agendapunt 04.B.03 1115213 Aan Commissie Waterkwaliteit PROJECT AHR T&T - TWEEDE TRANCHE Voorstel Commissie Waterkwaliteit 02-12-2014 I. De conclusies met betrekking tot de deelprojecten Strategisch assetmanagement (deelproject 3), Periodieke informatievoorziening (deelproject 6.1), Engels onderzoek (deelproject 7) in het voorstel onder kopje toelichting paragraaf 5 genummerd 8 t/m 10 vast te stellen. II. Vast te stellen dat het project AHR T&T is afgerond. Advies Commissie Waterkwaliteit 02-12-2014
Project AHR T&T tweede tranche 1. Probleemstelling context De Verenigde Vergadering heeft in 2011 een aparte onderzoekscommissie PPS/AHR ingesteld naar de toekomstbestendigheid van het DBFO-contract met Delfluent. In mei 2013 is de eindrapportage door de Verenigde Vergadering vastgesteld en zijn de aanbevelingen van de onderzoekscommissie door het College van D&H overgenomen. De aanbevelingen zijn verwerkt in een plan van aanpak waarin een vervolgtraject onder de projectnaam Afvalwater Haagse Regio Toekomstbestendig en Transparant (project AHR-T&T) is uitgerold. Het gaat hier in totaal om negen deelprojecten die over een periode van anderhalf jaar worden uitgevoerd. Inmiddels zijn zes deelprojecten gereed gekomen. Voor deelproject 3, Strategisch Assetmanagement, zijn in de voorliggende rapportage de toe te passen principes van assetmanagement opgenomen. Met de deelprojecten 2. 4.1 4.2, 5 en 6.1 zijn bouwstenen opgeleverd voor het opmaken van het strategisch assetmanagement beleid. Ook de toekomstagenda Delfland Delfluent, die thans wordt voorbereid, zal input leveren voor het nieuwe beleid gericht op het strategisch managen van assets voor de zuiveringen van Delfland. Voor de oplevering van het in het vooruitzicht gestelde volledige eindresultaat is derhalve meer tijd en informatie nodig. De beoogde verbeteringen in het strategisch assetmanagement waarin op inhoudelijk niveau (op het gebied van zuiveringen en transport) voor de zuiveringen voorstellen worden gedaan t.a.v. toekomstige ontwikkelingen, investeringen en beheer en onderhoud, zullen jaarlijks zichtbaar worden gemaakt in de periodieke informatievoorziening aan de Verenigde Vergadering (deelproject 6.1). In deze tweede tranche van deelprojecten zijn de volgende resultaten opgeleverd: De principes van Strategisch assetmanagement zuiveringen Delfland (deelproject 3); Periodieke informatievoorziening aan de Verenigde vergadering (deelproject 6.1); Engels onderzoek naar PPS-contracten (deelproject 7). In voorliggende notitie zijn de uitkomsten van deze tweede tranche aan deelprojecten opgenomen. Vervolgens zijn die uitkomsten van de tweede tranche in verbinding gebracht met de eerste tranche in termen van conclusies en vervolgstappen. Hiermee is het beoogde eindresultaat van de ad hoc onderzoekscommissie te weten, een verscherpte focus van bestuur en organisatie op een transparante en toekomstbestendige bedrijfsvoering van het zuiveren van afvalwater binnen Delfland, gerealiseerd. Project AHR-T&T heeft een proces op gang gebracht van transparante informatievoorziening en een toekomstbestendige aanpak van de zuiveringen van Delfland. Leerpunten uit het project zijn geborgd in de organisatie en er zijn twee vervolgprocessen opgestart, te weten: 1. Een gezamenlijke toekomstagenda tussen Delfland en Delfluent. Deze toekomstagenda is reeds aangekondigd in de eerste tranche van deelprojecten en daar vindt nu uitwerking op plaats; 2. Inrichten van strategisch assetmanagement voor alle vier de zuiveringen van Delfland.
2. Beoogd effect Met dit voorstel wordt de Verenigde Vergadering op de hoogste gesteld van de uitkomsten van de tweede tranche aan deelprojecten in het kader van het project AHR-T&T. De Verenigde Vergadering onderschrijft een negental conclusies en de overall conclusie waarmee de nieuwe inzichten worden vastgelegd en de sturing op het DBFO-contract en het zuiveringsbeheer worden geoptimaliseerd. Daarmee is het project AHR T&T afgerond en is permanente invulling gegeven aan de aanbevelingen van de ad hoc onderzoekscommissie PPS/AHR. De resultaten van het project krijgen hun beslag in twee vervolgprocessen, te weten: 1. Delfland stelt samen met Delfleunt een toekomstagenda op waar de resultaten van het project AHR T&T en nieuwe ontwikkelingen een plaats zullen krijgen; 2. Delfland zal voor alle vier de zuiveringen strategisch assetmanagement inrichten. 3. Kernboodschap De aanbevelingen uit het onderzoeksrapport Toekomstbestendigheid PPS zijn uitgewerkt en worden doorgevoerd in de Delfland organisatie. Daarmee werkt Delfland aan een toekomstgerichte en transparante besturing van de PPS. De PPS partners Delfland en Delfluent hebben inmiddels een start gemaakt met het inventariseren van mogelijke onderwerpen voor een toekomstagenda. 4. Historie - eerdere besluitvorming Op basis van een plan van aanpak, vastgesteld in september 2013 is in juni 2014 door de Verenigde Vergadering een eerste tranche met opgeleverde producten vastgesteld naar de toekomstbestendigheid van het DBFO-contract met Delfluent. Een eerste tranche producten waarin uitwerking is gegeven aan de aanbevelingen van de onderzoekscommissie naar het functioneren van het DBFO-contract. In chronologische volgorde de historie van de eerdere besluit- en informatiemomenten: 28 april 2011: De Verenigde Vergadering is akkoord gegaan met het instellen van de onderzoekscommissie ten behoeve van het onderzoek naar de toekomstbestendigheid van het DBFO-contract met Delfluent (kenmerk 947822); 27 oktober 2011: De onderzoekscommissie PPS/AHR is ingesteld (kenmerk 959356); 11 september 2012: De onderzoekscommissie PPS/AHR heeft de eerste voortgangsrapportage opgeleverd (kenmerk 1014101); 13 november 2012: De tweede voortgangsrapportage van de onderzoekscommissie PPS/AHR is opgeleverd met de eerste resultaten van het onderzoek (kenmerk 1035232); 18 april 2013: Het eindrapport van de onderzoekscommissie PPS/AHR is opgeleverd; 23 mei 2013: De eindrapportage van de onderzoekscommissie is vastgesteld door de Verenigde Vergadering en zijn alle aanbevelingen overgenomen (kenmerk 1069392); 26 september 2013: het plan van aanpak voor de uitvoering van het project AHR-T&T is vastgesteld (kenmerk 1081231); 29 oktober 2013: tijdens de informatieve Verenigde Vergadering is een presentatie gehouden door KPGM over de voortgang van de ontwikkeling van een toetsinstrument (deelproject 4.1) het opstellen van een vergelijkende businesscase (deelproject 4.2); 27 maart 2014: tijdens de informatieve Verenigde Vergadering zijn de resultaten gepresenteerd van de uitkomsten van de optimalisatiestudie van de vier zuiveringen (deelproject 2) en de vergelijkende businesscase (deelproject 4.2); 5 juni 2014: Eerste tranche producten in het kader van AHR-T&T (kenmerk 1109050). De VV heeft hier zeven conclusies vastgesteld en opdracht gegeven om samen met Delfluent te komen tot een gezamenlijke toekomstagenda. 5. Regelgeving en Beleid Dit voorstel ligt in lijn met: Twee beleidsnotities over de strategie op het zuiveringsbeheer die zijn vastgesteld in september 2012 (kenmerk 993663) en september 2013 (kenmerkl081231); Besluitvorming door de Verenigde Vergadering en het College van D81H om uitvoering te geven aan de aanbevelingen van de onderzoekscommissie PPS/AHR zoals verwoordt in het eindrapport; 2
Strategisch deel Waterbeheerplan 5; VV-notitie AHR-T&T eerste tranche (kenmerk 1109050); Bestuursakkoord water, april 2011; 6. Financiën Voor 2014 is 350.000,00 beschikbaar (budgetnummer 55730/431056/100066). Het project blijft binnen de geraamde begroting. 7. Duurzaamheid Het duurzaamheidbeleid van Delfland en het klimaatakkoord Unie-Rijk zijn uitgangspunten bij de uitwerking van de kringloopsluiting van de afvalwaterketen. 8. Organisatorische en personele consequenties Voorliggend voorstel heeft geen organisatorische of personele consequenties. 9. OR/GO Niet van toepassing. 10. Risico- en beheersmaatregelen Niet van toepassing. 11. Communicatie (in- en extern) Niet van toepassing. 12. Bekendmaking en vervolgprocedure Er is geen specifieke procedure nodig voor bekendmaking. Met Delfluent is inmiddels gestart met opstellen van een gezamenlijke toekomstagenda waarmee de opgedane kennis, na uitvoering van de aanbevelingen van de onderzoekscommissie PPS/AHR geborgd worden. Deze toekomstagenda biedt daarbij een perspectief op de toekomstige samenwerking en goede uitvoering van het DBFO-contract. De verwachting is dat eerste kwartaal 2015 een gezamenlijke toekomstagenda kan worden opgeleverd. 13. Bevoegd orgaan De Verenigde Vergadering van Delfland is belast met het vaststellen van de strategie en de visievorming van het waterschap. Op grond daarvan kan de Verenigde Vergadering een besluit nemen tot het vaststellen en onderschrijven van conclusies die een opmaat zijn van een strategische koers op het zuiveringsbeheer. De Verenigde Vergadering ontleent zijn bevoegdheid aan art. 77 Waterschapswet. 14. Toelichting 1. Inleiding Vanaf september 2013 heeft Delfland uitvoering gegeven aan een negental deelprojecten die in het teken staan van de toekomstbestendigheid en transparantie van het DBFO-contract met Delfluent. Een negental deelprojecten dat tot stand is gekomen naar aanleiding van de aanbevelingen van de ad hoc commissie PPS/AHR. In juni 2014 is een eerste tranche met zes deelproducten opgeleverd. In voorliggende tweede tranche worden de laatste drie deelprojecten afgerond en de rapportages daarvan opgeleverd. Het gaat hier om de volgende drie deelprojecten: Strategisch asset management (deelproject 3; Periodieke informatievoorziening (deelproject 6.1); Engels onderzoek PPS-contracten (deelproject 7). 3
Bovenstaande drie deelprojecten hebben allen een eigen rapportage opgeleverd die als bijlage zijn bijgevoegd. In onderstaande paragrafen zijn de resultaten van deze drie deelprojecten samenvattend weergegeven. Met het afronden van alle deelprojecten is de balans in concluderende zin opgemaakt. Deelconclusies en een overall conclusie (rode draad door alle deelprojecten) is in een apart hoofdstuk opgenomen waarmee het project AHR-T&T kan worden afgerond. De resultaten eindigen niet in voorliggende notitie en rapportages. Het project heeft gezorgd voor verbeteringen in de transparantie van de werking van het DBFO-contract in specifieke zin en in de zuiveringen in algemene zin die zijn geborgd in werkprocessen van het zuiveringsbeheer. Daarnaast heeft dit project enkele vervolgstappen opgeleverd. Deze vervolgstappen zijn in de laatste paragraaf weergegeven. 2. Strategisch Asset management zuiveringen Delfland (deelproject 3) Hoe kan strategisch assetmanagement het bestuur van Delfland meer knoppen geven in het bepalen van een strategische richting voor de realisatie van de doelstellingen voor de kerntaak Gezuiverd Afvalwater? Voor het bepalen van de strategie is optimaal inzicht in het speelveld een vereiste. In de rapportage is in een mindmap het speelveld gevisualiseerd en ingedeeld naar de asset management sturingscategorieën, prestaties, kosten en risico s. Strategisch assetmanagement stuurt op het bereiken van de strategische doelen uit het waterbeheerplan. De methode brengt samenhang tussen verschillende onderdelen van de bedrijfsvoering, verhoogt de transparantie over de functionele en economische waarde, nu en in de toekomst van de assetsystemen, en legt een relatie met de prognoses en toekomstscenario s. Het daarmee verhoogde inzicht vergroot de voorspelbaarheid van keuzes en draagt bij aan kwaliteit van assetmanagement besluiten. Door assetmanagement in te voeren gaat Delfland mee in de ontwikkelingen in het managen van infrastructuren. Eigenlijk gaat het om een bedrijfsvoeringmodel dat deels bestaande en deels nog niet bestaande informatie aan elkaar knoopt ten bate van betere besluitvorming over assets en assetmanagementstrategieën. Delfland doet al aan assetmanagement, we maken keuzes bij het inrichten, investeren en exploiteren van infrastructuren. De oude focus op kostenreductie en vervanging is niet langer leidend. Keuzes over het toekomstige uiterlijk van de infrastructuren moeten zichtbaar zijn in het assetmanagement van vandaag. Dit wordt bereikt door het invoeren van strategisch assetmanagement. Het verbeteren van strategisch assetmanagement voor het taakveld Gezuiverd Afvalwater om het meer toekomstgericht en transparant te maken, is mede ingezet door de verschillende deelprojecten die uitgevoerd zijn in het kader van AHR T&T. Inzichten in sturingsmogelijkheden zijn vergroot (samenvatting DBFO contract, kennisontwikkeling contractmanagement PPS, ontwikkeling rapportage over de PPS), de kosten van de twee businessmodellen zijn vergeleken, er is een toetsinstrument ontwikkeld specifiek gericht op de kostenontwikkeling en scenario s voor de PPS, de administratieve verwerking van de PPS is verbeterd en de inzichten in de optimalisatiekansen voor de zuiveringen zijn vergroot. In het eindrapport voor AHR T&T deelproject 2 Optimalisatie zuiveringscapaciteit zijn op tactisch niveau benutting en optimalisatiekansen voor de afvalwaterzuiveringen in kaart gebracht. Daarbij is uitgegaan van de huidige bekende taakstelling voor Gezuiverd Afvalwater. Naast de afstemming op de prognoses tot 2035 is tevens zichtbaar gemaakt dat de capaciteit van de zuiveringen ook benut wordt voor de taakvelden Schoon Water en Voldoende water. Voortst is in dit project een strategie ontwikkeld om op middellange termijn meer waarde te kunnen creëren met de assets. Assets zijn een middel om de strategische doelen van de organisatie te realiseren en daarmee waarde te creëren voor de organisatie. Strategisch Assetmanagement richt zich in eerste 4
instantie op het verbinden van het lange termijn beleid van Delfland met de wijze waarop we onze assets en vooral assetsystemen beheren. Het is daarbij belangrijk dat de assetmanagement strategie in lijn is gebracht met de koers van het Waterbeheerplan 5. Assetmanagement stuurt op het optimaliseren van kosten, prestaties en risico s en is gericht op het optimaliseren van de levensduurwaarde van de assets. Het is multidisciplinair, integreert de verschillende disciplines en legt verbindingen tussen de verschillende sturingsniveaus. 3. Periodieke informatievoorziening Verenigde vergadering (deelproject 6.1) Transparantie wordt gerealiseerd door een optimale informatievoorziening. De kwaliteit van de informatievoorziening is basisvoorwaarde voor bestuurbaarheid. De scope van dit deelproject is bepaald door de aanbeveling van de VV om de VV in het vervolg jaarlijks over de volle breedte van de overeenkomst te informeren, waarin zowel terug- als vooruit gekeken wordt. De grote belangen verbonden aan het PPS-contract, de gewenste scope en de integrale kwaliteit van de informatie maken het gebundeld bijeen brengen van het relevante materiaal, het gericht analyseren en het adequaat rapporteren via een jaarlijks uit te brengen rapport over het afvalwater in de Haagse Regio noodzakelijk. Uit die rapportage kan vervolgens worden geput voor de input van de P&C cyclus producten. Toelichting jaarrapport Afvalwater Haagse Regio. Het Jaarrapport Afvalwater Haagse Regio wordt een rapportage op assetsysteemniveau waarin op basis van de resultaten van de lopende bedrijfsvoering en inzicht voorzienbare ontwikkelingen keuzes over het toekomstige uiterlijk van de infrastructuur van AHR, en de wijze waarop ze aangestuurd wordt, zichtbaar worden gemaakt. Daarmee wordt aangesloten op zowel de in het onderzoeksrapport AHR Toekomstbestendig en Transparant geschetste informatiebehoefte evenals de in deelproject 3 Strategisch Asset Management geschetste behoefte aan verbinding van informatie over de verschillende onderwerpen gerelateerd aan assetmanagement. De inhoud van het rapport zal zich richten op de volgende hoofdonderwerpen: Voortgang DBFO contract: prestaties, kosten, gebeurtenissen; Assetmanagagement: assets AHR, afvalwaterketen, investeringsplannen door Delfland; Trends en ontwikkelingen: innovaties, omgevingsontwikkelingen, ontwikkelingen in relatie tot het businessmodel PPS. Het jaarrapport wordt gekoppeld aan de periodieke begrotingsplanning van Delfland (P&Ccyclus). Hiermee staat de jaarrapportage over de zuiveringen niet los maar is ingebed in de reguliere cycli van Delfland. In het Jaarrapport Afvalwater Haagse Regio wordt de lopende bedrijfsvoering geëvalueerd en verbindt de resultaten aan de toekomstige ontwikkelingen. Hieruit volgen aanbevelingen voor sturing in de PPS. Het wordt een toekomstgerichte rapportage en is daarmee een logische grondslag voor de besluitvorming over de meerjarenbegroting en het investeringsprogramma van de komende jaren. Het DBFO-contract kent een aantal rapportages die het voorgaande jaar evalueren. De belangrijkste rapporten zijn: Reconciliatierapport met daarin de definitieve afrekening van het voorgaande jaar en de vaststelling van de Service Fee voor het komende jaar; Milieujaarverslag met daarin de verantwoording van de zuiveringsprestaties. Beide rapporten worden in het eerste kwartaal opgesteld. Het rapportageproces voor de begroting loopt tussen mei en augustus en sluit daarmee goed aan op die van het DBFO 5
contract. De inrichting van het jaarrapport zal ter hand worden genomen. In dat proces zal afstemming met onze PPS partners en afstemming over de koppeling van de uitkomsten van het jaarrapport aan de producten in P&C cyclus worden gerealiseerd. Verwacht mag worden dat er in 2015 voor de eerste maal beschikt kan worden over het jaarrapport van 2014. 4. Externe kennis PPS-contracten (deelproject 7) De commissie AHR/PPS heeft de volgende aanbeveling geformuleerd: Omdat de leerpunten van de Engelse onderzoeken voor Delfland relevant zijn en het inzicht in de werking van het DBFO-contract kunnen vergroten, wordt aan de VV aanbevolen de Engelse onderzoeken te blijven volgen. Bij de uitwerking van het onderzoek naar leerervaringen met PPS projecten, een onderdeel van de uitwerking van een van de deelprojecten uit het project Afvalwater Haagse Regio Toekomstbestendig & Transparant, is de scope van het onderzoek verbreed naar ervaringen uit meerdere Europese landen. Verder worden de volgende vragen beantwoord: Welke netwerken en kennisbronnen zijn beschikbaar in Engeland, Nederland, Duitsland en de EU waaruit voor de PPS met Delfland relevante kennis en inzichten kunnen worden verworven? Op welke wijze organiseert Delfland dat relevante nieuwe inzichten worden toegevoegd aan de aan het DBFO contract met Delfluent gerelateerde processen? De eerste inhoudelijke oogst aan relevante aanbevelingen en ervaringen van publieke partijen in met name Nederland en Duitsland met een DBFO contract gaan vooral om de verschillen (en de gevolgen daarvan) in de mindset van de publieke partij ten opzichte van de private partij. Deze laten zich als volgt samenvatten: 1. Met een langjarig DBFO contract leggen partijen op papier een groot aantal zaken vast. De lopende bedrijfsvoering, de verantwoording van inzet en prestaties, het toezien op de naleving van alle verplichtingen en de buiten contract vallende casusposities leveren een permanente onderhandelingspositie op. 2. De publieke partij is in vergelijking met de private partner(s) daartoe het minst toegerust. Oorzaken liggen in de gelaagdheid van de publieke organisatie, de wisselingen in vertegenwoordiging (ambtelijk en bestuurlijk), de anderssoortige belangen & mentaliteit (financieel versus maatschappelijke & bestuurlijke belangen), onvoldoende bewustzijn over de beschikbaarheid & ontwikkeling van noodzakelijke onderhandelingsvaardigheden. 3. Investeer in opzet en behoud van continue discipline & expertise & energie in het contractmanagement. Daarmee worden de overeengekomen c.q. extra te boeken resultaten (al dan niet) veilig gesteld. Voor de concrete verzamelde aanbevelingen wordt verwezen naar hoofdstuk 4 van de deelrapportage. Inrichting kennismanagement DBFO contracten. In Nederland is met name op rijksniveau de laatste 15 jaar veel ervaring opgedaan met het aangaan en de werking van DBFO contracten. De Algemene Rekenkamer brengt elke twee jaar voortgangsrapportages uit aan het landsbestuur. Delfland heeft zich inmiddels verzekerd van de toegang tot gestructureerde informatie van twee hier te lande opgerichte kennisinstituten op het terrein van PPS-en (PPS-Netwerk en PPS-Support). Contractteam heeft de verantwoordelijkheid voor de integrale naleving en tenuitvoerlegging van het contract. Multidisciplinaire aspecten zoals assetmanagement, risicomanagement, milieu- en kwaliteitsmanagement, financiën, fiscaliteit, juridisch en civiele- en procestechnologische kennis kunnen aan de orde zijn. Op al deze onderwerpen kunnen ontwikkelingen plaatsvinden welke mogelijk relevant zijn. De in het deelrapport genoemde informatiebronnen leveren input voor het aansturen en bijsturen van de PPS met Delfluent. De relevantie van kennis en ervaringen is onder andere afhankelijk van de fase waarin het contract zich bevindt. Zo is, anno 2014, de kennis en ervaring met betrekking tot de handbackfase (einde contractperiode) al relevant voor de aansturing van assetmanagement. Het bijhouden van kennis en ervaringen binnen het vakgebied en het leren en verbeteren is een kerntaak van het contractteam van Delfland. Zij ontwikkelt en beheert een bibliotheek 6
van kennisrapporten, gerelateerd aan de projectfasen van het DBFO-contract met Delfluent BV. Het contractteam zal zorgdragen voor het inzamelen van relevant DBFO materiaal c.q. het ontsluiten van die kennis en ervaringen voor de gehele organisatie. Relevante ontwikkelingen worden opgenomen in het jaarrapport PPS. 5. Conclusies In totaal heeft de uitwerking van het project AHR-T&T geresulteerd in negen deelconclusies en één overall conclusie. Van de deelconclusies zijn de eerste zeven al eerder opgenomen in de rapportage over de eerste tranche aan deelproducten (VV-notitie van juni 2014 kenmerk 1109050). Hieronder zijn die zeven conclusies samenvattend opgenomen. De tweede tranche aan deelproducten levert de laatste twee deelconclusies op. Deze zijn gekoppeld aan de drie deelprojecten die in tweede tranche zijn opgeleverd. Deze paragraaf eindigt met de overall conclusie van het gehele project AHR-T&T. 1. Zuiveringen op orde: De vier zuiveringen hebben voldoende capaciteit om die autonome groei te kunnen verwerken. Er is voor wat betreft dit punt voor de korte termijn geen aanleiding om in de toekomst nieuwe of extra investeringen te doen 2. Inzet van reservecapaciteit: Komende jaren zal de reservecapaciteit van het transportsysteem van de zuiveringen onverminderd ingezet worden om neerslagpieken te blijven afvoeren. Hiermee kan extra water uit het gebied worden verwerkt ten bate van de programma's schoon en voldoende water. 3. Hoog tarief door NIMBY: De locatie van AWZI Harnaschpolder nabij Schipluiden is een dominante factor in de hoogte van het zuiveringstarief van Delfland. Als gevolg van het NIMBY effect heeft Delfland een zuivering moeten bouwen op een financieel onaantrekkelijke locatie in het gebied. 4. Weinig verschil exploitatie zuiveringen: De vergelijkende businesscase naar de exploitatiekosten van regio zuid en noord en de vergelijking tussen awzi Harnaschpolder en awzi Amsterdam West laten maar zeer kleine verschillen zien. 5. Ketenintegratie: De integratie van riolering en zuivering levert op termijn verbeteringen op in de prestaties en vermindering van de kosten. Aan het ideale einddoel van real time control van de afvalwaterketen wordt samen met gemeenten hard gewerkt. 6. Afkoppelen: In samenwerking met gemeenten zal (daar waar doelmatig) worden ingezet op het afkoppelen van verhard oppervlak op de riolering. Dit is een langjarig proces dat enkele decennia zal duren omdat het gekoppeld is aan het investeringsritme van gemeenten. 7. Gesloten kringloop: Delfland heeft in het strategisch deel van het WBP5 opgenomen dat de zuiveringen worden omgevormd tot zoetwaterfabrieken. Daarmee worden de cycli van energie, grondstoffen en water gesloten. Hiermee anticipeert Delfland op toekomstige ontwikkelen zoals klimaatverandering, strengere wet- en regelgeving en ontwikkeling van zuiveringstechnieken. 8. Permanent onderhandelen met DBFO-partner Uit de analyse van verschillende Europese evaluaties naar PPS-contracten komt naar voren dat het private karakter van de uitvoering van overheidstaken dominant is voor de samenwerkingsrelatie. Als er een ding duidelijk naar voren is gekomen dan betreft het de bewustwording dat het contract vraagt om een permanente onderhandeling. De private partij, in dit geval Delfluent, werkt vanuit een perspectief van optimaliseren van het bedrijfsresultaat binnen acceptabele (en binnen het contract geldende) risico s. Bij de samenwerking moet Delfland zich ervan doordringen dat alle veranderingen, informatievragen en contactmomenten ook onderhandelingen zijn met een private partij. Goede vaardigheden op het gebied van onderhandelen zijn geborgd in het contractteam. Onderhandelen is iets tussen personen / mensen. Het is daarom van groot belang dat de mensen die betrokken zijn bij het DBFO-contract bewust zijn van het karakter van permanente onderhandeling. Hierbij zijn kennis en vaardigheden ten aanzien van onderhandelen cruciale factoren in het welslagen van goed management op het DBFOcontract met Delfluent. 7
9. Stuurknoppen zijn in beeld Het vergroten van de transparantie en het bevorderen van de toekomstbestendigheid op het DBFO-contract heeft voor het bestuur van het waterschap stuurknoppen in beeld gebracht. Niet alleen stuurknoppen voor het DBFO-contract met onze PPS-partner Delfluent maar stuurknoppen voor het zuiveringsbeheer als geheel. a. DBFO-contract De ontwerp en bouwfase van de zuiveringen in regio Noord liggen al weer meerdere jaren achter ons. Het karakter van de samenwerking waarin Delfland en Delfluent nu verkeren is een fase van het goed beheren van de zuiveringen. Sturing op het goede beheer van de zuiveringen verloopt via de afgesproken set aan regels in het DBFO-contract. De eerste tranche deelproducten heeft laten zien dat het DBFO-contract goed in elkaar steekt en dat de risicoverdeling tussen PPS-partner en Delfland helder zijn belegd. Het ontwikkelde toetsinstrument ondersteunt het bestuur bij het vergroten van het financiële inzicht en de effecten van keuzes ten aanzien van het contract. Het bestuur van Delfland is aan zet bij het aangaan van zogenaamde changes (bijv. veranderingen in zuiveringstechniek) in het contract en bij reconsiliaties. Hierbij indachtig de notities die beschreven staan onder ad 8. de permanente onderhandeling met de DBFO-partner. Andere stuurknoppen zijn meer generiek van aard en betreffen stuurknoppen voor alle vierde zuiveringen van Delfland. Deze zijn hieronder verder uitgewerkt. b. Strategisch assetmanagement Strategisch assetmanagement brengt samenhang tussen verschillende onderdelen van de bedrijfsvoering, verhoogt de transparantie over de functionele en economische waarde, nu en in de toekomst, van de assetsystemen en legt een relatie met de prognoses en toekomstscenario s. Het daarmee verhoogde inzicht vergroot de voorspelbaarheid van keuzes en draagt bij aan kwaliteit van assetmanagement besluiten. Door assetmanagement in te voeren gaat Delfland mee in de ontwikkelingen in het managen van infrastructuren. Delfland doet al aan assetmanagement, we maken keuzes bij het inrichten, investeren en exploiteren van infrastructuren. De oude focus op kostenreductie en vervanging is niet langer leidend. Keuzes over het toekomstige uiterlijk van de infrastructuren worden zichtbaar in het assetmanagement van vandaag. c. Transparante informatievoorziening Het transparant maken van de prestaties tussen de zuiveringen, maar ook de landelijke vergelijking tussen zuiveringen onderling, maakt inzichtelijk welke toekomstige verbeteringen ten aanzien van bedrijfsprocessen mogelijk zijn. De vergelijkende businesscases en het project ten aanzien van de periodieke informatievoorziening maken de beschikbare informatie en prestaties zichtbaar en werken daarmee als een interne benchmark. Een benchmark van prestaties tussen zuiveringen onderling, met als doel de prestaties van de zuiveringen verder te verbeteren en de (operationele) kosten te verlagen. Door te blijven sturen op transparante informatievoorziening op de prestaties en kosten van de zuiveringen wordt deze daarmee ook steeds doelmatiger. d. Nieuwe ontwikkelingen Peter F. Drucker zei in 1994 het volgende over het in beeld brengen van nieuwe ontwikkelingen en het belang daarvan; Als de context van een organisatie betekenisvol verandert, dan is verandering van de organisatie dikwijls noodzakelijk of onvermijdelijk. Het is daarmee belangrijk om nieuwe ontwikkelingen in beeld te brengen en de betekenis van die ontwikkelingen te duiden. Op dat moment ontstaat er kennis over mogelijke veranderingen die doorgevoerd moeten worden. Voor de zuiveringen van Delfland zijn er belangrijke ontwikkelingen in de omgeving die mogelijk om aanpassingen vragen. In de VV-notitie (kenmerk 1109050) van de eerste tranche zijn deze nadrukkelijk aan de orde gekomen. De VV heeft vastgesteld om samen met Delfluent een toekomstagenda op te stellen, een agenda die inspeelt op betekenisvolle ontwikkelingen die op het zuiveringsbeheer afkomen. De nog in gezamenlijkheid op te stellen toekomstagenda Delfland Delfluent wordt hiermee een belangrijk instrument om te sturen op de uitwerking van deze nieuwe ontwikkelingen. 8
Met de onderwerpen die op de agenda staan maakt het bestuur op strategisch en tactisch niveau keuzes voor de toekomst van de zuiveringen van Delfland en de samenwerking met Delfluent. e. Innovatieprogramma De vierde stuurknop die in beeld is heeft betrekking op de inzet van een innovatieprogramma op de zuiveringen van Delfland. Een innovatieprogramma dat mede met Delfluent wordt vormgegeven. Met dit innovatieprogramma kan gestuurd worden op de uitwerking van nieuwe ontwikkelingen zoals genoemd in ad b. Met Delfluent is een innovatieprogramma opgezet en deze zal verder vormgegeven worden. 10. Overall Conclusie Het project AHR-T&T staat voor het bevorderen van de Transparantie en Toekomstbestendigheid van de zuiveringen in regio Noord. In onderstaande figuur is schematisch weergegeven hoe de negen deelprojecten geleidt hebben tot het verbeteren van de transparantie en toekomstbestendigheid. Delfland heeft meer kennis en inzicht gekregen in het functioneren van de zuiveringen in algemene zin, en het functioneren van het DBFOcontract in specifieke zin. In termen van een overall conclusie kan gesteld worden dat: Delfland heeft vier afvalwaterzuiveringen, met bijbehorend DBFO-contract, waarbij de informatievoorziening transparant is geworden. Door de identificatie van de stuurknoppen wordt de toekomstbestendigheid van de zuiveringen en het DBFO-contract gewaarborgd. Met de stuurknoppen in de hand kan het bestuur de toekomstige ontwikkelingen op een adequate manier het hoofd te bieden. 6. Vervolgproces De resultaten van de opleverde deelprojecten en conclusies vragen om een vervolgproces en borging van de opgedane kennis. In belangrijke mate zal de borging van de opgedane kennis in eigen huis plaatsvinden. De periodieke informatievoorziening aan de VV bevordert de vergroting van de transparantie. Implementatie van de aanbevelingen van ieder deelproject in werkprocessen zal plaatsvinden of heeft reeds plaatsgevonden. Zo wordt het toetsinstrument gebruikt voor scenarioanalyse voor begrotingen. Met enige regelmaat zal er een scan uitgevoerd worden naar evaluaties van PPS-contracten in Nederland en omringende landen. Hoewel het project AHR-T&T met voorliggende notitie is afgerond levert het ook twee vervolgprocessen op. Een van die vervolgprocessen is al aangekondigd bij de oplevering van de eerste tranche aan deelprojecten, dit is immers de Toekomstagenda Delfland Delfluent. Het tweede proces betreft het strategisch assetmanagement voor de zuiveringen van 9
Delfland. De rapportage laat zien dat strategisch assetmanagement een continu proces is. Komende jaren zal het strategisch assetmanagementplan voor de zuiveringen vorm en inhoud krijgen. Het overgrote deel van de leerervaringen van het project AHR-T&T krijgen hun beslag in dat planproces. 1. Toekomstagenda Delfland - Delfluent Met de toekomstagenda wordt het volgende resultaat beoogd: Een door Delfland en Delfluent opgestelde en gedragen toekomstagenda met relevante onderwerpen waar gezamenlijk aan gewerkt gaat worden. De onderwerpen op de agenda zijn gerubriceerd naar: bestuurlijk, organisatorisch, technisch en innovatie. De toekomstagenda wordt daarmee een instrument om samen richting te geven aan nieuwe ontwikkelingen op het gebied van het zuiveringsbeheer door middel van: Een gemeenschappelijke oriëntatie op mogelijkheden om de uitvoering van het tussen partijen afgesloten contract c.a. op het gebied van de afvalwaterzuiveringen Harnaschpolder en Houtrust te optimaliseren. Te onderzoeken welke buiten contract vallende onderwerpen zich aandienen voor nieuwe vormen van samenwerking tussen hen beiden en/of in combinatie met andere partijen, werkzaam op het terrein van de afvalwaterzuivering en/of daaraan te relateren c.q. gerelateerde terreinen. In de informatieve VV van 27 november 2014 wordt de stand van zaken gepresenteerd. Eindvoorstellen zullen worden voorgelegd aan het College van D&H en aan de aandeelhoudersvergadering van Delfluent. 2. Strategisch asset management Het invoeren van assetmanagement is een meerjarig verbeterproces. Het verbeteren van de verbinding van informatie in rapportages geeft hier een impuls aan. In begrotingen en P&C rapportages wordt al gerapporteerd over prestaties, kosten en risico s. De planhorizon is echter niet afgestemd op de levensduur van de assetsystemen en geeft geen inzicht in waarde van de assetsystemen in relatie tot langere termijn ontwikkelingen, etc. Verbetering van strategisch assetmanagement voor Gezuiverd Afvalwater start met een evaluatie waarmee in kaart wordt gebracht welke informatiebronnen en processen al onderdeel van de bedrijfsvoering zijn, welke nog niet en waar verbetering en verbinding gelegd moet worden. 15. Bijlagen 1. Eindrapport deelproject 3 Strategisch assetmanagment 2. Eindrapport deelproject 6.1 Periodieke informatievoorziening 3. Eindrapport deelproject 7 Engels onderzoek 10
Alleen in te vullen indien het een VV-voorstel betreft ** = in te vullen door team Bestuur Kenmerk VV : ** Vergaderdatum :18 december 2014 Beleidsveld : Gezuiverd afvalwater Agendapunt : ** De Verenigde Vergadering van Delfland, op voordracht van dijkgraaf en hoogheemraden van 11 november 2014, kenmerk 35169; gelezen het positieve/negatieve (bij ondertekening doorstrepen wat niet van toepassing is) advies van de commissie Waterkwaliteit; overwegende dat: - met dit voorstel uitvoering wordt gegeven aan de besluiten van de Verenigde Vergadering d.d. 23 mei 2013 (kenmerk 1069392) en d.d. 26 september 2013 (kenmerk 1081231); - de Verenigde Vergadering op 5 juni 2014 (kenmerk 1109050) het volgende vastgesteld heeft: o o De conclusies met betrekking tot de deelprojecten Verkenning optimalisatiemogelijkheden zuiveringscapaciteit (deelproject 2), Ontwikkeling van toetsinstrumentarium voor het DBFO-contract (deelproject 4.1), Vergelijkende businesscase (deelproject 4.2) en Mogelijkheden dotatie (deelproject 5.2) in het voorstel onder kopje toelichting paragraaf 8 genummerd 8.1 t/m 8.7 vast te stellen. Opdracht te geven de aanbevelingen en vervolgacties die vervat zijn in paragraaf 9 "Toekomstagenda Delfland en Delfluent" uit te werken. Gelet op: - artikel 77 van de Waterschapswet; Besluit: 1. De conclusies met betrekking tot de deelprojecten Strategisch assetmanagement (deelproject 3), Periodieke informatievoorziening (deelproject 6.1), Engels onderzoek (deelproject 7) in het voorstel onder kopje toelichting paragraaf 5 genummerd 8 t/m 10 vast te stellen. 2. Vast te stellen dat het project AHR T&T is afgerond. Aldus besloten in de openbare vergadering van 18 december 2014 De Verenigde Vergadering voornoemd, de Secretaris, de Voorzitter, mr. drs. P.I.M. van den Wijngaart mr. M.A.P. van Haersma Buma