KANDIDAATSTELLINGSFORMULIER BESTE PRAKTIJKEN 2012-2013 Proficiat! De visitatiecommissie stelde bij de prestatiebeoordeling van uw SHM in 2012 of 2013 een goede praktijk vast. Met dit formulier kan u zich kandidaat stellen voor de Prijs voor de Beste Praktijk 2012-2013. Indien de visitatiecommissie meer dan één goede praktijk bij uw maatschappij vaststelde, kan u zich meerdere keren kandidaat stellen (één formulier per goede praktijk). De bedoeling van dit formulier is dat de jury (en later de woonactoren en andere geïnteresseerden) een goed zicht krijgen op, en aan de slag kunnen met, de goede praktijk, zonder dat ze daarvoor het visitatierapport moeten lezen. Wees daarom zo specifiek en concreet mogelijk. Hou ook rekening met contextfactoren die u van belang vindt om tot deze goede praktijk te komen. Enkel op basis van de gegevens op dit formulier zal de jury goede praktijken nomineren voor de Beste Praktijk Prijs 2012-2013. De gegevens die u in dit formulier invult, worden digitaal verwerkt. Daarom vragen wij u om dit document in Word- formaat op te sturen naar gerard.van.bortel@visitatieraad.be. Indien u wenst, kan u ook een bijlage toevoegen die uw kandidaatstelling ondersteunt (foto, analyse, voorbeelddocument, ). Uw kandidaatstelling dient u uiterlijk op 15 december 2013 op te sturen. Definitie Een goede praktijk is een werkwijze die aantoonbaar resultaat heeft opgeleverd en die in een bepaalde context een zeer effectieve en efficiënte aanpak is gebleken en daarom als een voorbeeld onder de aandacht van de SHM s en andere woonactoren wordt gebracht. Uw gegevens Naam SHM Ons Dak Maatschappelijke zetel Maaseik Contactpersoon Noël Vandeboel (directeur) en Koen Van den Bruel (adjunct- directeur) Telefoon 089 51 84 01 E- mailadres noel.vandeboel@onsdak.be; koen.vandenbruel@onsdak.be Visitatierapport van 06/03/2013 Uw goede praktijk zoals opgenomen in het visitatierapport De SHM beschikt over een flexibel en sterk visueel gerichte tool die een goed beeld geeft over de financiële situatie van de SHM en haar mogelijkheden voor het volgende decennium en meer. Dit instrument is ontwikkeld door een extern bedrijf en wordt ondertussen gebruikt door meerdere SHM s in de provincie. Het maakt het mogelijk om gericht te plannen, de gevolgen van projecten en wijzigingen in te schatten, en om dit op een bevattelijke wijze voor te leggen aan medewerkers en aan het bestuur (en aan de visitatiecommissie). Eventuele aanvullingen door de visitatiecommissie Ons Dak zocht en vond een manier om op een eenvoudige en transparante wijze de financiële toekomst van de SHM te kunnen voorstellen aan het bestuur, zelfs zo dat men onmiddellijk de mogelijke gevolgen van interne keuzes en wijzigingen in (subsidie)mogelijkheden kan zien. Het instrument van Ons Dak laat dit toe, en moet daarom als aanvulling worden gezien op de instrumenten van de VMSW. Duid aan voor welke prijs u zich kandidaat stelt met deze goede praktijk: 1
Beste Praktijk Prijs 2012-2013 op het vlak van beschikbaarheid van woningen Beste Praktijk Prijs 2012-2013 op het vlak van kwaliteit van woningen en woonomgeving Beste Praktijk Prijs 2012-2013 op het vlak van betaalbaarheid Beste Praktijk Prijs 2012-2013 op het vlak van sociaal beleid Beste Praktijk Prijs 2012-2013 op het vlak van interne werking en financiële leefbaarheid Beste Praktijk Prijs 2012-2013 op het vlak van klantvriendelijkheid x Hoe zou u zelf het aantoonbaar resultaat van uw praktijk omschrijven? Ons Dak heeft sinds 2002 een financieel plan dat steeds 25 jaar verder kijkt. Ons Dak doet daarvoor beroep op financieel planners Fin Power. Omdat iedere investering al meer dan 11 jaar gekoppeld wordt aan de financiële planning en het beleid er op afstemt komt Ons Dak ook op lange termijn financieel niet in de knoei. Het jaarlijks terugkerende correcte resultaat van de financiële planning over 11 jaar bewijst haar accuraatheid. Intensief gebruik van de financiële planning was en is een instrument om Ons Dak ook in de toekomst financieel gezond te houden. De visitatiecommissie is terecht van mening dat Ons Dak goed presteert voor de doelstelling OD5.1: De SHM is financieel leefbaar. Intussen wordt de planning die in opdracht van Ons Dak werd opgemaakt reeds door een tiental SHM s in Vlaanderen gebruikt, en een afgeleide versie door de SVK s. Het is een visueel heel sterke tool die in het huisvestingslandschap haar gelijke niet kent. Een indicatief voorbeeld: Onderstaande eerste grafiek geeft de financiële planning van Ons Dak weer vanaf 2013 tot 2029 bij ongewijzigd en voorziene beleid: het uitvoeren van het voorziene investeringsprogramma tot 2017. In 2016 tot 2018 zakt het investeringsvolume om nadien terug te stijgen. In de tweede grafiek wordt een verhoogd investeringsvolume voorzien van 100 woningen per jaar over negen jaar. De financiële planning toont aan dat er in dat geval een negatieve aangroei is van cash- flow van 500.000 euro in 2018; 1.500.000 euro in 2019 en daarna jaarlijks gemiddeld een negatieve cashflow van ongeveer 1.000.000 euro tot 2026. In 2021 zou Ons Dak niet meer aan haar financiële verplichtingen kunnen voldoen De derde grafiek geeft aan dat als vanaf 1016 het uitvoeren van een intensief bouwprogramma begeleid wordt door een actie te voeren waardoor het aantal verkochte huurwoningen verhoogt de financiële planning terug gunstiger is: lichte vermindering van cashflow in 2019, voor het overige positief. (het is bij deze niet gezegd dat deze actie succesvol zou zijn, dit is louter een indicatief voorbeeld om de visualiteit van de tool te duiden) De boekhoudkundige meerwaarde als gevolg van het verkopen van één huurwoning levert investeringsruimte voor vier tot vijf nieuwe woningen. Het beleid van Ons Dak wordt door dit soort simulaties aangestuurd. 2
2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 onderhoud 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 PER WONING, w geïndex. wv gefinancierd % AANDEEL 2743 4048 1738 2262 700 700 700 700 700 700 700 700 700 700 700 700 700 700 PER WONING (in euro), w ge verkochte woningen/jr 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 AANTAL WONINGEN geplande invst in # woningen 47 64 20 91 8 0 0 0 invst in # woningen/jr. 10 10 10 20 30 30 30 30 30 30 30 30 30 30 AANTAL WONINGEN Voortschrijdend 5YR gemiddel 42 44 36 47 48 41 30 30 18 20 24 28 30 30 30 30 30 30 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 onderhoud 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 PER WONING, w geïndex. wv gefinancierd % AANDEEL 2743 4048 1738 2262 700 700 700 700 700 700 700 700 700 700 700 700 700 700 PER WONING (in euro), w ge verkochte woningen/jr 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 AANTAL WONINGEN geplande invst in # woningen 47 64 20 91 8 0 0 0 invst in # woningen/jr. 100 100 100 100 100 100 100 100 100 30 30 30 30 30 AANTAL WONINGEN Voortschrijdend 5YR gemiddel 42 44 36 47 66 77 84 100 102 100 100 100 100 86 72 58 44 30 OPGELET, INVESTERING in JAAR 0 INVULLEN IS BOUWEN IN JAAR 0 en JAAR+1 VERHUREN 3
2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 onderhoud 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400 PER WONING, w geïndex. wv gefinancierd % AANDEEL 2743 4048 1738 2262 700 700 700 700 700 700 700 700 700 700 700 700 700 700 PER WONING (in euro), w ge verkochte woningen/jr 2 2 5 15 20 20 20 20 20 20 20 30 2 2 2 2 AANTAL WONINGEN geplande invst in # woningen 47 64 20 91 8 0 0 0 invst in # woningen/jr. 100 100 100 100 100 100 100 100 100 30 30 30 30 30 AANTAL WONINGEN Voortschrijdend 5YR gemiddel 42 44 36 47 66 77 84 100 102 100 100 100 100 86 72 58 44 30 Welke concrete acties hebben tot dit resultaat geleid? In opdracht van Ons Dak ontwikkelde Fin Power in 2002 een financieel plan dat accuraat was (en is) en voorspellingen doet over 25 jaar. Dit financieel plan scoort historisch verrassend goed, met andere woorden: de voorspellingen van 2002 en latere jaren zijn nog steeds in grote lijnen correct. Natuurlijk heeft het management op de jaarlijkse financiële plannen geanticipeerd en corrigerende maatregelen genomen. Het plan wordt jaarlijks in juli geactualiseerd, uitvoerig samen met management geanalyseerd en toegelicht aan de raad van bestuur. Beleidsbeslissingen die invloed hebben op de financiële planning, zoals bijvoorbeeld investeringen of stimulatie van verkoop van woningen, worden gesimuleerd. Die simulaties zijn visueel sterk. Ieder bouw- of renovatieproject wordt gedetailleerd ingevoerd. De lange termijn effecten zijn onmiddellijk zichtbaar. Het is een heel sterke financiële planning, er kan heel makkelijk gesimuleerd worden met aantallen te bouwen woningen, kosten van onderhoud, verkoop woningen, renovatieplanning, huurindexering, looptijden van leningen, variërende rentevoeten. Het resultaat wordt afgelezen uit jaarlijks voorspelbare cashflowaangroei of afname. Op welke manier hebt u beslist om deze acties te ondernemen en waarom? (Hoe is deze goede praktijk tot stand gekomen? Was dit ingevolge een specifieke beslissing of op andere wijze?) In 2001 begon het management zich zorgen te maken over de lange termijn financiële leefbaarheid. Er was geen tool, ook niet bij de VMSW, die het mogelijk maakte over langer dan enkele jaren vooruit te kijken. Een zelfde situatie als in de periode 1978-1982 kondigde zich aan: een moeilijke financiële periode na het uitvoeren van een intensief bouwprogramma. Het management wou zich daartegen wapenen. Terecht: de financiële planning van 2002 kondigde moeilijke jaren aan. Door die kennis kon Ons Dak corrigerende maatregelen nemen en bijsturen. Worden inzet en resultaat regelmatig in beeld gebracht of vergeleken met andere 4
mogelijkheden? (Op welke manier beoordeelt u zelf de effectiviteit en efficiëntie van deze praktijk?) Ieder jaar wordt de financiële planning geactualiseerd en verder verfijnd. Ze wordt ieder jaar naast de financiële planning van de VMSW gelegd. De financiële planning van Ons Dak is gebruiksvriendelijk en visueel sterk. Jaarlijks wordt de lopende planning getoetst aan de werkelijke cashflowaangroei en geactualiseerd. Welke contextfactoren spelen volgens u een belangrijke rol om deze goede praktijk ook bij andere SHM s toe te kunnen passen (organisatiestructuur, omvang van het actieterrein, type van het actieterrein, patrimoniumomvang, gemeentelijke initiatieven, BSO, acties van andere woon- of welzijnsorganisaties, staat van het patrimonium, financieel gezondheid, gemeentelijke, provinciale of gewestelijke bepalingen of regels, huurdersbetrokkenheid of organisatie, ) De financiële planning Fin Power is snel toepasbaar voor iedere SHM die dat zou wensen. Het volstaat boekhoudkundige gegevens te bezorgen: balansen, jaarrekeningen, (gepubliceerd), de projectplanning, de renovatieplanning, de wijze van financiering er van, de personeelsplanning en alle lokale effecten die de planning kunnen beïnvloeden. Weet u of deze praktijk (al dan niet in een variante vorm) ook bij andere SHM s wordt toegepast, zo ja, welke? Nadat Ons Dak deze planning voor het eerst toepaste in 2002 maken vandaag de dag een tiental SHM s er gebruik van. Ze wordt in afgeslankte vorm toegepast door de SVK s. Ons Dak stond aan de wieg van deze planning en loopt nog steeds voorop voor wat betreft het gebruik maken er van: In december 2012 voegde Fin Power op vraag van Ons Dak de simulatie toe voor het herfinancieren van kortlopende marktconforme leningen. De VMSW vroeg in die periode een beslissing daarover te nemen. Met deze toegevoegde tool kon aan de RVB een gemotiveerde beslissing over herfinanciering voorgesteld worden. In voorkomend geval, op welke manier heeft u deze goede praktijk al onder aandacht van andere SHM s gebracht? Van bij het eerste gebruik in 2002 heeft Ons Dak, vooral via Woonplatform Limburg VZW, de tool aangeprezen bij de andere SHM s. Ons Dak geeft met regelmaat lezingen en presentaties over de manier waarop Ons Dak georganiseerd is. Het financieel plan maakt van die presentaties onderdeel uit. Gemiddeld geeft Ons Dak ongeveer maandelijks zulke presentatie aan diverse doelgroepen, onder meer aan andere SHM s of groepen van SHM s, aan voorzitters en bestuurders van SHM s op individuele vraag, maar ook aan gemeentebesturen, politieraden, het huurderssyndicaat, verenigingen, tijdens de openbedrijvendag, de huurderscontactdag,... Een presentatie duurt ongeveer twee uur en wordt op maat van het publiek aangepast maar bevat steeds aspecten van elk van de zes prestatievelden. Vooral na publicatie van het visitatierapport is de interesse voor informatie over de manier van werken en het aantal aanvragen voor bezoeken vanuit SHM s (en hun stake- holders) gestegen. In 2013 organiseerde Ons Dak op vraag van en na overleg met collega- SHM s twee mini- stages voor alle medewerkers, waarbij medewerker A van Ons Dak met medewerker A van een andere SHM enige tijd doorbrengt om in alle transparantie informatie uit te wisselen en daarna te evalueren. Ons Dak is in het geven van informatie transparant en investeert daarin veel tijd en energie. Het is immers goed voor de sector om kennis te delen. De planning werd door Ons Dak in 2009 toegelicht op het kabinet van de voormalige Minister van Wonen in aanwezigheid van vertegenwoordigers van de VMSW. 5
Voor een opleidingsdag van de visitatieraadsleden op 29 maart 2013 bij de VMSW werd Ons Dak gevraagd haar praktijkvoorbeeld financiële planningssysteem toe te lichten. Op basis van welke argumenten vindt u dat juist deze goede praktijk in aanmerking komt voor de Beste Praktijk Prijs? Voor prestatieveld 5: interne werking en financiële leefbaarheid, - zijn er zeven SHM s met een score van minstens goed - twee SHM s scoren uitstekend op één operationele doelstelling - Ons Dak scoort als enige op twee operationele doelstellingen uitstekend. (OD5.6: goede interne controlesysteem en OD5.7:bereidheid tot verandering). Voor de andere 5 OD s scoort Ons Dak goed. Bovendien leidde de beoordeling van de visitatiecommissie voor Ons Dak voor wat betreft Prestatieveld 5 : Interne werking en financiële leefbaarheid tot maar liefst drie goede praktijken: 1. goede praktijk voor goed financieel plan FINPOWER (OD5.4) 2. goede praktijk voor detecteren sociale fraude door inkomsten van alle huurders over de jaren heen te vergelijken(od5.3) 3. goede praktijk doordat Ons Dak als enige SHM in Vlaanderen voldoet aan een kwaliteitmanagementsysteem zoals ISO 9001 Ons Dak scoort voor het prestatieveld PV5 Interne werking en financiële leefbaarheid een uitzonderlijk goed globaal én individueel (per operationele doelstelling) prestatieresultaat. Ons Dak heeft voor geen enkel prestatieveld of operationele doelstelling de score voor verbetering vatbaar. Dat is uniek. Heeft u nog andere opmerkingen of suggesties? De nieuwe bedrijfsfilm van Ons Dak kan u zien op YouTube onder Bedrijfsfilm Ons Dak 6