'1 'Ci C*15^tl.l,CJ L Benchmark ambtelijk apparaat gemeenten Gemeente Zoetermeer Drs. M.P.M. Huijben Drs. M. Hanekamp Mevr. drs. A.H. Mouthaan Drs. J.J.A. Posseth September 2010
J» WAACPIMAJ.%# Iff Benchmark ambtelijk apparaat gemeenten Gemeente Zoetermeer Inhoud Pagina 1. Inleiding 1 1.1 Vraagstelling 1 1.2 Opbouw van de rapportage 1 1.3 Onze visie op de aanpak 2 1.4 Aanpak, in stappen 6 2. Algemene Conclusies 7 2.1 De omvang van het ambtelijk apparaat 7 2.2 Verklaringen voor de verschillen tussen gemeenten 9 2.3 De optimale omvang van een gemeente 14 2.4 De omvang van overhead 18 2.5 Ontwikkelingen formatie en inkomsten gemeenten 20 3. Specifieice conclusies over de situatie bij uw gemeente 24 3.1 inleiding 24 3.2 De bruto-omvang van uw ambtelijk apparaat 25 3.3 De formatie voor uitvoerende werkzaamheden die uw ambtelijk apparaat zelf uitvoert 25 3.4 De netto formatieomvang van het ambtelijk apparaat 26 3.5 Gemeentelijke inkomsten 27 3.6 Overige resultaten 27 3.7 Aanbevelingen 28 Bijlagen: A. Vergelijking deelnemers met populatie. B. Vragenlijst en toelichting. C. Good practices. D. Gedetailleerde formatievergelijking van uw gemeente.
Berenschot 1. inleiding 1.1 Vraagstelling Hoe verhoudt de omvang van het ambtelijk apparaat van uw gemeente zich tot dat van andere gemeenten? Dat is de centrale vraag van dit onderzoek. Het moet leiden tot inzicht in de formatieomvang van uw gemeente in vergelijking met die van andere gemeenten. Wij splitsen de totale omvang daartoe uit naar gemeentelijke taken. Doel van het onderzoek is het mogelijk te maken om binnen uw gemeente een objectieve discussie te voeren, over de omvang van uw ambtelijk apparaat. Wij doen dat op basis van een benchmarkonderzoek naar de omvang van het totale ambtelijk apparaat. Sinds de start van de benchmark in 2002 hebben meer dan 300 gemeenten deelgenomen. Uit een inventarisatie van het projectteam Benchmarken van het Ministerie van Binnenlandse Zaken blijkt dat dit daarmee de meest omvangrijke database is op het terrein van formatie binnen de publieke sectorv De benchmark is begin 2009 opnieuw gecertificeerd met het VNG Keurmerk Benchmarking. Uw gemeente is één van de 103 gemeenten die in de onderzoeksperiode 2008-2010 aan de benchmark hebben deelgenomen. De gepresenteerde indicatoren geven niet het 'finale oordeel' over uw gemeente. Wel bieden ze objectieve vergelijkingsinformatie. Benchmarkonderzoek kan uw veronderstellingen bevestigen of kan juist 'verbaaspunten' opleveren. Indien dat laatste het geval is, raden wij u aan een nadere analyse te verrichten van de specifieke situatie in uw gemeente. 1.2 Opbouw van de rapportage ln deze rapportage geven wij de resultaten van het onderzoek weer. Daartoe geven wij in dit hoofdstuk uitleg over onze visie op het onderzoek en de aanpak die wij hebben gevolgd. In hoofdstuk 2 presenteren wij de algemene conclusies van het onderzoek. De specifieke conclusies voor uw gemeente treft u aan in hoofdstuk 3. In hoofdstuk 4 tenslotte gaan wij in op de achterliggende cijfers. In de bijlagen treft u ondermeer een gedetailleerde vergelijking van uw gemeente aan. ^ Handboek prestatlevergelijkingen in de publieke sector, Ministerie van BZK. 42194 - september 2010
Berenschot 1.3 Onze visie op de aanpak Verbeteren door te vergelijken, dat is wat ons betreft de kern van benchmarking. En juist dat maakt het vergelijken van het ambtelijk apparaat van gemeenten niet alleen tot een boeiend, maar ook tot een complex vraagstuk. Het aantal formatieplaatsen dat een gemeente nodig heeft om haar taken goed uit te kunnen voeren, is immers afhankelijk van tal van gemeentespecifieke factoren. Wij zetten nu onze visie op dit vraagstuk uiteen. Indeling in hoofdtaken en taken Wij hanteren de functionele indeling in gemeentelijke hoofdtaken en taken, gebaseerd op het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)^, als uitgangspunt in dit onderzoek. Wij gaan hierbij uit van de volgende negen hoofdtaken: Algemeen bestuur. Openbare orde en veiligheid. Verkeer, vervoer en waterstaat Economische zaken. «Ondenwijs. Cultuur en recreatie. Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening. Volksgezondheid en milieu. Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting. Elk van deze hoofdtaken is onderverdeeld naar taken. Tussen gemeenten bestaan verschillen. Sommigen hebben taken samengevoegd, of juist verder uitgesplitst in subtaken. Het voordeel van de indeling volgens het BBV is dat dit een uniform ankerpunt vormt. Wij realiseren ons dat de structuur van uw gemeentelijk apparaat niet één op één overeenkomt met deze indeling. Voor een goede vergelijking met andere gemeenten was het echter onontbeerlijk dat u de formatie van uw gemeente zo goed mogelijk aan deze hoofdtaken en taken heeft toegedeeld. ^ Dit biedt de beste basis voor een vergelijking tussen gemeenten, beter bijvoorbeeld dan programmabegrotingen, aangezien deze tussen gemeenten nogal verschillen. 42194 - september 2010
Berenschot Overhead Naast de indeling van de formatie in hoofdfuncties, vergelijken wij de formatie voor de overhead. We hanteren daarbij de volgende indeling: Gemeentesecretaris/Directie, lijnmanagement Personeel en Organisatie. Informatisering en Automatisering. Financin en Control. Juridische Zaken. Bestuurszaken en bestuursortdersteuning. Communicatie en Kwaliteitszorg. Facilitaire Dienst. Secretariaten in het 'primaire proces'. Het gaat hierbij zowel om de centrale als de decentrale overheadafdelingen. Wij zetten de formatie van de gemeentelijke hoofdtaken en taken af tegen het aantal inwoners, aangezien dit de belangrijkste verklarende factor blijkt te zijn. De formatie van de overhead zetten wij af tegen de totale bruto formatie van de gemeente, aangezien dit voor deze taken de belangrijkste (werklast)bepalende factor is. Verstorende factoren Erzijn tal van factoren die de vergelijking tussen gemeenten kunnen bemoeilijken, zoals: A. Gemeenten die taken uitvoeren voor andere gemeenten. B. Verzelfstandiging of uitbesteding van taken. O. Schaalgrootte van de gemeente. D. Centrumfunctie van de gemeente. Wij geven nu aan hoe we met deze factoren omgaan. Ad. a. Gemeenten die taken uitvoeren voor andere gemeenten Een gemeente kan taken verrichten voor omliggende gemeenten. Wanneer we hier geen rekening mee houden, lijkt het er ten onrechte pp dat deze gemeente relatief veel ambtenaren heeft en de omliggende gemeente juist relatief weinig. We merken dat dit aan het toenemen is en hebben er daarom voor gecorrigeerd. Formatie voor taken die een gemeente uitvoert voor andere gemeenten, trekken we af van de formatie. Taken die een gemeente laat uitvoeren dooreen andere gemeente, tellen we op bij de formatie. 42194 - september 2010
Berenschot Ad b. Verzelfstandiging of uitbesteding van taken De ene gemeente voert een taak geheel in eigen beheeruit (bijvoorbeeld het groenonderhoud of het zwembad), tenwijl de andere gemeente dezelfde taak heeft uitbesteed, verzelfstandigd of ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling. Het vergelijken van de formatie voor deze taak gaat dan mank. Dit is een belangrijk punt, omdat tussen gemeenten grote verschillen kunnen bestaan in het uitbestedingspatroon. Wij gaan hier als volgt mee om: Wij maken onderscheid tussen wat wij noemen het 'bruto ambtelijk apparaat' en het 'netto ambtelijk apparaat'. Het bruto ambtelijk apparaat is het totale ambtelijk apparaat van de gemeente^. In het netto ambtelijk apparaat corrigeren wij dit voor taken die gemeenten kunnen verzelfstandigen, uitbesteden of via een gemeenschappelijke regeling uitvoeren. Hierbij valt te denken aan: afvalvenwijdering- en venwerking, parkeergarages, etc. Voordeel van deze correctie is dat het netto ambtelijk apparaat beter vergelijkbaar is, aangezien de omvang ervan minder wordt verstoord door verschillen in uitbesteding. Kort gezegd, wij halen dus die taken uit het bruto ambtelijk apparaat die de vergelijking tussen gemeenten kunnen verstoren. In grote lijn komt het netto ambtelijk apparaat overeen met de beleidskern en de overhead van de gemeente. De lijst met uitvoerende taken omvat vrijwel alle uitvoerende taken van de gemeente''. Wij brengen niet alleen de formatie per gemeentelijke taak in beeld, maar ook de lasten en het saldo van de lasten en baten. Indien een taak is uitbesteed, geeft de formatie voor die taak geen goed beeld. In dat geval geven de kosten voor deze taak een beter beeld, aangezien daarin ook de kosten van uitbesteding zijn opgenomen. Ad c. Schaalgrootte van de gemeente Met schaalgrootte bedoelen wij de omvang van de gemeente. Een gemeente met 5.000 inwoners is nu eenmaal niet goed vergelijkbaar met een gemeente die meer dan 150.000 inwoners heeft. ^ Zie de definitie in de toelichting op de vragenlijst. " Wel hebben we een uitzondering gemaakt voor een aantal uitvoerende taken, zoals burgerzaken, vergunningverlening en enkele kleine taken (bijvoorbeeld de WV). Deze maken onderdeel uit van het netto ambtelijk apparaat. 42194-september 2010
Berenschot De problematiek verschilt en ook kan sprake zijn van efficiencyvoordelen of juist -nadelen. Om hier recht aan te doen, vergelijken wij uw gemeente niet alleen met het gemiddelde van alle deelnemende gemeenten, maar ook met gehieenten in uw grootteklasse. Wij gaan uit van vijf grootteklassen: Grootteklasse A B C D E Totaal Aantal inwoners < 15.000 15.000-30.000 30.000-50.000 50.000-100.000 > 100.000 Aantal in benchmark 2008-2010 13 30 27 22 11 103 Deze steekproef vormt een vrij goede afspiegeling van de totale populatie van Nederlandse gemeenten. Er is sprake van een kleine ondervertegenwoordiging van klasse A en een kleine oververtegenwoordiging in klasse D. Dit blijkt uit een vergelijking van de populatieopbouw metde steekproefopbouw. In bijlage A hebben wij hierover meer informatie opgenomen. Het gemiddelde inwoneraantal van de referentiegemeenten in grootteklasse E (> 100.000 inwoners) is 148.000. Ad d: Centrumfunctie van de gemeente Met centrumfunctie bedoelen we de mate waarin de gemeente behalve aan haar eigen inwoners ook aan haar omgeving een bepaald voorzieningenniveau biedt, Het Ministerie van BZK heeft alle gemeenten ingedeeld in vier klassen^: A. Sterke centrumfunctie. B. Redelijke centrumfunctie. C. Weinig centrumfunctie. D. Geen centrumfunctie. Uit onze analyse blijkt dat er een sterk verband bestaat tussen de omvang van een gemeente en haar centrumfunctie. Dat betekent dat gemeenten in dezelfde grootteklasse in het algemeen goed vergelijkbaar zijn wat betreft het voorzieningenniveau dat zij; hun omgeving bieden. Wij houden dan ook niet afzonderlijk rekening met de factor centrumfunctie. Zie: Begrotingsanalyse 2009, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. ^ Door het sterke verband tussen beide variabelen is het statistisch ook niet mogelijk om het afzonderlijk effect te bepalen van de variabele centrumfunctie.- 42194-september 2010
Berenschot Verklarende factoren Naast de verstorende factoren (waarvoor wij in de benchmark dus zo goed mogelijk corrigeren) is ook sprake van verklarende factoren. Dit zijn aanvullende verklaringen voor een relatief hoge of lage formatie bij een bepaalde taak waar wij niet voor corrigeren. Om te helpen bij het vinden van dergelijke verklaringen, hebben wij outputindicatoren in de vragenlijst opgenomen. Belangrijk daarbij is dat we ons realiseren dat dit Slechts een deel van het verhaal is. Een substantieel deel van de verschillen tussen gemeenten komt namelijk voort uit moeilijk te kwantificeren factoren (bijvoorbeeld verschil in ambitie of andere gemeentespecifieke kenmerken). We willen met deze outputindicatoren dan ook niet de suggestie wekken dat we een gemeente volledig in cijfers kunnen 'vangen'. Uw eigen kennis van uw gemeentelijke situatie en die van uw collega's is nodig om de resultaten goed te kunnen interpreteren. 1.4 Aanpak, in stappen Wij hebben de volgende onderzoeksaanpak gevolgd: A. De onderzoeksmethode uit voorgaande jaren hebben wij als uitgangspunt gebruikt. Deze aanpak is in nauwe samenspraak met de deelnemers ontwikkeld. Daarnaast is de vragenlijst aangepast aan recente ontwikkelingen. B. Het toesturen van de conceptvragenlijst, de toelichting en de visienotitie aan de deelnemende gemeenten. C. Het organiseren van een startbijeenkomst, ter bespreking van het onderzoek. Dit heeft nog tot enkele aanscherpingen geleid. Daarna is de definitieve vragenlijst aan de deelnemers verzonden. D. De deelnemende gemeenten hebben de vragenlijst ingevuld. Zij konden zich daarbij laten ondersteunen door onze helpdesk. Hoewel de vragenlijst uitgebreid was, hebben de gemeenten deze zorgvuldig ingevuld. E. Het controleren van de vragenlijsten op volledigheid en consistentie, om ze daarna te analyseren. F. Het voeren van gesprekken met alle deelnemende gemeenten. Doel hiervan was: het begrijpen van de verschillen en het achterhalen van mogelijke 'good practices'. Tevens hebben wij gebruik gemaakt van de inzichten uit de vele formatieonderzoeken die wij in de afgelopen jaren hebben verricht, ter verdieping van de benchmarkresultaten. G. Het opstellen van deze rapportage. H. Het organiseren van groepsbijeenkomsten ter bespreking van de resultaten. 42194 - september 2010
erenschot 2. Algemene Conclusies Wij presenteren nu de algemene conclusies van het benchmarkonderzoek. Achtereenvolgens gaan wij in op: De omvang van het ambtelijk apparaat. Verklaringen voor de verschillen tussen gemeenten. De omvang van de overhead. Trends en ontwikkelingen. 2.1 De omvang van het ambtelijk apparaat Omvang totale ambtelijk apparaat: enorme verschillen^ De gemiddelde omvang van het ambtelijk apparaat van gemeenten bedraagt 7,9 per 1.000 inwoners. Tussen gemeenten bestaan grote verschillen: de totale omvang van het ambtelijk apparaat varieert tussen de 5,5 en 17,0 per 1.000 inwoners. Deze verschillen worden verklaard door een combinatie van factoren. Eén van deze factoren is het verschil in het uitbestedings- en verzelfstandigingspatroon van gemeenten. Wij hebben daarom een 'netto ambtelijk apparaat' ontwikkeld om hiervoor te corrigeren (zie paragraaf 1.3). Dit maakt het netto ambtelijk apparaat tot een goede maatstaf om gemeenten te vergelijken. Netto-omvang ambtelijk apparaat: opnieuw enorme verschillen De gemiddelde omvang van het netto ambtelijk apparaat van gemeenten bedraagt 4,4 per 1.000 inwoners. Ook hierin bestaan tussen gemeenten grote verschillen. De netto-omvang van het ambtelijk apparaat varieert tussen de 2,8 en 7,3 per 1.000 inwoners. De verdeling van de formatie over gemeentelijke taken Van de negen gemeentelijke hoofdtaken zetten gemeenten het grootste deel van hun netto ambtelijk apparaat in op zes taken. ^ Met het totale ambtelijk apparaat bedoelen wij het bruto ambtelijk apparaat. Voor een toelichting op het netto ambtelijk apparaat verwijzen wij naar paragraaf 1.3. 42194-september 2010
Berenschot Wij geven nu per taak aan welk deel van de beleidskern daarmee gemoeid is (gemiddelde van alle deelnemende gemeenten): A. Burgerzaken B. Verkeer, vervoer en waterstaat C. Cultuur en recreatie D. Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening E. Volksgezondheid en milieu F. Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting 13% 9% 10% 10% 11% 33% In totaal is dus 87% van het netto ambtelijk apparaat gemoeid met deze zes hoofdtaken. Met de overige drie hoofdtaken is gemiddeld per taak 4% van de formatie gemoeid. Dit betreft de taken: Onderwijs Openbare orde en veiligheid Economische zaken Grote gemeenten hebben per inwoner een grotere totale formatie, een grotere netto formatie en meer uitvoerende ambtenaren Zowel de totale formatie als de netto formatie van grote gemeenten is groter dan die van kleine gemeenten. Voorts hebben grote gemeenten meer uitvoerende ambtenaren op de loonlijst staan. Wij presenteren de gemiddelden per grootteklasse per 1.000 inwoners in onderstaande tabel. 1. Totale ambtelijk apparaat (gemiddelde) 2. Formatie voor uitvoerende werkzaamheden in ambtelijk apparaat (gemiddelde) 3. Netto ambtelijk apparaat (gemiddelde) (=1-2) < 15.000 inwoners 7,0 3,2 3,9 15.000-30.000 inwoners 7,0 2,8 4,1 30.000-50.000 inwoners 7,3 3,.1 4,1 50.000-100.000 inwoners 9,1, 4,3 4,8 >100.000 inwoners 10,4 4,8 5,4 Totaal 7,9 3,5 4,4 Naarmate gemeenten groter worden, hebben ze meer uitvoerende ambtenaren op de loonlijst staan. Dat komt doordat deze gemeenten vanwege hun schaalomvang een aantal taken zelf op de loonlijst hebben staan, zoals een GGD-instelling, een kredietbank of een openbaarvervoerbedrijf, terwijl kleine gemeenten dit opandere wijze hebben georganiseerd. Het is daarom niet verrassend dat het totale ambtelijk apparaat van een grote gemeente per inwoner groter is. 42194-september 2010
Berenschot Ook het netto ambtelijk apparaat van grote gemeenten (>100.000 inwoners) is groter is dan dat van kleine gemeenten. Grafisch ziet dit er als volgt uit: Netto ambtelijk apparaat S2 c o 5 o 3,9 4,1 4,1 4.8 - o a. a> U- < 15.000 inwoners 15.000-30.000 inwoners 30.000-50.000 inwoners 50.000-100.000 inwoners >100.000 inwoners Omvang gemeente 2.2 Verklaringen voor de verschillen tussen gemeenten Hoe zijn de verschillen in het netto ambtelijk apparaat van gemeenten te verklaren? Hoe kan het dat een 100.000+ gemeente per inwoner meer formatie heeft dan een kleinere gemeente? Onze conclusie is dat dit wordt verklaard door een combinatie van vijf factoren. Wij presenteren deze nu in volgorde van hun invloed: A. Intensiteit van de vraagstukken. B. Complexiteit van de vraagstukken. C. Ambities van raad, college en ambtelijk apparaat. D. Schaalnadelen van grote gemeenten. E. Zuinigheid van raad, collageen ambtelijk apparaat. Ad 1. Intensiteit van de vraagstukken De belangrijkste verklarende factor voor de verschillen in de omvang van het netto ambtelijk apparaat van gemeenten is de intensiteit van de vraagstukken waarmee zij worden geconfronteerd. En de belangrijkste oorzaak daarvan is simpelweg de omvang van de gemeente: de intensiteit van de vraagstukken is in een grote gemeente groter dan in kleine gemeenten. 42194 - september 2010
Berenschot Dat heeft twee oorzaken: A. Sociale structuur: De sociale en maatschappelijke problematiek is in grote gemeenten omvangrijker dan in kleine gemeenten. Zo is het percentage bijstandsontvangers in een grote gemeente aanmerkelijk groter dan in kleine gemeenten^. De hoogte van dit percentage heeft een significante invloed op de omvang van het ambtelijk apparaat. Voorts is in grote gemeenten (vooral de G25^ ) sprake van een concentratie van lage inkomens en etnische minderheden en blijven in deze gemeenten de prestaties van leerlingen in het basisondenwijs achter bij de rest van Nederland. Verder hebben grote gemeenten een aanzuigende werking op onder meer daklozen en drugsverslaafden. Ook de problematiek ten aanzien van onveiligheid is in grote gemeenten omvangrijker. B. Centrumfunctie. Naarmate gemeenten groter worden, vervullen zij steeds meereen centrumfunctie: zij bieden naast de eigen inwoners ook inwoners uit de omgeving een bepaald voorzieningenniveau. Dit trekt burgers aan vanuit omliggende gemeenten waar deze voorzieningen niet zijn. Te denken valt aan musea, theaters, sportvoorzieningen en scholen. Dit heeft consequenties voor het beleid op deze, maar ook andere terreinen. Het stelt bijvoorbeeld nog hogere eisen aan de bereikbaarheid dan al nodig was voor de eigen inwoners. Ad 2. Complexiteit van de vraagstukken Naast de intensiteit van de vraagstukken heeft ook de complexiteit van de vraagstukken een belangrijke invloed op de formatieomvang. Grote gemeenten hebben te maken met relatief complexere vraagstukken. Dit hangt samen met een aantal zaken: Bevolkingsdichtheid. Mensen wonen dicht op elkaar. Dit maakt het aanleggen van een nieuwe weg, een busbaan of het ontwikkelen van een nieuw stationsgebied tot een veel moeilijker opgave dan in een kleine gemeente. Het oude moet worden afgebroken, het nieuwe wordt opgebouwd en tussentijds moet het leven gewoon door kunnen gaan. Voorts vraagt het van een grote gemeente meer aandacht en creativiteit om bereikbaar te blijven, tenwijl dit probleem in een kleine gemeente minder speelt. Mondigheid. In grote gemeenten hebben de burgers hun mondigheid beter georganiseerd. De gemeente krijgt daardoor te maken met vele belangengroepen, waarmee nieuw beleid moet worden afgestemd. En belangengroepen die het er niet mee eens zijn, vinden gemakkelijk juridische wegen om alsnog hun gelijk te halen. 9 Het gemiddeld percentage personen met een ABW-uitkering voor de gemeenten tot 15.000 inwoners bedraagt 0,9% oplopend tot 2,8% bij de 100.000+ gemeenten (bron: CBS, 2009). ^ Bro Bron: Betrekkelijke betrokkenheid. Studies in sociale cohesie. Sociaal en Cultureel Rapport 2008. SCP, 2008. 42194-september 2010 10
Berenschot Historie. De meeste grote gemeenten bestaan al een tijdje en bij de opzet ervan, vaak eeuwen geleden, heeft men te weinig rekening gehouden met de invloed op de gemeentelijke formatie anno nu. Anders had men waarschijnlijk wel gekozen voor bredere toegangswegen, bredere straten, meer parkeerplekken, een aparte busbaan, een groter stationsgebied, et cetera. Kleine gemeenten hebben in het algemeen minder last van dit soort historische keuzen. Ad 3. Ambities van raad, college en ambtelijk apparaat De ambities van raad, college en ambtelijk apparaat blijken van grote invloed te zijn op de omvang van het netto ambtelijk apparaat. Tussen gemeenten bestaan opvallend genoeg grote verschillen in deze ambities. De ene gemeente neemt genoegen met een 7 voor de dienstverlening en weegt zorgvuldig af welke ambities reel zijn met de huidige omvang van het apparaat, Tenwijl bij andere gemeenten raad, college en apparaat elkaar opzwepen tot vernieuwing op vernieuwing. Alles gebeurt tegelijk: de bibliotheek van de toekomst, het theater van de toekomst, et cetera. Grotere gemeenten (60.000+) zijn duidelijk ambitieuzer dan kleinere gemeenten en hebben minder oog voor de consequenties van deze ambities voor de werklast. Het college van een kleine gemeente is eerder geneigd om de raad voor een keuze te stellen: óf een nieuw theater óf een nieuw bibliotheekconcept. Ad 4. Schaalnadelen Schaalnadelen bij gemeenten komen voort uit het volgende: Meer tijd nodig voor beleidsontwikkeling, veel overleg. Grote gemeenten klagen over de enorme hoeveelheid tijd die nodig is om beleid te ontwikkelen. Integraal en interactief zijn de sleutelwoorden. In een kleine gemeente vraagt dit al veel afstemming en naarmate de gemeente groter wordt, neemt dit meer dan evenredig toe. Dit resulteert in veel overleg. Het ziekteverzuim is hoger Het ziekteverzuim bij grote gemeenten is hoger dan bij kleine gemeenten. Dat heeft uiteraard diverse oorzaken. Twee factoren zijn volgens ons van bijzonder belang. Ten eerste tonen veel medewerkers in kleine gemeenten een bijzonder grote betrokkenheid. Meer dan hun collega's in grote gemeenten ervaren zij zich als onmisbaar. Ten tweede zijn het vooral de grote gemeenten die een hoge werkdruk ervaren. Zelf geven zij aan dat de oorzaak daarvan vooral gelegen is in hun hoge ambities en het ontbreken van een kwantificering van de personele inzet die nodig is om deze te realiseren. Daardoor maakt men geen keuzen, maar wil men alles tegelijk doen. In de hierna staande grafiek is het huidige verzuim van gemeenten afgezet tegen de norm, uitgesplitst naar gemeentegrootte''\ Daaruit blijkt dat bij veel gemeenten een reductie van 0,7 tot 1,5 procentpunt mogelijk is. Voor een gemeente met 40.000 inwoners betekent dit een besparing van ruim 3 bij een gemiddeld verzuim en 6 bij een hoog verzuim (uitgaande van een daling van 1 procentpunt). ^^ Bron: A+0 fonds Gemeenten, 2009. Zie voor een nadere toelichting op de nieuwe verzuimnorm ook: De Korte, Huijben, Nijssen, Davits, Niéuwe norm voor ziekteverzuim gemeenten, A+0 Magazine, december 2006. 42194-september 2010 -.. _ - 11
Berenschot Ziekteverzuim gemeenten 2008 versus Norm (excl. zwangerschapsverlof) 6,0% - 5,0% - 4,0% - 3,0% 2,0% - 1,0% - 0,0% - 4,1% 2.6% 4,4% 3.7% 5,1 4.2". 5,6% 4.9% 5,4% 4.6% c^^''.-^ (3 ^ <S^ >^^- Ziekteverzuim «Nieuwe norm Het contact met de burger moet georganiseerd worden. Een grote gemeente moet een wijkaanpak ontwikkelen om de burger te betrekken in het beleid, terwijl dit in een kleine gemeente meer vanzelfsprekend is. Zo zijn er grotere gemeenten die een aparte dienst Wijkbeheer hebben, die voornamelijk gericht is op het onderhouden van contacten met burgers. In een kleinere gemeente is zo'n dienst er niet, omdat direct contact tussen burger en politiek eenvoudiger te organiseren is. Een hoger percentage overhead. Zeer grote gemeenten en zeer kleine gemeenten hebben een wat hoger percentage overhead. Gemeenten tussen de 30.000 en 100.000 inwoners hebben het laagste percentage overhead. De verschillen zijn echter beperkt. 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Overhead exclusief overige belastingen 34,3% 33 6o/ 33,9% 'Sr:vj% 327t% ^ r53tg%- < 15.000 15.000-30.000-50,000- >100.000 Totaal inwoners 30.000 50.000 100.000 inwoners inwoners inwoners inwoners Omvang gemeente 42194-september 2010 12
Berenschot Ad 5. Zuinigheid van raad, college en ambtelijk apparaat De vijfde factor die van belangrijke invloed is op de netto-omvang van het ambtelijk apparaat, is de zuinigheid van de raad, het college en het ambtelijk apparaat. Ook hierin bestaan tussen gemeenten grote verschillen. Wat is daarvan de oorzaak? Dat heeft te maken met het gegeven dat zuinig zijn twee dingen vereist: A. Reden of noodzaak tot zuinig zijn. De ene gemeente blijkt veel meer belang te hechten aan een lage OZB voor de burgers dan de andere gemeente. Zo'n gemeente heeft dus ook meer reden om zuinig te zijn. Verder speelt ook de financiering vanuit het gemeentefonds een belangrijke rol. De inkomsten van gemeenten vertonen een U-curve: de allerkleinste en de allergrootste gemeenten ontvangen per inwoner de grootste uitkering vanuit het gemeentefonds. Deze gemeenten heffen ook de hoogste OZB per inwoner. Wij presenteren dit in de volgende grafiek''^: 2.500 ^ 2.000 o I 1.500 ~ 1.000 O) I 500 ijü A so \ Gemeentelijke inkomsten in 2010 ^ ^_^_^ ' -^ V- >. ^-«--^^ """'""T"^ ^.^^^..^^^ ö^.0^^' O^"^ c^0^ OO"^ OO^ QO" #^ Totaal Gemeentefonds OZB Overige eigen middelen Omvang gemeente B. Inzicht in de formatieomvang per taak. De ene gemeente heeft een veel beter inzicht in de opbouw van haar formatie dan de andere gemeente. Zo is bij kleine gemeenten de formatieopbouw veel transparanter dan bij grote gemeenten. Het ambtelijk apparaat van 100.000+ gemeenten omvat vaak enkele duizenden, terwijl een gemeente met 20.000 inwoners een apparaat heeft van circa 140. De gemeentesecretaris van zo'n gemeente kent zijn medewerkers persoonlijk. Dit blijkt ertoe te leiden dat een kleine gemeente meer oog heeft voor de consequenties van nieuwe taken en ambities voor de omvang van het apparaat. Het managementteam van een kleine gemeente stelt zich eerder de vraag: moeten wij deze vacature wel invullen? Moeten we de formatie wel uitbreiden of kunnen we elders een taak inkrimpen? De raad en het college van een grote gemeente zijn minder gevoelig voor argumenten betreffende de formatie en de werklast wanneer zij een nieuw plan lanceren: "Maar we hebben toch meer dan tweeduizend ambtenaren?" Bron: Centraal Bureau voorde Statistiek. 42194 - september 2010 13
J^CJ. d>ad%!«j. J.^# IK Welke factoren hebben geen invloed op het netto ambtelijk apparaat, tenwijl dit wel te verwachten was? Het is niet alleen interessant om te bekijken welke factoren invloed hebben op de omvang van het netto ambtelijk apparaat. Boeiend zijn ook de factoren die daarop nauwelijks of geen invloed blijken te hebben, tenwijl dit wel de algemene venwachting was. Wij concluderen dat de fysieke structuur van een gemeente nauwelijks invloed heeft op de omvang van het totale apparaat. Wij hebben daartoe het effect onderzocht van de volgende factoren: de totale oppervlakte, de oppervlakte van binnenwateren, het aantal woonkernen, het aantal vierkante meter groen en het aantal kilometer wegen. Overigens kan wel sprake zijn van een effect op bepaalde subtaken. De relatie die wij onderzocht hebben is die mét de totale omvang van het ambtelijk apparaat. 2.3 De optimale omvang van een gemeente De optimale omvang voor een gemeente ligt in onze optiek tussen de 20.000 en 80.000 inwoners; gemeenten kleiner of groter dan deze bandbreedte hebben te maken met nadelen vanuit efficiencyen effectiviteitsovenwegingen. Dit concludeerden wij op basis van ons benchmarkonderzoek in 2002 en is anno 2010 nog steeds geldig''^ ^''. Een omvang van minder dan 20.000 inwoners brengt belangrijke nadelen met zich mee en datzelfde geldt voor een omvang van meer dan 80.000 inwoners. Het is niet zo dat hele grote of hele kleine gemeenten het niet goed doen. Wel staan zij, vanwege hun ongunstige schaal, voor een moeilijkere opgave. Daarmee bedoelen we niet dat 20.000 inwoners de ondergrens van een gemeente moet zijn. Ook een kleine gemeente kan goed functioneren, mits zij een adequaat antwoord vindt op dè (schaal)nadelen waarmee zij geconfronteerd wordt. De belangrijkste nadelen van kleine gemeenten zijn: Kwetsbaarheid. Het functioneren van kleine gemeenten is in hoge mate afhankelijk van het functioneren van enkele sleutelfiguren in de organisatie. Dit is een risico. Het betekent ook dat beleidsmedewerkers een breed takenpakket hebben. Doordat taken als gevolg van wet- en regelgeving wijzigen en doordat nieuwe taken ontstaan, ervaren de kleine gemeenten dat het moeilijk is om alle ontwikkelingen bij te houden. Kwaliteit. Het is voor kleine gemeenten vaak moeilijk om gespecialiseerde medewerkers te werven en te behouden. 13 Wel zijn vooral de kleinere gemeenten in de afgelopen jaren voor een moeilijkere opgave komen te staan. vanwege de extra taken vanuit het Rijk. ^^ Wij realiseren ons dat bij de bepaling van de ideale omvang van een gemeente naast dimensies als efficiency en effectiviteit ook andere dimensies denkbaar zijn, waaronder geografische, culturele en economische dimensies. - - - 42194-september 2010 14
Tinschot Schaalnadelen. Ook in kleine gemeenten is er ondersteuning nodig voor het primaire proces van het ambtelijk apparaat: Denk bijvoorbeeld aan systeembeheer of P&O-advies. Door de beperkte omvang van het ambtelijk apparaat weegt een formatieplaats voor een overheadfunctie echter relatief zwaarder mee dan bij gemeenten'met een omvangrijker ambtelijk apparaat. De belangrijkste nadelen van grote gemeenten hebben wij reeds besproken bij de verklarende factoren voor verschillen in de omvang van het apparaat. Iri het kort zijn de nadelen: Complexiteit en intensiteit van de vraagstukken. Naarmate een gemeente groter wordt, neemt de complexiteit en intensiteit van de problematiek toe. Door te groeien, versterkt een grote gemeente deze problematiek nog verder. Schaalnadelen. Een grote gemeente heeft te maken met belangrijke schaalnadelen. Deze manifesteren zich in extra tijd die het kost om beleid te ontwikkelen, om het contact met de burgers te onderhouden en in een hoger ziekteverzuim. Minder transparant. Grote gemeenten hebben weinig inzicht in de formatie die zij per taak inzetten. Deze gemeenten hebben daardoor minder sturingsmogelijkheden en kunnen hun ambities minder goed afstemmen op de mogelijkheden en beperkingen van het apparaat. Het gebrek aan transparantie leidt er voorts toe dat grote gemeenten minder zuinig opereren. Een gemeente met een omvang van tussen de 20.000 en 80.000 inwoners heeft belangrijke voordelen. Deels hebben deze voordelen te maken met de goed hanteerbare omvang van het ambtelijk apparaat. Een gemeente met 20.000 inwoners heeft een apparaat van circa 140 ; een gemeente met 80.000 inwoners heeft een apparaat van circa 700. De voordelen zijn: Intensiteit en complexiteit van de problematiek zijn hanteerbaar Transparante organisatie draagt bij aan rele ambities en zuinigheid. Raad en college kunnen daardoor een duidelijke relatie leggen tussen beleid en formatie. Dit dwingt hen tot het maken van keuzen, wat resulteert in rele ambities. Voorts biedt het voldoende inzicht om zuinig te kunnen zijn. Wel schaalvoordelen, weinig schaalnadelen. De betrokkenheid van medewerkers is groot en het ziekteverzuim is laag. Verder is het overheadpercentage iets gunstiger. Goede positie op de arbeidsmarkt. De gemeente heeft een goede concurrentiepositie op de arbeidsmarkt en is daardoor in staat snel vacatures in te vullen met bekwame krachten. Kwaliteit van beleid. De gemeente heeft voldoende formatieruimte om specialisten aan te trekken. Groei en herindeling Wat betekent onze conclusie ten aanzien van de optimale omvang voor groei van gemeenten in het algemeen en voor herindeling in het bijzonder? Onze indicatie voor de optimale omvang bedoelen wij als richtlijn in discussies over groei en herindeling van gemeenten. Wij lichten dit nu toe. 42194-september 2010 15
Berenschot De afgelopen jaren hebben rijk, provincies en gemeenten vele plannen ontwikkeld die erop gericht zijn om grote gemeenten nog groter te maken. Vanuit het perspectief van een zo effectief en efficint mogelijke gemeente is dat geen goede ontwikkeling. Beter is het om dit om te draaien: een beperkte groei van grote gemeenten en een wat grotere groei van de kleine gemeenten. Het is nadrukkelijk niet onze bedoeling dat de optimale omvang gebruikt wordt om kleine gemeenten (tot 20.000 inwoners) te bewegen tot herindeling. Ten eerste zijn de nadelen van kleine gemeenten deels oplosbaar, bijvoorbeeld door op specifieke terreinen samen te werken. Verder brengt herindeling ook nadelen met zich mee. Een heringedeelde gemeente ontworstelt zich niet alleen aan de nadelen van een kleine gemeente, maar krijgt naarmate zij groeit, steeds sterker te maken met de nadelen van een grote gemeente. Daarnaast, zo blijkt uit de interviews, kan herindeling nog een aantal andere nadelen hebben: De salariskosten stijgen aanzienlijk, doordat een substantieel deel van het personeel er een schaaf bij krijgt. Dat komt doordat de salariring van gemeenteambtenaren deels gekoppeld is aan de omvang van de gemeente. Diverse herindelingsgemeenten ronden de formatie naar boven af, waardoor de totale formatie niet afneemt maar toeneemt als gevolg van de herindeling. Vaak zijn de ambities van de nieuwe gemeente hoger dan voor de herindeling, doordat men bij elkaar gaat kijken naar de voorzieningen. Het samensmeden van twee culturen kan aanzienlijke problemen veroorzaken. Ook eist de herindeling veel van de medewerkers. Bij een aantal herindelingsgemeenten uit zich dit onder meer in een hoger ziekteverzuim en uitstroom. Het is relevant om onderscheid te maken tussen twee soorten herindelingen: 1. Een herindeling van kleine gemeenten tot één gemeente met een meer optimale omvang en 2. Een herindeling tot een gemeente die veel groter is dan de optimale omvang. Bezien vanuit onze onderzoeksresultaten kan een herindeling van de eerste soort positief uitvallen, maar is een herindeling van de tweede soort niet raadzaam. Een te kleine gemeente is niet ideaal, maar een te grote gemeente is dat zeker ook niet. 42194-september 2010 16,
ÖCiGIl^CilO i Ontwikkeling van het aantal gemeenten Onderstaande grafiek presenteert de ontwikkeling van het aantal zelfstandige gemeenten vanaf 1850. 1400 - Ontwikkeling aantal gemeenten 1200 1000 -I 800 600 H 400 200 * 1209 1121^ 1078 990» 741 636 537 431 O 1800 1850 1900 1950 2000 2050 Uit de grafiek blijkt dat dit aantal nog steeds afneemt. Deze ontwikkeling zet zich in de komende jaren door en komt mogelijk in een stroomversnelling. De ambtelijke herindelingswerkgroep openbaar bestuur ('commissie Kalden') heeft ingrijpende voorstellen gedaan voor het reorganiseren van de overheid. Hierin wordt ondermeer gepleit voor schaalvergroting van gemeenten en het verder decentraliseren van rijks- en provinciale taken. Ook de VNG is voorstander van het verder overhevelen van taken naar de gemeente. VNG-voorzitter mevrouw Jorritsma heeft gemeenten opgeroepen om verder te fuseren. Ook heeft een groot aantal politieke partijen dat opgenomen in het verkiezingsprogramma In een gezamenlijk artikel met de Universiteit Amsterdam hebben wij in 2003 reeds kanttekeningen geplaatst bij deze ontwikkeling''*. Prof Michiel Henweijer van de Universiteit Groningen gaf onlangs aan dat herindeling in Nederland veel te ver is doorgeschoten^^. De belangrijkste gevolgen van herindeling zijn volgens hem een grotere bureaucratie en een onzichtbaar, dus niet aanspreekbaar bestuur. Henweijer is voorstander van 'nabij bestuur'. Maar de trend tot schaalvergroting bij gemeenten lijkt niet te stoppen, net als eerder in de ondenwijssector het geval was. Overigens is men daar inmiddels van schaalvergroting teruggekomen.. Heuvel, H. van den en Huijben, M.P.M., Gemeentelijke schaalvergroting en bestuurskracht, Openbaar Bestuur, januari 2003. ^^ Henweijer, M, Burger heeft recht op nabij bestuur, RUG, 2010. 42194-september 2010 17
Berenschot 2.4 De omvang van overhead Grote verschillen in relatieve omvang overhead. Gemiddelde: 33% Tussen de gemeenten waarvan wij de overhead hebben onderzocht, blijken grote verschillen te bestaan in de relatieve omvang daarvan. De verhouding aantal overhead/totaal aantal van de gemeente''^ vaneert tussen de 20% en 44%. Het gemiddelde bedraagt 33%''. Het percentage ligt iets lager voor gemeenten met een omvang tussen de 30.000 en 100.000 inwoners. In de navolgende tabel geven wij de omvang van de overhead per grootteklasse weer. Daarnaast geven wij aan hoeveel de formatie voor Belastingen bedraagt. Wij brengen de formatie voor Belastingen apart in beeld, omdat dit geen 'zuivere' overhead taak is. Wel is deze functie veelal ondergebracht bij de afdeling Financin en Control. 1. Overhead exclusief Belastingen 2. Formatie voor Belastingen 3 Overhead inclusief Belastingen < 15.000 inwoners 34,3% 2,8% 37,1% 15,000-30.000 inwoners 33,6% 2,6% 36,2% 30.000-50,000 inwoners 31,9% 2,6% 34,5% 50.000-100,000 inwoners 32.4% 2,5% 34,9% >100,000 inwoners 33,9% 1,7% 35,6% Totaal 33,0% 2,5% 35,5% Overhead relatief hoog vergeleken met andere sectoren Sinds 2001 heeft Berenschot de overhead onderzocht van in totaal ruim 1,300 organisaties^^. Daaruit blijkt dat tussen diverse delen van de openbare sector grote verschillen bestaan in de omvang van de overhead. We zien een substantieel lagere overhead voor de meer uitvoerende organisaties en een hogere overhead voor de meer beleidsmatig en politiek georinteerde organisaties. Duidelijk is ook dat gemeenten qua omvang van de overhead aan de bovenkant zitten. In de volgende grafiek hebben wij dit weergegeven. Exclusief de formatie van de brandweer, ' Exclusief de formatie voor belastingen. Zie ook: Huijben, M.P.M, en Geurtsen, A,(2008), Heeft iemand de overhead gezien? Een beproefde methode om de overhead te managen, Den Haag. Academ\c Service....-- - - - - 42194-september 2010
Berenschoi Omvang generieke overheadformatie per sector ( overhead / totaal) Grote verschillen in omvang overhead tussen gemeenten Ook tussen gemeenten bestaan grote verschillen in de omvang van de overhead. Deze verschillen zijn slechts voor een beperkt deel terug te voeren op daadwerkelijke werklastbepalende factoren. Voor het overige zijn ze niet te verklaren op grond van rationele factoren, maar spelen minder rationele verklaringen een rol, zoals de mate van financile druk, de cultuur, of inefficinties in bepaalde processen. Een organisatie kan grip op haar overhead krijgen door een goede aansturing van de overheadfuncties. Aansturing overhead Erzijn grofweg drie typen aansturing te onderscheiden (Bouma en van Helden, 1995): o De afname is verplicht voor gebruikers, zonder dat deze invloed hebben op de omvang en aard daarvan. Verplichte afname met gebruikersinterface: de afname wordt gebudgetteerd in overleg tussen leveranciers en afnemers van deze diensten. Er is sprake van een leverings- en afnameplicht, maar over de omvang en kwaliteit van de diensten wordt periodiek onderhandeld. Interne marktwerking: de aanbieder stelt een tarief per eenheid vast. De interne gebruikers hebben de vrijheid om een afweging te maken tussen interne en externe aankoop. Ook kan de leverancier diensten buiten de organisatie aanbieden. 42194-september 2010 19
in '^ In onze optiek is model 2 vaak het meest passend voor het aansturen van overheaddiensten binnen publieke organisaties. Interessant is dat circa 80% van de gemeenten die aan dit onderzoek hebben deelgenomen, aangeven dat zij op dit moment model 1 hanteren, slechts 14% hanteert model 2 en 7% hanteert model 3. Belangrijk nadeel van model 1 is dat het aanbod van overheaddiensten vaak niet zal aansluiten op de vraag van interne afnemers^". Bij gemeenten is in onze optiek dan ook winst te behalen door de aansturing van overheaddiensten te verbeteren. Daarbij moet ook worden gekeken naar de verhouding tussen centrale en decentrale staven. Wij zijn voorstander van centrale staven, tenzij er zwaanwegende argumenten zijn om een dienst decentraal te beleggen. Op dit moment zien wij bij gemeenten onnodig veel decentrale afdelingen: circa 30% van de gemeentelijke overheadformatie is decentraal belegd. Dat heeft nadelen omdat daardoor veel meer onderiinge afstemming nodig is en het vaak aan uniformiteit tussen organisatieonderdelen ontbreekt, wat niet efficint is. Wij zien dat ook grote organisaties goed toekunnen met vrijwel volledig gecentraliseerde stafdiensten voor bijvoorbeeld Personeel & Organisatie, Financin & Control en Communicatie. Dat vereist wel dat de 'interface' met gebruikers goed wordt vormgegeven. Het inrichten van centrale staven heeft als bijkomend voordeel, dat de aansturing van de stafdiensten wordt verhelderd. 2.5 Ontwikkelingen formatie en inkomsten gemeenten In deze paragraaf gaan wij in op ontwikkelingen in de formatie en inkomsten van gemeenten. A. Formatie gemeenten is sinds 2002 vrij stabiel In 2002 zijn we met deze benchmark begonnen. Op de volgende pagina presenteren wij de ontwikkeling van de bruto formatie per 1.000 inwoners sindsdien. Tevens presenteren wij het verioop van de netto formatie en uitvoerende formatie sinds 2005. In de periode tot 2005 hanteerden wij een iets andere definitie voor deze twee maatstaven, wat de vergelijking bemoeilijkt. ^ Vanuit de agentschapstheorie geredeneerd zijn in model 1 de gedragsrisico's ook het grootst, vanwege de grote informatieasymmetrie tussen de top van de organisatie (principaal) en de ondersteunende afdelingen (agenten). In model 2 zijn deze beperkter, vanwege de periodieke onderhandelingen. Model 3 (interne marktwerking) vereist meetbaarheid van de productie van overheaddiensten. Bij de meeste overheadtaken is de productie echter niet goed meetbaar, uitgezonderd een aantal facilitaire taken als catering en schoonmaak. Bovendien vereist model 3, dat de interne afnemers kostenefficintere keuzes maken, wanneer overheaddiensten worden doorbelast. Uit een onderzoek dat wij momenteel verrichten met de Rijksuniversiteit Groningen, blijkt echter dat lijnmanagers binnen publieke organisaties daar vaak niet zo gevoelig voor zijn, vooral ook omdat ze niet in eerste instantie op kosten worden aangesproken. Zij worden aangesproken op het realiseren van de organisatiedoelen, In die context leidt model 3 niet tot kostenefficintie. 42194-september2010-20
Berenschot We zien dat de bruto formatie tussen 2002 en 2006 iets is afgenomen en sindsdien weer is toegenomen tot nagenoeg het oude niveau. De formatie voor uitvoerende taken is over de jaren heen heel stabiel. Wel zien we dat dit aantal bij de kleinste gemeenten wat is toegenomen en bij de 100.000+ gemeenten de laatste jaren afneemt. Uit de interviews blijkt dat vooral grote gemeenten meer taken gaan uitbesteden. Ook de netto formatie is over de jaren heen vrij stabiel. We zien een kleine afname bij de gemeenten tot 15.000 inwoners. Opvallend is dat toename van de netto formatie bij gemeenten tussen de 50.000 en 100,000 inwoners zich lijkt door te zetten. o c o _c o Q. 9,0 8,0 7,0 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 Bruto formatie 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 o c o o 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 Formatie voor uitvoerende taken Q. E.^.^^ CJ' ^Q" s>' N^ ^ cp «3^ 6S>' K^ J^^ s5> 112005 Aantal inwoners i2006 «2007 «2008 «2009 «2010 42194-september 2010 21
erenschot! V c o 5 _c o 0).2 OJ E o u. 6,0-5,0 4,0-3,0-2,0-1,0-0,0 -.^^"^.^^ # Netto formatie ^.^^ - -' "i l m ' 1 W-.'^..^, ^M é" r ~ t / \ i Aantal inwoners 2005 «2006 8 2007 «2008 B2009 a 2010 B. Ontwikkelingen algemene uitkering gemeentefonds en heffingen: afnemende groei De economische crisis heeft tot een behoorlijke verslechtering va'n de financile positie van gemeenten geleid. Kijken we naar de algemene uitkering uit het gemeentefonds en de opbrengsten uit heffingen, dan zijn de gevolgen op kori:e termijn beperkt, We zien namelijk een lichte groei van 3,8% in 2010: 25,6 miljard in 2010 ten opzichte van 24,7 miljard in 2009, zie de figuur op de volgende pagina. De algemene uitkering uit het gemeentefonds stijgt van 17,0 miljard in 2009 tot 17,8 miljard in 2010^\ Dat is ondermeer het gevolg van het overhevelen van specifieke uitkeringen naar het gemeentefonds en overdracht van taken. De opbrengsten uit gemeentelijke heffingen nemen met 2,0% toe tot 7,83 miljard; volgens het CBS de laagste stijging in de afgelopen 25 jaar^^. Oorzaken zijn ondermeer een lichtere groei van de OZB-opbrengsten (3,2% in 2010 tegen 4,7% in 2009) en rioolrechten (een groei van 4,8% tegen 6,5% in 2009)^^. ^^ Allers, M.A,, 2010 Rijksbegroting 2010: gemeenten moeten bezuinigen, maar niet allemaal even veel. In: Tijdschrift voor Openbare Financin, jaargang 41, 2009, nummer 5. De groei staat overigens los van de normeringsystematiek ('gelijk de trap op en gelijk de trap af). Óm te voorkomen dat gemeenten onbedoeld zouden profiteren van extra rijksuitgaven om de economische crisis te bestrijden, is dit principe tijdelijk buiten werking gesteld. Dat wil zeggen dat voor 2010 en 2011 het rele accres op 0% gesteld is, ^^ Uitzondering is 2006. De heffingsinkomsten van gemeenten daalden toen fors vanwege de afschaffing van het gebruikersdeel van de onroerendezaakbelasting van woningen. ^^ Heffingen lokale overheden stijgen met 2,6%. CBS, Persbericht, 21 januari 2010, 42194-september2010 22
icrenschot Ontwikkeling inkomsten gemeenten 30 *-> Totaal "«-Gemeentefonds Heffingen 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Voor de toekomst is de situatie echter onzeker. Zo wordt voor de langere termijn rekening gehouden met een forse korting op het gemeentefonds (in de voorstellen van de brede herovenrt/'eging wordt gesproken over een korting van 1,7 miljard). Ook andere inkomsten zullen naar ven/vachting afnemen, zoals de resultaten uit bouwgrondexploitatie, het Wmo-budget, specifieke uitkeringen en de vergoeding voor betaalde bijstandsuitkeringen^'*. Bovendien zijn, als gevolg van de economische crisis, de uitgaven behooriijk opgelopen. De komende jaren zullen veel gemeenten aldus fors moeten bezuinigen. In dat verband zijn verschillende initiatieven in gang gezet om ook in de toekomst de begroting sluitend te krijgen. Voorbeelden zijn het doorrekenen van toekomstscenario's, onderzoek naar de omvang van de formatie, kerntakendiscussies en het verkennen van uitbestedings- en samenwerkingsvarianten. ^'' Sterkere steden en evenwichtige overheidsfinancin. Een discussiebijdrage van de kring van de gemeentesecretarissen van de 100.000-+ steden, www.vng.nl. 42194-september 2010 23
Berenschot 3. Specifieke conclusies over de situatie bij uw gemeente 3.1 Inleiding In dit hoofdstuk geven wij aan hoe de formatieomvang van uw ambtelijk apparaat zich verhoudt tot die van andere gemeenten. Wij gaan daartoe achtereenvolgens in op: A. De bruto-omvang van uw ambtelijk apparaat, ofwel de totale omvang van uw ambtelijk apparaat. B. De formatie voor uitvoerende werkzaamheden die uw ambtelijk apparaat zelf uitvoert. C. De netto-omvang van uw ambtelijk apparaat. Deze is onder te verdelen in: De formatie voor het 'primaire proces' (de gemeentelijke taken). De formatie voor overhead (de zogenaamde PIOFACH-taken). Zoals gezegd, is de bruto formatieomvang geen goede maatstaf om de vergelijking met andere gemeenten te maken, aangezien deze sterk wordt vertekend door verschillen in het uitbestedingspatroon van gemeenten. Daarom brengen wij deze verschillen in het uitbestedingspatroon onder punt B afzonderiijk in beeld. Wanneer we de bruto-omvang verminderen met de formatie voor uitvoerende werkzaamheden, resulteert de netto-omvang van het ambtelijk apparaat. Dit is een maatstaf die tussen gemeenten wel goed vergelijkbaar is. Wij maken de vergelijking met: Het gemiddelde van gemeenten in uw grootteklasse. Hetgemiddelde van alle deelnemende gemeenten. De kwartielscore van gemeenten in uw grootteklasse (een kwart van de gemeenten in uw grootteklasse heeft minder formatie ingezet dan dit getal). Wij vinden dat de vergelijking van uw gemeente met gemeenten in uw grootteklasse het beste beeld geeft. Gezien de grote spreiding in de formatie tussen gemeenten, is het daarbij goed om niet alleen naar het gemiddelde te kijken, maar ook naar de kwartielscore. Immers, een kwart van de gemeenten in uw grootteklasse zit hier qua formatie onder. De vergelijking met de totale groep gemeenten hebben wij opgenomen om aan te geven in welke mate uw grootteklasse verschilt van het gemiddelde van alle gemeenten. Voor gedetailleerde informatie venwijzen wij naar de uitgebreide cijferbijlage. In de tabellen in dit hoofdstuk zijn de waarden van uw gemeenten telkens voorzien van een kleurcodering. Deze codering geeft de afwijking aan ten opzichte van het gemiddelde van uw grootteklasse. De legenda is als volgt: Kleiner dan gemiddeld Ongeveer gemiddeld Groter dan gemiddeld 42194 - september 2010 24
3.2 De bruto-omvang van uw ambtelijk apparaat In onderstaande tabel vergelijken wij de bruto-omvang van uw ambtelijk apparaat met dat van andere gemeenten. De cijfers luiden in per 1.000 inwoners^^ Uw gemeente Gemiddelde van gemeenten in grootteklasse E Gemiddelde van alle gemeenten Bruto-omvang ambtelijk apparaat ; 9.0 10,4 7,9 3.3 De formatie voor uitvoerende werkzaamheden die uw ambtelijk apparaat zelf uitvoert In de volgende tabel vergelijken wij de formatie voor uitvoerende werkzaamheden die uw ambtelijk apparaat zeff uitvoert met die van andere gemeenten. De cijfers luiden in per 1.000 inwoners. Het gaat hierbij om taken als: afvalvenwijdering en -venwerking, het beheer van parkeergarages, het beheer van sportlocaties, et cetera. Het totaaloverzicht van deze taken hebben wij opgenomen in bijlage D. De ene gemeente voert deze taken geheel zelf uit, terwijl andere gemeenten deze taken hebben verzelfstandigd, uitbesteed of ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling. De tabel biedt inzicht in het uitbestedingspatroon van uw gemeente vergeleken met dat van andere gemeenten. Anders gezegd, het geeft antwoord op de vraag of uw gemeente relatief veel of weinig ambtenaren op de loonlijst heeft staan die belast zijn met uitvoerende taken.,,,:, Uw gemeente Gemiddelde van igémeenten in grootteklasse E Gemiddelde van alle gemeenten Formatie voor uitvoerende werkzaamheden die het ambtelijk apparaat zelf uitvoert, 4,3 4,8 3,5 In bijlage D vergelijken wij het uitbestedingspatroon van uw gemeente per taak met dat van andere gemeenten in uw grootteklasse. Daarin hebben wij de taken waarbij uw gemeente een opvallende keuze heeft gemaakt (namelijk anders dan de meerderheid) geel gearceerd. Tevens vergelijken wij per taak de omvang van de formatie. Om redenen van vergelijkbaarheid vergelijken wij uitsluitend de taken die uw gemeente geheel zelf uitvoert met andere gemeenten die deze taak ook geheel zelf uitvoeren. 25 Gemiddeld omvat een een werkweek van 36 uur Een klein aantal gemeenten heeft een iets kortere ofeen iets langere werkweek. 42194 - september 2010 25
Berenschoi 3.4 De netto formatieomvang van het ambtelijk apparaat In onderstaande tabel vergelijken wij de netto-omvang van uw ambtelijk apparaat met dat van andere gemeenten. De cijfers luiden in per 1.000 inwoners. Uw gemeente Gemiddelde van gemeenten In grootteklasse E Gemiddelde van alle gemeenten Kwartielscore van gemeenten in grootteklasse E, Netto-omvang ambtelijk apparaat " ' ^.7, ' 5,4 4,4 4,8 De netto formatieomvang omvat de formatie voor het primaire proces en de formatie voor de overhead. Wij gaan hier nu achtereenvolgens op in. 1. Formatie voor het 'primaire proces' (de gemeentelijke taken) In de volgende tabel vergelijken wij de formatie van het primaire proces (de gemeentelijke taken) van uw gemeente met die van andere gemeenten. Wij hebben dit uitgesplitst naar de gemeentelijke hoofdtaken. De cijfers luiden in per 1.000 inwoners. In bijlage D hebben wij dit uitgesplitst naar taken. Uw gemeente Gemiddelde van gerneenten in grobtteklasse E Gemiddelde van allo gemeenten Kwartielscore van gemeenten in grootteklasse E Burgerzaken 0,27 0,34 0,30 0,30 Openbare orde en veiligheid ó,or-.;i- 0,08 0,12 0,07, Verkeer, vervoer en waterstaat \- 0,06 0,18 0,21 0,16 Economische zaken Onderwijs d,ó6 r,:--;>.'.:pii7'rr;- 0,10 0,13 0,07 0,12 0,09 0,11 Cultuur en recreatie ;. 0,19. 0,24 0,22 0,22 Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening, 0,16, 0,25 0,23 0,22 Volksgezondheid en milieu 0,12, ' 0,22 0,24 0,20 Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting 0,72 0,82 0,75 0,72 2. Formatie voor de overhead In de volgende tabel vergelijken wij de formatieomvang van de overhead in uw gemeente met die van andere gemeenten. Het gaat daarbij om zowel de centrale als de decentrale overhead. Met de decentrale overhead bedoelen we: de overhead in de diensten of sectoren. Wij drukken de omvang van de overhead uit als percentage van de totale bruto formatie van uw gemeente. De werklast van de overhead is immers vooral afhankelijk van de totale formatieomvang van de gemeente. Daarom is dit voor de overhead een betere maatstaf dan het aantal inwoners." 42194 - september 2010 26
Berenschot : Uw gemeente Gemiddelde van gemeenten In grootteklasse E Gemiddelde van alle gemeenten Kwartielscore van gemeenten in grootteklasse E Gemeentesecretaris/ Directie, lijnmanagement ' 'a.... 3^3%>, 4,4% 4,4% 4,2% Personeel en Organisatie 1-,;.2,3% 2,6% 2,8% 2,5% Informatisering en Automatisering Financin en Control Juridische Zaken ' -3,7%. mi^hmf -" 4,8% 7,4% 1,2% 3,5% 6,9% 1,4% 4,5% 6,9% 1,1% Bestuurszaken en bestuursondersteuning 2,4% 2,3% 2,2% 2,2% Communicatie en Kwaliteitszorg, 2,1% 2,0% 1,8% 1,9% Facilitaire Dienst (incl, uitvoerende taken) 6,6%, 6,5% 8,0% 6,1% Secretariaten in het 'primaire proces' L- 1,9%. 2,7% 2,0% 2,5% Totaal overhead 34,8% 33,9% 33,0% 31,9% 3.5 Gemeentelijke inkomsten Wij hebben tevens de inkomsten per inwoner van uw gemeente vergeleken met andere gemeenten. Daaruit resulteert het volgende beeld. Uw gemeente Gemiddelde van alle gemeenten Percentage van alle gemeenten met lagere inkomsten dan uw gemeente Algemene uitkering per inwoner 985 901 75% Gemeentelijke heffingen per inwoner 459 422 72% 3.6 Overige resultaten In bijlage D treft u de uitgebreide resultaten van uw gemeente aan. Daarin hebben wij tevens vergelijkingsinformatie opgenomen over: De formatie op subtaakniveau. De kosten en baten. De opbouw naar salarisniveaus. Het ziekteverzuim per afdeling. 42194-september 2010 27
Berenschot 3.7 Aanbevelingen De aanbevelingen die volgen uit een benchmarkonderzoek zijn, noodzakelijkerwijs, enigszins algemeen van aard. Benchmarkonderzoek leidt wel tot verbaaspunten, zoals weergegeven in de hiervoor staande tabellen. De uitkomsten van een benchmarkonderzoek alleen zijn ons inziens onvoldoende om er onmiddellijk concrete acties op te baseren, aangezien de benchmark niet leidt tot het 'finale oordeel' over uw gemeente. Het vellen van dit oordeel vereist doorgaans een diepgaander onderzoek naar de formatie, waarin ook gekeken wordt naar de unieke kenmerken, ambities en werkwijze van uw gemeente. Een dergelijk onderzoek dient te bestaan uit het bespreken van de benchmarkresultaten in een interviewronde met sleutelfiguren uit de organisatie, in combinatie met deskonderzoek gericht op het helder krijgen van de gemeentelijke ambities en relevante kenmerken. Uit de benchmark kan wel blijken of daartoe aanleiding is. Tevens kan de benchmark helpen bij het bepalen van de focus. Vaak zal het immers niet nodig zijn om de gehele gemeente te onderzoeken, maar slechts een beperkt deel daarvan. Het formatieonderzoek kan vervolgens aanleiding zijn voor één of meer activiteiten uit een pakket van mogelijke vervolgstappen, waarvan we er vijf vaak terugzien. In het volgende schema geven wij deze weer. De laatste tijd zien we vooral dat meer aandacht ontstaat voor besparingsonderzoek, voor aanpassingen in de structuur en voor het dooriichten van werkprocessen, om de efficiency te verhogen (bijvoorbeeld op het terrein van vergunningverlening, handhaving en belastingen). Momenteel is er vanuit diverse sectoren vooral veel aandacht voor besparingen in de overhead. Een Overhead Value Analyse is dan vaak het meest geigende onderzoek. De OVA heeft als doel om de afweging inzichtelijk te maken tussen kosten en waarde van overheadfuncties. De waarde wordt bepaald op grond van interviews met aanbieders en interne afnemers van de overheaddiensten. 42194-september 2010-28
Berenschot fmvmm K,, Geen' i. * BiJsDoorlicifting *» jj "wrkbroc' " ""' 42194-september 2010 29
Berenscho Bijlage A Vergelijking deelnemers met populatie 42194-september 2010
lerenscno Vergelijking deelnemers met populatie Nederland' Onderzoek Aantal gemeenten Procentueel Aantal gemeenten Procentueel A < 15,000 114 26% 13 13% B 15.000-30.000 161 37% 30 29% C 30:000-50,000 87 20% 27 26% D 50,000-100,000 43 10% 22 21% E > 100.000 26 6% 11 11% Totaal lli:-'431,-,: 100% 103 100% 42194 - september 2010
DGi Cll^C^llOl. Bijlage B Vragenlijst en toelichting 42194 - september 2010
Benchmark ambtelijk apparaat Berenschot Vragenlijst totale omvang ambtelijk apparaat Peildatum: 1 januan 2010 Deze vragenlijst omvat zes categoneen vragen Algemene gegevens : ' Vragen over de totale omvang van hel ambieliik apparaat (inclusief uitvoerende taken)..vragen over de formatie per taak, ' ', Vragen over de sajansopbouw van hel ambteli k apparaat Ziekteverzuim Inhuur (optioneel) Wij raden u aan eerst de bijgevoegde notitie en de toelichtmg op deze vragenlijst te lezen. In deze elektronische vragenlijst kunt u alleen gegevens invoeren in de witte cellen. Indien u een antwoord wilt toelichten, verzoeken wij u om dit in een separaat (Word-)document tegelijk met deze vragenlijst naar ons terug te sturen j Veel succes met het invullen van de vragenlijst' A. ALGEMENE GEGEVENS 1 Naam gemeente 2 > Naam contactpersoon 3 Telefoonnummer contactpersoon 4 Wat IS de basisstructuur van uw gemeente' 5 Hoeveel inwoners telt uw gemeente per 1/1/2010? VRAGEN OVER DE TOTALE OMVANG VAN HET AMBTELIJK APPARAAT Wal IS het totaal aantal formatieplaatsen van het ambtelijk apparaat van uw gemeente per 1/1/2010'? Zie de definitie in de toelichting' Wij noemen dit het 'bruto ambtelijk apparaat' < Hoeveel ambtenaren heeft uw gemeente op de loonlijst staan, die taken uitvoeren voor andere gemeenten per 1/1/2010? Om vrelke taken gaal dit? " - - z -- Hoeveel ambtenaren bij andere gemeenten vernchten taken voor uw gemeente per 1/1/2010? (Gemeenschappelijke Regelingen telt u alleen mee, voorzover deze staf en ondersteunende laken uitvoeren) Om welke specifieke taken gaat dit in uw gemeente? (nvulformat Vanaf hier kunt u de formatiecijfers ook invullen in het Invulformat (volgende tabblad) De formatie wordt dan uit het mvulformat overgenomen in deze hoofdvragenlijst U kunl in dit format per afdeling de formatie per benchmarktaak invullen Veel gemeenten vinden dit prettig U bent hiertoe met verplicht De niet-formatieve gegevens vult u gewoon in deze vragenlijst in 9, In de navolgende tabel noemen wnj een aantal specifieke uitvoerende laken van de gemeente ' De ene gemeente voert deze taken geheel zelf uit, terwijl deze_ binnen andere gemeenten zijn verzelfstandigd, uitbesteed of deel uitmaken van een gemeenschappelijke regeling ;- Geef voor elk van deze taken aan of uw ambtelijk apparaat deze taken ZELF uitvoert of met LET OP Het gaat om de daadvi/erkelnke uitvoenng van de taak Niet om het beleid, de regie of de conlraclvorming Voorbeeld indien uw gemeente de parkeergarages heeft uitbesteed, vult u in 'nee' Bij de vraag hoeveel dit deeluitmaakt van uw ambtelijk apparaat hoeft u dan mets in te vullen Dat is immers O - Indien het personeel van de parkeergarages op de loonlijst van uw gemeente staat, vult u ih 'ja' Vut dan in ' ' hoeveel dit omvat Doel van deze vraag is: het vergelijkbaar maken van de formatie van uw ambtelijk apparaat met dat van andere gemeenten. Wij doen dat door uit uw ambtelijk apparaat die taken te halen die btj andere gemeenten mogelijk zijn verzelfstandigd, uitbesteed of deel uitmaken van een gemeenschappelijke regeling. Op basis daarvan berekenen wij een 'netto ambtelijk apparaat' De omvang daarvan is beter vergelijkbaar met andere gemeenten.. Wij realiseren ons dat deze lijst uitvoerende taken geen volledig overzicht biedt van taken die kunnen worden uitbesteed. Wel bevat de lijst de 'grote brokken' die de analyse kunnen vertekenen.
Benchmark ambtelijk apparaat Uitvoerende taken Verncht uw ambtelijk apparaat deze ^ uitvoerende taken ZELF ^. Vul een 'x' in ja... deels nee Brandweer (preventie, preparatie, repressie) Stadswacht / toezicht openbare ruimte Uitvoenng openbaar vervoer Uitvoenng wegbeheer/-onderhoud Uitvoenng straatreiniging. i- Beheer parkeergarages, -meters en -automaten ' Parkeertoezichl Beheer zee- en binnenhavens en waterwegen/brugwachters Marklmeesters ^ Scholen (directie en personeel) Salansadministratte onden/wjspersoneel Onderhoud schoolgebouwen ' ".' ^ Musea (directie en personeel) Bibliotheken (directie en personeel)' Muziekschool (directie en personeel)" ' Theaters (directie en personeel) Beheer multifunctionele locaties Welzijnsinsteliingen (directie en personeel) Beheer sportlocaties binnen Beheer sportlocaties buiten Beheer zwembaden (mcl zwemonderwijzers) Uitvoenng groenvoorziening ^ " ' UWV Werkbedrijf (gehele UWV-W) Uitvoenng sociale recherche Kredietbank (directie en personeel)/schuldhulpverlening Sociale werkvoorziening (directie, ambtelijk personeel) -' Uitvoenng Wet Maatschappelijke Ondersteuning Uitvoenng Wet Inburgenng / Vreemdelingenwet Reintegratiebednjf (directie en personeel) ^.,' ' Uitvoeren basisgezondheidszorg Uitvoeren ambulancevervoer Uitvoeren afvalinzameling en -verwerking Riolenng en gemalen, uitvoerende taken Beheer begraafplaatsen Ontwerpen ruimtelijke ordeningsplannen Ingenieursbureau Beheer histonsch/stadsarchief Beheer en ondertioud monumenten Sociale dienst (alle uitvoerende taken, zie toelichting) Centrum voor Jeugd en Gezin (alle uitvoerende taken) Handhaving & toezicht (geen vergunningverlening). Wet Milieubeheer Algemeen Plaatselijke Verordening Bouw en woningtoezicht Gebruiksvergunningen Totaal Handhaving Belastingen (OZB): - Uitvoeren woz-taxaties Aanslagoplegging en inning OZB Afhandeling beroep en bezwaar OZB Totaal OZB-inzet Inteme zaken gemeentekanto(o)r(en) (uitvoerende taken van Facilitaire Dienst): Postverzorging, drukkenj, repro Archief/ Documentaire Informatievoorziening Receptie, telefooncentrale Gebouw/beheer, schoonmaak Restauratieve voorzieningen Beveiliging/bodes Totaal interne zaken TOTAAL UITVOERENDE TAKEN % " ' Indien'ja'of'deels' voor hoeveel He maakt dit deel uit van uw ambtelijk apparaaf. 11 '..' : ' ': "'. ' - ; fle -- fle, i-erensctio De 'netto' omvang van uw ambtelijke apparaat wordt als volgt berekend Bruto omvang ambtelijk apparaat Minus taken die uw gemeente doet voor andere gemeenten. Plus taken die andere gemeenten doen voor uw gemeente Minus correctie voor uitvoerende taken in uw ambtelijk apparaat Netto-omvang ambtelijk apparaat
Benchmark ambtelijk apparaat erensc C. -VRAGEN OVER DE FORMATIE PER TAAK.. ^ Hieronder treft u een overzicht aan van de gemeentelijke functies volgens het Besluit Begroting en Verantwoording Gemeenten en Provincies, aangevuld met een overzicht van staf en \ ondersteunende taken ' *. '. ',' / Geef per hoofdfunctie en per subfunctie aan wat de omvang van het ambtelijk apparaat van uw gemeente op dat terrein is Ga daarbij uit van de netto-omvang Dus exclusief de in vraag 9 genoemde uitvoerende taken ^ Let op dè totale formatie van alle hoofdfuncties dient dus op te tellen tot de netto-omvang van het ambtelijk apparaat' Aan het einde van onderdeel C van de vragenlijst controleert het programma of het totaal aan met de hierboven berekende netto-omvang van het ambtelijk apparaat overeenstemt Contro[eer ook of de som van de formatie per functie gelijk is aan de formatie per hoofdfunctie,. v *.. -, <..." BBV Hoofdfuncties en subfuncties, Totaal hoofdfunctie Totaal subfunctie / ' Directie en raadsgnffier 1, Gemeentesecretans/Directie,'^ ^ _ Lijnmanagement (Niet de stafhoofdenl Deze vult u in bij staf en ondersteuning) Raadsgnffier (Bestuurs)ondersteuning griffier, raad en rekenkamer (006) Staf en ondersteuning {centraal en decentraal!) Personeel en Organisatie (incl P&O-secretanaten)..;. -^ * ^ Informatisenng en Automatisenng (incl l&a-secretanaten) - " Financien en Control (incl F&C taken binnen bedrijfsbureaus en secretanaat F&C) Ovenge belastingen (met OZB) Jundische Zaken (incl secretanaten van Jundische Zaken),, ^j Communicatie en Kwaliteitszorg (incl secretanaten van Communicatie) Facilitaire Dienst (mcl secretanaten Facilitaire Dienst, excl Uitvoenng interne zaken) ' Alle secretanaten in het 'pnmaire proces' Bestuurszaken en Bestuursondersteuning Tel hier dus naast de centrale staven ook de staf en ondersteunende afdelingen in de diensten/sectoren Heeft u uw begrotingscijfers 2010 aangeleverd aan het CBS en wilt u dat WIJ deze overnemen? (dan hoeft u dit niet In te vullen) Heeft uw gemeente een publieksbalie, breder dan alleen burgerzaken? Algemeen bestuur 001 Bestuursorganen (hier geen 's invullen) 002 Bestuursondersteuning college van burgemeester en wethouders (hier geen 's invullen, dit valt onder de staq 003 Burgerzaken (met de hele publieksbalie'zie toelichting) 004 Baten secretaneleges burgerzaken (hier geen 's invullen) 005 Bestuurlijke samenwerking (hier geen 's invullen, dit valt onder de staf) 006 Bestuursondersteuning raad en rekenkamer{functie) (hier geen 's invullen, dit valt onder ondersteuning raadsgnffier) 1.Openbare orde en veiligheid " ' ^, 120 Brandweer en rampenbestrijding (beleid) 140 Openbare orde en veiligheid 2 Verkeer, vervoeren waterstaat 210 WegenVstraten en pleinen' 211 Verkeersmaatregelen te land 212 Openbaar vervoer 214 Parkeren 215 Baten parkeerbelasting (hier geen 's invullen). '< ', 220 Zeehavens ' - 221 Binnenhavens en waterwegen '..-, 223 Veerdiensten 230 Luchtvaart 240 Waterkenng, afwatering en landaanwinning 1 > 1 - ' Begroting (x 1 000 euro) Lasten 2010 e - < Safen 2010 C,.-. i- 3 Economische zaken 310 Handel en ambacht - 311 Baten marktgelden (hier geen 's invullen) ' -' 320 Industne 330 Nutsbednjven ' 340 Agransche productie en ontginning 341 Ovenge agransche zaken, jacht en visserij e ^ - ^4 Onderwijs ^ ' -' - 4xx Regulier onderwijs 482 Volwasseneducatie,., 1 - '. -
^ ^. " " Benchmark ambtelijk apparaat 5 Cultuur en recreatie 510 Openbaar bibliotheekwerk 511 Vormings-en ontwikkelingswerk 530 Sport.. c,-!^ 531 Groene sportvelden en terreinen 540 Kunst -^. ',.,"' 541 Oudheidkunde/musea 550 Natuurbescherming 560 Openbaar groen en openluchtrecreatie 580 Overige recreatieve voorzieningen, ' " ' -, - - Berenschot 6 Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening 610 t/m 614 Sociale voorzieningen (bijstandsverlening, werkgelegenheid, inkomensvoorzieningen, ningen, sociale zekerheidsregelingen, minimabeleid) 620 Maatschappelijke begeleiding en advies 621 Vreemdelingen 622 Huishoudelijke verzorging / WMO-beleid 630 Sociaal cultureel werk 641 Tehuizen - 650 Kinderdagopvang -. ', 651 Dagopvang gehandicapten 652 Voorzieningen gehandicapten 1 - I 7 Volksgezondheid en milieu 711 Ambulancevervoer 712 Verpleeginnchtingen 714 Openbare gezondheidszorg ^ - 715 + 716 Jeugdgezondheidszorg (uniform en maatwerk deel) -< 721 Afvalverwijdenng en-venwerking 722 + 729 Riotenngzorg (nolenng en waterzuivenng, huishoudelijk/bedrijfsafvalwater, hemelwater, nelwater, ' t/m731 grondwater) " 'Y^ ^,^ 723 Milieubeheer ' 724 Lijkbezorging, ' -, 725 BatenVeimgingsrechten en afvalstoffenheffingen (hier geen 's invullen) 1. - - I ^ 726 Baten nootrechten (hier geen 's invullen) ^' ' 727 Baten nootheffing huishoudelijk/bedrijfsafva(water (hier geen 's invullen) 728 Baten noolheffing grond- en hemelwater (hier geen 's invullen) 732 Baten begraafplaatsrechten (hier geen 's invullen) ï' 8 Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting -810 Ruimtelijke ordening 820 Woningexploitatie / woningbouw 821 Stads- en dorpsvernieuwing 822 Ovenge volkshuisvesting 823 Bouwvergunningen 830 Bouwgrondexploitatie 1 ' -.. ^ - I ^ 9 Financiering en algemene dekkingsmiddelen BIJ deze hoofdfunctie hoeft u niets in te vullen De formatie voor treasury en de inning van belastingen (inclusief baat-, forensen-, honden-, reclame- en precanobelastingen) neemt u op bij het onderdeel Belastingen (zie staf en ondersteuning) TROLE Let op als alle optellingen kloppen zijn dè'onderstaandè drie getallen aan elkaar getijki Totaal van de optelling hoofdfuncties Totaal van de optelling functies Netto-omvang ambtelijk apparaat (zie cel K152) IZ
Benchmark ambtelijk apparaat Berenschot D. VRAGEN OVER DE SALARISOPBOUW VAN HET AMBTELIJK APPARAAT Geef m onderstaande tabel aan hoe de salansopbouw rs van het totale ambtelijk apparaat van uw gemeente Ga uit van de 'bruto-omvang' van het ambtelijk apparaat (owel de totale omvang van de fonnatie van de gemeente)"' - Het kan zijn dat medewerkers feitelijk in een hogere schaal zitten, dan de functie is ingedeeld (uit arbeidsmarktovenwegingen, of vanwege een 'uitloopschaal') Daarom maken vwj onderscheid tussen twee kolommen '_--' < Functionele schaal Feitelijke schaal 9 10-10A 11 IIA 12 13 14, 15' 16 17 18 TOTAAL - VRAGEN OVER DE VERZUIMCIJFERS OP AFDELINGSNIVEAU Definitie ziekteverzuim gemiddeld percentage ziekteverzuim in 2009, inclusief langdung verzuim exclusief zwangerschapsverlof Definitie meidingsfrequentie gemiddeld aantal ziektemeldingen per medewerker per jaar in 2009 :'' Publiekszaken Sociale dienst Buitendlenst/vwjkbeheer. Brandweer Ruimtelijke en economische ontwikkeling Maatschappelijke ontwflkkeling Directie, gnffie, staf en ondersteuning Secrelans/Directie ' Griffie Staf en ondersteuning, exclusief Facilitaire Dienst Facilitaire Dienst/interne zaken -.. Verzuimcijfers Ziekteverzuim % Meidingsfrequentie Toelichting -.. t- - Burgerzaken, ovenge frontoffice functies Volledige sociale dienst ' Volledige'buitendienst o a w/egbeheer en-onderhoud, groenvoorziening, straatreiniging Commandant en 'zijn' medewerkers' Niet vrijvwlligers 'Harde kant' van het gemeentelijk beleid niimtelijke en/of economische ontwikkeling 'Zachte kant' van het gemeentelijk beleid zorg, onderwijs, welzijn, educatie, participatie ^ Niet oveng management Gnffier en ondersteuning P&O, l&a, F&C. Communicatie, JZ, BZ/BO Niet Facilitaire Dienst/interne zaken Post, archief, repro, receptie, gebouwbeheer, restauratie, bodes, etc Gehete organisatie INHUUR Totale formatie (= bruto formatie per,1/1/2010) Werkelijke bezetting (gemiddeld in 2009) Inhuur (totaalbedrag in 2009) fle, in'% in (Overgenomen uit cel K40) (Zie toelichting) (Zie toelichting) In hoeverre geven de kosten die u hebt ingevoerd bij inhuur een betrouwtiaar beeld van de w/erkelijke totale kosten aan inhuur?" Met andere woorden in hoeverre acht u de registratie van uw gemeente op dit punt betrouwbaar? Rapportcijfer (1t/m10) Licht uw antwoord toe Hartelijk dank voor het invullen van deze vragenlijst' Neemt u deel aan de optionele onderdelen? Vut deze dan ook in Mail de vragenlijst terug aan Alike Mouthaan (a mouthaan@berenschot com) Bewaar zelfeen kopie van de vragenlijst Indien u vragen heeft kunt u altijd bellen (030-2916848, vraag naar Marvin Hanekamp of Ahke Mouthaan) of mailen naar a mouthaan@berenschot nl
Benchmark ambtelijk apparaat Vragenlijst Outputindicatoren - optioneel onderdeel (deelname kosteloos) Berenschot OUTPUTINDICATOREN '..'.-- Onderstaande outputindicatoren kunnen helpen bij het verklaren van afwijkingen in de formatiebenchmark Belangrijk is dat we ons realiseren dat dit slechts een deel van het verhaal is Een substantieel deel van de Verschillen komt namelijk voort uit moeilijk te kwantificeren factoren (bijv verschifin ambitie} 'We willen dan ook niet de suggestie wekken dat we een gemeente volledig in cijfers kunnen 'vangen' O Algemeen bestuur ' - 003 Burgerzaken C ' - ' -" Aantal verstrekte identiteitsbewijzen (paspoort, identiteitskaart, bijschrijving kinderen) in 2009 Aantal verstrekte rijbewijzen in 2009 1 Openbare orde en veiligheid ' ' 120 Brandweer en rampenbestrijding Aantal uitrukken in 2009 (brandmejdingen, hulpverleningen, automatische brandmeldingen) Aantal vergunningsplichtige objecten (gebruiksvergunningen) per 1/1/2010 Aantal vrijwillige brandweerlieden per 1/1/2010 140 Overige beschermende maatregelen,.. Aantal verleende APV-vergunningen in 2009 ' 2 Verkeer, vervoer en waterstaat 210 Wegen, straten en pleinen Aantal onderhouden kilometers weg (binnen en buiten bebouwde kom) in 2009 Aantal onderhouden kilometers voet- en fietspaden in 2009 Aantal onderhouden kunstwerken in 2009 (Betonnen baiggen, Tunnels, Kademuren, Damwanden, Geluidsschermen, Viaducten, Houten bruggen, Stalen bruggen, vast en/of beweegbaar. Duikers (waterdoorlatende verbindingen in een watergang), Steigers, Foriteinen) 211 Verkeersmaatregelen te land Aantal verleende parkeervergunningen en -ontheffingen m 2009 '; 4 Onderwijs 4xx Regulier onderwijs Aantal aanvragen onöerwijshuisvesting in 2009 Aantal beschikkingen leerlingenvervoer per 1/1/2010 5 Cultuur en recreatie y,'.. ' ^ '^ 530 Sport Aantal binnensportaccommodaties (zoals sporthallen en gymlokalen) in gemeentelijk beheer per \-- 1/1/2010 ' ' ' ',,. s Aantal zwembaden ih gemeentelijk beheer per 1/1/2010 Aantal verstrekte subsidies aan sportverenigingen in 2009 541 Oudheidkunde/musea ' -.. ' Aantal rijksmonumenten per 1/1/2010 ' ' 550 + 560 Natuurbescherming + Openbaar Groen en openluchtrecreatie Aantal hectare gras/bermen/gazons per 1/1/2010. - 580 Overige recreatieve voorzieningen Aantal overnachtingen waarvoor toeristenbelasting is betaald in 2009 6/10
Benchmark ambtelijk apparaat 6 sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening 'l 610 Bijstandsverlening Aantal uitgestroomde bijstandsontvangers in 2009 ^. Aantal lopende onderzoeken naar misbruik en oneigenlijk gebruik van,de WWB per 1/1/2010 611. Werkgelegenheid '': Aantal bijstandsgerechtigden fase 1 t/m 4 per 1/1/2010 Aantal lopende reintegratietrajecten per 1/1/2010 ' -. 612 Inkomensvoorzieningen Aantal clinten toaw en loaz per 1/1/2010 ' 614 Gemeentelijk minimabeleid ', Aantai aanvragen bijzondere bijstand plus ambtshalve toekenningen in 2009 Aantal clinten schuldhulpveriening per 1/1/2010 622 Huishoudelijke verzorging,. Aantal WMO-cliénten per'l/1/2010 652 Voorzieningen gehandicapten Aanta! aanvragen woonvoorzieningen:in 2009 Aantal aanvragen vervoersvoorzieningen in 2009 Aantal aanvragen rolsfoelvoorzieningen in 2009 ----; ' Berenschot 7 Volksgezondheid en milieu ^' 722 Riolering en waterzuivering Aantal km riool.(vnjven/al, persleiding en druknolerlng) per 1/1/2010 Aantal pompen/gemalen per,1/1/2010. - 723 Milieubeheer Aantal afgehandelde milieuklachten (op het gebied van stank, geluid, stof, visuele hinder, bedrijfsafval, bodem-en waterverontreiniging, overig) in 2009 Aantal verleende milieuvergunningen iri 2009 724 Lijkbezorging ^ J _. Aantal begrafenissen/crematies in eigen gemeente in 2009 8 Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting 810 Ruimtelijke ordening- Aantal structuurplannen in ontwikkeling per 1/1/2010 ;> Aantal bestemmingsplannen In ontwikkeling per 1/1/2010. ' '', Aantal vrijstellingsprocedures artikel 19 per 1/1/2010 i Aantal bestemmingsplannen dat verouderd is conform wet ROper 1/1/2010 Aantal verzoeken om planschade in 2009 ' :^ 820 Woningexploitatie/woningbouw (uitvoering) - Aantal iri aanbouw genomen woningen in 2009 - : 822+823 Overige volkshuisvesting + Bouwvergunningen Aantal verleende welstandsadviezen in 2009 Aanta! behandelde aanvragen bouwvergunningen in 20CD9 Aantal behandelde aanvragen sloopvergunningen ih 2009 9 Rlnanciering en alg. dekkingsmiddelen 930 Uitvoering wet W02 Aantal woz-beschikkingen in 2009 Handhaving Aantal geregistreerde APV-controles in 2009 Aantal geregistreerde controles op in uitvoering zijnde bouwwerken ('meldingsplichlige werken en vergunningsplichtige werken} in 2009 Aanta! geregistreerde milieucontroles in 2009. Hartelijk dank voor het invullen van deze vragenlijst! : - ', 7/10
Benchmark ambtelijk apparaat Berenschot Vragenlijst Verdieping Staf en Ondersteuning - optioneel onderdeel LET 0P> Deze vragenlijst alleen invullen als u zich voor dit onderdeel heeft aangemeld Peildatum. 1 januari 2010 VRAGEN OVER DE OMVANG VAN DE STAF EN ONDERSTEUNING BIJ het beantwoorden van de vragen is het volgende van belang Onder'totaalaantal'verstaanwij:, _, ' ' _ - Totaal aantal arbeidsplaatsen (inclusief vacatures) - Alle formatie op het genoemde terrein, zowel centraal als decentraal. De verschillende onderdelen van de Staf en Ondersteuning worden toegelicht in de Toelichting bi) de vragenlijst. WIJ gaan nu achtereenvolgens in op de volgende staf- en ondersteunende functies; 1. Directie / Lijnmanagement 2.. j' Personeel en Organisatie ' ' ' ' 3. Informatisering en Automatisering 4. Financien en Control (inclusief eventuele bedrijfsbureaus) 5 Jundische Zaken ~ ^.6 Bestuurszaken en Bestuursondersteuning- ' 7. Communicatie en Kwaliteitszorg ; 8 Facilitaire Dienst (inclusief documentaire informatievoorziening) 9 Secretariaten m het 'primaire proces' 1. Directie/ lijnmanagement 1 Totaal '/ Gesplitst naar hoofdtaken Gemeentesecretans / Directie Lijnmanagement tvreede laag V. ^ Lijnmanagement derde laag Lijnmanagement ovenge lagen Totaal aantal (zowel centraal als decentraal) M. 0,00 ; Gemiddelde^ Worden taken jaarlijkse salaris-^ structureel ^ >lasten per ^, ^^^ uitbesteed' Zo ja wat zijn de jaarlijkse kosten?.«-' -.^".' 2 Personeel en Organisatie JTotaal,. Getplitst naar hoofdtaken Leidinggevenden / hoofd Beleidsmedewerkers P&O (incl intern organisatieadvies) Personeelsconsulenten / HRM-adviseurs Medewerkers personeelsadministratie (incl functioneel applicatiebeheer) Arbocoórdinatie / BHV coördinatie Inteme opleidingen en loopbaanadvies Secretanaat van de afdeling(en) Personeel en Organisatie ^ Totaal aantal (zowel centraal als decentraal) f^ 0,00 <. - Gemiddelde jaarlijkse salans-', lasten per ^, Worden taken ^ structureel uitbesteed? Zoja, wat zijnde jaarlijkse kosten? 3. Informatisenng en Automatisenng itotaal Gesplitst naar hoofdtaken Leidinggevenden / hoofd Beleidsmedewerkers Informatisenng en Automatisenng Medewerkers systeem- en netwerkbeheer (incl technisch beheer internet/intranet) -,, Medewerkers helpdesk Medewerkers technisch applicatiebeheer (met functioneel applicatiebeheer) Applicatie-ontwikkeling, ICT projectmanagement Secretanaat van de afdeling(en) Informatisenng en Automatisenng Totaal aantal (zowel centraal als.ï^-^^ - ^ decentraal) '- '\ '^^-^ 0,00 >,Gemidde!derj: jaarlijksè'salans-._ ;'plasten per'^' Hoeveel werkplekken heeft de afdeling l&a in beheer? Hoeveel thuiswerkplekken heeft de'afdelmg l&a in beheer? "- Wij rekenen daartoe uitsluitend werkplekken die de afdelmg l&a volledig m beheer heeft (onderhoud, helpdesk) Een pc-pnve-project valt hier dus niet onder.- Worden taken - stmctureel uitbesteed? ' Zo ja wat zijnde' jaarlijkse kosten?' Werkplekken', Thuiswerkplekken Hoeveel bedroegen in 2009 de volgende aülomatisenngskosten (in dit geval de kosten voor de gehele organisatie)? r»^' ^'"^, ; "'A,' -...- ' '-^^^ y^ ' ^,1 Kosten " - Afschrijvingen op hard- en software, Licenties Ovenge computerfaciliteiten (bijvoorbeeld datacommunicatie) Totaal -v <^' ^ «-.'3 -,',,, - 4. Financien en Control (inclusief F&C taken binnen decentrale bedrijfsbureaus), Totaal aantal (zowel centraal als ^^.''decentraal) ""'."'.'^ jtotaal Gesplitst naar hoofdtaken Leidinggevenden / hoofd Controllers, beleidsmedewerkers Planning en control, rapportage en analyse AO/IC / Inteme accountantsdienst / E D P -audit Salansadministratie,^^. Financile administratie (incl projectadministratie) Treasury / verzekeringen Rechtmatig heidsonderzoek, Btw-compensatie ' ' Secretanaat van de afdeling(en) Financin en Control 0,00 Gemiddelde ' jaarlijkse salans-', '- lasten pe'r ^. Worden taken ^ ^Zo ja, wat zijn de stmctüret"'^ "jaariijkse kosten?' uitbesteed? lovenge belastingen
Benchmark ambtelijk apparaat Berenschot 5 Jundische Zaken 1 Totaal ' Gesplitst naar hoofdtaken Leidinggevenden / hoofd Juridisch medewerkers Secretanaat van de afdeling(en) Juridische Zaken ^ ' > "Totaal aantal (zowel centraal als ^decentraal)- ' ' 0.00 ^ l Gemiddelde " * jaarlijkse^salanslasten per.^worden taken struclureel^'c,' uitbesteed? " Zo ja, wat zijn de jaarlijkse'kosten? 6. Bestuurszaken/Bestuursondersteuning 1 Totaal Gesplitst naar hoofdtaken Leidinggevenden / hoofd Medewerkers Secretanaat van de afdelmg(en) Bestuurszaken/Bestuursond 7 Communicatie en Kwaliteitszorg ^ Totaal aantal (zowel centraal als >'"^,v decentraal) ' '^' :,>! 0,00 Gemiddelde ^4 jaariijkse salaris-^ - lasten per ' > - _j^worden taken, ^,' Zo ja, wat zijn de -= strucfuree! jaarlijkse kosten? uitbesteed? 7a Communicatie itotaal Communicatie en Kwaliteitszorg " Totaal aantal (zowel centraal als ' \-/'.:^decentraal) ', " '' ; «0,00 '. ' Gemiddelde jaariijkse salans-^ lasten per '. ' Worden taken, ^ Zo ja, wat zijn de '-^^istructureel., jaariijkse kosten?_.r^ uitbesteed? -..,,,.j..,ss^"-' Gesplitst naar hoofdtaken Leidinggevenden / hoofd Interne communicatie (Personeelsblad) Externe communicatie Beheer internet/intranet flnhoud met techniek) ' Secretanaat van de afdelmg(en) Communicatie jtotaal aantal (zowel centraal als ' '^-i. ' decentraal) '^ ^,-"-,^r., "" Gemiddelde jaariijkse salans- - tasten per Worden takenu ''''structureel^^ ^ uitbesteed?}^ Zo ja wat zijnde jaariijkse kosten? 7b. Kwaliteitszorg (systeem-en kwaliteitsaudrts) Gesplitst naar hoofdtaken Leidinggevenden / hoofd Medewerkers Kwaliteitszorg Secretanaat van de afdeling(en) Kwaliteitszorg - ^'Totaal aantal (zowel centraal als -'' '^^1;;:^ ' - ""decentraal) 'V'^'' ^ Gemiddelde -, Worden taken jaariijkse salaris^ ^^structureel ^' lasten per.- vïf uitbesfeed?, ' ^Zoja wat zijnde jaariijkse kosten? 8. Facilitaire Dienst (het gaat enkel om formatie die wordt ingezet binnen het gemeentehuisz-kantoren. niet daarbuiten) Totaal aantal (zowel centraal als 0,00!,; 0.00 0.00 '.^ 0,00 0,00 0,00 0 00 Wat IS het aantal vierkante meters bruto vloeroppervlak van de gemeentelijke kantoorpanden? ' Wat IS het aantal vierkante meters verhuurbaar vloeroppervlak van de gemeentelijke kantoorpanden? Worden taken " '< ' stnjctureèl vj,( '{^uitbestee'd?^^'^ i Zo ja, wat zijn de jaarlijkse kosten? '-- Overhoeveel locaties is de ambtelijke organisatie verspreid? _] locaties 9. Secretariaten ' ' ' ' Wat IS de totale omvang van alle secretanaten binnen het 'pnmaire proces', dus exclusief de secretanaten van staf en ondersteunende diensten? Totaal aantal (zowel centraalals j decentraal)".-^ 0,00 Gemiddelde jaariijkse salanslastenper:^^ jtotaal Gesplitst naar hoofdtaken \ Leidinggevenden / hoofd Postverzorging drukkenj. repro Receptie, telefooncentrale ' -' Beheer van gebouwen / schoonmaak Restauratieve voorziening Beveiliging/bodes Documentaire informatievoorziening (bibliotheek archief ) Inkoop '- Magazijnbeheer Secretanaat van de afdeling(en) Facilitaire Dienst i Gemiddelde jaariijkse'salans- ' lasten per Hoe is dit onden/erdeeld naar Directi esecretaresse Afdelingssecretaresse Ovenge namelijk OVERIGE VRAGEN Huisvestingskosten Wat 15 de omvang van de totale huisvestingskosten van de gehele organisatie over 2009? ' ^^' ^ ^'.S^.'.>'- /. ^^ -,.'ï'^ï^^ -,Kosten Afschrijving gebouwen Huur Onderhoud gebouwen Kapitaailasten (buiten beschouwing laten) Welijke heffingen Energie en water Schoonmaak -^ Is Bl ingevuld bij de Facilitaire Dienst Verzekenngen Totaal ". ' < ^.,,, ^ Verhouding dienstspecifieke versus dienstoverstijgende staf en ondersteuning Hoeveel van alle staf en ondersteuning werict 'dienstoverstijgend'? ]
Benchmark ambtelijk apparaat Berenschot Vragen over de salarisopbouw van staf en ondersteuning Geef in onderstaande fabel aan hoede salarisopbouw is van destaf en ondersteuning in uw gemeente. '. Het gaat daarbij om alle staf en ondersteunende diensten, exclusief alle secreta'naten en Belastingen van de gemeente Het kan zijn dat medewerkers feitelijk in een hogere schaal zitten, dan de functie is ingedeeld (uit arbeidsmarktoverwegingen, of vanwege een 'uitloopschaal"). Daarom maken wij onderscheid tussen twee kolommen ' -»' Schaal 1-2 3. -..' "4. - 5 6 7 8 9 10 10A 11 11A - 12 13 14 15 16 17 18 '.Totaal ;i ' -..Functionele schaal;. 0,00 Feitelijke schaal 0,00 Verwachte uitkomst Verwacht u dat destaf en ondersteuning van uwgemeente als relatief groot, gemiddeld of klem uit dit onderzoek naar voren za! komen? Aanstunng van de staf en ondersteuning Welke omschrijving over de relatie tussen de overhead en de interne afnemers is het meest op uw organisatie van toepassing? A. De afname is verplicht voor gebruikers, zonder dat deze invloed hebben op de omvang en aard daan/an B De afname wordt gebudgetteerd in overleg tussen leveranciers en afnemers van deze diensten. Er ts sprake van een levenngs- en afnameplicht, maar over de omvang en kwaliteit van de diensten wordt periodiek onderhandeld' r C. De aanbieder stelt een tarief per eenheid vast, De interne gebruikers hebben de.vnjheidom een afweging ie maken tussen interne en externe aankoop Ook kan de leverancier diensten buiten de organisatie aanbieden. fwlaakt uw gemeente hierbij onderscheid tussen de verschillende categoneen van staf en ondersteuning? Denk u dat deze wijze van aanstunng hel kostenbewustzijn optimaal stimuleert? ' ' Hartelijk dank voor het invullen van deze vragenlijst!
Berenschot Toelichting op de vragenlijst Ten behoeve van het vergelijkend onderzoek naar de omvang van het ambtelijk apparaat van gemeenten Drs. M.P.M. Huijben Drs. M. Hanekamp Drs. A.H. Mouthaan Drs. J.J.A. Posseth Maart 2010
Berenschot Toelichting op de vragenlijst In deze toelichting gaan wij eerst in op een aantal algemene punten voor het invullen van de vragenlijst. Daarna lichten wij de verschillende onderdelen van de vragenlijst toe. Algemene instructies 1. Invulinstructie Bepaal eerst de totale formatieomvang van uw gemeente. Dit is de bruto-omvang van uw ambtelijk apparaat. Bepaal vervolgens de netto-omvang van uw ambtelijk apparaat. Hiertoe vermindert u allereerst de bruto formatie met de formatie voor taken die uw gemeente uitvoert voor andere gemeenten (vraag 87). Vervolgens telt u daarbij de formatie op voor taken die andere gemeenten uitvoeren voor uw gemeente (vraag 88). Tot slot vermindert u de bruto-omvang met 'de correctie voor uitvoerende taken in uw ambtelijk apparaat' (vraag 89). Verdeel daarna deze netto formatie omvang zo goed mogelijk over de taken. Wij adviseren u daarbij zoveel mogelijk uit te gaan van uw personeelsadministratiesysteem. Onze ervaring is dat dit een zuiverder beeld geeft dan informatie uit bijvoorbeeld de begroting. Indien u toch de begroting als uitgangspunt neemt, houd dan goed rekening met verschil in uurtarieven, toerekening van indirecte uren en andere verstorende factoren. Het programma is beveiligd. U kunt uitsluitend in de witte cellen antwoorden invullen. Deze beveiliging is nodig om de resultaten te kunnen ven/verken. Indien u behoe heeft om uw antwoorden toe te lichten, stuur dan een separaat word-document mee. Vul bij het onderdeel directie en raadsgnffier de formatie voor de gemeentesecretaris/directie, het lijnmanagement, de raadsgnffier en de formatie voor ondersteuning van de raadsgnffier, raad en rekenkamer(functie) in. Vul bij het onderdeel staf en ondersteuning alle formatie van de centrale en decentrale staf en ondersteunende functies in. Onder decentrale staf en ondersteuning verstaan wij de staffuncties in de diensten of sectoren. Ook neemt u hier de formatie voor overige Belastingen (niet OZB) op. Het afdelingssecretariaat van een bepaalde staf of ondersteunende functie telt u mee bij de betreffende afdeling. Vul bij het onderdeel hoofdfuncties en functies alle formatie in, behalve de formatie die u heeft ingevuld bij het onderdeel directie en raadsgnffier, de formatie voor staf en ondersteuning en de formatie die u bij de uitvoerende taken heeft ingevuld. Anders ontstaat een dubbeltelling. 2. Beter een schatting, dan geen antwoord ^ Wij realiseren ons dat de indeling in deze vragenlijst niet 1 op 1 overeenkomt met de structuur van uw gemeente. Toch is het van belang dat u de opzet van deze vragenlijst volgt. Dit vanwege de vergelijkbaarheid. Vaak zal het lastig zijn om precies aan te geven hoeveel formatie met een hoofdfunctie of functie gemoeid is. Wanneer dit niet precies bekend is, maak dan een schatting. Zorg wel dat het totaal optelt tot de totale formatie van uw gemeente.
Berenschot Toelichting op de vragenlijst A. Algemene gegevens 1 t/m 5 Geen opmerkingen. B. Vragen over de totale omvang van het ambtelijk apparaat 6. Het gaat hier om de vastgestelde formatie van uw gemeente per 1/1/2010, ongeacht of de formatieplaats wordt vervuld door iemand met een vast contract, een tijdelijk contract of een inhuurcontract. Dit is dus inclusief vacatures. Uitgangspunt is het vastgestelde formatieplan (dus niet de werkelijke bezetting). Het gaat uitsluitend om personeel werkzaam binnen het gemeentelijk apparaat. En niet om personeel werkzaam bij een 'op afstand geplaatste' instelling. Het gaat uitsluitend om volledig betaalde formatieplaatsen. Wij tellen niet mee: wsw-ers, vrijwilligers, stagiaires. Onder de omvang van het ambtelijk apparaat valt niet: Raadsleden. - Voormalig personeel (uitkeringsgerechtigd, pensioengerechtigd, ziekengeldgerechtigd). Bovenformatieven (zitten dus niet in de vastgestelde formatie). - Vrijwilligers (zoals de vrijwillige brandweer). De Buitengewoon ambtenaar burgerlijke stand. Structureel bij derden gedetacheerde medewerkers. Onder de omvang van het ambtelijk apparaat valt wel: Personeel van instellingen die niet 'op afstand' zijn geplaatst, maar onderdeel uitmaken van het gemeentelijk apparaat. Brandweer en onderwijzend personeel, voorzover op de loonlijst van de gemeente. Dit maakt wel deel uit van het bruto ambtelijk apparaat, maar dit halen wij er vervolgens weer uit bij de bepaling van het netto-ambtelijk apparaat. 7+8. Sommige gemeenten verrichten taken voor andere gemeenten. Wij corrigeren hiervoor. Formatie voor taken die een gemeente uitvoert voor andere gemeenten, trekken we af van de bruto formatie. Taken die een gemeente laat uitvoeren dooreen andere gemeente, tellen we op bij de bruto formatie. Dat geldt ook voor formatie binnen een gemeenschappelijke regeling. In dat geval telt u de formatie die binnen de regeling werkzaam is voor uw gemeente op bij uw bruto formatie. Vervolgens deelt u deze toe aan de betreffende taken (uitvoerende taken en/of netto formatie).
Berenschot 9. Deze vraag biedt inzicht in de uitvoerende taken van gemeenten. Het ambtelijk apparaat van de ene gemeente omvat ook bijvoorbeeld een museum, een kredietbank of een bibliotheek. Bij een andere gemeente vallen deze taken juist buiten het ambtelijk apparaat, bijvoorbeeld als onderdeel van een instelling. Het vergelijken van de formatie van deze gemeenten is dan het vergelijken van appels met peren. Deze vraag is bedoeld om te corrigeren voor dergelijke taken, die soms zijn verzelfstandigd of uitbesteed, maar soms ook niet. Het resultaat hiervan is het netto ambtelijk apparaat. Dit is tussen gemeenten beter vergelijkbaar. De lijst met uitvoerende taken is niet volledig. Indien een uitvoerende taak niet in de lijst staat, neemt u deze op bij de gemeentelijke hoofdtaken. Een aantal uitvoerende taken lichten wij hieronder nader toe. Brandweer (preventie, preparatie, repressie) (exclusief de staf en ondersteuning van de brandweer) Stadswacht / toezichthouders Uitvoering wegbeheer en -onderhoud Ingenieursbureau Uitvoering straatreiniging Welzijnsinsteliingen (directie en personeel) Sociale dienst De formatie van de brandweerorganisatie. Dat wil zeggen: de commandanten 'ziin' medewerkers (exclusief staf en ondersteunende functies m.b.t. de brandweer. Dit vult u in bij het onderdeel staf en ondersteuning). Hieronder vallen dus niet gemeenteambtenaren die het brandveiligheidsbeleid van de gemeente formuleren. Deze vallen onder het netto ambtelijk apparaat (nr 120). Ook de medewerl<ers handhaving gel!iruil<svergunningen vallen hier niet onder Deze vult u in onder 'handhaving gebruiksvergunningen'. Vrijwilligers neemt u hier ook niet op. Deze laat u buiten beschouwing. Alle formatie die zich bezig houdt met het houden van toezicht in de openbare ruimte (niet parl<eertoezicht óf marktmeesters) Alle formatie die zich bezig houdt met het beheer en onderhoud van wegen, straten, pleinen, bruggen etc. Voorbereiding en aanbesteding infrastructurele werken en inrichting openbare ruimte. Toezicht op de uitvoering en/an (geen handhaving). Alle formatie die zich bezig houdt met het reinigen van wegen, straten, pleinen (waaronder zwerfvuil). Alle formatie van de welzijnsinsteliingen. Dat wil zeggen de directeur en al 'zijn' medewerkers. Alle formatie die zich bezig houdt met de uitvoering van de Wet Werk en Bijstand: bijstandsverlening werkgelegenheidsbevordering (bijvoorbeeld sociale activering) ' inkomensvoorzieningen vanuit het rijk (bijvoorbeeld loaw, loaz, WWIK) sociale zekerheidsregelingen (bijvoorbeeld eenmalige uitkeringen echte minima) gemeentelijk minimabeleid (bijvoorbeeld kwijtschelding lokale belastingen) Hetgaat hierbij om de formatie die zich.bezig houdt met.de uitvoering en uitkeringsadministratie (zoals klantmanagers, consulenten, medewerkers terugvordering en verhaal). Het gaat hierbij niet om de beleidsmedewerkers. Deze vult u in bij hoofdfunctie 6: Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening.
Berenscho Handhaving en toezicht Belastingen (OZB) Uitvoeren woz-taxaties Aanslagoplegging en inning OZB Afhandeling beroep en bezwaar OZB Hier vult u de formatie in voor handhaving en toezicht. De formatie voor vergunningverlening neemt u hier niet op. Deze neemt u op bij onderdeel C. Het gaat hier uitsluitend om de formatie die gemoeid is met het uitvoeren van de woz-taxaties, niet om alle overige woz-taken (zoals het bijhouden van het bestand). Formatie die zich bezig houdt met de aanslagoplegging en inning van de OZB. Formatie die zich bezig houdt met de afhandeling van beroep en bezwaar in het kader van de OZB. Interne zaken gemeentekanto(o)ren (uitvoerende taken van de facilitaire dienst): Postverzorging, drukkerij, repro (inclusief postregistratie) Archief/ Documentaire Informatievoorziening Receptie, telefooncentrale Gebouwbeheer, schoonmaak Restauratieve voorzieningen Beveiliging / bodes De formatie die zich bezighoudt met de uitvoering van deze taken neemt u hier op. De formatie van de overige facilitaire taken neemt u op bij het onderdeel 'facilitaire zaken' bij de staf en ondersteuning. De formatie die u hier invult, betreft de formatie die zich bezig houdt met deze taken binnen het gemeentehuis / gemeentekantoor (niet daarbuiten). De formatie die zich bezighoudt met het beheer van het wagenpark en de gemeentewerf deelt u naar rato toe aan de uitvoerende taken: uitvoering wegbeheer-/-onderhoud, uitvoering straatreiniging en uitvoering groenvoorziening. C. Vragen over de fonvatie per functie Directie en Raadsgnffier Directie en Raadsgnffier Gemeentesecretaris/Directie Lijnmanagement Raadsgnffier. - Ondersteuning raadsgriffier, raad en rekenkamer(functie) (functie 006) Toelichting Uitsluitend de formatie van de gemeentesecretaris en de directie. Niet_de formatie van hun secretariaat. Dit valt onder bestuurszaken. " "" Onder lijnmanagement verstaan wij alle functionarissen wier hoofdtaak het is om een rol als leidinggevende te vervullen in de lijn van de organisatie. Zij hebben een hirarchische verantwoordelijkheid. Indicatoren daarvoor zijn het houden van functionerings- en beoordelingsgesprekken of deelname aan MT, Coördinatoren, projectleiders, opzichters en meewerkend voormannen rekenen wij niet tot het lijnmanagement. Het is daarbij niet de bedoeling dat u managers opknipt in managementtaken en taken die tot het primaire proces behoren. Functionarissen die aan bovenstaande definitie voldoen, rekent u volledig tot het management. Leidinggevenden van stafafdelingen (stafhoofden) dienen te worden toegerekend aan de desbetreffende afdelingen. Uitsluitend de formatie van de raadsgriffier. De formatie van de staf en ondersteuning van de griffie, raad en rekenkamerfunctie (functie 006).
Berenschot staf en ondersteuning Vul bij dit onderdeel alle formatie van de centrale als de decentrale staf en ondersteunende afdelingen in. Onder decentrale staf en ondersteuning verstaan wij de staffuncties in de diensten of sectoren. Ook neemt u hier de formatie voor overige Belastingen op. Het afdelingssecretariaat van een bepaalde staf of ondersteunende functie telt u mee bij de betreffende afdeling. De formatie van een stafdirecteur / directeur middelen verdeelt u naar rato van het aantal 's over de afdelingen. staf en ondersteuning (centraal en decentraal!) Personeel en Organisatie Informatisering en Automatisering Financin en Control (incl. F&G-takeri van decentrale bedrijfsbureaus) Overioe Belastinaen (exclusief de taken die onder vraaq B9 ziin aenoemd) Toelichting Hoofd, beleidsmedewekers Personeel en Organisatie (incl. intern organisatieadvies), personeelsconsulenten, HRMadviseurs, medewerkers personeelsadministratie (incl. functioneel applicatiebeheer), arbocoórdinatie / BHV coördinatie, interne opleidingen, loopbaanadvies, P&Osecretariaten (inclusief OR-ondersteuning, niet tijdsbesteding OR-leden). Hoofd, beleidsmedewerkers Informatisering en Automatisering, systeem- en netwerkbeheer (incl. technisch beheer internet/intranet niet de inhoud), werkplekondersteuning, helpdesk, technisch applicatiebeheer (niet functioneel applicatiebeheer), applicatie-ontwikkeling, ICT projectmanagement, l&a-secretariaten. Ten aanzien van applicatiebeheer hanteren wij de volgende scheidslijn: technisch en algemeen applicatiebeheer is wel overhead; functioneel applicatiebeheer ten behoeve van specifieke producten die worden gebruikt in het primair proces is geen overhead. Applicatiebeheer ten behoeve van specifieke producten die worden gebruik jn één van de stafafdelingen rekenen wij tot die stafafdeling. Technisch en algemeen applicatiebeheer: het gaat hier om het technisch goed laten functioneren van de software. Functioneel applicatiebeheer: hetgaat hier om het helpen van gebruikers bij het werken met de software. Dit betreft het applicatiebeheer ten behoeve van specifieke producten. Medewerkers internet/ intranet: het gaat hier om de medewerkers die zich bezighouden met het technisch beheer en onderhoud van de internetsite en het intranet. Het gaat daarbij niet om de inhoud van de site. De inhoud valt onder 'Communicatie en Kwaliteitszorg'. Hoofd, controllers, beleidsmedewerkers Financin en Control, planning en control (ook projectcontrol), rapportage en analyse, AO/IC, interne accountantsdienst / E.D.P.-audit, salarisadministratie, administratie (financile administratie / projectadministratie), treasury / verzekeringen, formatie voor rechtmatigheidsonderzoek, btw-compensatiefonds. Walvis, F&C-secretariaten. De formatie voor alle belastingen, exclusief de formatie voor uitvoerende taken die bij vraag B9 is opgenomen. Het betreft onder andere parkeerbelasting, hondenbelasting, precario, rioolheffing, afvalstoffenheffing en toeristenbelasting. De deunwaarder in dienst van de genieente valt hier ook onder ' Ook de formatie voor beleidsmatige taken op het gebied van Belastingen neemt u hier op... ; _.
Bertnsd staf en ondersteuning (centraal en decentraal!) Juridische Zaken Communicatie en Kwaliteitszorg Facilitaire dienst (exclusief de taken die onder vraaq B9 ziin qenoemd) Alle secretariaten in het 'primaire proces' Bestuurszaken en bestuursondersteuning Toelichting Hoofd, juridisch medewerkers, secretariaat juridische afdeling(en). Uitsluitend juridische zaken die niet direct aan een product zijn te relateren. Concreet betekent dit dat het veelal alleen gaat om de centrale juridische staf. Beroep en bezwaar rekenen wij hier niet toe. De ondersteuning van de Commissie Beroep en Bezwaar valt hier wel onder. Hoofd, interne communicatie (personeelsblad), externe communicatie, beantwoorden publieksvragen, beheer internet en intranet (de inhoud, niet de techniek), medewerkers kwaliteitszorg (systeem- en kwaliteitsaudits), secretariaat, communicatieafdelingen en afdelingen kwaliteitszorg. Hoofd, inkoop, magazijnbeheer (voor kantoorpanden), beleidsmatige taken, secretariaten facilitaire afdelingen. Alle secretariaten in de diensten en sectoren, evenals de afdelingen tekstvenwerking. Niet: de secretariaten van de staf en ondersteunende afdelingen (anders ontstaat een dubbeltelling). Hoofd, bestuursondersteuning College van B&W, bestuuriijke samenwerking, beleidscoördinatie, voorbereiding overieggen / commissies gemeentetop, secretariaat bestuur/bestuurzaken, internationale samenwerking. Ook de formatie voor een afdeling Onderzoek en Statistiek neemt u hier op. Hoofdfuncties en functies (productgroepen) Deze indeling is gebaseerd op het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De functionele indeling hanteren wij hierbij als uitgangspunt. 0 001 002 003 004 005 006 Algemeen bestuur Bestuursorganen Bestuursondersteuning college van burgemeester en wethouders Burgerzaken Baten secretieleges burgerzaken Bestuuriijke samenwerking Bestuursondersteuning raad en rekenkamer(functie) Toelichting Hier geen 's invullen. Hier geen 's invullen. Burgeriijke stand, bevolkingsregistratie, rijbewijzen, reisdocumenten, verkiezingen, referenda, huisnummering, straatnaamgeving, kadastrale informatie. Dus niet de hele publieksbalie of KCC. Deze formatie wordt verdeeld over de functies waar dit betrekking op heeft, bijvoorbeeld WMO (622) en bouwvergunningen (823). Hier geen 's invullen. - - - - Hier geen 's invullen. Hier geen 's invullen. De formatie die zich hiermee bezig houdt, vult u in bij het onderdeel directie en raadsgriffier.
irenschot 1 120 140 2 210 211 212 214 215 220 221 223 230 Openbare orde en veiligheid Brandweer en rampenbestrijding Overige beschermende maatregelen Verkeer, vervoer en waterstaat Wegen, straten en pleinen Verkeersmaatregelen te land Openbaar vervoer Parkeren Baten parkeerbelasting Zeehavens Binnenhavens en waterwegen Veerdiensten Luchtvaart Toelichting Beleidsmatige taken van uw gemeente op het terrein van gemeentelijke en regionale brandweer, rampenbestrijding, rampenplan, vooriichting publiek. Beleidsmatige taken van uw gemeente m:b.t. politie, stadswacht, criminaliteitspreventie, explosieven (ruiming of opsporing), reddingwezen, MKZ, BSE, dierenbescherming, vervoer gevaariijke stoffen, wet wapens en munitie, bureau Halt, gevonden voonwerpen, toezicht op collecten, doodschouw. Taken op het gebied van APV (inclusief vergunningveriening). Handhaving APV neemt u hier niet op, maar bij onderdeel B (uitvoerende taken). Het gaat hierbij niet om stadswacht en toezicht openbare ruimte. Deze vult u in bij onderdeel B (de uitvoerende taken). Toelichting Beleidsmatige taken op het gebied van het beheer en onderhoud door uw gemeente van wegen, straten en pleinen, bruggen, spoonwegovergangen, voorzieningen voor het openbaar ven/oer, de openbare veriichting, straatreiniging, gladheidbestrijding, openbare klokken, taxi-standplaatsen, wachtgelegenheden voor openbaar vervoer (abri's), kwaliteitsbeoordeling van het wegennet en registratie van openbare wegen buiten de bebouwde kom. Het opstellen van verkeersplannen (zoals voor verkeerscirculatie), verkeersregelingen (verkeerslichten, -zuilen, -borden, plaatsnaamborden en dergelijke), verkeersmaatregelen (voorlichting, verkeersonderricht, verkeersonderzoek, etc), verkeerstellingen en verkeersvergunningen. Beleidsmatige taken op het gebied van openbaar voervoer, als bus, tram, metro, alsook taxivervoer. Beleidsmatige taken op hét terrein van parkeervoorzieningen (open en besloten parkeervoorzieningen, parkeerpolitie, parkeermeters). Ook vergunningverlening. Hier geen 's invullen. De formatie die zich hiermee bezig houdt, vult u in bij de functie overige Belastingen (als onderdeel van de staf en ondersteuning). Beleidsmatige taken van uw gemeente op het terrein van zeehavens (oa. vaanwegen, verkeersmaatregelen voor op het water, loodsdiensten, beschikbaarheid radarinstallaties en radardiensten). Beleidsmatige taken van uw gemeente-betreffende binnenhavens en watenwegen, met uitzondering van binnenhavens die hoofdzakelijk het karakter hebben van jachthavens (zie hiervoor functie 560). Het gaat hierbij onder andere om vaarwegen, loodsdiensten etc. Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende de gemeentelijke veerdiensten en particuliere overzetveren. Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende luchtvaartterreinen en inkomensoverdracht aan luchtvaartinstellingen. Niet: Vliegvelden'die uitsluitend bestemd zijn voor het sportvliegen (zie hiervoor functie 560).
erenschi 240 Waterkering, afwatering en landaanwinning Beleidsmatige taken van uw gemeente op dit terrein (bijvoorbeeld opstellen waterbeleidsplan). Waaronder: zeedijken, dijkwachten, zorg voor afiwatering (oa mbv waterlozingen, watergemalen, afwateringssluizen), landaanwinningswerken, sloten, beschoeiingen. 3 310 320 330 340 341 Economische zaken 'Handel en ambacht Industrie Nutsbedrijven Agrarische productie en ontginning Overige agrarische zaken, jacht en visserij Toelichting Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende straatmarkten, accommodaties voor handel en ambacht (veilingen, winkels, hotels, bedrijfspanden), beurzen, winkelweken, steun aan bedrijven en fondsen voorde middenstand. Niet de marktmeesters, deze vult u in bij de uitvoerende taken. Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende industrieterreinen, -gebouwen, industrile activiteiten en overige industrile aangelegenheden. Het gaat hier ook om winning van zand en grind door gemeente, industriebanken, deelnemingen in industrile ondernemingen. Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende nutsbedrijven, zoals elektriciteits-, gas, drinkwater- en warmtevoorziening, centrale antennebedrijven. Beleidsmatige taken van uw gemeente op het gebied van gemeentelijke agrarische bedrijven of door de gemeente gesubsidieerde agrarische bedrijven. Waaronder: gemeentelijke landbouwbedrijf, -tuihbouwcentrum, -bosbedrijf, proeftuinen, bijenteelt, gemeentelijke ontginningswerken. Beleidsmatige taken van uw gemeente op het gebied van jacht, visserij en agrarische zaken, zoals borgstellingfondsen voor tuinbouw, bestrijding plantenziekten, insecten, land- en tuinbouwvoorlichting, veterinair toezicht, slachthuizen, afvoer kadavers, tentoonstellingen, financiering vissersvloot, verbetering van de visstand. 4 4xx 482 Onderwijs Regulier onderwijs Volwasseneneducatie Toelichting Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende primair (inclusief speciaal), voortgezet, beroeps- en hoger ondenwijs. Inclusief leeriingenvervoer, leerplichttaken eh huisvestingstaken. Beleidsmatige taken van uw gemeente voor vormen van ondenwijs die bestemd zijn voor personen waarvoor het volgen van onderwijs niet de hoofdactiviteit is. Waaronder educatie en alfabetiseringsondenwijs, educatie en alfabetiseringsonderwijs; deeltijd voorbereidend wetenschappelijk ondera/ijs; deeltijd. voorbereidend beroepsondenwijs en beroepsbegeleidend ondenwijs (leeriingwezen); vormingsonderwijs aan vormingsinstituten (voor jeugdigen en jong volwassenen); enzovoorts.
Berenschot 5 510 511 530 531 540 541 550 560 580 Cultuur en recreatie Openbaar bibliotheekwerk Vormings- en ontwikkelingswerk Sport Groene sportvelden en terreinen Kunst Oudheidkunde / musea Natuurbescherming Openbaar groen en openluchtrecreatie Overige recreatieve voorzieningen Toelichting Beleidsmatige taken van uw gemeente op dit terrein. Waaronder: openbare bibliotheken, leeszalen, discotheek (de muziekverzameling), filmotheek en fonotheek. Beleidsmatige taken van uw gemeente op dit terrein. Waaronder: kunstzinnig vorming, muziek-en dansscholen, bewustwordingsprojecten derde wereld, dodenherdenking en gesprekscentra. Beleidsmatige taken van uw gemeente op dit terrein. Waaronder: sportbevordering, sportverenigingen, sportmanifestaties, schoolsportdagen, accommodaties voor sportbeoefening, recreatieve sportbeoefening. Beleidsmatige taken die verband houden met (kunst)grasvelden, inclusief gebouwen zoals kleedkamers of de kantine die uitsluitend ten dienste staan van het gebruik van deze sportterreinen. Niet: groene sportvelden en -terreinen bij scholen (valt onder functie 4xx). Beleidsmatige taken van uw gemeente op dit terrein. Waaronder: subsidiring voorzieningen (zoals schouwburgen en openluchtpodia) en gezelschappen, kunstbeoefening, kunstbevordering, podiumkunsten, tentoonstellingen op het gebied van kunst. Beleidsmatige taken van uw gemeente op het gebied van het verzamelen, conserveren, systematisch rangschikken en voor ieder toegankelijk maken van uitingsvormen van culturele of natuuriijke oorsprong. Waaronder gemeentelijke monumenten, musea, expositieruimten, historische gebouwen, archiefbewaarplaatsen, heemkunde. Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende natuur- en landschapsbescherming, zoals natuurreservaten, bossen, boomplantdagen, natuunwachten. Beleidsmatige taken van uw gemeente op het gebied van openbaar groen en openlucht reactie, zoals plantsoenen, parken, recreatievoorzieningen, kinderboerderijen, dierentuinen, jachthavens, recreatiestranden, visvijvers, kampeerterreinen, bevordering toerisme, volksfeesten, VW, evenementen. Beleidsmatige taken van uw gemeente op dit terrein. Waaronder: speeltuinen, trapveldjes, plaatselijke en regionale media, subsidiring hobbyclubs en gezelligheidsverenigingen, beheer van congresgebouw en andere accommodaties.
Berenschot 6 610 t/m 614 620 621 622 630 641 650 651 652 Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening. Sociale voorzieningen Maatschappelijke begeleiding en advies Vreemdelingen Huishoudelijke verzorging /WMObeleid Sociaal cultureel werk Tehuizen Kinderdagopvang Dagopvang gehandicapten Voorzieningen gehandicapten ^ Toelichting Het gaat hierbij om alle beleidsmatige taken op het gebied van: Bijstandsveriening Werkgelegenheid (bijvoorbeeld sociale werkvoorziening, werkgelegenheidsinitiatieven, werkgelegenheidsprojecten) Inkomensvoorziening (bijvoorbeeld loaz, WWIK). Overige sociale zekerheidsregelingen (bijvoorbeeld eenmalige uitkeringen gebaseerd op de relevante sociale zekerheidswetten en -regelingen) Gemeentelijk minimabeleid (bijvoorbeeld bijzondere bijstand, kwijtschelding lokale belastingen) Het gaat hierbij om de formatie die zich met beleidsmatige taken bezig houdt. Het gaat hierbij hiet om consulenten, administratief medewerkers en klantmanagers. Deze heeft u al bij onderdeel B opgenomen. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om de beleidsmedewerkers en adviseurs. Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende het Algemeen Maatschappelijk Werk, maatschappelijk werk gericht op specifieke groepen, indicatiecommissies, verslavingszorg, gezinsverzorging en maatschappelijke opvang (o.a. blijf van mijn lijf huizen), maatschappelijk advies en informatie. Beleidsmatige taken van uw gemeente op het gebied van integratie van etnische minderheden, vreemdelingenwet, inburgering en integratie nieuwkomers (en oudkomers), opvang en zorg asielzoekers. Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende alle WMOtaken. Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende sociaalcultureel werk, buurt- en clubhuiswerk, samenlevingsopbouwwerk, (exploitatie van) gemeenschapshuizen en jeugden jongerenwerk (o.a. scouting). Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende de huisvesting van specifieke doelgroepen, zoals tehuizen voor lichamelijk en / of zintuiglijk gehandicapten, tehuizen voor daklozen, bejaardenoorden, sociale kindertehuizen, internaten. Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende kinderdagopvang, peuterspeelzaal en buitenschoolse opvang. Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende dagverblijven verstandelijk en / of lichamelijk gehandicapten. Beleidsmatige taken op het gebied van voorzieningen voor gehandicapten, waaronder collectief vervoer, aanpassingen aan de woning, individuele vervoersvoorzieningen. 10
'erei ;hot 7 711 712 714 715+ 716 721 722 723 724 725 726 Volksgezondheid en milieu Ambulancevervoer Verpleeginrichtingen Openbare gezondheidszorg Jeugdgezondheidszorg, uniform en maatwerk deel Afvalvenwijdering en -verwerking Riolering en waterzuivering Milieubeheer Lijkbezorging Baten reinigingsrechten en afvalstoffenheffing Baten rioolrechten Toelichting Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende de exploitatie van de gemeentelijke ambulancedienst / ziekenvervoer Beleidsmatige taken van uw gemeente met betrekking tot ziekenhuizen, sanatoria, verpleegtehuizen, revalidatiecentra, kraaminrichtingen, etc. Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende de openbare gezondheidszorg volgens de Wcpv (exclusief de jeugdgezondheidszorg), waaronder epidemiologie, preventieprogramma's, openbare geestelijke gezondheidszorg, gemeentelijke gezondheidsdiensten, subsidie EHBO. Beleidsmatige taken van uw gemeente met betrekking tot het basistakenpakket Jeugdgezondheidszorg, volgens de Wcpv en het besluit jeugdgezondheidszorg, waaronder monitoring en signalering ontwikkeling gezondheid jeugdigen, screeningen, vaccinaties, vooriichting, advies, zorgmaatregelen. Beleidsmatige taken van uw gemeente op het terrein van vuilophaal en -afvoer en vuilvenwerking (vullophaal, reinigingsdienst, vuilverwerking). Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende riolen en rioolgemalen, bestrijding verontreiniging oppervlaktewater, rioolwaterzuivering en bestrijding oppervlaktewaterverontreiniging. Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende duurzaamheid, de kwaliteit van de bodem en de atmosfeer. Waaronder beheersing geluidshinder, bodemonderzoek en ongediertebestrijding. Hier vult u ook de formatie in voor vergunningveriening inzake Wet Milieubeheer. Beleidsmatige taken van uw gemeente op dit terrein. Waaronder: begraafplaatsen, crematoria en rouwkamers. Inclusief begraafplaatsadministratie. Hier geen f.t.e.'s invullen. De formatie die zich hiermee bezig houdt, vult u in bij de functie overige Belastingen (als onderdeel van de staf en ondersteuning). Hier geen f.t.e.'s invullen. De formatie die zich hiermee bezig houdt, vult u In bij de functie ovenge Belastingen (als onderdeel van de staf en ondersteuning). 8 810 820 821 Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting Ruimtelijke ordening Woningexploitatie / woningbouw Stads- en dorpsvernieuwing Toelichting Structuur- en bestemmingsplannen, voor zover niet behorend tot bouwgrondexploitatie. Ook formatie voor de landmeter en planschade neemt u hier op. Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende zorg voor volkshuisvesting. Dit omvat woningexploitatie, woningbouw door instellingen en personen, woningverbetering, besluit geldelijke steun volkshuisvesting. Beleidsmatige taken van uw gemeente op het gebied van stadsen dorpsvernieuwing. Wet stedelijke vernieuwing, opstellen van plannen, algemene voorbereiding en bijdragen in bouwgrondexploitatie van stads- en dorpsvernieuwingcomplexen. 11
-erenschot 8 822 823 830 Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting Overige volkshuisvesting Bouwvergunningen Bouwgrondexploitatie Toelichting Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende bouw-, woning- en welstandstoezicht, schoonheidscommissies, uitvoering van Woningwet en Huisvestingswet, doorstroming, brandpreventie woningen, woningtelling, vangnetregeling huursubsidie, huisuitzettingen, splitsingsvergunningen, woonruimteverdeling, woonschepen en woonhavens, woonwagens en woonwagencentra. Ook taken op het gebied van het verienen van sloopvergunningen, aanlegvergunningen, woonvergunningen etc. Beleidsmatige taken van uw gemeente betreffende bouwvergunningen. Hier vult u ook de formatie in die zich bezig houdt met bouwvergunningveriening. De formatie voor bouw- en woningtoezicht vult u in bij onderdeel B (uitvoerende taken). Beleidsmatige taken van uw gemeente op dit terrein. Betreft activiteiten waarbij ruwe onbebouwde gronden -of gronden die gesaneerd en gereconstrueerd moeten worden, worden omgevormd tot bouwterreinen. Waaronder: grondvenwen/ing, bouwrijp maken, woonrijp maken, financiering en administratie bouwgrondexploitatie, opstellen structuur- en bestemmingsplannen betrekking hebbend op bouwgrondexploitatie, erfpacht. Ook de formatie voor een 'grondbedrijf', de BAG (Basisadministratie Adressen en Gebouwen) en GEO-informatie neemt u hierop. Wijkcoördinatoren/buurtregisseurs: De formatie van deze functies verdeelt u over de beleidsfuncties waar deze functies inhoudelijk bij betrokken zijn. 12
lerenschot D. Vragen over de salarisopbouw van het ambtelijk apparaat Doel van deze vraag is om de salarisopbouw van uw gemeente te vergelijken met die van andere gemeenten. Voor het onderzoek naar de omvang van het ambtelijk apparaat is het niet noodzakelijk dat u deze vraag invult. Het levert echter wel interessante vergelijkingsinformatie op. E. Ziekteverzuim Doel van deze vraag is om de ziekteverzuimgegevens van uw gemeente te vergelijken met die van andere gemeenten. Voor het onderzoek naar de omvang van het ambtelijk apparaat is het niet noodzakelijk dat u deze vraag invult. Het levert echter wel interessante vergelijkingsinformatie op. Verzuimbeheersing gaat vooral leven wanneer een sectorhoofd of manager als verantwoordelijke op de verzuimcijfers aangesproken kan worden. Daardoor krijgt deze persoon belang bij het terugdringen van het ziekteverzuim. Daartoe is het belangrijk om verzuimcijfers op afdelingsniveau te vergelijken met gemeenten in dezelfde grootteklasse. Zodra deze gegevens beschikbaar zijn, kan namelijk de vraag worden gesteld: 'Hoe kan het dat onze afdeling wijkbeheer een verzuim van 11% heeft, tenwijl dat bij andere gemeenten 7% is?' In de vragenlijst hebben we de functionele indeling volgens het Besluit Begroting en Verantwoording gehanteerd. Deze is echter niet bruikbaar bij het in kaart brengen van de ziekteverzuimgegeven. We kiezen er daarom voor een alternatieve indeling toe te passen om de vergelijking toch te kunnen maken. Wij zijn hierbij uitgegaan van afdelingen die vaak bij gemeenten voorkomen. Het in de vragenlijst gepresenteerde overzicht van afdelingen is daarom niet volledig, maar omvat bij de meeste gemeenten wel een belangrijk deel van de totale formatie. De definitie van ziekteverzuim is: gemiddeld percentage ziekteverzuim in 2009, inclusief langdurig verzuim, exclusief zwangerschapsveriof De definitie van meldingsfrequentie is het gemiddeld aantal ziektemeldingen per medewerker per jaar in 2009. F. Inhuur Onder /n/7t7ur verstaan wij alle kosten van de uitvoering van een taak door derden, waarbij de aansturing van de medewerkers die de taak uitvoeren binnen de ambtelijke organisatie plaatsvindt. Bijvoorbeeld: de uitvoering van de taak door een interimmanager of een uitzendkracht. Het gaat derhalve om mensen die tijdelijk een plek innemen binnen de hirarchie van de gemeentelijke organisatie. Daartoe rekenen wij dus niet de kosten van uitbesteding, aangezien bij uitbesteding de medewerkers die de taak uitvoeren niet worden aangestuurd binnen de gemeentelijke organisatie, maar o.b.v. een uitbestedingscontract (bijvoorbeeld de uitbesteding van het groenonderhoud). Wij onderscheiden de volgende twee vormen van inhuur: Inhuur op reguliere taken. Als gevolg van ziekte, zwangerschapsverlof, openstaande vacatures of tijdelijke toename van de vraag naar producten of diensten. Deze vorm van inhuur heeft met name betrekking op de inhuur van uitzendkrachten, gedetacheerden en interim-managers. U huurt een 'functie voor een bepaalde tijd' in. 13
Berenschoi Inhuur bij extra taken/projecten. Specifieke projectkennis of vaardigheden zijn niet of onvoldoende beschikbaar binnen de eigen organisatie. Het totaalbedrag van deze twee posten vult u in bij inhuur. U hoeft dit niet uit te splitsen. Dit blijkt voor veel gemeenten namelijk niet goed mogelijk te zijn. De uitkomsten beogen daarom ook slechts een indicatie te geven van de mate van inhuur De volgende vorm van inhuur laten wij buiten beschouwing: Specialistische inhuur / onderzoek. Inhuur van derden is noodzakelijk omdat specifieke kennis niet of onvoldoende beschikbaar is binnen de organisatie. Deze vorm van inhuur heeft vooral betrekking op de inhuur van adviseurs en consultants. Resultaat is meestal een 'product' zoals een rapportage of een advies. Onder de bezettingsgraad verstaan wij de gemiddelde feitelijke bezetting (in ) ten opzichte van de formatie vojgens het formatieplan. Bereken het gemiddelde over 2009. G. Optionele onderdelen Dit benchmarkonderzoek kent twee optionele onderdelen: Outputindicatoren en de Verdieping op Staf en Ondersteuning Outputindicatoren (deelname kosteloos) De indeling van de lijst met outputindicatoren volgt de functionele BBV-indeling. De selectie bestaat uit die outputindicatoren die het meest van invloed zijn op de formatie per functie. In de notitie hebben wij aangegeven op welke wijze wij met deze indicatoren omgaan. Voor het onderzoek naar de omvang van het ambtelijk apparaat is het niet noodzakelijk dat u deze vraag invult. Het kan wel interessante vergelijkingsinformatie voor u opleveren. Verdieping op Staf en Ondersteuning (zie voor deelname het inschrijfformulier) Dit onderdeel gaat dieper in op de specifieke functies en kosten per onderdeel van de staf en ondersteuning. 14
Berenschot Toelichting op de vragenlijst Verdieping Staf en Ondersteuning Welke formatie? Het gaat ten aanzien van de formatie om alle centrale en decentrale formatie van de genoemde staf- en ondersteunende functies, inclusief vacatures. Een toelichting op de staf en ondersteunende functies treft u aan op pagina 4 t/m 6 van de toelichting op de vragenlijst omvang ambtelijk apparaat. Aanvullend daarop is nog het volgende van belang: Welke loonkosten? Wij gaan uit van het feitelijk bruto jaarsalaris, inclusief alle toeslagen, zoals overwerk, bonussen, vakantiegeld, sociale lasten en pensioenpremies over het gehele jaar 2009. Niet: de zogenaamde 'overige personele lasten', zoals opleidingsbudgetten, kosten voor werving en selectie, etc. Wanneer een medewerker meerdere taken uitvoert, worden de salarislasten (bij benadering) conform de tijdsbesteding toegerekend aan de betreffende taken. Inhuur en uitbesteding Het gaat daarbij om alle kosten van inhuur en uitbesteding, met uitzondering van de kosten die worden gemaakt ter vervanging van personeel dat behoort tot de vaste formatie (anders ontstaat een dubbeltelling). Wel worden kosten voor het structureel inhuren van mensen meegenomen evenals kosten van het door middel van uitbesteding opvangen van pieken. Kosten voor het vervangen van een zieke medewerker of de inhuurkosten voor iemand die tijdelijk een vacature vervult waarvoor wordt geworven worden niet meegerekend. Automatiseringskosten Onder de automatiseringskosten verstaan wij de (afschrijvings-)kosten van hard- en software, licenties en overige computerfaciliteiten, bijvoorbeeld datacommunicatie. Huisvestingskosten Onder huisvestingskosten verstaan wij de totale kosten voor huisvesting: afschrijvingen/huur, onderhoud gebouwen, kapitaailasten, wettelijke heffingen, energie en water, schoonmaak en verzekeringen. Het gaat om de huisvestingskosten van de gemeentekantoren (dus niet: de brandweerkazerne en gemeentewerf). Dit geldt eveneens voor het vloeroppervlak. 15
Berenschot Bijlage C Good practices 42194-september 2010
Berenschot Good practices Loopbaanbeleid (Emmen) Inleiding De gemeente Emmen is van mening dat de maté waarin doelstellingen worden bereikt, vóór alles wordt bepaald door de kwaliteit en prestaties van haar medewerkers. Emmen investeert daarom in de ontwikkelingen het 'boeien en binden' van medewerkers. Hiertoe is een traject 'Leren en Ontwikkelen' gestart. Het traject kent een aantal belangrijke peilers. Er is een leergang voor managers gevormd. Daarnaast is in samenwerking met de Rijksuniversiteit Groningen een post-academisch jong talentenprogramma en een post-academische leergang voor seniorbeleidsmedewerkers gestart. Verder heeft de gemeente Emmen op interactieve wijze een nieuw en succesvol loopbaanbeleid opgezet. Aanpak loopbaanbeleid Borging betrokkenheid De gemeente Emmen wilde voorkomen dat het loopbaanbeleid zou stranden in goede bedoelingen. Emmen vindt het belangrijk dat het belang van goed loopbaanbeleid binnen de organisatie breed wordt erkend en gedeeld. Het moet 'tussen de oren zitten'. Alleen dan hebben zowel de organisatie als haar medewerkers hier profijt van. Daarom is op voorhand veel energie gestoken in betrokkenheid vanuit de organisatie. Zo is vanaf 2007 op interactieve wijze in vijf werkgroepen van circa vijftien medewerkers (leidinggevenden, medewerkers en P&O-ers) in beeld gebracht wat nodig is om loopbaanbeleid in Emmen van de grond te krijgen (wat moet er gebeuren? wat werkt wel en wat werkt niet in Emmen?). De conceptnota die naar aanleiding van deze bijeenkomst is opgesteld, is besproken in een managersbijeenkomst met alle directeuren en afdelingshoofden en vervolgens in personeelsbijeenkomsten die werden voorgezeten door het decentraal management en de P&O-consulenten. Bovendien heeft het topmanagement een belangrijke rol gekregen in de uitvoering van het beleid. Het heeft zitting in de 'loopbaancommissie', die zich bezighoudt met vormgeving van de loopbaanpaden en de concrete matching tussen vacatures en loopbaankandidaten. Pilot 'Loopbaanontwikkeling' Voordat het beleid definitief wordt ingevoerd, is eerst gedurende zes maanden de pilot 'Loopbaanontwikkeling' uitgevoerd, in totaal hebben 130 medewerkers zich hier middels een open inschrijving voor opgegeven. Allereerst zijn bij alle medewerkers de talenten, ambities en mogelijkheden vastgesteld. Hiertoe zijn gesprekken gevoerd met zowel medewerkers als hun direct leidinggevenden. Tijdens sommige intakegesprekken bleek dat medewerkers onvoldoende zicht hadden op hun talenten en kwaliteiten of dat ze twijfelden over een bepaalde ontwikkelingsrichting. Zij kregen het aanbod om een test te ondergaan om zo een beter fundament te leggen onder de verdere vormgeving van hun loopbaan. 42194 - september 2010
erenscho' Het investeren in het huidige personeel is één manier om de kwaliteit en de prestaties te verbeteren. Om het integrale loopbaanbeleid een impuls te geven is in de pilot ook een nieuwe wijze van interne vacature invulling onderzocht. Hierbij wordt de eerste selectie niet meer uitgevoerd door de afdeling of het team waar de vacature is ontstaan, maar door een loopbaancommissie, bestaande uit de gemeentesecretaris, twee directeuren en het afdelingshoofd P&O. De commissie wordt ondersteund door een mobiliteitscoördinator. De loopbaancommissie maakt langs drie sporen een afweging welke kandidaat in een bepaalde vacature kan worden geplaatst: het belang van de individuele medewerker, het belang van de organisatie en het belang van het team of de afdeling waar een vacature is ontstaan. Voor een goede invulling van de vacature wordt ook een uitgebreid intakegesprek gevoerd tussen de leidinggevende en P&O. Tijdens dit gesprek komen alle facetten van de functie aan de orde, van opleidingen en algemene en specifieke competenties tot aan de afdelingscultuur. Op basis van het advies van de loopbaancommissie neemt het centraal loopbaanberaad (het complete directieteam en het afdelingshoofd P&O) een definitief besluit over de plaatsing van een kandidaat. Resultaat Het loopbaanbeleid is hard op weg een geïntegreerd onderdeel van het Emmense personeelbeleid te worden. Er is bij zowel medewerkers als management aandacht voor en enthousiasme over loopbaanontwikkeling. De aanpak in de pilot loopbaanontwikkeling heeft geresulteerd in 130 concrete loopbaanadviezen voor alle deelnemers. Van de 130 deelnemers zijn na een halfjaar circa 25 deelnemers doorgestroomd naar een andere functie. Verder hebben 45 deelnemers een test ondergaan (beroepskeuzetest of capaciteitentest) om meer zicht te krijgen op ambities en talenten en daardoor hun loopbaan beter te kunnen inrichten. Daarnaast hebben 10 medewerkers, in een soort van laboratoriumsetting, ervaren of leidinggevende taken bij hen passen. Om het interactieve karakter met betrekking tot de ontwikkeling van dit beleid vast te houden worden regelmatig bijeenkomsten georganiseerd met deelnemers en leidinggevenden (waaronder een loopbaancafé). Hun inbreng is wezenlijk om tot definitief beleid te komen^. ^ Naast resultaten met loopbaanbeleid in Emmen, is ook enig wetenschappelijk onderzoek verricht naar het effect van loopbaanbeleid op organisaties. Daaruit blijkt dat dit leidt tot positieve effecten voor zowel de organisatie als haar medewerkers. Van Dam en Thierry (2000) concluderen bijvoorbeeld dat dergelijke investeringen leiden tot meer tevredenheid en loyaliteit, minder verloop, meer ontplooiingsactiviteiten en een grotere bereidheid zich voor de organisatie in te spannen. Onderzoek door de OECD (1997) laat bovendien - zien dat loopbaanmanagement ondermeer resulteert in hogere productiviteit, veriaging van de kosten en verbetering van de algemene bedrijfsprestaties. Ook Brouwer, Van Lin en Zwinkei (2001) onderschrijven het belang van loopbaanbeleid. "De organisatie kan de concurrentie beter aan, snel inspelen op veranderingen wordt gemakkelijker, de kwaliteit van de producten en de service verbetert, de betrokkenheid en'mötivatie nemen toe, het bedrijf wordt een aantrekkelijke partij op de arbeidsmarkt en het prsoneelsverioop neemt af,' " waardoor de kosten van het aantrekken van nieuwe mensen dalen". ' ~ A2'\9i^- september 2010
BerenschO' Het effectief beheersen van de workload van beleidsmedewerkers (Smallingeriand) Inleiding Berenschot heeft in 2009 in opdracht van het A+O fonds Gemeenten bij een aantal gemeenten onderzoek gedaan naar de relatie tussen politiek-bestuurlijke ambities en formatieplanning. De gemeente Smallingeriand was één van de deelnemende gemeenten. Centraal stonden de volgende drie vragen: Hoe hoog is de werkdruk/werkstress in de gemeente? Hoe slagvaardig kan de gemeente opereren? Hoe beheerst de gemeente de workload van de beleidsmedewerkers? Wat kunnen we leren van de gemeente? Casus Smallingeriand De gemeente Smallingeriand ligt in Friesland en telt ruim 55.000 inwoners. Hoe hoog is de werkdruk/werkstress in de gemeente? Hoe slagvaardig kan de gemeente opereren? De werkdruk binnen Smallingeriand is over het algemeen goed hanteerbaar, zo blijkt uit de gesprekken en een medewerkertevredenheidsonderzoek uit 2007. Dit is opvallend gezien de relatief geringe formatie van de gemeente. Het verzuim ligt met 6,3% in 2008 boven het landelijk gemiddelde, maar in de interviews wordt aangegeven dat dit niet of nauwelijks werkdrukgerelateerd is. De slagvaardigheid van de gemeente lijkt groot, getuige het feit dat Smallingeriand met haar krappe bezetting raad en college tevreden weet te stemmen. Bovendien is Smallingeriand in april 2009 na een onafhankelijke burgerenquête uitgeroepen tot 'beste gemeente van Friesland'. Hoe beheerst de gemeente de workload van beleidsmedewerkers? Uit de verschillende gesprekken blijkt een duidelijk visie: Smallingeriand houdt het graag simpel. Het doel van de gemeente is het zo goed mogelijk bedienen van de burgers. Acties die daar niet o indirect aan bijdragen, worden vermeden. De formatie wordt bewust krap gehouden, wat gewaardeerd door de raad en het college. Om toch slagvaardig te kunnen zijn, zonder de werkdruk te hoog te laten worden, moet de gemeente efficint werken. Zij hanteert daarom enkele 'spelregels'. Het directieteam stelt de kaders op, bewaakt deze en geeft het goede voorbeeld. De gemeentesecretaris omschrijft zichzelf als 'criticaster in vaste dienst' engeeft aan daarom vaak 'de burger' te spelen. Dit zowel naar college als ambtelijke organisatie. Aangegeven wordt dat het directieteam een hecht team vormt, dat veiligheid en stabiliteit creert,. _.. 'Medewerkers weten waar ze aan toe zijn'. Het directieteam bestaat uit een algemeen - directeur/gemeentesecretaris," een directeur financin en een personeelsdirecteur. "" 42194-september 2010
Berenschot Smallingeriand hanteert, behalve voor grotere projecten, geen organisatiebreed systeem van - capaciteitsplanning. Het directieteam is namelijk van mening dat prioriteiten zo snel verschuiven dat gemeentebrede planning niet zinvol is. Vanuit de beperkte capaciteit wordt bekeken wat wel en niet mogelijk is. Het college wordt daardoor uitgenodigd keuzes te maken. Beleidsmedewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor hun planning. Zij geven aan wat zij wel en niet haalbaar achten. Dit stemmen zij af met hun afdelingshoofd. Hieronder treft u een versimpeld voorbeeld van een werkplanning zoals medewerkers in Smallingeriand deze opstellen. Naam medewerker ALGEMEEN Jan feb mrt apr mei dec TOTAAL Huisvestingsprogramma Noodlokalen 25 18 20 22 25 25 25 18 25 20 25 20 300 240 ADHOC WERKZAAMHËKiNl/KiiUSSEN i Diversen 25 25 25 25 25 25 300 INTERNE PROJECTEN/PROCESSEN Herziening beleidsregels 30 30 30 30 : 30 30 360 TOTAAL Benodigd TOTAAL Beschikbare directe uren Verschil 98 100 2 97 100 3 105-100 -5 98 100 100 i 100 2 0 0 - _, 0 100 100 0 1200 1200 0 Collegeleden stemmen opdrachten en vragen tijdens het wekelijks portefeuilleoverleg direct af met de afdelingshoofden. Inhoudelijke afstemming vindt vervolgens direct tussen collegeleden en beleidsmedewerkers plaats. Dit directe contact werkt snel en zorgt ervoor dat men van elkaar weet wat er speelt. Dit leidt tot wederzijds begrip. Zowel beleidsmedewerkers als collegeleden zijn verantwoordelijk om het afdelingshoofd te betrekken bij de planning. Het afdelingshoofd neemt geen verantwoordelijkheid voor afspraken waarbij hij of zij niet tijdig betrokken is. Het directieteam bemoeit zich in principe niet met het contact tussen collegelid en afdeling. Zij komt hier alleen tussen als er iets mis gaat. Het directieteam fungeert als 'zeef tussen de afdelingen en het college. Vanuit de secretarisfunctie wordt wel een inhoudelijke toets uitgevoerd uit op de stukken die naar het college gaan. 'Onduidelijkheid of te veel details leiden tot extra werk'. 42194-september 2010
Berenschot Schematisch ziet de afstemming over het incidenteel werkaanbod in Smallingeriand er als volgt uit. Afstemming over incidenteel werkaanbod Smallingeriand ii\im\fy0\i3x-m.j ) '^^^Smss^s^BS'^m De gemeente Smallingeriand gebruikt geen organisatiebreed planningssysteem. Beleidsmedewerkers beheren hun eigen planning. Over incidentele vragen en opdrachten vindt directe afstemming plaats tussen collegeleden en de afdeling (zowel afdelingshoofd als beleidsmedewerkers). Het directieteam komt hier in principe niet tussen. Opvallend is dat wordt aangegeven dat beleidsmedewerkers vanuit de raad weinig werk ontvangen. Het meeste werk betreft autonome werkzaamheden (+/- 55%). Daarnaast komt een belangrijk deel komt voort uit het collegeprogramma (+/- 30%) en nieuwe wet- en regelgeving (+/-15%). Het laag beleggen van verantwoordelijkheden stelt hoge eisen aan de kwaliteit van leidinggevenden en personeel, zo wordt aangegeven. Niet iedereen kan of wil in een dergelijke organisatie werken. Smallingeriand zoekt daarom zeer kritisch naar medewerkers die passen in deze werkwijze en doet veel moeite om zich op de regionale arbeidsmarkt te profileren als plezierige werkgever. De gemeente gebruikt hiervoor extra instrumenten zoals een door Smallingeriand gestarte en inmiddels in de provincie ruim gebruikte site (www.werkeninfriesland.nh die goedkoop en effectief is. Vaak vindt selectie plaats door mensen van samenwerkende afdelingen. Hierbij wordt extra gelet op 'passen in de organisatie'. Wanneer men niet tevreden is, wordt langer doorgezocht. IVlinstens zo belangrijk als het werven van goede mensen vindt de gemeente het behouden ervan. Kernwoorden hierbij zijn ondermeer vrijheid van handelen,'krenten in de pap' regelen (leuke incidentele opdrachten) en het nastreven van een prettige sfeer. 42194 - september 2010
Tot slot krijgen alle medewerkers een zogenaamde PEP-training (Persoonlijk Efficiency Programma) aangeboden. Wat kunnen we leren van Smallingeriand? Smallingeriand kiest voor een krappe formatie. Om toch slagvaardig te kunnen zijn én de werkdruk te beperken, is een hoge efficintie vereist. Hiertoe houdt de gehele organisatie strak vast aan enkele hiervoor beschreven 'spelregels'. In de kern komt het erop neer dat alles zo simpel mogelijk gehouden wordt. Het directieteam zet een stevige visie neer op de rollen van de (gemeentelijke) overheid. Het is hierin enigszins recalcitrant en voelt zich niet gauw verplicht zich te conformeren aan wat 'gebruikelijk' is of voorgeschreven wordt. Deze visie wordt zowel intern als extern helder gecommuniceerd. Er vindt zoveel mogelijk directe afstemming plaats tussen het college en de afdelingen. Verantwoordelijkheden worden laag belegd. Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor hun planning. Dit alles met als doel de burger zo goed mogelijk te bedienen. 42194 - september 2010
Berenschoi Snijden in de overhead bij een bedrijf (A, een anonieme zakelijke dienstverlener) Snijden in de overhead is momenteel een actueel thema. Op dit terrein verrichten wij veel opdrachten, ook in andere sectoren. Dit jaar voegen we één good practice toe, uit de sector zakelijke dienstverlening. Het gaat om een pensioenuitvoerder. De organisatie verzorgt onder meer de premie-inning en de uitkering van pensioenregelingen, het beheren en beleggen van vermogens en het verrichten van aanvullende diensten. We blikken terug op een operatie die zes jaar geleden is gestart. Doelstelling voor de operatie Het drastisch reduceren van de kosten om tot een marktconforme kostenstructuur te komen. Middel Het op basis van benchmarks en aanvullend onderzoek in één grote klap reduceren van de kosten. De overhead van A bedraagt in 2008 19,1% ( overhead/totaal aantal ). Dat is substantieel lager dan het gemiddelde van de sector pensioenuitvoerders/verzekeraars (27,8%) en iets lager dan de zakelijke dienstverlening als geheel. Voor aanvarig van de operatie zag dit cijfer er geheel anders uit. De bomen groeiden eind vorige eeuw tot in de hemel. Door de hoge rendementen op beleggingen waren de kosten toen van ondergeschikt belang. Met de kelderende beurskoersen kwam daarin radicaal verandering. De stakeholders vonden de organisatie veel te duur geworden. Dit bleek onder meer uit een benchmark onder pensioenuitvoerders. De zelfstandige positie van de organisatie stond ineens ter discussie. Deze crisis leidde tot een extern onderzoek. Er werd een nieuwe directeur aangesteld en er kwam een nieuwe strategie: niet langer werd aan enkele sectoren een breed productenaanbod aangeboden. Het doel werd nu om het productenaanbod te beperken tot pensioenuitvoering en om daarmee meer sectoren te gaan bedienen. Om aantrekkelijk te blijven voor de huidige deelnemers moesten de kosten per pensioendeelnemer drastisch dalen. A besloot de omslag naar een marktconforme kostenstructuur in één grote klap te maken. Het externe onderzoek liet zien dat de personele omvang met 25% kon worden gereduceerd. Voor de helft van deze medewerkers volgde gedwongen ontslag. Er werd daarnaast gebruik gemaakt van pre-pensioenmaatregelen. Per leeftijdscohort van 10 jaar werd het LIFO principe toegepast: Last in First out. Zo werd in totaliteit de leeftijdsopbouw van de organisatie niet aangetast. Het reorganisatiebudget omvatte een derde deel van de totale begroting. De helft daarvan werd besteed aan reorganisatiekosten (ontslagvergoeding, advies- en interim-kosten, etc.) en de andere helft aan de nieuwbouw van de ICT-structuur. De reorganisatie werd 1,5 jaar lang getrokken door een interim-directeur. Resultaat Nu, zes jaar later, kijkt de controller tevreden op de operatie terug. De reorganisatiekosten waren snel terugverdiend. De kosten per pensioendeelnemer daalden van 160 naar 110. Daarmee is de discussie over het zelfstandig voorbestaan van de organisatie vooriopig naar de achtergrond verdwenen. En tevens maakten deze lage kosten A aantrekkelijk voor nieuwe sectoren. 42194 - september 2010
Berenschot Vervolg: hoe managed A de overhead om de nieuwe situatie in stand te houden? De organisatie heeft een sterke focus op kosten. De laatste jaren is elke medewerker zich daarvan terdege bewust. Boven de organisatie hangt voortdurend een Zwaard van Damocles: wanneer de kosten per deelnemer stijgen, staat de continuïteit op de tocht. De nieuwe directeur draagt deze boodschap persoonlijk uit, door aan te schuiven bij afdelingsoverieggen over de begroting. De huidige omvang van de organisatie maakt deze persoonlijke aanpak mogelijk. Elk voorstel voor een uitbreiding van de formatie moet worden onderbouwd met een businesscase (met daarin onder meer de terugverdientijd) en wordt beoordeeld door de directie. De drempel die daarmee wordt opgeworpen blijkt effectief De controller rapporteert gedetailleerd en op maandbasis over de overheadkosten. Dit gebeurt op het niveau van kostenplaatsen. Door de leidinggevenden worden deze overzichten met argusogen gevolgd. Hun variabele beloning (maximaal 10% van het jaarsalaris) is deels afhankelijk van de mate waarin zij binnen budget opereren. Tevens hebben zij ook dit jaar weer een target van 5% kostenreductie meegekregen. De organisatie heeft complexiteit erkend als een belangrijke veroorzaker van overheadkosten. Door het productenaanbod terug te brengen is ook de complexiteit verminderd. De staf is volledig centraal georganiseerd, waardoor er geen afstemmingsproblemen kunnen ontstaan tussen centrale en decentrale staven. Verder houdt A de druk op de ketel door jaariijks aan de benchmark pensioenuitvoering mee te doen. De streefpercentages die A hanteert zijn gebaseerd op een externe benchmark in combinatie met een intern organisatieonderzoek. Sindsdien volgt men de ontwikkelingen in de markt (bijvoorbeeld door in 2006 opnieuw deel te nemen aan een overheadbenchmark) en probeert men tevens medewerkers te stimuleren om nog efficinter te werken. 42194-september 2010
Berenschot 'Slank' management (Gemeente Hillegom) Doel Het inrichten van een nieuwe organisatie met een 'slank' management en veel verantwoordelijkheid voor de medewerkers. Hillegom heeft in 2001 het aantal leidinggevenden teruggebracht van 13 naar 5, op een totaal van 134. De organisatie is ingericht, denkend vanuit de klant, met veel verantwoordelijkheid voor de medewerkers en met één ambtelijke baas (de gemeentesecretaris). De aanleiding hiervoor was de wens om een meer vraaggestuurde en proactieve organisatie te creren. Nu, 9 jaar later, blikken we terug op deze operatie. IVliddel Voor de reorganisatie was de ambtelijke organisatie ingericht op basis van producten. Er waren 13 leidinggevenden: de secretaris, 3 sectordirecteuren en 9 afdelingshoofden. Dit leidde tot veel overleg. Uit een medewerkerstevredenheidsonderzoek bleek dat ook de medewerkers graag een verandering wilden. Medio 2001 was er bestuurlijk en ambtelijk draagvlak voor een organisatieontwikkeling. Daarmee diende de mogelijkheid zich aan om vooreen andere organisatie-inrichting te kiezen. De gemeente Hillegom heeft gekozen voor het directiemodel. Er zijn in de huidige situatie 5 leidinggevenden: de algemeen directeur/gemeentesecretaris, een hoofd gemeentewinkel, een hoofd beleid en ontwikkeling, een hoofd openbare werken en een hoofd middelen, tevens adjunctdirecteur. Het percentage managers is daarmee teruggebracht tot 3,5%. Bij de organisatieontwikkeling zijn negen doelstellingen benoemd: integrale beleidsvoorbereiding resultaatgericht werken klantgerichte benadering slagvaardig uitvoering zo plat mogelijk (weinig hirarchische niveaus) manager in coachende rol oog voor betrokkenheid, motivatie en tevredenheid van de medewerkers bedrijfsmatig werken transparant en toegankelijk. De uitgangspunten zijn op zich niet vernieuwend, maar geven wel duidelijkheid over de gewenste richting. Kern is dat er door de grotere afdelingen minder 'vanuit hokjes' geopereerd wordt, medewerkers zelfstandiger opereren en het management'vooral coachend opereert. Voor het "' ~ bestuur is er één verantwoordelijke - de gemeentesecretaris. 42194-september 2010
c Concreet betekent dit dat veel zaken direct door de medewerkers afgedaan worden en deze zelf de inhoudelijke contacten onderhouden met het bestuur. Dat heeft ertoe geleid dat het aantal collegeen raadsvoorstellen is afgenomen. De afdelingshoofden zijn meer 'faciliterend en coachend' manager, dan dat zij op de inhoud sturen. Zij richten zich vooral op kwaliteit en planning en hebben daarom relatief veel contact met de medewerkers over de voortgang en over hun functioneren. Om deze rol goed te kunnen vervullen, zijn de afdelingshoofden getraind op coachingsvaardigheden. Resultaat Het huidige model staat al bijna 9 jaar en wordt zowel door de medewerkers als het management als zeer positief beoordeeld. De grotere zelfstandigheid en verantwoordelijkheid scoren al jaren hoog in tevredenheidsonderzoeken. Nadeel van 'de coachende manager' is dat sparringpartners vaak buiten de organisatie moeten worden gezocht. Deels is dat ondervangen door senioren met een meer inhoudelijk sturende rol op een aantal plekken. Meer in het algemeen heeft het organisatiemodel de sfeer binnen de gemeente aanzienlijk verbeterd. Er is een 'wij-gevoel' ontstaan. De medewerkers zijn gegroeid in hun taakvolwassenheid en zelfstandigheid. Er is ruimte voor persoonlijke ontwikkeling. Het ziekteverzuim is fors teruggebracht, van 11,7%> in 2001 naar 5,8% in 2009. Verder ligt het verioop al jaren onder de 7% per jaar. De organisatie is aldus goed in staat om voldoende kwaliteit aan zich te binden om ook de uitdagingen die de komende jaren op de gemeente af komen het hoofd te bieden. De gemeente Hillegom is, kortom, zeer tevreden over het besturingsmodel. Er zijn voor de komende jaren dan ook geen plannen om dat te veranderen. Wel vyordt er momenteel gewerkt aan visie- en planvorming om door te groeien naar een regieorganisatie. Als regisseur zal de gemeente zich (nog) meer richten op kaderstelling en toezicht (het 'wat'). De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de uitvoering ('het hoe'). 42194-september2010 10
Berenschot Bijlage D Resultaten van uw gemeente 42194 - september 2010
Benchmarl< Ambtelijk Apparaat Zoetermeer Legenda celkleuringen Aantal inwoners Groottekiasse Bruto omvang ambtelijk apparaat Formatie voor uitvoerende taken Netto omvang ambtelijk apparaat >100.000 inwoners Fte per 1.000 inwoners Uw Gemiddeld in Afwijking % gemeente grootteklasse uw gemeente 9,00 4,29 4,71 10.39 4,82 5,40-13% -11% -13% I ^ Kleiner dan gemiddeld Ongeveer gemiddeld Groter dan gemiddeld Veel groter dan gemiddeld.. UITVOERENDE WERKZAAMHEDEN Verricht uw ambtelijk apparaat deze uitvoerende werkzaamheden ZELF? IDEM, voor de gemeenten in u (percentuele verdeling) Fte per 1.000 inwoners indien ambtelijk apparaat de taak geheel zelf uitvoert Brandweer (preventie, preparatie, repressie) Stadswacht / toezicht openbare ruimte X Uitvoering openbaar vervoer Uitvoering wegbeheerz-onderhoud X Uitvoering straatreiniging X Beheer parkeergarages, -meters en -automaten Parkeertoezichl Beheer zee- en binnenhavens en waterwegen - Marktmeesters X Scholen (directie en personeel) Salarisadministratie onderwijspersoneel Onderhoud schoolgebouwen X Musea (directie en personeel) Bibliotheken (directie en personeel) Muziekschool (directie en personeel) Theaters (directie en personeel) Beheer multifunctionele locaties X Welajnsinstellingen (directie en personeel) Beheer sportlocaties birinen X Beheer sportlocaties buiten X Beheer zwembaden X Uitvoering groenvoorziening X UWV Werkbedrijf (gehele UWV-W) Uitvoering sociale recherche X Kredietbank (directie/personeel)/schuldhulpverlening X 1 Sociale werkvoorz. (directie, ambtelijk personeel) Uitvoering Wet Maatschappelijke Ondersteuning X Uitvoering Wet Inburgering / Vreemdelingenwet X Reïntegratiebedrijf (directie en personeel) X Uitvoeren basisgezondheidszorg Uitvoeren ambulancevervoer Uitvoeren afvalinzameling en -venwerking x Riolering en gemalen, uitvoerende taken X Beheer begraafplaatsen X Ontwerpen ruimtelijke ordeningsplannen Ingenieursbureau ;:ii^^:^-:ix Beheer historisch/stadsarchief Beheer en onderhoud nionumenten Sociale dienst (alle uitvoerende taken) X Centrum voor Jeugd en Gezin Handhaving & toezicht: Wet Milieubeheer X Algemeen Plaatselijke Verordening Bouw en woningtoezicht X Gebruiksvergunningen Totaal Handhaving & toezicht Belastingen (OZB): Uitvoeren woz-taxaties X Aanslagoplegging en inning OZB X Afhandeling beroep en bezwaar OZB X - Totaal OZB-inzet Interne zaken gemeentekanto(o)r(en) (uitvoerende taken van Facilitaire dienst): Postverzorging, drukkerij, repro X Archief/ Documentaire Informatievoorziening X Receptie, telefooncentrale X Gebouvt^eheer, schoonmaak X Restauratieve voorzieningen Beveiliging/bodes Totaal inteme zaken TOTAAL UITVOERENDE TAKEN M^X:,^:^-:^ X X X X X 13,50 58,95 6.00 1,00-12,50-13,00 11.20 6,20 54,33 53.28 3,61 10,90 15.20 2.60 16,60 48.50 5,58 0,30-48,75 68,04-4.79 7.39 (2,18 0.50 5.00 4.00 9,50 6,17 26.51 12,24 5,00 49,92 521,64 60% 45% 27% 18% 27% 64% 50% 91% 13% 27% 10% 30% 22% 22% 70% 55% 56% 27% 80% 67% 11% 60% 78% 11% 18% 50% 44% 67% 44% 25% 38% 100% 13% 91% 91% 100% 73% 64% 64% 64% 55% 100% 64% 18% 10% 10% 9% 11% 64% 45% 46% 9% 10% 10% 13% 44% 18% 11% 11% 10% 36% 11% 55% 10% 11% 11% 30% 11% 22% 27% 40% 33% 22% 56% 25% 18% 9% 9% 45% 27% 82% 20% 91% 30% 45% 89% 9% 36% 27% 27% 40% 9% 90% 75% 56% 65% 90% 70% 67% 67% 100% 20% 9% 33% 18% 100% 10% 22% 78% 10% 11% 78% 89% 100% 65% 10% 22% 11% 75% 38% 88% 9% 9% 27% 18% 27% 27% 9% 70% 9% 42% 19% 39% Uw Gemiddeld in Afwijking Absolute gemeente grootte- - % uw afwrijking klasse gemeente (Ite's) 0,62 0,11 0,25-66%»-16;5ï::i 0,01 0,09 0,05 0,45 0.03 0,13 0,40 0,40 0,56 0,04 0,06 0,04 0,22 0,10 0,13 0,34 0,07 0,06 0,08 0,02 0,03 0,13 0,76 0,32 0,18 0,22 0,17 0,16 0,27 0,33 0,06 0,22 0,67 0,19 0,11 0,23 0,46 0,06 0,06 0,27 0,24 0,05 0,02 0.96 0,14 0.11 0,05 0,11 0.04 0,03 0,07 0,04 0,06 0,18 0,07 0.16 0,06 - -51% -47% -67% 63% -54% -34% -14% 67% -41% -64% -43% >:is-1;0::;s. -9,8-12 7 20 9-4.2 - -8,0-7,9 K:;i9,6,,!:;: :;ït^48i1>?>? s»ss,5;!i% Wg;5,5s!:«: -41% *ï-3,5as 18% 43% 4,1..:..-^J^]^é Berenschot
Benchmark Ambtelijk Apparaat Formatie in uw gemeente Fte per 1.000 inwoners Uw Gemiddeld in Afwijking % Absolute gemeente grootteklasse uw gemeente afwijking ('s) Raadsgriffier en {bestmurs)ondersteuning Raadsgriffier (Bestuurs)ondersteuning griffier, raad en rekenkamer (006) Overige belastingen Overhead (centraal en decentraal) 1 381.19 Gemeentesecretaris/Directie, lijnmanagement Personeel en Organisatie (incl. P&O-secretarlaten) Informatisering en Automatisering (incl. l&a-secretariaten) Financin en control (ind. F&C taken binnen bedrijfsbureaus en secretariaat F&C) Juridische Zaken (incl. secretariaten van Jurische Zaken) Bestuurszaken en bestuursondersteuning (incl. secretariaten bz en bo) Communicatie en Kwaliteitszorg (incl. secretariaten van Communicatie en Kwaliteitszorg) Facilitaire dienst (incl. secretariaten Facilitaire Dienst), ind. uitvoerende taken Alle secretariaten in het 'primaire proces' (incl. directiesecretariaat) I I 7.7T ^ 36,49 24,98 40,74 120,28 17.24 26,79 22,70 71,72 20,25 0,06 0,01 0,06 0.09 o.os 17,5% 0,01 '" 22% <, 0,05 0.07 17% Percentage van het bruto ambtelijk apparaat 1.2 1 0,2 1 0 35%- 1 ' 3,0 Uw Gemiddeld in Afwijking % Absolute gemeente groottekiasse uw qemeente afwijking ( s) 34,8% 3,3% 2,3% 3,7% 11,0% 1,6% 2,4% 2,1% 5,6% 1.9% 33,9% 4,4% 2,6% 4,S% 7,4% 1,2% 2,3% 2,0% 6,5% 2,7% 2,6% v- -24,9%... -12,6%, -22,0% 4S,7% 31i%,-: 6,2%,. 2,8% 0,5% : -30,8% 9,8-12,1, -3,6-11,5 39,4 4.1 1,6 0,6 0,3-9,0 HOOFDTAKEN EN TAKEN Algemeen bestuur 001 Bestuursorganen 002 Bestuursondersteuning 003 Burgerzaken 004 Baten secretarieleges burgerzaken 005 Besttjuriijke samenwerking 006 Beshjursondersteuning raad en reken ka mer(ftjnctie) Formatie in uw gemeente F.t.e. per 1.000 inwoners Uw Gemiddeld in gemeente groottekiasse Afvnjking % Absolute uw gemeente afwrijking ('s) 0.34 I -20.5%. I -8.4 1 Openbare orde en veiligheid 120 Brandweer en rampenbestrijding (beleid) 140 Openbare orde en veiligheid 8.54 I 0,07 1 0,08 0,02 0,01 0,05 0,07-16,0% 16% -23% { -1,6 03-1 9 2 Verkeer, vervoer en waterstaat 210 Wegen, straten en pleinen 211 Verkeersmaatregelen te land 212 Openbaar vervoer 214 Parkeren 215 Baten parkeerbelasting 220 Zeehavens 221 Binnenhavens en waterwegen 223 Veerdiensten 230 Luchtvaart 240 Waterkering, afwatering en landaanwinning 1 3,47 2,30 1,00 0.70 1 0,06 1 0,03 0.18 0,10 0,02 0.05 0,01 0,00 0,01 0.02-0,00 0,00 0,00-66,0%, [ -14,5-71%, -8.4-63% -3 9 312% 0.S - 73% -1,9-0,3-0,5-0.1 3 Economische zaken 310 Handel en ambacht 311 Baten marktgelden 320 Industrie 330 Nutsbedrijven 340 Agrarische productie en ontginning 341 Overige agrarische zaken, jacht en visserij 1 7,26 7,26-1 0,06 0,06 0,10 0,09 0,01 0,00 0,00 0,00-40,9% -5,0, -31% -3,3-1.3 7O.I -0,3-0,0 4 Onderwijs 4xx Regulier onderwijs 482 Volwasseneducatie 1 20,85 20.05 0,80 1 0.17 1 0,16 1 0,01 0,13 0,12 0,01»34S7% * i=ïïa37% 0% 6,4 5,4!!!!:; 00 5 Cultuur en recreatie 510 Openbaar bibliotheekwerk 511 Vormings-en ontwikkelingswerk 530 Sport 531 Groene sportvelden en terreinen 540 Kunst 541 Oudheidkunde/musea 550 Natuurbescherming 560 Openbaar groen en openluchtrecreatie 580 Overige recreatieve voorzieningen 1 23,52 025 2,85 1,00 1,76 1,38 16,28 0.19 0,00 0,02 0,01 0,01 0,01 1 0,13 0,24 0,01 0,02 0,08 0,01 0,03 0,03 0,00 0,06 0,01-20,5% 61% 19% 90% 56%, 59% 1367%':: -6.1 04 05-8 7 1 0 22, 20 " 02-7 2 152 6 Sociale voorzieningen en maatsch. dienstveri. 610 t/m 614 Sociale voorzieningen 620 Maatschappelijke begeleiding en advies 621 Vreemdelingen 622 Huishoudelijke verzorging (WMO) 630 Sociaal cultureel werk 641 Tehuizen 650 Kinderdagopvang 651 Dagopvang gehandicapten 652 Voorzieningen gehandicapten 1 19,97 5,68 5,10 1,00 1,00 6,44 0,75 1 0,16 0,05 0,04 0,01 0,01 0,05 0,01 0,25 0,10 0,06 0,01 0,03 0,04 0.00 0,00 0,00 0,01-35,2% -53% 24% 11% 70% 23% 28% -10,9 1 65 16 01 24 1 2 02 02 00 1 5 7 Volksgezondheid en milieu 711 Ambulancevervoer 712 Verpleeginrichtingen 714 Openbare gezondheidsïorg 715+716 Jeugdgezondheidszorg (uniform en maatwerk deel) 721 Afvalverwijdering en -venwerking 1 14,28 + 729t/m731 Rioleringzorg (riolering en waterzuivering, huishoudelijk/bed rijts afvalwater, hemelwater, grondwater). 723 Milieubeheer 724 üjkbezorging tte - 1,10 5,50 7,68 1 0,12-0,01 0.05 0.06 0,22 0.00 0.02 0,01 0,02 0,03 0,15 0,00-46 8% 43% 104% 57% -12.6 1 00 08 07 2.S 32 1 102 05 8 Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting 810 Ruimtelijke ordening 820 Woningexploitatie / woningbouw 821 Stads- en dorpsvernieuwing 822 Overige volkshuisvesting 823 Bouwvergunningen,830 Bouwgrondexploitatie 1 87,52 20,07 3,44 20,15 3,28 40,58 V 0,72 0.17 0,03 0,17 0,03 0,33 0.82 0,16 0,07 0,05 0,05 0,22 0,28-11,r% 4% 57% ""224% 88% 207. -11,6 1 08 46 55.^-»»,9 23 1.6,8 1 Berenschot
Bencinmark Ambtelijk Apparaat BEGROTINGSCIJFERS (Bron: CBS) HOOFDT/\KEN EN TAKEN Algemeen bestuur 001 Bestuursorganen 002 Bestuursondersteuning 003 Burgerzaken 004 Baten secretarieleges burgerzaken 005 Bestuurlijke samenwerking 006 Bestuursondersteuning raad en rekenkamer(functie) Begrotingscijfers (x 1.000) Lasten Saldo uw gemeente uw gemeente 23.994 2.200 12.662 5.393 682 851 2.206 21.619 2.199 12.238 5.369 1.244-851 e 2.205 Lasten per inwoner Uw Gemiddeld in gemeente groottekiasse 197 173 18 24 104 100 44 33 6 4 7 6 18 6 Afwijking %, uw gemeente 14% -25% 4% 34% 53% 12% t; 206% Saldo (lasten minus baten) per inwoner Uw gemeente «178 18 101 44 10-7 18 Gemiddeld in Afwijking % groottekiasse 141 22 90 32 13-4 6 uw gemeente 26% -19% 12% 38% -23% 74% 207% 1 Openbare orde en veiligheid 120 Brandweer en rampenbestrijding (beleid) 140 Openbare orde en veiligheid 12.693 1 10.353 2.340 11.979 9.780 2.199 104 85 19 107 82 25-2% 4% -23% e 99 80 18 90 73 18 9% 10% 3% 2 Verkeer, vervoer en waterstaat 210 Wegen, straten en pleinen 211 Verkeersmaatregelen te land 212 Openbaar vervoer 214 Parkeren 215 Baten parkeerbelasting 220 Zeehavens 221 Binnenhavens en waterwegen 223 Veerdiensten 230 Luchtvaart 240 Waterkering, afwatering en landaanwrinning 19.420 15.522 1.733 1.636 e e e 529 15.876 14.046 1.672 1.417 1.788- e e 529 160 128 14 13 4 238 147 41 2 43 4 0 1-33% -13% -65%.,, -68% 267% 131 116 14 12 15-4 150 123 30 1 30 39-3 0 1-13% -6% ïskï-55%l!b ^^61*::.: «ac62%. 267% 3 Economische zaken 310 Handel en ambacht 311 Baten marktgelden 320 Industrie 330 Nutsbedrijven 340 Agrarische productie en ontginning 341 Overige agrarische zaken, jacht en visserij «2.598 2.598 «1.352-2.208 162-3.398-21 21 54 49 2 3 0 0-60%- -56% 11-17 18 26 1-2- 1 8-28- 0 0-166% ' -29% -29%, -16251% 4 Onderwijs 4xx Regulier onderwijs 482 Volwasseneducatie 22.936 I 18.202 1 Vt_ 21.427 18.037 -rê 189 l 176 12 2CT- 272 12-34% - -35% 3% 150 148 1 135 134 1 11% 11% 15% 5 Cultuur en recreatie 510 Openbaar bibliotheekwerk 511 Vormings-en ontwikkelingswerk 530 Sport 531 Groene sportvelden en terreinen 540 Kunst ' 541 Oudheidkunde/musea 550 Natuurbescherming 560 Openbaar groen en openluchtrecreatie 580 Overige recreatieve voorzieningen 36.296 3.882 2.969 14.921 1.011 2.664 121 10.728 29.920 3.882 2.899 e 9.348 515 2.639 121 e 10.516 299 32 24 123 8 22 1 88 349 31 28 87 11 72 27 1 89 2-14% 2% -12% 40% -23% -69% -96% -1% 246 32 24 77 4 22 1 87 285 29 20 64 9 57 26 1 77 2-14% 10% 17% 21% M^i54%«? ^S^li't62%'- :: MM!T96% : 12% 6 Sociale voorzieningen en rnaatsch. dienstveri. 610 t/m 614 Sociale voorzieningen 620 Maatschappelijke begeleiding en advies 621 Vreemdelingen 622 Huishoudelijke verzorging (WMO) 630 Sociaal cultureel werk 641 Tehuizen 650 Kinderdagopvang 651 Dagopvang gehandicapten 652 Voorzieningen gehandicapten i 108.082 70.065 4.536 3.041 11.651 12.641 «256 5.892 44.208 14.890 3.594 315 10.178 9238 «256 e 5.737 889 577 37 25 96 104 2 48 1.317 797 106 17 104 54 0 16 223-32% ' -28% -65% 45% -8% 94% -87% -78%--::.::-. 364 123 30 3 84 76 2 47 444 126 69 4 90 40 0 14 101-18% -3%,-57% -39% -7% 91% -85% -53% 7 Volksgezondheid en milieu 711 Ambulancevervoer 712 Verpleeginrichtingen 714 Openbare gezondheidszorg 715+716 Jeugdgezondheidszorg (uniform en maatwerk deel) 721 Afvalverwijdering en -verwerking 722 + Rioleringzorg (riolering en waterzuivering, huishoudelijk/bedrijfsafvalwater, hemelwater, 729t/m731 grondwater). 723 Milieubeheer 724 Lijkbezorging 725 Baten reinigingsrechten en afvalstoffenheffingen 726 Baten rioolrechten 727 Baten rioolheffing huishoudelijk/bedrijfsafvalwater 728 Baten rioolheffing grond- en hemelwater 732 Baten begraafplaatsrechten 28.358 7.601 e «3.811 2.318-14.461 13.909 7.185 2.356 ' 545 «e 6.615 2.262 522 14.202-3.197- «626-233 31 119 59 19 4 281 1 1 33 15 114 66 43 7-17% -5% 4% -11% -54% -37% 63 19 114 54 19 4 117-26- 5-60 1 0 20 2 104 63 34 5 111-66- 4-25% -5% 10% -13% ::y.wmm -22% 6% ::is:i;i60%m 24% 8 Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting 810 Ruimtelijke ordening 820 Woningexploitatie/woningbouw 821 Stads-en dorpsvernieuwing 822 Overige volkshuisvesting 823 Bouwvergunningen 830 Bouwgrondexploitatie 70.999 «4.428 4.944 6 1.000 60.627 7.261. 4.229 4.563 999 3.969-13.083-584 36 41 8 499 756 56 24 20 59 0 596 "-23% -35% 67%,'.,"-86% -16% 60-35 38. 8 33- ê 108-71 43 4 14 48 36-1- ;?Ï;I84% -19%,038% -83%-,--.; -9% 8537% Totaal I 325.376 140.792 j 2.677 3.558-25% " 1.383 1 -.-16% n Berenschot
Benchmark Ambtelijk Apparaat OUTPUTINDICATOREN 0 Algemeen bestuur 003 Burgerzaken /^ntal verstrekte identiteitsbewijzen (paspoort, identiteitskaart, bijschrijving kinderen) in 2009 Aantal verstrekte rijbewijzen in 2009 1 Openbare orde en veiligheid 120 Brandweer en rampenbestrijding Oppervlakte land (ha) (bron: CBS 2010) Oppervlakte bebouwing kernen (bron: CBS 2010) Oppervlakte bebouwing buitengebied (bron: CBS 2010) Omgevingsadressendichtheid (bron: CBS 2010) Kernen aantal (bron: CBS 2010) kernen > 500 adressen (bron: CBS 2010) Aantal uitrukken in 2009 (brandmeldingen, hulpverieningen, automatische brandmeldingen) Aantal vergunningsplichlige objecten (gebruiksvergunningen) per 1/1/2010 Aantal vrijwillige brandweeriieden per 1/1/2010 140 Overige beschermende maatregelen Aantal verleende APV-vergunningen in 2009 2 Verkeer, vervoer en waterstaat 210 Wegen, straten en pleinen Oppervlakte land (ha) x peicentage slechte bodem (bron: CBS 2010) 211 Verkeersmaatregelen te land Aantal verleende parkeervergunningen en -ontheffingen in 2009 221 Binnenhavens en waterwegen Oppervlakte binnenwater (ha) (bron: CBS 2010) Oppervlakte buitenwater (bron: CBS 2010) Oeveriengte (bron: CBS 2010) Output per 1.000 inwoners 1.071 0,01 0,01 Gemiddeld in Afwijking % uv grootte klasse gemeente 214 141 104 4,6 0,9 947 0,07 0,03 12,4 7,5 0,7 5% -14% -73% -18%. -86%,, 13% -89% -68% -80% '/ 1 4.7 1 8.6 1-45% 1 1 12 1 1 _ M 43% 1 1 ".5 1 83.4 1-14% 1 3 33-39% - -36% 3 Economische zaken 310 Handel en ambacht Klantenpotentieel lokaal (bron: CBS 2010) Klantenpotentieel regionaat (bron: CBS 2010) Bedrijfevestigingen (bron: CBS 2010) 1.081 1.615 47 1% -30% -20% 4 Onderwijs 4xx Regulier onderwijs Leerlingen speciaal onderwijs (bron: CBS 2010) Leerlingen voortgezet onderwijs (bron: CBS 2010) Aantal aanvragen on denwijshu is vesting in 2009 Aantal beschikkingen leeriingenvervoer per 1/1/2010' 33.3 51,7 0,0 2,7 35,6 47,5 0,9 5,9-6% 9% -96%.- -55% 5 CuKuuren recreatie 530 Sport /Vantal binnensportaccommodalies (zoals sporthallen en gymlokalen) in gemeentelijk beheer per 1/1/2010 Aantal zwembaden in gemeentelijk beheer per 1/1/2010 Aantal verstrekte subsidies san sportverenigingen in 2009 541 Oudheidkunde/musea Aantal rijksmonumenten per 1/1/2010 550 + 560 Natuurbescherming + Openbaar Groen en openluchtrecreatie Aantal hectare gras/bermen/gazons per 1/1/2010 6 Sociale voorzieningen en rnaatschappelijke dienstveriening 610 Bijstandsveriening Aantal uitgestroomde bijstandsontvangers in 2009 Aantal lopende onderzoeken naar misbruik en oneigenlijk gebruik van de VWVB per 1/1/2010 611 Werkgelegenheid Bijstandsontvangers (bron: CBS 2010) Uitkeringsontvangers (bron: CBS 2010) Aantal lopende reïntegratietrajecten per 1/1/2010 Aantal clinten loaw en loaz per 1/1/2010 614 Gemeentelijk minimabeleid Lage inkomens (bron: CBS 2010) Eenouderhuishoudens (bron: CBS 2010) Aantal aanvragen bijzondere bijstand plus ambtshalve toekenningen in 2009 Aantal clinten schuldhulpveriening per 1/1/2010 621 Vreemdelingen Minderheden (bron: CBS 2010) 622 Huishoudelijke verzorging (WMO) Aantal WMO-cüenten per 1/1/2010 652 Voorzieningen gehandicapten Aantal aanvragen woonvoor?ieningen in 2009 Aantal aanvragen vervoersvoorzieningen in 2009 Aantal aanvragen rolstoelvoorzieningen in 2009 I in m c 16.3 63,5 12.4 0,43 111.2 41,3 25,5 "»l c "STI C 0,17 0,02 0,8 TÖT 3,3 I 8,2 1,1 23,2 89,0 9,9 0,56 1512 30,3 46,7 13.5 74,9 I 32,1 I 10,1 16,5 6,7 31% 33%. -83% -37% 81% -30% -29% 24% -23% -26% 36% -45% -60% 7% 45% 49% 7 Volksgezondheid en milieu 722 Riolering en waterzuivering Aantal km riool (vrijverval, persleiding en drukriolering) per 1/1/2010 Aantal pompen/gemalen per 1/1/2010 723 Milieubeheer Aantal afgehandelde milieuklachten (op het gebied van stank, geluid, stof, visuele hinder, bedrijfsafval, bodem- en waien/erontreiniging, overig) in 2009 Aantal verleende milieuvergunningen in 2009 724 Lijkbezorging Aantal begrafenissen/crematies in eigen gemeente in 2009 TT] C 5,9 1,3 14,7 0,71 HU 5% -18% -83% -94% Berenschot
Benchmark Ambtelijk i^paraat 8 Ruimtetijlce ordening ert volkshuisvesting 610 Ruimtelijke ordening /Aantal structuurplannen in ontwikkeling per 1/1/2010 Aantal bestemmingsplannen in ontwikkeling per 1/1/2010 Aantal vrijstellingsprooedures artikel 19 per 1/1/2010 Aantal bestemmingsplannen dat verouderd is conform wet RO per 1/1/2010 Aantal verzoeken om planschade in 2009 820 Woningexploitatie/woningbouw (uitvoering) Aantal in aanbouw genomen woningen in 2009 S22+823 Overige volkshuisvesting + Bouwvergunningen Woonruimten (bron: CBS 2010) Aantal verleende welstandsadviezen in 2009 Aantal behandelde aanvragen bouwvergunningen in 2009 Aantal behandelde aanvragen sloopvergunningen in 2009 Uw Gemiddeld in Afwijking % uw gemeente grootteklasse gemeente 0.06 0,10 0.1 1,9 0.04 0,03 020 0,5 0,6 0,15 TU Z 6,6 1 484 9,8 8,6 1.3 115% 61% -86% 228% 72% -9% '...::-59%:;":,*----36% i -42% 9 Financiering en alg. dekkingsmiddelen 930 Uitvoering wet WOZ Aantal woz-beschikkingen in 2009. Wozwaarde niet woningen (min) (bron: CBS 2010) Leeftijdsopbouw Jongeren (20-) (bron: CBS 2010) Ouderen (65+) (bron: CBS 2010) Ouderen (75-85) (bron: CBS 2010) 440 22,2 224 143 49 10% -31% 10% -15% -17% SALARISSCHALEN IIA 12 Functionele schaal uw gemeente 101,60 61,60 163,30 136,00 94,50 147,80 105,10 80,20 87,60 56,20 27,40 14,10 8,00 1,00 3,00 1.00 1.088,40 Feitelijke schaal uw gemeente Gemiddelde Functionele Functionele schaal in schaal grootteklasse in % in % 0,1% 0,2% 1,8% 9,3% 4,1 % 5,7% 5,6% 15,0% 10,2% 12,5% 11,5% 8,7% 13,7% 13,6% 13,7% 9,7% 12,6% 7,4% 2,9% 8,0% 10.6% 0,7% 5.2% 6,8% 2,5% 2,9% 1.3% 1,3% 0,7% 0,6% 0,1% 0,2% 0.3% 0,2% 0,1% 0,1% 100,0% 100,0% Absolute Afwijking uw gemeente % -0,1% -02%..:--l,8%-,, 5,2% 0,0% "4,8% 0,9% -5,1%- -0,1% -3,0% 4,4%. -2,5% -0,7%- -1,7% -0,4% 0,0% 0,1% -0,2%.', 0,1% mmofl%;m 16% 14% 12% 10% 3 4 5 6 7 E3 Uw gemeente Functionele schalen I EL :Vi5i ill.na, -., 10 IOA 11 IIA 12 13 14 15 16 17 JGemiddeld in grootteklasse ZIEKTEVERZUIM Verzuimpercentage (gehele organisatie) Meldingsfrequentie (gehele organisatie) Verzuimpercentage (gehele organisatie} Uw Gemiddeld in Afwrijking % gemeente grootteklasse uw gemeente 5,59% 1,69-9% 0% IVIeldingsfrequentie (gehele organisatie) >^ #. / H-^^ a Uw/ gemeente a Gemiddeld in grootteklasse a Uw/ gemeente K Gemiddeld in grootteklasse Berenschot
Benchmark Ambtelijk Apparaat Algemene uitkering gemeentefonds Inkomsten per inwoner Gemiddeld Uw gemeente alle gemeenten 984.5 900,9 % gemeenten met lagere inkomsten.»r6% Positie uw gemeente (laag naar hoog) X- Totaal gemeentelijke heffingen Totaal belastingen Baten onroerende zaakbelasting gebr. Baten onroerende zaakbelasting eig. Baten hondenbelasting Baten toeristenbelasting Baten reclamebeiasljng Baten baatbelasting Baten forens enbelasting Baten parkeerbelasting Baten precariobelasting Baten roer. woon- en bedrijfsr. belast. Totaal retributies Baten rioolrechten Baten reinigingsrecht, en afvalst. heff. Baten begraafplaatsrechten Bouwvergunningen Baten secretarieleges burgerzaken Baten marktgelden 459,3 261,2 40,3 199,1 3,6 2,0 1,3 14,7 0,3 1.3 e 193,1 26,3 116,8 5,1 e 32,6 15,8 422,5 H9,8 25,4 134,6 3.3 8,5 0,4 0,1 2,4 13,1 2,0 0,1 232.6 81,9 97,2 7,1 29,1 162 1,1 ' 72* ^^M^ ^B,, 4'46% ^*^ ' ' 73% - SS% =5;-«m«,«:'.? 5^*!^«47%,.;*,3*- 70% 46% W'66«X...X X X x~ X- X- X X x~ X- x -X X, X-._.X X X X Algemene uitkering gemeentefonds 1.200 Mgemene uitkering gemeentefonds uw gemeente 1.000 800 600 400 200 Uw gemeente Gemiddeld alle gemeenten 1.000 800 600 400 200. 0 0!. '., j i! 1 2005 2006 2007 2008 2009 2010 600 - Gemeentelijke heffingen Gemeentelijke heffingen uw gemeente 500-400 300 '" /^^ 400..r - - I -...", J^ t T «" ' " 1 '! '..-6 1 200 0.Uw gemeente Gemiddeld alle gemeenten 200 0 ' /' /. «< =.'> 1 -?'.7 1 f /- 1, - ^ 2005 2006 2007 2008 2009 2010 K Totaal belastingen a Totaal retributies B Totaai belastingen a Totaal retributies Berenschot