Oproep Focus op Talent OP ESF Vlaanderen 2014-2020 Prioriteit uit OP: 4 Partnerschapsontwikkeling en mensgericht ondernemen Infosessie 12 juli 2016
Agenda Wat is ESF? Toelichting oproep Focus op Talent (FoT) Opmaak projectvoorstel Toelichting kostenrubrieken en tijdsregistratie Overheidsopdrachten en de minimis Vragenronde
Wat is ESF? ESF = Europees Sociaal Fonds Afdeling binnen Departement Werk en Sociale Economie Doel is om maximaal de uitvoering en vernieuwing van het Vlaamse Werkgelegenheidsbeleid te versterken via middelen van de Europese Unie en de Vlaamse overheid Het ESF verdeelt deze middelen in de vorm van subsidies - onder organisaties die de Vlaamse arbeidsmarkt versterken en de werkgelegenheid vergroten
Wat is ESF? Levensloop project: Opmaak projectvoorstel door promotor Beoordeling projectvoorstel door ESF Vlaanderen Projectbeslissing Managementcomité ESF Vlaanderen Projectovereenkomst (getekend door promotor en ESF Vlaanderen) Uitvoering en monitoring project Indiening rapportering door promotor Beoordeling rapportering door ESF Vlaanderen (projectbeheerder) Bezwaar/beroepsmogelijkheden door promotor
Wat is ESF? Evaluatie projectvoorstellen: 2 evaluatoren Beoordeling Relevantie (min. 60%) Haalbaarheid (min. 70%) Goed projectbeheer (min. 60%) Evaluatiecollege (voorstel tot projectbeslissing) Managementcomité (projectbeslissing) Beoordeling op basis van basis van inschaling beoordelingsstramien met richtlijnen (bijlage bij de oproep)
Wat is ESF? Criteria organisatieniveau Promotor en partners moeten over rechtspersoonlijkheid beschikken (ontvankelijkheidscriterium) De promotor moet voldoende kredietwaardig zijn om het ingediende project te dragen Deze check gebeurt via een koppeling met Digiflow van de federale overheid De promotor moet aan minimale kwaliteitsvereisten voldoen (ontvankelijkheidscriterium) Hiervoor moet de promotor als bijlage een attest opleveren
Wat is ESF? Criteria organisatieniveau Mogelijkheden kwaliteitsbewijs Kwaliteitsopstap die geldig was tot eind september 2013 via een goedgekeurde kwaliteitspaper of een geldend ESF-kwaliteitslabel. Deze geldigheid werd namelijk verlengd tot eind 2016 Voor OCMW s kan het inspectie/visitatierapport gelden Gemandateerden door VDAB Een overig kwaliteitslabel uit de lijst van gelijkgestelde labels, erkend door ESF Vlaanderen (http://www.esfvlaanderen.be/nl/kwaliteitsopstap) Indien geen kwaliteitsbewijs aanwezig: voor indiening met ESF contact opnemen Dit attest is essentieel voor de opstart van het project en dient bezorgd te worden bij indiening van het projectvoorstel
Wat is ESF? Criteria projectniveau Het projectvoorstel moet opgesteld zijn in het Nederlands (ontvankelijkheidscriterium) Het projectvoorstel moet opgeladen worden via de ESFapplicatie (ontvankelijkheidscriterium)
Toelichting oproep 371 Focus op Talent
Doelstelling oproep Focus op Talent Aanpakken van obstakels die mensen met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt ondervinden in het vinden en behouden van een job Door middel van: Versnellen mindswitch naar talent Doorprikken van vooroordelen Aanpakken van structurele drempels
Finale doelgroep Mensen met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt zoals: 55-plussers, allochtonen, personen met een arbeidshandicap,
Binnen welke thema s? Thema s waarbinnen organisaties, werknemers en werkzoekenden met obstakels geconfronteerd worden (exhaustief) aanwervings- en onthaalbeleid retentiebeleid, diversiteitsbeleid, vooroordelen, welbevinden van werknemers, werkbaar werk, werkplekleren en werkervaring, innovatieve arbeidsorganisatie, jobcrafting gelijke kansen inclusief ondernemen
Formuleer een concrete uitdaging(en)! Uitdagingen uit gespreksronde ter inspiratie (niet exhaustief): een focus op diploma in plaats van op competenties, beperkte professionele netwerken van werknemers en werkzoekenden (o.a. schoolverlaters) het onvoldoende herkennen en inzetten van competenties over werkvloeren heen, te hoge taalvereisten in leer en werk-contexten, communicatieproblemen, een gebrek aan redelijke aanpassingen op de werkvloer,
Formuleer een concrete uitdaging(en)! (2) Uitdagingen uit gespreksronde ter inspiratie (niet exhaustief): onbewust onaangepaste aanwervingsmethodieken en andere talent remmende dynamieken binnen het personeels- en competentiebeleid, de onbekendheid van maatregelen, tools en/of ondersteuningsmogelijkheden wegwerken, de beperkte kennis van werkzoekenden over de arbeidsmarkt vergroten, autodiscriminatie.
Welke acties? De acties dienen dus in te zetten op het versnellen van een omslag naar een talentbenadering, het doorprikken van vooroordelen het aanpakken van structurele drempels Die obstakels vormen voor mensen met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt voor het vinden en behouden van een job
Welke acties? (2) Belangrijke voorwaarde: Acties moeten coherent geheel vormen, Complementair zijn aan reeds bestaande activerende en competentieversterkende maatregelen die reeds ontwikkeld en aangeboden wordt door diverse arbeidsmarktactoren, zoals werknemers- en werkgeversorganisaties, maar ook VDAB, enzovoort Alsook complementair zijn aan de oproep Integratiepact die binnen het AMIF gelanceerd wordt.
Welke acties? (3) Campagne kan onderdeel zijn van een project, maar kan niet op zichzelf staan. Volgende zaken zijn niet subsidiabel: Structurele begeleidingstrajecten Wel piloottrajecten in functie van ontwikkeling en uittesten tools en methodieken Beleidsparticipatie
Wie kan promotor zijn? Alle organisaties met rechtspersoonlijkheid die een rol vervullen op de Vlaamse arbeidsmarkt Eén projectvoorstel per organisatie Per project minstens twee relevante partnerschappen Organisaties die binnen spoor 3 uit de conceptnota Focus op talent reeds een structurele overeenkomst zijn aangegaan met de Vlaamse overheid kunnen niet optreden als promotor, wel als partner Ze kunnen hier geen financiële vergoeding voor krijgen Overheden kunnen niet optreden als promotor, wel als partner
Wie kan promotor zijn? (2) Enkel organisaties gevestigd in het Vlaams Gewest Uitzondering voor organisaties met hoofdzetel in Brussels Gewest, mits de diensten gepresteerd worden voor en in het Vlaams Gewest Acties met betrekking tot gemeenschapsmaterie kunnen wel uitgevoerd worden in het Brussels Gewest
Subsidiëring Oproepbudget: 2 miljoen euro Vlaamse financiering Geen maximale subsidie per project. Budget is te motiveren in het projectvoorstel Opgelet met de minimis/verklaring niet economisch voordeel! Geen private inbreng vereist
Financiering De financiering van het project is tweeledig: 70% inspanningsfinanciering 30% resultaatsfinanciering Resultaatsverbintenis op basis van de goedgekeurde indicatoren. 30% zal a rato gekoppeld worden aan het aantal behaalde indicatoren op het einde van het project Eén kostenrubriek: Intern personeel Standaardschaal + 40% forfait voor alle andere kosten die binnen het project gemaakt worden
Hoe? Online via de ESF applicatie https://esf2007-2013.vlaanderen.be/esf/index.jsp Oproep Focus op Talent: Oproepnummer 371 Nieuwe promotor registratie via Organisatiebeheer Beantwoorden inhoudelijke vragen samen met de opmaak van een plan van aanpak en het opstellen van een begroting
Wanneer? Openstelling oproep: Vanaf 1 juli 2016 met als uiterste indieningsdatum 30 september 2016 Goedgekeurde projecten kunnen van start gaan op 1 januari 2017 Looptijd van min. 6 maanden en max. 24 maanden Verlengingen zijn niet mogelijk!
Opvolging? (1) Deelname aan oproep betekent ook engagement voor deelname aan maximaal 2 themawerkingen per projectjaar Thema s worden samen met de goedgekeurde promotoren bepaald Bij openstellen oproep, voor de start van de goedgekeurde projecten en na afloop van de projecten zal een talententafel georganiseerd worden
Opvolging? (2) Datum Talententafel 1 + 12 juli 2016 infosessie Talententafel 2 December 2016 Themawerking 1 Mei 2017 Themawerking 2 Oktober 2017 Themawerking 3 Mei 2018 Themawerking 4 Oktober 2018 Talententafel 3 (slotconferentie) December 2018
Opvolging? (3) Visualisatie van alle acties Focus op Talent via website met overzichtskaart Indicatoren bepaald per project SMART opgesteld door promotor in projectvoorstel Rekening houdend met evaluatie EAD Minimum 2 en maximum 3 indicatoren per actie Mix van kwalitatieve en kwantitatieve indicatoren Opleveren bij tussentijdse - en eindrapportering
Opmaak projectvoorstel Drie documenten Een inhoudelijke vragen Een projectplanning Een financiële begroting
Inhoudelijke vragen projectvoorstel 1. Situatieschets Vraag: Geef een korte voorstelling van uw organisatie Wordt niet gescoord
Inhoudelijke vragen projectvoorstel - Relevantie 2. Centrale uitdaging Vraag: Wat is de centrale uitdaging(en) die u wil aanpakken om de mindswitch naar focus op talent te maken? Waar en waarom schieten de huidige maatregelen/werking op de arbeidsmarkt tekort? Beschrijf de huidige leemtes.
Inhoudelijke vragen projectvoorstel - Relevantie 3. Finale doelgroep Tot welke finale doelgroep(en) richten uw acties zich? Beschrijf de relevante kenmerken van deze finale doelgroep(en) en hoe deze evolueren in de huidige situatie ten opzichte van de uitdaging? Waarom richt het project zich prioritair tot deze doelgroep?
Inhoudelijke vragen projectvoorstel - Relevantie 4. Complementariteit Hoe verhoudt uw project zich ten opzichte van de reeds bestaande initiatieven op het terrein, van de overheid, van de markt en van de structurele actoren op het terrein zoals de sociale partners en de zelforganisaties van de kansengroepen? In welke mate kan dit project hieraan complementair zijn?
Inhoudelijke vragen projectvoorstel - Haalbaarheid 5. Strategie en stakeholders Wat is de ideale situatie waar u naartoe wil met dit project en beschrijf de strategie die u hiervoor zal volgen. Welke stakeholders zal u hierbij betrekken? Gaat u met één of meerdere van hen een partnerschap aan? Toon de meerwaarde van deze samenwerking aan.
Inhoudelijke vragen projectvoorstel - Haalbaarheid 6. Plan van aanpak Beschrijf de concrete stappen en acties die u zal ondernemen binnen dit project en duidt deze acties aan op de tijdlijn in het sjabloon Planning.
Inhoudelijke vragen projectvoorstel - Haalbaarheid 7. Duurzaamheid In welke mate kan u een duurzame impact op de Vlaamse arbeidsmarkt garanderen?
Inhoudelijke vragen projectvoorstel - Haalbaarheid 8. Transversaliteit In welke mate kan uw project toepasbaar zijn over verschillende drempels, kansengroepen en organisaties heen?
Inhoudelijke vragen projectvoorstel Goed projectbeheer 9. Indicatoren Met welke SMART indicatoren zal u de evolutie van het project opvolgen? Hoe zal u deze meten? Gelieve per actie min 2 en max 3 indicatoren op te geven en hier eveneens realistische streefcijfers aan te koppelen. Gelieve een mix tussen kwalitatieve en kwantitatieve indicatoren te voorzien.
Inhoudelijke vragen projectvoorstel Goed projectbeheer 10. Aanwezigheid expertise Wat is de ervaring van uw team en organisatie in de uitdaging(en) die u beschrijft?
Opmaak projectvoorstel Inhoudelijke vragen TIPS! Enkel wat op papier staat, telt Evaluatoren kennen thema, maar niet specifieke achtergrond Handleiding doornemen Projectvoorstel laten lezen Zelf beoordelen en scoren
Opmaak projectvoorstel Planning Stel indicatieve timing op in sjabloon Oproep Focus op Talent_Sjabloon planning Zet per fase de verschillende acties uit op de tijdslijn Hou rekening met de talententafels, themawerkingen en rapporteringen Planning is een gebruiksdocument Wijzigingen zijn mogelijk, maar focus moet behouden blijven
Opmaak projectvoorstel Begroting Excelbestand Kosten en financiering 371_Detaillering kosten en financiering Focus op Talent.xlsx Begroting van kosten die gemaakt zullen worden gedurende de projectperiode Gekoppeld aan fasen en activiteiten uit plan van aanpak Wijzigingen mogelijk in overleg met ESF
Opmaak projectvoorstel Begroting Sjabloon invullen Tabblad SAMENVATTING Tabblad Invoeren intern personeel Tabblad Financiering Kosten en financiering ingeven in applicatie Overnemen uit tabblad In te vullen in applicatie Voorbeeld
Opmaak projectvoorstel Verplichte bijlagen Inhoudelijke analyse Projectplanning Financiële begroting Indien bedrijven promotor zijn: Goedkeuring ondernemingsraad of indien geen OR moet consultatie van het personeel aangetoond worden Gehandtekende verklaring op eer in het kader van de minimis of verklaring van niet economisch voordeel Kwaliteitsbewijs
Opmaak projectvoorstel Informatie Oproepfiche Handleiding bij het indienen van een projectvoorstel Beschikbaar op: www.esf-agentschap.be ESF-applicatie (Oproep 371 Bijlagen)
Toelichting kostenrubrieken en tijdsregistratie Binnen deze oproep wordt gewerkt met een standaardschaal op basis van de interne personeelskosten Een gerealiseerd VOLTIJDS EQUIVALENT op jaarbasis (= 1.720 uren inhoudelijke werking door een intern personeelslid) wordt als eenheid beschouwd De inhoudelijke werking omvat de uren voor de uitwerking van de activiteiten, zoals goedgekeurd in het actieplan
Toelichting kostenrubrieken en tijdsregistratie Volgende activiteiten worden beschouwd als inhoudelijke werking van het project: uitwerking van alle activiteiten die worden goedgekeurd in actieplan. Ook de uren intern personeel voor verzamelen indicatoren kunnen worden ingebracht.! Uren die door interne personeelsleden besteed worden aan administratieve taken (zoals bv. bijhouden tijdsregistraties) tellen niet mee als eenheid Standaardschalen voor 4 niveaus in combinatie met 3 anciënniteitscategorieën Bedragen zie oproepfiche en financiële nota standaardschalen (Bijlagen bij de oproep)
Toelichting kostenrubrieken en tijdsregistratie Bewijslast niveau en anciënniteit: Niveau aan de hand van diploma, functieomschrijving en loonfiche van het personeelslid Anciënniteit aan de hand van de arbeidsovereenkomst of de jaarloonfiche indien dit hierop vermeld staat
Toelichting kostenrubrieken en tijdsregistratie Forfait van 40% werd opgenomen in de standaardschaal voor alle andere kosten die binnen het project gemaakt worden Dit forfait omvat dus zowel loonkosten extern personeel, kosten deelnemers, directe en indirecte kosten. Er kunnen dan ook geen andere kosten meer ingebracht worden in deze oproep
Toelichting kostenrubrieken en tijdsregistratie De directe relatie tussen het opgebouwde plan van aanpak en de personeelsinzet moet duidelijk blijken In het kosten- en financieringsschema worden best de activiteiten overgenomen die opgenomen werden in het plan van aanpak Berekeningswijze Maak een inschatting van het aantal benodigde personeelsleden op basis van de uit te voeren fasen en de samenhangende activiteiten Maak een inschaling van niveau en anciënniteit
Toelichting kostenrubrieken en tijdsregistratie Tijdsregistratie intern personeel: Een sluitende registratie is verplicht! Verantwoording van de ingediende kosten Sjabloon tijdsregistratie Op basis van reële uren Ondertekenen personeelslid en tegentekenen leidinggevende per maand Tip: gebruik hierbij de activiteiten zoals benoemd in de planning bij het projectvoorstel
Overheidsopdrachten en de minimis Wetgeving overheidsopdrachten 4 Categorieën : De overheid Organisaties die aan bepaalde voorwaarden voldoen Privaatrechtelijke universiteiten Privaatrechtelijke ondernemingen die bepaalde werken laten uitvoeren (bouwwerken die niet gesubsidieerd worden door ESF)
Overheidsopdrachten en de minimis Overheid: Gemeenschappen, gewesten, provincies en gemeenten Organisaties van algemeen nut, publiekrechtelijke verenigingen, OCMW s en verenigingen die opgericht zijn door verschillende aanbestedende overheden onder deze categorie.
Overheidsopdrachten en de minimis Organisaties die aan bepaalde voorwaarden voldoen Opgericht met specifiek doel te voorzien in behoeften die niet louter van industriële of commerciële aard zijn (een algemeen belang hebben) EN met een overwegende overheidsinvloed Doel van algemeen belang: Opgericht of wijzigende doelstelling Staat tegenover een doel van commerciële of industriële aard, komt ten goede aan de gemeenschap Een commercieel/ industrieel doel sluit een algemeen doel niet uit Overwegende overheidsinvloed: Organisatie voor meer dan de helft gefinancierd wordt door de overheid Het beheer onderworpen is aan de overheid Directie of de raad van toezicht samengesteld is door de overheid.
Overheidsopdrachten en de minimis Indien wetgeving van toepassing: Schriftelijke overeenkomsten Ten bezwarende titel Met derden Wetgeving van toepassing voor aankopen van: diensten (extern personeel) leveringen (directe kosten) werken Procedure volgen, afhankelijk van grootte bedrage en type aankoop
Overheidsopdrachten en de minimis De minimis Uitgangspunt: verbod op staatssteun Staatssteun is steun die mogelijks de vrije markt verstoord, doordat bepaalde bedrijven voordelen kregen ten opzichte van andere Uitzondering: De minimis Als steunbedrag te laag is om de markt te verstoren Maximum 200.000 euro in de laatste 3 boekjaren per organisatie
Overheidsopdrachten en de minimis Bedrag is uitbetaalde bedrag per organisatie, tenzij nog geen uitbetaling, dan bedrag van goedkeuring Tijdstip is moment van aanvraag van de steun DUS hier is dit 30 september 2016
Overheidsopdrachten en de minimis Verklaring niet economisch voordeel Breed maatschappelijk voordeel voor alle dienstverleners Moet aangetoond worden bij indiening Wordt voor elk project apart onderzocht Ontwikkelde producten/tools dienen vrij beschikbaar te zijn voor derden
Vragen?
Contact Eline Vermeersch en Wouter Verdonck eline.vermeersch@wse.vlaanderen.be wouter.verdonck@wse.vlaanderen.be 02/552.83.44-02/552.83.43 Helpdesk esfsupport@vlaanderen.be (ESF-applicatie)