HUISHOUDELIJK REGLEMENT LANDELIJK OVERLEG ONCOLOGIE VERPLEEGKUNDIGEN & VERPLEEGKUNDIG SPECIALISTEN (LOOV) Huishoudelijk reglement van het Landelijk Overleg Oncologie Verpleegkundigen, vastgesteld op de eerste bijeenkomst in 1987 te Amsterdam, gewijzigd op de LOOV-bijeenkomst van april 1996 te Woerden, gewijzigd op de LOOV-bijeenkomst van mei 2003 te Woerden, gewijzigd op de LOOV-bijeenkomst van 1 februari 2007 te Utrecht, gewijzigd op de LOOV-bijeenkomst van 12 februari 2015 te Utrecht. Huishoudelijk Reglement LOOV/bestuur 2015 1
Inhoud Artikel 1. Inleiding... 1 Artikel 2. Doelstelling... 1 Artikel 3. Lidmaatschap... 1 Artikel 4. Functies binnen het LOOV... 2 Artikel 5. Resultaat... 2 Artikel 6. Systematiek... 3 Artikel 7. Financiën... 3 Artikel 8. Slotbepalingen... 3 Huishoudelijk Reglement LOOV/bestuur 2015 2
Artikel 1. Inleiding Het initiatief voor de oprichting van het Landelijk Overleg Oncologie Verpleegkundigen (LOOV) werd genomen door Ria Dubbelman en Godelaine Simonetti, beiden werkzaam als research verpleegkundigen in het Nederlands Kanker Instituut/Antoni van Leeuwenhoek Huis. In 1985 werd tijdens het jaarlijkse congres van de Vereniging van Oncologie Verpleegkundigen (VvOV) een oproep gedaan aan oncologieverpleegkundigen zich bij hen op te geven indien zij interesse hadden voor deelname aan het nog op te richten LOOV. Hierbij werd met name gedacht aan scholing voor verpleegkundigen die nauw betrokken waren bij klinisch wetenschappelijk onderzoek en verpleegkundigen werkzaam als verpleegkundig consulent. Tegelijkertijd beraadde het Integraal Kanker Centrum Amsterdam zich over de vraag hoe er meer aandacht besteed kon worden aan de samenwerking tussen de verpleegkundig consulenten verbonden aan de IKC s. Resultaat hiervan was, dat in 1986 een eerste workshop werd gehouden waaraan zowel door (research) verpleegkundigen als IKC-consulenten werd deelgenomen. In 1987 werd het LOOV opgericht. Artikel 2. Doelstelling Uitwisseling van informatie met betrekking tot kennis en vaardigheden op instellings- en landelijk niveau door de verpleegkundige beroepsbeoefenaars vanuit de werkvelden oncologie en hematologie waardoor de drempel voor het implementeren van innovaties verlaagd wordt. De doelstelling wordt behaald middels de resultaten zoals in artikel 5 beschreven. Artikel 3. Lidmaatschap 1. Doelgroep. De leden van het LOOV zijn verpleegkundigen in de oncologie/hematologie en bekleden functies zoals die van: a) researchverpleegkundige, nauw betrokken bij klinisch wetenschappelijk onderzoek b) verpleegkundig consulent c) verpleegkundig specialist d) vertegenwoordiger uit een categoraal, academisch of perifeer ziekenhuis, indien hij/zij aldaar voortrekker is op het gebied van oncologische/hematologische zorg 2. Ledenaantal. De LOOV hanteert ten aanzien van het ledenaantal geen maximum. Van belang is dat per instelling besproken wordt hoeveel verpleegkundigen voor lidmaatschap van het LOOV in aanmerking wensen te komen. Het is aan de voorzitter om, zo mogelijk in samenspraak met de leden, het LOOV-lidmaatschap toe te zeggen dan wel te weigeren. 3. Het lidmaatschap is voor onbepaalde tijd. 4. Beëindiging lidmaatschap. Indien een afvaardiging van een instelling langer dan twee jaar niet op de bijeenkomsten aanwezig is geweest en zich ook anderszins (bijv. door e-mail) voor de LOOV-leden actief heeft opgesteld, wordt ervan uitgegaan dat deelname aan het LOOV niet meer op prijs gesteld wordt, en komt het lidmaatschap te vervallen. De voorzitter zal de betreffende instelling verzoeken zich terug te trekken als LOOV-lid daar men dan geen bijdrage kan leveren aan de doelstellingen van het LOOV. 5. Van elke aangesloten instelling wordt inbreng verwacht middels zijn eigen producten. Met deze inbreng heeft hi/zij het recht om producten van anderen in de organisatie te implementeren. 6. Leden zijn gerechtigd tot: a. tijdige uitnodiging voor de bijeenkomsten. b. het actief en passief halen van informatie bij andere LOOV-leden. c. Mogelijke tot creëren van een eigen podium om zo jezelf/instelling te profileren. 7. Leden (afvaardig van aangesloten instelling) zijn verplicht: a. het doel van het LOOV te ondersteunen middels actieve inbreng van kennis en vaardigheden b. minimaal 1 x per jaar dient een afvaardiging per instelling aanwezig te zijn op een bijeenkomst c. per instelling 1 afvaardiging d. per mailvraag 1 vraag-beantwoorder per instelling (tenzij de vraag niet beantwoord kan worden) e. zich voor een bijeenkomst aan of af te melden f. zich bij verhindering uiterlijk 48 uur voor de bijeenkomst per e-mail bij de voorzitter af te melden g. uiterlijk 48 uur voor de bijeenkomst een actueel informatieblad te versturen aan de leden h. adreswijzigingen per e-mail of schriftelijk tijdens een LOOV-bijeenkomst aan de ledenlijstbeheerder door te geven. Pagina 1 van 5 Huishoudelijk Reglement LOOV/bestuur_feb 2015
Artikel 4. Functies binnen het LOOV Naast de rechten zoals vermeld onder artikel 3, lid 6, en de plichten, zoals vermeldt onder artikel 3 lid 7, kent het LOOV de volgende functies met bijbehorende taken: 1. Het voorzitterschap wordt uitgeoefend door één van de leden. Hij/zij wordt ter bijeenkomst gekozen door handopsteking van de aanwezige leden op basis van consensus. Eventuele gegadigden voor het voorzitterschap kunnen dit tot één maand voor de bijeenkomst waarin gestemd zal worden, kenbaar maken. Ongeacht de reden van afwezigheid kan de stemming niet schriftelijk plaatsvinden. De voorzitter wordt voor drie jaar gekozen en is herkiesbaar. 2. De voorzitter heeft voorts de volgende taken: a. het leiden van de scholingsbijeenkomsten b. het leiden van de bijeenkomsten c. het onderhouden van contacten met Verpleegkundigen & Verzorgenden Nederland Oncologie (V&VN Oncologie) d. het onderhouden van contacten met de sponsor van de bijeenkomsten e. het waken over de goede naam en het doel van de vereniging 3. Het vicevoorzitterschap wordt uitgeoefend door één van de leden. Hij/zij wordt ter bijeenkomst gekozen door handopsteking van de aanwezige leden op basis van consensus. Eventuele gegadigden voor het vicevoorzitterschap kunnen dit tot één maand voor de bijeenkomst waarin gestemd zal worden, kenbaar maken. Ongeacht de reden van afwezigheid kan de stemming niet schriftelijk plaatsvinden. De vicevoorzitter wordt voor drie jaar gekozen en is herkiesbaar. 4. De vicevoorzitter heeft voorts de volgende taken: a. het tijdig toesturen van de voor de in artikel 6, lid 1b genoemde bijeenkomst benodigde stukken aan de leden: de notulen, de agenda en de stand van zaken van de LOOV-leden b. het opstellen van een agenda voor een volgende bijeenkomst c. het organiseren van de scholingsbijeenkomsten d. het corrigeren van de concept-notulen e. up-to-date houden van de website i.s.m. V & VN Oncologie f. het waken over de goede naam en het doel van de vereniging 5. De secretaris wordt uitgeoefend door één van de leden. Hij/zij wordt ter bijeenkomst gekozen door handopsteking van de aanwezige leden op basis van consensus. Eventuele gegadigden voor het secretarisschap kunnen dit tot één maand voor de bijeenkomst waarin gestemd zal worden, kenbaar maken. Ongeacht de reden van afwezigheid kan de stemming niet schriftelijk plaatsvinden. De secretaris wordt voor drie jaar gekozen en is herkiesbaar. 6. De secretaris heeft voorts de volgende taken: a. het bijhouden van de ledenlijst. De gegevens van de ledenlijst zijn uitsluitend beschikbaar voor administratieve doeleinden. De voorzitter kan in voorkomende gevallen besluiten of de lijst of delen ervan beschikbaar worden gesteld aan derden i.o.m. de leden en bestuur. b. het verwerken van de aangeleverde gegevens aangaande nieuwe, bestaande en afgetreden leden. c. het zorgdragen voor het versturen een actuele ledenlijst, 2 x per jaar, aan alle LOOV-leden (dit mag gedelegeerd worden). d. het opstellen van het jaarplan t.b.v. de V & VN oncologie e. aanspreekpunt voor derden betreffende het LOOV f. het waken over de goede naam en het doel van de vereniging 7. Het notuleren van de bijeenkomsten geschiedt per toerbeurt door een van de aanwezige LOOVleden. De notulist heeft voorts de volgende taken: a. het notuleren van de bijeenkomsten van de LOOV-bijeenkomsten b. het per e-mail versturen van de conceptnotulen uiterlijk 3 weken na de bijeenkomst naar de voorzitter. Artikel 5. Resultaat De resultaten van het LOOV zijn onder te verdelen in de volgende resultaatgebieden: 1. Deskundigheidsbevordering. Uitwisseling van kennis en vaardigheden betreffende de oncologische verpleegkunde professie. 2. Innovatie & zorgbeleid. Hieronder wordt het efficiënt uitwisselen van elkanders producten (procesbeschrijvingen, protocollen, presentaties, inventarisaties, etc) verstaan. Adviezen worden gegeven bij de implementatie c.q. de organisatie van zorg binnen de eigen instelling. 3. Research. Deelname aan fase I, II, III en IV-studies worden aan elkaar medegedeeld en de resultaten en opmerkelijke items met elkaar besproken. Pagina 2 van 5 Huishoudelijk Reglement LOOV/bestuur_feb 2015
Artikel 6. Systematiek Om de resultaten te kunnen realiseren, is een netwerk opgezet met afgevaardigden van de academische en perifere ziekenhuizen, IKNL en thuiszorgorganisaties. Om dit netwerk inhoud te geven, maakt het LOOV gebruik van twee bijeenkomsten per jaar met een scholings- en een vergadergedeelte. Daarnaast is er onderling contact via e-mail. 1. Bijeenkomsten: er wordt gewerkt met een jaarplanning. De LOOV-leden bepalen gezamenlijk de data, die vervolgens door de voorzitter worden vastgesteld. Bij deelname van minder dan 10 personen wordt de bijeenkomst uitgesteld c.q. geannuleerd. Dit ter beoordeling door de voorzitter. a. Scholing: Het onderwerp van scholing is relevant voor (het functioneren van) de oncologische verpleegkundige. Het onderwerp wordt in de voorafgaande bijeenkomst vastgesteld op basis van consensus. Naast LOOV-leden kunnen ook oncologie verpleegkundigen uit de hiervoor in aanmerking komende instellingen aan de scholing deelnemen. Leden die een presentatie verzorgen, ontvangen geen vergoeding. Externe sprekers ontvangen een cadeaubon, ter beschikking gesteld door de sponsor zoals vermeld in artikel 7. b. Vergadering. De vergadering is alleen voor LOOV-leden toegankelijk. Introducés die de scholing hebben bijgewoond, zijn wel uitgenodigd voor de lunch. De bijeenkomsten worden gehouden aan de hand van een vastgestelde agenda. Terugkerende punten op de agenda vormen: evaluatie vorige scholing, vaststellen van nieuwe scholingsonderwerpen en de Informatieronde: gestructureerde uitwisseling aangaande medisch en verpleegkundig onderzoek, alsmede actuele ontwikkelingen in de praktijk. 2. E-mail: Leden stellen vragen aan alle LOOV-leden of een selectie eruit. Antwoorden worden naar de vrager toegestuurd door leden die een antwoord op de vraag kunnen geven. Degene die de vraag gesteld heeft, mailt aan alle leden de geïnventariseerde lijst van antwoorden toe. De vicevoorzitter plaatst deze inventarisatie op de website, opdat die voor eenieder op een later tijdstip te raadplegen is. Artikel 7. Financiën De firma Pfizer draagt zorg voor de financiële ondersteuning met betrekking tot huur van de ruimte, koffie/thee en lunch. Indien de firma Pfizer besluit deze ondersteuning te staken, zal de voorzitter met een vertegenwoordiger van het LOOV de onderhandelingen voeren en zorgdragen voor overleg met een andere sponsor. Artikel 8. Slotbepalingen 1. Wijzigingen in het huishoudelijk reglement zijn slechts mogelijk indien de wijziging op de agenda van de volgende bijeenkomst is aangekondigd en de tekst van de wijzigingen is bijgevoegd. 2. Voor zover in het huishoudelijk reglement niets dienaangaande vermeld wordt, gelden de wettelijke bepalingen overeenkomstig, in het bijzonder die van het Burgerlijk Wetboek, Boek 2, artikel 26 t/m 52. Pagina 3 van 5 Huishoudelijk Reglement LOOV/bestuur_feb 2015