` Externe integratie Externe integratie AWBZ-zorg Standaarden AZR3.0 IO v3.0, AW v3.0, ZK v3.0 en CA v2.0 Versiedatum EI-standaarden: 01-12-2010 STANDAARDBESCHRIJVING [STB] Informatie bij implementatie en ingebruikname berichtbeschrijving Uitgave document: 5, 04-12-2010 Kenmerk: AZR3.0_STBu5.pdf Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 1 / 43 EI-standaarden AZR3.0, 01-10-2010 / uitgave 4, 08-10-2010
Adres- en contactgegevens Correspondentie-adres Bezoekadres Vektis Vektis Postbus 703 Sparrenheuvel 18 3700 AS ZEIST 3708 JE ZEIST Telefoon: 030-69 88 323 Helpdesk: helpdesk-ei@vektis.nl Website: www.vektis.nl Webapplicatie Standaardisatieproducten (WESP): http://ei.vektis.nl Webapplicatie EI-testportaal PORTES: http://ei.vektis.nl/portes De inhoud van deze publicatie is met de grootste zorgvuldigheid samengesteld. Wanneer er desondanks onjuistheden in mochten voorkomen, aanvaardt Vektis daarvoor geen aansprakelijkheid. Ook aanvaardt Vektis geen aansprakelijkheid voor enige directe of indirecte schade die zou kunnen ontstaan door het gebruik van de hierin aangeboden informatie. Verveelvoudiging en verspreiding is toegestaan mits Vektis als bron wordt vermeld, dan wel als bron herkenbaar blijft. Vektis, Zeist Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 2 / 43
Externe-integratiestandaarden AWBZ-zorg Standaardbeschrijving EI-standaarden AWBZ-zorg IO, AW, ZK en CA, versiedatum 01-12-2010. Documentuitgave 5, 04-12-2010. Revisiehistorie Versie standaarden Uitgave Aard / reden wijzigingen Datum uitgave document 5 Correctief onderhoud (zie voor details mutatieoverzicht achterin 04-12-2010 het document) 4 Correctief onderhoud (zie voor details mutatieoverzicht achterin 08-10-2010 het document) 3 Correctief onderhoud (zie voor details mutatieoverzicht achterin 04-09-2010 het document) 2 Correctief onderhoud (zie voor details mutatieoverzicht achterin 01-07-2010 het document) 1 Ontwikkeling AZR3.0 en herinrichting documentatie 20-05-2010 Doelgroepen Centrum Indicatiestelling Zorg zorgkantoren zorgaanbieders (AWBZ) Het CAK. Status De standaarden die vallen onder AZR3.0 zijn totstandgebracht door het College voor zorgverzekeringen (CVZ) in afstemming met de betrokken AZR-ketenpartijen en het Ministerie van VWS. Beheer berichtenstandaard De standaarden worden functioneel beheerd door het CVZ. Het technisch beheer wordt uitgevoerd door Vektis. Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 3 / 43
Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 4 / 43
Voorwoord Voorwoord bij AZR3.0-standaarden, uitgave 5 d.d. 04-12-2010) Deze uitgave bevat een correctie (zie mutatieoverzicht achterin het document). Deze correctie loopt parallel aan het correctief onderhoud AZR3.0 van CVZ d.d. 01-12-2010. Voorwoord bij AZR3.0-standaarden, uitgave 4 d.d. 08-10-2010) Deze uitgave bevat een correctie (zie mutatieoverzicht achterin het document). Deze correctie loopt parallel aan het correctief onderhoud AZR3.0 van CVZ d.d. 01-10-2010. Voorwoord bij AZR3.0-standaarden, uitgave 3 d.d. 04-09-2010) Deze uitgave bevat een correctie (zie mutatieoverzicht achterin het document). Deze correctie loopt parallel aan het correctief onderhoud AZR3.0 van CVZ d.d. 01-09-2010. Voorwoord bij AZR3.0-standaarden, uitgave 2 (d.d. 01-07-2010) Deze uitgave bevat een aantal correcties (zie mutatieoverzicht achterin het document). Deze correcties lopen parallel aan het correctief onderhoud AZR3.0 van CVZ d.d. 01-07-2010. Voorwoord bij AZR3.0-standaarden, uitgave 1 (d.d. 01-05-2010) Deze uitgave bevat de algemene standaardbeschrijving Externe Integratie AWBZ-zorg, uitgave 1 d.d. 01-05-2010, bij de AZR versie 3.0. Dit document is, in tegenstelling tot voorgaande uitgaven, van toepassing op alle AZR-standaarden: Indicatiebesluit AWBZ-zorg (IO31/IO32 v3.0) Zorgtoewijzing AWBZ-zorg (AW33/AW34 v3.0) Melding aanvang AWBZ-zorg (AW35/AW36 v3.0) Beëindiging/mutatie AWBZ-zorg (AW39/AW310 v3.0) Zorgtoewijzing AWBZ-zorg ZK-ZK (ZK33/ZK34 v3.0) Melding aanvang AWBZ-zorg ZK-ZK (ZK35/ZK36 v3.0) Beëindiging/mutatie AWBZ-zorg ZK-ZK (ZK39/ZK310 v3.0) Melding aanvang AWBZ-zorg ZK-CAK (CA317/CA318 v2.0) Beëindiging/mutatie AWBZ-zorg ZK-CAK (CA319/CA320 v2.0) Het betreft de beschrijving van de standaarden voor zowel de heen- als de retourberichten. Deze berichten zijn onderdeel van het AZR-berichtenverkeer (AWBZ-brede Zorgregistratie). Dit STB-document heeft een samenhang met de volgende documenten: Documenten Publicatievorm IO31v3.0_BERu[n] IO32v3.0_BERu[n] pdf xls AW33v3.0_BERu[n] AW34v3.0_BERu[n] pdf xls Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 5 / 43
Documenten Publicatievorm AW35v3.0_BERu[n] AW36v3.0_BERu[n] pdf xls AW39v3.0_BERu[n] AW310v3.0_BERu[n] pdf xls ZK33v3 ZK34v3.0 xls ZK35v3.0 ZK-ZKv3.0_BERu[n] ZK36v3.0 ZK-ZKv3.0_BERu[n pdf xls ZK39v3.0 ZK310v3.0 xls CA317v2.0_BERu[n] CA318v2.0_BERu[n] pdf xls CA319v2.0_BERu[n] CA320v2.0_BERu[n] pdf xls AZR3.0_INVu[n] pdf AZR3.0 Retourcodekoppeltabel <eejjmmdd> xls [n] : betreft de meest recente documentuitgave. De EI-standaarden zijn te raadplegen en de documenten zijn te downloaden via de webapplicatie WESP van Vektis: http://ei.vektis.nl. Het STB-document sluit met de andere documenten van Vektis aan aan het BEP-model van het College voor zorgverzekeringen (CVZ). Zie voor wijzigingen van AZR versie 3.0 ten opzichte van versie 2.2 het wijzigingsoverzicht van het CVZ (www.zorgregistratie.nl) en Wijzigingenoverzicht AZR3.0 vs AZR2.2.xls van Vektis (http://ei.vektis.nl/wespstandaardenoverzicht_detail.aspx?is_iber=azr&is_versie=3.0). Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 6 / 43
Inhoudsopgave 1. Inleiding... 9 1.1. Externe integratie Zorgregistratie AWBZ... 9 1.1.1. Doel berichtenstandaarden... 9 1.1.2. Afstemmen berichtstandaarden... 9 1.2. Over dit document... 9 1.2.1. Inhoud... 9 2. Communicatieproces Zorgregistratie/AWBZ-zorg... 10 2.1. Communicatieproces AWBZ-zorg... 10 3. Gegevens Zorgregistratie... 14 3.1. Inleiding... 14 3.2. Objectmodel functionele berichten... 14 3.3. Functioneel bericht... 18 4. Berichtopzet EI-berichten Zorgregistratie... 19 4.1. Inleiding... 19 4.2. EI-berichten... 19 4.3. Bestandsstructuur... 19 4.3.1. Recordsoorten... 19 4.3.2. Logische bestandsstructuur... 20 4.3.3. Fysieke bestandsstructuur... 28 4.3.4. Tekenset... 30 4.3.5. Carriage return/line-feed... 30 4.4. Retourinformatiebericht... 30 4.4.1. Inleiding... 30 4.4.2. Opzet retourinformatie... 31 4.4.3. Structuur EI-retourinformatiebericht... 38 4.5. Procedure uitwisselen gegevens EI-berichten AZR... 39 4.5.1. Algemeen... 39 4.6. Beschrijving vullen velden... 39 4.6.1. Datumvelden... 39 4.6.2. Status aanlevering record... 39 4.6.3. Aanduiding codelijst... 40 Mutatieoverzicht... 41 Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 7 / 43
Tabellen en figuren Pagina Tabel 1 Hoofdobjecten die voorkomen in AZR-standaarden 14 Tabel 2 Recordsoorten die voorkomen in AZR-standaarden 20 Tabel 3 Voorkomens van recordtypen per IO31-bestand 21 Tabel 4 Voorkomens van recordtypen per AW33-bestand 22 Tabel 5 Voorkomens van recordtypen per AW35-, AW39-, CA317- en CA319-bestand 23 Tabel 6 Fictief voorbeeld opbouw van een deel van een AW33-bestand 27 Tabel 7 Overzicht retourcodes bij mee-afgekeurde records 36-38 Figuur 1 AZR-ketenpartijen (bron: Handboek Zorgregistratie AWBZ, het CVZ) 10 Figuur 2 De berichtstromen van de Zorgregistratie AWBZ (bron: Handboek Zorgregistratie AWBZ, het 11 CVZ) Figuur 3 Objectmodel Indicatiebesluit AWBZ-zorg en Zorgtoewijzing AWBZ-zorg (regionaal en 15 bovenregionaal) Figuur 4 Objectmodel Melding aanvang AWBZ-zorg (ZK-ZK) 16 Figuur 5 Objectmodel Beëindiging/Mutatie AWBZ-zorg (ZK-ZK) 16 Figuur 6 Objectmodel Melding aanvang AWBZ-zorg ZK-CAK 17 Figuur 7 Objectmodel Beëindiging/Mutatie AWBZ-zorg ZK-CAK 17 Figuur 8 Logische bestandsstructuur Indicatiebesluit en Zorgtoewijzing AWBZ-zorg (regionaal en 25 bovenregionaal) Figuur 9 Logische bestandsstructuur Melding aanvang AWBZ-zorg (ZK-ZK, ZK-CAK) 26 Figuur 10 Logische bestandsstructuur Beëindiging / Mutatie AWBZ-zorg (ZK-ZK, ZK-CAK) 26 Figuur 11 Bestandsstructuur van een retourbericht van een volledig goedgekeurd heenbericht 38 Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 8 / 43
1. Inleiding 1.1. Externe integratie Zorgregistratie AWBZ 1.1.1. Doel berichtenstandaarden De berichtenstandaarden hebben tot doel het realiseren van een efficiënte en effectieve communicatie/uitwisseling van gegevens betreffende de AWBZ-zorg tussen partijen in de AZRberichtenketen. 1.1.2. Afstemmen berichtstandaarden De versies van de EI-standaarden behorend bij AZR3.0 zijn tot stand gekomen op basis van het BEP-model van het College voor zorgverzekeringen (CVZ). BEP staat voor Bedrijfsregels, EI-standaarden en Processen. In dit model is de samenhang in beeld gebracht en beschreven tussen deze drie entiteiten. De berichtspecificaties in het BEP-model zijn ontwikkeld door het CVZ in afstemming met vertegenwoordigers van de AZR-ketenpartijen. 1.2. Over dit document 1.2.1. Inhoud De globale inhoud van deze standaardbeschrijving bestaat uit een beschrijving van de elektronische communicatie qua proces en gegevens. Het document beschrijft niet de eventueel noodzakelijke organisatorische veranderingen (zoals opleiding, werkprocessen, interne procedures), implementatie, conversie en migratie. Dit document is een technische aanvulling op het BEP-model en het Handboek Zorgregistratie AWBZ van het CVZ. Als eerste komt globaal het communicatieproces aan bod (hoofdstuk 2). Daarbinnen zijn het functionele bericht en het objectenmodel met betrekking tot de gegevens in de AZR-berichten van belang (hoofdstuk 3). De bestandsstructuur geeft inzicht in hoe de diverse records binnen een bestand van elk EI-bericht zijn geordend (hoofdstuk 4). De methode van berichtbeschrijving en een aanvullende toelichting op het vullen van de berichten zijn eveneens opgenomen (hoofdstuk 4). De berichtspecificaties geven topdown-inzicht in doel, opbouw en invulling van de EI-berichten. Deze specificaties zijn per EI-standaard opgenomen in afzonderlijke BER-documenten in pdf- en Excelformaat. Ook zijn deze on line raadpleegbaar via de webapplicatie WESP van Vektis (http://ei.vektis.nl). De opbouw van dit document is zodanig, dat binnen de hoofdstukken en bepaalde onderwerpen de diverse AZR-standaarden integraal beschreven staan. Deze worden dus niet afzonderlijk van elkaar behandeld. Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 9 / 43
2. Communicatieproces Zorgregistratie/AWBZ-zorg Van belang voor het communicatieproces AWBZ-zorg is inzicht in de mogelijkheden en voordelen van elektronische gegevensuitwisseling. Op basis hiervan is in het verleden een keuze gemaakt voor de in dit document beschreven externe-integratieberichten. Het communicatieproces tussen de partijen in het kader van de zorg wordt gefaseerd in hoofdlijnen beschreven door partijen en belangrijkste informatiestromen te schetsen. Hiermee wordt de samenhang tussen de diverse onderdelen vanuit registratief oogpunt inzichtelijk gemaakt. Voor een uitgebreide beschrijving van het communicatieproces wordt verwezen naar het BEP-model en het Handboek Zorgregistratie AWBZ van het CVZ. 2.1. Communicatieproces AWBZ-zorg Het communicatieproces vindt middels elektronische berichten plaats tussen de AZR-ketenpartners, zoals in figuur 1 weergegeven. Figuur 1 AZR-ketenpartijen (bron: Handboek Zorgregistratie AWBZ, het CVZ) De communicatie ondersteunt in hoofdlijnen de volgende processen: indiceren, toewijzen, leveren en eigen bijdrage. De informatiestromen in de vorm van AZR-berichten staan in figuur 2 beschreven. Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 10 / 43
Figuur 2 De berichtstromen van de Zorgregistratie AWBZ (bron: Handboek Zorgregistratie AWBZ, het CVZ) De navolgende tabel geeft een toelichting op figuur 2 en bevat de standaarden voor de actuele AZR3.0-berichten. Een EIstandaard wordt aangeduide middels een ID, bijv. AW33. Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 11 / 43
Nr. ID standaard voor EI-bericht Berichtstroom 1A IO31 Indicatiebesluitbericht Het CIZ verstuurt het indicatiebesluitbericht naar het zorgkantoor. 1B IO32 Het zorgkantoor verstuurt hierop een retourbericht naar het CIZ. 2A AW33 Zorgtoewijzingbericht Het zorgkantoor verstuurt het zorgtoewijzingbericht naar de zorgaanbieder. 2B AW34 De zorgaanbieder verstuurt hierop een retourbericht naar het zorgkantoor. 3A AW35 Melding aanvangzorgbericht De zorgaanbieder verstuurt het melding aanvangzorgbericht om het zorgkantoor te informeren over de aanvang van de zorg. 3B AW36 Het zorgkantoor verstuurt hierop een retourbericht naar de zorgaanbieder. 4A CA317 Melding aanvangzorgbericht ZK-CAK Het zorgkantoor verstuurt het melding aanvangzorgbericht ZK-CAK om het CAK te informeren over de aanvang van de zorg. 4B CA318 Het CAK verstuurt hierop een retourbericht naar het zorgkantoor. 5A AW39 Mutatie-/eindezorgbericht De zorgaanbieder verstuurt het mutatie-/eindezorgbericht om het zorgkantoor te informeren over een wijziging of beëindiging van de zorg. 5B AW310 Het zorgkantoor verstuurt hierop een retourbericht naar de zorgaanbieder. 6A CA319 Mutatie-/eindezorgbericht ZK-CAK Het zorgkantoor verstuurt het mutatie-/eindezorgbericht om het CAK te informeren over de beëindiging van de zorg of een overplaatsing van een cliënt. 6B CA320 Het CAK verstuurt hierop een retourbericht naar het zorgkantoor. 7 AW317 Aanlevering landelijke gegevens - Er bestaat geen retourbericht voor de aanlevering van landelijke gegevens ZK33 Zorgtoewijzingbericht bovenregionaal Zorgkantoor A verstuurt het bovenregionale zorgtoewijzingbericht om zorgkantoor B te informeren over de toewijzing van de zorg. ZK34 Zorgkantoor B verstuurt hierop een retourbericht naar zorgkantoor A. ZK35 Melding aanvangzorgbericht bovenregionaal Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 12 / 43
Nr. ID standaard voor EI-bericht Berichtstroom Zorgkantoor B verstuurt het bovenregionale melding aanvangzorgbericht om zorgkantoor A te informeren over de aanvang van de zorg. ZK36 Zorgkantoor A verstuurt hierop een retourbericht naar zorgkantoor B. ZK39 Mutatie-/eindezorgbericht bovenregionaal Zorgkantoor B verstuurt het bovenregionale mutatie-/eindezorgbericht om zorgkantoor A te informeren over een wijziging of beëindiging van de zorg. ZK310 Zorgkantoor A verstuurt hierop een retourbericht naar zorgkantoor B. 1, 2, 3 en 5 betreffen berichtstromen binnen de regio, 4 en 6 berichtstromen tussen zorgkantoren en Het CAK, 7 op landelijk niveau tussen zorgkantoren en het CVZ en tenslotte de berichtstromen tussen de regionale zorgkantoren. Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 13 / 43
3. Gegevens Zorgregistratie 3.1. Inleiding Doel van dit hoofdstuk is inzicht te geven in het functioneel bericht en de objectenmodellen met betrekking tot de gegevens in het kader van de EI-berichten in de keten Zorgregistratie. 3.2. Objectmodel functionele berichten De AZR-standaarden bevatten in hoofdlijnen de volgende objecten (entiteiten): Objecten per standaard AZR3.0 IO31 AW33 AW35 AW39 CA317 CA319 ZK33 ZK35 ZK39 CLIENT RELATIE ADRES OMGEVING ZIEKTEBEELD EN STOORNIS BEPERKING INDICATIEBESLUIT ZORGZWAARTEPAKKET FUNCTIE ACTIVITEIT SCORE STOORNIS SCORE BEPERKING Tabel 1 Hoofdobjecten die voorkomen in AZR-standaarden Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 14 / 43
* Nota bene: een indicatiebesluit heeft altijd minimaal één functie of één zorgwaartepakket. Figuur 3 Objectmodel Indicatiebesluit AWBZ-zorg en Zorgtoewijzing AWBZ-zorg (regionaal en bovenregionaal) Een indicatiebesluit bevat: of een functie; of een ZZP (partnerverblijf); of een ZZP en een functie. Er is altijd sprake van één of meer functies, al dan niet in combinatie met een ZZP. Een uitzondering hierop vormt ZZP0: dan is er slechts sprake van één ZZP. Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 15 / 43
* Nota bene: een cliënt heeft altijd minimaal één geleverde functie of één geleverd zorgwaartepakket. Figuur 4 Objectmodel Melding aanvang AWBZ-zorg (ZK-ZK) * Nota bene: een cliënt heeft altijd minimaal één functiemutatie of één zorgwaartepakketmutatie. Figuur 5 Objectmodel Beëindiging/Mutatie AWBZ-zorg (ZK-ZK) Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 16 / 43
* Nota bene: een cliënt heeft altijd minimaal één geleverde functie of één geleverd zorgwaartepakket. Figuur 6 Objectmodel Melding aanvang AWBZ-zorg ZK-CAK * Nota bene: een cliënt heeft altijd minimaal één functiemutatie of één zorgwaartepakketmutatie. Figuur 7 Objectmodel Beëindiging/Mutatie AWBZ-zorg ZK-CAK Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 17 / 43
3.3. Functioneel bericht Leeswijzer Een functioneel bericht toont de logische gegevensbehoefte ten aanzien van de informatie-uitwisseling tussen de partijen in het aangegeven proces en doel. Dit bericht is basis voor bijvoorbeeld een flat file- of XMLbericht. In dit document zijn flat file-ei-berichten beschreven. Het functioneel bericht lijkt qua opsomming veel op de korte EI-berichtspecificatie (GIS/027). Om deze reden is in dit document het functionele bericht achterwege gelaten. Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 18 / 43
4. Berichtopzet EI-berichten Zorgregistratie 4.1. Inleiding Het beschrijven van één landelijke afspraak met betrekking tot de uit te wisselen gegevens en de wijze waarop het uitwisselen gebeurt, is van groot belang bij het toepassen van externeintegratieberichtenstandaarden. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op een aantal aspecten die relevant zijn bij het bouwen en implementeren van de berichtenstandaarden, alsmede het verzenden van berichten. 4.2. EI-berichten Eén EI-bericht bestaat uit alle bij elkaar behorende gegevens, in één bestand, die betrekking hebben op dezelfde periode van gegevensuitwisseling (aanlevering). Een EI-bericht heeft één identificatie aanlevering en is gekoppeld aan één bestand, waarop de (zorg)gegevens van meerdere cliënten over een bepaalde periode voorkomen. Eenzelfde cliënt komt maximaal één maal per bericht voor. 4.3. Bestandsstructuur 4.3.1. Recordsoorten De externe-integratievorm die wordt toegepast, is de gestructureerde gegevensuitwisseling met behulp van records met een vaste lengte van gegevens. De records hebben ieder op zich ook een vaste en gelijke lengte. De records worden uitgewisseld in bestanden. Er zijn per bericht verschillende typen records (voorafgegaan door het 'kenmerk record, dat tevens de eerste twee cijfers van een rubrieknummer vormt). Voordelen van het toepassen van meerdere recordtypen zijn: het gebruik van kortere records; minder redundante informatie bij herhaald voorkomen van rubrieken. Hierna volgt per AZR-bericht een overzicht van de recordsoorten en recordnummering. De gele markering geeft aan dat de recordsoort verplicht voorkomt in het bericht. Het voorkomen van de andere soorten hangt af van verschillende condities. Recordsoorten per AZR-standaard IO31 AW33 AW35 AW39 CA317 CA319 ZK33 ZK35 ZK39 VOORLOOPRECORD 01 01 01 01 01 01 01 01 01 CLIENTRECORD 02 02 02 02 02 02 02 02 02 RELATIERECORD 03 03 03 ADRESRECORD 04 04 04 04 OMGEVINGRECORD 05 05 05 ZIEKTEBEELD EN STOORNISRECORD 06 06 06 BEPERKINGRECORD 07 07 07 Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 19 / 43
Recordsoorten per AZR-standaard IO31 AW33 AW35 AW39 CA317 CA319 ZK33 ZK35 ZK39 INDICATIEBESLUITRECORD 08 08 08 FUNCTIERECORD (geleverd) 07 07 07 FUNCTIERECORD (geïndiceerd) 09 09 09 FUNCTIERECORD (toegewezen) 15 15 MUTATIE FUNCTIERECORD 06 06 06 AANVRAAG FUNCTIERECORD 30 30 ACTIVITEITRECORD (geïndiceerd) 10 10 10 ZORGZWAARTEPAKKETRECORD (geleverd) 27 27 27 ZORGZWAARTEPAKKETRECORD (geïndiceerd) 22 22 22 ZORGZWAARTEPAKKETRECORD (toegewezen) 25 25 MUTATIE ZORGZWAARTEPAKKETRECORD 29 29 29 AANVRAAG ZORGZWAARTEPAKKETRECORD 31 31 COMMENTAARRECORD 98 98 98 SCORE STOORNISRECORD 12 11 11 SCORE BEPERKINGRECORD 13 12 12 SLUITRECORD 99 99 99 99 99 99 99 99 99 Tabel 2 Recordsoorten die voorkomen in AZR-standaarden = Recordtype is verplicht N.b.: Het adresrecord is verplicht indien het het adres van de cliënt betreft. Eén van beide recordtypen, functierecord (x) of zorgzwaartepakketrecord (x) dient altijd gevuld te zijn. De recordsoorten in de overeenkomende retourstandaarden hebben dezelfde nummering en eigenschappen. 4.3.2. Logische bestandsstructuur De relaties tussen de records vormen de logische structuur van een bestand. Hierna volgt per berichtsoort een overzicht van de logische structuur. Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 20 / 43
Tabel 3 Voorkomens van recordtypen per IO31-bestand Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 21 / 43 EI-standaarden AZR3.0, 01-10-2010 / uitgave 4, 08-10-2010
Tabel 4 Voorkomens van recordtypen per AW33-bestand Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 22 / 43
Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 23 / 43
[vorige pagina] Tabel 5 Voorkomens van recordtypen per AW35-, AW39-, CA317- en CA319-bestand N.b.: in de AZR3.0 is het gebruik van het commentaarrecord uitsluitend gedeeltelijk in het IO31- en gedeeltelijk in het indicatiebesluitdeel van het AW33-bericht, dus ook in de ZK33, toegestaan! Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 24 / 43 EI-standaarden AZR3.0, 01-10-2010 / uitgave 4, 08-10-2010
Figuur 8 Logische bestandsstructuur Indicatiebesluit en Zorgtoewijzing AWBZ-zorg (regionaal en bovenregionaal) Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 25 / 43 EI-standaarden AZR3.0, 01-10-2010 / uitgave 4, 08-10-2010
Figuur 9 Logische bestandsstructuur Melding aanvang AWBZ-zorg (ZK-ZK, ZK-CAK) Figuur 10 Logische bestandsstructuur Beëindiging / Mutatie AWBZ-zorg (ZK-ZK) Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 26 / 43
Fictief voorbeeld Hieronder volgt een fictief en incompleet voorbeeld van een fysieke volgorde van records in een bestand. Dit voorbeeld voor het AW33-bericht is tevens illustratief voor de andere berichtsoorten. Voorlooprecord Cliëntrecord: cliënt 1 Relatierecord : relatie 1 Adresrecord : adres relatie 1 Adresrecord: adres cliënt 1 Indicatiebesluitrecord : indicatiebesluit 1 Omgevingrecord: omgeving 1 Ziektebeeld en stoornisrecord: ziektebeeld en stoornis 1 Commentaarrecord: commentaar 1 Commentaarrecord: commentaar 2 Beperkingrecord: beperking 1 Functierecord (geïndiceerd): functie (geïndiceerd) 1 Commentaarrecord: commentaar 1 Activiteitrecord (geïndiceerd): activiteit (geïndiceerd) 1 Etc. Functierecord (toegewezen): functie (toegewezen) 1 Etc. Cliëntrecord: cliënt 2 Relatierecord: relatie 1 Adresrecord: adres relatie 1 Adresrecord: adres cliënt 1 Adresrecord: adres cliënt 2 Indicatiebesluitrecord: indicatiebesluit 1 Ziektebeeld en stoornisrecord: ziektebeeld en stoornis 1 Beperkingrecord: beperking 1 Beperkingrecord : beperking 2 Functierecord (geïndiceerd): functie (geïndiceerd) 1 Activiteitrecord (geïndiceerd): activiteit (geïndiceerd) 1 Activiteitrecord (geïndiceerd): activiteit (geïndiceerd) 2 Commentaarrecord: commentaar 1 Functierecord (geïndiceerd): functie (geïndiceerd) 2 Etc. Actviteitrecord (geïndiceerd): activiteit (geïndiceerd) 1 Actviteitrecord (geïndiceerd): activiteit (geïndiceerd) 2 Etc. Sluitrecord Tabel 6 Fictief voorbeeld opbouw van een deel van een AW33-bestand Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 27 / 43
Commentaarrecord Het commentaarrecord heeft tot doel uitgebreidere tekst als toelichting bij een gegeven in een detailrecord (cliëntrecord enz.) op te nemen. Omdat sprake is van een geautomatiseerd verwerken van de EI-berichten dient het gebruik tot een minimum beperkt te blijven. Het gebruik van het commentaarrecord is uitsluitend toegestaan bij een beperkt deel van IO31 en het overeenkomende indicatiebesluitdeel van de AW33 en ZK33. De rubriek identificatie detailrecord legt de relatie met het record, waarvoor de commentaarregel is opgenomen. Door het opnemen van de rubriek regelnummer vrije tekst zijn meerdere commentaarrecords per detailrecord mogelijk. In vrije tekst wordt vervolgens de toelichting opgenomen. Wat hiervoor vermeld staat, geldt in grote lijnen ook voor de retourinformatie, zie paragraaf 4.4. 4.3.3. Fysieke bestandsstructuur Voorgaande logische bestandsstructuur is vertaald naar een fysieke bestandsstructuur. De logische en fysieke bestandsstructuur komen met elkaar overeen. Bestandscontroles De ontvanger van een EI-bericht voert diverse controles op het bestand uit, om een antwoord te krijgen op onder andere de volgende vragen: Horen de bij elkaar geplaatste records logisch bij elkaar? De zender zet de records in een volgorde in het bestand, die wordt bepaald door de logische/fysieke relatie tussen de records. Dit houdt bijvoorbeeld in per cliënt + commentaar. Om er zeker van te zijn dat de aanwezige volgorde van de records logisch/fysiek juist is, worden de records door de ontvanger gecontroleerd via de logische/fysieke sleutelvelden. Als de fysieke relatie tussen een cliëntrecord en een commentaarrecord niet juist is, wordt het bestand afgekeurd. Het bericht is immers technisch onjuist en kan derhalve niet verwerkt worden. In dit geval dient code 0802 Fysieke plaats record onjuist in het retourbericht gevuld te worden. Ontbreken er records? Als een verplicht record of een conditioneel record dat van toepassing is, ontbreekt, dan is in het algemeen gesproken sprake van een technische fout, waarop een deel of het gehele bericht dient te worden afgekeurd. Een ontbrekend voorlooprecord leidt tot een afkeuren van het gehele bericht. In dit geval ontbreekt dan ook de afzender. Er kan dus geen automatisch retourbericht opgesteld worden. Er zal anderszins naar een oplossing gezocht moeten worden. Een ontbrekend sluitrecord leidt tot een afkeuren van het gehele bericht. Het sluitrecord dient om de consistentie in het bestand te controleren. Het gehele bericht wordt retourgezonden met code 0208 (= sluitrecord ontbreekt of onjuist). Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 28 / 43
Een ontbrekend detailrecord leidt tot retourzenden tezamen met de meeafgekeurde en andere gerelateerde detailrecords. Zie hiervoor de tabellen in paragraaf 4.4.2 Opzet retourinformatie. Zijn er identieke (dubbele) records? Er is sprake van dubbele records indien twee of meer records een identieke fysieke sleutel (Kenmerk record en Identificatie detailrecord) hebben. Dit is geen reden om een bericht in zijn geheel af te keuren. De volgende situaties moeten onderscheiden worden: o Dubbele records bij één cliënt; in dat geval wordt de cliënt waar dit zich voordoet afgekeurd. Af te geven foutcode: 0803 ( record is dubbel opgenomen ). Deze wordt geplaatst in alle records die over dezelfde fysieke sleutel beschikken. o Dubbele records verspreid voorkomend bij twee of meer cliënten. Af te geven foutcode: 0803 ( record is dubbel opgenomen ). Deze wordt geplaatst in alle records die over dezelfde fysieke sleutel beschikken. Omdat niet geconstateerd kan worden wat de juiste cliëntgegevens zijn, worden alle cliënten afgekeurd waarin records voorkomen met dezelfde fysieke sleutel. Hebben alle records de juiste lengte? Als één regel te kort of te lang is, dan heeft minimaal één rubriek niet de juiste lengte. Dit kan ook meerdere rubrieken betreffen. De retourcodes AZR die in dit geval gebruikt worden, zijn de codes die betrekking hebben op de onjuiste rubrieken. Het detailrecord waarin de verkeerde rubrieken voorkomen, wordt met eventuele gerelateerde records retourgezonden. De rest van het bestand kan goedgekeurd en verwerkt worden. Wanneer niet achterhaald kan worden welk gegeven onjuist is, kan het desbetreffende record afgekeurd worden met de code 0804 Lengte record onjuist. De rest van het bestand kan goedgekeurd en verwerkt worden. Wanneer een regel te lang is in het voorloop- of sluitrecord kan het gehele bestand niet verwerkt worden. Het gehele bestand wordt dan retourgezonden met code 0001 bericht is technisch fout. Klopt het aantal records per recordtype/bestand? In het sluitrecord zijn diverse rubrieken opgenomen om het aantal records per type en het totaal aantal records in het bestand te controleren. De ontvanger van het bestand telt het aantal records per type, en vergelijkt de uitkomst met de waarde in de desbetreffende rubrieken in het sluitrecord. Tevens wordt het totaal aantal detailrecords geteld en vergeleken met de waarde in rubriek totaal aantal detailrecords. Indien één (of meer) opgegeven aantal niet gelijk is aan het werkelijk geteld aantal, dan kan het zijn dat er records ontbreken of teveel zijn. In dit geval is het bericht technisch niet juist en wordt het gehele bericht afgekeurd en retourgezonden. De desbetreffende retourcode AZR, die in het voorlooprecord geplaatst wordt, geeft aan bij welk type record het aantal ontbreekt of niet juist is. Indien het bestand volledig goedgekeurd wordt, wordt een ontvangstbevestiging gestuurd (zie paragraaf 4.4.1). Zie ook paragraaf 4.4.2 Opzet retourinformatie, punt 4 Retourcode AZR voor de retourcodes AZR die toegevoegd kunnen worden per rubriek indien er een fout opgetreden is. Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 29 / 43
Fysieke sleutels De rubriek kenmerk record identificeert het recordtype van elk record in het bestand. Het kenmerk record is in de beschrijving van de recordlay-out te herkennen in de eerste twee cijfers van het rubrieknummer. De rubriek identificatie detailrecord geeft elk record in het bestand een volgnummer. De combinatie kenmerk record en identificatie detailrecord maakt elk record in het bestand uniek. In geval van een commentaarrecord is ook nog het regelnummer nodig om het record uniek te maken. In de berichtspecificaties worden sleutels aangeduid met technisch (T) en logisch (L). Met fysieke en technische sleutels wordt hetzelfde bedoeld. 4.3.4. Tekenset Het moet in principe mogelijk zijn om de meest gangbare diakritische tekens in een EI-bericht weer te geven. Zie voor richtlijnen voor het gebruik van het soort tekenset bij de bedrijfsregels van het CVZ. 4.3.5. Carriage return/line-feed Achter iedere record moet een Carriage-Return/Line-Feed worden opgenomen. De posities die in beslag worden genomen door de CR/LF zijn niet opgenomen in de beschreven recordlengte. 4.4. Retourinformatiebericht 4.4.1. Inleiding Naast de EI-berichten is voorzien in retourinformatie AWBZ-zorg per bericht. Doel van het retourbericht is tweeledig: a) bevestigen van goede ontvangst van het heenbericht en b) de zender van het heenbericht informeren over de beoordeling (technisch/inhoudelijk) van het bericht door de ontvanger. In dit geval gaat het om technische en/of inhoudelijke afkeuringen. Men kan bijvoorbeeld aangegeven dat gegevens ontbreken, niet te lezen of onjuist zijn. Indien er communicatie plaatsvindt rondom beoordelingen (technisch/inhoudelijk) van EI-berichten tussen de AZR-ketenpartijen, dienen de beoordelingen gecommuniceerd te worden met behulp van de Vektis-codelijst COD910-VEKT (= retourcode AZR ). Voor het retourbericht gelden de volgende algemene afspraken (zie 4.4.2 voor details): Per bericht (bestand) volgt één retourinformatiebericht (bestand). Als uitzondering hierop geldt dat de ontvanger van een EI-bericht géén retourbericht stuurt als hij het heenbericht niet als een geldig EI-bericht kan herkennen. Dit geldt in elk geval als er geen voorlooprecord aanwezig is of als het voorlooprecord onleesbaar en daardoor niet te verwerken is. In alle overige situaties moet de ontvanger van een EI-bericht een retourbericht versturen. Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 30 / 43
De records betreffende een cliënt worden telkens in zijn geheel beschouwd. Dit houdt in dat indien van een cliënt één of meer records worden afgekeurd, alle records van die cliënt niet in behandeling worden genomen. Voorlooprecord heeninformatie wordt, aangevuld met enkele gegevens, teruggezonden. Afgekeurde records worden retourgezonden samen met de overige wel goedgekeurde records betreffende die cliënt. Als een ontvangende ketenpartij een fout bij een cliënt in een EI-bericht constateert, ongeacht in welk record, stuurt hij in het retourbericht zowel de goedgekeurde als afgekeurde detailrecords van die cliënt terug (inclusief de nummering van de detailrecords uit het heenbericht). Hieruit volgt dat alle geretourneerde detailrecords van één cliënt in het retourbericht opvolgend en oplopend genummerd zijn. Met andere woorden: binnen de cliënt zitten er geen gaten in de nummering. Als de verzender van het retourbericht meer dan één cliënt opneemt (maar niet alle cliënten), kunnen er wel gaten in de nummering zitten tussen de verschillende cliënten. Niet alle cliënten komen immers voor in het retourbericht. Goedgekeurde records van cliënten, waarvan geen enkel record is afgekeurd, worden niet retourgezonden. Een geheel goedgekeurd bestand leidt tot een retourbericht dat slechts bestaat uit een voorloop- en sluitrecord. De relevante records bestaan uit een kopie van de heeninformatie aangevuld met maximaal 3 retourcodes AZR. Het sluitrecord bevat het aantal detailrecords en/of commentaarrecords retourinformatie. Aanvullende opmerkingen AZR3.0-berichten: Retourontvangen records worden zo nodig gecorrigeerd en in een volgend heengaand bericht opnieuw, samen met nieuwe records (van andere cliënten), ingestuurd. Er volgt dus geen separate zending (bestand) van alleen gecorrigeerde records. De verzender van een heenbericht mag voor een cliënt al een nieuw EI-bericht sturen als het retourbericht op het vorige bericht van die cliënt nog niet ontvangen is. Nadat een ketenpartij een retourbericht heeft ontvangen dat fouten op een heenbericht bevat, levert deze ketenpartij in het nieuwe, gecorrigeerde EI-bericht alleen die cliënten opnieuw aan waarbij één of meer fouten zijn geconstateerd. Goedgekeurde cliënten worden dus niet opnieuw aangeleverd. 4.4.2. Opzet retourinformatie Hierna volgt puntsgewijs een beschrijving van de opzet van de retourinformatie. In geval van een volledig goedgekeurd heenbericht, wordt een ontvangstbevestiging gestuurd in de vorm van een kopie van het voorloop- en sluitrecord. Het veld retourcode AZR (01) wordt gevuld met de code 0000. De diverse aantal-recordsvelden in het sluitrecord bevatten alle de waarde 0. In geval het volledige heenbericht (lees bestand) wordt afgekeurd, bevat het retourbericht een volledige kopie van het heenbericht. Het veld Retourcode AZR (01) in het voorlooprecord bevat de code 0001. In geval van een ten dele afgekeurd heenbericht zijn de volgende procedures van toepassing: Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 31 / 43
1 Voorloop- en sluitrecord Het voorlooprecord wordt altijd, aangevuld met enkele gegevens, teruggezonden. In het sluitrecord zijn rubrieken aantal detailrecords en/of commentaarrecords in retourinformatie opgenomen. 2 Retourzenden afgekeurde detailrecords Een detailrecord waarover (inhoudelijk of syntactisch) iets op te merken valt, wordt afgekeurd en altijd teruggezonden. Ook de aan het afgekeurde record gerelateerde records worden mee retourgezonden. Hierbij worden onderscheiden: mee-afgekeurde en andere gerelateerde detailrecords, zie punt 3 mee-retourzenden gerelateerde detailrecords. Een ontbrekend detailrecord creëert een speciale situatie. In het geval een verplicht detailrecord ontbreekt, is sprake van een afkeuring. Een ontbrekend verplicht detailrecord is echter niet retour te zenden. De aan het ontbrekend detailrecord virtueel gerelateerde detailrecords worden teruggezonden, zie punt 3 meeterugzenden gerelateerde detailrecords. 3 Mee-retourzenden gerelateerde detailrecords Bij een ontbrekend verplicht record worden de gerelateerde records als mee-afgekeurd teruggezonden. De relatie tussen de detailrecords is aangegeven in de logische bestandsstructuur, die per bericht wordt vastgesteld (zie figuren in paragraaf 4.3.2). In het algemeen geldt: de logische structuur is uitgewerkt in 1-op-n-relaties. Een record aan de 1-kant is bovengeschikt aan een record aan de n-kant. Een record aan de n-kant is ondergeschikt aan een record aan de 1-kant. De records aan de n-kant zijn nevengeschikt aan elkaar. 4 Retourcode AZR Voor retourcodes AZR zie de tabel retourcode AZR COD910-VEKT: http://ei.vektis.nl/wespcodelijstendetail.aspx?co_ge_code=cod910&co_or_code=vekt. Aan elk retour te zenden detailrecord wordt minimaal een retourcode AZR toegevoegd. Dit gebeurt als volgt: Bij een fout in een detailrecord wordt het foutieve record voorzien van de desbetreffende foutmelding(en). De overige records van de desbetreffende cliënt worden, afhankelijk van de situatie die van toepassing is, voorzien van de volgende retourcodes: retourcode: 0200 ( geen opmerking over dit record ) als het record beoordeeld is en in orde is bevonden; de van toepassing zijnde (rubriek)foutcode als het record beoordeeld is en niet in orde is bevonden; retourcode: 0233 ( record niet beoordeeld zonder opgave van reden ) als het record niet beoordeeld is zonder dat daarbij exact aangegeven wordt wat de reden daarvan is. Foutmeldingen die gerelateerd zijn aan de Technische Bedrijfsregels van CVZ (zie www.zorgregistratie.nl), zijn in AZR3.0 niet meer opgenomen in de retourcodetabel. Deze stonden voor AZR2.2 gerangschikt vanaf code 9000. De retourcode kan de gebruiker zelf samenstellen door achter een 9 het nummer van de desbetreffende Technische Bedrijfsregel te plaatsen, inclusief voorloopnullen. Bijvoorbeeld retourcode 9003 verwijst naar de Technische Bedrijfsregel 3 en 9112 naar bedrijfsregel 112. Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 32 / 43
In een apart Excelbestand wordt per retourbericht aangegeven welke retourcode AZR gekoppeld is aan welke rubriek. Dit overzicht staat in de retourcodekoppeltabel in het bestand AZR[versie] Retourcodekoppeltabel [versiedatum].xls. Deze is via WESP (http://ei.vektis.nl) verkrijgbaar onder AZR3.0. Retourinformatie Zorgtoewijzing AWBZ (AW34) Bij het retourbericht EI Zorgtoewijzing AWBZ (AW34) kan de zorginstelling bij bepaalde records alleen technische retourcodes AZR invullen. Dit heeft te maken met de structuur van EI Zorgtoewijzing AWBZ. Een deel van EI Zorgtoewijzing AWBZ bestaat uit records van het EI-bericht Indicatiebesluit AWBZ-zorg (IO31). Deze records worden ongewijzigd door het zorgkantoor naar de zorginstelling gestuurd en zijn bedoeld om de zorginstelling(en) te informeren. De zorginstelling kan geen inhoudelijke opmerkingen maken naar het zorgkantoor over het indicatiebesluitgedeelte van EI Zorgtoewijzing AWBZ. De situatie kan wel ontstaan dat een record niet ingelezen kan worden door de zorginstelling. Daarom voorziet Vektis in retourcodes AZR, waarmee een zorginstelling het zorgkantoor kan informeren over technische fouten in het bericht. Dit kan via de volgende codes worden gecommuniceerd: 0001: Bericht is technisch fout 0002: Kenmerk record ontbreekt of is onjuist 0003: Reserve ontbreekt of is onjuist 0801: Identificatie detailrecord ontbreekt of is onjuist 0802: Fysieke plaats record is onjuist 0803: Record is dubbel opgenomen 0804: Lengte record ontbreekt of is onjuist 0806: Status aanlevering record ontbreekt of is onjuist Deze codes kunnen ingevuld worden bij de volgende records, die als kopie van het indicatiebesluit uit het Indicatiebesluitbericht (IO31) worden meegezonden: Cliëntrecord Relatierecord Adresrecord Omgevingrecord Ziektebeeld en stoornisrecord Beperkingrecord Indicatiebesluitrecord Functierecord (geïndiceerd) Activiteitrecord (geïndiceerd) Zorgzwaartepakketrecord (geïndiceerd) Score stoornisrecord Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 33 / 43
Score beperkingrecord Bovenstaande records in het AW33-bericht worden door de zorgaanbieder dus uitsluitend technisch en niet inhoudelijk beoordeeld. De records die betrekking hebben op het zorgtoewijzingsdeel in het AW33-bericht kunnen wél inhoudelijk beoordeeld worden. Retourinformatie ZK-berichten In de bovenregionale AZR-berichten wijken adresgegevens in het voorlooprecord af ten opzichte van de regionale AWBZzorgberichten. Het betreft Code zorgkantoor 01 en 02. De codelijst Retourcode AZR, COD910-VEKT, bevat hiervoor 2 extra codes. Deze codes zijn: 1300 Code zorgkantoor (01) ontbreekt of onjuist 1089 Code zorgkantoor (02) ontbreekt of onjuist Foutcodes bij volgorde van berichten Aan een Melding aanvang zorgbericht (AW35) dient altijd een Zorgtoewijzingbericht (AW33) te zijn voorafgegaan (zie Handboek Zorgregistratie AWBZ en BEP-model). In het geval een AW35 wordt verstuurd zonder dat er een AW33 is geweest, dan dient de volgende retourcode AZR te worden gehanteerd in het voorlooprecord: 1011. Aan een AW35 kan in sommige situaties een AW39-bericht zijn voorafgegaan (zie Handboek Zorgregistratie AWBZ en BEP-model). In het geval aan een AW35 ten onrechte een AW39 voorafgaat, dan dient de volgende retourcode AZR te worden gehanteerd in het voorlooprecord: 1012. Zie voor de toepassing van retourcodes AZR per retourbericht en per rubriek de retourcodekoppeltabel in AZR[n.n] Retourcodekoppeltabel [eejjmmdd].xls. 5 Commentaarrecord Er mogen geen commentaarrecords toegevoegd worden aan retourberichten. Ontvangen commentaarrecords mogen niet gewijzigd worden. 6 Wijzigen gegevens heenbericht in retourbericht Gegevens uit de heengaande informatie blijven in de retourinformatie onveranderd (gelijk aan de invulling van de zender heengaand bericht). Foutieve gegevens mogen dus niet gewijzigd teruggezonden worden in een retourbericht. In één of meerdere van de velden Retourcode AZR kan een gecodeerde opmerking geplaatst worden. Het is verplicht om over elke gesignaleerde fout of afwijking één Retourcode AZR in te vullen. Verder kan het soms nodig zijn om over één fout/afwijking meer dan één Retourcode AZR terug te zenden. Soms is er sprake van een fout/afwijking die betrekking heeft op meerdere gegevenselementen. Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 34 / 43
Onterecht ontbrekende gegevens in het heenbericht zullen de inhoud in het retourbericht behouden (nullen of spaties). Een Retourcode AZR zal aangeven dat de inhoud van het desbetreffende veld ontbreekt. 7 Technische sleutelgegevens De volgende technische sleutelgegevens mogen niet gewijzigd worden: Kenmerk record; dit is het eerste gegevenselement in elk record. Identificatie detailrecord; dit is het tweede gegevenselement in elk record, behalve in het voorloop- en sluitrecord. Regelnummer vrije tekst; dit is het derde gegevenselement in alleen het commentaarrecord. Resumé Een heenbericht wordt altijd door een retourbericht gevolgd, ongeacht of het heenbericht wel of geen fout(en) bevat. Afgekeurde records in een heenbericht worden retourgezonden tezamen met mee-afgekeurde en andere gerelateerde detailrecords van een cliënt. Goedgekeurde records worden niet retourgezonden. Als er geen afgekeurde records zijn, dan bevat een retourbericht alleen een voorloop- en sluitrecord. Indien er sprake is van één fout binnen de set van records die bij één en dezelfde cliënt horen, dan wordt deze gehele set meegezonden in het retourbericht. Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 35 / 43
Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 36 / 43 EI-standaarden AZR3.0, 01-10-2010 / uitgave 4, 08-10-2010
Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 37 / 43
[voorgaande 2 pagina s] Tabel 7 Overzicht retourcodes bij mee-afgekeurde records 4.4.3. Structuur EI-retourinformatiebericht De structuur van een EI-retourinformatiebericht komt qua logische volgorde van records overeen met dat van een EIheenbericht. Het onderscheid tussen een volledig goedgekeurd en een deels of volledig afgekeurd heenbericht is van belang. Volledig goedgekeurd EI-heenbericht In geval van een volledig goedgekeurd heenbericht wordt een EI-retourinformatiebericht gestuurd dat uitsluitend een voorloop- en sluitrecord bevat. Er worden geen detailrecords retourgezonden. Figuur 11 Bestandsstructuur van een retourbericht van een volledig goedgekeurd heenbericht Volledig of deels afgekeurd EI-heenbericht In het geval dat een heenbericht wordt afgekeurd, wordt een retourbericht gestuurd dat qua structuur overeenkomt met het heenbericht (zie de figuren logische bestandsstructuur in paragraaf 4.3.2). Wanneer een heenbericht deels wordt afgekeurd, worden uitsluitend de afgekeurde records en alle bijbehorende records van de desbetreffende cliënt retourgezonden. Bij volledige afkeuring van een heenbericht mits deze leesbaar is bevat het retourbericht een kopie van alle detailrecords uit het heenbericht, voorzien van de desbetreffende retourcode(s). Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 38 / 43 EI-standaarden AZR3.0, 01-10-2010 / uitgave 4, 08-10-2010
4.5. Procedure uitwisselen gegevens EI-berichten AZR 4.5.1. Algemeen De procedure wordt conform landelijke afspraken uitgevoerd en staat beschreven in documentatie van het CVZ. De zender van een bericht is verantwoordelijk voor de juistheid, actualiteit, volledigheid en betrouwbaarheid van de gegevens. 4.6. Beschrijving vullen velden Algemeen In deze paragraaf volgen enkele afspraken over het vullen van velden met name waar het samenhangende rubrieken of complexe instructies betreft. Nadere afspraken zijn beschreven in het invulinstructiedocument van Vektis en in de documentatie van het CVZ. 4.6.1. Datumvelden Voor alle datumvelden in de standaarden geldt, dat deze altijd met een bestaande waarde (datum) gevuld moeten worden. 4.6.2. Status aanlevering record Zie voor een toelichting op het gebruik van het gegeven Status aanlevering record het Handboek Zorgregistratie AWBZ en het BEP-model, www.zorgregistratie.nl. Het gegeven status aanlevering record is opgenomen om een correctie (mutatie) op één of meer eerder aangeleverd(e) fout(e) en geaccepteerd(e) gegeven(s) bij een cliënt te kunnen doorvoeren. Dit zijn gegevens bij een cliënt die onbedoeld, om administratieve reden, fout zijn gevuld en in een eerder stadium aangeleverd aan en geaccepteerd door de ontvanger. Een correctie wordt verstuurd nadat het retourbericht van het vorige bericht is ontvangen. Een eerste of te corrigeren aanlevering wordt opgegeven in het gegeven status aanlevering record op het niveau van een detailrecord. In geval van een correctie worden alle records logisch behorend bij een cliënt altijd opnieuw verstuurd. Ook in geval van het opnieuw sturen van (gecorrigeerde) records betreffende een cliënt, naar aanleiding van afgekeurde records gemeld in een retourbericht, worden alle records behorend bij een cliënt opnieuw verstuurd. Op het gebruik van status aanlevering zijn de volgende regels van toepassing: Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 39 / 43
Een record dat voor het eerst wordt aangeleverd krijgt altijd statuscode 1. Met statuscode 3 ( verwijderen aanlevering ) laat de zender van een bericht aan de ontvanger van dat bericht weten dat een eerder verstuurd record verwijderd moet worden. Als een zorgaanbieder een functierecord met statuscode 3 verstuurt, moeten de sleutelgegevens van dat record overeenkomen met die van het eerder verstuurde record. In geval van een correctie wordt het nieuwe (gecorrigeerde) record in hetzelfde of een volgend bericht aangeleverd met statuscode 1. Verder is van belang: Te verwijderen records betreffende een cliënt worden in een volgend heengaand bericht opnieuw, tezamen met nieuwe records (van andere cliënten), ingestuurd. Er volgt derhalve geen separate zending (bestand) van alleen te verwijderen records betreffende een cliënt. Te verwijderen gegevens hebben altijd betrekking op eerder goedgekeurde (en in behandeling genomen) records betreffende een cliënt. De zender van het retourbericht stuurt de status aanlevering record ongewijzigd in de retour te zenden records terug. 4.6.3. Aanduiding codelijst In een berichtenstandaard zijn diverse gegevens aanwezig, waarbij één of meer codelijsten van toepassing zijn. Deze codelijsten worden opgenomen in een integrale lijst onder een eigen nummer. Indien er sprake is van meerdere keuzes codelijsten bij een bepaalde rubriek, wordt de keuze voor een specifieke (internationale, regionale of sectorale) codelijst kenbaar gemaakt in de rubriek aanduiding <naam>codelijst. Zo veel als mogelijk wordt uitgegaan van landelijk geldende codelijsten. Daar waar meer codelijsten mogelijk zijn, zijn deze als optie in de integrale lijst opgenomen. In de loop der tijd worden eventueel codelijsten geactualiseerd. Codelijsten kunnen geraadpleegd en gedownload worden via http://ei.vektis.nl bij de desbetreffende EI-standaard of via de menu-optie Codelijsten. Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 40 / 43
Mutatieoverzicht Wijzigingen in uitgave 5 (d.d. 04-12-2010) t.ov. uitgave 4 (d.d. 08-10-2010). Wijzigingen in uitgave 4 (d.d. 08-10-2010) t.ov. uitgave 3 (d.d. 04-09-2010). Wijzigingen in uitgave 3 (d.d. 04-09-2010) t.ov. uitgave 2 (d.d. 01-07-2010). Wijzigingen in uitgave 2 (d.d. 01-07-2010) t.o.v. uitgave 1 (d.d. 01-05-2010). Datum CorrID Documentdeel Aard wijziging 04-12-2010 Figuren 9 en 10 Eén voorkomen van het cliëntrecord per bestand gecorrigeerd in 08-10-2010 Tabel 2, 4, 5, 6 en 7 en figuur 8 meerdere voorkomens per bestand. Activiteitrecord (toegewezen) (recordtype 16) is verwijderd. 08-10-2010 Figuur 8 Commentaarrecord (recordtype 98) behorend bij indicatiebesluitrecord is naar beneden verplaatst, direct onder Zwaartepakketrecord (toegewezen) (recordtype 25). 08-10-2010 Paragraaf 4.3.3, 5 de bullet De desbetreffende retourcode AZR in het sluitrecord geeft aan bij welk type record het aantal ontbreekt of niet juist is. is gecorrigeerd in De desbetreffende retourcode AZR, die in het voorlooprecord geplaatst wordt, geeft aan bij welk type record het aantal ontbreekt of niet juist is. 04-09-2010 Figuur 8 Recordtypes Functierecord (toegewezen), Zorgzwaartepakketrecord (toegewezen) en Score stoornisrecord zijn direct gerelateerd aan het Indicatiebesluitrecord i.p.v. aan het Cliëntrecord. 01-07-2010 Pagina 4 ZK-standaarden zijn toegevoegd aan het documentenoverzicht. 01-07-2010 Pagina 4 Foutcodekoppeltabel gecorrigeerd in Retourcodekoppeltabel in het documentenoverzicht. 01-07-2010 Pagina 7 Overzicht met tabellen en figuren opgenomen. 01-07-2010 Figuur 3 Correcties in objectmodel IO33/AW33/ZK33: alle entiteiten die een relatie met de cliënt hebben zijn m.u.v. adres en relatie gekoppeld via het indicatiebesluit. In uitgave 1 waren ziektebeeld en stoornis, code stoornis, beperking en omgeving abusievelijk nog direct gerelateerd aan cliënt. Blokje zorgeenheid is verwijderd. Een nota bene is toegevoegd. 01-07-2010 Figuur 4 Objectmodel AW35/ZK35: relatie cliënt zorgzwaartepakket is gewijzigd van geen of één in geen, één of meer. Blokje zorgeenheid is verwijderd. Een nota bene is toegevoegd. 01-07-2010 Figuur 5 Objectmodel AW39/ZK39: Functie-aanvraag en ZZP-aanvraag zijn gerangschikt onder ZZP-mutatie. Relatie cliënt zorgzwaartepakketmuatie is gewijzigd van geen of één in geen, één of meer. Blokje zorgeenheid is verwijderd. Een nota bene is toegevoegd. 01-07-2010 Figuur 6 Figuur 6 is toegevoegd. Objectmodel CA317: adres is Standaardbeschrijving Externe integratie AWBZ-zorg 41 / 43