De moeizame slag om het publiek vertrouwen 8. Overheidscommunicatie en ICT - In de rol van regisseur en samenwerkingspartner
De moeizame slag om het publiek vertrouwen Inhoudsopgave Inleiding 1. Op het breukvlak van twee millennia / De omgeving van de overheidscommunicatie tussen 1995 en 2010 2. Het Rijk krijgt een nieuw gezicht / Naar een kabinetsbrede beleidspresentatie en een rijksbrede huisstijl 3. Het normenkader van de overheidsvoorlichters / Van principia naar uitgangspunten 4. Openheid en openbaarheid, sleutels tot publiek vertrouwen 5. De burger op het netvlies van de overheid / Het effect van de Factor C op beleidsvorming 6. Postbus 51-spots / Monumenten van overheidscommunicatie 7. Van getrapte naar rechtstreeks overheidscommunicatie / Veranderingen in de relatie met de media 2
8. Overheidsvoorlichting en ICT / Regisseur en samenwerkingspartner o Inleiding o De eerste avances o Overheid begint met een achterstand o Commissie-Wallage o Bezuinigen met behulp van ICT o Overheidscommunicatie Nieuwe Stijl ONS Rumoer rondom CMS-selectie Het betere als vijand van het goede Audit op beveiliging Lekker snel o Rijksportaal en digitale nieuwsvoorziening o Communicatie als samenwerkingspartner van de e-overheid Uitgenodigd in het hart van het ICT-beleid Meedenken bij Financiën Interdepartementale samenwerkingspartner Nationaal Urgentie Programma wordt Nationaal Uitvoerings Programma Prikkelende praktijk observaties + De rol van BZK + Opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap + Aandacht van Secretarissen-generaal o Nabeschouwing o Bijlage 08-01 Aanbevelingen Commissie-Docters van Leeuwen 9. Voorlichting over Europa in een veranderend klimaat / Een zachte landing voor de euro 10. Onderweg naar de ideale directie Communicatie Nawoord / De balans opmaken Dankwoord 3
8. Overheidscommunicatie en ICT - In de rol van regisseur en samenwerkingspartner Inleiding Overheid en ICT is een slecht huwelijk. Met enige regelmaat wordt deze stelling betrokken als er opnieuw een ICT-project van de overheid is vertraagd, uit het budget gelopen, of volledig mislukt. Die constatering is om een dubbele reden pijnlijk. Allereerst hebben de rijksoverheid en alle andere overheden zich volledig afhankelijk gemaakt van de digitalisering. De verbetering van de dienstverlening tegen beduidend lagere kosten, die wordt nagestreefd, is volstrekt onhaalbaar zonder digitale hulpmiddelen. Daarnaast gaat het ook om het vertrouwen van burgers in het vermogen van hun overheid om de eigen bedrijfsvoering op orde te krijgen. Nieuwe, verbeterde dienstverlening is om de haverklap aangekondigd, maar als de opleverdatum nadert moet niet zelden een vertraging worden gemeld. Vanuit de invalshoek van de overheidscommunicatie zijn die teleurstellende ervaringen van belang. De overheidsvoorlichters zijn er net als anderen slachtoffer van. Hun gereedschapskist bestaat immers uit tal van digitale hulpmiddelen. Daarnaast worden zij ermee geconfronteerd dat de trage vorderingen van de digitalisering bij de overheid het publiek vertrouwen aantast. Heeft de overheid haar bedrijfsvoering wel op orde, is de vraag die menigmaal aan hen wordt voorgelegd. Het antwoord moet van andere echelons binnen de overheid komen. Maar actief meedenken over de oorzaken en meehelpen aan de oplossing van de achterliggende problemen, kan geen kwaad. Het voorkomen van herhaling van incidenten, die veel aandacht krijgen in de publiciteit, past in de professionele instelling van voorlichters. In het model van overheidscommunicatie worden professionele voorlichters in de rol van projectleider bijgestaan door tal van samenwerkingspartners. Inhoudelijk ondervinden zij de medewerking van hun collega s op de beleidsafdelingen. Bij het slaan van een brug tussen hun opdrachtgevers en de klanten wordt een beroep gedaan op onder andere de journalistiek. In hun dagelijkse werkzaamheden zijn ze steeds afhankelijker geworden van digitale hulpmiddelen. Traditionele hulpmiddelen als potlood en papier, telefoon, telex en telefax zijn daardoor naar de achtergrond gedrongen of soms zelfs helemaal uit beeld verdwenen. De afhankelijkheid van de samenwerkingspartners in de ICT is enorm groot geworden. Zij zijn verantwoordelijk voor het hoe van de 4
automatisering, daarin ligt hun expertise. Als belangrijke afnemer van hun diensten bepalen voorlichters mede het wat van de automatisering. De rolverdeling is duidelijk. Het terrein van samenwerking is echter niet alleen nieuw maar ook nog eens volop in beweging. Het is een moeizaam zoeken naar de beste vormen van samenwerking. De eerste avances De Paarse coalitie onderkent op de drempel van het nieuwe millennium de betekenis van de ICTontwikkeling. Minister Roger van Boxtel krijgt naast het Grote Steden- en Integratiebeleid ook expliciet overheidsinformatiebeleid onder zijn hoede. Hij maakt de eerste bewuste avances en streeft een bewuste relatie na die moet leiden tot de ontwikkeling van de e- Overheid, binnen het Rijk en daarbuiten. Om hem daarover te adviseren stelt hij de commissie- Over dit hoofdstuk Het tweede Paarse kabinet maakt zich in 2001 op voor belangrijke ontwikkelingen die in het nieuwe millennium worden verwacht. Er verschijnen bijna gelijktijdig rapporten over ICT en overheid en over de toekomst van de overheidscommunicatie. Die rapporten kennen een behoorlijke overlap. De digitale vaardigheid van de overheid dient onder meer tot uitdrukking te komen in het benutten van de digitale mogelijkheden in de communicatie met de samenleving. De ICT en de vernieuwing van de overheidscommunicatie staan gelijk aan de start. De vorderingen van beide gaan echter niet in gelijk tempo. In dit hoofdstuk wordt in het bijzonder gekeken naar de ontwikkeling en inzet van ICT in de communicatie. Ingezoomd wordt op de gelijktijdige bouw van www.rijksoverheid.nl en van Rijksportaal. Bij de eerste hebben de overheidsvoorlichters de regie. Bij Rijksportaal ligt de regie bij BZK en zijn de overheidsvoorlichters samenwerkingspartner. De vergelijking biedt zicht op de succes- en faalfactoren van de ICTontwikkeling binnen de overheid. Docters van Leeuwen 1 in. De commissie onderkent anno 2001 dat er binnen de overheid al tal van digitaliseringsontwikkelingen gaande zijn. De overheid heeft gebruik gemaakt van de toegenomen ICT-mogelijkheden door te investeren in het automatiseren van werkprocessen en het verstrekken van elektronische informatie via websites. Er zijn grote informatiesystemen gebouwd en veel routinewerk is geautomatiseerd. Het internet wordt volop gebruikt in ambtelijke 1 De commissie-doctors van Leeuwen heet voluit Eenmalige Adviescommissie ICT en Overheid. In september 2001 brengt zij rapport uit. 5
organisaties en het emailverkeer tussen ambtenaren onderling en met burgers is sterk toegenomen. Er is een centrale toegang tot overheidsinformatie via www.overheid.nl en er vinden discussies plaats. Naar schatting heeft driekwart van alle Nederlandse overheidsorganisaties een eigen website. i Het mag echter van de commissie allemaal in een wat hoger tempo, een slagje ambitieuzer en wat samenhangender. De commissie doet een aantal aanbevelingen die tot nieuwe relaties tussen burgers en overheid moeten leiden en tot een nieuwe overheidsorganisatie. Zo moet de fysieke, intellectuele en financiële toegang van burgers tot de informatiemaatschappij worden gegarandeerd, zodat zij hun rol daarin kunnen vervullen. Als deze aanbevelingen worden overgenomen kan de sluipende crisis worden gestopt en wordt de noodzakelijke basis gelegd voor een gezonde samenwerking tussen burgers en overheid in de informatiemaatschappij. ii Overheid begint met een achterstand In weerwil van de waarneming van de Commissie-Docters van Leeuwen loopt het Rijk rond de eeuwwisseling met zijn ICT-voorzieningen fors achter op de samenleving. Anno 1999 is in ieder geval bij Financiën - de spreiding van computers gelimiteerd, is het netwerkprogramma gebrekkig, zijn het besturingsen office-programma niet up-to-date en is aansluiting op internet slechts mogelijk via enkele stand alone machines van medewerkers die de website verzorgen. Financiën heeft een voor die tijd redelijk verzorgde website en onderscheidt zich daarmee van veel andere departementen. Alle brieven, beleidsvoorstellen en wetsontwerpen die aan de Tweede Kamer bijvoorbeeld worden verstuurd, zijn goedgeordend op de website terug te vinden. Maar vanuit de werkplek kan geen enkele Financiën-medewerker erbij. De nieuwe secretaris-generaal die in het voorjaar van 1999 bij Financiën aantreedt heeft snel door dat de ICT-voorzieningen zijn achtergebleven en zet een inhaalprogramma voor de kantoorautomatisering in. Binnen twee jaar is Financiën in dit opzicht bij de tijd. Dat kan dan nog niet gezegd worden van de Belastingdienst. Net als het kerndepartement met de website loopt ze met de belastingdiskette aardig in de pas in de dienstverlening aan burgers. Maar voor de eigen medewerkers blijft het lang onmogelijk te e-mailen. De aanbevelingen van de commissie-docters Van Leeuwen richten zich op nieuwe verhoudingen tussen overheid, burgers en bedrijven. Van Boxtel, een minister 6
van D66-huize, stimuleert op basis daarvan activiteiten om de dienstverlening aan burgers te vernieuwen, maar ook om de bedrijfsvoering binnen het rijk met behulp van ICT te verbeteren. Voor de communicatiediscipline is met name de aanbeveling van Docters van Leeuwen van belang, waarin wordt gesteld dat alle overheidsinformatie dient te worden gepubliceerd op het internet, ondersteund door een veelheid aan publieke zoekmachines en helpdesks met dezelfde functionaliteit. iii Commissie-Wallage Gelijktijdig met de commissie-docters van Leeuwen ontwikkelt de commissie- Wallage vergelijkbare aanbevelingen voor de overheidscommunicatie, waarin een grote rol wordt toegekend aan ICT. Zo worden de nieuwe mogelijkheden van openbaarmaking van beleidsvoornemens onder meer ten behoeve van interactieve beleidsvorming benadrukt. iv Docters van Leeuwen spreekt van alle overheidsinformatie op internet, centraal toegankelijk via www.overheid.nl. Wallage koppelt er een doelstelling aan. De onderlinge samenhang van de verschillende onderdelen van het regeringsbeleid kan alleen duidelijk worden als de informatie gebundeld vanaf één (regerings)site wordt aangeboden. v Bovendien schetst Wallage enkele perspectieven. Dagelijkse e zines met het actuele nieuws zijn een onmisbare aanvulling op de nieuwsvoorziening via de website. Ook informatie van de wekelijkse persconferentie van de minister president zou naar het oordeel van de Commissie via de regeringswebsite beschikbaar moeten zijn. vi Die aanbevelingen vallen bij de VoRa op vruchtbare bodem. De commissie-wallage begrijpt dat ambities niet gratis zijn. Ministeries krijgen hiervoor genoeg mensen en geld, beveelt zij aan. vii De invoering van de 16 aanbevelingen kan niet zonder een investering van 0,5 miljard gulden per jaar. viii In feite bevindt het Rijk zich in een structurele bezuinigingsoperatie. De middelen lijken onder Paars II wat ruimer dan eerder, er wordt zelfs gesproken van over de plinten klotsen van overheidsgeld, maar dat neemt niet weg dat de hand op de knip wordt gehouden. Sterker nog, tot dan toe lopen - ondanks de enorme potentie van de digitalisering - alle ICT-projecten gewoon mee in de bezuinigingen volgens de kaasschaafmethode. De oproep van Wallage wordt genegeerd. Maar de houding van de regering verandert op basis van de adviezen van Docters Van Leeuwen en Wallage wel. Het kabinet-balkenende II (2003-2006) onderkent dat er niet bezuinigd moet worden op ICT, maar dat er met 7
behulp van digitalisering heel veel in tal van onderdelen van de dienstverlening en de bedrijfsvoering van het Rijk kan worden bezuinigd. Een takenoperatie, waarin regelgeving, staand beleid en organisatie van de rijksdienst ter hand worden genomen, is nodig. ( ) Bij de uitvoering van de rijkstaken zal meer en beter gebruik worden gemaakt van ICT. ix Het is voor alle onderdelen van de overheid het signaal om een versnelling aan te brengen in de ontwikkeling van de ICT-ondersteuning bij beleidsontwikkeling en dienstverlening. Helaas is de coördinatie ervan gebrekkig. De gevolgen daarvan worden jaren later zichtbaar. Bezuinigen met behulp van ICT De aanbevelingen van de commissies- Docters van Leeuwen en -Wallage zijn allereerst een bevestiging voor de VoRa, dat de departementen met hun websites op de goede weg zijn. De uitwerking van de aanbevelingen van met name de commissie-wallage geeft daaraan vanaf het najaar van 2001 een verdere impuls. x Eén ervan betreft het duwtje in de rug van de ontwikkeling van een eigen portal voor overheidscommunicatie 2. Minstens zo belangrijk is de impuls aan de reeds bestaande VoRa-werkgroep Gemeenschappelijk Webbeleid. De departementale webmasters pakken met elkaar constructief de uitdagingen op, die door de commissies zijn aangereikt. Hun samenwerking wordt intensiever. Enthousiast wordt gezocht naar gemeenschappelijke antwoorden voor gemeenschappelijke vragen. Het grotere belang van hun werk wordt uitgedrukt in een nieuwe naamgeving: de Commissie Nieuwe Media (CNM). De opeenvolgende regeringen-balkenende zien zich gedwongen steeds nieuwe bezuinigingsoperaties aan te kondigen. De communicatiediscipline blijft daarbij niet ongemoeid. Binnen de VoRa vinden de directeuren Communicatie elkaar in deze situaties al snel op een gemeenschappelijke aanpak. Wanneer de bezuinigingen op communicatie uitsluitend binnen het domein van de departementen worden doorgevoerd, het gaat om 25 tot 30 procent van het budget, dan zal er een algehele kaalslag plaatsvinden, waar de burger als klant en de politieke leiding als opdrachtgever niet echt gelukkig van zullen worden. De SG s accepteren steeds de VoRa-lijn waarin de belofte is verwerkt dat een vergroting van de gemeenschappelijke activiteiten de vermindering van 2 De ontwikkeling van eigen websites, van eigen kanalen voor de overheidsvoorlichting, is beschreven in Hoofdstuk 7 De relatie met de media 8
departementale inspanningen compenseren. Per saldo hoeven klant en opdrachtgever daar niet minder van te worden. Om strategische redenen bevordert de VoRa de instelling van brede commissies om het draagvlak voor eventuele vernieuwingen te versterken. Binnen het kader van de rijksbrede takenanalyse, die het kabinet-balkende II (2003-2006) in het streven naar een Andere Overheid stimuleert, wordt in 2004 de Gemengde commissie communicatie (verder de Commissie-Wolffensperger) ingesteld. Die brengt in mei 2005 zijn eindrapport 50 aanbevelingen voor communicatie met en door een Andere Overheid uit. xi Bij het aantreden van het kabinet- Balkenende IV in 2007 is het motto van de bezuinigingsoperatie Vernieuwing Rijksdienst, die is gebaseerd op het rapport De verkokering voorbij, dat door de SG s aan de vooravond van kabinetsformatie is uitgebracht. Naar aanleiding daarvan wordt door SGO en VoRa de Taskforce invulling taakstelling communicatiediscipline opgericht. Voorzitter daarvan wordt Wim Kuijken, die dan voorzitter is van het Secretarissen-Generaal Overleg (SGO). Wolffensperger bouwt nadrukkelijk voort op Wallage. De commissie onder leiding van oud-nos-voorzitter Gerrit Jan Wolffensperger stelt vast dat wel aan de uitvoering is begonnen, maar dat die nog niet erg is gevorderd. De commissie dringt aan op het voortvarend en snel implementeren van de aanbevelingen van de Commissie Wallage ter zake van transparantie en het openbaar maken van informatie. Zo is de aanbeveling alle beschikbare overheidsinformatie via internet toegankelijk te maken nog niet gerealiseerd. Op het pleidooi ook over niet aanvaard beleid te communiceren wordt in de praktijk nog terughoudend gereageerd. xii Tussen de 50 aanbevelingen bevinden zich nadere toespitsingen van de activiteiten op internet. Zo wordt er een pleidooi gevoerd voor het aanbieden van overheidsinformatie in de vorm van dossiers die meegroeien en meekleuren met de fase waarin de beleidsontwikkeling zich bevindt. De commissie meent dat zulke dossiers niet eenzijdig mogen zijn: ook de argumenten van tegenstanders moeten, voor zover die aan de overheid kenbaar zijn gemaakt, in het dossier worden opgenomen. Waar nodig kan door middel van links naar de standpunten van andere partijen worden verwezen. xiii Daarnaast schuwt de commissie de deelname van ambtenaren in het publieke debat op internet niet, zij het onder enkele voorwaarden. Beleidsambtenaren kunnen bijvoorbeeld via 9
voor hen relevante nieuwsgroepen en chatboxen op internet zich rechtstreeks mengen in discussies van groepen burgers over bepaalde thema s. Hierbij is een cruciale randvoorwaarde dat de ambtenaren duidelijk herkenbaar zijn als beleidsambtenaar van een departement. En uiteraard dienen zij te beschikken over de nodige communicatieve vaardigheden. xiv Een laatste concrete aanbeveling van de commissie is binnen de bestaande media-analyse ook internet weblogs, nieuwsgroepen) te betrekken. xv Bloggende bewindslieden zijn er al als Wolffensperger zijn aanbevelingen doet 3. Twitteren schiet pas in het laatste kabinet-balkenende wortel onder de bewindslieden. Voor bloggende en twitterende ambtenaren in de geest van de aanbevelingen van Wolffensperger is het nog wat te vroeg. De ambtelijke context biedt daarvoor geen ruimte. De afstandelijke opstelling van topambtenaren ten aanzien van digitalisering speelt hierbij een rol. Onder hen zijn weinig mensen die zelf hun e-mails lezen, ze hebben immers een secretaresse die ze kunnen uitprinten. Ook bestaat er onder hen een angst voor het onbekende nieuwe. Ze kunnen zich er niet over heen zetten, waarbij de dan al grote financiële missers met ICT in het algemeen natuurlijk niet echt helpen. xvi Om van de risico s van deelname van ambtenaren aan het publieke debat maar te zwijgen. Terwijl politici als Jacqueline Cramer (Milieu, PvdA), Camiel Eurlings (V&W, CDA) en Ab Klink (VWS, CDA) hun ambtenaren oproepen via internet deel te nemen aan het maatschappelijk debat over belangrijke dossiers op hun beleidsterreinen, is het SGO daar lange tijd zeer afhoudend in. Pas medio 2010 gaan ze overstag door in te stemmen met de uitgangspunten online communicatie die binnen de VoRa voor rijksambtenaren zijn opgesteld. xvii De uitwerking van de aanbevelingen van het rapport-wolffensperger wordt ingehaald door de aankondiging van nieuwe verkiezingen, het wachten op een nieuw kabinet, met naar verwachting een nieuw bezuinigingsprogramma. Anders dan voorgaande keren hebben de Secretarissen-generaal zich onder leiding van SGO-voorzitter Wim Kuijken daar goed op voorbereid. In de nota De verkokering voorbij wordt de grondslag gelegd voor het programma Vernieuwing Rijksdienst. Doelstelling van het programma is structurele bezuinigingen op de bedrijfsvoering van het Rijk te bewerkstelligen met een omvang van 750 miljoen 3 Zie Hoofdstuk 7 Van getrapte naar rechtstreekse overheidscommunicatie, veranderingen in de relatie met de media 10
euro, die ook moeten leiden tot 20 duizend minder rijksambtenaren. Een eenmalig budget van 500 miljoen is beschikbaar voor de verwezenlijking van alle bezuinigingsprojecten. Ook nu worden de voorlichters niet overgeslagen. De VoRa stelt kort na het aantreden van het kabinet-balkenende IV weer een brede commissie in, ditmaal uitsluitend bestaande uit ambtenaren. Voor het voorzitterschap wordt SGOvoorzitter Kuijken benaderd. Hij leidt de commissie in hoog tempo naar een uitwerking in de vorm van vijf kansrijke projecten, die worden ondergebracht in het programma Overheidscommunicatie Nieuwe Stijl (ONS). xviii Drie van de projecten hebben een ICT-component: de rijksbrede corporate site, een rijksbreed intranet en een digitale nieuwsvoorziening. Overheidscommunicatie Nieuwe Stijl (ONS) Op weg naar www.rijksoverheid.nl Tot het najaar van 2008 trekken de departementen en het ONS-projectteam goed met elkaar op. Er wordt over de verschillende onderdelen van de te bouwen website stevig gebrainstormd. De uitkomsten ervan worden op de hoofdlijnen enthousiast onthaald. Maar dan is het tijd richtinggevende beslissingen te nemen. Daar gaan ook mensen zich mee bemoeien die het gemeenschappelijk denkproces van projectteammedewerkers en departementale specialisten niet hebben ondergaan. Het redactiemodel voor de website is de eerste krachtproef. Er ontbrandt een strijd over wie beslist over welke tekst er waar op de website komt, de nog te vormen centrale redactie of de departementale voorlichters. De tijd van de ontwikkeling van www.regering.nl lijkt terug. Met name degenen die niet aan de ontwikkeling van het voorstel hebben meegedaan blijken een ander beeld van de te bouwen website te hebben dan de makers ervan. Het projectteam ziet een website voor zich, die informatief is, die erop is gericht antwoord te geven op de vragen die de bezoekers aan de overheid stellen. Om zich daarin te kunnen verplaatsen zijn er zogenaamde persona s ontwikkeld, die staan voor burgers en professionals, die op enig moment iets van de rijksoverheid willen weten. xix Degenen die niet bij de voorbereiding betrokken zijn geweest, zien meer van het oude voor zich, waarbij het zendende belang van departementen en bewindslieden voorop staat. Het conflict wordt ook deze keer op constructieve wijze beslecht. Het redactiemodel is niet de laatste keer dat de emoties hoog oplopen. Voortgaande 11
het proces raken steeds meer disciplines binnen de departementale directies Communicatie bij de ontwikkeling van de website betrokken. De departementale voorlichters, redacteuren en webmasters vinden het enerzijds spannend mee te werken aan iets nieuws, maar willen anderzijds daarin graag de kroonjuwelen van hun eigen departementale website geïntegreerd zien. Om de inbreng enigszins te coördineren worden de verschillende aspecten eerst door het projectteam besproken met enkele betrokken medewerkers van departementen. Vervolgens komen ze formeel aan de orde in de Commissie Publiek Communicatie en Informatie (PCI) en de Commissie Nieuwe Media (CNM), waarin de departementen zijn vertegenwoordigd door respectievelijk de hoofden Communicatie-advies en de webmasters. Met inachtneming van hun inbreng worden de voorstellen uiteindelijk in de VoRa ter besluitvorming voorgelegd. Op gezette tijden is besloten tot gemeenschappelijke brainstorming en vergadering van PCI, CNM en VoRa. De emoties worden zo beteugeld en de voortgang wordt erin gehouden. Rumoer rondom CMS-selectie De tweede krachtproef voor de ontwikkeling van de website na het redactiemodel, is de selectie van een Content Management System (CMS). Het redactiemodel is een onderwerp dat volledig binnen het domein van de voorlichters ligt. Maar dat geldt niet direct voor de machinekamer van een website, het technisch fundament. Dat is minder vanzelfsprekend. Tussen het projectteam en de collega s van de departementen is er geen verschil van mening. Op basis van hun ervaringen met CMS-en van de bestaande websites hebben zij een voorkeur voor een zogenaamd open source CMS. Daar komt geen ingewikkelde aanbesteding aan te pas, want die kan zo van internet worden geplukt. Dat biedt de beste mogelijkheden de ontwikkeling en de aanpassing in eigen kring te laten plaatsvinden. Geen lastige leveranciers om je heen, die voor elke antwoord op een vraag rekeningen sturen. Die keuze valt na verschillende oriëntaties op CMS Hippo 7. Een belangrijke hobbel voor de verdere ontwikkeling van de website lijkt begin 2009 genomen. Kort na het besluit komt er een reactie vanuit de Interdepartementale Commissie 12
Chief Information Officers (ICCIO) 4. Zij zijn er verbaasd over dat ze niet betrokken zijn geweest bij de selectie van het CMS. Zij zijn immers verantwoordelijk voor s Rijks informatiseringsbeleid. In het gesprek dat volgt botsen twee visies. Bij verschillende departementen, zoals Financiën en BZK, heeft de ICT-directie zich niet met de departementale website bemoeid. Die heeft zijn handen vol aan de ontwikkeling en het beheer van het departementale netwerk. Hun expertise is niet het probleem, die is in voldoende mate aanwezig. Het budget voor een eerste investering in de ontwikkeling van een website is ook niet het probleem. Dat is altijd wel aanwezig. Maar geld voor het voortdurende, noodzakelijke onderhoud en het bij de tijd houden, is er niet altijd. Daarnaast kunnen de directies ICT niet voldoen aan eisen als 24/7 beschikbaarheid. Belangrijke beslissingen worden immers vaak s avonds laat of in de weekenden genomen en die moeten dan wel direct op de website kunnen worden gemeld. Met marktpartijen is het makkelijker zaken doen. Die leveren wel 24/7 beschikbaarheid en constant onderhoud en upgrading van de systemen. Dat zit in de afgesproken prijs verwerkt. Daartegenover staat dat je om de zoveel jaar via een Europese aanbesteding een nieuwe leverancier moet zoeken, waar je niet altijd gelukkig van wordt. Bij een meerderheid van de departementen is de situatie echter anders. Met als gevolg dat aanpassingen aan websites afhankelijk zijn van medewerking van de ICTafdeling. Die is meestal buiten de normale kantooruren gesloten, ook voor het plaatsen van nieuwe berichten. Die moeten wachten tot maandag. In het gesprek met de vertegenwoordigers van het ICCIO wordt aangegeven dat het projectteam zich van geen kwaad bewust is. Tevens wordt beklemtoond dat het toch niet zo kan zijn dat bijvoorbeeld de besluiten van de ministerraad pas op maandagochtend kunnen worden geplaatst, als ze vrijdagmiddag laat worden vrijgegeven. De discussie wordt uiteindelijk niet hoger opgespeeld. Bij de ontwikkeling van de nieuwe website is erkend dat zowel het hoe als het wat tot de competentie van het projectteam behoort. Waarmee de weg vrij is de ontwikkeling van de website ter hand te nemen. Althans 4 Interdepartementale Commissie Chief Information Officers (ICCIO) is het overlegorgaan van de departementale directeuren ICT 13
De keuze voor CMS Hippo 7 is in het wereldje van de ICT nieuws. Er zijn voorstanders, die blij zijn dat de rijksoverheid heeft gekozen voor open source. Te vaak is er slechts lippendienst aan bewezen. Maar er zijn ook tegenstanders, die menen dat het Rijk de Europese aanbestedingsregels heeft overtreden. Er komt een brief op poten van secretaris Peter van Schelven van Nederland ICT, de belangenorganisatie van ICT-ondernemingen. Een vervelend gesprek volgt. Van Schelven wil exact weten hoe de keuze tot stand is gekomen en eist alle onderliggende documenten. Bijzonder dreigend is, dat hij keer op keer laat doorschemeren dat mocht zijn organisatie, Nederland ICT, zijn overtuigd, het nog steeds mogelijk is dat individuele bedrijven het Rijk een proces aan doen. Dat kan hij niet verhinderen. Na toezending van de informatie blijft het lange tijd stil. Uiteindelijk komt er het bericht dat Nederland ICT de zaak laat rusten. De aanpassing van het CMS aan de wensen van het projectteam is dan al in volle gang. Daarbij wordt extra nauwgezet gekeken naar de Europese aanbestedingsregels als er er mensen of diensten moeten worden ingehuurd. De markt kijkt het projectteam immers op de vingers. De streefdata voor oplevering staan geen vertraging, als gevolg van processen over het niet naleven van aanbestedingsregels, toe. Gelukkig bestaan er op bijna alle terreinen zogenaamde mandjes waar het projectteam een selectie uit kan maken. Die mandjes zijn eerder langs de weg van de Europese aanbesteding, waaraan vaak verscheidene departementen hebben deelgenomen, tot stand gekomen. Er moeten weliswaar nog steeds verschillende partijen worden benaderd, maar de administratieve rompslomp is beduidend minder. In een goede harmonie werken eigen mensen en huurlingen samen. Ze stimuleren elkaar enorm. Ook de hulptroepen voelen de energie van het unieke project. Het betere als vijand van het goede In de basisplanning voor de website is een eerste release voorzien voor het najaar van 2009. Dat wordt niet gered, tot ieders teleurstelling. Binnen de Stuurgroep wordt de vertraging welwillend besproken. Besloten wordt niet langer te gaan voor een 10. Een 6 of een 7 is ook voldoende. Anders wordt het betere de vijand van het goede. Het projectteam sputtert voor de vorm tegen. Daarin zitten geen aanhangers van de zesjescultuur, maar het begrijpt het realistische ervan. In december 2009 wordt een bèta-versie van de website opgeleverd, waardoor betrokkenen en belangstellenden van den verschillende departementen zich beter een beeld kunnen vormen. In het verlengde daarvan wordt een 14
releaseplanning gemaakt. Aan het eind van ieder kwartaal in 2010 zullen enkele departementale websites in het nieuwe www.rijksoverheid.nl worden opgenomen. Het projectteam volgt hierbij de metafoor van een ouderwetse trein: locomotief, eerste coupé, tweede coupé en achterbalkon. Deze planning geeft enige lucht, maar de spanning blijft. Op twee fronten moet er hard worden gebikkeld om met een mooie website te komen, waarbij front end 'work around' oplossingen die 'back end' 5 zijn aangebracht niet of nauwelijks merkbaar mogen zijn. Het CMS-ontwikkelteam gaat stevig in de slag met de beheerders van de websites van Algemene Zaken (minaz.nl, regering.nl en postbus51.nl), van OCW, van EZ en van VWS (minvws.nl en minjeugdengezin). Het redactieteam neemt de 'content' van de betreffende websites in bewerking. Bij de technische bouw van de website worden keuzes gemaakt, die inhouden dat enkele 'kroonjuwelen' van de oorspronkelijke departementale websites moeten sneuvelen. Vanwege het strakke tijdschema is het niet mogelijke ze allemaal in de website op te nemen. Bij de voorbereiding van de eerste release leidt dat al snel tot een conflict over de 'schoolvakantie widget' van de OCW-website en het 'clickable organisatieschema' 6 van VWS. De collega's van die departementen strijden er met grote passie voor, maar moeten worden teleurgesteld. Uiteindelijk leggen ze zich bij het vonnis neer, nadat is toegezegd dat ze op het verlanglijstje komen voor verbetering van de website nadat die in volle omvang is opgeleverd. Vóór de lancering van www.rijksoverheid.nl is de pagina met de schoolvakanties de meest bezochte. Dat is nadien ook zo. Maar niemand heeft ooit geklaagd over het sneuvelen van de 'schoolvakantie widget', waarmee bijvoorbeeld onderwijsinstellingen automatisch de jaarlijkse veranderingen van de schoolvakanties op hun website kunnen aanbieden. Bij de oplevering van de teksten doen zich andere problemen voor. In de ontwikkeling van het redactiemodel zijn afspraken gemaakt over de presentatie 5 Front-end - De voorkant van de website, datgene wat zichtbaar is voor bezoekers. Back-end - De achterkant van de website, de werkomgeving van de webbeheerders. Work around Letterlijk omleiding, een ict-oplossing langs een omweg, niet merkbaar voor bezoekers. 6 Widget - Kleine applicatie die snel toegang geeft tot veelgevraagde informatie. Clickable organisatieschema Illustratie waar bij het met de muis klikken op bepaalde onderdelen nadere informatie wordt geopend. 15