STRATEGISCH PLAN 2017-2020 INLEIDING De focus van het Gelders Archief ligt evenals in de afgelopen jaren op digitale archivering en online beschikbaarstelling. Daarmee sluit het Archief aan bij de ontwikkelingen in de maatschappij. Archivering gebeurt bij overheden en particulieren nog maar in beperkte mate op papier en het publiek zoekt zijn informatie voornamelijk online. Het Gelders Archief ziet zich als instelling die informatie verwerft, bewaart en beschikbaar stelt. Deze informatie kan vervolgens door anderen worden gebruikt voor het ontwikkelen van producten zoals boeken, webpagina s, tentoonstellingen, apps enz. Zelf begeeft het Archief zich niet op het terrein van deze productontwikkeling. Historisch onderzoek wordt bijvoorbeeld wèl ondersteund maar niet zelf verricht. De focus op de digitale ontwikkelingen betekent niet dat de papieren en perkamenten bestanden die worden beheerd uit het oog worden verloren. Daarvoor wordt nog steeds de fysieke archiefbewaarplaats aan de Westervoortsedijk beheerd conform de wet- en regelgeving. Het Gelders Archief is onderdeel van een (internationaal) netwerk. In deze context worden de taken uitgevoerd, in het bijzonder die op digitaal gebied. Binnen de provincie Gelderland vervult het Gelders Archief een voortrekkersrol bij de implementatie van een infrastructuur voor het beheer van digitale archiefbestanden en biedt het desgewenst overheden het e-depot aan. De wijze waarop het Gelders Archief de bovenstaande ontwikkelingen doorvoert in de organisatie is opgenomen in dit strategisch plan 2017-2020. Het plan is ingericht als een resultaatgericht besturingsmodel, waarbij vanuit de missie (wie zijn we) en visie (wat willen we bereiken) de strategische doelstellingen worden geformuleerd (welke resultaten moeten we daarvoor behalen). Het plan heeft een horizon van vier jaar, met een nadere uitwerking in de te behalen beleidsresultaten in het komende jaar. Het plan, inclusief de (meerjaren) begroting, wordt jaarlijks geactualiseerd. MISSIE EN VISIE Het Gelders Archief is een betrouwbare partner voor het beheren van informatie (zowel fysiek als digitaal) van en voor zijn publieke en particuliere relaties. Door optimalisering van de toegankelijkheid van de collectie, draagt het bij aan een transparante overheid en aan kennisverspreiding over het verleden van Gelderland. Om deze missie te verwezenlijken wil het Gelders Archief een organisatie zijn die: 1. deskundig digitale en fysieke informatie beheert; 2. professioneel de informatie toegankelijk maakt; 3. klantgericht de informatie (fysiek, maar vooral digitaal) beschikbaar stelt; 4. in samenwerking het verleden van Gelderland presenteert aan een breed publiek; 5. uitdagend werk biedt aan medewerkers in een specialistische organisatie; 6. adequaat de bedrijfsvoering voert, gericht op de continuïteit van de organisatie. DOELSTELLINGEN Vanuit bovengenoemde missie en visie richt het Gelders Archief zich op een aantal concrete doelstellingen in de komende planperiode. Per visieonderdeel worden de doelstellingen nader uitgewerkt in een beschrijving van de situatie, de te behalen resultaten en afsluitend de beleidsresultaten voor het komend jaar. 1
1. Deskundig beheren van de fysieke en digitale collecties Doelstelling 1.1 : het deskundig beheren van de fysieke collecties Depotbeheer en materiële verzorging worden in toenemende mate gecombineerd ingezet op behouds- en restauratiewerkzaamheden en vervolgens digitalisering van kwetsbare (en dus niet presenteerbare) stukken waar veel vraag naar is. Zoveel mogelijk worden nieuw verworven archieven en collecties direct na inventarisatie in de vereiste goede materiële staat gebracht. 2017 Restauratie en conservering van de meest geraadpleegde bestanden. Doelstelling 1.2 : het, in nationaal verband, beheren van de digitale collecties In 2015 is aangesloten bij het e-depot van het Nationaal Archief. Het Rijk stelt programmagelden beschikbaar voor de periode 2017-2021 t.b.v. de Digitale Taken Rijksarchieven. Het Gelders Archief zet deze gelden in voor de uitbouw van de beheer- en serviceorganisatie, de implementatie van een op het e-depot aansluitend gewijzigd collectiebeheersysteem, de ontwikkeling van een accounthouderschap e-depot in de provincie, de voortgaande digitalisering van meest geraadpleegde analoge rijksarchiefbescheiden en voor de overbrenging (ingest) van digitale bescheiden. Voor de andere partners in de regeling bereidt het Gelders Archief de overbrenging van digitale archiefbescheiden voor en wordt een aanbod ontwikkeld van overname van het beheer van digitale bescheiden direct nadat een zaak is afgerond, terwijl die bescheiden (nog) niet in aanmerking komen voor blijvende bewaring (de zo geheten uitplaatsing ). 2017 Eerste overbrenging van digitale archiefbescheiden van het Rijk en andere aangesloten overheden gerealiseerd. Collectiebeheersysteem sluit aan op e-depot. Overeenkomsten tot deelname aan het e-depot afgesloten met overheden binnen en buiten de huidige aangeslotenen. Landelijke toegang tot (het merendeel van) de archiefcollectie Nederland via de eigen website tot stand gebracht. Uitvoering van een pilot uitplaatsing. 2. Professioneel toegankelijk maken van de collecties. Doelstelling 2.1: het professioneel toegankelijk maken van de collecties Een deel van de collectie is nog onvoldoende toegankelijk voor het publiek; in de planperiode wordt daaraan verder gewerkt. Daarbij wordt de prioritering van de werkzaamheden bepaald vanuit de klantvraag, het belang van een archief of collectie en de aanwezige competenties van medewerkers. Het collectiebeheersysteem is ingericht en geactualiseerd ten behoeve van een ontsluitingsplan voor archieven en collecties. Verwerving van nieuwe collecties zal geschieden volgens een geactualiseerd acquisitieplan. In het project Audio Visueel Archief Gelderland (AVAG) wordt bovendien bewegend beeld en geluid gedigitaliseerd en ontsloten. Werkzaamheden voor dit project worden in principe verricht voor de leden van de coöperatie Erfgoed Gelderland. Voor het nader toegankelijk maken van de Burgerlijke Stand zal een nieuw crowdsourcingproject via de website Vele Handen worden ingericht. Ook worden de mogelijkheden om AV collecties op vergelijkbare wijze online te ontsluiten in een pilot nader onderzocht. 2
2017 Nieuw crowdsourcingproject Burgerlijke Stand. Pilot ontsluiten AV-materiaal via crowdsourcing. Een geactualiseerd ontsluitingsplan voor archieven en collecties. Een geactualiseerd acquisitieplan. Doelstelling 2.2 : het digitaliseren van collecties Door digitalisering van de archieven en collecties wordt de toegankelijkheid geoptimaliseerd. Daarbij ligt de nadruk op: 1. collecties die veel geraadpleegd worden; 2. AV-collecties zoals kaarten, foto s, films en geluidsfragmenten. Dit materiaal is beperkt fysiek beschikbaar vanwege de omvang (zowel qua formaat als qua hoeveelheid) en kwetsbaarheid. 3. verzoeken van de klanten (scanning on demand); 4. materieel kwetsbare stukken, zoals gezegelde charters, stukken met schade, etc.. Dankzij de gerealiseerde scanstraat kan in de scanverzoeken van klanten worden voorzien en kunnen tegelijkertijd de kwetsbare stukken worden gedigitaliseerd. De uitvoering van het in 2016 vernieuwde digitaliseringsplan zal in dit planjaar starten, hierin zijn met name de veel geraadpleegde collecties opgenomen. 2017 Begin met scanning on demand. Uitvoering van het nieuwe digitaliseringsplan. 3. Klantgericht beschikbaar stellen van de collecties. Doelstelling 3.1 : online dienstverlening De nieuwe website van het Gelders Archief is in 2016 gerealiseerd. Het is een gebruiksvriendelijke website waarbij door de online aanwezigheid van medewerkers van het Archief via chat en Mijn Studiezaal het publiek direct hulp kan krijgen bij het onderzoek. Bezoekers kunnen daarnaast via de functie Mijn Studiezaal zelf hun hulp organiseren, hun onderzoeksresultaten opslaan en op archiefbeschrijvingen reageren. Naast de online dienstverlening wordt scanning on demand aangeboden op de website, daardoor is het voor de meeste bezoekers niet meer nodig de gang naar de fysieke studiezaal te maken. Via de website is het aanbieden van bestanden als open data mogelijk gemaakt. In 2017 wordt het project om openbare overheidsinformatie, waar geen auteursrecht of andere rechten van derden op rust, als open data ter beschikking te stellen afgerond. Naast de website biedt het Gelders Archief online haar diensten aan op de verschillende sociale media. Deze media maken een belangrijk deel uit van het communicatiespectrum van het Gelders Archief en zijn geïntegreerd op de website. Het webcareteam van het Gelders Archief heeft tot doel de naamsbekendheid van het archief te vergroten en nieuw en meer publiek te bereiken met de collecties van het archief en het verleden van Gelderland. Het Archief streeft ernaar het totale digitaal bereik in 2017 verder uit te breiden. Het Archief neemt deel aan het Archives Portal Europe/Europeana, zodat de beheerde bronnen ook op Europees niveau toegankelijk zijn. 2017 Afronden project Open Data. Continue kwaliteitsverbetering website en sociale media. Vergroten naamsbekendheid en digitale bereik. 3
Doelstelling 3.2 : een goed geoutilleerde fysieke studiezaal In 2017 zal worden onderzocht hoe de fysieke studiezaal op afspraak voor bezoekers kan worden opengesteld. Door het realiseren van een nieuwe website en het aanbieden van scanning on demand is de online dienstverlening sterk uitgebreid. Het heroverwegen van de openingstijden van de fysieke studiezaal is dan ook op zijn plaats. Daarnaast zullen er faciliteiten worden gerealiseerd in de studiezaal zodat inzage in digital born archiefbescheiden die beperkt openbaar zijn, mogelijk is (project e-bom). 2017 Onderzoek klantgerichte openingstijden. Realiseren inzage beperkt openbare digitale archiefbescheiden (project e-bom). 4. In samenwerking presenteren van het verleden van Gelderland. Doelstelling 4.1 : samen doelgroepgericht presenteren van het verleden Het Gelders Archief werkt nauw samen met andere partijen wanneer dit het belang van onze klanten en de efficiency c.q. kwaliteit van het werk ten goede komt. Daartoe maakt het Gelders Archief deel uit van een netwerk op verschillende niveaus, van internationaal tot regionaal. 1. Op internationaal niveau neemt het Archief deel aan het project APE (Archives Portal Europe) / Europeana en vindt uitwisseling plaats, zowel binnen de ICA (International Council on Archives) als rechtstreeks met archiefdiensten in omliggende landen. 2. Op nationaal niveau heeft het Archief een convenant afgesloten met het Nationaal Archief en de andere RHC s ten behoeve van de ontwikkeling van het e-depot. 3. Op provinciaal niveau wordt samengewerkt met de andere Gelderse archiefdiensten. Binnen de Gelderse erfgoedsector als geheel positioneert het Gelders Archief zich via de coöperatie Erfgoed Gelderland. 4. In de regio Arnhem maakt het Archief deel uit van het initiatief Modekern. Deze verschillende niveaus en verbanden brengen ook verschillende doelgroepen en projecten met zich mee. Hierbij worden digitale gegevens die het Gelders Archief aanbiedt, slechts op één plaats en onder verantwoordelijkheid van het Gelders Archief opgeslagen. 2017 Doorgaande gezamenlijke ontwikkeling van het e-depot. 5. Uitdagend werk voor medewerkers in een specialistische organisatie. Doelstelling 5.1 : een optimale organisatie en formatie De organisatie is langs de lijnen van front- en backoffice ingericht met twee afdelingen: Publiek en Collectie. De organisatie wordt ondersteund door een afdeling Bedrijfsvoering. Vanwege de ontwikkelingen in digitale archivering en online beschikbaarstelling vindt er een verschuiving plaats in benodigde functies en competenties van medewerkers. De basisformatie wordt naar een minimaal niveau gebracht (minder dan 35 fte); dit gebeurt door het natuurlijk verloop van personeel. 2017-2018 Vermindering van het vaste personeelsbestand. 4
6. Adequate bedrijfsvoering, gericht op de continuïteit van de organisatie. Doelstelling 6.1 : een adequaat financieel beheer Begroting en meerjarenraming In bijlage 1 is de begroting en meerjarenraming van het Gelders Archief opgenomen voor alle basisactiviteiten van de organisatie. Iedere extra activiteit, subsidie of dienstverlening wordt als project of zakelijke dienstverlening in de begroting opgenomen indien de directie nagenoeg zeker is van de daadwerkelijke realisatie hiervan. Bij de prijscompensatie wordt rekening gehouden met een beperkte stijging van 1% per jaar. Het Gelders Archief heeft een sluitend bedrijfsresultaat op basis van de structurele lumpsum en inkomsten. Extra projecten en zakelijke diensten bieden mogelijkheden om de omzet te vergroten en extra projecten te realiseren in digitalisering en verbetering van het publieksbereik. Hieronder een beperkte toelichting per post (in 1.000): 1) Lumpsum : de bedragen zijn gebaseerd op de lumpsum van 2015, inclusief de bijdrage van het Rijk voor het e-depot van de Rijkscollectie (2017: 153.555 naar 2020: 280.139) en een bezuiniging van de gemeente Arnhem ad 50 met ingang van 2017. 2) De overige opbrengsten betreffen de inkomsten van materiële dienstverlening door de studiezaal en subsidies voor personeel vanuit het Nationaal Archief en de gemeente Arnhem (voor ID-ers). 3) De personele omvang blijft ongeveer gelijk. Het aantal vaste medewerkers zal afnemen; op projecten worden tijdelijke medewerkers ingezet. 4) De huisvestingskosten betreffen de exploitatiekosten van het gebouw. 5) Vanwege de digitale archivering, digitalisering en ontwikkeling E-Depot worden de ICT-kosten afzonderlijk weergegeven. 6) De organisatiekosten en financiële baten en lasten komen redelijk overeen met voorgaande jaren. 7) De projecten en zakelijke diensten betreffen de inkomsten uit extra activiteiten door het Gelders Archief; deze zullen met name worden ingezet ten behoeve van ontwikkelprojecten in digitale archivering en het e-depot. Na de ontwikkeling zal het e-depot onderdeel worden van de reguliere activiteiten en vanuit de lumpsum gefinancierd moeten worden. Het Gelders Archief heeft vanaf 2013 een positief bedrijfsresultaat. Ook door de projecten en de zakelijke diensten is de begroting 2017 e.v. kostendekkend. Hierbij is nauwelijks rekening gehouden met prijsstijgingen. De financiële positie van het Gelders Archief (het eigen vermogen) is op dit moment een bedrag van 229. Risicoparagraaf In het onderstaande worden verschillende financiële ontwikkelingen en risico s nader toegelicht. 1. Exploitatie. De economische situatie heeft invloed op de organisatie door vermindering van prijscompensatie. Daarnaast zijn mogelijke bezuinigingen vanuit de overheid een risico. 2. Huisvesting. In de nieuwbouw kan in de komende jaren een onvoorziene calamiteit voordoen, welke niet wordt gedekt vanuit de voorziening onderhoud, het weerstandsvermogen of de verzekeringen. De kans op een dergelijke calamiteit (bv. een vliegtuig op het gebouw) wordt gering geacht. 3. Digitalisering en E-Depot. Het Gelders Archief is innovatief in diverse pilots, maar er zal nog veel geïnvesteerd moeten worden in digitalisering. Hiervoor blijven extra gelden en nieuwe geldstromen noodzakelijk. Dit wordt vooral gezocht in aanvullende middelen van projecten en zakelijke diensten. Daarnaast is aanvullende financiering nodig voor de inrichting van een e-depot. Het is dringend gewenst om dit landelijk te ontwikkelen en te organiseren. Deze ontwikkeling is onvermijdbaar. 4. Liquiditeit. De liquide middelen zijn momenteel voldoende, met name vanwege het niet gebruikte deel van de lening, welke momenteel als liquide middelen op de balans staan geparkeerd totdat duidelijk is of er geïnvesteerd gaat worden in uitbreiding van de nieuwbouw op verzoek van de partners. Het vervroegd aflossen van de lening is momenteel, vanwege de lage rentestand, financieel niet haalbaar. 5
Weerstandvermogen Tot 2013 is er geen mogelijkheid geweest voor de opbouw van een weerstandvermogen. Vanaf 2013 wordt voldoende weerstandvermogen opgebouwd (maximaal 10% van de financiering), zodat de partners hiervoor geen aparte reservering hoeven op te nemen in de eigen begroting. 2017 Een sluitende, goedgekeurde jaarrekening. Een sluitende urenverantwoording. Een sluitende, goedgekeurde, projectverantwoording (bij afronding projecten). Doelstelling 6.2 : het verstevigen van de continuïteit Door het verbreden van de activiteiten, inhoudelijk c.q. in omvang, ziet het Gelders Archief mogelijkheden om de continuïteit binnen het Gelders erfgoed te verstevigen. Door goed cultureel ondernemerschap wordt extra aandacht gegeven aan het behalen van efficiëntievoordelen van betrokken partijen. Hierbij wordt met name gedacht aan het vervroegd overnemen van DIV-materiaal, het verbreden van de activiteiten in depotopslag (in nieuwe depots) van realia van musea, bibliotheken, archeologie, etc. en eventuele toetreding van nieuwe partners. 6
Bijlage 1: Begroting en meerjarenraming Gelders Archief OPBRENGSTEN Begroting Meerjarenraming 2017 2018 2019 2020 prijscompensatie = 1% Lumpsum Rijk 2.359.302 2.420.308 2.491.273 2.552.722 DVO prv. Gelderland 497.074 502.045 507.065 512.136 Lumpsum gem. Arnhem 1.089.728 1.100.625 1.111.632 1.122.748 Lumpsum gem Rheden 203.464 205.499 207.554 209.629 Lumpsum gem. Renkum 158.206 159.788 161.386 163.000 Lumpsum gem. Rozendaal 4.205 4.247 4.290 4.332 Prijscompensatie 41.584 40.000 40.000 40.000 Lumpsum 4.353.563 4.432.512 4.523.198 4.604.567 Overige opbrengsten 39.749 20.348 16.635 16.791 KOSTEN TOTAAL OPBRENGSTEN 4.393.312 4.452.860 4.539.833 4.621.358 Personeelskosten 2.268.312 2.317.860 2.389.833 2.471.358 Huisvestingskosten 1.705.000 1.705.000 1.705.000 1.705.000 ICT-kosten 285.000 295.000 305.000 305.000 Organisatiekosten 135.000 135.000 140.000 140.000 Financiële baten en lasten 0 0 0 0 OVERIGE RESULTATEN TOTAAL KOSTEN 4.393.312 4.452.860 4.539.833 4.621.358 BEDRIJFSRESULTAAT 0 0 0 0 Resultaat projecten -33.743 0 0 0 Resultaat zakelijke diensten overheid 8.444-30.217-30.217-30.217 Resultaat zakelijke diensten derden 25.299 30.217 30.217 30.217 EXPLOITATIERESULTAAT 0 0 0 0 7