Gelet op de Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW s en latere aanpassingen;

OCMW-RAADSZITTING van 15 december 2014 OPENBARE ZITTING Punt 18 - Goedkeuring mandaat aan de gemeente Oostkamp voor de organisatie van een overheidsopdracht voor de aanmaak en distributie van elektronische maaltijdcheques en goedkeuring bestek SITUATIESCHETS Een tijdje terug werd op federaal niveau beslist dat de papieren maaltijdcheques in de loop van 2015 volledig worden afgeschaft. Ook moeten deze maaltijdcheques sinds september afgeleverd worden door een beveiligd transport wat extra kosten met zich meebrengt. Een snelle overstap op elektronische maaltijdcheques is dus aan te bevelen. In het kader van de samenwerking met gemeente en AGB-O is het wenselijk de overheidsopdracht samen met de gemeente en het AGB-O te organiseren. Bovendien kan zo een opdracht voor een groter volume worden uitgeschreven wat tot een voordeligere offerte kan leiden. Door de dienst Personeel werd een bestek opgemaakt dat ter goedkeuring wordt voorgelegd. Er wordt voorgesteld de overheidsopdracht, na goedkeuring van het bestek door de 3 besturen, te laten uitschrijven en opvolgen door de gemeente Oostkamp. VOORSTEL Mandaat te geven aan de gemeente voor de organisatie van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor de aanmaak en distributie van elektronische maaltijdcheques. Goedkeuring bestek. VOORSTEL VAN BESLISSING De raad in openbare zitting vergaderd; Gelet op de Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW s en latere aanpassingen; Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, latere wijzigingen en bijhorende uitvoeringsbesluiten; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdracht voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen; Gelet op het Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing van overheidsopdrachten klassieke sectoren; Gelet op het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen; Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het Koninklijk Besluit van 18 maart 2014 betreffende het toezicht op en de bescherming bij het vervoer van waarden; Gelet op de wetgeving inzake elektronische maaltijdcheques; Overwegende dat de papieren maaltijdcheques in het najaar 2015 uit circulatie worden genomen; Overwegende dat het wenselijk is samen met gemeente Oostkamp en AGB-O een overheidsopdracht

te organiseren; BESLUIT Art. 01 De raad geeft het mandaat aan de gemeente Oostkamp om in naam en voor rekening van het OCMW Oostkamp op te treden voor het aanstellen van een leverancier voor de aanmaak en distributie van elektronische maaltijdcheques. Rekening houdend met de geldende wetgeving, wordt voor deze overheidsopdracht een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking opgestart. Art. 02 Het bestek voor de aanmaak en distributie van elektronische maaltijdcheques wordt als volgt goedgekeurd. I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en latere wijzigingen. 1. Beschrijving van de opdracht Voorwerp van deze diensten: Aanmaak en distributie van elektronische maaltijdcheques voor het personeel van de gemeente Oostkamp, het OCMW Oostkamp en het Autonoom Gemeentebedrijf Oostkamp. Plaats van dienstverlening: OostCampus, Siemenslaan 1 te 8020 Oostkamp 2. Identiteit van de opdrachtgever gemeente Oostkamp Siemenslaan 1 8020 Oostkamp 3. Wijze van gunnen Overeenkomstig artikel 26, 1, 1 a (limiet van 207.000,00 euro excl. btw niet overschreden; dienstencategorie 27) van de wet van 15 juni 2006, wordt de opdracht gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. 4. Prijsvaststelling De opdracht wordt beschouwd als een gemengde opdracht. De gemengde opdracht is een opdracht waarbij de prijsvaststelling gebeurt volgens meerdere soorten bedoeld in de punten 4 tot 6 van artikel 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011. De inschrijver dient alle kosten te verrekenen in de door ons voorziene posten (zie bijlage C Inventaris). 5. Toegangsrecht en kwalitatieve selectie Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken:

Juridische situatie van de inschrijver - vereiste bewijsstukken (uitsluitingscriteria) * Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 1 en 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. * In navolging van art. 63 van het KB van 15 juli 2011 moet de kandidaat of inschrijver bij zijn aanvraag tot deelneming of zijn offerte een attest toevoegen waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn beroepsmatige fiscale verplichtingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Het attest heeft betrekking op de laatste afgelopen fiscale periode vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of offertes, al naargelang. Economische en financiële draagkracht van de inschrijver - vereiste bewijsstukken (selectiecriteria) Een passende bankverklaring opgesteld overeenkomstig het model vervat in bijlage 3 van het KB van 15 juli 2011. Technische bekwaamheid van de inschrijver - vereiste bewijsstukken (selectiecriteria) / 6. Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands en vult de inventaris in op het eventueel bij het bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend. Als de ondertekening gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. Prijzen moeten steeds opgegeven worden in euro. Eventuele kortingen moeten steeds in de eenheidsprijs verrekend zijn en worden niet afzonderlijk vermeld. 7. Indienen van de offerte De offerte opgesteld op papier wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop het volgende wordt vermeld: het besteknummer (2014/049) of het opdrachtvoorwerp. Ze wordt via een postdienst verzonden of door een drager afgegeven. De offerte wordt geadresseerd aan: gemeente Oostkamp Technische Ondersteuning De heer Rik Buffel Siemenslaan 1 8020 Oostkamp De drager overhandigt de offerte aan de heer Rik Buffel of geeft ze af in de dienst Onthaal, OostCampus, SDiemenslaan 1 te 8020 Oostkamp. De offerte moet de aanbestedende overheid bereiken ten laatste op 15 januari 2015 om 11.00 uur, hetzij bij gewone of aangetekende zending, hetzij door afgifte op bovenvermeld adres.

8. Opening van de offertes Er is geen publieke opening van de offertes. De opening gebeurt door een lid van het college, aangesteld door het college van burgemeester en schepenen, in een door hem/haar vrij te bepalen zitting. 9. Verbintenistermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 120 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst. 10. Gunningscriteria Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Nr. Beschrijving Gewicht 1 Prijs 50 Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs De prijslijst (bijlage B) dient te worden ingevuld met alle te onderscheiden prijsfactoiren zodat de prijsstructuur duidelijk wordt. Voor de aantallen wordt rekening gehouden uit de technische bepalingen. 2 Aanvaardingsnetwerk 30 Waar worden de elektronische maaltijdcheques aanvaard? In bijlage bij het offerteformulier wordt een lijst gevoegd met het totaal aantal aanvaardingspunten in de gemeenten met postcodes 8000, 8020, 8200, 8210, 8310, 8730, 8750, 8810 en 8820 te worden opgenomen. De lijst omvat de (groot)warenhuizen en de plaatselijke handelaars. 3 Kwaliteit van de dienstverlening - Ondersteuning werkgever 10 De geboden ondersteuning aan de werkgever bij de invoer en het beheer zoals onder andere: - communicatieondersteuning bij de opstart - toegang en ondersteuning via helpdesk - gefaseerd en gedetailleerd stappenplan vanaf het moment dat de gegevens door het bestuur worden overgemaakt tot en met de distributie van de cheques. Dit stappenplan moet ook de timing vermelden. Bestelprocedure: - gebruiksvriendelijkheid van de bestelprocedure - tijdspanne tussen bestelling en storten op maaltijdchequerekening - facturatie 4 Kwaliteit van de dienstverlening - Ondersteuning begunstigde 10 De geboden ondersteuning aan de begunstigde bij de invoer en het beheer zoals onder andere: - informatie bij de opstart - vlotte overgang van papieren maaltijdcheques naar elektronische vorm: de gebruikers mogen geen hinder ondervinden in de overgangsfase - toegang en ondersteuning via helpdesk - bijkomende gratis voordelen en kortingsacties - Kwaliteit van de kaart Dit omvat onder meer:

- de beveiliging - raadpleegbaarheid saldo kaart - procedure bij vervallen maaltijdcheques (verwittiging, terugname,..) - vervangen van de kaart bij diefstal, verlies, beschadiging... Totaal gewicht gunningscriteria: 100 Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de inschrijver die de economisch voordeligste offerte, vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, heeft ingediend. Het is aan de inschrijver om de nodige gegens en documenten bij te voegen om een zo goede mogelijke beoordeling van de gunningscriteria te kunnen verrichten. De score van de gunningscriteria wordt afgerond opo 2 cijfers na de komma. 11. Prijsherzieningen Op deze overheidsopdracht is geen prijsherziening van toepassing. 12. Varianten Vrije varianten worden niet toegestaan. Er zijn geen verplichte of facultatieve varianten voorzien. 13. Keuze van offerte De aanbestedende overheid kiest de economisch meest voordelige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden. Voor zover tijdens het onderzoek van de offerte door de aanbestedende overheid wordt vastgesteld dat er door de inschrijver voorwaarden zijn gevoegd waardoor het onduidelijk is of de inschrijver zonder voorbehoud akkoord gaat met de voorwaarden van het bestek, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte als substantieel onregelmatig af te wijzen. II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 14 januari 2013 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing. 1. Leidend ambtenaar De leiding over de uitvoering van de diensten zal gebeuren door de leidend ambtenaar: Naam: mevrouw Sandra Desoete Adres: Dienst Personeel, Siemenslaan 1 te 8020 Oostkamp Telefoon: 050 819 831 E-mail: sandra.desoete@oostkamp.be Het toezicht op de uitvoering van de diensten zal gebeuren door:

Naam: de heer Dieter De Bels Adres: Dienst Personeel, Siemenslaan 1 te 8020 Oostkamp Telefoon: 050 819 832 E-mail: dieter.debels@oostkamp.be 2. Verzekeringen De opdrachtnemer sluit de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. Binnen een termijn van dertig dagen na het sluiten van de opdracht toont de opdrachtnemer aan dat hij deze verzekeringscontracten is aangegaan, aan de hand van een attest waaruit de door de opdrachtdocumenten vereiste omvang van de gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt. Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht legt de opdrachtnemer dit attest over, binnen een termijn van vijftien dagen na ontvangst van het verzoek van de aanbestedende overheid. 3. Borgtocht Er wordt geen borgtocht gevraagd. 4. Looptijd Termijn in maanden: 48 maanden Deze uitvoeringstermijn gaat pas in nadat de gemeente Oostkamp, OCMW Oostkamp en AGB-O de overeenkomst met hun huidige leverancier van maaltijdcheques hebben kunnen beëindigen. De vermoedelijke ingangsdatum is 1 april 2015. Na gunning behouden de verschillende besturen ten allen tijde het recht om de samenwerking met de dienstverlenging stop te zetten om welke reden dan ook, met inachtneming van een opzegtermijn van 3 maanden en dit zonder enige opzegvergoeding of kosten. In voorkomend geval zal de opzegging gebeuren met een aangetekend schrijven. 5. Betalingstermijn De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, om de formaliteiten betreffende de keuring en de oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te geven van het resultaat daarvan. De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van beëindiging van de verificatie, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgestelde factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. 6. Facturatie De dienstverlener maakt maandelijks 1 factuur per bestuur op: 1 voor de gemeente Oostkamp, 1 voor het OCMW Oostkamp en 1 voor het AGB-O. Elk bestuur is gevestigd op Siemenslaan 1, 8020 Oostkamp. Na de eerste storting op de maaltijdchequerekeningen van de begunstigden mag de dienstverlener facturen opmaken voor volgende items die apart vermeld worden: Eenmalige opstartkost

Aankoopkost of huurkost kaarten bestaande personeelsleden Dienstprestatie (1 ste storting) Administratiekosten Beheerskosten (1 ste storting) Nominale waarde elektronische maaltijdcheques (1 ste storting) BTW Nadien worden maandelijks na de creditering van de maaltijdchequerekening van de begunstigde facturen opgemaakt voor volgende items die apart vermeld worden: Nominale waarde elektronische maaltijdcheques Eventuele huurkost kaarten Dienstprestatie Administratiekosten Beheerskosten Eventuele kost voor aflevering, activering en aanmaak van o eventuele bijkomende kaarten o kaarten ter vervanging van verloren/beschadigde/gestolen kaarten BTW Op elke factuur wordt per nominale waarde het aantal bestelde en geleverde elektronische maaltijdcheques vermeld. 7. Confidentialiteit en privacy Alle gegevens, cijfermatig of andere, afkomstig uit boekhouding of andere systemen of bronnen, waarmee de uitvoerder in contact komt in het kader van deze opdracht hebben een vertrouwelijk karakter. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe al deze informatie als confidentieel te behandelen. Hij zal in geen geval kopijen voor eigen gebruik maken. De wet op de bescherming van de persoonsgegevens is bij deze opdracht van toepassing. De inschrijver behandelt de verstrekte gegevens met de nodige discretie en hij verwerkt de persoonlijke gegevens enkel in het kader van deze opdracht. Hij gebruikt ze niet voor commerciële doeleinden en geeft ze niet door aan derden. Indien voor de manier van werken van de inschrijver (zoals bv. het gebruik van het rijksregisternummer van de begunstigde) een machtiging door het bevoegde Sectoraal Comité vereist is, beschikt hij over de nodige machtiging en deelt hij dit mee aan de opdrachtgever. 8. Onderaannemers Indien de inschrijver beroep doet op derde partijen voor de uitvoering van de dienst, dient hij dit expliciet te vermelden in de offerte. In dergelijk geval specificeert hij volledig de identiteit van de derde partij(en) alsook de omvang en de inhoud van haar (hun) tussenkomst. Bij een onderaanneming blijft de inschrijver volledig aansprakelijk. Er bestaat geen enkele juridische band tussen de opdrachtgever en de derde partij. 9. Waarborgtermijn Voor deze opdracht is geen waarborgtermijn van toepassing. 10. Oplevering Bij het verstrijken van de termijn van 30 dagen die volgen op de dag die werd vastgesteld voor de afwerking van het geheel van de diensten, wordt, naar gelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering van de opdracht opgesteld. Wanneer de diensten beëindigd worden vóór of na deze datum, is het aan de dienstverlener om de leidend ambtenaar bij een aangetekende zending hiervan in kennis te stellen en hem bij deze

gelegenheid te vragen om tot de oplevering over te gaan. Binnen de 30 dagen die volgen op de ontvangst van de aanvraag van de dienstverlener wordt naargelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering opgesteld. III. Technische bepalingen De uitvoering van de opdracht gebeurt volgens de bepalingen van het Koninklijk besluit van 12 oktober 2010 tot vaststelling van de erkenningsvoorwaarden en erkenningsprocedure voor uitgevers van maaltijdcheques in een elektronische vorm, tot uitvoering van artikelen 183 tot 185 van de wet van 30 december 2009 houdende diverse bepalingen (Belgisch Staatsblad van 23 november 2010), het Koninklijk besluit van 12 oktober 2010 tot wijziging van artikel 19bis van het koninklijk besluit van 28 november 1969 tot uitvoering van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders (Belgisch Staatsblad van 23 november 2010) en de wet van 14 april 2013 tot wijziging van artikel 38/1, 2, 4, van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 en tot wijziging van artikel 19bis, 2, 4, van het koninklijk besluit van 28 november 1969 tot uitvoering van de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders inbegrepen alle latere wijzigingen aan en aanvullingen op voormelde wetten en besluiten, geldig op datum van bekendmaking. 1. Aantal personeelsleden en zichtwaarde maaltijdcheques De opdracht omvat het aanmaken en distribueren van elektronische maaltijdcheques voor het personeel van de gemeente Oostkamp, het OCMW Oostkamp en het AGB-O. Het gaat hier om een samengevoegde opdracht, waarbij de gemeente Oostkamp optreedt als aanbestedende overheid in eigen naam en in naam van zowel OCMW Oostkamp als AGB-O. De besturen hebben bij benadering volgende personeelsaantallen in dienst: Gemeente Oostkamp: o 170 personeelsleden 146 VTE (nom. waarde 5,25 euro) OCMW Oostkamp: o 60 personeelsleden 48 VTE (nom. waarde 5,25 euro) o 100 personeelsleden 75 VTE (nom. waarde 4,45 euro) AGB-O: o 8 personeelsleden 6,5 VTE (nom. waarde 5,25 euro) Deze aantallen zullen uiteraard regelmatig wijzigen gedurende de looptijd van de overeenkomst. Een groot aantal personeelsleden werkt niet voltijds. Voor alle personeelsleden bedraagt de werknemersbijdrage 1,10 euro. 2. Geldigheidsduur en beveiliging kaarten De inschrijver geeft aan welke de geldigheidsduur is van de kaarten. Bij voorkeur blijven de kaarten de volledige initiële duur van de overeenkomst geldig. De vervanging van kaarten gebeurt steeds kostenloos in volgende gevallen: naar aanleiding van het verlopen van de geldigheidsduur van de kaart; voor kaarten die ondanks normaal gebruik (niet geblokkeerd, verloren of gestolen maar door bv. voortdurend in een portefeuille te zitten) defect geraken; voor kaarten die bij het eerste gebruik niet blijken te werken. De dienstverlener neemt adequate voorzieningen om de uitgegeven elektronische kaarten te beschermen tegen vervalsing of namaak. De uitbetaling via vervalste of nagemaakte kaarten zijn voor risico van de dienstverlener.

3. Werkwijze III.3.1 Bestelling en levering kaarten voor bestaande personeelsleden De personeelsdiensten van de betrokken besturen bezorgen na toewijzing van de opdracht een excelbestand aan de dienstverlener met de nodige gegevens van alle personeelsleden die in dienst zijn en recht hebben op elektronische maaltijdcheques. De dienstverlener geeft op welke informatie in dit bestand nodig is. Na ontvangst van dit bestand maakt de dienstverlener voor elke rechthebbende een elektronische kaart aan en een persoonlijke maaltijdchequerekening. Minstens 2 weken voor de eerste creditering van de maaltijdchequerekeningen levert de dienstverlener de kaarten op het thuisadres van de begunstigde. Elke kaart is gebruiksklaar en bevindt zich in een gesloten omslag, begeleid van de nodige informatie voor de begunstigde. Wanneer op de kaart een pincode ingesteld is, wordt deze code afzonderlijk aan de begunstigde bezorgd. Zolang de kaarten niet zijn overgedragen aan de begunstigde zijn alle risico s voor de dienstverlener. III.3.2 Bestelling en levering kaarten voor nieuwe personeelsleden De bestelling van kaarten voor nieuwe personeelsleden gebeurt elektronisch. De inschrijver verduidelijkt in zijn offerte de werkwijze. Dergelijke kaarten worden binnen 7 kalenderdagen na de bestelling ervan afgeleverd bij de opdrachtgever onder dezelfde voorwaarden als de levering van kaarten voor bestaande personeelsleden. III.3.3 Maaltijdchequerekening De inschrijver maakt in zijn offerte duidelijk de werkwijze rond de maaltijdchequerekening bekend en toont hierbij aan dat het systeem veilig en betrouwbaar is. De inschrijver houdt zich aan elke toepasselijke wetgeving inzake betaalmiddelen en privacy. De waarde van de inschrijving op de maaltijdchequerekeningen kan door de dienstverlener niet gebruikt worden om via financiële transacties extra winsten te maken. De maaltijdchequerekening wordt aangemaakt binnen de 48 uur na het aanmaken van de kaart. III.3.4 Bestelling elektronische maaltijdcheques De personeelsdiensten van de besturen bezorgen maandelijks een bestelbestand (TXT-formaat) aan de dienstverlener. Daarin is minstens opgenomen: Contractnummer Kostenplaats Naam, voornaam en rijksregisternummer personeelslid Aantal cheques Nominale waarde per cheque Indien de inschrijver de bestelling in een ander formaat of met andere gegevens nodig heeft, vermeldt hij dit uitdrukkelijk in zijn offerte. III.3.5 Creditering maaltijdchequerekening Binnen de 4 werkdagen na doorsturen van het bestelbestand is de maaltijdchequerekening van de begunstigde gecrediteerd. Zonder dat hieraan kosten verbonden zijn voor de opdrachtgever of de begunstigde ontvangen zowel de personeelsdiensten als de begunstigden een e-mail met vermelding van de datum van creditering.

De begunstigden ontvangen dit bericht op hun privé-adres, volgens de lijsten die de personeelsdiensten aan de dienstverlener bezorgen. De inschrijver geeft in zijn offerte aan hoe begunstigden die geen e-mailadres opgaven hiervan kunnen verwittigd worden. Zonder dat hieraan kosten verbonden zijn voor de opdrachtgever of de begunstigde ontvangen zowel de personeelsdiensten als de begunstigden een e-mail wanneer elektronische maaltijdcheques dreigen te vervallen. De begunstigden ontvangen dit bericht op hun privé-adres, volgens de lijsten die de personeelsdiensten aan de dienstverlener bezorgen. De inschrijver geeft in zijn offerte aan hoe begunstigden die geen e-mailadres opgaven hiervan kunnen verwittigd worden. Vervallen maaltijdcheques worden door de dienstverlener vergoed. III.3.6 Betaling met de kaart Zoals vermeld in de gunningscriteria geeft de inschrijver in zijn offerte een lijst op van de aanvaardingspunten van de elektronische maaltijdcheques in de gemeenten met postcodes 8000, 8020; 8200, 8210, 8310, 8750, 8730, 8810 en 8820. Daarenboven worden de elektronische maaltijdcheques aanvaard door de meeste (groot)warenhuizen en in ieder geval door alle grote spelers op de Belgische markt. Het staat de inschrijver vrij meer informatie over het aanvaardingsnetwerk op te nemen. Indien voor het gebruik van de kaart een pin-code is vereist kan de begunstigde eenvoudig naar eigen wens (laten) aanpassen. III.3.7 Dossierbeheer Bij voorkeur voorziet de dienstverlener beveiligde elektronische platformen voor zowel de dienst Personeel als voor de begunstigden van de elektronische maaltijdcheques. Het is wenselijk dat zowel de dienst Personeel als de begunstigde bij een helpdesk terecht kan met eventuele vragen. III.3.7.1 Dienst Personeel Het elektronisch platform staat de dienst Personeel van de verschillende besturen toe: Beheren van werknemers Geschiedenis bestellingen bekijken Verloren / gestolen kaarten blokkeren III.3.7.2 Begunstigde De werknemer kan online nazien: Het saldo van de kaart Geldigheidsduur van de resterende cheques Geschiedenis transacties Het aanvaardingsnetwerk De inschrijver geeft in zijn offerte aan hoe de begunstigde op andere manieren dan online deze informatie kan raadplegen.

BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP AANMAAK EN DISTRIBUTIE VAN ELEKTRONISCHE MAALTIJDCHEQUES Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking Belangrijk: dit formulier dient volledig te worden ingevuld en ondertekend door de inschrijver. Het totale offertebedrag moet zowel in cijfers als voluit geschreven worden opgegeven. Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon: Ofwel (1) Rechtspersoon De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.) Ofwel (1) Tijdelijke vereniging De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel): VERBINDT OF VERBINDEN ZICH TOT UITVOERING VAN DE AANNEMING OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT: tegen de som van: (in cijfers, inclusief btw)... (in letters, inclusief btw)......

Algemene inlichtingen Inschrijvingsnr. bij de RSZ.: Ondernemingsnummer (alleen in België): Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op volgende rekening (IBAN/BIC)... van de financiële instelling... geopend op naam van.... Bij de offerte te voegen documenten De documenten, gedateerd en ondertekend, die volgens het bestek van deze overheidsopdracht moeten worden bijgevoegd. Gedaan te... De... De inschrijver, Handtekening:... Naam en voornaam:... Functie:... Belangrijke nota Er mag geen beroep worden aangetekend tegen mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 87 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011). (1) Doorhalen wat niet van toepassing is

BIJLAGE B : BANKVERKLARING Deze verklaring betreft volgende overheidsopdracht: Aanmaak en distributie van elektronische maaltijdcheques (2014/049) Hierbij bevestigen wij dat... (naam en woonplaats of handelsnaam en maatschappelijke zetel van de kandidaat of inschrijver) onze klant is. De financiële relatie met deze klant verloopt tot op heden tot onze volledige tevredenheid en zonder daarbij noemenswaardige negatieve zaken te hebben vastgesteld. Hij geniet tot op heden van ons volle vertrouwen. Op basis van de gegevens waarover onze bank momenteel beschikt en zonder uitspraak te doen over de toekomst, heeft deze klant op dit ogenblik de financiële en economische draagkracht om de bovenvermelde overheidsopdracht naar behoren uit te voeren. Onze bank levert dit document af zonder enige beperking noch voorbehoud van onze kant, behalve die welke hierboven zijn vermeld. Opgemaakt in..., op.... Benaming bank, naam en titel ondertekenaar en handtekening Dit attest moet ingevuld en bij de offerte gevoegd worden.

14 BIJLAGE C : INVENTARIS AANMAAK EN DISTRIBUTIE VAN ELEKTRONISCHE MAALTIJDCHEQUES Nr. Beschrijving Type Eenh. Hoev. EHP. in cijfers excl. btw Totaal excl. btw 1 Eenmalige opstartkost per bestuur (Gemeente, OCMW, AGB-O) FH stuk 3 2 3 Aankoopkost kaart of huurkost voor de volledige looptijd van de opdracht (schrappen wat niet past) VH stuk 338 Kosten voor aanmaak, aflevering en activering bijkomende kaart of vervanging kaart VH stuk 60 4 Administratiekosten/maand FH kalendermaand 48 5 Dienstprestatie/maand FH kalendermaand 48 6 Beheerskosten/maand/persoon VH stuk 16224 Totaal excl. btw : Btw 21% : Totaal incl. btw : De eenheidsprijzen dienen opgegeven te worden tot 2 cijfers na de komma. De producten hoeveelheid x eenheidsprijs dienen echter telkens op 2 cijfers na de komma afgerond te worden. Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen, gedeeltelijke sommen en de totale som die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van heden, om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier. Te... de... Functie:... Naam en voornaam:... Handtekening:

15 Art. 03 De kosten die uit deze overheidsopdracht voorkomen zijn reeds voorzien in het budget en het meerjarenplan als kost voor de papieren maaltijdcheques en worden geraamd op 8031,50 euro gespreid over 4 jaar. Art. 04 Deze beslissing wordt gemotiveerd omwille van noodzaak en veiligheidsredenen enerzijds en efficiëntie anderzijds.