Notulen fysieke overlegtafel bestuurlijk aanbesteden Gemeente Lochem en Zutphen Datum: 23 juni 2014 Tijd:09:00 uur 12:00 uur Locatie: Gemeentehuis Lochem, raadzaal Aanwezigen; Gemeente Lochem (voorzitter) Mevrouw Atsje Rol-Boersma Gemeente Zutphen De heer Andreas Noordam Gemeente Lochem Mevrouw Hanneke van Toorn Gemeente Lochem Mevrouw Marleen van Oltvoort Gemeente Lochem/ Zutphen Mevrouw Suna Kavak Adviesbureau Tim Robbe De heer Tim Robbe Sutfene (het Spijk) De heer Rick Hogenboom Sutfene (het Spijk) Mevrouw Karin Buwalda Zorggroep Sint Maarten De heer Erik de Groot Sensire Mevrouw Jelly Hamberg Zorgboerderij De Reube De heer Tom Ponten GGNet De heer Frans Kamsteeg SZMK Hoge Weide/Thuiszorg Marga Klompé Mevrouw Daisy Janssen Trajectum Mevrouw Netty Witmer Het Volkshuis De heer Mark Schuitemaker Martine van de Humanitas DMH Mevrouw Voorde Zes op Maat De heer Rogier Lindenberg Zozijn De heer Henk Loman De Lichtenvoorde Mevrouw Jeroen Stevens De Seizoenen/ Helios De heer Ronaldvan Aalten Agendapunten: 1. Welkom,vaststellen agenda Atsje Rol-Boersma opent de vergadering en heet allen welkom. Er zijn geen aanvullende agendapunten. Atsje Rol-Boersma geeft een inleiding over bestuurlijk aanbesteden en waarom de gemeenten Lochem en Zutphen voor deze methode hebben gekozen.
Er is voor bestuurlijk aanbesteden gekozen omdat deze methode integraliteit en flexibiliteit waarborgt. Lochem en Zutphen gaan als 2 gemeentes het traject in waarbij zo lang het nuttig en logisch is de inkoopnetwerken samengevoegd worden. Daar waar nodig kunnen de overeenkomsten van elkaar afwijken of kan het overleg met aanbieders per gemeente separaat gevoerd worden.. Begin oktober hopen we de eerste deelovereenkomst voor Maatwerkvoorziening Begeleiding klaar te hebben. Aansluitend kunnen we overgaan naar de opstelling van de volgende deelovereenkomsten. Uiteindelijk zullen we 2 á 3 keer per jaar bij elkaar komen voor eventuele bijsturing op de deelovereenkomsten. Er volgt een aantal vragen na.v. de inleiding; Vraag: Hoe verhoudt inkoop jeugd zich tot inkoop Wmo? Antwoord: Jeugd zal voornamelijk regionaal worden ingekocht. Dit valt op dit moment niet onder bestuurlijk aanbesteden. De basisovereenkomst is een groeimodel. We beginnen nu met de Wmo en zullen gaandeweg afwegen welke andere delen van de transitie ook onder deze basisovereenkomst zullen vallen.. Jeugd zal op z n vroegst over twee jaar erbij kunnen worden getrokken, omdat de looptijd van de contracten 2 jaar plus 6 verlengingsjaren is.. Vraag: Hoe sluit Huishoudelijke Hulp aan bij de Wmo? Antwoord: Voor Zutphen en Lochem geldt een verschillende situatie. In Lochem is de HH in 2012 bestuurlijk aanbesteed. De lopende voorzieningenovereenkomst HH Lochem zal onder de basisovereenkomst Inkoop Sociaal Domein, die we nu aan het opstellen zijn, gaan vallen. In Zutphen is H.H. nu apart. Dit blijft gedurende de looptijd van het contract HH Zutphen zo. 2. Mededelingen De heer Schuitemaker komt iets later, de heer Kamsteeg vertrekt iets eerder. 3. Voorstelronde Alle aanwezigen stellen zich voor (zie bijgevoegd aanwezigenlijst) 4. Verwachtingen Wat verwachten de dienstverleners/organisaties van bestuurlijk aanbesteden? Zijn er al deelnemers die ermee bekend zijn? Rick Hogeboom: voor ons is het nieuw, we verwachten veel van de partners, willen nieuwe patronen ontdekken, neem ons bij de hand en laat zien wat bestuurlijk aanbesteden voor ons betekent voornamelijk juridisch willen we meegenomen worden Netty Witmer; dankt voor de transparantie die de gemeente biedt met bestuurlijk aanbesteden, Trajectum gaat met meer gemeentes bestuurlijk aanbesteden, ze kunnen de expertise behouden door samen te werken aan de inhoud. Jelly Hamberg; is blij met de manier van aanbesteden, fijn dat ze mee kunnen doen aan de inhoud, de keuze en de besprekingen over de aanbesteding.
Henk Loman: dankt voor de uitnodiging, heeft al kennisgemaakt met bestuurlijk aanbesteden in Oss, heeft hooggespannen verwachtingen. 5. Basisovereenkomst Tim Robbe neemt dit punt over van Atsje Rol-Boersma. Hij legt uit dat de fysieke overlegtafel een adviesorgaan is voor de gemeente. Doel is om samen met elkaar aan tafel te gaan en invulling te geven aan de inhoud voor de deelovereenkomsten. Het COB is een handleiding voor de deelnemers aan de fysieke (e virtuele) overlegtafel hoe met elkaar om te gaan. De basis overeenkomst COB wordt per pagina doorgenomen. Een aantal artikelen zal worden aangepast; Pag. 3. Overwegingen Punt C. nieuwe Wmo taken suggereert dat oude Wmo taken niet worden meegenomen in deze methode. Dit is niet zo. We gaan eerst de nieuwe taken behandelen en aansluitend, gefaseerd de al bestaande Wmo taken. In principe komt dit in beeld wanneer de looptijd van de bestaande contracten afgelopen is. Dit punt wordt verduidelijkt. Vraag:Wat als de gemeenten niet meer samen wensen te werken? Antwoord: De gemeenten zorgen samen voor de invoering van de nieuwe wet maar geven hier separaat uitvoering aan. Ze blijven zo lang samen optrekken als logisch en nuttig is. Pag.4; Geen opmerkingen Pag.5. Artikel 1. Begrippen lid 1.1. Wat is de definitie van een entiteit. Dit zal worden aangepast. Voorstel is om te hanteren: een organisatie, Zelfstandige Zonder Personeel of een collectief van Inwoners. lid 1.2 basisadministratie zal worden vervangen door basisregistratie personen Pag.5. Artikel 2 Voorwerp van de overeenkomst Lid 2.1 naast intreding ook uittreding in COB beschrijven Pag. 5. Artikel 3 Duur van de overeenkomst, geen opmerkingen Pag.6. Artikel 4 Uitgangspunten voor de samenwerking, geen opmerkingen Pag.6 Artikel 5. Uitsluiting deelname aanbieders Lid 5.4 minimale eisen aan verzekering zelfde als de voorwaarden bij VNG. Er wordt nagedacht over hoe dit op te nemen in bedragen of voorschriften. Liever geen bedragen omdat diensten specifiek zijn. Of een bedrag voor organisatie en niet per dienst. Punt zal worden meegenomen en uitgewerkt. Lid 5.6/b aanvullen met; niet ouder dan 6 kalenderjaren Pag. 7. Artikel 6. Vertegenwoordigingsbevoegd; geen opmerkingen Pag. 7 Artikel 7. Inkoopnetwerk Sociaal Domein, geen opmerkingen
Pag. 8. Artikel 8. Inbreng via virtuele overlegtafel; geen opmerkingen Pag 8. Artikel 9. Inbreng via fysieke overlegtafel Lid 9.4 : opmerking commitment moet geen verplichting zijn, er wordt voorgesteld om 9.4 te schrappen en 9.5 vriendelijker te maken waarin zowel deelname als commitment wordt opgenomen. Lid 9.7.toevoegen; Op verzoek van Partijen en met instemming van Gemeente kunnen derden uitgenodigd worden deel te nemen [ ] Het initiatief voor het bijeenroepen van de fysieke overlegtafel ligt namelijk bij de gemeente. Pag. 9. Artikel 10. Besluitvorming Tim geeft uitleg over besluitvorming, bij situaties waarin de gemeente een uitgewerkt voorstel gaat doorleiden voor besluitvorming door het college zal alle input van de fysiek en virtueel worden neergelegd bij de gemeente, waarbij de aantallen voor-en tegenstemmen van de fysieke en zo mogelijk de virtuele overlegtafel aangegeven worden. Een voorstel is bijvoorbeeld de deelovereenkomst Maatwerkvoorziening Begeleiding. 30 juni wordt de concept deelovereenkomst gepubliceerd die we 4 juli tijdens de tweede fysieke overlegtafel gaan behandelen. Deze zal nog vaak worden aangepast tot we tot een goede deelovereenkomst zullen komen. 3 belangrijke onderwerpen die hierin behandeld zullen worden en waar organisaties nu al over moeten nadenken zijn toegang, kwaliteit en kostprijs. Pag. 9. Artikel 11. Voorzieningenovereenkomst Uitleg Tim Robbe; er zijn 4 modellen waarop we de maatwerkvoorzieningen kunnen indelen qua bekostiging 1. op basis van beschikbaarheid = gemeente stelt budget beschikbaar en houdt geen rekening met afname 2. populatie gebonden = voor een bepaalde doelgroep wordt een budget beschikbaar gesteld, afname wordt gemonitord 3. product bekostiging = er wordt een dienst geleverd en voor de dienst wordt betaald 4. resultaat bekostiging = er wordt vooraf bepaald wat het te behalen resultaat is en indien resultaat wordt behaald volgt betaling. Er zijn combinatie mogelijk tussen deze 4 bekostigingsmodellen. Voorstel van Tim Robbe is om een combinatie van product- en resultaatbekostiging te maken. Pag. 9. Artikel 12. Beëindiging van de overeenkomst Lid 12.1 aanbieders kunnen in de loop van de tijd aansluiten of uittreden bij bestuurlijk aanbesteden onder gestelde voorwaarden. Bij uittreding heb je de zorg voor continuïteit van de zorg voor cliënten.
Voor onder aannemers gelden dezelfde criteria van toetreding als voor de hoofdaannemer met als verschil dat de hoofdaannemer deze in beheer heeft. Let op! ZZP-ers die in onderaannemerschap werken, krijgen geen VAR /DUO meer van de belastingdienst. Zij moeten zelfstandig de Basis- en deelovereenkomst tekenen. Voorstel van Andreas Noordam is om deze regeling op te nemen in artikel 12. Lid 12.3 Jelly Hamberg brengt in: de inspanning die partijen moeten leveren om clienten over te nemen van elkaar bij ontbinding steviger opnemen in het artikel: de resterende Aanbieders kennen een inspanningsverplichting voor het overnemen van personeel en dienstverlening aan Inwoners. Pag. 10. Artikel 13. Overdracht, geen opmerkingen Pag. 11. Artikel 14. Nieuwe aanbieders, geen opmerkingen Pag. 11. Artikel 15. Geschillen, geen opmerkingen. Aanvullingen : Andreas Noordam geeft aan dat we de belangen van ZZP-ers goed in het oog moeten houden. Tim Robbe vraagt of wij ook ZZP-ers moeten uitnodigen voor de fysieke overlegtafel. Voorstel van Tom Ponten is een actieve oproep doen naar ZZP-ers. De voorzitter geeft aan dat de gemeenten gaan nadenken hoe hier invulling aan te geven. Indien de samenstelling van de fysieke overlegtafel wijzigt zullen de overige deelnemers op de hoogte worden gebracht. 6. Personeel Dit punt is op de agenda gezet door Tim Robbe en zal elke keer terugkomen. De heer Robbe vraagt de deelnemers alvast na te denken over personeel en wat de gemeente hierin kan betekenen. Het e.e.a. is afhankelijk van het budget wat gemeenten krijgen. De bezuiniging is niet 11% maar neigt meer naar 32%. Gemeenten hebben nog geen duidelijk zicht op hoe dit zal worden ingevoerd. Om geen schokbewegingen te creëren moeten we uitgaan van een reële kostprijs. Naast personeel zouden ook cliënten op de agenda moeten komen. Zorgverzekeraars worden op dit moment niet bij deze bestuurlijk aanbesteding betrokken. Ze zijn betrokken bij het bestuurlijk overleg in de regio (Achmea).
7. Sluiting De voorzitter dankt allen voor de aanwezigheid en sluit de vergadering