Leeswijzer maandrapportage In de maandrapportage wordt op maandbasis gerapporteerd over de inhoudelijke en financiële mutaties ten opzichte van de programmabegroting. De maandrapportage is namens het college gericht aan de raad. Dit betekent dat er een sterke inhoudelijke koppeling tussen de rapportage en de programmabegroting is. In deze leeswijzer wordt stilgestaan bij de opbouw en interpretatie van de maandrapportage. Algemene opmerkingen 1. In de maandrapportage wordt over de voortgang van speerpunten en middelen gerapporteerd. Aanpassingen van het financiële kader en/of planningskader worden via de maandrapportage aan de raad voorgelegd ter autorisatie. Inhoudelijke kaders worden via de reguliere weg aangepast, namelijk met separate raadsvoorstellen. 2. In de maandrapportage wordt gebruik gemaakt van hyperlinks. Dit betekent dat u bij een blauw onderstreepte tekst kunt doorklikken naar onderliggende informatie. Opbouw maandrapportage De maandrapportage bestaat uit: - Voorblad met beslispunten; - Programma s 1 4. Voorblad met beslispunten Op het voorblad vindt u: - informatie over de rapportage periode: o de rapportageperiode, periode waarover de rapportage betrekking heeft; o de data van behandeling in het college, verzending aan de raad en behandeling in de raad. - Voorgestelde besluitvorming: o de gewijzigde budgetten per beleidsproduct te autoriseren; o de geactualiseerde planning van de MJRA vast te stellen. - Inhoudsopgave Programma s 1-4 De inhoudelijke rapportage per programma ziet er als volgt uit: - Speerpunten - Financiën - Indicatoren - Informatie college aan raad - Actueel beleid (hyperlink) - Grondexploitatie (programma 2 & 3) - Totaal begrotingsbeeld (programma 4) - Bezuinigingen (programma 4) 1
per onderdeel: Speerpunten Per speerpunt is in de programmabegroting geformuleerd wat er in 2013 de inhoud, financiën, planning en risico s zijn. In de maandrapportage wordt vervolgens voor deze vier aspecten aangegeven of er een noemenswaardige afwijking te melden is. Dit kan zowel in positieve als negatieve zin. Dit gebeurt aan de hand van de symbolen: vinkje, duimpje, kruisje: - : uitvoering conform plan, er is geen noemenswaardige afwijking te melden; - : het gaat bovenverwachting goed; - : er is tegenslag te melden. Als een afwijking te melden is (duimpje of kruisje) wordt dit kort toegelicht in de kolom toelichting. Als een uitgebreidere toelichting nodig is (bijvoorbeeld een memo ter info aan de raad), wordt in het vakje naar dit document verwezen. Om de wijzigingen ten opzichte van de vorige rapportage snel te kunnen zien, wordt een wijziging in de status (vanaf de tweede rapportage) met een achtergrondkleur aangegeven. Als een vinkje een vinkje blijft, of een kruisje een kruisje, dan blijft de achtergrondkleur wit. Als een kruisje een vinkje wordt, of een vinkje een duimpje, dan wordt de achtergrondkleur groen: Als een duimpje een vinkje wordt of een vinkje een kruisje, wordt de achtergrondkleur rood: Financiën De financiën worden per beleidsproduct weergegeven: - Begroting primitief. De begroting voor het gehele jaar, zoals die primitief (in de programmabegroting) is begroot; - Begroting bijgesteld t/m vorige maand; - Voorgestelde mutaties begroting / B&W akkoord: 2
Indicatoren De bestaande procedure van de dynamische begroting wordt hiermee geïntegreerd in de maandrapportage. De begrotingswijzigingen worden onderverdeeld naar: o Incidenteel; o Structureel. Met de vaststelling van de rapportage wordt deze mutatie geautoriseerd (zie onderdeel Besluitvorming van het voorblad van de maandrapportage). - Begroting na voorgestelde mutaties. Het saldo als de raad instemt met de voorgestelde wijzigingen. - link naar collegevoorstel behorende bij de budgetaanpassing. Hier wordt de hyperlink opgenomen naar het betreffende collegevoorstel. In het blok indicatoren worden de gerealiseerde waarden van de indicatoren vermeld in de kolom actuele waarde, met zo nodig een toelichting. Er kan bijvoorbeeld genoemd worden op welke periode de actuele waarde betrekking heeft. Ook kan gebruik worden gemaakt van een hyperlink naar een grafiek. Informatie college aan raad In dit blok is een onderscheid gemaakt naar drie onderdelen: - Actuele informatie Onder dit kopje worden de documenten weergegeven die het college over de afgelopen periode aan de raad heeft verstrekt (rubriek B van de raad). Daarnaast is een hyperlink opgenomen naar het vergaderschema van de raad. - Toezeggingen en moties De afdoening van de toezeggingen en moties en een (verkorte) toelichting op de afdoening wordt hier weergegeven. Er is een hyperlink opgenomen naar het overzicht van toezeggingen en moties. Dit document is bij iedere rapportage geactualiseerd. - Planning MJRA In dit onderdeel worden de voorgestelde wijzigingen van de MJRA weergegeven met een korte toelichting. Dit betreffen nieuwe en afgedane onderwerpen, en wijzigingen in de planning van onderwerpen die op de MJRA staan. Er is een hyperlink opgenomen naar de MJRA. Deze is bij iedere rapportage geactualiseerd. Met de vaststelling van de rapportage worden deze mutaties geautoriseerd (zie onderdeel Besluitvorming van het voorblad van de maandrapportage). 3
Grondexploitatie (programma 2 en 3) Onderverdeeld naar de programma s 2 en 3, en naar NIEGG en IEGG, worden per complex financiële gegevens weergegeven. Hierbij staat (de mutatie van) het resultaat op eindwaarde centraal. Ook de gevormde voorzieningen en het jaar van afronding van het project maken hier deel van uit. In exploitatie genomen gronden(iegg) IEGG - In exploitatie genomen gronden Project Planfase (*1) Actuele boekwaarde (netto) (*2) Restant (*3) Boekwaarde per m2 eindfase (*4) huidige planfase (*5) Verkochte (*6) Mutatie resultaat t.o.v. voorgaande rapportage Actueel verwacht resultaat op eindwaarde Getroffen voorziening Verwachte afronding project Per project worden hierin de volgende onderdelen weergegeven: - Planfase: in welke fase van ontwikkeling bevindt zich een project? - Actuele boekwaarde (netto); - Restant ; - Boekwaarde per m2: actuele boekwaarde (netto) / restant m2; - eindfase : de verwachte gemiddelde marktwaarde in de eindfase van het project per m2: dit is gelijk aan de verwachte gemiddelde verkoopprijs per m2; - huidige planfase : de globale gemiddelde marktwaarde in de huidige fase van het project per m2: dit is gelijk aan de globaal verwachte gemiddelde verkoopprijs per m2 in de huidige planfase; - Verkochte : het aantal verkochte m2 binnen dit project; - Mutatie resultaat t.o.v. voorgaande rapportage: in deze kolom wordt een wijziging van het verwachte resultaat op eindwaarde weergegeven. Deze kolom geeft in een oogopslag de mutaties verwacht op eindwaarde weer ten opzichte van de vorige rapportage; - Actueel verwacht resultaat op eindwaarde (inclusief verwerking van de mutatie); - Getroffen voorziening: geeft de omvang weer van de reeds getroffen voorziening ten behoeve van betreffend project; - Verwachte afronding project: het jaar waarin afronding van het project wordt verwacht. Niet in exploitatie genomen gronden(niegg) NIEGG - Niet in exploitatie genomen gronden Project Planfase (*1) Actuele boekwaarde (netto) (*2) Restant (*3) Boekwaarde totaal plangebied eindfase (*4) huidige planfase (*5) Mutatie resultaat t.o.v. voorgaande rapportage Actueel verwacht resultaat op eindwaarde Getroffen voorziening Jaar project in exploitatie te nemen Per project wordt hierin de volgende onderdelen weergegeven: - Planfase: in welke fase van ontwikkeling bevindt zich een project? - Actuele boekwaarde (netto); - Restant ; - Boekwaarde totaal plangebied ; - eindfase : de verwachte gemiddelde marktwaarde in de eindfase van het project per m2: dit is gelijk aan de verwachte gemiddelde verkoopprijs per m2; 4
- huidige planfase : de globale gemiddelde marktwaarde in de huidige fase van het project per m2: dit is gelijk aan de globaal verwachte gemiddelde verkoopprijs per m2 in de huidige planfase; - Mutatie resultaat t.o.v. voorgaande rapportage: in deze kolom wordt een wijziging van het verwachte resultaat op eindwaarde weergegeven. Deze kolom geeft in een oogopslag de mutaties verwacht op eindwaarde weer ten opzichte van de vorige rapportage; - Actueel verwacht resultaat op eindwaarde (inclusief verwerking van de mutatie); - Getroffen voorziening: geeft de omvang weer van de reeds getroffen voorziening ten behoeve van betreffend project; - Jaar project in exploitatie: het jaar waarin het project naar verwachting in exploitatie wordt genomen. Totaal begrotingsbeeld (programma 4) In dit blok wordt het totaal van het actuele begrotingsbeeld weergegeven. Er is een hyperlink opgenomen naar het overzicht van de voorgestelde begrotingswijzigingen. Dit overzicht sluit aan bij de mutaties die per programma zijn vermeld. Hiermee wordt dit onderdeel van de dynamische begroting geïntegreerd in de maandrapportage. Daarnaast is een grafisch overzicht van het verloop van het totale jaarrekeningresultaat opgenomen. Bezuinigingen (programma 4) Dit betreft een actualisatie van de stand van zaken met betrekking tot de bezuinigingen. Dit overzicht is onderverdeeld naar de ontwikkeling van de bezuinigingen voor het lopende boekjaar (linkerzijde 2013) en het totaal (rechterkant), met een korte toelichting op de gerealiseerde bezuinigingen in de rapportageperiode. Er is een link opgenomen naar de kwartaalrapportage, zoals die nu ook aan de raad periodiek wordt verstrekt. 5