vertegenwoordiger / Wijziging v1.10 Domein Organisatie Met behulp van dit formulier kunnen zowel een nieuwe Bevoegd vertegenwoordiger als een nieuwe geregistreerd worden. Dat is nodig in die situatie, waarin zowel de bij KPN bekende Bevoegd de of Contactpersonen niet meer bij de Abonnee werkzaam zijn dan wel op andere wijze niet meer geautoriseerd zijn als dusdanig te functioneren, en de Abonnee verzuimd heeft deze wijzigingen aan KPN door te geven. KPN B.V. Fauststraat 1 7323 BA Apeldoorn Postbus 9105 7300 HN Apeldoorn T 088 661 06 21 www.kpn.com/ K.v.K. Den Haag nr. 27124701 NL009292056B01 Belangrijk: Lees eerst de bijgevoegde toelichting voor het invullen van dit formulier. 1) Gegevens Abonnee-organisatie Organisatienaam Abonneenummer 2) Gegevens oude Bevoegd vertegenwoordiger Naam Functie 3) Gegevens nieuwe Bevoegd vertegenwoordiger Naam Functie 4) Gegevens Contactpersonen In Bijlage A kunt u de gegevens opgeven van één of meerdere personen die u als van uw organisatie wenst te autoriseren om namens uw organisatie certificaten aan te vragen en in te trekken, alsmede om andere Contactpersonen en Certificaatbeheerders te autoriseren. 5) Ingangsdatum wijziging Gewenste Ingangsdatum./ / / (dag/maand/jaar) 6) Checklist bijlagen Bewijs van de bevoegdheid van de nieuwe Bevoegd vertegenwoordiger Kopie identiteitsbewijs van de nieuwe Bevoegd vertegenwoordiger (foto en BSN nummer afgeschermd) Bijlage A: Gegevens Contactpersonen Kopie identiteitsbewijs of Contactpersonen bij het autoriseren van één of meer extra Contactpersonen (foto en BSN nummer afgeschermd). Op de levering van Certificaten zijn de Algemene Leveringsvoorwaarden KPN van toepassing. Voor het gebruik en uitgifte van Certificaten zijn de KPN Bijzondere Voorwaarden PKI Overheid Certificaten van toepassing. 1/3
7) Verklaring Ondergetekende verklaart namens Abonnee: I. dat alle gegevens volledig, juist en naar waarheid zijn ingevuld en de juiste bijlagen met de aanvraag mee worden meegestuurd; II. akkoord te gaan met de KPN Bijzondere Voorwaarden PKI Overheid Certificaten; III. de opgegeven in bijlage A bevoegd is om namens Abonnee te handelen in overeenstemming met de autorisaties die vermeld zijn in Bijlage A. Handtekening Bevoegd Vertegenwoordiger:. Handtekening :. ondertekend te:... d.d... /.. /. (dag/maand/jaar) Op de levering van Certificaten zijn de Algemene Leveringsvoorwaarden KPN van toepassing. Voor het gebruik en uitgifte van Certificaten zijn de KPN Bijzondere Voorwaarden PKI Overheid Certificaten van toepassing. 2/3
Bijlage A: Gegevens Contactpersonen Contactpersonen van de Abonnee Contactpersonen van de Abonnee zijn geautoriseerd om: namens de Abonnee Certificaten aan te vragen en in te trekken; namens de Abonnee Certificaatbeheerders te autoriseren; extra Contactpersonen te autoriseren of om de autorisatie van een in te trekken; gegevens van de Abonnee en de Contactpersonen te laten wijzigen. 1) (Verplicht) Naam Functie E-mail adres Telefoonnummer Bereikbaarheidsgegevens* - Straatnaam en nummer - Postbusnummer - Postcode + plaats * Deze gegevens behoeft u alleen in te vullen indien ze afwijken van de bereikbaarheidsgegevens van de Abonnee-organisatie. Op de levering van Certificaten zijn de Algemene Leveringsvoorwaarden KPN van toepassing. Voor het gebruik en uitgifte van Certificaten zijn de KPN Bijzondere Voorwaarden PKI Overheid Certificaten van toepassing. 3/3
Toelichting en instructie Vertegenwoordiger / Wijziging contactpersoon Domein Organisatie Algemeen U bent als Abonnee verplicht relevante wijzigingen aan KPN door te geven. Dit staat beschreven in de KPN Bijzondere Voorwaarden PKI Overheid Certificaten. Van een relevante wijziging is bijvoorbeeld sprake indien de huidige bij KPN geregistreerde Bevoegde /of contactpersoon vertrekt of anderszins wordt vervangen. Indien u de wijziging van alleen de Bevoegde vertegenwoordiger of alleen de wilt doorgeven dan zijn daarvoor het formulier vertegenwoordiger (ASQQ04998) en het formulier Wijziging (ASQQ04999) beschikbaar en dient u die te gebruiken. Indien deze wijzigingen het gevolg zijn van wijzigingen in uw organisatie als juridische entiteit, er bijvoorbeeld een nieuwe organisatie is ontstaan, ontstaat er een andere situatie. U dient in dat geval het abonnement, dat op naam staat van de oude abonneeorganisatie op te zeggen en te voldoen aan alle daarbij behorende verplichtingen (waaronder het intrekken van alle aan de certificaathouders van uw organisatie uitgegeven certificaten). Het opzeggen van het abonnement kan met behulp van het formulier Opzeggen abonnement. Vervolgens kunt u een nieuw abonnement op naam van de nieuwe organisatie aanvragen met behulp van het formulier Abonnee Registratie. Dit is een noodzaak die voortvloeit uit het Programma van Eisen van PKIoverheid. Immers certificaten dienen namens de (nieuwe) Abonneeorganisatie aangevraagd en geautoriseerd te worden. Indien uw organisatie echter heeft nagelaten beide wijzigingen aan ons door te geven heeft KPN nog de reeds vertrokken Bevoegde geregistreerd en is het voor ons niet meer mogelijk uw aanvragen en/of wijzigingen te behandelen. Immers de autorisatie, de identificaten en authenticatie van deze aanvragen en/of wijzigingen kunnen door ons niet worden geverifieerd. Andersom, het is voor u, als abonnee, in die situatie niet meer mogelijk uw verplichtingen na te komen, de aan uw organisatie uitgegeven certificaten afdoende te beheren en bijvoorbeeld nieuwe certificaten aan te vragen. Voor de uitzonderingssituatie dat uw organisatie wel abonnee is bij KPN en zowel de huidige bevoegde vertegenwoordiger als contactpersoon nog niet bij ons zijn geregistreerd kunt u gebruik maken van dit formulier. U dient dit formulier dus te gebruiken indien u KPN wilt informeren over de volgende feiten: - de bij KPN geregistreerde Bevoegde Vertegenwoordiger is vervangen door een nieuwe Bevoegd - de bij KPN geregistreerde is vervangen door een nieuwe. Als u dit formulier gebruikt behoeft u zich niet opnieuw als Abonnee te registreren. U dient met behulp van dit formulier in eerste instantie op te geven wie nu Bevoegd vertegenwoordiger is van uw organisatie. De Bevoegd Vertegenwoordiger is een natuurlijk persoon 1/6
die bevoegd is een organisatie te vertegenwoordigen. Bevoegdheid tot vertegenwoordiging kan voortvloeien uit de wet of uit een volmacht. Er kan ook sprake zijn van meerdere natuurlijk personen, b.v. een bestuur van een vereniging, die bevoegd zijn een organisatie te vertegenwoordigen. In onderstaand schema volgt een beschrijving wie normaliter bevoegd is om een bepaalde organisatie te vertegenwoordigen: Organisatie Gemeente Provincie Ministerie School Waterschap Zorginstelling Vereniging BV NV Maatschap Eenmanszaak Vennootschap onder Firma (VOF) Commanditaire vennootschap Coöperatie Baten-lastendienst Zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) Vertegenwoordigingsbevoegd Burgemeester Gemeente secretaris Commissaris van de Koningin Minister Directeur Generaal Secretaris Generaal Directeur/Hoofd Secretaris van het bestuur Directeur (Dijkgraaf) Directeur Alle maten of één der maten als vertegenwoordiger van de maatschap (d.w.z. als vertegenwoordiger van alle maten gezamenlijk) als deze door de andere maten hiertoe is gevolmachtigd. Eigenaar Iedere vennoot, die daarvan niet is uitgesloten, is bevoegd om 'ten name van de vennootschap' (d.w.z. de gezamenlijke vennoten) te handelen Alleen beherende vennoten: zij zijn bevoegd om namens de commanditaire vennootschap op te treden en zij zijn hoofdelijk verbonden voor de in naam van de vennootschap aangegane verbintenissen. Directeur Directeur Deze bevoegdheid dient te worden aangetoond. Dat kan op verschillende manieren, waarbij op voorhand niet aan te geven is wat de juiste manier is. Het kan wellicht bijvoorbeeld via een kopie van het bewijs dat uw organisatie een overheidsorganisatie is (indien daar de Bevoegd vertegenwoordiger in wordt genoemd als zijnde bevoegd) of een benoemingsbesluit. De Abonnee dient aan te tonen dat de Bevoegde vertegenwoordiger die ondertekent daartoe ook daadwerkelijk bevoegd is. 2/6
In tweede instantie dient u op te geven welke door de Bevoegd vertegenwoordiger van uw organisatie wordt geautoriseerd om als voor uw organisatie te functioneren. De van uw organisatie wordt aangewezen, wordt geautoriseerd om namens uw organisatie Certificaten aan te vragen, te installeren, te beheren en in te trekken, alsmede om andere Contactpersonen en Certificaatbeheerders aan te wijzen. Certificaatbeheerders zijn de beheerders van Services Certificaten (Servercertificaten en Groepscertificaten). U kunt Contactpersonen aanwijzen die binnen of buiten de Abonnee-organisatie werkzaam zijn. Contactpersonen die buiten de Abonnee-organisatie werkzaam zijn, zijn niet bevoegd om andere Contactpersonen te autoriseren of om gegevens van Contactpersonen te wijzigen, dit in tegenstelling tot Contactpersonen van de Abonnee-organisatie. Deze autorisatie beperkt zich tot handelingen die worden verricht in relatie tot de diensten die worden geleverd aan de Abonnee, cq. de infrastructuur die wordt beheerd ten behoeve van de Abonnee, door de niet-abonnee organisatie. Contactpersonen (zowel werkzaam binnen als buiten de Abonnee-organisatie) zijn geautoriseerd om: namens de Abonnee Certificaten aan te vragen en in te trekken; namens de Abonnee Certificaatbeheerders te autoriseren. De Contactpersonen van de Abonnee zijn tevens geautoriseerd om: extra Contactpersonen te autoriseren of om de autorisatie van een in te trekken; gegevens van de Abonnee en de Contactpersonen te laten wijzigen. Een Abonnee-organisatie dient minimaal één te hebben die werkzaam is voor de Abonnee-organisatie. U dient in Bijlage A één binnen uw organisatie op te geven. Dit kan door alle gevraagde gegevens van de in te vullen, inclusief zijn of haar handtekening. De handtekening van de is nodig voor verificatie van de handtekening onder toekomstige aanvragen, zoals certificaataanvragen. Toelichting bij het invullen van het formulier Ad 1) Gegevens Abonnee U dient de naam van de Abonnee-organisatie op te geven, zoals deze bij KPN is geregistreerd via het formulier Abonnee Registratie. Tevens dient u hier uw abonneenummer in te vullen. Dit abonneenummer is aan uw organisatie meegedeeld in een brief Acceptatie Abonnee aanvraag. Mocht het zo zijn dat naast de Bevoegd de ook de naam van uw organisatie is gewijzigd dient u op dit formulier nog de oude naam van uw organisatie te gebruiken. U kunt dan, nadat u bericht hebt ontvangen van de gewijzigde Bevoegde, de naamswijziging doorgeven m.b.v. het formulier Wijziging gegevens Abonnee. 3/6
Ad 2) Gegevens oude Bevoegd vertegenwoordiger U dient de volledige naam en functie van de oude Bevoegd vertegenwoordiger in te vullen. De hier in te vullen gegevens dienen overeen te stemmen met de gegevens van de oude vertegenwoordiger zoals die bekend zijn bij KPN. Ad 3) Gegevens nieuwe Bevoegd vertegenwoordiger U dient de volledige naam en functie van de nieuwe Bevoegd vertegenwoordiger in te vullen. Ad 4) Gegevens Contactpersonen U dient in Bijlage A de gegevens van de nieuwe op te geven. Dit kan door alle gevraagde gegevens van de in te vullen. De dient het formulier mede te ondertekenen. Deze handtekening is nodig voor verificatie van de handtekening onder bijvoorbeeld toekomstige certificaataanvragen. Indien de voor het ondertekenen van de verschillende (aanvraag)formulieren gebruik wil maken van een elektronische handtekening, dan is dat mogelijk. De elektronische handtekening van de moet dan wel voldoen aan de eisen van de Wet elektronische handtekeningen en het Gekwalificeerde Certificaat dat gebruikt wordt om de elektronische handtekening te zetten dient namens de Abonnee aan de desbetreffende te zijn uitgereikt. Indien de niet in het bezit is van een dergelijk certificaat dient de deze eerst voor zichzelf m.b.v. een papieren aanvraag en een handgeschreven handtekening aan te vragen. Ad 5) Ingangsdatum De registratie kan achteraf niet worden aangepast. U dient hier die datum in te vullen waarop u wenst dat de registratie bij KPN wordt aangepast. Dat dient een dag in de toekomst te zijn, waarbij u rekening dient te houden met een verwerkingstijd van 10 werkdagen. Ad 6) Checklist bijlagen Bij deze aanvraag dienen de volgende documenten te worden meegestuurd: Bijlage A: Gegevens Contactpersonen Bewijs van de bevoegdheid van de nieuwe Bevoegd vertegenwoordiger Kopie identiteitsbewijs van de nieuwe Bevoegd vertegenwoordiger (foto en BSN nummer afgeschermd) Kopie identiteitsbewijs van de nieuwe (foto en BSN nummer afgeschermd) Bijlage A: Gegevens Contactpersonen Bijlage A maakt onderdeel uit van het formulier. Zie Ad 2). Bewijs van de bevoegdheid van de Bevoegd vertegenwoordiger U dient bewijs bij te voegen waaruit de bevoegdheid van de Bevoegd vertegenwoordiger blijkt. Mogelijk wordt deze bevoegdheid reeds duidelijk uit het bewijs dat uw organisatie een overheidsorganisatie is, zo niet dan dient u alternatief bewijs te leveren. Voorbeelden zijn een benoemingsbesluit, akte van aanstelling, akte van benoeming of eventueel aangevuld met een kopie van het actueel, ondertekend tekeningsbevoegdheid document (indien sprake is van het delegeren van de tekenbevoegdheid binnen de Abonnee-organisatie). Kopie identiteitsbewijs van de nieuwe Bevoegd vertegenwoordiger Om de handtekening van de nieuwe Bevoegd vertegenwoordiger te kunnen verifiëren dient u een kopie van een geldig identiteitsbewijs van de Bevoegd vertegenwoordiger bij de aanvraag te 4/6
voegen. Indien de bevoegdheid intern gedelegeerd is via een tekeningsbevoegdheid document of een mandateringsbesluit, dan dient u ook een kopie van het identiteitsbewijs bij te voegen van de persoon naar wie het mandaat gedelegeerd wordt. Het gebruikte identiteitsbewijs moet een identiteitsbewijs zijn conform de Wet op de Identificatie (Wid). Voorbeelden van een dergelijk identiteitsbewijs zijn een paspoort of een identiteitskaart. Het gebruikte identiteitsbewijs moet geldig zijn op de datum van uitgifte van de certificaten, op die dag mag de geldigheidstermijn van het identiteitsbewijs niet zijn verstreken. Deze kopie van het identiteitsbewijs moet voor KPN voldoende leesbaar zijn. Duidelijk moet zijn: het documentnummer; datum einde geldigheid; de gegevens van de betreffende persoon; de handtekening van de beoogde Certificaathouder; In kader van de Wet bescherming Persoonsgegevens dient u de kopie van het identiteitsbewijs aan te leveren met uw foto en BSN nummer afgeschermd. Kopie identiteitsbewijs van de Om de handtekening van de te kunnen verifiëren dient u een kopie van een geldig identiteitsbewijs van de die op de aanvraag wordt geautoriseerd bij te voegen. Het hiervoor te gebruiken identiteitsbewijs moet een identiteitsbewijs zijn conform de Wet op de Identificatie (Wid). Voorbeelden van een dergelijk identiteitsbewijs zijn een paspoort of een identiteitskaart. Het gebruikte identiteitsbewijs moet geldig zijn, de geldigheidstermijn van het identiteitsbewijs mag niet zijn verstreken. Deze kopie van het identiteitsbewijs moet voor KPN voldoende leesbaar zijn. Duidelijk moet zijn: het documentnummer; datum einde geldigheid; de gegevens van de betreffende persoon; de handtekening. In kader van de Wet bescherming Persoonsgegevens dient u de kopie van het identiteitsbewijs aan te leveren met uw foto en BSN nummer afgeschermd. Alle bovenstaande documenten dienen direct met de aanvaag meegestuurd te worden, indien een document ontbreekt kan de aanvraag niet in behandeling worden genomen. Ad 7) Verklaring De nieuwe Bevoegd vertegenwoordiger van de Abonnee dient de aanvraag te ondertekenen. De nieuwe contactpersoon dient de aanvraag mede te ondertekenen. Dat kan met behulp van een handgeschreven handtekening, maar dat kan ook met een elektronische handtekening. Deze elektronische handtekening dient te voldoen aan de eisen van de Wet elektronische handtekeningen en het Gekwalificeerde Certificaat dat u gebruikt om de elektronische handtekening te zetten dient binnen het Domein Organisatie van de PKI voor de overheid namens de Abonnee aan u te zijn uitgereikt. Door de aanvraag van een (elektronische) handtekening te voorzien geeft u onder andere aan dat u instemt met de KPN Bijzondere Voorwaarden PKI Overheid Certificaten en dat u verplicht bent aan de bepalingen uit deze voorwaarden te voldoen. 5/6
Nota Bene: De KPN Bijzondere Voorwaarden PKI Overheid Certificaten gelden zowel voor Abonnees, Contactpersonen, Certificaathouders, Certificaatbeheerders en vertrouwende partijen. Hierdoor is het voor alle betrokkenen duidelijk wat de rechten en plichten zijn. Door te vertrouwen op het Certificaat gaat de Vertrouwende Partij impliciet akkoord met de KPN Bijzondere Voorwaarden PKI Overheid Certificaten. Voor dit "akkoord gaan" hoeft geen aparte handeling door de Vertrouwende Partij te worden verricht. Vervolg U dient het ingevulde (en met de hand ondertekende) formulier en bijlagen te versturen naar: KPN B.V. t.a.v. Afdeling Validatie Postbus 9105 7300 HN Apeldoorn U kunt het aanvraagformulier ook per mail versturen naar KPN. U dient dan het aanvraagformulier en de bijlagen te hechten aan een mail, deze te voorzien van een elektronische handtekening en de mail te versturen naar pkivalidation@kpn.com. KPN zal het ingevulde formulier in behandeling nemen. Indien het formulier leidt tot wijziging van de gegevens, zal de die de aanvraag mede heeft ondertekend, hiervan op de hoogte worden gesteld. Ook indien het formulier niet leidt tot een wijziging van de geregistreerde gegevens wordt deze persoon hierover geïnformeerd. Referenties Voor meer informatie over de PKI voor de overheid en de Certificatiedienstverlening van KPN verwijzen wij u naar: 1. De documenten van de PKI voor de overheid, deze zijn beschikbaar op de site van PKIoverheid; http://www.pkioverheid.nl/ 2. De documenten van de Certificatiedienstverlening van KPN, de belangrijkste daarvan zijn de Certificate Practice Statement en de KPN Bijzondere Voorwaarden PKI Overheid Certificaten. Deze zijn beschikbaar via http://certificaat.kpn.com/. 6/6