Rapportdatum 2-6-2015 Auditrapport Marvin bv Bilteseveste 26 3432 AS Nieuwegein ISO 9001 : 2008 Herevaluatie Marvin bv Audit A7 Rapportversie 01 Pagina 1 van 25
Auditrapport Organisatie Bedrijfsnaam Contactpersoon E-mail : Marvin bv : J. Streef : j.streef@marvinmilieutechniek.nl Vestigingsadres : Bilteseveste 26 3432 AS Nieuwegein Postadres : Bilteseveste 26 3432 AS Nieuwegein Tel : 06-12384830 Fax : Kiwa Nederland B.V. Sir Winston Churchilllaan 273 Postbus 70 2280 AB RIJSWIJK Tel 070 414 44 00 Fax 070 414 44 20 www.kiwa.nl Website : www.marvinmilieutechniek.nl Aantal bedrijfslocaties : 1 Medewerkers : Operationeel 2 Overhead 1 Projecten gelijktijdig : 2 3 Onderzoek Audit type : A7 : ISO 9001:2008 Herevaluatie Datum : 19-2-2015, 20-2-2015 Rapportversie : 01 Audit Team Teamleider Auditor(en) : Th. Vens : Th. Vens Normeisen Reglement(en) : Kiwa-reglement voor Systeemcertificatie: 2014 Norm(en) Toepassingsgebied(en) Scope/Nace Certificaatnr. ISO 9001:2008 Het uitvoeren van grondboringen en plaatsen van peilbuizen bij milieuhygiënisch onderzoek; Het nemen van grondwatermonsters Het plaatsen van handboringen, en peilbuizen, maken van boorbeschrijvingen, nemen van grondwatermonsters en waterpassen Locatie-inspectie en monsterneming van asbest in bodem Het uitvoeren van mileukundige begeleidingen; 35 K49632/01 Samenvatting Normuitsluitingen Normuitsluitingen zijn voldoende onderbouwd. C Handboek, procedures De systeemdocumentatie is vastgesteld in het handboek Marvin dd. 31-01- C 2015 Acties uit vorige audit Corrigerende maatregelen n.a.v. de vorige audits zijn effectief C doorgevoerd. Effectiviteit systeem Het systeem functioneert effectief (beleid, doelstellingen, review en acties) C Logo's / pictogrammen Het gebruik van logo's, pictogrammen, certificaat is conform het reglement. C Klachten De klachtenprocedure functioneert effectief. C Auditplan Het auditplan is ter afstemming op 19-2-2015 per mail naar de klant C Marvin bv Audit A7 Rapportversie 01 Pagina 2 van 25
verzonden en door de klant akkoord bevonden. Het auditplan in dit rapport is zonodig aangepast aan de werkelijk uitgevoerde audit. Adviseur Het bedrijf wordt vanaf 2013 t.a.v. het beheer/onderhoud van hun Info zorgsysteem extern geadviseerd door BOS Milieuadvies in de persoon van Jacob Bos. Auditteam De aard van het bedrijf geeft geen aanleiding om het auditteam te wijzigen. Info Bevindingen (definitie) C - Conform : Voldoet aan de normeis. Info: eventueel kunnen er verbeteraspecten ter informatie worden gerapporteerd. Deze aspecten verdienen nadere aandacht of kunnen in het systeem nog verder doorontwikkeld worden. T - Tekortkoming : Na afloop van de audit is/zijn er 0 tekortkoming(en) met het management besproken en als zodanig geaccepteerd. (niet mogelijk bij VCA certificatie) Het managementsysteem voldoet op aspecten niet aan de certificatie-eis. Er is objectief bewijs van een situatie, waarbij op termijn moet worden getwijfeld of het zorgsysteem van de organisatie de beoogde output levert. Dit is belemmerend voor toekenning of behoud van het certificaat. De geplande corrigerende maatregelen moeten door Kiwa worden beoordeeld alvorens het auditteam een certificatie-advies kan uitbrengen. De implementatie van de corrigerende maatregelen wordt beoordeeld tijdens de volgende audit. KT - Kritische Tekortkoming Vervolgafspraken ISO 9001 : Na afloop van de audit is/zijn er 0 kritische tekortkoming(en) met het management besproken en als zodanig geaccepteerd. Het managementsysteem voldoet niet aan de certifcatie-eis. Er is objectief bewijs van een situatie, dat het zorgsysteem van de organisatie niet voldoet aan de norm en/of niet de beoogde output levert. Dit is belemmerend voor toekenning of behoud van het certificaat. De geplande corrigerende maatregelen inclusief de implementatie en effectiviteit moeten door Kiwa worden beoordeeld alvorens het auditteam een certificatie-advies kan uitbrengen. Doorgaans is hiervoor een extra audit noodzakelijk. : Kiwa beoordeelt het bedrijf en de maatregelen n.a.v. eventuele tekortkoming(en) tijdens de volgende audit op: april 2016 Beoordeling corrigerende maatregelen Beoordelingsresultaat ISO 9001 : N.V.T. Certificatieadvies Het auditteam adviseert Kiwa tot: ISO 9001 : herverlening van het certificaat. Op basis van dit advies zal en intern binnen Kiwa een onafhankelijke review op het auditrapport plaatsvinden. U kunt binnen 4 weken een definitieve beslissing verwachten. Evt. bijzonderheden: Verloop van het auditproces: Beoordeling auditresultaten voorafgaande drie jaar: De bedrijfs- en auditresultaten van de voorafgaande drie jaar zijn beoordeeld. Het managementsysteem wordt in voldoende mate beheerst, de door Kiwa geconstateerde tekortkomingen zijn niet structureel en worden altijd op adequate wijze opgelost. Wijzigingen in de organisatie: Voorafgaand aan het onderzoek zijn er geen organisatiewijzigingen bekend. Wijzigingen in de norm: Er zijn geen normwijzigingen. Wijzigingen van omstandigheden / in wetgeving: Er zijn geen relevante wijzigingen in omstandigheden/wetgeving. Auditdoelstelling: Marvin bv Audit A7 Rapportversie 01 Pagina 3 van 25
Gezien de auditresultaten van de voorgaande drie jaar, de wijzigingen en de tijdens voorgaande audits beoordeelde delen van de organisatie volgen voor de komende audit van Kiwa de volgende specifieke aandachtspunten en doelstellingen: - archivering en overdracht van gegevens. - beheersing van meetapparatuur Bedrijfsgegevens: Overeenkomst d.d. 8-3-2012 Calculatie d.d. 11-12-2014 De overeenkomst en/of calculatie is niet aangepast. Beschrijving organisatie: Binnen het bedrijf wordt niet in ploegendienst/shifts gewerkt. Vooraf ontvangen gegevens: Voorafgaand aan het onderzoek zijn de volgende documenten ontvangen: - Directiebeoordleing Marvin BV 2014 - Handboek Marvin dd. 31-1-2015 - Interne audit ISO9001 dd. 10-9-2014 Er is één overkoepelend en geïntegreerd managementsysteem. Vooronderzoek (fase 1): Op grond van bovenstaande heeft er geen vooronderzoek (fase 1) bij het bedrijf plaatsgevonden. Omdat er ten aanzien van de directiebeoordeling en de interne audits geen aandachtsgebieden zijn gerapporteerd was het mogelijk om direct over te gaan naar fase 2. Implementatieonderzoek (fase 2): In de planning is rekening gehouden met een steekproef over de verschillende bedrijven/bedrijfsonderdelen/bedrijfsprocessen. De steekproef kan als volgt worden toegelicht: Bedrijfsbezoek op 20-2-2014 en beoordeling werkzaamheden in het veld door D. de Vries dd. 28-5-2015. Het gehele toepassingsgebied is getoetst op de volgende projecten/dossiers: Deelgebied: Het uitvoeren van grondboringen en plaatsen van peilbuizen bij milieuhygiënisch onderzoek, het nemen van grondwatermonsters, het plaatsen van handboringen, peilbuizen, maken van boorbeschrijvingen, nemen van grondwatermonsters en waterpassen en locatie-inspectie en monsterneming van asbest in bodem (werkzaamheden conform de BRL SIKB 2000): - MV15018 Uitvoering bodemonderzoek Wakkerendijk 140-142. Eemnes (J. Streef 2001 voor ZVS Eemnes) - MV15008 Plaatsen peilbuizen grondwateronderzoek Gouda (D. de Vries 2001 voor Wareco) - MV15010 Asbestonderzoek Arendstraat, Hilversum (mn D. de Vries en pl J. Streef 2018 ZVS Eemnes) - MV15004 Verkennend BO Binnenweg 14, Ouderkerk a/d Amstel (2001 D. de Vries Wareco) - MV15011 VBO Raafstraat Hilversum (J Streef 2001 Infrasoil). - BO15194: Gerard Doustraat 43 te Amersfoort (mn grondwater) Deelgebied: Het uitvoeren van mileukundige begeleidingen (werkzaamheden conform de BRL SIKB 6000): - MKB13336: Sanering Kersebaan Amersfoort (MKB/PL 6001) - Project 01.13.1135 (2013-158 BAM): Sanering voormalig gasfabrieksterrein deelgebied A Langegracht 70 te Leiden Het bedrijf heeft de volgende mogelijkheden tot verbetering: - Evaluatie van gegevens in de directiebeoordeling; - Kalibratie van meetapparatuur. Ten aanzien van het bedrijf zijn de volgende positieve aspecten op te merken: Ondersteuning van KAM-zaken door externe adviseurs en aanschaf van apparatuur om fysieke inspanning te verminderen. Marvin bv Audit A7 Rapportversie 01 Pagina 4 van 25
Teamleider Kiwa Review en certificatiebeslissing Kiwa Naam Th. Vens (voor intern gebruik Kiwa) Naam G.J. Engbers Datum 2-6-2015 Datum 9-6-2015 Handtekening Handtekening Dit rapport heeft de volgende bijlagen: Auditmatrix 0 rapportblad(en) Auditplan Ongevallen statistiek Auditplan volgende audit Los bijgevoegde documenten: Marvin bv Audit A7 Rapportversie 01 Pagina 5 van 25
Auditprogramma, komende 3 jaar Biltesevest e 26 3432 AS Nieuwegei n A3 ISO 9001 Opvolging 22-8-2011 Specifieke aandacht scope: A4 ISO 9001 Herevaluatie 13-4-2012 Specifieke aandacht scope: A5 ISO 9001 1e opvolging 27-5-2013, 19-6-2013 Materiaal en meetappar Specifieke aandacht scope: atuur A6 ISO 9001 2e opvolging Specifieke aandacht scope: 4 april 2014 Interne audits en manageme ntreview A7 ISO 9001 Herevaluatie 20 februari 2015 Verlenging Specifieke aandacht scope: certificaat A8* regulier na ca. 10 maanden ISO 9001 Specifieke aandacht scope: april 2016 Evaluatie gegevens, kalibratie meetappar atuur A9* regulier na ca. 22 maanden ISO 9001 Specifieke aandacht scope: A10* regulier na ca. 34 maanden ISO 9001 Specifieke aandacht scope: Marvin bv Audit A7 Rapportversie 01 Pagina 6 van 25
Kiwa Progresmodel Het Kiwa Progress toetsingsmodel is ontwikkeld voor audits op het gebied van systeemcertificering. Het model is gebaseerd op de managementmodellen van het EFQM (www.efqm.com) en het INK (www.ink.nl). Het stelt de Kiwa-auditor in staat om procesmatiger te werken en de normaspecten van diverse normen op overzichtelijke wijze te bundelen via een aantal vaste, herkenbare op de bedrijfsprocessen afgestemde aandachtsgebieden. Met het model kan de auditor flexibel schakelen tussen normdetails en bedrijfsproces. De audit kan hierdoor op een efficientere wijze plaatsvinden en bevat derhalve meer inhoud en toegevoegde waarde. Systeem Managementsysteem Gedocumenteerde informatie Personeel management Vakbekwaamheid Medewerkers Organisatie en Leiderschap Leiderschap Organisatie Communicatie Strategie en Beleid Beleid en doelen Procesmanagement Algemeen Inkoopproces Verkoopproces Ontwerpproces Productieproces Klanten Klanttevredenheid Leveranciers Leveranciersbeoordelin g Resultaten Procesmonitoring Interne audits Afwijkingen/incidenten Verbeteringen Assetmanagement Middelen Werkomgeving Meetapparatuur Maatschappij Evaluatie Algemene systeemeisen Systeemevaluatie Progress toetsingsmodel Marvin bv Audit A7 Rapportversie 01 Pagina 7 van 25
Auditmatrix ISO 9001:2008 C = Conform T = niet-kritisch KT = kritisch Info = Conform met info KT>C = Aangepast T>C = Aangepast. Systeem Managementsysteem A4 A5 A6 A7 ISO 9001:2008, 4.2.1 ISO 9001:2008, 4.2.2 Documentatie van het kwaliteitszorgsysteem: beleid, doelstellingen, handboek, procedures, registratie. Kwaliteitshandboek: toepassingsgebied, uitsluitingen, interacties processen. T>C C - C C C - C Het gedocumenteerde managementsysteem voldoet aan de gestelde eisen. In het managementhandboek zijn opgenomen het toepassingsgebied van het managementsysteem, de procedures en de verdere documentatie. De onderlinge samenhang tussen de systemen is aantoonbaar. Het systeem draait nu ruim 3 jaar. Versie 3.0 d.d. 23-3-2012 is nu van toepassing. Voor het bedrijf zijn naast de verplichte SIKB protocollen, de CROW 132 van toepassing. Het bedrijf heeft een aparte actiewagen aangeschaft. Op de actiewagen is een betonboor geinstalleerd inclusief aggregaat en 200 liter werkwater. Hiermee worden werkzaamheden naast en op wegen uitgevoerd. Bedrijf is echter niet bekend met de eisen die gesteld worden aan werken langs de weg. Het document CROW 96 b werken langs de weg ontbreekt. Er zijn wel normuitsluitingen ISO 9001 vastgelegd. Argumentatie: ontwerpactiviteiten worden niet door het bedrijf uitgevoerd. Activiteiten hebben alleen betrekking op uitvoeren van bodemonderzoek en begeleiden van saneringen. CROW 96 b is nu beschikbaar en deze wordt toegepast. Het gedocumenteerde managementsysteem voldoet aan de gestelde eisen. In het managementhandboek zijn opgenomen het toepassingsgebied van het managementsysteem, de procedures en de verdere documentatie. Handboek versie 3.0 dd. 230312. De onderlinge samenhang tussen de systeemonderdelen is aantoonbaar. Het gedocumenteerde managementsysteem voldoet aan de gestelde eisen. In het managementhandboek zijn opgenomen het toepassingsgebied van het managementsysteem, de procedures en de verdere documentatie. De onderlinge samenhang tussen de systeemonderdelen is aantoonbaar. Het gedocumenteerde managementsysteem voldoet aan de gestelde eisen. De laatste versie van het handboek 13270_a3.Handboek dateert van 31 januari 2015. Het handboek is aangepast aan de nieuwe versie van de BRL SIKB 2000 versie 5.0 en de BRL SIKB 6000 versie 4.2. Handboekis geactualiseerd door adviseur J. Bos. Op gebied van de ISO9001 zijn er geen wijzigingen. In het managementhandboek zijn opgenomen het toepassingsgebied van het managementsysteem (par. 1.3 Scope/reikwijdte van het kwaliteitssysteem), de procedures en de verdere documentatie. De onderlinge samenhang tussen de systeemonderdelen is aantoonbaar. Er zijn wel normuitsluitingen ISO 9001 vastgelegd. Paragraaf 7.3 wordt uitgesloten aangezien Marvin geen ontwerpactiviteiten uitvoert. Gedocumenteerde informatie A4 A5 A6 A7 ISO 9001:2008, 4.2.3 Documentbeheer: procedure uitgifte, goedkeur, versiebeheer, externe doc's. C C - C ISO 9001:2008, 4.2.4 Registraties: procedure identificatie, opslaan, bewaartermijn. C - - C Procedure voor het beheersen van documenten: procedure 5.4. De vrijgave van documenten komt tot uiting d.m.v. datum en versie nr. De wijzigingen in documenten zijn kenbaar d.m.v. datum en versie nr. 3.0 23-3-2012. Een copy van het oude systeem wordt digitaal bewaard. Van de registraties zijn de bewaartermijnen en soort van vernietiging bepaald. Procedure voor het beheersen van registraties 5.4. Binnen het bedrijf zijn de afgelopen jaren kleine wijzigingen in het systeem doorgevoerd. Recentelijk is de nieuwe norm voor de BRL 6000 in het systeem geintregreerd. Marvin bv Audit A7 Rapportversie 01 Pagina 8 van 25
Vastgesteld is dat de opzet en wijzigingen zijn doorgevoerd volgens de daarvoor opgestelde procedure. Op kantoor zijn de relevante documenten in de juiste uitvoering aangetroffen. Op de bezochte werkplekken zijn de relevante documenten in de juiste uitvoering aangetroffen. In de veldwerkbus zijn o.a. de actuele versies van de volgende documenten gezien: BRL SIKB 6000 versie 3.1 en protocol 6001 versie 3.0. Tevens is de BRL SIKB 2000 en de relevante protocollen gezien. In de beoordeelde dossiers zijn de juiste registraties aangetroffen (zie verder in rapport). Procedure voor het beheersen van documenten: Par. 4.4 Documentenbeheer De vrijgave van documenten komt tot uiting goedkeuring van het handboeek door directeur J. Streef. De wijzigingen in documenten zijn kenbaar d.m.v. gele acering in het handboek. Gezien aanpassing versienummers van nieuwe BRL's in lijst van herzieningen. Van de registraties zijn de bewaartermijnen en soort van vernietiging bepaald. Procedure voor het beheersen van registraties par. 4.5 Gegevensbeheer en back-up. Gegevens worden minimaal 7 jaar bewaard en bij blootstelling aan CRM-stoffen 30 jaar. Back-ups op andere locatie dan PC. Hiervoor is een NAS aangeschaft. Tevens is bij Dennis de Vries een Back-up bewaard (1 keer per maand). Mogelijkheid wordt bekeken om gegevens in the cloud te plaatsen. Vastgesteld is dat de opzet en wijzigingen zijn doorgevoerd volgens de daarvoor opgestelde procedure. Op de bezochte werkplekken zijn de relevante documenten in de juiste uitvoering aangetroffen. In de beoordeelde dossiers zijn de juiste registraties aangetroffen (zie verder in rapport). Organisatie en Leiderschap Leiderschap A4 A5 A6 A7 ISO 9001:2008, 5.1 Betrokkenheid directie: klanteisen, wetgeving, beleid, doelen, review, middelen. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgesteld en komen tot uiting in functieomschrijvingen/ procedures in paragraaf 4 Beschrijving organisatie. Er zijn voldoende middelen (personele middelen, specialistische vaardigeheden en financiële middelen) beschikbaar voor het inrichten, implementeren, onderhouden en verbeteren van het Kwaliteit, managementsysteem. Dat komt tot uiting door inhuur van een externe adviseur op het gebied van Kwaliteit. Door hem wordt een deel van de i.a. uitgevoerd en de directiebeoordeling gerapporteerd. Uit het vastgelegde beleid, opgestelde doelen, interne communicatie komt de bedoelde betrokkenheid van de directie voldoende tot uiting. Er is sprake van relevante wetgeving en hier wordt als volgt mee omgegaan. Het gaat hierbij om kwalibo wetgeving. Het bedrijf is gecertificeerd voor de BRL 2 en 6000. Erkenning is al enkele jaren geleden verkregen. Uit het vastgelegde beleid, opgestelde doelen, interne communicatie komt de bedoelde betrokkenheid van de directie voldoende tot uiting. Directie is 1 ledig en werkt veelvuldig samen met een zzp-er. Er zijn voldoende middelen (personele middelen, specialistische vaardigeheden en financiële middelen) beschikbaar voor het inrichten, implementeren, onderhouden en verbeteren van het (Kwaliteit, Arbo & Milieu) managementsysteem. Dat komt tot uiting door het inschakelen van een externe adviseur om ondersteuning te geven bij KAM-zaken. Uit het vastgelegde beleid, opgestelde doelen, interne communicatie komt de bedoelde betrokkenheid van de directie voldoende tot uiting. Er is sprake van relevante wetgeving en hier wordt als volgt mee omgegaan: Marvin is voor de uitvoering van de werkzaamheden gecertificeerd voor de BRL SIKB 2000 Milieukundig bodemonderzoek (certificaat K49633) en de BRL SIKB 6000 Uitvoering van bodemsaneringen (certificaat K52964). Voor deze regelingen is Marvin een erkende intermediair (registratie via Bodemplus). Alleen erkende intermediairs mogen deze werkzaamheden uitvoeren. Er zijn voldoende middelen (personele middelen, specialistische vaardigeheden en financiële middelen) beschikbaar voor het inrichten, implementeren, onderhouden en verbeteren van het (Kwaliteit, Arbo & Milieu) managementsysteem. Dat komt tot uiting door de aanschaf van nieuwe computers (Apple) en door gebruik te maken van de veldwerkapp. Sinds 2013 is J. Bos de externe adviseur voor KAM-zaken. Uit het vastgelegde beleid, opgestelde doelen, interne communicatie komt de bedoelde betrokkenheid van de directie voldoende tot uiting. Er is sprake van relevante wetgeving voor de uitvoering van veldwerk en milieukundige begeleiding. Voor deze regelingen is MARVIN gecertificeerd en erkend via Bodemplus. Marvin bv Audit A7 Rapportversie 01 Pagina 9 van 25
Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgesteld en komen tot uiting in functieomschrijvingen en beschrijving TVB in hoofdstuk 3 van het handboek Marvin dd. 30-1-2015. Er zijn voldoende middelen (personele middelen, specialistische vaardigheden en financiële middelen) beschikbaar voor het inrichten, implementeren, onderhouden en verbeteren van het (Kwaliteit, Arbo & Milieu) managementsysteem. Dat komt tot uiting door de inzet van externe adviseurs om het kwaliteitssysteem te monitoren. Uit het vastgelegde beleid, opgestelde doelen, interne communicatie komt de bedoelde betrokkenheid van de directie voldoende tot uiting. Er is sprake van relevante wetgeving voor de uitvoering van veldwerk en milieukundige begeleiding. Voor deze regelingen is MARVIN gecertificeerd en erkend via Bodemplus. Organisatie A4 A5 A6 A7 ISO 9001:2008, 5.5.1 TBV's: verantwoordelijkheden en bevoegdheden gedefinieerd en bekend. ISO 9001:2008, 5.5.2 Directievertegenwoordiger: lid management met voldoende bevoegdheden. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgesteld en komen tot uiting in functieomschrijvingen/ procedures/ TVB matrix/ inzetbaarheidoverzicht. Er is een organisatieschema vastgelegd waarin de onderlinge verbindingen binnen de organisatie tot uiting komen. Betreft paragraaf 4.2 organogram Financiële bevoegdheden zijn vastgelegd in een paragraaf 4.3. Alle inkoop wordt door de directeur zelf gedaan. De heer Streef is aangesteld om als directievertegenwoordiger in het kader van het (Kwaliteit, Arbo & Milieu) managementsysteem. Directeur vervult diverse taken een van deze betreft de functie van directievertegenwoordiger. Marvin is een eenmansbedrijf gerund door J. Streef en voor de uitvoering van de werkzaamheden wordt gebruik gemaakt van een vast inhuurkracht D.E. de Vries. De KAM-zaken worden door J. Streef beheerd. De heer J. Streef (directie) is aanspreekpunt voor KAM-zaken. J. Bos is aangesteld als KAM-adviseur in het kader van het (Kwaliteit, Arbo & Milieu) managementsysteem om de directie te ondersteunen bij KAM-zaken en interne audits uit te voeren. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgesteld en komen tot uiting in functieomschrijvingen/ procedures/ TVB matrix/ inzetbaarheidoverzicht. Er is een organisatieschema vastgelegd waarin de onderlinge verbindingen binnen de organisatie tot uiting komen. Financiële bevoegdheden zijn vastgelegd in een paragraaf 4.3. Alle inkoop wordt door de directeur zelf gedaan. De heer J. Streef (directeur) beheert het (Kwaliteit, Arbo & Milieu) managementsysteem. Hij wordt bijgestaan door extern adviseur J. Bos en R. Lexmond. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgesteld en komen tot uiting in functieomschrijvingen/ procedures/ TVB matrix. Er is een organisatieschema vastgelegd waarin de onderlinge verbindingen binnen de organisatie tot uiting komen. Financiële bevoegdheden zijn vastgelegd in het handboek Marvin dd. 31-1-2015. Communicatie A4 A5 A6 A7 ISO 9001:2008, 5.5.3 Interne communicatie: communicatie klanteisen en doeltreffendheid systeem. Communicatieprocedure 3.4 en via paragraaf 5 beheer en beheersing. Vastgesteld is dat de interne communicatie plaatsvindt tussen de verschillende functies en niveaus volgens de hierover gemaakte afspraken (deelnemers/ frequentie/verslag). Meest recente managementbeoordeling 19 januari 2012. tevens wordt hierbij gebruik gemaakt van een rapportage Interne kwaliteitsaudit. Meest recente versie dateert van 10 april jl. Communicatie met inhuurkracht D.E. de Vries verloopt voornamelijk via de mail. Voor aanvang van het project worden de relevante gegevens per mail verstuurd en na de uitvoering van de werkzaamheden worden de Marvin bv Audit A7 Rapportversie 01 Pagina 10 van 25
verzamelde gegevens via de mail geretourneerd. Gezien projectdossier MV13024 Bemonstering 36 peilbuizen diverse locaties Gemeente Duiven (uitvoering D. de Vries). Communicatieprocedure: 3.4 en via paragraaf 5 beheer en beheersing. Vastgesteld is dat de interne communicatie plaatsvindt tussen de verschillende functies en niveaus volgens de hierover gemaakte afspraken: - Periodiek overleg KAM-zaken met J. Bos d.d. 7-9-2013; Vastgesteld is dat de interne communicatie plaatsvindt tussen de verschillende functies en niveaus volgens de hierover gemaakte afspraken (deelnemers/ frequentie/verslag). - MT bijeenkomsten d.d. 16-1-2015 (opstellen en afronden directiebeoordeling 2014). - werkoverleg/toolbox: periodiek wordt uitvoering van de werkzaamheden met D. de Vries besproken. Dit is afhandelijk van wanneer er klussen worden uitgevoerd. Op 19-2-2015 is met Dennis een klus in Nijmegen besproken mbt aanwezige gegevens (tekening). Strategie en Beleid Beleid en doelen A4 A5 A6 A7 ISO 9001:2008, 5.2 Klantgerichtheid: eisen van klanten bepaald, verhogen tevredenheid. ISO 9001:2008, 5.3 Kwaliteitsbeleid: continue verbetering, passend, begrepen, beoordeeld. C - C C ISO 9001:2008, 5.4.1 Kwaliteitsdoelstellingen: vanuit beleid, meetbaar (SMART), voor functies/nivo's. ISO 9001:2008, 5.4.2 Planning: uitvoeren eisen 4.1, doelstellingen invullen, samenhang. C - C C ISO 9001:2008, 6.1 Middelen beschikbaar: doeltreffendheid systeem en klanttevredenheid verhogen. C - C C In het (Kwaliteits, Arbo & Milieu) handboek is een beleidsverklaring d.d. maart 2012 van de directie opgenomen. Deze is verklaring is ondertekend door de directeur Joop Streef. In dit beleid wordt verwezen naar doelstellingen/bedrijfsjaarplan/strategisch plan. De organisatie heeft vastgesteld welke middelen nodig zijn t.a.v. invoeren, onderhouden en verbeteren van het managementsysteem. Het beleid wordt kenbaar gemaakt aan alle personen die voor of namens de organisatie werkzaam zijn d.m.v: informeel overleg. De directeur werkt veelvuldig samen met Dennis de Vries. Dagelijks vindt op diverse keren afstemming plaats. De doel- en -taakstellingen voor relevante functies en niveaus binnen de organisatie zijn vastgesteld en gedocumenteerd in de directiebeoordeling van januari 2012. Huidige SMART doelstellingen zijn o.a. het streven Behalen van een omzetdoelstelling, vernieuwen PC/Beeldscherm op kantoor, aanschaffen troebelheidsmeter, behouden certificaten en erkenning ISO, behalen protocol 6001 certificering voor Dennis de Vries en BRL' en implementeren van het nieuwe protocol 2002. Het beleid wordt/is kenbaar gemaakt aan alle personen die voor of namens de organisatie werkzaam zijn d.m.v: veelvuldig overleg met inhuurkracht Dennis de Vries. Beide spreken dagelijks de zaken door. Inclusief nieuwe ontwikkelingen, aangepaste normen, ontvangen klachten e.d.. Kwaliteitsdoelstellingen zijn tevens met Dennis besproken. De doel- en -taakstellingen voor relevante functies en niveaus binnen de organisatie zijn vastgesteld en gedocumenteerd in de directiebeoordeling 2012 (definitieve afronding op 27-9-2013). Huidige SMART doelstellingen zijn o.a. Behoud van omzet/klanten en verminderde afhankelijkheid van enkele klanten door nieuwe klanten te verwerven. Het beleid is kenbaar gemaakt aan alle personen die voor of namens de organisatie werkzaam zijn. In het (Kwaliteits, Arbo & Milieu) handboek versie 14-3-2014 is een beleidsverklaring d.d. 3-2012 van de directie opgenomen. Deze is verklaring is ondertekend door J. Streef. In dit beleid wordt verwezen naar de jaarlijkse doelstellingen in de directiebeoordeling. De organisatie heeft vastgesteld welke middelen nodig zijn t.a.v. invoeren, onderhouden en verbeteren van het managementsysteem. Marvin bv Audit A7 Rapportversie 01 Pagina 11 van 25
De doel- en -taakstellingen voor relevante functies en niveaus binnen de organisatie zijn vastgesteld en gedocumenteerd in de directiebeoordeling 2012. Huidige SMART doelstellingen zijn o.a. het verkrijgen van een erkenning protocol 6001 voor inhuur D. de Vries. Deze doelstelling is gerealiseerd. Gelijke omzet en aantal projecten met verlegging accent naar 6000-werkzaamheden. Het beleid wordt/is kenbaar gemaakt aan alle personen die voor of namens de organisatie werkzaam zijn d.m.v. periodieke bijeenkomsten met de KAM-adviseur. Gebruik wordt gemaakt van een extern adviseuer en het handboek is aangepast en de directiebeoordeling 2012 is afgerond. In het (Kwaliteits, Arbo & Milieu) handboek is een beleidsverklaring d.d. 30-1-2015 van de directie opgenomen (par. 2.1 Kwaliteitsbeleid dd. 30-1-2015). Deze is verklaring is ondertekend door J. Streef. In dit beleid wordt verwezen naar doelstellingen/bedrijfsjaarplan/strategisch plan. De organisatie heeft vastgesteld welke middelen nodig zijn t.a.v. invoeren, onderhouden en verbeteren van het managementsysteem. Het beleid wordt kenbaar gemaakt aan alle personen die voor of namens de organisatie werkzaam zijn d.m.v het versturen een kopie van het handboek naar medewerker D. de Vries (per mail dd. 30-1-2015). De doel- en -taakstellingen voor relevante functies en niveaus binnen de organisatie zijn vastgesteld en gedocumenteerd in par. 2.1 Kwaliteitsbeleid dd. 30-1-2015 en de directiebeoordeling dd. 15-1-2015. Huidige SMART doelstellingen zijn o.a. aantal projecten gelijk aan 2014 en omzet vergelijkbaar, bouw deco-unit afronden, aanschaf grotere asfaltboormachine. Het beleid wordt/is kenbaar gemaakt aan alle personen die voor of namens de organisatie werkzaam zijn d.m.v: informatie per mail. Klanten Klanttevredenheid A4 A5 A6 A7 ISO 9001:2008, 8.2.1 Klanttevredenheid: perceptie van klant, methode verkrijgen en gebruiken. Procedure Klanttevredenheid 5.11 De organisatie heeft informatie over de tevredenheid van klanten over het voldoen aan klanteisen. Deze gegevens zijn beschikbaar d.m.v. uitgevoerde onderzoeken in 2011. Gezien o.a. reacties van ZVS Eemens en Wareco. Betreffende gegevens vormen input voor de periodieke MT bijeenkomsten en managementreview. Uit de laatst uitgevoerde klanttevredenheidsmetingen blijkt dat de bedrijven tevreden zijn over de kwaliteit van het uitgevoerde werk. Het bedrijf krijgt o.a complimenten over de goede telefonische bereikbaarheid. Klanttevredenheidsonderzoek 2013 is uitgevoerd en er zijn formulieren verstuurd naar Aveco de Bondt (22/5), Deta Milieu (17/5), Infrasoil (16/5) en ZVS Milieutechniek (16/5). Aangezien de formulieren onlangs verstuurd zijn dienen de ontvangen reacties nog verder geëvalueerd te worden. Het inmeten van boorpunten is een punt van aandacht en hier wordt bij de uitvoering van projecten extra aandacht aan gegeven. De organisatie heeft informatie over de tevredenheid van klanten over het voldoen aan klanteisen. Deze gegevens zijn beschikbaar d.m.v. klanttevredenheidsformulieren. Gezien zijn formulieren van Aveco de Bondt, Deta Milieu BV, Infrasoil en ZVS Milieutechniek, mei 2013. Betreffende gegevens vormen input voor de periodieke managementreview. Uit de laatst uitgevoerde klanttevredenheidsmetingen blijkt dat er aandacht kan worden besteed aan de veldwerktekeningen. Hierop zijn de volgende acties ondernomen: de opdrachtgevers zijn verzocht om tekeningen met een andere schaal aan te leveren en bij peilbuizen wordt de maatvoering opgenomen. Procedure Klanttevredenheid par. 4.11 Klanttevredenheid dd. 30-1-2015. De organisatie heeft informatie over de tevredenheid van klanten over het voldoen aan klanteisen. Deze gegevens zijn beschikbaar d.m.v. formulieren Klanttevredenheidsonderzoek. Betreffende gegevens vormen input voor de periodieke MT bijeenkomsten en managementreview. In de directiebeoordeling 2014 is dit geëvalueerd. Uit de laatst uitgevoerde klanttevredenheidsmetingen blijkt uit de formulieren Klanttevredenheidsonderzoek periode 2014 dat ZVS Eemnes BV dd. 26-1-2015, Infrasoil 19-1-2015, Deta Milieu BV dd. 18-1-2015 en BOS Marvin bv Audit A7 Rapportversie 01 Pagina 12 van 25
Milieuadvies BV 16-1-2015 tevreden zijn en waarderen de wijze van uitvoering (communicatie, planning, uitvoering). Aangegeven wordt dat gegevens in Terraindex niet altijd volledig juist zijn. Hierop zijn de volgende acties ondernomen. Registratie van de boormethode op veldwerkformulier en duidelijk aangeven wat de afmetingen van de gaten zijn geweest (protocol 2018) en zonodig foto's maken om situatie voor de projectleider van klant te verduidelijken. Opm. genomen acties in directiebeoordeling vermelden. Personeel management Vakbekwaamheid A4 A5 A6 A7 ISO 9001:2008, 6.2 Personeel: eisen vaststellen, opleiden, effect beoordelen, registratie. Bewust zijn van bijdrage aan doelen en klanttevredenheid. Procedure Personeel, bekwaamheid, opleiding/training en bewustzijn: 4.6. Functie-inhoud en -eisen zijn bepaald en vastgelegd in functiebeschrijvingen. Van de volgende functies/medewerkers is vastgesteld dat aanwezige ervaring/opleiding voldoen aan de gestelde functie eisen: Joop Streef is in november 2011 medisch goedgekeurd voor werken in verontreinigde grond. VCA Vol is behaald in februari 2009. Het bedrijf heeft geen personeel in dienst. Inhuur zzp-er worden als leveranciers beoordeeld. Zie verder leveranciersbeoordeling Procedure Personeel, bekwaamheid, opleiding/training en bewustzijn: 4.6 Functie-inhoud en -eisen zijn bepaald en vastgelegd in functiebeschrijvingen. Van de volgende functies/medewerkers is vastgesteld dat aanwezige ervaring/opleiding voldoen aan de gestelde functie eisen: D. de Vries (inhuur BRL SIK 2000) VCA-basis 9728607 /1/NL/008205 geldig tot 23-01-2019. Asbestherkenning Werken langs het spoor 2012 J. Streef VCA-vol 9644551/2/NL/040883 geldig tot 20-02-2019. Asbestherkenning Chemielinco dd. 9-10-2012. VKB-cursus Bsb 2001 Bodemclassificatie Helicon 2002 DLP Geoplan 1999. Beide voldoen aan de onderhoudseis zoals vastgelegd in de BRL SIKB 2000 versie 3.2a. Tijdens jaarlijkse beoordelings/functioneringsgesprekken worden ook opleidingsbehoeften bepaald. Hieraan wordt d.m.v. een actueel opleidingsplan invulling gegeven. Registraties daarvan zijn aangezien. Procedure Personeel, bekwaamheid, opleiding/training en bewustzijn: Handboek par. 3.6 Opleiden, trainingen en cursussen. Functie-inhoud en -eisen zijn bepaald en vastgelegd in functiebeschrijvingen. Van de volgende functies/medewerkers is vastgesteld dat aanwezige ervaring/opleiding voldoen aan de gestelde functie eisen: J. Streef (PL/MKB 6001, 2001, 2002 en 2018): LTS Houtbewerking 1980 (nu werkzaam op HBO-niveau) Veilig werken in verontreinigde grond BME 11-1996 VKB-opleiding Monsterneming bouwstoffenbesluit 11, 12-10-2001 Chemielinco Asbestherkenning tbv milieukundig veldwerk 9-10-2000; VCA-vol 9644551/2/NL/040883 dd. 20-2-2009, geldig tot 20-2-2019 Bodemclassificatie Helicon MBCS Velp dd. 1-5-2002 Werkervaring: Werkzaam bij Chemielinco vanaf 1992 t/m 2004 (senior veldwerker en mkb er) Sealtech 2004-2006 (veldwerk BRL SIKB 2000) Terrasano 2006-2008 (veldwerk BRL SIKB2000 en MKB voor Infrasoil) Marvin 2009-nu (veldwerk BRL SIKB 2000 en mkb 6001 voor Infrasoil en Marvin). D.E. de Vries (MKB 6001/veldwerker 2001/2002/2018): VCA-basis 9728607/1/NL/008205 geldig tot 23-1-2019 Terrasano 2006-2008 (veldwerk BRL SIKB2000) Marvin 2009-nu (veldwerk BRL SIKB 2000 en mkb 6001). In 2014 toelating voor protocol 6001 afgerond. Marvin bv Audit A7 Rapportversie 01 Pagina 13 van 25
MBO-opleiding relevante richting en certificaat asbestherkenning. Opm. de diploma s moet opnieuw aangevraagd worden bij de desbetreffende opleiding aangezien deze momenteel niet beschikbaar zijn. Dennis heeft echter wel een MBO-opleiding gevolgd. Intern auditoren: J. Bos: Cursus intern auditor ISO9001/ISO19011 KAM-zorg dd. 13-3-2010; R. Lexmond: Cursus intern auditor KAM-zorg dd. 30-5-2011. Tijdens jaarlijkse beoordelings/functioneringsgesprekken worden ook opleidingsbehoeften bepaald. Hieraan wordt d.m.v. een actueel opleidingsplan invulling gegeven. Dennis de Vries gaat een cursus asbestherkennings volgen. Assetmanagement Middelen A4 A5 A6 A7 ISO 9001:2008, 6.3 Infrastructuur: gebouwen, machines, ICT, transport, communicatie. De aangetroffen infrastructuur heeft geen negatieve invloed op de productkwaliteit. Vastgesteld dmv. Beoordeling van kantoor, veldaudits en inspectie van de veldwerkbussen en opslagplaats/loods in lopik. De aangetroffen infrastructuur heeft geen negatieve invloed op de productkwaliteit. Vastgesteld dmv. Een visuele beoordeling. Het Kantoor in Nieuwegein, de veldwerkbus en de opslagplaats/loods in Lopik zijn beoordeeld. Tbv van de nieuwe NEN5744 mbt het bemonsteren van grondwater is bij Eijkelkmap (een goedgekeurde leverancier) een nieuwe troebelheidsmeter aangeschaft. Dit betreft een Aqualytic AL250T-IR. Bij dit apparaat zijn een viertal controlestandaarden bijgeleverd < 0,1, 20, 200 en 800 NTU. Deze zijn 1 jaar houdbaar. De aangetroffen infrastructuur heeft geen negatieve invloed op de productkwaliteit. Vastgesteld dmv een bezoek aamn het kantoor aan de Biltseveste in Nieuwegein. De aangetroffen infrastructuur heeft geen negatieve invloed op de productkwaliteit. Vastgesteld dmv een bezoek aan het kantoor van de Biltseveste 26 te Nieuwegein. Werkomgeving A4 A5 A6 A7 ISO 9001:2008, 6.4 Werkomgeving: geschikt voor eisen product en mens. De aangetroffen werkomgeving heeft geen negatieve invloed op de productkwaliteit. Vastgesteld d.m.v. Beoordeling van kantoor, veldaudits en inspectie van de veldwerkbussen en opslagplaats/loods in lopik. De aangetroffen werkomgeving heeft geen negatieve invloed op de productkwaliteit. Vastgesteld d.m.v. een locatiebezoek op 27-5-2013 aan het kantoor in Nieuwegein en een locatiebezoek op 19-6-2013 aan de opslagplaats/loods in Lopik. De aangetroffen werkomgeving heeft geen negatieve invloed op de productkwaliteit. Vastgesteld d.m.v. een locatiebezoek aan het kantoor aan de Biltseveste 26 te Nieuwegein. Kantoor is gevestigd op de zolderverdieping en faciliteiten zoals computers zijn beschikbaar. De aangetroffen werkomgeving heeft geen negatieve invloed op de productkwaliteit. Vastgesteld d.m.v. een locatiebezoek aan het kantoor aan de Biltseveste 26 te Nieuwegein. Kantoor is gevestigd op de zolderverdieping en faciliteiten zoals computers zijn beschikbaar. Meetapparatuur A4 A5 A6 A7 ISO 9001:2008, 7.6 Bewakings/meetapparatuur: identificatie, standaard, call-back, software, registratie. C T>C C C Procedure meetmiddelen 4.11 In procedures/werkvoorschriften/meetprotocollen heeft de organisatie vastgesteld welke metingen met welk meetmiddelen uitgevoerd dienen te worden. Marvin bv Audit A7 Rapportversie 01 Pagina 14 van 25
Een overzicht van beschikbare meetmiddelen is aanwezig. Meetmiddelen zijn geïdentificeerd en meetmiddelen t.b.v. selectieve metingen worden (extern) gekalibreerd. Kalibratieresultaten worden beoordeeld en bij vastgestelde afwijkingen worden acties genomen om de geldigheid van vorige metingen te beoordelen. De volgende kalibratieregistraties zijn hierop ingezien een combi ec/ph/zuurstof en redox meter van Eijkelkamp 68427. Verder is een Hanna ec/ph meter aanwezig. De meetapparatuur dient te zijn voorzien van een eenduidige identificatie en de kalibratiestatus dient afgeleid te kunnen worden. Dit is niet het geval voor de ph/ec-meter HI991301, Unster Kern CH50K100 en het meetwiel. Tevens is de periodieke controle cq kalibratie niet aantoonbaar voor de Unster Kern CH50K100 en het meetwiel (zie rapportblad). In de opslagloods zijn standaarden ter controle van de ph/ec-meter opgeslagen. Standaard ph=4 Lot 4352 exp. 4-2017, standaard ph=7 Lot 5295 Exp. 11-2017, Standaard EC 12,88 ms/cm Lot 2713 houdbaar tot 9/2015. Brandstoffen worden in een aparte ruimte opgeslagen. Echter wel in dezelfde loods. De (buiten)koelkast wordt gebruikt voor de tijdelijke opslag van grond- en grondwatermonsters tbv milieukundig bodemonderzoek. De temperatuur dient tussen de 2 en de 5 graden celsius te liggen. De temperatuurregistratie is in het logboek opgenomen en de registraties voor 2014 voldoen. Tevens worden logboeken bijgehouden voor de ph/ec-meting (HI991301 45VBL7) en troebelheid (SN 12/33903). Ook de weegschaal wordt periodiek gecontroleerd adhv een controlegewicht van 10 kg en. Op 28-1- 2014 is in het logboek aangegeven dat de elektrode defect is. Deze is vervangen. Meetwiel 45VBL7 is op 10-1-2014 gecontroleerd en deze voldoet. Procedure meetmiddelen Par. 3.11 Beheer, onderhoud en keuring van meetmiddelen (dd. 30-1-2015) In procedures/werkvoorschriften/meetprotocollen heeft de organisatie vastgesteld welke metingen met welk meetmiddelen uitgevoerd dienen te worden. Een overzicht van beschikbare meetmiddelen is aanwezig op lijst middelen, materiaal en materieel. Meetmiddelen zijn geïdentificeerd en meetmiddelen t.b.v. selectieve metingen worden (extern) gekalibreerd. Kalibratieresultaten worden beoordeeld en bij vastgestelde afwijkingen worden acties genomen om de geldigheid van vorige metingen te beoordelen. In het handboek is opgenomen dat de meetappratuur jaarlijks gekalibreerd wordt. De volgende kalibratieregistraties zijn hierop ingezien. Kalibratie PID-meter MultiRae II Lite PGM-6208 MAA30139Q4 is op 14-3-2014 uitgevoerd. Op het Kalibratie certificaat 75910 wordt aangegeven dat de herkalibratiedatum op 14-9-2014 moet worden uitgevoerd. Opm.: Aangegeven wordt dat de PID-meter niet meer is gebruikt en dat deze bij een nieuwe opdracht weer wordt gekeurd. Overweging om zelf een kalibratiegascylinder aan te schaffen. Op 18-2-2015 is een controle uitgevoerd op de veldwerkbus VJ-847-H en op basis van deze controle wordt de brandblusser en oogspoelfles vervangen. De bus van D. de Vries wordt volgend week gecontroleerd. Gezien Orderbevestiging VRM D32871 dd. 19-2-2015. De weegschaal, koelkast en ph/ec-meter wordt periodiek gecontroleerd. Gezien logboeken met controle op 15-1- 2015 (ph/ec), 15-1-2015 (Troebelheidsmeter SN12/33903 2015), koelkast (Biltseveste 26 2015). Op deze apparatuur is he kenteken van de bus als identificatie aangebracht (45-VBL-7). Leveranciers Leveranciersbeoordeling A4 A5 A6 A7 ISO 9001:2008, 7.4b Leveranciers/onderaannemers: selectie en beoordeling. Procedure leveranciersselectie/beoordeling pro 7.2.1 Voor leveranciers van kritische producten/diensten zijn criteria opgestelde en deze ondergaan een selectieprocedure. Tevens worden geselecteerde leveranciers periodiek herbeoordeeld. Een overzicht van deze geselecteerde leveranciers is beschikbaar voor relevante medewerkers. Registratie van selecties en herbeoordeling is ingezien van o.a. ZVS Eemnes (inhuur kraan met overdruk en Deco Unit, It Works, VRM, Eijkelkamp en DDV Techniek (inhuurkracht Dennis de Vries). De laatste leveranciersbeoordeling is op 25-3-2013 uitgevoerd. Hierbij zijn kritische leveranciers beoordeeld. Registraties ingezien van o.a. VRM, Eijkelkmap en Geometius. Deze leveranciers zijn prositief beoordeeld en de beoordeling geeft geen aanleiding om de lijst met goedgekeurde leveranciers aan te passen. Marvin bv Audit A7 Rapportversie 01 Pagina 15 van 25
Procedure leveranciersselectie/beoordeling pro 7.2.1 Voor leveranciers van kritische producten/diensten zijn criteria opgestelde en deze ondergaan een selectieprocedure. Tevens worden geselecteerde leveranciers periodiek herbeoordeeld. Een overzicht van deze geselecteerde leveranciers is beschikbaar voor relevante medewerkers. Registratie van selectie en herbeoordeling is ingezien van diverse leveranciers. Op 5-3-2014 zijn de leveranciers van veldwerkmaterialen beoordeeld en op het formulier Beoordeling leverancier is de beoordeling vastgelegd. Er zijn geen problemen en deze worden gehandhaafd. Beoordeling gezien van VRM en Eijkelkamp. Procedure leveranciersselectie/beoordeling par. 6.1.5 Controle op goederen/producten met afwijkingen dd. 30-1- 2015. Voor leveranciers van kritische producten/diensten zijn criteria opgestelde en deze ondergaan een selectieprocedure. Tevens worden geselecteerde leveranciers periodiek herbeoordeeld. Een overzicht van deze geselecteerde leveranciers is beschikbaar voor relevante medewerkers. Registratie van selectie en herbeoordeling is ingezien van Eijkelkamp 12-1-2015, VRM 12-1-2015 en Feramo tools dd. 30-1-2015. Er is geen reden om van leverancier te wijzigen. Procesmanagement Algemeen A4 A5 A6 A7 ISO 9001:2008, 7.1 Planning productrealisatie: doelen/eisen product, documenten, keuren, registratie. Het werken volgens binnen het Kwaliteitsmanagementsysteem gemaakte afspraken (procedures, werkinstructies etc.) zorgt voor een juiste planning om aan de afspraken met de klant te voldoen. Klanten worden geattendeerd op de algemene voorwaarden. Door Marvin worden alleen werkzaamheden uitgevoerd die ze zelf kunnen uitvoeren. BRL 2 en 6000 zijn hierbij leidend. Het werken volgens binnen het Kwaliteitsmanagementsysteem gemaakte afspraken (procedures, werkinstructies etc.) zorgt voor een juiste planning om aan de afspraken met de klant te voldoen. De planning wordt door J. Streef beheert en hij controleert vooraf of alle gegevens door de opdrachtgever aangeleverd zijn. Planning 2013 is ingezien en deze voldoet voor de omvang van het bedrijf. Het werken volgens binnen het Kwaliteitsmanagementsysteem gemaakte afspraken (procedures, werkinstructies etc.) zorgt voor een juiste planning om aan de afspraken met de klant te voldoen. Het werken volgens binnen het Kwaliteitsmanagementsysteem gemaakte afspraken (procedures, werkinstructies etc.) zorgt voor een juiste planning om aan de afspraken met de klant te voldoen. Het bedrijf werkt via de procedures verkoop (hoofdstuk 5) en hoofdstuk 7 uitvoering aan het invulling geven aan de klantwens. Vanuit Marvin wordt gewerkt met dagtarieven en of tarievenlijsten. De BRL 2000 en 6000 zijn leidend voor de uitvoering. Het overgrote deel van de werkzaamheden hebben betrekking op werken waarvoor de verplichte certificering en erkenningsregeling van toepassing is. Via de website is te zien waarvoor het bedrijf gecertificeerd zijn. Tevens zijn de algemene projectvoorwaarden in te zien. De klanten zijn in bezit van de algemene voorwaarden. Inkoopproces A4 A5 A6 A7 ISO 9001:2008, 7.4a Inkoop: schriftelijke procedure, inkoopspecificatie, keuren, registratie. Procedure Inkoop hoofdstuk 7 Inkoop vindt plaats m.b.v. fax/e-mail/internet n.a.v. aangegeven behoefte vanuit de organisatie. Bestellingen van kritische producten/diensten vinden bij geselecteerde leveranciers plaats. Veldwerkmaterialen en gereedschappen worden al jaren bij VRM en Eijkelkamp ingekocht. Goederen ondergaan bij ontvangst een ingangscontrole waarvan registratie plaatsvindt d.m.v. een controle of het geleverde in overeenstemming is met de bestelbon. In de laatste 1,5 jaar is er door de bedrijven geleverd wat er bestelt is. Procedure Inkoop hoofdstuk 7 Inkoop vindt plaats m.b.v. fax/e-mail/internet n.a.v. behoefte vanuit de organisatie. Bestellingen van kritische producten/diensten vinden bij geselecteerde leveranciers plaats. Goederen ondergaan bij ontvangst een ingangscontrole waarvan registratie plaatsvindt d.m.v. het verzamelen en aftekenen van de pakbonnen. Er wordt sporadisch materialen ingekocht. Marvin bv Audit A7 Rapportversie 01 Pagina 16 van 25
Inkoop verloopt via VRM en Eijkelkamp. De productcertificaten van de geleverde materialen zijn beschikbaar in een map. De materialen zijn opgeslagen in een opslagloods in Lopik en de peilbuismaterialen zijn separaat opgeslagen op zolder. Certificaten boorgatklei Cebo (Kiwa K64405/01) en peilbuismateriaal KQ-561 VRM zijn gezien. Inkoop vindt plaats m.b.v. fax/e-mail/internet n.a.v. aangegeven behoefte vanuit de organisatie. Bestellingen van kritische producten/diensten vinden bij geselecteerde leveranciers plaats. Goederen ondergaan bij ontvangst een ingangscontrole waarvan registratie plaatsvindt d.m.v. pakbonnen. In de volgende registraties is vastgesteld dat de inkoopgegevens duidelijk en kompleet zijn incl. afspraken over levertijden: Levering veldwerkmaterialen door VRM. Productcertificaten zijn opgeslagen in verzamelmap (boorgatklei Cebo (Kiwa K64405/01) en peilbuismateriaal KQ-561). Procedure Inkoop: par. 6.1.2 Inkoop-criteria handboek dd. 30-1-2015. Inkoop vindt plaats m.b.v. e-mail/internet n.a.v. aangegeven behoefte vanuit de organisatie. Bestellingen van kritische producten/diensten vinden bij geselecteerde leveranciers plaats. Goederen ondergaan bij ontvangst een ingangscontrole waarvan registratie plaatsvindt d.m.v. pakbonnen. In de volgende registraties is vastgesteld dat de inkoopgegevens duidelijk en kompleet zijn incl. afspraken over levertijden. Op 18-2-2015 is een controle uitgevoerd op de veldwerkbus VJ-847-H en op basis van deze controle wordt de brandblusser en oogspoelfles vervangen. De bus van D. de Vries wordt volgend week gecontroleerd. Gezien Orderbevestiging VRM D32871 dd. 19-2-2015. De leverdatum op aangegeven op de orderbevestiging. Verkoopproces A4 A5 A6 A7 ISO 9001:2008, 7.2 Processen i.v.m. klant: klanteisen, wetgeving, beoordelen, registratie. T> Procedure Verkoop Via procedure 6 Naar aanleiding van telefonische of schriftelijke aanvragen van klanten worden offertes of opdrachtbevestigingen opgesteld. Bij telefonische aanvragen wordt in ieder geval een schriftelijke opdrachtbevestiging naar de klant verstuurd. In de volgende registraties is vastgesteld dat de verkoopgegevens duidelijk en kompleet zijn incl. afspraken over levertijden: Betreft project Nijmegen 1-11-0932. Procedure Verkoop. Afspraken over levertijden, facturatie en meer/minderwerk zijn niet in het contract opgenomen. Procedure 6 Verkoop Naar aanleiding van telefonische of schriftelijke aanvragen van klanten worden offertes of opdrachtbevestigingen opgesteld. De beoordeling van offerteaanvraag/opdrachten/opdrachtbevestigingen wordt door J. Streef gedaan. Bij door de klant aangegeven wijzigingen wordt weer een nieuwe offerte/opdrachtbevestiging opgesteld. Bij telefonische aanvragen wordt in ieder geval een schriftelijke opdrachtbevestiging naar de klant verstuurd. De werkzaamheden voor de BRL SIKB 2000 en de BRL SIKB 6000 worden onder certificaat uitgevoerd en hiervoor gelden specifieke eisen. Dit wordt bij de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt. Marvin werkt al jarenlang samen met ZVS en krijgt zodoende 1 op 1 opdrachten waarbij de werkzaamheden onder BRL SIKB 6000 certificaat worden uitgevoerd. Hiervoor is een overeenkomst opgesteld. Een concrete opdrachtbevestiging is niet aanwezig maar afgedekt door voornoemde overeenkomst. Specifieke eisen wordt bevestigd. Mbt de BRL SIKB 2000 en de BRL SIKB 6000 zijn de volgende projecten gezien: 130308D (332.02d) VBO Assendelftsstraat 38 Den Haag, MV13024 Bemonstering 36 peilbuizen diverse locaties Gemeente Duiven, MV13094: Asbestonderzoek Huis ten Boschstraat, Maarsen, BS13159: Vossenlaan 38 Bosch en Duin. Procedure 6 Verkoop. Naar aanleiding van telefonische of schriftelijke aanvragen van klanten of van de eigen buitendienst worden offertes of opdrachtbevestigingen opgesteld. De beoordeling van offertes/opdrachten/opdrachtbevestigingen vindt plaats door de daarvoor bevoegde medewerker. Bij door de klant aangegeven wijzigingen wordt weer een nieuwe offerte/opdrachtbevestiging opgesteld. Bij telefonische aanvragen wordt in ieder geval een schriftelijke opdrachtbevestiging naar de klant verstuurd. In de volgende registraties is vastgesteld dat de verkoopgegevens duidelijk en kompleet zijn incl. afspraken over levertijden: MV BO14061 (2018 en 2001) ZVS Eemnes: Bodemonderzoek asbest, MV14030 (2001, 2002) Wareco: BO Jacob Morisstraat 83 Amsterdam (BG03), Project 01.13.1135 (2013-158 BAM): Sanering voormalig gasfabrieksterrein deelgebied A Langegracht 70 te Leiden. Hoofdstuk 5 Verkoop: Marvin bv Audit A7 Rapportversie 01 Pagina 17 van 25
Naar aanleiding van telefonische of schriftelijke aanvragen van klanten worden offertes of opdrachtbevestigingen opgesteld. De beoordeling van offertes/opdrachten/opdrachtbevestigingen vindt plaats wordt door de daarvoor bevoegde medewerker J. Streef gedaan. Bij door de klant aangegeven wijzigingen wordt weer een nieuwe offerte/opdrachtbevestiging opgesteld. Bij telefonische aanvragen wordt in ieder geval een schriftelijke opdrachtbevestiging naar de klant verstuurd. In de volgende registraties is vastgesteld dat de verkoopgegevens duidelijk en kompleet zijn incl. afspraken over levertijden: - MV15011: Opdracht wordt voor Infrasoil uitgevoerd op basis van een standaardtarievenlijst. Op het formulier Projectinformatie is aangegeven dat de werkzaamheden conform de BRL SIKB 2000 zijn uitgevoerd. - MKB13336: Er wordt gewerkt op basis van een dagtarief. ZVS heeft de contacten onderhouden met de opdrachtgever. Voor de schriftelijke opdrachtvorming is een standaardofferte opgesteld. Ontwerpproces A4 A5 A6 A7 ISO 9001:2008, 7.3 Nvt Nvt Nvt Nvt Ontwerp en ontwikkeling: planning ontwerp-stappen, TBV's, input, output, beoordelen, verificatie, validatie, wijzigingen, registratie. NVT NVT NVT NVT Productieproces A4 A5 A6 A7 ISO 9001:2008, 7.5.1 ISO 9001:2008, 7.5.2 Productie/ dienstverlening: productinfo, instructies, uitrusting, bewaken, meten. Geldig verklaren processen: bijzondere processen, eisen, personeel, keuren, registratie. ISO 9001:2008, 7.5.3-7.5.5 Overige eisen: identificatie, eigendom klant, instandhouding product. Procedure Productie/Uitvoering Hoofdstuk 8 uitvoering. De productie/uitvoering wordt beheerst d.m.v. procedures, werkinstructies, controleprotocollen, werkoverleg. Voor een juiste uitvoering zijn geschikte middelen aanwezig zoals: duidelijke en volledige werkomschrijving en nette veldwerkbus uitgerust met volwaardig boorgereedschap. Productconformiteit kan worden bepaald door het uitvoeren van controles en metingen. Registraties hiervan worden opgesteld. Hierin komt ook de juiste bevoegdheid tot uiting d.m.v. inzet van volledig gekwalificeerde en gekeurde personen. Tijdens productieproces en in het magazijn vindt er een juiste opslag van de producten plaats. Er wordt rekening gehouden met houdbaarheid en voorraadgrootte /bereikbaarheid. Naspeurbaarheid isniet een contractueel overeengekomen eis Tijdens de projectbezoeken en in de volgende project/productiedossiers is voldoende conformiteit aangetroffen: O.a. tijdens de projectbezoeken in jan en februari 2012 project Infrasoil project Nijmegen 1-11-0932. Procedure Uitvoering Hoofdstuk 8 uitvoering De uitvoering wordt beheerst d.m.v. procedures, werkinstructies. Voor een juiste uitvoering zijn geschikte middelen aanwezig zoals: een ingerichte veldwerkbus, boormaterialen zoals edelmanboren, zuigerboren etc. Productconformiteit kan worden bepaald door het uitvoeren van controles en metingen. Registraties hiervan worden opgesteld. Gezien veldwerkregistraties van div. projecten. Producten/diensten worden geïdentificeerd d.m.v. projectnummers. Bij beschadiging van eigendommen van klanten wordt met de klant contact opgenomen om tot afhandeling te komen. Er zijn geen gevallen bekend waarbij dit is voorgekomen. Tijdens productieproces en in het magazijn vindt er een juiste opslag van de producten plaats. De monsters worden gekoeld opgeslagen en er is een koeling is bij thuisadres aanwezig. De monsters worden door een koerier van het laboratorium dezelfde dag opgehaald. Gezien zijn monsteroverdrachtsformulieren van diverse projecten. Er wordt rekening gehouden met houdbaarheid/naspeurbaarheid/voorraadgrootte/bereikbaarheid. Naspeurbaarheid is een contractueel overeengekomen eis en komt tot uiting d.m.v. de registratie van gegevens conform de BRL SIKB 2000 en de BRL SIKB 6000. Tijdens de projectbezoeken en in de volgende project/productiedossiers is voldoende conformiteit aangetroffen: 130308D (332.02d) VBO Assendelftsstraat 38 Den Haag, MV13024 Bemonstering 36 peilbuizen diverse locaties Marvin bv Audit A7 Rapportversie 01 Pagina 18 van 25
Gemeente Duiven, MV13094: Asbestonderzoek Huis ten Boschstraat, Maarsen, BS13159: Vossenlaan 38 Bosch en Duin. Het gedocumenteerde managementsysteem voldoet aan de gestelde eisen. In het managementhandboek zijn opgenomen het toepassingsgebied van het managementsysteem, de procedures en de verdere documentatie. De onderlinge samenhang tussen de systeemonderdelen is aantoonbaar. Procedure Productie/Uitvoering Handboek Marvin hoofdstuk 7 Uitvoering Procedure Afwijkingen par. 7.7 Problemen en afwijkingen De uitvoering van werkzaamheden wordt beheerst d.m.v. procedures, werkinstructies. Voor een juiste uitvoering zijn geschikte middelen aanwezig zoals: Werkmap met de uitvoeringsprotocollen (BRL SIKB 2000 en 6000) Productconformiteit kan worden bepaald door het uitvoeren van controles en metingen. Registraties hiervan worden opgesteld. Hierin komt ook de juiste bevoegdheid tot uiting d.m.v. uitvoering door erkende medewerkers (via Bodemplus). Producten/diensten worden geïdentificeerd d.m.v. projectnummers. Bij beschadiging van eigendommen van klanten wordt met de klant contact opgenomen om tot afhandeling te komen. Hiervan vindt registratie plaats d.m.v. veldwerkformulieren. Tijdens productieproces en in het magazijn vindt er een juiste opslag van de producten plaats. Er wordt rekening gehouden met houdbaarheid/naspeurbaarheid/voorraadgrootte/bereikbaarheid. Naspeurbaarheid is een contractueel overeengekomen eis en komt tot uiting d.m.v. monstercodes en scannen van barcodes op de monsterpotten en -flessen. Tijdens de projectbezoeken en in de volgende project/productiedossiers is voldoende conformiteit aangetroffen: MKB13336: Sanering Kersebaan Amersfoort (MKB/PL 6001) MV15018 Uitvoering bodemonderzoek Wakkerendijk 140-142. Eemnes (J. Streef 2001 voor ZVS Eemnes) MV15008 Plaatsen peilbuizen grondwateronderzoek Gouda (D. de Vries 2001 voor Wareco) MV15010 Asbestonderzoek Arendstraat, Hilversum (mn D. de Vries en pl J. Streef 2018 ZVS Eemnes) MV15004 Verkennend BO Binnenweg 14, Ouderkerk a/d Amstel (2001 D. de Vries Wareco) MV15011 VBO Raafstraat Hilversum (J Streef 2001 Infrasoil). Project 01.13.1135 (2013-158 BAM): Sanering voormalig gasfabrieksterrein deelgebied A Langegracht 70 te Leiden BO15194: Gerard Doustraat 43 te Amersfoort (mn grondwater) Afwijkingen vastgesteld bij (goederenontvangst, proces, productie en opslag) worden als zodanig geïdentificeerd en indien mogelijk apart opgeslagen. Dit om onbedoeld gebruik te voorkomen. Daarvoor aangestelde medewerkers handelen de afwijkingen af eventueel in overleg met de klant. Identificatie en registratie van afwijking en afhandeling vindt plaats d.m.v. vastlegging op veldwerkformulieren en vastlegging in het logboek bij saneringen. Tijdens de audit zijn de volgende registraties hierop beoordeeld: Bovengenoemde projecten. Resultaten Procesmonitoring A4 A5 A6 A7 ISO 9001:2008, 8.1 Algemeen: producteisen, systeemeisen, continue verbetering. ISO 9001:2008, 8.2.3 Bewaking en meting van processen: methoden vaststellen, registraties. ISO 9001:2008, 8.2.4 Bewaking, meting en vrijgave van producten: methoden, bevoegdheden, registratie vrijgave. Het werken volgens binnen het Kwaliteitsmanagementsysteem gemaakte afspraken (procedures, werkinstructies etc.) zorgt voor een juiste proces- en productbewaking om aan de afspraken met de klant te voldoen. De organisatie heeft geen specifieke procesindicatoren hiervoor opgesteld: Procedure Afwijkingen 53. Afwijkingen vastgesteld bij (goederenontvangst, proces, productie en opslag) worden als zodanig geïdentificeerd en indien mogelijk apart opgeslagen. Dit om onbedoeld gebruik te voorkomen. Joop Streef handelt de afwijkingen af eventueel in overleg met de klant. Het bedrijf koopt ak jaren in bij dezelfde bedrijven. Op de loods worden monsterpotten en veldwerkmaterialen afgeleverd. Het bedrijf bestelt veelal een grote partijen. Het betreft maximaal 4 leveringen op jaarbasis. Joop controleert of volgens bestelling geleverd is. In 2011 en 2012 is conform procedure geleverd. Overige gebruiksmaterialen worden in de winkel gekocht. Instandhouding van het product is eigenlijk niet van toepassing. Marvin bv Audit A7 Rapportversie 01 Pagina 19 van 25
Procedure is niet uitgesloten. Na afronding van een klus wordt een aanbiedingsbrief met rekening opgesteld. Gezien en beoordeeld is project Nieuwmarkt Amsterdam. Project Nieuwmarkt Amsterdam d.d. 12 april jl. Met de brief zijn meegestuurd; de foto's van de veldwerklocaties van de 5 peilbuizen, de veldwerkformulieren, boormanager bestanden en tekeningen. Het werken volgens binnen het managementsysteem gemaakte afspraken (procedures, werkinstructies etc.) zorgt voor een juiste proces- en productbewaking om aan de afspraken met de klant te voldoen. De BRL SIKB 2000 versie 3.2a is beschikbaar. De protocollen 2001, 2002 en 2018 zijn ook in de veldwerkmap opgenomen. Deze worden gebruikt als werkinstructie. Registratie van veldwerkgegevens vindt plaats op formulieren en vaststelling boorstaten in een veldwerkcoputer. Registratie zijn ingezien van project 130308D (332.02d) VBO Assendelftsstraat 38 Den Haag, project MV13024 Bemonstering 36 peilbuizen diverse locaties Gemeente Duiven en project MV13094 Asbestonderzoek Huis ten Boschstraat, Maarsen. Procedure Afwijkingen 53 Afwijkingen vastgesteld bij (goederenontvangst, proces, productie en opslag) worden als zodanig geïdentificeerd en indien mogelijk apart opgeslagen. Dit om onbedoeld gebruik te voorkomen. J. Streef handelt de afwijkingen af eventueel in overleg met de klant. Tijdens de audit zijn de volgende registraties hierop beoordeeld: Koeling is bij thuisadres aanwezig en de temperatuur wordt wekelijks geregistreerd. Temperatuur is soms boven de 5 C en wordt dan bijgesteld. Registraties ingezien. Infrasoil heeft een opmerking mbt de te diepe plaatsing van de peilbuis door de kleilaag heen. Dit is in overleg afgehandeld. 130308D: De veldwerkgegevens zijn per mail naar Deta Milieu verstuurd. Evt. afwijkingen tov de BRL SIKB 2000 worden vermeld. Het werken volgens binnen het managementsysteem gemaakte afspraken (procedures, werkinstructies etc.) zorgt voor een juiste proces- en productbewaking om aan de afspraken met de klant te voldoen. Het werken volgens binnen het managementsysteem gemaakte afspraken (procedures, werkinstructies etc.) zorgt voor een juiste proces- en productbewaking om aan de afspraken met de klant te voldoen. De organisatie heeft de volgende procesindicatoren hiervoor opgesteld: de werkzaamheden worden uitgevoerd conform de BRL SIKB 2000 en de BRL SIKB 6000. Hiervoor is Marvin gecertificeerd bij Kiwa en erkend bij Bodemplus. De werkzaamheden worden uitgevoerd conform de geldende protocollen en registratie van de gegevens is aantoonbaar (gezien dossier project 01.13.1135 (2013-158 BAM): Sanering voormalig gasfabrieksterrein deelgebied A Langegracht 70 te Leiden). Werkzaamheden worden doorgaans in onderaanneming van adviesbureau's zoals Infrasoil en ZVS Eemnes uitgevoerd. Zij beschikken over voldoende kennis op dat gebied en de werkzaamheden van Marvin hebben betrekking op de monsterneming en verdracht aan een erkend laboratorium (op aangeven van het adviesbureau). De eindrapportage wordt niet door Marvin opgesteld. Interne audits A4 A5 A6 A7 ISO 9001:2008, 8.2.2 Interne audits: procedure, programma, auditors, objectiviteit, registraties, acties. Procedure Interne audit 5.1. Interne audits worden planmatig uitgevoerd door daarvoor aangestelde medewerkers die onafhankelijk zijn t.a.v. het te auditten onderwerp. Ingezien de actuele auditjaarplanning. N.a.v. auditresultaten worden er indien noodzakelijk maatregelen doorgevoerd door het verantwoordelijke management. Iso 9001 auidt is door SBC uitgevoerd. De laatste is op 19-1-2012 uitgevoerd. BRL 2 en 6000 audit worden deels door SBC gedaan. Joop Streef heeft bijvoorbeeld Dennis beoordeeld. Een projectaudit protocol 6001 is door Infrasoil uitgevoerd. In de volgende auditregistratie is vastgesteld dat alle gestelde eisen voldoende aanwezig zijn. Gezien output i.a. jan. 2011. Volledige ISO 9001 norm is beoordeeld. Tevens diverse delen BRL 2 en 6000. Afgeronde acties zijn afgevinkt. Te onder nemen acties zijn verwoord. Aan de te onder nemen actie is een termijn en persoon gekoppeld. Bijvoorbeeld actie 122 uitvoeren van een klanttevredenheidsonderzoek. Acties is uitgevoerd. Klanten zijn benaderd en output is ingezien. Leveranciersbeoordeling 2012 is tevens uitgevoerd en afgetekend. Procedure Interne audit 5.1 De interne audits worden conform de auditplanning 2013 uitgevoerd door daarvoor aangestelde medewerkers die onafhankelijk zijn t.a.v. het te auditten onderwerp. Ingezien de actuele auditjaarplanning 2013. N.a.v. auditresultaten worden er indien noodzakelijk maatregelen doorgevoerd door het verantwoordelijke management. In de volgende auditregistratie is vastgesteld dat alle gestelde eisen voldoende aanwezig zijn: Interne audit ISO9001, BRL SIKB 2000 en BRL SIKB 6000. Naar aanleiding van de audit zijn verbetermaatregelen genomen tav. de autorisatie van de veldwerkrapportage. De interne audit werden tot 2013 door C. Visser SBC advies uitgevoerd. Dit jaar is over gegaan naar BOS Adviseurs. De audits worden nu uitgevoerd door J. Bos. Vanwege deze overgang zijn de interne audits later dan gepland uitgevoerd. Procedure Interne audit 5.1 Marvin bv Audit A7 Rapportversie 01 Pagina 20 van 25