HIS-veranderingen in 2011

HIS-veranderingen in 2011 Gerda Mensink (tweespraak@tiscali.nl) Bij drie HISsen staat er veel te gebeuren in 2011. OmniHis stopt met het onderhouden van Studio en isoft met dat van MicroHIS 8.5. En Promedico maakt van de VDF-versie een modern HIS voor apotheekhoudende huisartsen. Een inventarisatie van de stand van zaken. Bovendien vertelt huisarts Arie van Beelen waarom hij liever niet zou overstappen naar Scipio. En Lies de Jong moet binnenkort voor de vierde keer in haar bestaan als apotheekhoudend huisarts een verandering van HIS doorstaan. OmniHis: van Studio naar Scipio Eind van de komende zomer stoppen we met het onderhoud van OmniHis Studio. Op dit moment werkt twee derde van alle OmniHis-praktijken al met opvolger Scipio en de rest moet de komende maanden volgen, vertelt Harm Kolk, directeur van OmniHis bv. Een flink aantal van de praktijken die nog met Studio werken, heeft al een proefconversie van Scipio waarmee ze kunnen oefenen. Tot nu toe lieten we aan de huisartsen zelf over wanneer ze wilden overstappen en sommigen hebben maanden de tijd genomen om aan het nieuwe pakket te wennen. OmniHis: van Studio naar Scipio ALS DE NETWERKVERBINDING UITVALT Ik houd van computers en er staan er aardig veel in de praktijk én thuis. Ik ben mijn eigen systeembeheerder en doe slechts sporadisch een beroep op de helpdesk. Een automatiseringsprobleem zelf uitvogelen vind ik een uitdaging! Huisarts Arie van Beelen gebruikt OmniHis Studio. En als het aan hem ligt, blijft dat voorlopig zo. Praktijk aan huis in Bunschoten, een verstedelijkt plattelandsgebied vlakbij Amersfoort. Arie is solist en zijn ondersteunend team bestaat uit een POH-S (somatiek), een assistente en een praktijkmanager. De praktijk telt ongeveer 2500 patiënten. Arie heeft een dedicated server een server die je geheel naar eigen wens kunt inrichten waarop de drie vaste werkplekken van de praktijk zijn aangesloten. Ook vanuit huis kan hij het systeem beheren. OmniHis Studio is voor mij gesneden koek. Ik haal er alles uit wat erin zit. Wij coderen alles en werken mee aan statistisch onderzoek van het NIVEL. Als ik een lijst van patiënten met nierfunctiestoornissen wil hebben, maak ik daarvoor zelf een query. Mijn vragen komen niet terecht op de OmniHis-discussielijst. Ik puzzel liever zelf om een oplossing te vinden. Daar leer je veel van en als je zelf iets tackelt, lukt het een volgende keer meestal sneller. BEHEER In 2011 na de zomer stopt OmniHis met het onderhouden van Studio. Alle gebruikers worden verzocht over te stappen op Scipio. Mijn grootste bezwaar is dat mijn databestand dan elders wordt beheerd. Ik ben dan afhankelijk van de service van een ander. En hoe weet ik dat die het net zo netjes en zorgvuldig beheert als ikzelf doe? Gezien de huidige problemen bij Infotechnology schuilt daarin geen ondenkbaar gevaar. Bovendien ben je afhankelijk van een netwerk. Als dat down gaat, kun je niet bij je gegevens. De ervaring leert dat dat toch wel een paar keer per jaar het geval is. Dan ligt je systeem eruit en zonder gegevens ben je als huisarts behoorlijk onthand. DE JUISTE VERSIE Met Studio kan ik lezen en schrijven, maar ik ben beslist niet bang dat het me niet lukt om in Scipio thuis te raken. Sommige collega s zeggen dat Scipio handiger is, maar ik mis niets in Studio. In Bunschoten werken zeven van de acht huisartsenpraktijken met OmniHis Studio. Tijdens de vakantie- 28

Maar sinds begin 2011 zetten we de vaart erin en hebben we er een project van gemaakt om ervoor te zorgen dat al onze klanten voor de zomer zijn overgestapt. gecontroleerd. Als dat het geval is, kost de feitelijke overstap ongeveer een dag. Veel huisartsen doen dat in het weekend, zodat ze maandag weer gewoon aan de bak kunnen. OVERSTAP De ervaring leert dat praktijken die overstappen zonder een specifieke training te volgen, veel meer aan de helpdesk hangen dan degenen die zich wel goed voorbereiden. Daarom stimuleren we onze klanten nu nadrukkelijk om een introductietraining te volgen. In hun eigen belang, want daardoor komen ze veel gemakkelijker en sneller op stoom met Scipio. Dat kan op de eigen praktijk of bij ons op het bedrijf. Ook de OmniHis Scipio-cursussen die tot 1 januari 2011 door PostGrade werden verzorgd bijvoorbeeld episodegericht registreren volgens de ADEPD-richtlijn worden nu door OmniHis bv zelf georganiseerd. De overstap van Studio naar Scipio is niet echt ingewikkeld. We hebben daarvoor een helder en goed gestructureerd stappenplan gemaakt, waarin precies staat wat de klanten in welke volgorde moeten doen om goed voorbereid te zijn. Als ze gaan werken met de proefconversie moeten ze bovendien een vragenlijst invullen. Aan de hand daarvan kunnen wij nagaan of huisartsen alles hebben geprobeerd, getest en SCIPIO BIEDT VEEL MEER Er zijn goede redenen om over te stappen. Studio is verouderd. Het is bijvoorbeeld niet gemakkelijk om in Studio episodegericht te registeren of protocollair te werken. In Scipio gaat dat prima. Ook het declaratieproces is vereenvoudigd, en voor COV en ION heb je in Scipio VIP niet meer nodig. Het nieuwe programma kent veel betere en uitgebreidere zoekfuncties en rapportagemogelijkheden, heeft een geïntegreerde tekstverwerkingsmodule en nog veel meer. Allemaal praktische zaken die het dagelijkse werk van huisartsen en hun praktijkmedewerkers gemakkelijker en aangenamer maken. Het grootste verschil tussen Studio en Scipio is de nieuwe MySQL-database. Die was noodzakelijk om aansluiting te krijgen op het LSP met de database van Studio is dat onmogelijk. TWEE MOGELIJKHEDEN Scipio-gebruikers kunnen kiezen voor databasehosting of ASP. Bij databasehosting staan alleen de generieke en de patiënwaarnemingen wisselen we de databestanden uit. Ik zet een kopie van mijn bestand bij de collega die voor mij waarneemt en dat gebeurt vice versa ook. Daarvoor is het wel van belang dat we allemaal in dezelfde versie van OmniHis werken. Als er een update is waarschuw ik de andere huisartsen en dan installeren we die allemaal. Voor zijn collega s is Arie de vraagbaak en de expert als het gaat om praktijkautomatisering. Zij volgen hem. Als automatisering je hobby niet is, wordt het dat nooit TUSSENOPLOSSING Op de huisartsenpost kunnen we de patiëntendossiers van onszelf en van elkaar niet inzien. Het is ook nog niet wettelijk verplicht om ervoor te zorgen dat patiëntengegevens permanent kunnen worden geraadpleegd door andere zorgverleners. Zo lang dat nog niet wettelijk is geregeld, doe ik dat ook niet. Ik hoor te veel geluiden van patiënten die dat helemaal niet willen. Arie en zijn collega s hebben geen subsidie aangevraagd voor aansluiting op het LSP. We zitten niet stil en zijn op zoek naar een tussenoplossing. We willen in elk geval onze bestanden altijd kunnen raadplegen als de netwerkverbinding uitvalt, ook al kunnen we er niet in werken. En wanneer we overstappen op Studio weten we nog niet. Dat hangt af van de wet op het EPD. En als OmniHis ons aanschrijft dat we de allerlaatste Studio-gebruikers zijn en het moet gebeuren, dan gaan we. We hoeven trouwens niet speciaal de allerlaatsten te zijn die overgaan op Scipio. Maar voorlopig nemen we zelf geen initiatieven voor die over- Arie van Beelen 29

tendatabase bij de hosting-partij. Veel huisartsen kiezen hiervoor, als Studio-gebruikers hebben ze al computers op de praktijk staan waarop ze dan de software installeren. Maar als een praktijk of instelling een terminal server-omgeving wil dat wil zeggen dat er geen computers op de werkplekken staan, maar alleen terminals waarop kan worden ingelogd dan ligt ASP voor de hand. Want dan staat alles bij de hosting-partij. MicroHIS: iedereen over op X! Het bestuur vindt dat iedere gebruiker binnen een bepaalde tijdspanne de overstap naar MicroHIS X moet maken. We kunnen niet verwachten dat onze leverancier, isoft, versie 8.5 blijft ondersteunen. Bovendien zijn de functionaliteiten van MicroHIS X zo veel beter, dat het ook niet wenselijk is om verder te werken in 8.5. Aldus Kees Kanters, de nieuwe voorzitter van Orego, de gebruikersvereniging van MicroHIS. Uit eigen ervaring kan ik zeggen dat de overgang naar MicroHIS X gemakkelijk en eenvoudig verloopt. Voor assistentes, POH ers en huisartsen. Ook al zien de schermen er anders uit en gaan sommige dingen net even anders, werken in MicroHIS X levert geen problemen op. Het is hooguit een beetje wennen. Voor wie het wil, verzorgt isoft bij de overstap een MicroHIS X-clinic op de werkvloer. Dat is een aanrader! Frits Schueler is als voorzitter van de pakketcommissie van meet af aan nauw betrokken bij de ontwikkeling van MicroHIS X en een van de eerste gebruikers. Hij vult Kees aan: In ongeveer twee uur wordt heel MicroHIS X uitgelegd en daarna kan iedereen in de praktijk ermee aan de slag. Op extranet staat bovendien de handleiding waarin je kunt nalezen wat er allemaal is verteld of hoe dit of dat ook al weer werkt. VOORBEREIDINGEN Frits: Als je eenmaal met MicroHIS X werkt, merk je meteen hoe gebruiksvriendelijk MicroHIS is geworden. Er zijn bijvoorbeeld veel schermen samengevoegd, zodat een gebruiker veel minder hoeft te graven dan in de vorige versies. Je vindt nu gegevens op één scherm in plaats van op vier verschillende. Een ander groot voordeel is dat je de gegevens voor de zorggroepen in enkele minuten uitspoelt en dus geen KIS nodig hebt. De voorbereidingen voor de overstap zijn het meest ingrijpend voor praktijken die voor het eerst op ASP gaan werken. Frits: Zodra er een ASP-constructie is ingericht, wordt eerst een proefconversie gecontro- Van Promedico-ASP+ naar VDF APO HIS-SPECIAL VOOR APOTHEEKHOUDENDE HUISARTSEN Bijna drie jaar geleden is onze praktijk overgestapt van VDF naar ASP+, het nieuwe Promedico-HIS voor apotheekhoudende huisartsen. We wisten toen niet dat dat pakket nog niet was uitontwikkeld, maar dat werd de eerste de beste dag al duidelijk. In augustus 2010 is geconstateerd dat ASP+ niet levensvatbaar is, en in de loop van 2011 gaat de stekker eruit. Maar eerst wordt VDF geüpgraded tot hét Promedico-HIS voor de apotheekhoudende huisarts. Huisarts Lies de Jong hoopt op een goede afloop. Samen met haar man heeft Lies al 25 jaar een apotheekhoudende praktijk aan huis in Klarenbeek, een dorp onder de rook van Apeldoorn. Ze hebben een Hidha en vier apothekersassistentes in dienst, allemaal parttimers. Een van de assistentes is ook POH er, een ander tevens doktersassistente en een derde is nog in opleiding. De praktijk telt circa 2500 patiënten. Binnen de praktijk is Lies de eerstverantwoordelijke voor de automatisering: Mijn man heeft daar echt niets mee, die is van de grote lijnen. Ik ben visueel ingesteld. Mij vallen dingen op een beeldscherm op als die niet kloppen of onlogisch zijn. De praktijk is al diverse keren gemigreerd naar een ander automatiseringspakket: van Genesys (Brocacef) naar Elias, van Elias naar VDF, van VDF naar ASP+ en binnenkort gaan ze van ASP+ naar VDF. MET VALLEN EN OPSTAAN Een collega zei onlangs dat als je overstapt op een ander HIS, je het gevoel hebt dat je drie maanden griep hebt. Wij hebben al bijna drie jaar zo n griepgevoel. Het besluit om te stoppen met Promedico-ASP+ was voor ons geen verrassing, we zagen het aankomen. Maar het is wel een teleurstelling. We hebben zo veel tijd en energie gestoken in de hoop dat het goed zou komen met ASP+ Bij de conversie van VDF naar ASP+ ging het al fout. Zo bleken de patiënten niet gekoppeld te zijn aan hun debiteurennummer. Bij elk voorschrift moesten we zelf aanklikken dat de verzekeraar moest betalen. En nadat de bug was gerepareerd, bleken al die handmatig aangebrachte koppelingen fout te zijn, waardoor ze weer gewijzigd moesten worden. Er zaten ook veel fouten in het apotheekgedeelte van het systeem. Daardoor waren zaken onduidelijk of verdwenen zelfs. Het was een zware tijd, en voor de 30

leerd. Dan kunnen gebruikers alvast even wennen. En als alles in orde is, kan de praktijk over op MicroHIS X. TRAJECT Eerst stappen de praktijken over die vanwege de subsidie uiterlijk op 1 april op het LSP moeten zijn aangesloten. Frits: We zijn goed op dreef. De MicroHIS X LSP-versie wordt al in verschillende praktijken getest. Daarna volgen de andere gebruikers. Eind van het jaar moet iedereen over zijn, want dan stopt het onderhoud van MicroHIS 8.5. Alle gebruikers werken dan met de MicroHIS X LSP-versie, of ze nu wel of niet gebruikmaken van het LSP. Nieuwe zaken worden vanaf dat moment alleen in MicroHIS X ingebouwd. Er is nog geen afspraak met isoft gemaakt over een exacte datum. Voor het blijven onderhouden van een MicroHISversie zijn heldere afspraken gemaakt met isoft. Het hangt vaak samen met de inbouw van nieuwe functionaliteiten. Dat kan noodzakelijk zijn op medisch inhoudelijke, technische of wettelijke gronden. Als iets bijvoorbeeld wettelijk verplicht is, geldt de versie waarin dat is ingebouwd als minimumversie. Oudere versies worden dan niet langer onderhouden. Op dit moment is MicroHIS 8.5 de minimumversie vanwege het burgerservicenummer dat in eerste instantie moest worden ingebouwd voor het declaratieproces. Zodra aansluiting op het LSP wettelijk verplicht is, wordt MicroHIS X LSP de minimumversie, want dan voldoet MicroHIS 8.5 niet langer aan de wettelijke eisen. Als gebruikers die op een oudere dan de minimumversie werken, contact zoeken met het Service Centre van isoft vanwege een probleem dat is opgelost in een nieuwere versie, wordt erop aangedrongen om over te stappen op de nieuwste versie. MEER NIEUWE MODULES Frits: Volgens de planning van dit moment verschijnt MicroHIS X versie 2 eind van het jaar. In de eerste versie is 70 procent van het pakket herschreven, met de resterende 30 zijn we nu bezig. Het gaat nog om drie grote onderdelen: aanpassing van de medicatiemodule, de correspondentiemodule en de module voor preventie en chronische zorg. MicroHIS X is niet meer het zeer open HIS uit de beginjaren. Daaraan kon iedere gebruiker zelf sleutelen. Dat kan niet langer, vooral omdat de technische omgeving en de bevraging van de database anno 2011 zo veel ingewikkelder is geworden.' Ook de dwang om gestructureerd en gestandaardiseerd te werken stelt een beperking aan die openheid. 'Maar MicroHIS is nog wel steeds het meest open HIS op de Nederlandse markt en dat zal als het aan de pakketassistentes is het nog steeds niet ideaal. Er zijn nog altijd bepaalde medicatievoorschriften die wel in het apothekersdossier staan, maar niet in het huisartsendossier terechtkomen. Het lukt niet om die omissie op te lossen. Sinds 1 januari zijn we wettelijk verplicht om te zorgen voor een actueel en volledig medicatieoverzicht, maar dat kan in die gevallen alleen via een omweg. Dan moeten we in een nieuw deelcontact een verwijsbrief aanmaken en het medicatieoverzicht toevoegen. Daarna moeten we alle medicijnen nalopen en aan- of uitvinken wat er wel en niet in moet. Dan pas is er een actueel overzicht beschikbaar. Tel uit je winst. Dat stukje ASP+ willen we wel kwijt! Met de keuze voor ASP+ hoopte Lies dat de medicatieoverzichten van de patiënten op de HAP en de dienstdoende apotheken in de directe omgeving beschikbaar waren. 'Maar helaas, die koppeling doet het al lang niet meer. We weten nog steeds niet precies waarom. Achteraf gezien was de uitgangsgedachte voor ASP+ fout. 'In dit programma waren zorg en handel het huisartsen- en het apotheekgedeelte sterk gescheiden. Maar als apotheekhoudend huisarts scheid je die zaken niet. Het enige wat dat heeft opgeleverd, is een veel bewerkelijker manier van het uitgeven van medicatie dan we in VDF gewend waren. Het apothekersdeel is in ASP+ aan het huisartsendeel gebouwd alsof die apotheek 5 kilometer verderop staat BEHOUD HET GOEDE Maar na drie jaar willen we niet het gevoel hebben dat we allerlei dingen voor niets hebben gedaan en de pluspunten van ASP+ natuurlijk niet kwijtraken als we weer met VDF gaan werken. Het heeft bijvoorbeeld wel een half jaar gekost om ervoor te zorgen dat elk medicatievoorschrift is gekoppeld aan een diagnose of episode. In VDF was dat nog niet het geval, maar die koppeling is echt een verworvenheid van deze tijd en van belang voor de toekomst. Ook het postverkeer in ASP+ zoals specialistenbrieven, PA, labuitslagen en uitstrijkjes is veel overzichtelijker en sneller dan in VDF. Lies zet haar ervaringen op een positief kritische manier in. Sinds enige maanden neemt ze deel aan het bestuursoverleg van de gebruikersvereniging Atlas met HIS-leverancier Promedico, is actief in het bestuur van Atlas en lid van de softwarecommissie die de ontwikkelingen van het Promedico-pakket voor apotheekhoudende huisartsen begeleidt. In deze commissie zitten gebruikers van zowel VDF APO als van ASP+. Op die manier hoop ik een bijdrage te leveren aan een goed en gebruiksvriendelijk pakket 31

commissie ligt, ook zo blijven. Aan de koppelstekker is de afgelopen tijd veel verbeterd, zodat de kans groot is dat daarmee na de volgende updates minder misgaat. Promedico kiest voor twee gespecialiseerde HISsen Het zeer beproefde Promedico-VDF wordt het pakket voor de apotheekhoudende huisarts en Promedico- 1 ASP voor de huisartspraktijken zonder apotheek. Promedico-VDF is inmiddels al geschikt gemaakt en goedgekeurd voor het Landelijk Schakelpunt. In de eerste helft van 2011 wordt onder meer episodegericht registeren versneld ingebouwd en worden de resterende DOS-schermen vervangen door Windowsschermen. Op die manier kunnen de achttien apotheekhoudende huisartsen die in het kader van de pilot zijn gaan werken met Promedico-ASP+ (het beoogde nieuwe Promedico-pakket voor apotheekhoudende huisartsen), gemakkelijk weer overstappen naar VDF zonder nieuwverworven functionaliteiten in te leveren. Zij krijgen dan wel de geïntegreerde apotheekfunctionaliteit in hun HIS terug. GEEN APOTHEEK, TOCH VDF De ongeveer tachtig huisartsenpraktijken zonder apotheek die Promedico-VDF gebruiken, kunnen dat blijven doen. Al moeten zij zich wel realiseren dat voor dit pakket de prioriteiten komen te leggen bij de wensen van de apotheekhoudende huisartsen en die verschillen nogal eens van die van huisartsen zonder apotheek. OVERSTAP Promedico begeleidt het traject van elke gebruiker die een overstap maakt van VDF naar ASP of van APO+ naar VDF APO. De eerste overstap is ingrijpender dan de tweede en vergt een uitgebreide dataconversie, waarbij de kwaliteit wordt bepaald door de kwaliteit van de bestaande dossiers. Bovendien wordt overgestapt van een HIS zonder episodes en met ruiters naar een HIS met episodes en zonder ruiters. Bij de overgang van ASP+ naar VDF APO worden de data overgeheveld van de ene database naar een ander, maar komen de gegevens op dezelfde plek in het HIS terecht. 3 1. Van der Lugt J. Van drie naar twee. SynthesHis 2010;9(4):25. Ook te raadplegen via www.syntheshis.nl Ô digitaal archief. dat het boekhoudsysteem van ASP in VDF terechtkomt. Voor apotheekhoudende huisartsen is de boekhouding een vervelende en tijdrovende klus. Toch heeft boekhouden prioriteit, want als er geen geld van de zorgverzekeraars binnenkomt, kun je geen medicijnen inkopen. Dus VDF is pas gebruiksklaar als er een goed boekhoudprogramma in zit! Lies de Jong voor de apotheekhoudende huisartsen. VDF moet hoognodig worden geüpgraded. Coassistenten schrikken ervan als ze er tijdens een waarneming mee moeten werken. Ze hebben het gevoel dat ze in de vorige eeuw belanden met al die functietoetsen en commando s. Maar ik zal me er ook sterk voor maken MISSIE De bedoeling is dat het nieuwe Promedico- VDF in juni 2011 klaar is en dat de achttien apotheekhoudende huisartsen die nu ASP+ gebruiken dan de overstap maken. Ik hoop dat het lukt, want in al die jaren is mij wel duidelijk geworden dat automatiseerders gemakkelijk zeggen dat doen we wel even, maar dat dat achteraf toch niet blijkt kloppen. Ik vind het spannend en zie eerlijk gezegd ook wel een beetje op tegen weer een conversie en weer cursussen die alle praktijkmedewerkers vanwege de veranderingen zullen moeten volgen. Maar mijn missie is pas geslaagd als er een betrouwbaar, eigentijds en toekomstbestendig Windows-gestuurd Promedico-HIS is, toegespitst op de apotheekhoudende huisarts! 3 32