Bijlage C Afspraken tussen ondernemingsraad en ondernemer over het achterbanberaad van de OR 1 Inleiding Per 4 maart 1998 is de Wet op de ondernemingsraden (WOR) op diverse onderdelen gewijzigd. Een van de verschillen met de oude wet is dat in de nieuwe wet een basisregeling voor de raadpleging van de achterban door de ondernemingsraad (OR) is getroffen. Op grond daarvan moet de ondernemer de OR de faciliteiten verschaffen die voor het effectief kunnen raadplegen van de achterban door de ondernemingsraad redelijkerwijs noodzakelijk zijn. In de wet is niet gekozen voor een gedetailleerde regeling, omdat de vormgeving van het contact van een OR met zijn achterban sterk afhangt van de situatie binnen de onderneming en van de onderwerpen die er spelen. De invulling van de basisregeling moet plaatsvinden op ondernemingsniveau, in het overleg tussen ondernemer en OR. Dit overleg en de voorzieningen die op grond daarvan worden getroffen, kunnen voor de OR een stimulans zijn om te komen tot een vruchtbare en doelgerichte omgang met de achterban. Met het onderstaande wordt beoogd ondernemer en ondernemingsraad behulpzaam te zijn bij het maken van afspraken over het achterbanberaad van de OR. 2 De wettelijke context Op verschillende plaatsen in de WOR zijn bepalingen opgenomen met het oog op het functioneren van de OR in relatie tot zijn achterban. Deze bepalingen richten zich soms tot de OR zelf, soms tot de ondernemer. Artikel 14 WOR bepaalt dat de OR in zijn reglement moet regelen hoe de verslagen van vergaderingen en het jaarverslag bekend worden gemaakt aan, onder meer, de in de onderneming werkzame personen. Een mogelijkheid voor de OR om werknemers bij de werkzaamheden van de OR te betrekken, is het instellen van een vaste commissie, een onderdeelcommissie of een (tijdelijke) voorbereidingscommissie. In deze commissies kunnen, binnen zekere grenzen, ook werknemers zitting hebben die geen OR-lid zijn (artikel 15 WOR). Artikel 17, eerste lid WOR verplicht de ondernemer de ondernemingsraad en de commissies van de raad het gebruik toe te staan van de voorzieningen waarover hij als zodanig kan beschikken en die de ondernemingsraad en de commissies redelijkerwijze voor het vervullen van hun taak nodig hebben. 73 Bijlage C
Artikel 17, eerste lid, is per 4 maart 1998 uitgebreid met een basisregeling voor de achterbanraadpleging die luidt: De ondernemer stelt de ondernemingsraad en de commissies van die raad in staat de in de onderneming werkzame personen te raadplegen en stelt deze personen in de gelegenheid hieraan hun medewerking te verlenen, een en ander voorzover dat redelijkerwijs noodzakelijk is voor de vervulling van de taak van de raad en de commissies. De Memorie van Toelichting (mvt) wijst erop dat, voorzover het gaat om faciliteiten voor de OR zélf, de wet al een voorziening bevat in het hierna genoemde artikel 18 WOR. Tegen de achtergrond van een binnen de bedrijfsvoering verantwoorde manier van raadplegen kan volgens de mvt onder de faciliteiten voor de achterbanraadpleging ook vallen een recht op vrijaf voor (groepen) werknemers om in werktijd geraadpleegd te worden. Te denken valt aan een voor de onderneming of een onderdeel daarvan zeer ingrijpend (voorgenomen) besluit met aanmerkelijke gevolgen voor het gehele of een groot deel van het personeel, aldus de mvt, die vervolgt: Voor minder verstrekkende besluiten waarover de ondernemingsraad de werknemers wil raadplegen zouden in termen van belasting voor de ondernemer lichtere vormen van raadpleging, zoals een schriftelijke enquête respectievelijk een bijeenkomst in de eigen tijd van de werknemers, redelijk zijn. (...) Het gaat derhalve om een redelijke verhouding tussen het in de raadpleging gelegen belang en het daartoe gekozen middel van raadpleging. In de Memorie van Antwoord aan de Eerste Kamer (24 615, nr. 81a) wordt in dit verband ten slotte opgemerkt dat het duidelijk zal zijn dat achterbanraadpleging door het bijeenroepen van de werknemers in een personeelsbijeenkomst beperkt zal dienen te blijven tot enkele incidentele gevallen, hooguit één tot een paar keer per jaar. Daarbij kunnen wij ons voorstellen dat deze bijeenkomsten ook niet altijd volledig onder werktijd hoeven plaats te vinden. In die zin kunnen de werkgeverskosten van achterbanraadpleging beperkt blijven. Artikel 18 WOR bepaalt dat de ondernemer verplicht is de leden van de OR en zijn commissies, gedurende een door de ondernemer en de OR gezamenlijk vast te stellen aantal uren per jaar, in werktijd en met behoud van loon de gelegenheid te bieden voor onderling beraad en overleg met andere personen over aangelegenheden waarbij zij in de uitoefening van hun taak zijn betrokken, alsmede voor kennisneming van de arbeidsomstandigheden in de onderneming. De OR en de ondernemer stellen het aantal uren vast, met inachtneming van een minimum van zestig per jaar. Zie over artikel 18 WOR ook bijlage D. 3 Overwegingen Een goed functionerende ondernemingsraad (OR) is van belang voor de onderneming als geheel. Een belangrijk aspect van het functioneren van een OR is het vorm en inhoud geven aan de relatie met de achterban. Zonder behoorlijke communicatie met zijn achterban kan een OR zijn taak als vertegenwoordiging van de werknemers van de onderneming niet goed vervullen. Een OR die het contact met de achterban goed onderhoudt daarentegen, creëert draagvlak voor de eigen ORbesluiten. Dit draagt bij aan de kwaliteit van de besluitvorming in de onderneming. De basis voor een hechte relatie tussen OR en achterban wordt gelegd bij de verkiezingen. Het is van belang dat deze een representatieve OR opleveren: een OR waarin de verschillende geledingen van 74 Bijlage C
de achterban (functieniveaus, mannen en vrouwen, leeftijdsgroepen et cetera) zich kunnen herkennen en door wie zij zich vertegenwoordigd voelen. Artikel 9, vierde lid WOR bepaalt dat de OR, indien nodig, voorzieningen treft in zijn reglement opdat de verschillende groepen werknemers zoveel mogelijk in de OR vertegenwoordigd kunnen zijn. De OR is een door het personeel gekozen vertegenwoordigend orgaan en kan dus niet los van de wensen en belangen van de achterban optreden. De OR wordt geacht de belangen van de werknemers te behartigen, in het belang van het goed functioneren van de onderneming in al haar doelstellingen. Maar OR-leden hebben een eigen verantwoordelijkheid en hoeven dus niet voor elk wissewasje terug naar de achterban. Ze bepalen, na afweging van alle betrokken belangen, zelfstandig hun standpunt. Tot de herziening van de WOR in 1998 regelde deze wet alleen iets over de informatievoorziening door de OR, met name het bekend maken van vergaderagenda s en -verslagen en het OR-jaarverslag (artikel 14). De wet bepaalde voorts dat OR-leden tijd moeten krijgen voor overleg met onder meer werknemers in de onderneming (artikel 18). De wet voorzag er echter niet in dat de ondernemer de werknemers de gelegenheid moet bieden om deel te nemen aan het achterbanberaad van de OR. In de gewijzigde WOR is nu een basisregeling opgenomen voor het raadplegen van de achterban door de OR. De ondernemer dient faciliteiten te verstrekken voor het achterbanberaad van de OR voorzover dit redelijkerwijs nodig is voor de vervulling van zijn taak. Benodigde tijd, voorzieningen en daarmee gepaard gaande kosten zijn niet gekwantificeerd, er is geen minimum geformuleerd en ook geen maximum. Er zijn verschillen tussen ondernemingen en in omstandigheden. Te denken valt bijvoorbeeld aan de omvang en de structuur van de onderneming. Is de onderneming gevestigd op één locatie, of op verschillende locaties? Bevindt de onderneming zich in rustig vaarwater of verandert er heel veel in korte tijd? Zijn er veel verschillende groepen, functies, werkzaamheden of juist niet? Is er een bedrijfscultuur waarin medewerkers ook via de lijnorganisatie geïnformeerd en geraadpleegd worden over veranderingen of fungeert de OR als boodschapper van veranderingen? Is er tijd voor (werk)overleg beschikbaar, of niet? Is er veel aandacht voor communicatie binnen het bedrijf en zijn er middelen als bedrijfsblad, personeelsblad, e-mail en dergelijke? Het raadplegen van de achterban vraagt dus om maatwerk. Daarom ligt het voor de hand dat OR en ondernemer afspraken maken over de benodigde tijd en voorzieningen. Deze afspraken kunnen de vorm hebben van een schriftelijke overeenkomst tussen ondernemer en OR als bedoeld in artikel 32, tweede lid WOR (ondernemingsovereenkomst). 4 Aandachtspunten bij het maken van afspraken Het uitwerken van de basisregel in artikel 17, eerste lid WOR kan gebeuren in de vorm van een algemene regeling voor het raadplegen van de achterban als onderdeel van de faciliteitenregeling van de OR. Daarnaast kunnen per geval specifieke, aanvullende afspraken gemaakt worden. Bij het treffen van een regeling, respectievelijk het maken van afspraken komen de volgende aspecten aan de orde: wanneer, waarover, welke groep of groepen, welke voorzieningen, welke kosten. Elk van deze aspecten wordt hieronder beknopt uitgewerkt. De aspecten wanneer en waarover hangen in sterke mate samen. De WOR voorziet erin dat de OR ten minste tweemaal per jaar, mede ten behoeve van de bespreking van de algemene gang van zaken van 75 Bijlage C
de onderneming, mondeling of schriftelijk wordt geïnformeerd over de werkzaamheden en de resultaten van de onderneming in het verstreken tijdvak. Dit kan voor de OR aanleiding vormen om zich te verstaan met de achterban. Daarnaast kan er behoefte bestaan bij de OR en/of de werknemers om periodiek in overleg te treden over het functioneren van de OR zelf, eventueel op basis van het jaarverslag en/of een werk- of beleidsplan van de OR. Het verdient aanbeveling dit te koppelen aan het overleg over de algemene gang van zaken van de onderneming. Voorts zal de OR zijn achterban willen raadplegen als er voorgenomen besluiten aan de orde zijn met ingrijpende gevolgen voor de onderneming en voor (een deel van) de werknemers. Dit kunnen aangelegenheden zijn als bedoeld in artikel 25 WOR, zoals een reorganisatie, een fusie of een verhuizing van de onderneming of een onderdeel daarvan. Ook de vaststelling van een werktijdenregeling, van een regeling op het gebied van het aanstellingsbeleid, van een beloningssysteem et cetera, (artikel 27 WOR) kan ingrijpend zijn. Het ligt in de rede dat de OR bij dergelijke ingrijpende besluiten de achterban raadpleegt voordat hij zijn besluitvorming afrondt. Het is niet altijd mogelijk om het achterbanberaad over specifieke aangelegenheden van tevoren te plannen. Het eerste lid van artikel 24 WOR biedt evenwel een aanknopingspunt om een en ander beter planbaar te maken. Deze bepaling houdt in dat de ondernemer de OR informeert over in voorbereiding zijnde artikel 25- en artikel 27-aangelegenheden en met de OR afspraken maakt over de wijze waarop hij wordt betrokken in de besluitvorming. Het is mogelijk dat OR-leden, gelet op de belangen die in een bepaald geval aan de orde zijn, de vertrouwelijkheid van bepaalde informatie in acht moeten nemen. Deze geheimhoudingsplicht, zie artikel 20 WOR, kan het beraad met de achterban compliceren. Dit pleit ervoor dat ondernemer en OR in een voorkomend geval zorgvuldig nagaan welke informatie vertrouwelijk is en tot wanneer. Voorkomen moet worden dat de raadpleging van de achterban voorafgaande aan de uiteindelijke oordeelsvorming van de OR in feite onmogelijk wordt. Dit neemt niet weg dat in uitzonderlijke gevallen geheimhouding geboden kan zijn totdat de besluitvorming is voltooid. Welke groep of groepen wil de OR bereiken bij de raadpleging? Als het om een voorgenomen besluit gaat dat betrekking heeft op de onderneming als geheel, zal dat uiteraard het gehele personeelsbestand zijn. Bij specifieke aangelegenheden zullen veelal een of meer groepen belanghebbend zijn en betrokken willen worden. Het ligt in de rede dat de OR de achterbanraadpleging zo organiseert dat met name of uitsluitend de betrokken groep of groepen gehoord worden, zonder daarbij de belangen van het voltallige personeel uit het oog te verliezen. Zo zal een voornemen tot reorganisatie, of tot vaststelling van een spaarregeling, doorgaans de onderneming als geheel aangaan. In andere gevallen, zoals een voornemen tot wijziging van het productieproces op een bepaalde afdeling of tot herziening van een werktijdregeling van de medewerkers van een bepaalde afdeling, is het duidelijk dat dit niet de hele onderneming aangaat, zodat raadpleging beperkt kan blijven tot de betrokken werknemers. 76 Bijlage C
Welke voorzieningen hebben OR-leden en achterban nodig? Vooral bij dit aspect is er een sterke samenhang met de specifieke omstandigheden per onderneming. Welke voorzieningen of middelen nodig zijn, is mede afhankelijk van de aangelegenheid en van de te bereiken doelen. Doelen van de achterbanraadpleging kunnen zijn: het overdragen van relevante informatie, het verzamelen van vraag- en aandachtspunten, het luisteren naar de meningen en standpunten van betrokkenen, het toetsen van het (voorlopige) standpunt van de OR. Een eerste aandachtspunt voor de OR is het overdragen van relevante informatie. Voorop staat dat de OR regelmatig contact onderhoudt met zijn achterban op basis van agenda s en besluitenlijsten / verslagen van vergaderingen en eventuele andere in de onderneming gebruikelijke vormen van communicatie, zoals nieuwsbrieven. Bij een achterbanraadpleging over voorgenomen veranderingen heeft de OR voorzieningen voor informatieoverdracht nodig voorzover die informatie niet al overgebracht is in de lijnorganisatie en de gebruikelijke bedrijfscommunicatie. Als fusierapporten of reorganisatievoorstellen al breed verspreid zijn, hoeft de OR dat niet meer te doen. Als het alleen om informatieoverdracht gaat, kan vaak worden volstaan met het schriftelijk of via het bedrijfscomputernetwerk communiceren van de informatie. Het verzamelen van vraag- en aandachtspunten kan soms langs schriftelijke weg (en ook via e-mail), bijvoorbeeld in de vorm van een enquête. Een andere mogelijkheid is dat OR-leden werknemers op hun werkplek bezoeken of spreekuren houden. Ook is het mogelijk om een bijeenkomst te organiseren om vragen en aandachtspunten te verzamelen en te bespreken. De OR kan uit zijn midden leden aanwijzen die het contact met bepaalde groepen personeel onderhouden. Dit ligt voor de hand wanneer in het kader van een kiesgroepensysteem OR-leden zijn gekozen uit bepaalde groepen personeel. Bij het luisteren naar de meningen en standpunten van betrokkenen zijn in beginsel dezelfde vormen geschikt. Toch zal het om dit doel te bereiken veelal nodig zijn om een bijeenkomst te beleggen. Een bijeenkomst is een geschikt middel om te informeren, meningen te wisselen en op basis daarvan consensus te bereiken. Het toetsen van het (voorlopige) standpunt van de OR kan ook op verschillende manieren. Het houden van een enquête is een mogelijkheid, bijvoorbeeld als de discussie uitgekristalliseerd is tot bijvoorbeeld twee of drie mogelijke standpunten van de OR. Welke kosten brengt achterbanraadpleging met zich mee? Hierbij gaat het niet alleen om kosten die zijn gemoeid met verzending / distributie van informatie, zaalgebruik / consumpties, reiskosten en dergelijke, maar ook om werktijd van de te raadplegen (groepen) werknemers. Het ligt in de rede dat de OR voor de achterbanraadpleging zoveel mogelijk gebruikmaakt van de voorzieningen van de eigen onderneming, conform artikel 17, eerste lid WOR. Eerder werd al uiteengezet dat de wijze van raadplegen van de achterban van geval tot geval zal verschillen. Daarbij speelt niet alleen de vraag wat uit een oogpunt van communicatie de meest geschikte vorm van raadpleging is, maar ook het uitgangspunt van een redelijke verhouding tussen doel, mogelijkheden en middelen (kosten). Het belang van de zaak en de wenselijkheid om de 77 Bijlage C
betrokken (groepen) werknemers daadwerkelijk te kunnen bereiken, kunnen met zich brengen dat (groepen) werknemers geheel of gedeeltelijk in werktijd worden geraadpleegd. Zie ook de beschrijving van artikel 17, eerste lid, alsmede van de toelichting bij die bepaling in paragraaf 2 van deze bijlage. Met het oog op een optimaal bereik van de bijeenkomst kan het praktisch zijn om de middagpauze te benutten, of om de bijeenkomst te beleggen aan het begin of het einde van de werkdag, al dan niet geheel of gedeeltelijk in werktijd. In voorkomende gevallen kan een door de OR te beleggen bijeenkomst aansluiten op een bijeenkomst die door de ondernemer wordt belegd om het personeel te informeren. Een en ander hangt sterk af van de situatie in de onderneming en van de wijze waarop de werkzaamheden zijn georganiseerd. Overigens zal het niet altijd mogelijk zijn dat alle betrokken werknemers aan een bijeenkomst deelnemen, bijvoorbeeld wanneer zij sterk uiteenlopende arbeidspatronen hebben. In dat geval zullen die werknemers op een andere wijze geraadpleegd moeten worden. 78 Bijlage C