Inleiding door de Directie Staete Vastgoed, gevestigd in Oosterhout (NB), investeert en bemiddelt in commercieel vastgoed en verhuurde woningen en appartementen in Nederland. Staete Vastgoed heeft een positie als commerciële, maar ook maatschappelijke onderneming. Dat betekent dat wij streven naar een optimaal commercieel en maatschappelijk presteren van onze activiteiten. Vanwege de grote belangen, die er in de branche omgaan en de mogelijke negatieve gevolgen voor de betrokken partijen, die uit niet zorgvuldig handelen kunnen ontstaan, hechten wij bijzonder aan een transparante manier van handelen. Deze manier van handelen is vastgelegd in een protocol. Staete Vastgoed werkt op basis van het economisch principe. Om als bedrijf continuïteit te waarborgen en om aan onze verantwoordelijkheden te voldoen is winstgevendheid onmisbaar. Staete Vastgoed wil daarbij een betrouwbare onderneming zijn. Wij willen handelen op een eerlijke, integere en respectvolle manier en rekening houden met de rechtmatige belangen van een ieder op wie onze gedragingen van invloed zijn. Ons streven naar een succesvolle onderneming komt tot uitdrukking door het blijvend investeren in kwaliteit en het vinden van een evenwicht tussen de belangen van onze opdrachtgevers, medewerkers, aandeelhouders, zakenpartners en niet in de laatste plaats onze hedendaagse samenleving. Daarom hanteren wij voor onze organisatie een gedragscode. Wij willen dat deze gedragscode in de praktijk meer is dan een verzameling regels. De code is bedoeld om een praktische rol te spelen bij onze dagelijkse bedrijfsvoering, waarbij ieder van ons deze regels naar letter en geest naleeft. Oosterhout, juni 2006 A.G.M. de Kock RVGME Ch.H. van de Steene RMT C.A.G. Bioch RT
Protocol Staete Vastgoed 1. Staete voert een juiste en inzichtelijke administratie die voldoet aan de wettelijke normen. Staete laat haar jaarrekening opmaken door KPMG, die jaarlijks een goedkeurende verklaring afgeeft. 2. Alle overeenkomsten die Staete met derden aangaat worden schriftelijk vastgelegd en dienen van beide kanten correct te worden nageleefd. Alle overeenkomsten die worden aangegaan worden op de juiste wijze vastgelegd in de administratie volgens de daarvoor geldende procedures, die inzichtelijk en controleerbaar zijn. 3. Bij contractvorming maakt Staete gebruik van contracten waarin evenwicht is nagestreefd tussen de belangen van beide partijen. Bij voorkeur wordt gebruik gemaakt van modelcontracten die worden gehanteerd door de ROZ en NVM 4. Het beheer van het vastgoed wordt door eigen afdeling vastgoedbeheer uitgevoerd, zodat hierop controle en bijsturing kan plaatsvinden en de kwaliteit van het vastgoed wordt gewaarborgd. 5. Bij aankoop van vastgoed vindt duidelijke communicatie met de huurders plaats en wordt een afspraak gemaakt voor een eventuele inspectie van het object om (in overleg) eventuele verbeteringen door te nemen. Staete is bereid te investeren in verhuurd onroerend goed teneinde de kwaliteit te waarborgen of te verhogen. 6. Staete staat bij woningen geen kamerverhuur en onderverhuur toe. In die gevallen waarbij bij overname van lopende huurovereenkomst geconstateerd wordt dat hier sprake van is, zal zij alle maatregelen treffen om deze ongewenste situatie te beëindigen. 7. Onderhoud en klachtenbehandeling geschieden conform de normen opgesteld vanuit de overheid en vastgelegd in aanbevelingen van het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (VROM). Klachten en opdrachten voor onderhoud worden vanuit een geautomatiseerd systeem schriftelijk bevestigd. 8. Voor alle woningen, die over een centrale verwarmingsinstallatie beschikken, is een onderhoudsovereenkomst met Gasservice Nederland gesloten, waardoor er jaarlijks inspectie plaatsvindt en een 24-uurs storingsdienst kan worden ingeschakeld. 9. Staete wil graag samenwerken met andere partijen aan behoud of verbetering van de leefbaarheid en veiligheid van wijken en buurten of de uitstraling van bedrijventerreinen, kantoorlocaties en winkelcentra. 10. Bouwen, verbouwen en onderhouden geschiedt rekeninghoudend met duurzaamheid en milieu. 11. Voor permanente verbetering van de kwaliteit worden terugkerende activiteiten zo veel mogelijk in draaiboeken vastgelegd en wordt volgens vastgestelde normen en protocollen gewerkt. 12. Bij verkoop van een object in verhuurde staat verzekert Staete Vastgoed zich ervan dat de (potentiële) koper bonafide is en voldoende oog heeft voor de belangen van de zittende huurder(s). 13. Staete zal alert zijn op en zich onthouden van het doen van vreemde onroerend goedtransacties, die niet gebruikelijk zijn of die niet door marktomstandigheden te verklaren zijn. Twijfel over onroerendgoedtransacties worden met de betrokken notaris of makelaar besproken. 14. Staete zal niets doen en alles nalaten wat de belangen van de bedrijfstak schaadt.
Geheimhoudingsverklaring De aankoop van verhuurd vastgoed is een delicate zaak, waarbij rekening gehouden moet worden met gevoeligheden van meerdere partijen. De belangrijkste partij daarbij zijn de huurders, die bij een onjuiste aanpak het gevoel kunnen krijgen, dat over hun hoofden wordt beslist. Om de discrete omgang met de gegevens te waarborgen tekent Staete een geheimhoudingsverklaring, waarin wordt vastgelegd, dat zij de verkregen informatie vertrouwelijk zal behandelen en uitsluitend na schriftelijk verkregen toestemming deze vertrouwelijkheid zal opheffen. Een concept is als bijlage toegevoegd.
Gedragscode Staete Vastgoed 1. Normen voor gedrag Staete Vastgoed voert haar activiteiten uit met respect voor de belangen van diegenen waarmee zij samenwerkt. Wij werken op basis van eerlijkheid, integriteit en transparantie. Wij gedragen ons in onze bedrijfsvoering ethisch, tegenover elkaar en tegenover derden. Wij zullen ons niet inlaten met praktijken die het belang van de bedrijfstak specifiek en de maatschappij in het algemeen kunnen schaden. 2. Naleving van de wet- en regelgeving Staete Vastgoed ondernemingen en medewerkers verplichten zich ertoe wet- en regelgeving na te leven en zich te onthouden van gedragingen die strijdig zijn met de gedragscode, de openbare orde, de goede zeden en al hetgeen in het maatschappelijk verkeer betaamt. 3. Medewerkers Staete Vastgoed streeft een werkomgeving na waarin mensen elkaar met vertrouwen en respect tegemoet treden en waarin iedereen zich verantwoordelijk voelt voor de resultaten en reputatie van de onderneming. Wij willen goede, veilige en gezonde arbeidsomstandigheden creëren voor alle medewerkers. Samen met onze medewerkers willen we de vaardigheden en capaciteiten van ieder van hen verder ontwikkelen en vergroten. Wij zorgen voor een goede communicatie met onze medewerkers door middel van informatie en overlegprocedures. Medewerkers zijn verplicht tot volledige geheimhouding tegenover derden van alle vertrouwelijke bedrijfsaangelegenheden voor zover dit niet in strijd komt met een wettelijke plicht tot openbaarmaking. De geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van het dienstverband van kracht. 4. Aandeelhouders Staete Vastgoed voert haar activiteiten uit in overeenstemming met algemeen aanvaarde grondslagen voor goed ondernemingsbestuur. Wij verstrekken aan de aandeelhouders tijdige, regelmatige en betrouwbare informatie over onze activiteiten, structuur, financiële positie en resultaten. 5. Zakenpartners Staete Vastgoed hanteert objectieve en zorgvuldige afwegingen bij het verstrekken van opdrachten of het samenwerken met toeleveranciers, onderaannemers, afnemers en andere zakenpartners. Staete Vastgoed verwacht dat deze zakenpartners het door Staete Vastgoed in hen gestelde vertrouwen niet schaden. 6. Betrokkenheid bij de gemeenschap Staete Vastgoed streeft ernaar als onderneming haar verantwoordelijkheden na te komen jegens de maatschappelijke omgeving waarin zij actief is. 7. Innovatie Staete Vastgoed zal innovatie bevorderen die is gericht op verhoging van de functionaliteit, duurzaamheid en toegevoegde waarde van haar producten en diensten. Staete Vastgoed houdt waar mogelijk rekening met de hinder die hierbij voor de omgeving kan optreden en tracht deze zoveel mogelijk te beperken.
8. Zakelijke integriteit In het zakendoen maken medewerkers van Staete Vastgoed objectieve en zakelijke afwegingen. Het is niet toegestaan geschenken, uitnodigingen of andere oneigenlijke voordelen gericht op zakelijk en/of financieel gewin te verstrekken of te ontvangen. Elk verzoek daartoe dient te worden afgewezen en aan de vertrouwensfunctionaris te worden gemeld. Relatiegeschenken moeten derhalve zowel bij geven als ontvangen binnen redelijke grenzen blijven, mogen in ieder geval een tegenwaarde van 100 niet overschrijden en mogen nooit in de vorm van geld plaatsvinden. Transacties die namens Staete Vastgoed worden aangegaan, zullen correct worden vastgelegd conform de geldende procedures en inzichtelijk en controleerbaar zijn. 9. Controle De dagelijkse verantwoordelijkheid wordt gedelegeerd aan de directies van de werkmaatschappijen. Zij zijn ervoor verantwoordelijk dat deze Gedragscode wordt toegepast, indien noodzakelijk aangevuld met richtlijnen afgestemd op specifieke omstandigheden. 10. Rapportage Er zijn maatregelen getroffen om medewerkers in staat te stellen vertrouwelijk te rapporteren en de medewerker zal van een dergelijke melding geen nadeel ondervinden. Wanneer medewerkers op de hoogte zijn van overtreding van de gedragscode dan dienen zij dit te melden aan de vertrouwensfunctionaris. Uitlokking tot overtreding moet eveneens worden gemeld. 11. Sancties De gedragscode is geen vrijblijvende zaak. Bij overtreding zal tot arbeidsvoorwaardelijke sancties worden overgegaan. 12. Belangentegenstellingen Van alle medewerkers van Staete Vastgoed wordt verwacht dat zij persoonlijke activiteiten en financiële belangen vermijden die tegenstrijdig zouden kunnen zijn met de belangen van de onderneming. Het is medewerkers verboden persoonlijk gewin voor zichzelf of anderen na te streven door ge- of misbruik van hun positie. 13. Naleving Naleving van deze Gedragscode is een essentieel onderdeel van ons succes als concern. De Directie van Staete Vastgoed ziet er op toe dat alle medewerkers deze gedragsregels kennen, met de werking ervan vertrouwd raken en dat aandacht wordt besteed aan naleving van de in deze code opgenomen voorschriften. In deze gedragscode worden eenvoudigheidshalve de uitdrukking Staete Vastgoed gebruikt ter aanduiding van het concern Staete Vastgoed en haar werkmaatschappijen.