Fondsdocumenten SNPF Functieprofiel lid raad van toezicht
Functieprofiel lid raad van toezicht 1. Inleiding De raad van toezicht dient steeds te voldoen aan de door toezichthouders DNB en AFM gestelde geschiktheidseisen. De raad van toezicht als geheel moet voldoende gekwalificeerd zijn. Om de geschiktheid en deskundigheid van de raad van toezicht te waarborgen is in dit functieprofiel aangegeven aan welke vereisten een lid van de raad van toezicht dient te voldoen. Dit functieprofiel wordt gebruikt als beoordelingskader voor een voorgenomen benoeming of herbenoeming, danwel voor de periodieke evaluatie en functioneringsgesprekken van de zittende leden van de raad van toezicht. In dit functieprofiel worden eerst de organisatie en de taken en verantwoordelijkheden van de raad van toezicht beschreven. Daarna wordt ingegaan op de deskundigheidsvereisten en gewenste competenties van de leden van de raad van toezicht. 2. Organisatie Stichting Notarieel Pensioenfonds (hierna: SNPF) is een beroepspensioenfonds dat in opdracht van de PensioenKamer, bestaande uit vertegenwoordigers van de beroepsgroep, de pensioenregeling uitvoert voor notarissen, toegevoegd notarissen en kandidaat-notarissen. SNPF heeft tot doel de verstrekking van pensioenen voor ouderdom en invaliditeit aan pensioengerechtigden en arbeidsongeschikte deelnemers. Ook verzorgt het fonds de uitkeringen aan nabestaanden als gevolg van het overlijden van (gewezen) deelnemers overeenkomstig de statuten en reglementen. Bestuur Het bestuur van SNPF bestaat uit zeven leden. Ten minste twee leden zijn benoemd vanwege hun specifieke deskundigheid en de overige leden vanwege hun betrokkenheid bij de beroepsgroep. Het bestuur behartigt de belangen van de actieve deelnemers, de gewezen deelnemers en pensioengerechtigden. Om op goede wijze de belangen te kunnen behartigen stelt het bestuur beleid vast. Uitvoering Voor bestuurlijke aangelegenheden wordt het bestuur ondersteund door het bestuursbureau van SNPF. Daarnaast heeft het bestuur een adviserend actuaris, een certificerend actuaris en een controlerend accountant aangesteld. Indien nodig worden overige expertises ingehuurd via het bestuursbureau. De pensioenadministratie is uitbesteed aan een pensioenuitvoeringsorganisatie en het operationele beheer van de beleggingen is uitbesteed aan externe vermogensbeheerders. Dit geldt ook voor het beheer van de derivatenpositie voor de afdekking van het renterisico en het daarmee samenhangende collateralmanagement. Raad van toezicht De raad van toezicht bestaat uit drie onafhankelijke, deskundige personen, die op geen enkele wijze, anders dan uit hoofde van hun lidmaatschap van de raad van toezicht, betrokken zijn bij het fonds. De raad van toezicht voert het intern toezicht uit en houdt hiertoe doorlopend toezicht op het functioneren van het bestuur en de afwegingen die door het bestuur zijn gemaakt in de bepaling van het beleid. Daarbij neemt de raad van toezicht een onafhankelijke positie in ten opzichte van het bestuur en de het verantwoordingsorgaan van SNPF. Functieprofiel lid raad van toezicht - juni 2014 1/5
3. Taken raad van toezicht De taken en bevoegdheden van de raad van toezicht zijn vastgelegd in de statuten en in het reglement van de raad van toezicht. De raad heeft onder meer tot taak: a. toezicht houden op het beleid van het bestuur en de algemene gang van zaken in het fonds; b. toezien op adequate risicobeheersing en evenwichtige belangenafweging door het bestuur; c. verantwoording afleggen aan het verantwoordingsorgaan over de uitvoering van de taken en de uitoefening van de bevoegdheden; d. het bestuur met raad en daad terzijde staan; e. disfunctioneren van het bestuur melden aan het verantwoordingsorgaan en DNB; f. de raad van toezicht is bevoegd bestuursleden te ontslaan. 4. Eisen lid raad van toezicht Voor alle leden van de raad van toezicht geldt dat zij dienen te voldoen aan de algemene geschiktheids- en deskundigheidseisen. De deskundigheid en deskundigheidsbevordering van het bestuur op zowel collectief als individueel niveau zijn opgenomen in het geschiktheidsplan. Algemene geschiktheidsvereisten Een lid van de raad van toezicht: a. beschikt over HBO/WO denkniveau; b. beschikt over brede kennis van de verschillende aspecten van het toezicht houden op besturen van een pensioenfonds, o.a. aan te tonen door ervaring in toezichthoudende functies c. beschikt over communicatieve vaardigheden; d. is gemiddeld ten minste één dag per maand beschikbaar voor het pensioenfonds; e. is bereid tot het ontplooien van activiteiten in het kader van deskundigheidsbevordering zoals het volgen van cursussen en opleidingen en het bijwonen congressen en seminars. De kosten hiervoor zullen door SNPF worden vergoed. Algemene deskundigheidseisen Elk lid van de raad van toezicht is bij aanvang van zijn eerste benoemingstermijn deskundig op alle aandachtsgebieden. Tevens zijn er binnen de raad van toezicht minimaal twee leden van de raad van toezicht per aandachtsgebied deskundig op niveau 2. Het betreft hier de volgende aandachtsgebieden: - besturen van een organisatie; - wet- en regelgeving op pensioengebied; - pensioenregelingen en pensioensoorten; - actuariële en financieel technische aspecten van pensioen; - vermogensbeheer en risicomanagement; - administratieve organisatie en interne controle; - communicatie; - uitbesteding. Competenties Voor een goed functioneren van de raad van toezicht is het van belang dat een lid van de raad van toezicht over meerdere van navolgende competenties beschikt. De raad van toezicht als geheel dient over alle onderstaande competenties te beschikken. Functieprofiel lid raad van toezicht - juni 2014 2/5
a. Integriteit Een lid van de raad van toezicht moet integer en betrouwbaar zijn. Hiertoe onderschrijft het lid van de raad van toezicht de gedragscode van SNPF en verklaart deze na te leven. b. Authenticiteit Een lid van de raad van toezicht is consistent in woord en daad, waarbij gedachten en gevoelens ook in lijn zijn met wat hij of zij zegt en doet. Dit betekent tevens het open communiceren van intenties, ideeën en gevoelens, het uitnodigen tot openheid en eerlijkheid en de toezichthouder juist informeren over de werkelijke situatie en erkennen van risico s en problemen naar de toezichthouder. c. Besluitvaardigheid Een lid van de raad van toezicht neemt op tijd noodzakelijke beslissingen door het nemen van acties of door zich vast te leggen door middel van het uitspreken van zijn of haar mening en wacht niet onnodig met het maken van keuzes. d. Communicatief vermogen Een lid van de raad van toezicht brengt op een begrijpelijke en acceptabele wijze in een daartoe geëigende vorm een boodschap over aan anderen. Een lid van de raad van toezicht is gericht op duidelijkheid, transparantie en actief feedback geven en nemen. e. Helikopterzicht en oordeelsvorming Een lid van de raad van toezicht kan gegevens en mogelijke handelswijzen tegen elkaar afwegen en tot een logisch oordeel komen. Een lid van de raad van toezicht onderzoekt, herkent en begrijpt de essentiële elementen en vraagstukken. Daarnaast kan hij of zij over de eigen portefeuille heen kijken, vooral wanneer problemen spelen die de continuïteit van het fonds in gevaar kunnen brengen. f. Loyaliteit Het lid van de raad van toezicht identificeert zich met het fonds en voelt zich betrokken. Daarnaast kan hij of zij motiveren dat hij of zij (ondanks eventuele nevenfuncties) voldoende tijd aan zijn of haar functie kan besteden om deze naar behoren te kunnen uitvoeren. g. Omgevingssensitiviteit Een lid van de raad van toezicht heeft oog voor de ontwikkelingen, machtsverhoudingen en gevoelens binnen het fonds. Een lid van de raad van toezicht is goed geïnformeerd over de relevante ontwikkelingen in de omgeving van het fonds alsook over de belangen van stakeholders en kan deze informatie effectief benutten. h. Onafhankelijkheid Een lid van de raad van toezicht is zelfstandig in zijn of haar gedrag, durft eigen standpunten tegenover anderen (en enig deelbelang) te handhaven en te verdedigen in het belang van de onderneming. Een lid van de raad van toezicht opereert hiertoe objectief en kritisch. Daarnaast herkent en anticipeert een lid van de raad van toezicht op situaties waarin persoonlijke en zakelijke belangen (potentieel) conflicteren. i. Onderhandelingsvaardigheid Een lid van de raad van toezicht ontdekt en benoemt gemeenschappelijke belangen op een wijze die tot overeenstemming leidt. Functieprofiel lid raad van toezicht - juni 2014 3/5
j. Samenwerkingsvermogen Een lid van de raad van toezicht heeft oog voor het groepsbelang en levert een bijdrage aan het gemeenschappelijke resultaat. Een lid van de raad van toezicht is tevens in staat in collegiaal verband te functioneren en geen pleitbezorger te zijn van individuele belangen. k. Strategische sturing Een lid van de raad van toezicht kan een voldoende realistische visie op toekomstige ontwikkelingen vertalen in lange termijn doelstellingen en stelt een strategische planning op voor het realiseren van deze lange termijn doelstellingen, onder meer door het toepassen van scenarioanalyse. Hierbij houdt een lid van de raad van toezicht goed zicht op risico s die het fonds loopt en neemt bijhorende beheermaatregelen. l. Stressbestendig Een lid van de raad van toezicht blijft gelijkmatig presteren onder hoge (werk)druk en in onzekere omstandigheden. m. Verantwoordelijkheid Een lid van de raad van toezicht heeft inzicht in interne en externe belangen, weegt deze zorgvuldig af en legt hierover verantwoording af. Daarnaast toont een lid van de raad van toezicht lerend vermogen en beseft dat zijn of haar handelen invloed heeft op de belangen van stakeholders. 5. Aanvullende eisen voor de voorzitter De voorzitter van de raad van toezicht beschikt aanvullend over: a. voorzittersvaardigheid: kan vergaderingen op efficiënte en effectieve wijze leiden, is in staat een open sfeer te creëren waarin iedereen gelijkwaardig kan participeren en heeft oog voor taakvervulling en verantwoordelijkheden van anderen; b. overtuigingskracht: kan door middel van overredingskracht, persoonlijk overwicht en tact invloed uitoefenen op het standpunt van anderen, is een stevige persoonlijkheid en is in staat zijn of haar rug recht te houden; c. goede sociale en communicatieve vaardigheden, waaronder een luisterend en empathisch vermogen en is in staat het beste uit de andere bestuursleden te halen; d. relatienetwerken; e. daadkracht en is stressbestendig. 6. Kandidaatstelling, selectieprocedure en benoeming Kandidaatstelling en selectieprocedure Indien er een vacature in de raad van toezicht bestaat wordt een kandidaat lid raad van toezicht aangezocht dat aan dit functieprofiel voldoet. Ieder lid van de raad van toezicht wordt bindend voorgedragen door het verantwoordingsorgaan op basis van zijn of haar potentiële bijdrage in termen van kennis, ervaring en bekwaamheid op een of meerdere gebieden en in lijn met de behoefte van de raad van toezicht op het tijdstip van de voordracht. Benoeming Een lid van de raad van toezicht wordt benoemd door het bestuur voor een periode van drie jaar en herbenoeming is twee maal mogelijk. Functieprofiel lid raad van toezicht - juni 2014 4/5
7. Vergaderfrequentie en tijdsbesteding Vergaderfrequentie De raad van toezicht vergadert ten minste vier keer per jaar. Daarnaast vergadert de raad van toezicht minimaal drie maal per jaar met het bestuur en twee maal per jaar met het verantwoordingsorgaan. De voorzitter van de raad van toezicht heeft hiernaast met regelmaat overleg met de voorzitter van het bestuur. Tijdsbesteding De tijdsbesteding van een lid van de raad van toezicht bedraagt circa 75 uur op jaarbasis. De tijdsbesteding van de voorzitter van de raad van toezicht bedraagt circa 100 uur op jaarbasis. 7. Vergoeding Leden van de raad van toezicht ontvangen van SNPF een vergoeding voor hun werkzaamheden in de vorm van vacatiegelden op basis van een door het bestuur vastgesteld vergoedingenreglement. Daarnaast ontvangt een lid van de raad van toezicht een vergoeding van de reiskosten zoals is vastgesteld in het vergoedingenreglement. 8. Inwerkingtreding 1. Dit functieprofiel is op 3 juli 2014 vastgesteld door de raad van toezicht van Stichting Notarieel Pensioenfonds na een positief advies van het verantwoordingsorgaan op 6 maart 2014. 2. Dit functieprofiel treedt in werking op 1 juli 2014. Functieprofiel lid raad van toezicht - juni 2014 5/5