Edudex Basisopzet voor een XML standaard om informatie over opleidingen uniform te verzamelen, publiceren en verspreiden B.S. de Jong, december 2013 versie 0.5-18 okt 2013 versie 0.6-31 okt 2013 - wijzigingen: optioneel gereduceerde kostentarief toegevoegd (klantspecifiek veld) optioneel tekstveld voor startmomenten toegevoegd optioneel kostentype partnerovernachting toegevoegd optioneel html versie van tekstvelden toegevoegd optioneel looptijd van modules onder algemene programmaplanning toegevoegd optioneel hodexprogramid toegevoegd (voorkomt dubbeling zelfde opleiding in Hodex) optioneel moment van betaling toegevoegd (vooraf, in termijnen, achteraf) versie 0.67-6&7 november 2013 - wijzigingen: optioneel html versie bij opleidingsbeschrijving optioneel geldigheidsdatum bij kostprijs - handig ingeval van tijdelijke kortingen optioneel toelatingseisen (bijv. werkervaring, bepaalde basiskennis) optioneel link naar online lesomgeving verplicht vastleggen van instellingsinformatie optioneel uitbreiding van het aantal typen toelatingseisen optioneel naam+korte tekst per docent optioneel media (foto, video, logo, youtube) bij opleiding of instelling BTW niet benoemd als percentage maar als bedrag versie 0.88-22-29 november 2013, 11, 16 en 18 december - wijzigingen: optioneel tekstveld voor diploma optioneel tekstveld voor studiebelasting optioneel tekstveld voor literatuur optioneel tekstveld voor contactgegevens (fall-back voor niet-edudex instellingen) optioneel dayoftheweek voor genericprogramrun optioneel certificaat-veld (voor bijv. ISO 9001 certificering) optioneel thema optioneel European e-competence Framework 2.0 indeling toegevoegd verplicht programtype opties: regular, workshop, internship, coaching - default is regular advies toegevoegd om ook opleidingen waarvan inschrijving (tijdelijk) is gesloten in de feed te houden zolang het onderwijs nog wel doorloopt aangepast kostentarief per afnemer is VERWIJDERD. Eventueel afgesproken kortingen kunnen achteraf toegepast worden door een tussenpartij of de afnemer zelf. programrun en genericprogramrun zijn zoveel mogelijk gelijk getrokken (module, courseday en cost toegevoegd bij genericprogramrun) module-niveau toegevoegd bij programrun en genericprogramrun kortingsregels toegevoegd toelichting parallelle feed met aangepaste prijsinformatie toegevoegd 1 van 16
Edudex 1 Inleiding 3 Publicatie via een openbare XML boomstructuur 4 Webservice 5 Vastgelegde onderwerpen per opleiding 6 Kerninformatie 7 Thema s 7 European e-competence Framework 2.0 8 Beschrijving opleiding 9 Aanmeldingsgegevens 10 Studieplanning 11 Kosten per startmoment 13 Kortingsregels 15 Instellingsinformatie 16 2 van 16
Inleiding DOELSTELLINGEN De Stichting Edudex heeft de volgende doelstellingen: gegevens maximaal transparant en toegankelijk te maken voor medewerkers en hun organisaties: via websites, intranetten, LMS sen, apps, etc. de kwaliteit en actualiteit van opleidingsinformatie te verhogen zowel bij de aanbieders als bij de afnemers kosten te besparen door één open standaard voor opleidingsbeschrijvingen te ontwikkelen een onafhankelijk adres in het leven te roepen voor opleidingsinformatie De stichting gaat dat doen door drie concrete activiteiten: 1. ontwikkeling, beheer en promotie van een gemeenschappelijke, open data-standaard waarmee Nederlandse aanbieders van opleidingen de informatie over hun aanbod gestandaardiseerd, elektronisch, en vrij ter beschikking stellen aan werkgevers 2. ontwikkeling, beheer en promotie van een centrale database waar alle gestandaardiseerde informatie van Nederlandse opleiders wordt verzameld 3. onafhankelijke levering van opleidingsinformatie aan werkgevers op de manier, en met de frequentie die zij wensen. EDUDEX De Stichting heeft ervoor gekozen om te gaan werken volgens het model van Hodex (sinds 2008 de algemene data-standaard voor universitaire en HBO-studies). Als naam is gekozen voor Edudex, een samentrekking van Educatie en Index. Er wordt gewerkt met een open standaard voor vrije gegevensuitwisseling via XMLbestanden. Gebruik van deze bestanden staat open voor iedereen. Opleidingsaanbieders kunnen evt. zelf optreden tegen partijen waarvan ze niet willen dat zij deze informatie (die hun eigendom blijft) gebruiken voor eigen zakelijke belangen. 3 van 16
Publicatie via een openbare XML boomstructuur In dit document staat een eerste opzet voor een standaard om opleidingen in XMLbestanden vast te leggen. De opzet sluit aan bij, maar is niet identiek aan, de wijze waarop het reguliere Hoger Onderwijs van Nederland is vastgelegd in de Hodexstandaard: - Eén XML bestand per opleiding; - per opleiding staan (indien bekend) aangeboden startmomenten en lesdagen vermeld; - de XML bestanden zijn openbaar; - kortingstarieven zitten in een extra veld dit veld is alleen zichtbaar indien een geauthenticeerde afnemer de opleidingsinformatie bekijkt. De inhoud van het veld kan per afnemer verschillen op basis van specifieke overeenkomsten; - iedere instelling biedt zelf haar eigen XML bestanden aan; - via een centrale index is te vinden welke instellingen deelnemen en waar hun XML bestanden te vinden zijn 4 van 16
Webservice Er bestaan drie verschillende XML bestanden: - de edudex directory / instellings directory - instellingsbestand - opleidingsbestand Er is voor ieder van deze bestanden een aangeraden naamgeving. Instellingen mogen hier echter van afwijken dit heeft geen gevolgen. Alle Edudex XML bestanden zijn via reguliere http te bereiken (de zogenaamde REST api). Edudex root In één XML bestand staan de deelnemers benoemd. Bij iedere deelnemer staat vermeld waar de root-edudex van die instelling is te bereiken. De root edudex staat op: http://www.edudex.nl/directory/ Instellingsdirectory De aangeraden naamgeving is: [instellingsdomein]/edudex/directory/ bijv. http://www.nti.nl/edudex/directory/ Instellingsbestand De aangeraden naamgeving is: [instellingsdomein]/edudex/institutedata/ bijv. http://www.nti.nl/edudex/institutedata/ Bestandsnaamgeving opleidingsbestanden De aangeraden naamgeving is: [instellingsdomein]/edudex/program/[programid]/ bijv. http://www.ncoi.nl/edudex/program/5/ Voor kortingen die met specifieke afnemers afgesproken zijn kan een parallele versie van hetzelfde opleidingsbestand worden aangeboden met aangepaste prijsinformatie. Voor deze versie moet de afnemer zich authenticeren. Bijv.: http://www.ncoi.nl/edudex/program/5/?user=rabobank&key=uvwxyz 5 van 16
Vastgelegde onderwerpen per opleiding Er zijn zes hoofdonderwerpen waarover informatie wordt vastgelegd. In de volgende s wordt per hoofdonderwerp toegelicht welke informatie vastgelegd kan worden. Bijna alle informatie is optioneel. Alleen voor kerninformatie en programmabeschrijving zijn een aantal onderwerpen verplicht. 6 van 16
Kerninformatie In de kerninformatie van een opleiding zijn opgenomen: - programma id uniek nummer dat niet wijzigt (synoniem: opleidingscode) - duur nominale looptijd van de opleiding in dagen, weken, maanden of jaren - vorm voltijd, deeltijd, duaal, avondonderwijs, afstandsonderwijs - niveau lbo, mbo, hbo bachelor, wo bachelor,.. - diploma / graad keuzelijst - # credits (EC) / nascholingspunten Accreditatie en erkenning accreditaties van bekende/gerenommeerde accreditatie-organen kunnen worden vastgelegd. Daarbij is een lijst van bekende accreditatie-organen. Per accreditatie kan de geldigheidsduur van die accreditatie genoemd worden. Thema s Opleidingen kunnen worden gerangschikt op basis van functie waarop ze gericht zijn. Eén opleiding kan aan meerdere thema s gekoppeld worden. waarde label automation and it Automatisering & ICT/IT human resources HR secretarial and office work Secretarieel & Administratief personal effectiveness Persoonlijke Effectiviteit sales Sales care and personal care Zorg & Verzorging health and safety Arbo & Veiligheid communication Communicatie procurement and logistics Inkoop & logistiek marketing Marketing manufacturing engineering and construction Productie, techniek & bouw sports and vitality Sport & Vitaliteit law Juridisch hobbies and leisure Hobby & Vrije Tijd finance Financieel management Management training and education Opleiding & Onderwijs quality and project management Kwaliteit- & Projectmanagement languages Taalcursus internet and media Internet & Media property and real estate Vastgoed & Makelaardij 7 van 16
European e-competence Framework 2.0 waarde A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 B1 B2 B3 B4 B5 C1 C2 C3 C4 D1 label IS and Business Strategy Alignment Service Level Management Business Plan Development Product or Project Planning Design Architecture Application Design Technology Watching Sustainable Development Design and Development Systems Integration Testing Solution Deployment Documentation Production User Support Change Support Service Delivery Problem Management Information Security Strategy Development D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 E1 E2 E3 E4 E5 E6 E7 E8 E9 ICT Quality Strategy Development Education and Training Provision Purchasing Sales Proposal Development Channel Management Sales Management Contract Management Personnel Development Information and Knowledge Management Forecast Development Project and Portfolio Management Risk Management Relationship Management Process Improvement ICT Quality Management Business Change Management Information Security Management IT Governance 8 van 16
Beschrijving opleiding De meeste informatie van opleidingen staat vastgelegd in keuzeopties en numerieke velden. Er is echter ook ruimte voor tekstuele toelichtingen. Alle teksten kunnen meertalig worden ingevoerd en met een optionele html-versie. Programmabeschrijving Bij ieder opleiding wordt een programmabeschrijving vereist. Deze programmabeschrijving is onderverdeelt in twee delen (deze tweedeling is bij Hodex zeer succesvol gebleken): - een korte beschrijving maximaal 200 karakters. Zeer bondig, wordt vaak gebruikt als eerste zoekresultaat en in overzichts s. - een aanvullende beschrijving. wordt getoond onder de korte beschrijving zodra een studiezoeker doorklikt voor meer informatie. Mag géén overlap hebben met de korte beschrijving. De aanvullende tekst heeft een maximum van 1200 karakters. De 200+1200 karakters dwingen een bondige samenvatting van de opleiding af. Soms zijn deze 1400 karakters niet afdoende. Om de opleiding verder toe te lichten kunnen de onderstaande velden gebruikt worden. Specifieke onderwerpen Over enkele onderwerpen kan optioneel meer informatie worden vastgelegd. Advies is: gebruik alleen toelichtende teksten als in de overige velden niet alle benodigde informatie vastgelegd kan worden - benoem dezelfde informatie niet dubbel. Deze onderwerpen zijn: - doelgroep (aangeraden); target - leerdoelen (aangeraden); objectives - startmomenten (bijv. opleiding start in Q1 en Q4 bij voldoende interesse) ; program start - competenties; competences - studiemateriaal/literatuur; study material - aanmelding; application - kosten; cost - verroostering; study load - studiebelasting; study schedule - diploma. diploma Bij deze teksten wordt ook een onderscheid gemaakt in een korte toelichting (500 karakters) en aanvullende toelichting (geen maximum aantal karakters). In de praktijk is 500 karakters meestal afdoende. Bij teksten kan een html-alternatief worden opgegeven. Daarbij wordt beperkt tot de tags: b, br, i, p, ul, ol, li, a, h1, h2, h3, h4, h5 9 van 16
Aanmeldingsgegevens Aanmelding open/gesloten < applicationopen> Er kan aangegeven worden of de aanmelding voor een opleiding open of gesloten is. Het is NIET aan te raden om een programma waarvoor inschrijving niet mogelijk uit de XML feed te halen. Externe partijen gebruiken de opleidingsinformatie nog voor mensen die zich nog voor eerdere startmomenten aangemeld hebben. Gebruik daarom de optie aanmelding gesloten zolang het onderwijs nog aangeboden wordt. Min./max. aantal deelnemers <minnumberofparticipants> <maxnumberofparticipants> Optioneel kan er een minimum en/of maximum aantal deelnemers genoemd worden Aanmeldingstype < applicationtype> Keuze tussen individuele of groepsaanmelding. Bij opleidingen met groepsaanmelding moet er een groep aangemeld worden met minimaal <minnumberofparticipants> en maximaal <maxnumberofparticipants> Vaststelling startdatum < startdatedetermination> Dit veld benoemt hoe startmomenten worden vastgesteld. Een opleider kan voor een opleiding de startmomenten op één van drie manieren vaststellen: 1. vaststaande startdatums een aanmelder kan uitsluitend starten op één van de centraal vastgestelde datums; 2. overeengekomen startdatum een startdatum wordt samen met de aanmelder afgesproken; 3. directe start een persoon kan na aanmelding zelf direct aan de studie beginnen (bijv. bij schriftelijk onderwijs) Dit veld bepaalt welk type aanmeldingsprocedure van toepassing is, respectievelijk: 1. de aanmelder wordt gevraagd om uit de vastgestelde datums te kiezen. Een keuze hoeft niet verplicht te zijn, de aanmelder kan ook wachten tot nieuwe startmomenten worden aangeboden en enkel aangeven geïnteresseerd te zijn; 2. de aanmelder wordt gevraagd om een voorkeursdatum(s) te noemen of te kiezen uit reeds geprikte datums met vrije plaatsen; 3. de aanmelder wordt niet gevraagd om een datum te kiezen of noemen. 10 van 16
Studieplanning Startmomenten en lesdagen <program><programrun><module><courseday> De exacte planning van een opleiding kan in detail vastgelegd worden drie niveau s: programma synoniem: training, opleiding " 0 of meer vastgesteld startmomenten synoniem: evenement (Conclusion) #" 0 of meer bijhorende lesdagen " 0 of meer te onderscheiden modules " 0 of meer bijhorende lesdagen synoniem: trainingsdag/rooster startmoment Het benoemen van startmomenten is optioneel. Een startmoment heeft één van drie statussen: - inschrijving open; - inschrijving gesloten; - geannuleerd. modules Het benoemen van modules is optioneel. Een module valt onder een startmoment en is in principe altijd meerdaags. Een module heeft een naam en een optionele samenvatting. lesdagen Het benoemen van lesdagen is optioneel. Een lesdag kan vallen onder een module óf direct onder een startmoment. Per lesdag kan benoemd worden: - de datum; - de start- en eindtijd; - de locatie (uitgesplitst naar adres, postcode, plaats, land, etc. geolocatie); - een naam (bijv. introductie dubbel boekhouden ). lesdagen, modules of modules én lesdagen Bij het vastleggen van de programmaplanning is het benoemen van zowel modules als lesdagen volledig optioneel. Startmomenten kunnen dus op vier niveau s van detail vastgelegd worden: enkel startmoment startmoment met lesdagen (van toepassing bij korte cursussen) startmoment met te onderscheiden modules (van toepassing bij opleidingen met langere duur) startmoment met te onderscheiden modules én de daaronder vallende lesdagen samenhangend onderwijs, ook te volgen in delen Indien een module/lesdag ook beschikbaar is als los te volgen onderwijs, dan is dit losse aanbod een apart product. De lesdag/module wordt in dat geval ook als op zichzelf staand programma gepubliceerd, met een eigen overzicht van startmomenten en kosten. startmoment zonder startdatum Als er er geen specifiek startmoment is ingepland, maar de kosten/inhoud van het eerstvolgende startmoment zijn al duidelijk, dan is het handig om toch een startmoment op te voeren - maar zonder startdatum. 11 van 16
Algemene programmaplanning <genericprogramrun><module><courseday> De algemene programmaplanning biedt een algemeen overzicht van de inhoud en planning van een opleiding, zonder in te gaan op een specifiek startmoment. Dit is handig in twee situaties: - informeren van een studiezoeker over vorm en tijdsspreiding van de opleiding - nog voordat deze studiezoeker zich in specifieke startdatums gaat verdiepen; - bij opleidingen zonder vastgesteld startmoment: bij bijv. continue opleidingen of opleidingen die werken op basis van groepsaanmeldingen De generieke programmaplanning is bijna gelijk met de hiervoor beschreven vastlegging van startmomenten: - beide benoemen optioneel modules en lesdagen; - beide benoemen optioneel kosten; - beide benoemen optioneel locaties en tijdstippen; De generieke programmaplanning wijkt af van het benoemen van startmomenten op drie punten. De generieke programmaplanning: heeft géén vaste start- en einddatum bij startmoment, module of lesdag; benoemt optioneel de dag van de week + het tijdstip waarop het onderwijs ingepland is, bijv. donderdag of woensdag van 14:00 tot 18:00 uur of tussen 9:00 en 12:00 uur ; benoemt optioneel week-/dagnummer waarop een module/lesdag start, gemeten vanaf het startmoment van de opleiding. bijv. deze module start de 5e dag en duurt drie dagen De algemene programmaplanning benoemt de modules, lesdagen en de tijdsspreiding daartussen. De startmomenten kunnen (bij benadering) benoemd worden in het tekstveld program start. bijv: deze opleiding start meestal in november, in het najaar, in Q1 en Q4. kosteninschatting De kosten die bij de generieke programmaplanning genoemd worden zullen meestal indicatief zijn. Dit kan aangegeven worden door bij amountisfinal false op te voeren. 12 van 16
Kosten per startmoment Kosten zijn meestal afhankelijk van het startmoment van de opleiding. De kosten worden daarom ook vastgelegd onder de programmaplanning. Er zijn twee plaatsen waar kosten kunnen worden vastgelegd. Beide kunnen naast elkaar gebruikt worden en leggen kosten volgens dezelfde structuur vast: 1. onder algemene programmaplanning (genericprogramrun>cost) hierbij zullen in principe alleen indicatieve bedragen genoemd worden; 2. onder geplande startmomenten (programrun>cost) hierbij zullen zowel indicatieve als vaststaande bedragen door elkaar voorkomen. Kosten <cost> Van kosten worden bijgehouden: - het type kosten (lesgeld, excursies, studiematerialen, etc.) - of de kostenpost wel of geen verplicht onderdeel is - het bedrag (bij voorkeur ingevoerd zonder BTW) - of het bedrag definitief is of een schatting; - de gevraagde valuta; - het bijhorende BTW bedrag. - het (afwijkende) bedrag+btw bedrag indien de afnemer van het opleiding vrijgesteld is van BTW. BTW bij BTW vrijgestelde partijen voor BTW vrijgestelde partijen geldt vaak een aangepast tarief voor het lesgeld. Op overige deelkosten is vaak wel BTW van toepassing. Ook bij BTW vrijgestelde partijen kan dus wél BTW in rekening gebracht worden. BTW bedrag ipv BTW percentage vaak is een enkele kostenpost samengesteld uit verschillende deelkosten met verschillende BTW percentages. Om die reden wordt niet BTW percentage maar BTW bedrag vastgelegd. 13 van 16
Typen kosten <costtype> de volgende typen kosten worden onderscheiden waarde label tuition fee examination excursions lunch dinner registration fee study material visa/permit coaching accommodation arrangement lesgeld examen excursies lunch diner inschrijfgeld studiematerialen/literatuur visa coaching overnachting arrangement second accommodation partnerovernachting optionele certificering tegen meerkosten bij sommige opleidingen is erkenning/accreditatie van een diploma optioneel. Dit hangt of van het wel of niet afleggen van een examen en betalen van de bijhorende kosten. In dit geval wordt bij kostentype examination vastgelegd dat deze optional zijn. Daarnaast kan in het tekstveld diploma toegelicht worden dat een erkend diploma optioneel en tegen meerkosten is. 14 van 16
Kortingsregels Onderwijsaanbieders bieden sommige afnemers een kortingsregeling aan. Deze kortingen zijn niet openbaar, maar worden onderling afgestemd. Soms is er sprake van een tussenpartij die informatie over opleidingen aggregeert, selecteert en filtert en de kortingsregels toepast. Voor deze kortingsregels is een apart format ontwikkeld. De kortingsregels zijn zo opgesteld dat ze eenvoudig kunnen worden toegepast worden op de kosteninformatie zoals die is vastgelegd in de Edudex standaard. één bestand per samenwerkingsverband De afspraken tussen één specifieke onderwijsaanbieder en één specifieke afnemer staan in één XML bestand met één of meer kortingsregels. kortingsregel Een kortingsregel is van toepassing op één, een selectie of alle opleidingen van de onderwijsaanbieder. Een kortingsregel gaat in op één type kosten en benoemt óf een procentuele korting óf een nominale korting. verspreiding van kortingsregels Zowel onderwijsaanbieders als -afnemers kunnen de kortingsregels vastleggen. De voorkeur heeft het als de onderwijsaanbieder dat doet. De onderwijsaanbieder legt de kortingsregels vast. Zij kan de regels op drie manieren verspreiden: doorgeven aan de afnemer; doorgeven aan een tussenpersoon; de kortingen publiceren in de Edudex database. De database zorgt dat alleen geautoriseerde personen van de afnemer de kortingsregels kunnen toepassen. fictief voorbeeld alle kosten afspraken tussen NCOI en de Rabobank zijn vastgelegd in één XML bestand. Hierin staan de volgende regels: 1. voor alle opleidingen geldt een korting van 5 procent op kostentype tuition fee 2. voor alle opleidingen geldt een korting van 10 procent op kostentype study material 3. voor de opleidingen met id 10 of met id 50 geldt een korting van 40 op kostentype accommodation 15 van 16
Instellingsinformatie Overkoepelende partijen Sommige partijen hebben meerdere instellingen onder zich hangen: - NCOI, Scheidegger en Boertien vallen allen onder NCOI - RSM valt onder de Erasmus Universiteit In de boomstructuur van het Platform zijn dit alle losse instellingen, met een eigen instellingsindex en eigen instellingsinformatie. Adresgegevens van de instelling Per instelling moeten de volgende contactgegevens opgegeven worden: bezoekadres postadres website (meertalig) Contactpersonen/studieinformatie Er kunnen meerdere contactpersonen/-instanties opgegeven worden. Daarbij wordt minimaal één contact vereist: de contactgegevens van de afdeling studieinformatie. Logo en beeldmateriaal Een instelling kan één of meerdere logos en foto s aanleveren 16 van 16