Handleiding UiTdatabank Activiteiten invoeren in UiT 1 Surf naar www.uitdatabank.be Om activiteiten in te voeren log je in met je UiTiD. Jouw UiTiD is je persoonlijke account waarmee je je kunt aanmelden op UiTdatabank, UiTinVlaanderen en tal van andere UiTwebsites. Als je nog geen UiTiD hebt, kun je er gratis één aanmaken. Het invoerscherm van UiTdatabank bevat tips die je begeleiden tijdens de invoer. Deze zal je zien verschijnen bij een aantal velden. Bovendien kun je antwoorden op je vragen vinden in het online helpcentrum dat je kunt bereiken via de help-knop op elk scherm, of via de helpdesk via vragen@uitdatabank.be. 2 Basisgegevens Nadat je aangemeld bent, klik je op Invoeren. Daarna kies je voor evenement of locatie. Wat is het verschil tussen een evenement en een locatie? In 95 % van de gevallen voer je een evenement in. Een evenement is een tijdelijke activiteit, zoals een theatervoorstelling, een sportactiviteit, een workshop, een tijdelijke tentoonstelling of een eetfestijn. Je kunt ook apart een locatie invoeren, zoals bijvoorbeeld een monument of een museum. Dit doe je langs de rechterkant van het invoerscherm. Hierbij gaat het over locaties die op zichzelf kunnen bezocht worden. Een locatie die je langs de rechterkant invoert zal apart verschijnen op verschillende agenda s. Tijdens het invoeren van een evenement kun je een locatie ook selecteren en verbinden aan je evenement. Wat Je kiest één type dat het best bij je evenement past. Afhankelijk van het type dat je kiest, kun je een verfijning van het type aanduiden. Wanneer Je kunt kiezen tussen één of meerdere tijdstippen, periode of permanent aanbod. Als je hebt gekozen voor een locatie, dan kun je alleen openingsuren invoeren zonder begin- en einddatum. Waar Zoek je locatie op door een postcode of gemeente in te voeren. Daarna typ je in het volgende veld de eerste letters van de plaats waar je evenement plaatsvindt. Selecteer de juiste locatie in de lijst. Vind je jouw locatie niet terug? Klik op Locatie toevoegen en vul de adresgegevens aan.
Titel van je evenement Let erop dat je informatie zoals prijs en leeftijd niet in de titel zet. Deze informatie kun je in andere velden invoeren. Als titel kun je bijvoorbeeld de naam van de uitvoerder of de voorstelling vermelden, zoals bijvoorbeeld NTGent - De Asielzoeker of Clouseau. 3 Laat je evenement extra opvallen Beschrijving Beschrijf je specifieke evenement. Praktische informatie hoeft hier niet in te staan, die kun je in andere velden kwijt. Geschikt voor Hier kun je de leeftijdscategorie aanduiden. Evenementen voor kinderen tot twaalf jaar krijgen een vlieglogo en verschijnen op UiTmetVlieg.be en in andere agenda s voor kinderen. Er verschijnt een vakje waarin je de minimumleeftijd kan invullen. Organisatie Vul minstens de eerste drie letters van je organisatie in. Klik op de juiste naam als je organisatie in de lijst verschijnt. Verschijnt je organisatie niet? Dan klik je op Nieuw organisator toevoegen. De organisatie kun je na het invoeren aanpassen door deze op te zoeken op de homepagina van UiTdatabank. Afbeelding Voeg één of meerdere afbeeldingen naar keuze toe, dat maakt je evenement aantrekkelijk! Klik op Kies een foto en zoek de foto op je computer. De afbeelding mag maximum 5 MB groot zijn en is een.jpeg,.gif of.png-bestand. Vermeld steeds het copyright van je foto! Prijs Vul het basistarief in van je evenement. Extra prijzen kun je ook toevoegen samen met een zelf gekozen tariefnaam. Reservatie Voeg hier toe hoe geïnteresseerden een plaats kunnen reserveren. Meer info en contact Voeg hier contactgegevens toe van je organisatie. Duid aan of geïnteresseerden hier terecht kunnen voor reservatie. Klik op Publiceren Na enkele minuten zal je activiteit verschijnen op UiTinVlaanderen en andere agenda s. 4 Na het invoeren Aanpassen Je kunt op ieder moment je evenement of locatie aanpassen door het op te zoeken op de homepagina van UiTdatabank of onder het titeltje zoeken. Daarna klik je op bewerken naast het evenement. Meer hulp vind je in het online helpcentrum dat je kunt bereiken via de help-knop op elk scherm, via de helpdesk op vragen@uitdatabank.be.
Richtlijnen over de promotionele ondersteuning van activiteiten 1. Doel en gebruikers Promotionele ondersteuning voor verenigingen In het kader van het gemeentelijk vrijetijds- en communicatiebeleid wil het gemeentebestuur de volgende promotionele ondersteuning bieden voor verenigingen, organisaties of personen uit Rijkevorsel: Vermelding van activiteiten in het gemeentelijk infoblad (via UiT in Rijkevorsel) Vermelding van activiteiten op de gemeentelijke website (via UiT in Rijkevorsel) Vermelding van activiteiten op het elektronisch berichtenbord Het doel van deze ondersteuning is een bijdrage te leveren aan een optimaal publieksbereik van verenigingen. Gemeentelijke diensten, het OCMW, de politie, de brandweer en de scholen en ouderraden kunnen eveneens van deze promotiekanalen gebruik maken. 2. Gebuik van UiT in Rijkevorsel, online en gedrukte kalender De basis voor de UiTagenda is de UiTdatabank (invoervoorwaarden) In de UiTdatabank worden alle vrijetijdsactiviteiten verzameld (vb. concerten, wandelingen, tentoonstellingen, cursussen, films ). Elke persoon of organisatie die een activiteit in de kijker wil zetten, mag die invoeren in de UiTdatabank. De UiTdatabank maakt geen onderscheid volgens de organisator. Als de activiteit toegankelijk is voor een publiek, mag ze worden ingevoerd in de UiTdatabank. Zijn uitgesloten: volgende aankondigingen van informatie die niet voldoet aan de algemeen aanvaarde maatschappelijke normen (vb. activiteiten met een racistische of pornografische inhoud) commercieel aanbod behalve als de activiteiten gemeenschapsvormend zijn en een uitzonderlijk karakter hebben of worden georganiseerd voor een goed doel politiek aanbod indien het gaat om politieke propaganda: activiteiten georganiseerd door politieke partijen waar eenzijdig één bepaald politiek standpunt wordt verkondigd. Activiteiten die gemeenschappelijk georganiseerd worden door alle partijen (vb. Bal van de burgemeester) worden wel toegelaten religieus aanbod met uitzondering van gemeenschapsvormende activiteiten logies of restaurants zaken die ontleend kunnen worden activiteiten die niet voor publiek toegankelijk zijn opleidingen in de formele leersfeer/onderwijs activiteiten bestemd voor bedrijven reguliere competitiewedstrijden tenzij ze een uitzonderlijk karakter hebben
De UiTagenda wordt ook in de vorm van een gedrukte activiteitenkalender opgenomen in het gemeentelijke infoblad. Voor de gedrukte activiteitenkalender gelden dezelfde bepalingen als voor de online activiteitenkalender. Bijkomend voor de gedrukte kalender geldt dat: activiteiten van verenigingen of organisaties die plaatsvinden op het grondgebied van Rijkevorsel worden opgenomen wekelijkse of periodieke activiteiten of vergaderingen niet worden opgenomen, tenzij ze een uitzonderlijk karakter hebben. 3. Elektronisch informatiebord Publicatievoorwaarden Voor publicatie van activiteiten op het elektronisch informatiebord gelden dezelfde bepalingen als voor de online activiteitenkalender (zie Artikel 5). Bijkomend voor het elektronisch informatiebord geldt dat: Enkel verenigingen, organisaties en personen die aangesloten zijn bij één van de erkende gemeentelijke adviesraden kunnen gebruik maken van de lichtkrant om aankondigingen te doen. Wekelijkse of periodieke activiteiten of vergaderingen niet worden opgenomen, tenzij ze een uitzonderlijk karakter hebben. Hierbij gelden volgende voorwaarden: o De activiteit dient beschreven te worden in maximaal 7 regels met telkens maximaal 15 tekens per regel (spaties en leestekens inbegrepen). o Berichten van verenigingen worden maximaal gedurende twee weken voor de geplande activiteit gepubliceerd. o Enkel de naam van de vereniging, organisatie of persoon; een summiere omschrijving; de locatie; de datum en een infonummer, e-mailadres of website kunnen vermeld worden. Prijzen en inhoud worden niet vermeld. o Enkel acties of activiteiten worden opgenomen, geen algemene boodschappen of voorstellingen. o De aanvraag dient te gebeuren bij het onthaal van de gemeente (onthaal@rijkevorsel.be) of door het online formulier in te vullen op de gemeentelijke website. Door het indienen van een bericht verklaart een vereniging zich akkoord met bovenstaande voorwaarden.
Benamingen gemeentelijke locaties Voor een aantal locaties in Rijkevorsel hebben we enkele benamingen vastgelegd, zodanig dat deze steeds op uniforme wijze gebruikt worden. Gelieve deze benamingen te gebruiken bij het ingeven van activiteiten in de UiTdatabank: Aster Berkhofbibliotheek, Kerkdreef 61 Kinderclub Sint-Jozef, Pioenstraat 26 Aster Berkhofmuseum, Kerkdreef 61 Kiosk gemeentehuis, Molenstraat 5 Bezoekerscentrum Molen, Looiweg Klooster, Molenstraat 5 Bibliotheek centrum, Molenstraat 20 Molenterrein, Looiweg Brandweerkazerne, Looiweg 32 Oude Pastorij, Dorp 47 Chalet Sint-Jozef, Pioenstraat 26 Park Doelenpad, Doelenpad Dorpsplein, Dorp 1 Parketzaal, Molenstraat 20 GC Sint-Jozef, Kerkdreef 61 Parking Pastorij, Doelenpad Gemeentebos, Zuiderdijk Parking Noord, Dorp 1 Gemeentehuis, Molenstraat 5 Parking Zuid, Dorp 1 Gemeentelijk Heemkundig Museum, Molenstraat 5 Gemeentelijk sportveld Bavelstraat, Bavelstraat Grasveld Zuiderdijk, Zuiderdijk 10 Jeugdlokaal, Kruispad 2a JH De Wauwel, Kruispad PZ Sint-Jozef, Pastoor Lambrechtsstraat 1 Sint-Willibrorduskerk, Dorp 1 Sport- en recreatieveld Sonsheide, Kruispad Sport- en skatepark Sonsheide, Kruispad Stenen Bergmolen, Looiweg Kinderclub centrum, Molenstraat 22 Turnzaal GLS De Wegwijzer, Leopoldstraat 1
Schrijfwijzer Voor de gemeentelijke diensten is een schrijfwijzer opgemaakt voor het uniform schrijven van teksten voor het infoblad. Deze schrijfwijzer mag ook toegepast worden voor het ingeven van activiteiten. Dit is geen verplichting, maar als je onderstaande regels toepast, zal er minder verbeterd moet worden aan jouw tekst. telefoonnummers geen puntjes, streepjes, haakjes 011 32 43 54 02 345 67 89 0486 98 76 54 gehele getallen uren tot en met twintig: voluit schrijven groot getal groeperen per drie cijfers, gerekend vanaf de komma (na de komma geen groepering) spatie als scheiding (geen puntjes) 8 596 542,1225 14 201 8 uur en 16.30 uur 9.30-12.30 uur datum 1 december 2015 euro 16,30 en 16 namen rangtelwoorden adressen spaties voornaam naam negentiende of 19 de Molenstraat 5 2310 Rijkevorsel 1 spatie tussen woorden, geen spatie tussen woord en leesteken eenheden en symbolen cm m/s² kwh km/h of km per uur Meer info? communicatie@rijkevorsel.be 03 340 00 16 of 03 340 00 12 sportdienst@rijkevorsel.be 03 340 00 36 jeugddienst@rijkevorsel.be 03 340 00 35 cultuurdienst@rijkevorsel.be 03 340 00 52 toerisme@rijkevorsel.be 03 340 00 12