Visitatiereglement Inleiding Visitatie betekent letterlijk: bij collega s op bezoek gaan. Het belangrijkste doel van visitatie is een verbeterproces op gang te brengen en daarmee de kwaliteit van de praktijkvoering te verhogen en waar nodig aan te scherpen. De Commissie Kwaliteit van de NVVP organiseert de visitatie van vrijgevestigde gz-psychologen, psychotherapeuten en klinisch psychologen. De NVVP is bij de opzet van de visitatie begeleid door het CBO, een landelijk kwaliteitsinstituut voor de gezondheidszorg. De NVVP heeft gekozen voor een groepsgewijze vorm van visitatie. Een visitatiegroep bestaat uit minimaal 6 en maximaal 8 personen. Een visitatietraject bestaat uit twee voorbereidende bijeenkomsten en een visitatiedag. Aan het eind van de visitatieprocedure ontvangen de deelnemers een visitatieverslag. De visitatie is gebaseerd op de Kwaliteitscriteria voor de vrijgevestigde praktijk van de NVVP, die een weerspiegeling zijn van de wet- en regelgeving. Geen enkel kwaliteitsinstrument heeft eeuwigheidswaarde; net als bij andere beroepsgroepen wordt de visitatie herhaald. De NVVP-visitatie heeft een maximale geldigheid van 5 jaar. Om het visitatiesysteem meer betrouwbaar voor buitenstaanders te maken wordt bekeken wat noodzakelijk is om de visitatie meer stevigheid te geven, waarbij tegelijkertijd rekening wordt gehouden met de behoefte aan een veilige en vertrouwde sfeer om zelf verbeterpunten te benoemen en een verbeterplan op te stellen. Als al wordt besloten andere professionals bij de visitatie te betrekken zal dat pas op termijn zijn en dienen aspecten m.b.t. de bescherming van privacy vooraf goed te worden geregeld. In dit Visitatiereglement zijn de regels opgesteld voor de visitatiegroep, de gevisiteerde praktijken, de visiteurs en de Visitatiecommissie met betrekking tot de procedurele aspecten, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Visitatieprocedure 1. Visitatie is gekoppeld aan het lidmaatschap van de NVVP en is daarmee verplicht voor leden van de NVVP. 2. Ook gz-psychologen, psychotherapeuten en klinisch psychologen die geen lid zijn van de NVVP kunnen zich aanmelden. 3. Leden die recent elders zijn gevisiteerd kunnen het NVVP-bestuur verzoeken deze visitatie vervangend geldig te verklaren. Deze verklaring is maximaal 5 jaar geldig. 4. Gz-psychologen, psychotherapeuten en klinisch psychologen melden zich voor visitatie aan bij het NVVP-bureau en worden ingedeeld in visitatiegroepen bestaande uit 6 tot 8 NVVPleden. De data waarop de bijeenkomsten en de visitatiedag worden gehouden zijn vooraf vastgesteld en voor NVVP-leden gepubliceerd op het ledendeel van de website. Men schrijft zich in voor een visitatietraject met vaststaande data. Niet-leden worden in overleg met het NVVP-bureau ingedeeld in een traject; leden van de NVVP genieten voorrang. 1
5. Men kan zich individueel of als groep opgeven voor visitatie (collega s uit dezelfde regio, intervisiegroep of groepspraktijk). Indien nodig zullen bij een aanmelding als groep -met het oog op de kosten- enkele collega s worden toegevoegd, totdat een groepsgrootte van 6 tot 8 deelnemers is bereikt. Leden van een groepspraktijk kunnen er ook voor kiezen om in verschillende visitatiegroepen te worden ingedeeld. 6. Bij de samenstelling van een intervisiegroep wordt er om logistieke redenen naar gestreefd dat de deelnemers in eenzelfde NVVP-regio of een samenvoeging van enkele aangrenzende NVVP-regio s praktijk voeren. 7. Een visitatiegroep komt drie maal bijeen: op twee voorbereidende bijeenkomsten (twee avonden van elk tweeënhalf uur) om de vragenlijsten en de verbeterplannen met elkaar door te nemen volgens het Protocol voorbereidende bijeenkomsten en visitatiedag en met twee visiteurs op de ochtend van de visitatiedag; in de middag bezoekt het visiteurkoppel twee praktijken. De deelnemers dienen aanwezig te zijn bij alle drie de bijeenkomsten. Indien dat om zeer dringende redenen niet mogelijk is, wordt daarover tijdig overlegd met de Visitatiecommissie. 8. Door het NVVP-bureau wordt in overleg een contactpersoon c.q. voorzitter van de visitatiegroep aangewezen. Het NVVP-bureau geeft deze naam door aan het visitatiekoppel dat de visitatiegroep gaat bezoeken. De voorzitter onderhoudt contact met het bureau, de voorzitter van het visitatiekoppel en zit de twee voorbereidende bijeenkomsten voor. 9. De visitatiegroep draagt zelf zorg voor een locatie voor de twee voorbereidende bijeenkomsten en de ochtend van de visitatiedag. Eventuele onkosten worden niet door de NVVP vergoed. De bijeenkomsten worden daarom bij voorkeur in de praktijk van een van de deelnemers gehouden. 10. Twee maanden vóór de visitatiedag ontvangen de leden van de betreffende visitatiegroep een visitatiemap met daarin: de visitatievragenlijst, de 360-graden-feedbackvragenlijst, de checklist dossieronderzoek en het verbeterplan. Na de tweede voorbereidende bijeenkomst en minimaal 14 dagen vóór de visitatiedag dienen de deelnemers alle lijsten volledig ingevuld naar het NVVP-bureau te zenden. Daar worden ze gedupliceerd en aan de visitatiegroep en het visiteurkoppel gezonden t.b.v. bespreking op de ochtend van de visitatiedag. 11. Het programma van de twee voorbereidende bijeenkomsten en de visitatiedag, en het huiswerk, worden weergegeven in het Protocol voorbereidende bijeenkomsten en visitatiedag. Visiteurs 1. Een visiteur is een collega die daartoe binnen de NVVP is opgeleid en voldoet aan een aantal criteria. Hij/zij: is gewoon lid van de NVVP is minimaal 5 jaar werkzaam als vrijgevestigd gz-psycholoog, psychotherapeut en/of klinisch psycholoog is minimaal 650 uur per jaar werkzaam in de eigen GGZ-praktijk onderschrijft de visie en werkwijze zoals omschreven in het Visitatiereglement is zelf gevisiteerd bij de NVVP heeft in de praktijk meegelopen met een ervaren visiteurkoppel van de NVVP. Om ongewenste vermenging van functies te voorkomen mogen visiteurs geen deel uitmaken van het bestuur, een commissie of werkgroep van de NVVP of een RVVP. 2
2. De visiteurs worden benoemd door het NVVP-bestuur op voordracht van de Commissie Kwaliteit. 3. Visiteurs visiteren in tweetallen (visitatiekoppels). Het streven is de samenstelling van de koppels te laten rouleren. Zij spreken onderling een taakverdeling af; een van hen vervult de rol van voorzitter, de ander vervult de rol van procesbegeleider. 4. Gestreefd wordt naar een dusdanige samenstelling van visiteurkoppels dat tenminste één van hen praktiseert of heeft gepraktiseerd in vergelijkbare omstandigheden als de te visiteren leden (bijv. solopraktijk, groepspraktijk of praktijk voor kinder- en jeugdpsychotherapie). Gezien de grootte en diversiteit van de visitatiegroep en het beschikbare aantal visiteurs zal het niet altijd mogelijk zijn hier in alle opzichten aan te voldoen. 5. De visiteurs mogen niet werkzaam zijn in dezelfde regio als de te visiteren praktijk of daar op enigerlei wijze bij betrokken zijn. In verband met de reistijd van de visiteurs komen zij bij voorkeur wel uit aangrenzende regio s. 6. NVVP-leden die voldoen aan de genoemde criteria en visiteur willen worden, kunnen zich aanmelden bij de Visitatiecommissie; deze draagt zorg voor een tijdige uitbreiding van het aantal visiteurs wanneer dit noodzakelijk is. Bij de selectie wordt gekeken naar: gewenste grootte van de visiteurspool verdeling over de verschillende regio s verschillende soorten praktijken: solopraktijken/groepspraktijken; volwassenen/kinderen en jeugdigen; praktijk in grote/kleine stad of dorp evenwicht mannen-vrouwen spreiding in leeftijd. Als er meerdere leden zijn die na toepassing van de bovenstaande criteria in aanmerking komen, wordt er geloot. 7. Ten minste drie weken vóór de eerste voorbereidende bijeenkomst, maakt de Visitatiecommissie via het NVVP-bureau de namen van de visiteurs bekend aan de leden van de visitatiegroep. 8. De te visiteren praktijk kan binnen een week na bekend worden van de namen van de visiteurs tegen één of meer visiteurs bezwaar maken bij het NVVP-bureau. Indien de Visitatiecommissie het bezwaar gegrond acht, wordt (worden) de betreffende visiteur(s) vervangen. Indien geen overeenstemming wordt bereikt, beslist het NVVP-bestuur. Het vorenstaande kan mogelijk tot gevolg hebben dat de visitatie op een latere dan de oorspronkelijke datum zal plaatsvinden. Visitatiecommissie 1. De Visitatiecommissie wordt door het NVVP-bestuur ingesteld en bestaat uit ten minste drie NVVP-leden, die door het NVVP-bestuur worden benoemd. Ten minste twee van de leden zijn opgeleid tot visiteur en een van de leden is lid van de Commissie Kwaliteit van de NVVP. 2. De Visitatiecommissie legt jaarlijks aan het NVVP-bestuur verantwoording af over haar werkzaamheden, met vermelding van problemen van algemene aard die zich bij de visitaties hebben voorgedaan. Visitatieverslag 1. Het visitatiekoppel legt zijn bevindingen, aanbevelingen en adviezen voor iedere gevisiteerde apart vast in een visitatieverslag. Het conceptvisitatieverslag wordt door de visiteurs met vermelding van uiterste datum tot wanneer kan worden gereageerd- eerst voorgelegd aan de gevisiteerden, die (beargumenteerd) bezwaar kunnen aantekenen tegen feitelijke 3
onjuistheden. Wanneer de gevisiteerden en visiteurs niet tot overeenstemming komen, wordt de aanvulling van de gevisiteerden als bijlage toegevoegd aan het conceptvisitatieverslag en ter bespreking voorgelegd aan de Visitatiecommissie. 2. De Visitatiecommissie bespreekt de door de visiteurs opgestelde visitatieverslagen. Na goedkeuring wordt het definitieve visitatieverslag voor akkoord ondertekend aan de gevisiteerde toegestuurd. 3. Het al dan niet bezocht zijn door de visiteurs heeft geen invloed op de status van het visitatieverslag. 4. Er wordt door de NVVP na afronding van de visitatie geen kopie van het visitatieverslag bewaard, tenzij een individuele hervisitatie wordt aanbevolen. Wel bewaart de NVVP c.q. de Visitatiecommissie een lijst van gevisiteerde NVVP-leden. Indien een hervisitatie wordt aanbevolen, wordt dit geregistreerd tot deze heeft plaatsgevonden. 5. Tot individuele hervisitatie wordt besloten wanneer een meerderheid van de Visitatiecommissie op grond van het visitatieverslag van mening is dat er sprake is van ernstige nalatigheid, bijvoorbeeld wanneer bekend wordt dat de Beroepscode en/of wet- en regelgeving in ernstige mate, d.w.z. met schade voor cliënten, wordt overtreden. 6. Het individuele hervisitatietraject bestrijkt maximaal 6 maanden, gerekend vanaf de visitatiedag. 7. Indien de Visitatiecommissie in het begeleidend schrijven bij het visitatieverslag aangeeft dat binnen een bepaalde termijn tekortkomingen moeten zijn opgeheven, kan uiterlijk aan het eind van deze periode door de betreffende praktijkhouder schriftelijk kenbaar gemaakt worden aan de Visitatiecommissie hoe de tekortkomingen zijn opgeheven. De Visitatiecommissie bepaalt of een individuele hervisitatie in de vorm van een praktijkbezoek gewenst is. De kosten van het hervisitatietraject worden bij de gevisiteerde apart in rekening gebracht; deze vallen niet binnen het standaardbedrag. 8. Indien de Visitatiecommissie na afronding van de individuele hervisitatie concludeert dat de gevisiteerde wederom niet voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen, adviseert zij het bestuur het betreffende lid te royeren als NVVP-lid. De gevisiteerde wordt hier voorafgaand van op de hoogte gesteld. 9. Indien het gevisiteerde lid het niet eens is met het visitatieverslag, kan schriftelijk bezwaar worden aangetekend bij de Visitatiecommissie met het verzoek om een gesprek. Omdat de Visitatiecommissie op dat moment niet meer beschikt over het visitatieverslag dient door de gevisiteerde een kopie te worden bijgesloten. 10. Bij klachten over de visitatie / het visitatieverslag die niet rechtstreeks met de visiteurs c.q. de Visitatiecommissie op te lossen zijn, kan men zich in het uiterste geval schriftelijk wenden tot het NVVP-bestuur. Evaluatie van de visitatie 1. In het kader van de verbetering van de visitatie ontvangen de gevisiteerden na afronding van het visitatietraject een vragenlijst waarin gevraagd wordt naar hun mening over: a. de informatievoorziening met betrekking tot visitatie; b. de vragenlijst en de verschillende aspecten van het visitatiebezoek; c. het verslag en de door het visitatieteam gedane aanbevelingen; d. enkele aspecten met betrekking tot het nut van visitatie. De gevisiteerden sturen de ingevulde vragenlijst binnen 10 dagen na ontvangst anoniem terug aan het NVVP-bureau. 4
Financiën 1. Aan een NVVP-visitatie zijn kosten verbonden. De kostprijs van een visitatie wordt door het NVVP-bestuur vastgesteld en vooraf meegedeeld. Twee maanden vóór de aanvang van het visitatietraject stuurt het NVVP-bureau een factuur aan de deelnemers van de visitatiegroep, die uiterlijk één maand voor de eerste voorbereidende bijeenkomst betaald dient te zijn. Niet-leden betalen dit bedrag, vermeerderd met de contributie van één jaar gewoon lidmaatschap van de NVVP. Na ontvangst van de betaling ontvangt men de visitatiemap met alle benodigde informatie en vragenlijsten. Bij niet tijdige ontvangst van de betaling wordt men van deelneming uitgesloten. 2. Indien een deelnemer van de visitatiegroep zonder dringende reden -waarvan de Visitatiecommissie vooraf op de hoogte is gesteld- een van de bijeenkomsten niet bijwoont, kunnen de kosten niet worden gerestitueerd. 3. De leden van de Visitatiecommissie en de visiteurs ontvangen een door het NVVP-bestuur vastgestelde vergoeding en een reiskostenvergoeding (geen reistijd). Dit geldt ook voor de training als visiteur. Uitgangspunt vormt het algemeen geldende tarief voor bestuurlijke en/of commissiewerkzaamheden. 5