SAP Customer Success Story Productie Ecover SAP, inclusief support en maintenance: netjes geregeld!
Bedrijf Ecover Sector Productie Producten en diensten Ecologische schoonmaakmiddelen Website www.ecover.com SAP oplossingen SAP Business All-in-One + Technical support Partner SOA People Ecover ontwikkelt en produceert al ruim 30 jaar ecologische, duurzame en doeltreffende was- en reinigingsmiddelen die wereldwijd worden verkocht. Sinds 2009 ondersteunt SAP Business All-in-One de alsmaar complexere bedrijfsprocessen van de onderneming. Toen Ecover in 2014 besloot om voor SAP in een hostingformule te kiezen, begeleidde SOA People het migratietraject. Vandaag staat het SOA People-team Ecover permanent bij met technische ondersteuning. Zodat Ecover zich puur op zijn missie kan concentreren: Een gezonde en duurzame levensstijl makkelijk maken. 2
Met de groei kwam ook een toenemende complexiteit De roots van Ecover liggen in Malle, vlakbij Antwerpen (België). Daar werkt een team experts sinds 1980 aan de ontwikkeling en productie van ecologische, duurzame en doeltreffende was- en reinigingsmiddelen. Inmiddels kwam er ook een ecologische fabriek in Boulogne-sur-Mer (Frankrijk) en de productievestiging in Chicago (Verenigde Staten) krijgt stilaan vorm. De wereldwijd verspreide verkoopkantoren zorgen voor sales in meer dan 39 landen. Ecover is de afgelopen jaren fors gegroeid, vertelt Ilse Jacobs, IT manager. Onze omzet is nu +/- 200 miljoen Euro en ons personeelsbestand is gegroeid tot een kleine 300 medewerkers. Recent namen we zelfs een grote Amerikaanse speler over, Method. Met als gevolg dat onze processen steeds complexer worden. Het ERP-systeem dat Ecover jarenlang had gebruikt, had in 2009 zijn grenzen bereikt; de functionaliteit kon de toenemende complexiteit niet langer ondersteunen. We gingen samen met experts op zoek naar een ERP-systeem dat ons in de toekomst zou blijven ondersteunen, gaat Ilse verder. Het moest ons helpen om de voorraad te drukken, onze vorderingen sneller te innen en beter te plannen, zodat we ons werkkapitaal zouden kunnen optimaliseren. Ook een gedetailleerde rapportering was een vereiste. En uiteraard moest het systeem flexibel én intelligent zijn. SAP Business All-in-One had het allemaal én sloot mooi aan bij de businessprocessen van Ecover. Onze omzet is nu +/- 200 miljoen Euro en ons personeelsbestand is gegroeid tot een kleine 300 medewerkers. Met als gevolg dat onze processen steeds complexer worden. 3
Technische ondersteuning De consultants zorgden voor een vlotte implementatie, in nauwe samenwerking met het Ecover-team. Ze slaagden erin om de Ecover-businessprocessen op maat van de SAP-standaard te kneden. In negen maanden ging SAP Business-All-in-One live. Sindsdien ondersteunt het alle businessprocessen, van materiaalbeheer en aankoop tot stock- en transportbeheer, productie, kwaliteitsbeheer en verkoop. In 2014 rees bij Ecover het idee om nog een versnelling hoger te schakelen. Of liever: om het beheer van het SAP-platform over een andere boeg te gooien, door voor hosting te kiezen. Ilse Jacobs: Ons ITteam bestaat momenteel uit tot vier mensen en de technische SAP-kennis is beperkt. Bovendien vergt ook de hardware flink wat investeringen. We wilden het beheer uit handen geven om tijd en kosten te besparen. Ecover evalueerde een vijftal SAP implementatiepartners die support- en hostingdiensten aanbieden. SOA People scoorde het best op alle criteria, van services en supportmodel tot expertise en aanpak. Het klikte meteen, herinnert Ilse zich. SOA People leidde de migratie naar de hostingomgeving in goede banen en levert sindsdien technische ondersteuning. SOA People beschikt over supportcentra en een team van consultants die, remote of ter plaatse, ondersteuning en SAP-onderhoudsdiensten leveren. Ze bewaken de beschikbaarheid van de software, monitoren het systeem proactief en voeren kwaliteitscontroles uit om het SAP-systeem in optimale conditie te houden (technische ondersteuning). Daarnaast staan de SOA People experten altijd klaar om issues op te lossen, innovaties voor te stellen en te helpen bij vragen. Een groeiend aantal klanten vertrouwt, net als Ecover, op deze formule voor de dagelijkse ondersteuning van hun SAP-omgeving. SOA People bewaakt de beschikbaarheid van de software, monitort het systeem proactief en voert kwaliteitscontroles uit. Daarnaast staan de experten altijd klaar om issues op te lossen en te helpen bij vragen. 4
Bedrijf Kosten besparen én vooral: peace of mind De samenwerking met SOA People werd in een supportcontract gegoten, zodat Ecover precies weet waar het - financieel - aan toe is. De hosting en supportservices zorgen voor kostenbesparingen en bovenal een buitengewone peace of mind voor Ilse en haar team: Vroeger moesten we elke keer de hulp van een expert inroepen bij issues. Hij/zij kwam dan ter plaatse om ons te helpen. Dat werkte uiteraard, maar was weinig efficiënt. Om de tussenkomsten tot een minimum te beperken, stopten we zelf veel tijd en energie in het beheer van het systeem. Ons kleine team heeft daar echter de tijd, noch de expertise voor. opgelost. SOA People biedt trouwens support op afstand, wat heel kostenefficiënt en snel is. Bovendien blijft Ecover permanent op de hoogte van de performantie, dankzij de rapportage. Een keer per maand komt onze contactpersoon ook langs om openstaande tickets, verzoeken en projecten te bespreken, vult Ilse aan. Zo volgen we ons systeem op de voet op en kunnen we snel bijsturen waar nodig. Een must voor een onderneming zoals Ecover, die permanent evolueert, verandert en groeit! Vandaag moet Ecover niet meer wakker liggen van het SAP-systeem. Het draait vlot op de externe servers, 24/7. SOA People garandeert de beschikbaarheid, zorgt dat er voldoende schijfruimte is en dat er backups zijn en verzekert dat de functionaliteit up to date is. Is er een probleem, dan wordt dat meteen SOA People garandeert de beschikbaarheid, zorgt dat er voldoende schijfruimte is en dat er backups zijn en verzekert dat de functionaliteit up to date is. 5