VOORSTEL AAN DE GEMEENTERAAD

VOORSTEL AAN DE GEMEENTERAAD Onderwerp: Vaststellen van het intern controleplan en normenkader 2013. Registratienummer: 381415 Op voorstel van B&W d.d.: dinsdag 16 april 2013 Datum vergadering: dinsdag 14 mei 2013 Portefeuillehouder: Ragetlie, J. Rol gemeenteraad: kaderstellende rol Voorstel in het kort 1. De opdracht voor controle van de jaarrekening 2013 op te dragen aan Deloitte met inachtneming van de goedkeurings- en rapporteringstolerantie; 2. De goedkeuringstolerantie voor tekortkomingen vast te stellen op 1% van de totale lasten zijnde afgerond 663.527,- en voor onzekerheden op 3% zijnde afgerond 1.990.581,-; 3. De rapporteringstolerantie voor de toetsing vast te stellen op 10% van de goedkeuringstolerantie zijnde afgerond 66.353,-; 4. Het vaststellen van het normenkader 2013. Samenvatting Met ingang van 2004 is het verplicht dat de accountant de jaarrekening controleert op getrouwheid en rechtmatigheid. De Raad dient hiertoe jaarlijks opdracht aan de accountant te verstrekken. Tevens dienen de bijbehorende goedkeurings- en rapportagetolerantie vastgesteld te worden. De controle wordt uitgevoerd aan de hand van een door de Raad vast te stellen normenkader, waarin de relevante wet- en regelgeving voor de financieel relevante processen is vastgelegd. Om een beeld te kunnen vormen over de kwaliteit van de bedrijfsvoering is het noodzakelijk om interne controle uit te voeren op deze financieel relevante processen. Om te bereiken dat de interne controle transparant wordt uitgevoerd en structureel onderdeel is van het proces, worden over de vorm en inhoud van de controles afspraken gemaakt middels een intern controleplan. Het vaststellen van het intern controleplan valt onder de verantwoordelijkheid van het college. Voorstel conform programmabegroting Ja Meegezonden bijlagen 1. Normenkader 2013 2. Totale lasten programma's 2013 Ter inzage gelegd 1. -- 1

Deurne, 16 april 2013 Nr. 33 AAN DE RAAD, 1. Aanleiding en eerdere besluitvorming Met ingang van 2004 is het verplicht dat de accountant de jaarrekening controleert op getrouwheid en rechtmatigheid. De Raad dient hiertoe jaarlijks opdracht aan de accountant te verstrekken. De jaarlijkse accountantsverklaring omvat een oordeel over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening en de daaraan ten grondslag liggende processen. Bij rechtmatigheid gaat het er vooral om of de gemeentelijke organisatie zich heeft gehouden aan wet- en regelgeving, waarbij ook de gemeentelijke regelgeving zoals vastgelegd in raadsbesluiten onderdeel uitmaakt van de regelgeving. Door de accountant moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. De controle wordt uitgevoerd aan de hand van een door de Raad vast te stellen normenkader (toetsingskader). Het normenkader betreft de inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante wet- en regelgeving van hogere overheden en van de gemeente zelf. De opsomming van de wet- en regelgeving is niet limitatief, maar beperkt zich tot de financieel relevante processen en wordt jaarlijks geactualiseerd. Om een beeld te kunnen vormen over de kwaliteit van de bedrijfsvoering is het noodzakelijk om periodiek metingen (= interne controle) te verrichten op de financieel relevante processen. Hierdoor kunnen onvolkomenheden in de uitvoering tijdig worden opgespoord en gecorrigeerd. Tevens ontstaat hierbij de mogelijkheid om preventieve maatregelen te treffen om onvolkomenheden in de toekomst te voorkomen. Om te bereiken dat de interne controle transparant uitgevoerd wordt en structureel onderdeel is van het proces, is het noodzakelijk om over de vorm en de inhoud afspraken te maken middels een intern controleplan. Vanwege de nauwe relatie tussen bovenstaande onderwerpen en het streven naar effectieve en efficiënte controles en waar mogelijk te komen tot vermindering worden de genoemde onderwerpen in één adviesnota voorgelegd: 1. De opdracht voor controle van de jaarrekening 2013 op te dragen aan Deloitte met inachtneming van de goedkeurings- en rapporteringstolerantie; 2. De goedkeuringstolerantie voor tekortkomingen vast te stellen op 1% van de totale lasten zijnde afgerond 663.527,- en voor onzekerheden op 3% zijnde afgerond 1.990.581,-; 3. De rapporteringstolerantie voor de toetsing vast te stellen op 10% van de goedkeuringstolerantie zijnde afgerond 66.353,-; 4. Het vaststellen van het normenkader 2013; 5. Het vaststellen van het intern controleplan 2013. Punt 1, 2, 3 en 4 valt onder de verantwoordelijkheid van de raad. Punt 5 valt onder de verantwoordelijkheid van het college. De rechtmatigheidscontrole is gebaseerd op de Gemeentewet. In het besluit Accountantscontrole provincies en gemeenten (BAGP) zijn nadere regels gesteld m.b.t. de reikwijdte van verslaglegging. In de verordening artikel 212 Gemeentewet is het gemeentelijk financieel beleid, beheer en financiële orga- 1

nisatie zodanig geregeld dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. In de verordening 213 Gemeentewet zijn de regels van accountantscontrole zodanig vastgelegd dat de toetsing van de rechtmatigheid van het financieel beheer en van de financiële organisatie is gewaarborgd. Bij besluit van 17 januari 2012 heeft de gemeenteraad gelet op artikel 213 van de Gemeentewet, Deloitte benoemd tot externe accountant voor de jaren 2012 tot en met 2014. Conform artikel 2 van de Controleverordening Gemeente Deurne draagt de gemeenteraad de accountantscontrole 2012 op aan genoemde accountant. De rechtmatige handelingen moeten voldoen aan algemene regels zoals vastgelegd in begrotingsvoorschriften van het Rijk, de programmabegroting van de gemeente Deurne, specifieke beleidsregels zoals vastgelegd in de Nota grondbeleid, verordeningen en budgetregels de subsidieverordeningen en belastingverordeningen. Voorts dient de op 24 november 2004 door het Ministerie van BZK uitgebrachte circulaire Vernieuwde accountantscontrole bij provincies en gemeenten als kader voor de accountantscontrole te worden gehanteerd. 2. Kern van het voorstel Normenkader 2013 en Intern controleplan 2013 Om tot een (goedkeurende) accountantsverklaring 2013 voor de gemeente Deurne te komen dient het normenkader voor 2013 door de raad vastgesteld te worden. Er moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. De rechtmatigheid wordt getoetst op het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het M&O-criterium (misbruik en oneigenlijk gebruik). Daarnaast vinden zoals in voorgaande jaren toetsingen plaats op de getrouwheid aan de hand van criteria ten aanzien van calculatie, valutering, volledigheid, adressering, aanvaardbaarheid en levering. Sinds enkele jaren is het streven om te komen tot vereenvoudiging/vermindering van interne controles. Daartoe wordt het normenkader jaarlijks kritisch bekeken. Om deze discussie zuiver te kunnen voeren is het van belang dat helder in beeld gebracht wordt welke processen onderdeel zijn van de interne controle. Voor 2013 is het normenkader opgesteld (bijlage 1) met daaraan gekoppeld een uitwerking van de bijbehorende controles in het intern controleplan 2013 (bijlage 3). In het normenkader staan enkel de door de accountant geselecteerde financieel relevante processen. Aan ieder proces is waar mogelijk de financiële omvang conform de begroting 2013 gekoppeld op basis van de productenlijst in de begroting 2013 (bijlage 2). Hierdoor wordt inzichtelijk wat het mogelijke financiële risico is indien men zou besluiten een bepaald proces achterwege te laten bij de interne controle. Tevens wordt zichtbaar welke producten (inclusief financiële omvang) geen onderdeel zijn van de interne controle. Afdelingsmanagers zijn verantwoording verschuldigd over de uitvoering van de producten en processen. Onder andere managementrapportages en de jaarrekening zijn hiervan de resultaten. Door de accountant wordt jaarlijks een onderzoek gedaan naar de kwaliteit van de producten en processen binnen de afdelingen. De resultaten van de onderzoeken van de accountant geven aan dat de kwaliteit van de producten en processen op diverse plaatsen verbetering behoeft. Om een statistisch verantwoorde uitspraak te doen over de kwaliteit van de producten en processen is het van belang om periodiek metingen te verrichten. Transparantie bij de uitvoering van de metingen (interne controle) is daarbij van groot belang. In het intern controleplan is duidelijk omschreven welke controle wanneer, door wie en op welke manier uitgevoerd moet worden. Zowel voor de manager als voor de uitvoerder van de interne controle geeft het intern controleplan gedetailleerd informatie om de uitvoering van de interne controle goed te verankeren in de organisatie. Het periodiek verslag doen van 2

de metingen vormt voor de afdelingsmanagers de informatiebron om sturing te geven aan het productieproces. Risico s kunnen door tijdige aanpassing van het productieproces voorkomen worden. Het intern controleplan dient jaarlijks geactualiseerd en opnieuw vastgesteld te worden. Het intern controleplan is een dynamisch document waarin door de jaren heen opmerkingen en aanbevelingen naar aanleiding van verbeterde inzichten of wijzigingen in het productieproces en het gebruik van het intern controleplan in worden aangebracht. Vermindering van controles Om te komen tot vermindering van controlewerkzaamheden zijn de volgende stappen genomen: - Het proces Burgerzaken wordt met ingang van 2012 meerjarig gecontroleerd. Dit houdt in dat voor dit proces jaarlijks een lijncontrole uitgevoerd wordt. Zolang er uit de lijncontrole geen bevindingen komen, wordt de interne controle slechts één keer per 3 jaar uitgevoerd (gelijk aan de contractperiode met de accountant). Indien uit de lijncontrole bevindingen komen wordt het proces weer jaarlijks meegenomen in de interne controle; - Op basis van de resultaten in de afgelopen jaren zijn bij een aantal controles de steekproefaantallen teruggebracht wat resulteert in minder controlewerkzaamheden; - Financiële controles die onderdeel zijn van de jaarrekeningcontrole worden niet meer meegenomen bij de interne controle. Dubbele controles worden hiermee voorkomen. Samenwerkingsverbanden Werkplein: Met ingang van 1 juli 2011 is de gemeente Deurne aangesloten bij Werkplein. Met ingang van 2012 zijn de interne controlewerkzaamheden voor de betreffende processen overgegaan naar Werkplein. Belastingsamenwerking (BSOB): Met ingang van 1 oktober 2011 zijn de bevoegdheden omtrent de heffing en invordering van de gemeentelijke belastingen overgedragen aan de BSOB. Met betrekking tot de overgedragen processen blijft de gemeente Deurne verantwoordelijk voor de volledigheid van de belastingopbrengsten. De uitvoering van de interne controlewerkzaamheden is in handen van de BSOB. Op te zetten/uit te breiden controles Door de afdeling Bedrijfsvoering wordt gewerkt aan een uitgebreidere, diepgaandere en meer verankerde wijze van het toepassen van interne controles betreffende het proces grondexploitaties. Hiervoor zijn in 2012 de eerst stappen voorwaarts gemaakt op basis waarvan wordt doorgewerkt. Door de accountant is aangegeven dat er een interne controle moeten worden opgezet betreffende het proces kosten. Dit houdt feitelijk een controle in op de facturenstroom om vast te stellen of deze terecht en juist zijn verwerkt. In de praktijk vindt dit uiteraard wel plaats bij de verwerking door de Financiele Administratie maar dat kan niet worden vastgesteld door AO-IC en de accountant. Het college is volgens de financiële verordening ex art. 212 primair verantwoordelijk voor een toereikend rechtmatigheidsbeheer. In dat kader dient intern met de nodige periodiciteit en diepgang te worden vastgesteld dat dit beheer toereikend is en in het dienstjaar heeft gefunctioneerd. In de afgelopen jaren is het rechtmatigheidsbeheer binnen de gemeente Deurne steeds verder verbeterd. De accountant heeft aangegeven dat het zelfcontrolerend vermogen van de gemeente erbij gebaat is dat de rechtmatigheidscontroles door de eigen organisatie worden uitgevoerd. Er is op dit moment sprake van een minimumvariant met betrekking tot de interne controlewerkzaamheden, zeker met inachtname van bovengenoemde verminderingen en rekening houdend met de aanvullende processen. SISA en Deelverklaringen Buiten de controles die opgenomen zijn in het interne controle plan, hebben we ook te maken met een aantal andere verplichte controles. We hebben het dan over de SISA controles en deelverklaringen. 3

SISA staat voor single information en single audit. Het is een systematiek die in Nederland door de Rijksoverheid is ingevoerd voor de verantwoording van onder andere specifieke uitkeringen aan medeoverheden. Hierdoor hoeven gemeenten en provincies voortaan nog maar op één moment per jaar (single information) informatie aan het Rijk te leveren. Bij de controle van deze informatie wordt vervolgens gesteund op de controle die de organisatie zelf al uitvoert (single audit). De Rijksoverheid / Provincie voeren hiervoor geen aparte controle (meer) uit. Middels het invoeren van de SISA controles wil de subsidieverstrekker de volgende doelstellingen realiseren: - Een vermindering van het aantal bestaande specifieke uitkeringen door afschaffing en bundeling van bestaande specifieke uitkeringen en terughoudendheid bij het instellen van nieuwe specifieke uitkeringen; - Zoveel mogelijk beleids- en bestedingsvrijheid; - De verantwoordingsbureaucratie verminderen voor de resterende specifieke uitkeringen. Het komt er dus op neer dat de Rijksoverheid / Provincie meer op hoofdlijnen stuurt en meer verantwoordelijkheid bij de medeoverheden legt. Daarnaast hebben we echter toch nog een aantal specifieke deelverklaringen. Deze zijn wisselend van aard en afhankelijk van ontwikkelingen, activiteiten, projecten die zich in een jaar voordoen. Ook deze verklaringen zijn wettelijk verplicht en vaak noodzakelijk om een subsidie definitief binnen te halen. Opdracht aan accountant Gelet op artikel 213 van de Gemeentewet en conform artikel 2 van de Controleverordening gemeente Deurne wordt door de gemeenteraad aan Deloitte Accountants voor het dienstjaar 2013 de opdracht verstrekt tot het uitvoeren van controlewerkzaamheden, onderverdeeld in de certificerende functie, de natuurlijke adviesfunctie en bestuurlijke ondersteuning. Gelet op bovenstaande stelt de gemeenteraad ten behoeve van de reikwijdte van de accountantscontrole onderstaande rechtmatigheidsnormen vast: 1. Wettelijke kaders en interne regelgeving Deloitte Accountants wordt opgedragen te toetsen op naleving van in- en externe wettelijke kaders zoals weergegeven in het normenkader in bijlage 1. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. 2. Goedkeuring- en rapportagetolerantie Geadviseerd wordt om Deloitte Accountants tijdens de controle conform het gestelde in de Controleverordening (art. 213 GW) op te dragen de minimum certificeringeis aan te houden ten aanzien van marge van een maximale fout die in een verantwoording wordt geaccepteerd. Op basis van het BAGP (Besluit Accountantscontrole Gemeenten en Provincies) zal ten aanzien van fouten een goedkeuringstolerantie worden gehanteerd van 1% van de totale lasten exclusief de toevoegingen aan de reserves; ten aanzien van onzekerheden in de controle bedraagt deze tolerantie maximaal 3%. De rapportagetolerantie, bepalend voor het al dan niet rapporteren van een fout of onzekerheid wordt vastgesteld op 10% van de goedkeuringstolerantie. Schematisch ziet er dit als volgt uit: Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeel-onthouding Afkeurend Fouten in jaarrekening <= 1% >1% <3% - >= 3% (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten) <= 3% >3% <10% >= 10% - Gelet op de raming van lasten in de begroting 2013 ( 66.352.684,-) betekent dit, dat ten aanzien van 4

fouten een goedkeuringstolerantie wordt gehanteerd van 1% van de totale lasten zijnde afgerond 663.527,-. Ten aanzien van onzekerheden bedraagt deze tolerantie maximaal 3% zijnde afgerond 1.990.581,-. De rapportagetolerantie, bepalend voor het al dan niet rapporteren van een fout of onzekerheid wordt vastgesteld op 10% van de goedkeuringstolerantie zijnde afgerond 66.353,-. De SISAtoleranties worden conform voorschrift toegepast. Het hanteren van hogere tolerantiegrenzen resulteert niet in een afname van het aantal controles. Het effect hiervan is enkel dat grotere fouten worden geaccepteerd en getolereerd. Dit gaat ten koste van de kwaliteit van de processen en daarmee kan dit ook ten koste gaan van de kwaliteit van de dienstverlening. Aan de achterkant van de processen kan dit weer leiden tot extra werkzaamheden o.a. in het kader van bezwaar en beroep. Accountant Tijdens de interim controle wordt door de accountant de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen met betrekking tot de significante processen gecontroleerd. De accountant baseert het rechtmatigheidsoordeel bij de interim en jaarrekeningcontrole mede op de rapportages naar aanleiding van de uitgevoerde interne controle volgens het intern controleplan. Op het moment dat de accountant niet afdoende kan steunen op de interne controle omdat de controle niet of niet afdoende uitgevoerd is, dan zal de accountant extra controles door gaan voeren om toch een oordeel te kunnen vellen m.b.t. het onderdeel rechtmatigheid en getrouwheid. Dit zal leiden tot meerwerk en dus extra kosten. 3. Financiën en risico s Niet van toepasssing. 4. Resultaat afstemming met andere afdelingen of (raads)commissies en ingewonnen advies Het interne controleplan is afgestemd met de binnen de processen werkzame kwaliteitsmedewerkers en de accountant. 5. Uitvoering en realisatie Na vaststelling door uw gemeenteraad zal het normenkader bekend worden gemaakt aan de accountant en zal de opdrachtbevestiging worden ondertekend en aan de accountant worden toegezonden. Het intern controleplan 2013 omvat de kaders waarbinnen de interne controle van toepassing is. Deze kaders zijn uitgewerkt in werkplannen voor de significante processen. Door het intern controleplan vast te stellen, kan bij de planning van 2013 rekening gehouden worden met de vastgestelde afspraken. Om uitvoering te geven aan het intern controleplan, wordt het intern controleplan 2013 door de medewerkers AO-IC van de afdeling Bedrijfsvoering met de afdelingshoofden / teamleiders / kwaliteitsmedewerkers / interne controlemedewerkers van het betreffende proces / product besproken. Na afronding van het onderzoek (tussentijds en jaarrekening) stelt de accountant een controlerapport op en afhankelijk van de uitkomst van de controle wordt een goedkeurende of afkeurende verklaring ontvangen. De uitvoering van de interne controle en de bevindingen worden door de medewerker AO-IC besproken met de betrokkenen. De uitvoering van de interne controle en de bevindingen zullen tijdens het reguliere overleg tussen het afdelingshoofd en de directie een vast agendapunt vormen om de voortgang te beoordelen. 5

Tijdens de interim controle wordt door de accountant de rechtmatigheid van de financiële beheers handelingen met betrekking tot de significante processen gecontroleerd. De accountant baseert het rechtmatigheidsoordeel mede op de rapportages naar aanleiding van de uitgevoerde interne controle volgens het intern controleplan. 6. Voorstel 1. De opdracht voor controle van de jaarrekening 2013 op te dragen aan Deloitte accountants met inachtneming van de goedkeurings- en rapportagetolerantie; 2. De goedkeuringstolerantie voor tekortkomingen vast te stellen op 1% van de totale lasten zijnde afgerond 663.527,- en voor onzekerheden op 3% zijnde afgerond 1.990.581,-; 3. De rapporteringtolerantie voor de toetsing vast te stellen op 10% van de goedkeuringstolerantie zijnde afgerond 66.353,-; 4. Het normenkader 2013 vast te stellen. Burgemeester en wethouders van Deurne, De secretaris, De burgemeester, (G.J.C. Kusters) (H.J. Mak) 6