Regeling vergoeding dienstreizen Tilburg University Paragraaf 1 Artikel 1.1 Deze regeling bevat nadere regels, als bedoeld in de CAO ten aanzien van de vergoeding van reisen verblijfskosten bij dienstreizen. Artikel 1.2 Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: a. Mandataris: Degene die krachtens mandaat of submandaat met het beheer van een beheerseenheid is belast. b. Werknemer: Werknemer van Tilburg University, als bedoeld in de CAO en degene die in dienst is van Tilburg University of degene op wie deze regeling uit andere hoofde van toepassing wordt verklaard. c. Dienstreis: Een tijdelijke verplaatsing in opdracht van de werkgever teneinde arbeid te verrichten buiten de plaats van tewerkstelling. d. Voordeelurenkaart: Een voordeelurenkaart of een ander voordeelabonnement van de Nederlandse Spoorwegen. Artikel 1.3 Algemene bepalingen 1. De werknemer die een dienstreis maakt, heeft recht op een vergoeding van de reis- en verblijfskosten overeenkomstig deze regeling. 2. Indien van derden een vergoeding wordt ontvangen voor reis- en verblijfskosten, wordt deze in mindering gebracht op de vergoeding waarop ingevolge deze regeling aanspraak bestaat. 3. Indien reis- en verblijfkosten van meereizende partners of familieleden samen met de kosten van de medewerker op één rekening worden geboekt, dan worden deze in mindering gebracht op de vergoeding waarop ingevolge deze regeling aanspraak bestaat. Artikel 1.4 Begin en einde van dienstreizen Voor de vergoeding van reis- en verblijfskosten wordt voor het begin- en eindpunt uitgegaan van Tilburg als plaats van tewerkstelling en van de stad Utrecht, als Utrecht de standplaats is. In afwijking hiervan kan de woonplaats als begin- en eindpunt van de dienstreis worden aangemerkt, zo nodig onder verrekening van de vergoeding woon-werkverkeer. Paragraaf 2 Reis- en verblijfskosten binnenland Dienstreizen binnenland worden in de regel per openbaar vervoer gemaakt, waaronder begrepen vervoer per trein, bus, tram, metro of treintaxi. Artikel 2.1 Openbaar vervoer 1. Alle reiskosten die in verband met de dienstreis zijn gemaakt per openbaar vervoer worden vergoed.
2. Daarbij geldt dat de treinreis wordt vergoed op basis van reizen per 1e klas bij gebruik van een voordeelurenkaart. Dat deel van de treinreis, waarvoor een voordeelurenkaart niet gebruikt kan worden, wordt vergoed op basis van reizen per 1e klas tegen het volle tarief. 3. In afwijking van het tweede lid krijgt de werknemer, die geen voordeelurenkaart heeft aangeschaft met toepassing van de 'Uitvoeringsregeling voordeelurenkaart Tilburg University', een vergoeding van de treinreis tegen het volle tarief. 4. In afwijking van de voorgaande leden ontvangen werknemers die het eigen NS- jaarabonnement, OV-jaarabonnement of NS-trajectabonnement gebruiken voor een dienstreis per trein, een vergoeding van de kosten van een 1e klastreinkaartje bij gebruik van de voordeelurenkaart. 1 5. Bij declaratie van een treinreis dient een door de werkgever omschreven bewijsstuk te worden ingeleverd. Artikel 2.2 Eigen auto 1. Indien de dienstreis naar het oordeel van de mandataris niet of niet doelmatig per openbaar vervoer kan worden gemaakt, kan de mandataris aan de werknemer vooraf toestemming geven om gebruik te maken van de eigen auto. 2. Indien de werknemer vooraf de in het eerste lid bedoelde toestemming heeft om met de auto te reizen, ontvangt hij een vergoeding per kilometer volgens het bepaalde in de bijlage bij 'per auto met toestemming'. 3. Een werknemer die met zijn eigen auto reist, tezamen met een of meer andere personeelsleden van Tilburg University naar dezelfde bestemming, ontvangt een vergoeding gelijk aan de vergoeding bedoeld in het tweede lid. De werknemer vermeldt op de declaratie de namen van de personeelsleden die in zijn auto zijn meegereisd. 4. Als een werknemer zonder de in het eerste lid bedoelde toestemming zelf kiest voor het reizen met de eigen auto, ontvangt hij een vergoeding van de reiskosten als bedoeld in het tweede lid artikel 2.1. 2 Artikel 2.3 Verblijfskosten binnenland 1. Binnenlandse hotelovernachtingen dienen via de door Tilburg University gecontracteerde dienstverlener te worden geboekt. In uitzonderingsgevallen, als de gecontracteerde dienstverlener niet in staat blijkt de gevraagde dienst te leveren, is het mogelijk eigen voorzieningen te treffen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij hotels die in samenhang met conferenties worden aangeboden en (kleine) hotels die alleen lokaal geboekt kunnen worden. De in verband met een dienstreis werkelijk gemaakte kosten voor een hotel worden vergoed op basis van een ingeleverd bewijsstuk tot een maximum van 100,- per etmaal, indien terugreizen naar het huisadres op de dag van de dienstreis redelijkerwijs niet mogelijk is. 2. De in verband met een dienstreis werkelijk gemaakte kosten voor een diner worden vergoed op basis van een ingeleverd bewijsstuk tot een maximum van 30,- indien de werknemer niet tussen 17.00 en 20.00 uur thuis kan eten omdat de dienstreis in die periode valt. Er bestaat geen aanspraak op vergoeding van dinerkosten voor een dienstreis binnen Tilburg of de stad Utrecht (als Utrecht de standplaats is) en voor een dienstreis van korter dan 4 uur. 3. De werknemer heeft aanspraak op een vergoeding van kleine onkosten van 4,- per dag bij een dienstreis naar een bestemming buiten de provincie Noord-Brabant of de provincie Utrecht (als Utrecht de standplaats is). 1 Dat is 60% van de prijs van de treinreis 1 e klas bij vol tarief 2 Dat is 60% van de prijs van de treinreis 1 e klas bij vol tarief
Paragraaf 3 Reis- en verblijfskosten buitenland Artikel 3.1 Dienstreis buitenland 1. In geval van een buitenlandse dienstreis is de werknemer verplicht om reis en hotelovernachting volgens de daarvoor geldende procedures te boeken via de gecontracteerde dienstverlener waardoor minder gedeclareerd hoeft te worden. In uitzonderingsgevallen, als de gecontracteerde dienstverlener niet in staat blijkt de gevraagde dienst te leveren, is het mogelijk eigen voorzieningen te treffen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij hotels die in samenhang met conferenties worden aangeboden of (kleine) hotels en reistickets die alleen lokaal geboekt kunnen worden. 2. Met uitzondering van vliegreizen bepaalt de mandataris bij een dienstreis buitenland in welke klasse mag worden gereisd. Per vliegtuig mag alleen economy class worden gereisd. 3. Tilburg University heeft een collectieve reis- en annuleringsverzekering afgesloten. De kosten van een door de werknemer zelf afgesloten reis- en annuleringsverzekering worden niet vergoed. Artikel 3.2 Vergoeding reis- en verblijfkosten buitenland De eventuele verblijfskosten en overige bijkomende kosten worden vergoed op basis van bewijsstukken van de werkelijk gemaakte kosten, waarbij de maxima van de geldende tarieflijst logies en overige kosten buitenlandse dienstreizen behorende bij het Reisbesluit buitenland van de sector Rijk in acht worden genomen. Paragraaf 4 Diverse bepalingen Artikel 4.1 Declaraties 1. Met uitzondering van de door de gecontracteerde dienstverlener geboekte en gefactureerde reisen verblijfskosten worden de in deze regeling bedoelde vergoedingen slechts op declaratie uitbetaald. 2. De werknemer maakt voor de declaratie gebruik van de door Tilburg University voorgeschreven declaratieformulieren. 3. Indien bewijsstukken worden gevraagd, dienen originele nota's of andere door Tilburg University voorgeschreven bewijsstukken te worden overgelegd. 4. Een declaratie wordt binnen twee maanden na het einde van de reis ter goedkeuring ingediend bij de leidinggevende. Daarna vervalt de aanspraak op vergoeding. Artikel 4.2 Hardheidsclausule Het College van Bestuur kan voor zover nodig in individuele gevallen in afwijking van deze regeling besluiten. Het College van Bestuur zal slechts afwijken van de regeling indien vooraf beargumenteerd en schriftelijk toestemming is gevraagd aan het College. Het College van Bestuur zal terughoudend zijn in het toepassen van de hardheidsclausule. Artikel 4.3 Citeerartikel Deze regeling kan worden aangehaald als de "Regeling vergoeding dienstreizen Tilburg University". Artikel 4.4 Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 februari 2016 en vervangt de daaraan voorafgaande 'Regeling vergoeding dienstreizen Tilburg University.
Bijlage: Vergoedingsnormen van reis en verblijfkosten bij dienstreizen binnenland Vergoeding reiskosten Openbaar vervoer - Trein op basis van 1e klas met optimaal gebruik van de voordeelurenkaart - Overige (treintaxi, bus, metro, tram, fietsenstalling etc.) op basis van werkelijk gemaakte kosten Auto - Per auto met toestemming (met of zonder medereizigers): 0,19 per kilometer. - Per auto zonder toestemming: op basis van 1e klas met optimaal gebruik van de voordeelurenkaart. Nb: Overige kosten zoals parkeergelden, tol, pont, allrisk- en ongevallen- inzittendenverzekering, etc. worden geacht te zijn opgenomen in de autokilometervergoeding. Ook als de werknemer uit eigen keuze zonder toestemming v oor autogebruik besluit om de reis per eigen auto te maken worden deze overige kosten geacht te zijn opgenomen in de vergoeding. Vergoeding verblijfkosten De maximale bedragen voor vergoeding van verblijfskosten zijn: - Diner 30,- - Hotel incl. ontbijt 100,- - Kleine onkosten onderweg 4,- per dag. Nb: Als een medewerker uit representatief oogpunt meer kosten maakt voor een diner vindt de vergoeding hiervan in beginsel niet plaats op basis van de regeling dienstreizen. De mandataris besluit over de vergoeding van deze kosten. Per 1 juni 2014