zich, onverminderd het gestelde in artikel 6.2 Overeenkomst, zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk [16 weken] na indiening van de aanvraag VO? de subsidie als bedoeld in artikel 6.1, een besluit te nemen og de aanvraag met de mhe d overeenkomstig de concept subsidiebeschikking gemeente Breda Bieding; aan deze Overeenkomst gehecht als Bijlage 7. 6.4 De in dit artikel 6 Overeenkomst genoemde bedragen werden niet geïndexeerd. 7 Bijdragen door Eindhoven 7.1 De Stichting moet uiterlijk 1 augustus 20p een aanvraag voor subsidie ter hoogte van 10.000.000,-- (tien miljoen Euro) ter zal(e de Bieding en het Project bij Eindhoven indienen. 7.2 Eindhoven neemt de?-aanvraag voor subsiöré als bedoeld in artikel 7.1 Overeenkomst slechts in behandel ng als: a) het aangaan van deze Overeenkomst bij bestuursbesluit van de Stichting is bekrachtigd; b) [*]. 7.3 Eindhov~n verplicht zich, onverminderd het gestelde in artikel 7.2 Overeenkomst, zo spoedig megelijk, dooh uiterlijk [16 weken] na indiening van de aanvraag voor de subsidie als bedoetd in artikel 7.1, een besluit te nemen op de aanvraag met de inhoud overeenkomstig de concept subsidiebeschikking gemeente Eindhoven Bieding, aan deze Overeenkomst gehecht als Bijlage 8. 7.4 De in dit artikel 7 Overeenkomst genoemde bedragen worden niet geïndexeerd. 8 Bijdragen door Helmond
6/12 8.1 De Stichting moet uiterlijk 1 augustus 2012 een aanvraag voor subsidie ter hoogte van 10.000.000,-- (tien miljoen Euro) ter zake de Bieding en het Project bij Helmond indienen. 8.2 Helmond neemt de aanvraag voor subsidie als bedoeld in artikel 8.1 Overeenkomst slechts in behandeling als: a) het aangaan van deze Overeenkomst bij bestuursbesluit van de Stichting is bekrachtigd; b) [*]. 8.3 Helmond verplicht zich, onverminderd het gestelde in artikel 8.2 Overeenkomst, zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk [16 weken] na indiening van de aanvraag voor de subsidie als bedoeld in artikel 8.1, een besluit te nemen op de aanvaag met äe inhoud overeenkomstig de concept subsidiebeschikking gemeente H Imond Bleèling, aan deze Overeenkomst gehecht als Bijlage 9. 8.4 De in dit artikel 8 Overeenkomst genoemde bedragen worden niet g~findex,~erd. 9 Bijdragen door 's-hertogenbosch 9.1 De Stichting moet uiterlijk 1 augustu~ 2012 een aanvraag voor subsidie ter hoogte van 10.000.000,-- (tien miljoen Euro) te ake de Bje(;lIn~ en het Project bij 's Hertogenbosch indienen. 9.2 's-hertogenbosch neemt de aanvraag voör subsidie als bedoeld in artikel 9.1 Overeenkomst slechts ~n behandeling als: a) het aangaan vän deze Overeenkomst bij bestuursbesluit van de Stichting is bekrachtigd; b) [*]. 9.3 's-hertogenbosch v-rrplicht zieh, onverminderd het gestelde in artikel 9.2 Overeenkomst, zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk [16 weken] na indiening van de aanvraag voor de suqsidie als bedoeld in artikel 9.1, een besluit te nemen op de aanvraag met de inhoud overeenkomstig de concept subsidiebeschikking gemeente 's Hertogenbosch Bieding, aan deze Overeenkomst gehecht als Bijlage 10. 9.4 De in dit artikel 9 Overeenkomst genoemde bedragen worden niet geïndexeerd. 10 Bijdragen door Tilburg
7/12 10.1 De Stichting moet uiterlijk 1 augustus 2012 een aanvraag voor subsidie ter hoogte van 10.000.000,-- (tien miljoen Euro) ter zake de Bieding en het Project bij Tilburg indienen. 10.2 Tilburg neemt de aanvraag voor subsidie als bedoeld in artikel 10.1 Overeenkomst slechts in behandeling als: a) het aangaan van deze Overeenkomst bij bestuursbesluit van de Stichting is bekrachtigd; b) [*]. 10.3 Tilburg verplicht zich, onverminderd het gestelde in artikel 10.2 Overeenkomst, zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk [16 weken] na indiening van de aanvraag voor de subsidie als bedoeld in artikel 10.1, een besluit te nemen 0 de BtJ..nraag met de Inhoud overeenkomstig de concept subsidiebeschikking ge. e,ente. Tilburg Bieding, aan deze Overeenkomst gehecht als Bijlage 11. 10.4 Hoofdstuk IV 11 Opdracht Stichting 11.1 De Stichting moet de volgende étkzaamhe en verrichten ter zake de Bieding: a) het voorbereiden ~n samensl1!llen van een bidbook, volgens het Plan Bidbookfase; b) de voorber;eiding en '1 oering van n ondersteunende campagne gericht op betrokkenheid van instell.l~qen uit diverse sectoren en bewoners in Noord Brabant; ~.e voorbereiding en uitvoering van de Opdracht; t*j; eventuele apnvullende werkzaamheden die de Gemeenten en Provincie in het kader van de Raad van Toezicht aan haar opdragen. 11.2 De Stichting moet{fe volgende werkzaamheden verrichten ter zake het Project: a) de voorbereiding en uitvoering van de Opdracht; b) het opstarten van een onderzoeksprogramma om de voortgang en het succes van het Project te monitoren; c) [*J; d) eventuele aanvullende werkzaamheden die de Gemeenten en Provincie in het kader van de Raad van Toezicht aan haar opdragen.
8/12 11.3 De subsidieverstrekkingen bedoeld in artikelen 6 tot en met 10 Overeenkomst zijn een tegenprestatie voor de reëel begrote kostenvoor de werkzaamheden die de Stichting ter zake de Bieding en het Project voor de overige Partijen moet verrichten. Deze Overeenkomst geldt als overeenkomst die is gesloten ter uitvoering van de beschikkingen tot subsidieverlening als bedoeld in artikelen 5 tot en met 10 Overeenkomst, in de zin van artikel 4:36 Awb. 11.4 Gemeenten en Provincie beschouwen hun besluitvorming jegens de stichting aangaande het verstrekken van bijdragen en andere aangelegenn den als samenhangende besluiten in de zin van paragraaf 3.5.3 van de Alg~f(lehe wet bestuursrecht. 11.5 Gemeenten en Provincie wijzen voor de uitvoering van het bepäalde in het'v00 gaande lid, Gedeputeerde Staten van de Provincie Noord-Brabant aan als het coördinerend bestuursorgaan. 11.6 Gemeenten en Provincie bepalen de voorschriften In hun besluiten over bijdragen aan de Stichting zodanig, dat de stichting met uniforme termijnen e aanvraag- en verantwoordingsprotocollen te maken heeft. Zij nemer de regeling in de mqdelalgemene subsidieverordening van de VNG voor deze pl;lnten al~ gemeenschappelijke basis. 11.7 De Stichting moet bij de ul~o~ring an haar werkzaamheden de aanwijzingen van de Raad van Toezicht opvql ~'1 Hoofdstuk V Slotbepalingen 12 Afspraken over organisatie en 'code of conduct' 12.1 Gemeenten en Prbvincie stellen een Raad van Toezicht in overeenkomstig het bepaalde in artikelen 16 tot en met 21 Statuten. In deze Raad van Toezicht zijn Gemeenten en Provincie ieder vertegenwoordigd. De Raad van Toezicht heeft tot taak om de uitvoering van deze Overeenkomst en de werkzaamheden van de Stichting te monitoren en de<5tichting aan te sturen, zoals nader beschreven in de Statuten en de Werkwijze Raad van Toezicht, aan deze Overeenkomst gehecht als Bijlage 2. 12.2 De Stichting moet ervoor zorgen dat de salarissen van directeuren van de Stichting vanaf uiterlijk 1 januari 2014 in geen geval de landelijk geldende norm voor de publieke sector overstijgen, en daar, zo mogelijk, onder blijven. De Stichting mag geen ontslagvergoedingen overeenkomen met medewerkers van de Stichting anders dan op grond van een wettelijke verplichting of rechterlijke uitspraak. Een in strijd met
9/12 deze bepaling overeengekomen ontslagvergoeding mag niet worden uitgekeerd. 12.3 De Stichting moet ervoor zorgen dat de vacatiegelden voor leden van de Raad van Toezicht, waar van toepassing, per vergadering de normen van het dan geldende Rechtspositiebesluit Raads- en Commissieleden, tabel IV 'Vergoeding Commissieleden' voor gemeenten in klasse 5 (inwoneraantal 100.001-250.000), niet overstijgen. De Stichting moet ervoor zorgen dat een nodige vergoeding aan bestuursleden van de Stichting niet hoger is dan de vergoeding aan bestuursleden van vergelijkbare stichtingen, waarbij gestreefd wordt naar matigheid. 12.4 De Raad van Toezicht moet bij het uitoefenen van zijn bevoegdheden de 'Handleiding voor steden die dingen naar de titel van culturele hoofdstad van Europa' in acht nemen. 13 Inwerkingtreding, duur, beëindiging 13.1 Deze Overeenkomst treedt in werking zodra deze é!:ioor alle PartijE!n Is 9Ildè ekend en eindigt wanneer het Project is voltooid, tenzij deze Overeenkomst t ssêntijds wordt opgezegd volgens het bepaalde in artikel 133 Overeenkomst. 13.2 Partijen doen afstand van het recht dê e Overeenkomst: te ontbinden. Beëindiging van deze Overeenkomst door tussentijdse (5 zegging is' oiet mogelijk, behoudens als bepaald in artikel 13.3 Overeenkomst. 13.3 Ieder van Partijen is gerechtigd om binnen drie maanden nadat het betreffende geval zich voordoet, na voerafgaand overleg tussen Partijen, deze Overeenkomst in de volgende gevallen tusseo jds te beëindigen door middel van een schriftelijk bericht aan alle over; e artijen, zonder dat Partijen over en weer gerechtigd zijn tot schadevergoeding' Çt), als uitsluitsel bestaé!l over de Bieding in negatieve zin (geen toekenning van de titel Culturele Hoofdstad van Europa 2018); b) al!? het Project niet uitvoerbaar is vanwege eisen in wet- of regelgeving (waarond'er begrepen wijzigingen in die wet- en regelgeving) die direct of indirect betrekking hebben op het Project of de inhoud van deze Overeenkomst, waardoor - ondanks inspanning van Partijen om wijzigingen van de Overeenkomst overeen te komen die zo veel mogelijk aansluiten bij de betrokken bepalingen - het Project of deze Overeenkomst geheel of voor een substantieel gedeelte niet kunnen worden uitgevoerd; c) als de Stichting gedurende [periode] ondanks vordering daartoe door de overige partijenniet voldoet aan haar verplichtingen onder deze Overeenkomst;
10/12 d) als door bezwaar of beroep van derden één of meer van de besluiten, genoemd in artikelen 5 tot en met 10 niet, althans niet met de inhoud overeenkomstig de aan deze Overeenkomst gehechte bijlagen, onherroepelijk kunnen worden; e) [*]. 13.4 Bij een beëindiging van deze Overeenkomst moet de Stichting al zijn intellectuele eigendomsrechten, om niet overdragen aan de overige Partijen gezamenlijk. 13.5 Na een beëindiging op grond van artikelen 13.1 of 13.3 Overeenk~mst moeten Gemeenten en Provincie bewerkstelligen dat de Raad van Toezicht een besluit neemt tot ontbinding van de Stichting, als bedoeld in artikel 24 Statuten. 13.6 Verplichtingen die naar hun aard bestemd zijn om ook na e ndigen v an d.eze Overeenkomst op grond van artikelen 13.1 of 13.30veree :cmst voort te duren, blijven na beëindiging van deze Overeenkomst bestaan. 14 Overdracht rechten en verplichtingen 14.1 Overdracht door een Partij van zijn u' öeze Qvereenkol'Jlst voertvloeiende rechten en verplichtingen is niet mogelijk zonder schriftelijke to.~stemmin~ van de overige Partijen. 15 Licentieverlening 15.1 De Stichting verleent bj~rbij aar:' de Gemeenten en de Provincie een onvoorwaardelijke, niet In tijd beper:;kte, onherroepelijke, niet te beëindigen, overdraagbare en vergoedingsvrije lic~ntie, met het recht om sublicenties te verlenen, om al zijn intellettuele eigenäomsrechten te gebruiken. De Gemeenten en de Provincie mogen de intellectuele eigendemsrechtèn enkel aanwenden met toestemming van de Stichting, tenzij deze 0vereenkomst is beëindigd op grond van het bepaalde in artikel 13.3 Overeenkomst. 16 Wijzigingen 16.1 Deze Overeenkomst kan uitsluitend worden aangevuld of gewijzigd door een schriftelijk stuk dat door alle Partijen is ondertekend. 17 Gehele overeenkomst
11/12 17.1 Deze Overeenkomst bevat de volledige regeling tussen Partijen met betrekking tot de in deze Overeenkomst genoemde onderwerpen, en vervangt alle eventuele eerdere overeenkomsten en afspraken ter zake. 18 Toepasselijk recht, geschillenbeslechting 18.1 Op deze Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. 18.2 De rechtbank in 's-hertogenbosch Is bij uitsluiting bevoegd kenn s te nemen van alle geschillen die voortkomen uit deze Overeenkomst of andere ove eenkai'nsten die daaruit voortvloeien. [Optie: curatorium / bindend advies-procedure? / arbitrage] ALDUS OVEREENGEKOMEN EN IN ZEVENVOUD GETEKEND te [plaats] op [datum] DE GEM~ENTE [naam] BRH)A DE GEMEENTE EINDHOVEN
12/12 [naam] DE GEMEENTE HELMOND [naam] DE GEMEENTE 'S-HERTOGENBOSCH [naam] DE GEMEENTE T;lLBURG" [naam] STICHTING 2018EindhovenIBrabant Lo. [naam]