Beëindiging inschrijving Graag in blokletters invullen; lees eerst de toelichting. en eventueel restitutie van collegegeld PERSOONLIJKE GEGEVENS (* doorstrepen wat niet van toepassing is) naam : voorletters : m / v * adres : geboortedatum : postcode : telefoonnummer : woonplaats : (post)banknummer : GEGEVENS OVER DE INSCHRIJVING opleiding(en): studentnummer: voltijd / deeltijd / duaal * Stond je dit studiejaar voor de eerste keer ingeschreven in het hoger onderwijs: ja / nee * Stond je dit studiejaar ook bij een andere instelling in het hoger onderwijs ingeschreven: ja / nee * BEËINDIGING VAN DE INSCHRIJVING VAN opleiding(en): met ingang van: Als je je al hebt ingeschreven voor het volgende studiejaar, wil je deze inschrijving dan ook beëindigen / annuleren? de studiefinanciering wordt of is stopgezet met ingang van: ja / nee* Kruis de reden van het verzoek om beëindiging aan: 0 In het eerste jaar van inschrijving in de propedeuse. Geef de datum van het begin van de propedeuse aan: 0 Afstuderen. Geef de datum van het examen aan (zie toelichting voor de juiste datum): 0 Ziekte, bijzondere familieomstandigheden. Geef aan vanaf wanneer je ziek was of vanaf wanneer de omstandigheden zich voordeden: 0 Bijzondere onderwijskundige omstandigheden. Geef aan vanaf wanneer deze omstandigheden zich voordeden: 0 Bijzondere persoonlijke omstandigheden. Geef aan vanaf wanneer deze omstandigheden zich voordeden: BIJLAGEN (kruis aan welke je bijvoegt) 0 bewijs van inschrijving (collegekaart+ eventueel verklaringen van inschrijving) (deze altijd bijvoegen) 0 verklaring van een arts of een deskundige (nodig bij ziekte en bijzondere familieomstandigheden) 0 verklaring van de studieadviseur (nodig bij bijzondere onderwijskundige omstandigheden) 0 je eigen, schriftelijke verklaring (nodig bij bijzondere persoonlijke omstandigheden) ONDERTEKENING plaats: datum: handtekening: Dit formulier kun je opsturen naar het expertisecentrum ICS, Postbus 9500, 2300 RA Leiden.
Toelichting bij het formulier Beëindiging inschrijving Persoonlijke gegevens Vul hier je volledige naam en al je voorletters in. Als je getrouwd bent, dien je je meisjesnaam in te vullen, niet die van je partner. De reactie op je verzoek wordt naar het adres gestuurd dat je hier vermeldt. Mochten medewerkers van de universiteit vragen hebben over je verzoek dan zullen ze contact met je opnemen via het telefoonnummer of het emailadres dat je hier invult. Dit formulier kan niet worden gebruikt om een adreswijziging door te geven. Je kunt een adreswijziging doorgeven via U-twist. Het te restitueren gedeelte van het collegegeld wordt overgemaakt naar de bank- of girorekening die je hier aangeeft. Dat mag geen spaarrekening zijn. Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid van het nummer. Mocht je het nummer tussentijds willen wijzigen, dan kan dat zolang er nog geen overboeking heeft plaatsgevonden. Geef zo n wijziging schriftelijk door, telefonisch kan zo n verandering niet worden verwerkt. Gegevens over de inschrijving Vul hier de opleiding(en) in waarvoor je op dit moment staat ingeschreven. Gebruik de volledige naam van de opleiding. Onder een inschrijving in het hoger onderwijs wordt verstaan een inschrijving aan een universiteit of HBO-instelling. Beëindiging inschrijving Als je voor meer dan één opleiding staat ingeschreven, is het mogelijk de inschrijving voor slechts één opleiding te beëindigen. In verband met het Leids studiesysteem met Bindend Studieadvies in het eerste jaar van de propedeuse kan dit belangrijk zijn. Zie ook de toelichting op de procedure. Als je aan een andere instelling in het hoger onderwijs staat ingeschreven en aan de Universiteit Leiden het collegegeld hebt betaald, moet je, om in aanmerking te komen voor restitutie van collegegeld, bij dit formulier het bewijs van beëindiging van de inschrijving van de andere instelling voegen. Geef de datum aan waarop je de inschrijving wilt beëindigen. Hou daarbij rekening met de voorgeschreven termijn waarop beëindiging van de inschrijving mogelijk is. Deze termijn wordt genoemd in de toelichting op de procedure. Geef de reden aan op grond waarvan je je inschrijving wilt beëindigen. Vul de datum in waarop je voor het eerst bent ingeschreven in de propedeutische fase of vul de datum in waarop de omstandigheid is ontstaan op grond waarvan je je inschrijving wilt beëindigen. Zie voor nadere bepalingen van data de toelichting bij de procedure. Denk eraan dat je vanaf het moment van uitschrijving geen recht meer op studiefinanciering en de OV-kaart hebt. Vergeet dus niet op tijd de OV-kaart in te leveren. Als je uitschrijft over een periode dat je nog wel de OV-kaart in je bezit had, ontvang je een rekening van de Informatie Beheer Groep van ongeveer 140 per maand dat je in die periode de OV-kaart in je bezit had. Veder zal alle in die periode ontvangen studiefinanciering direct worden teruggevorderd. Bijlagen Voeg het bewijs van inschrijving van dit en eventueel van het volgend collegejaar bij. Let op: het gaat om het bewijs van inschrijving, niet om de identiteitskaart (met je foto). Deze kaart mag je wel houden. Tegelijk met je collegekaart heb je ook twee verklaringen van inschrijving ontvangen. Als je ze nog niet voor andere doeleinden hebt gebruikt moet je deze verklaringen ook meesturen. Bij ziekte dien je een artsverklaring bij te voegen waarin staat vermeld dat je door ziekte niet of verminderd in staat bent te studeren. Ook moet er in staan wanneer je ziek bent geworden. Je kunt eventueel voor zo n verklaring terecht bij de Gemeenschappelijke Bedrijfsgezondheidsdienst (GBGD). Het adres vind je achteraan deze toelichting.
Bij bijzondere familieomstandigheden dien je een verklaring van een deskundige bij te voegen. In deze verklaring dient de datum te worden vermeld waarop de omstandigheden begonnen. Ook moet de deskundige verklaren dat de omstandigheden je (grotendeels) belemmeren te studeren. Bij zwangerschap is een verklaring van de verloskundige of huisarts nodig. Als er sprake is van bijzondere onderwijskundige omstandigheden dien je een verklaring van de studieadviseur bij te voegen waaruit blijkt dat gedurende langere tijd geen onderwijs kan worden gevolgd Bij bijzondere persoonlijke omstandigheden dien je een eigen, schriftelijke verklaring bij te voegen. Hierin zet je duidelijk uiteen waarom jij vindt dat de inschrijving moet worden beëindigd. Vergeet niet het formulier te ondertekenen! Als benodigde bewijzen of bijlagen ontbreken, wordt het verzoek op eigen risico in zijn geheel aan je teruggestuurd. Het volledige verzoek kan worden ingediend bij de Informatiebalie van het Studenteninformatiecentrum Plexus. Voor eventuele vragen kun je daar ook terecht. Het adres en telefoonnummer vind je achter aan deze toelichting. Is je situatie zo ingewikkeld dat deze toelichting je geen duidelijkheid biedt, maak dan een afspraak met een studentendecaan. Het adres en telefoonnummer vind je achter aan deze toelichting. Procedure Gronden voor de beëindiging van de inschrijving en de termijnen waarin dat kan Tijdens het studiejaar kan de inschrijving als student op een aantal gronden worden beëindigd. Deze gronden zijn in de Wet op het Hoger onderwijs en Wetenschappelijk onderzoek (WHW) vastgelegd. Hieronder vind je ze opgesomd, met bij de uitleg tussen haakjes het artikel in de wet waar ze terug te vinden zijn. Je kunt je inschrijving beëindigen: 1. als je voor de eerste keer bent ingeschreven voor een propedeuse; 2. als je afstudeert; 3. in het geval van ziekte of bijzondere familieomstandigheden; 4. als je gedurende langere tijd geen (praktisch) onderwijs kan volgen; 5. bij bijzondere persoonlijke omstandigheden. ad 1. Uitschrijving in het eerste jaar van inschrijving in de propedeuse (WHW art. 7.42 eerste lid onder c) Als je voor het eerst de propedeuse volgt, kan de inschrijving worden beëindigd met ingang van de tweede maand volgend op de maand waarin het verzoek is ingediend. Bijvoorbeeld: als je een verzoek tot beëindiging indient op 10 oktober, kan de beëindiging van de inschrijving op z n vroegst plaatsvinden op 1 december. ad 2. Uitschrijving op grond van afstuderen (WHW art. 7.42 eerste lid onder a) Als je een doctoraalexamen, bachelorexamen, masterexamen, artsexamen of afsluitend examen van de lerarenopleiding hebt gehaald, kun je de inschrijving beëindigen met ingang van de maand volgend op de maand waarin dat plaatsvond. Hiervoor moet je het verzoek uiterlijk in de maand volgend op de maand waarin je afstudeert indienen. Als je het verzoek later indient, wordt de inschrijving met ingang van de eerste hele maand volgend op de maand waarin je het indient beëindigd. De afstudeerdatum is die datum waarop door of namens de examencommissie is vastgesteld dat je aan de vereisten voor het afsluitend examen hebt voldaan. Vaak is dit een eerdere datum dan de datum waarop de buluitreiking is. Bijvoorbeeld: als op 15 januari door de examencommissie is vastgesteld dat je hebt voldaan aan de vereisten voor het afsluitend examen, dan kan de inschrijving op 1 februari worden beëindigd, ook al is de buluitreiking pas half februari. Dien je het verzoek tot uitschrijving echter pas in maart in, dan wordt de inschrijving per 1 april beëindigd.
ad 3. Uitschrijving op grond van ziekte of bijzondere familieomstandigheden (WHW art. 7.42 eerste lid onder b) De inschrijving kan op deze gronden pas worden beëindigd met ingang van de derde volle maand nadat je ziek bent geworden of nadat de bijzondere omstandigheden zich hebben voorgedaan. Deze termijn is in de WHW vastgelegd. Onder ziekte worden zowel lichamelijke als geestelijke aandoeningen verstaan. Bij bijzondere familieomstandigheden kan worden gedacht aan ernstige of langdurige ziekte van een ouder, partner of kind waardoor een zodanig beroep op de student wordt gedaan dat de studie niet meer kan worden voortgezet. Zwangerschap wordt als een bijzondere familieomstandigheid gezien. Bijvoorbeeld: als je ziek bent vanaf 10 oktober kan de inschrijving op zijn vroegst worden beëindigd op 1 januari. Je kunt het verzoek om de inschrijving te beëindigen op grond van ziekte en bijzondere familieomstandigheden indienen tot uiterlijk in de maand augustus van het studiejaar waarin sprake was van die omstandigheden. ad 4. Uitschrijving op grond van het feit dat je voor langere tijd geen (praktisch) onderwijs kan volgen (WHW art. 7.42 eerste lid onder d) Als je door de manier waarop de opleiding is ingericht voor langere tijd geen onderwijs kunt volgen, kan de inschrijving worden beëindigd met ingang van de eerste maand volgend op de maand waarin je het verzoek tot beëindiging van de inschrijving hebt ingediend. Hierbij wordt geen rekening gehouden met collegevrije periodes Bijvoorbeeld: als je het verzoek indient op 15 maart dan kan de inschrijving worden beëindigd op 1 april. ad 5. Uitschrijving op grond van bijzondere persoonlijke omstandigheden (WHW art. 7.42 eerste lid onder e) Je kunt volgens de wet een verzoek tot beëindiging van je inschrijving indienen als er sprake is van een redelijk verzoek. Als het niet mogelijk is om je uit te schrijven op één van de gronden 1 tot en met 4, kun je een dergelijk verzoek indienen. De inschrijving kan worden beëindigd met ingang van de tweede hele maand volgend op de maand waarin het verzoek is ontvangen. Het verzoek wordt gehonoreerd als er, gezien je omstandigheden, niet mag worden verwacht dat je de studie voortzet in dat studiejaar. Er moet sprake zijn van een ingrijpende wijziging in je persoonlijke situatie. De wijziging moet zijn ontstaan na het begin van het studiejaar. Je moet bovendien aannemelijk kunnen maken dat je je niet had ingeschreven voor dit jaar als je van tevoren op de hoogte zou zijn geweest van de veranderingen. Bijvoorbeeld: wanneer je het verzoek indient op 10 oktober, kan de beëindiging van je inschrijving plaatsvinden op 1 december. Let op: als je inschrijving op deze grond is beëindigd, kun je in hetzelfde studiejaar niet opnieuw inschrijven. Overige informatie Restitutie van het collegegeld Als je inschrijving wordt beëindigd wordt het collegegeld voor elke maand die nog van het studiejaar resteerde automatisch gerestitueerd. Als je bent ingeschreven voor meer opleidingen, wordt alleen restitutie verleend als je alle opleidingen hebt beëindigd. Studiefinanciering Met ingang van de maand waarin je inschrijving is beëindigd, vervalt het recht op studiefinanciering. Dit is alleen het geval als je voor alle opleidingen waarvoor je ingeschreven staat als voltijdstudent je inschrijving beëindigt. Je moet zelf je studiefinanciering stoppen door een Wijzigingsformulier naar de Informatie Beheer Groep (IBG) te sturen. ( zie ook onder Beëindiging inschrijving ) Voor studenten kan het onderbreken van de studie ernstige consequenties hebben voor de studiefinanciering als de studie na de maand waarin de student 30 is geworden wordt hervat. Het is daarom raadzaam om in een voorkomende situatie vooraf informatie in te winnen bij de Informatie Beheer Groep.
Bindend Studieadvies Als propedeusestudent val je onder het Leids studiesysteem. Dat heeft ondermeer tot gevolg dat je niet met een studie mag doorgaan als je in de eerste studiejaren onvoldoende studiepunten behaalt. Als je in het eerste jaar van inschrijving voor een propedeuse voor 1 februari te kennen geeft dat je de inschrijving wilt beëindigen en die inschrijving ook daadwerkelijk beëindigt, dan kan je een volgend studiejaar weer beginnen met die propedeuse. Regeling financiële ondersteuning studenten 2000 Als je vanwege ziekte of bijzondere familieomstandigheden de inschrijving beëindigt, kun je dit pas doen na een periode van tenminste twee maanden nadat de omstandigheden zich hebben voorgedaan. In deze periode zal je geen studieresultaten hebben behaald en dus studievertraging hebben opgelopen. Je doet er verstandig aan deze periode van studievertraging binnen 30 dagen nadat de vertraging zich heeft gemanifesteerd te melden bij je studieadviseur. Dit met het oog op een eventuele uitloop van de studie en een daaruit voortvloeiend beroep op het de Regeling financiële ondersteuning studenten 2000. Herinschrijving Als gedurende hetzelfde studiejaar je omstandigheden zodanig wijzigen dat je de studie wilt hervatten, kun je in dat jaar opnieuw inschrijven. In dat geval moet je voor het resterende deel van het studiejaar opnieuw collegegeld betalen. Let op: als je inschrijving is beëindigd op grond van bijzondere persoonlijke omstandigheden, is het niet mogelijk om je hetzelfde studiejaar weer in te schrijven. Meer informatie Meer informatie over deze regeling kun je vinden in het instellingsgedeelte van het Studentenstatuut: http://www.studentenstatuut.leidenuniv.nl/ Eventuele wijzigingen in deze regeling worden gepubliceerd in de Mare onder Student en Zaken. Voor mondelinge informatie kun je contact opnemen met de Informatiebalie. Het adres vind je hieronder. Augustus 2005 Adressen Informatiebalie bezoekadres: Plexus, Kaiserstraat 25, Leiden. openingstijden: maandag tot en met vrijdag van 9 tot 17 uur. telefoonnummer: 071 527 8011. e-mailadres: informatiecentrum@ics.leidenuniv.nl Informatie Beheer Groep: bezoekadres servicepunt Den Haag: Koninginnegracht 12 B/13, 2514 AA Den Haag telefoonnummer: 050 599 7755 internetadres: www.ib-groep.nl Gemeenschappelijke Bedrijfsgezondheidsdienst (GBGD) op afspraak. telefoonnummer: 071 527 8015 bezoekadres: Rijnsburgerweg 10 (Poortgebouw) te Leiden. Studentendecanen op afspraak of gedurende inloopspreekuur maandag tot en met vrijdag van 15.30 tot 16.30 uur bezoekadres: Plexus, Kaiserstraat 25, Leiden telefoonnummer: 071 5278011 e-mailadres: decanen@ics.leidenuniv.nl