GIPOD Stad Kortrijk Trefdag Informatie Vlaanderen sessie 18C GIPOD-informatie: nuttig en beschikbaar voor iedereen? Mieke Clarissimo stafmedewerker Ruimtelijke en Economische Stadsontwikkeling Kortrijk 9 juni 2016
GIPOD Stad Kortrijk KORTE SITUATIESCHETS
STAD KORTRIJK Centrumstad 75.472 inwoners (01/01/2016) opp. ca 80 km² Kortrijk fusiestad met 8 deelgemeenten I II III IV V VI VII VIII Kortrijk Heule Bissegem Marke Aalbeke Rollegem Bellegem Kooigem
STAD KORTRIJK ORGANISATIE RES Ruimtelijke en Economische Stadsontwikkeling Bouwen, Milieu & Wonen (BMW) Planning & Openbaar Domein (P&OD) Beheer Openbaar Domein (BOD) Werk, Economie & Leren (WEL) Gebiedswerking alle teams aangestuurd door een teamcoach overkoepelend voor de diverse teams > staf
STAD KORTRIJK PLAN NIEUW KORTRIJK 10 engagementen voor de mensen van Kortrijk engagement 10: Een stadsbestuur dat transparant en sober is De stad Kortrijk werkt klantgericht, digitaal geïnspireerd en experimenteert Processen worden vereenvoudigd en gedigitaliseerd voor de stadsdiensten en de burger Digitale toepassingen dragen bij tot transparantie en zijn de bouwstenen van onze Open Stad Kortrijk
BELEIDSMATIG binnen RES in gebruik nemen GIPOD = van de opportuniteit gebruik maken om > huidige aanpak in vraag te stellen > eigen werking te analyseren > processen herbekijken = meerwaarde aantonen > onderzoeken binnen welke processen GIPOD voor meerwaarde kan zorgen > planning, communicatie, controle & handhaving,
GIPOD in cijfers input door team BOD: zowel kleinere als grote werken gefaseerde aanpak heraanleg straten input werkopdrachten P&OD: projecten BMW: jaarlijks meer dan 3000 innames openbaar domein inname openbaar domein (3000) aanbrengen uitstallingen (200) plaatsen horecaterrassen (50) aanbrengen werfafscherming (25)
INPUT BOD en P&OD door de diversiteit en complexiteit worden deze dossiers gecentraliseerd ingegeven BMW > IOD 3.000 aanvragen/jaar door de veelheid en noodzaak aan werklastvermindering wordt er ingezet op automatisering Evenementen 200-tal op openbaar domein momenteel rechtstreeks in het GIPOD > terugkerende opdrachten en daarnaast ook de éénmalige
GIPOD Stad Kortrijk PLAN VAN AANPAK
GIPOD binnen de DIVERSE TEAMS van RES gestructureerde & geleidelijke opbouw STAD KORTRIJK
OPBOUW opstart bij één team BOD met binnen dit team één trekker ondersteuning & begeleiding vanuit staf RES AGIV-infosessies algemene GIPOD-infosessies opleiding GIPOD-beheerders
OPBOUW team BOD testing binnen dat team en bij aantal sleutelfiguren die de nodige FEEDBACK en REFLECTIE kunnen geven > testing in de diverse beta-versies GIPOD vastleggen afspraken naar: > uniforme input > delegeren van opdrachten > samenwerking zowel intern als extern
VERVOLGTRAJECT uitbreiding naar de andere teams P&OD BMW Evenementen Economie opleidingsprincipe train de trainer vastleggen werking > wie geeft wat in > input centraliseren > automatiseren
INPUT - door de verschillende teams met ondersteuning - gecentraliseerd binnen de diverse teams - rechtstreeks in het GIPOD > keuze om gericht/sturend in te putten in GIPOD Waarom? noodzakelijk naar correcte detectie Wanneer? van zodra project & vermoedelijke timing gekend Voordeel? gebruik bij communicatie zoals bewonersbrieven, nieuwsbrieven, website > dossier- en opvolgingsbeheer in andere toepassingen
AUTOMATISEREN vanaf 7 juli 2016: verplicht gebruik van databank voor omvangrijke hinder Stad Kortrijk > binnen directie RES wens om alle toelatingen IOD toe te voegen i.f.v. transparantie grote impact door groot aantal aanvragen 3.000 aanvragen inname openbaar domein tijd/personeel voor bijkomende werklast = optie
AUTOMATISEREN vorig systeem IOD: online aanvraagformulier manuele verwerking via excel contacten met adviesverleners via mail per aanvraag minimum 4 mails meestal meer 60 à 100 mails per dag grote werkdruk > grote foutenlast
AUTOMATISEREN IOD (inname openbaar domein) nieuwe toepassing laten ontwikkelen in samenwerking met ons team Projecten van de IT afdeling niet enkel een online aanvraagformulier maar een volledig digitaal systeem betrokkenen & adviesverleners op één systeem zowel parko, politie, MHC (minder hinder coördinator) als interne adviesverleners
AUTOMATISEREN IOD (inname openbaar domein) online aanvraagformulier
AUTOMATISEREN IOD (inname openbaar domein) met een bewuste keuze om het luik naar het GIPOD te automatiseren > zowel naar conflictdetectie als input > burger tekent via de toepassing IOD in en bij goedkeuring wordt data automatisch opgeladen in het GIPOD > GIPOD integreren bij het afleveren van toelating Inname Openbaar Domein > de informatie is ook meteen beschikbaar als open data en klaar voor integratie in diverse toepassingen zoals apps voor navigatie
AUTOMATISEREN IOD (inname openbaar domein) een bewuste keuze om het luik naar het GIPOD te automatiseren: > loket met link naar databank GIPOD > deze databank als model voor de aanvragen > bij aanvraagprocedure onmiddellijke detectie van andere aanvragen of werken
GIPOD Stad Kortrijk PRESENTATIE TOEPASSING
AUTOMATISEREN IOD (inname openbaar domein) online aanvraagformulier
AUTOMATISEREN IOD (inname openbaar domein) online aanvraagformulier
AUTOMATISEREN IOD (inname openbaar domein) online aanvraagformulier
AUTOMATISEREN IOD (inname openbaar domein) online aanvraagformulier
AUTOMATISEREN IOD (inname openbaar domein) indienen
AUTOMATISEREN IOD (inname openbaar domein) behandelen
AUTOMATISEREN IOD toelating
Deze presentatie zal vanaf 13 juni 2016 te downloaden zijn op http://overheid.vlaanderen.be/trefdaginformatie-vlaanderen-2016 Volg ons op Twitter: @info_vlaanderen Like us on Facebook #TIV2016
GIPOD Stad Kortrijk dank je wel voor jullie aandacht bij vragen of opmerkingen contact mieke.clarissimo@kortrijk.be 056 27.84.66