Wijziging Bevoegd vertegenwoordiger v1.19

Transcriptie

1 Wijziging Bevoegd vertegenwoordiger v1.19 Domein Organisatie Met behulp van dit formulier kan de geregistreerde Bevoegd vertegenwoordiger van de Abonnee worden gewijzigd. Belangrijk: Lees eerst de bijgevoegde toelichting voor het invullen van dit formulier. KPN B.V. Fauststraat BA Apeldoorn Postbus HN Apeldoorn T K.v.K. Den Haag nr NL B01 1) Gegevens Abonnee-organisatie Organisatienaam Aboneenummer 2) Gegevens oude Bevoegd vertegenwoordiger Naam Functie 3) Gegevens nieuwe Bevoegd vertegenwoordiger Naam Functie 4) Ingangsdatum wijziging Ingangsdatum./ / / (dag/maand/jaar) 5) Checklist bijlage Bewijs van de bevoegdheid van de nieuwe Bevoegd vertegenwoordiger Kopie identiteitsbewijs van de nieuwe Bevoegd vertegenwoordiger (foto en BSN nummer afgeschermd) 6) Verklaring Ondergetekende verklaart namens Abonnee: I. dat alle gegevens volledig, juist en naar waarheid zijn ingevuld en de juiste bijlagen met de aanvraag mee worden meegestuurd; II. akkoord te gaan met de KPN Bijzondere Voorwaarden PKI Overheid Certificaten. Handtekening Bevoegd Vertegenwoordiger: Handtekening Contactpersoon:. ondertekend te:... d.d... /.. /. (dag/maand/jaar). Naam Contactpersoon. Op de levering van Certificaten zijn de Algemene Leveringsvoorwaarden KPN van toepassing. Voor het gebruik en uitgifte van Certificaten zijn de KPN Bijzondere Voorwaarden PKI Overheid Certificaten van toepassing. ASQQ04998 Wijziging Bevoegd vertegenwoordiger 1/1

2 Toelichting en instructie Wijziging Bevoegd Vertegenwoordiger Domein Organisatie Algemeen U dient dit formulier te gebruiken indien u KPN op de hoogte wilt stellen van een nieuwe Bevoegd vertegenwoordiger die de bestaande geregistreerde Bevoegd vertegenwoordiger zal vervangen in de Abonnee registratie. U dient deze wijziging vroegtijdig, dat wil zeggen 10 werkdagen voor het ingaan van de wijziging, aan KPN door te geven. Indien de wijziging niet vroegtijdig wordt ingestuurd, dan wordt de ingangsdatum van de wijziging standaard vastgesteld op 10 werkdagen na de datum van de ontvangst van de wijziging. Voor het doorgeven van wijzigingen van andere gegevens in uw Abonnee registratie zijn andere formulieren beschikbaar op U dient op te geven wie Bevoegd vertegenwoordiger is van uw organisatie. De Bevoegd Vertegenwoordiger is een natuurlijk persoon die bevoegd is een organisatie te vertegenwoordigen. Bevoegdheid tot vertegenwoordiging kan voortvloeien uit de wet of uit een volmacht. Er kan ook sprake zijn van meerdere natuurlijk personen, b.v. een bestuur van een vereniging, die bevoegd zijn een organisatie te vertegenwoordigen. In onderstaand schema volgt een beschrijving wie normaliter bevoegd is om een bepaalde organisatie te vertegenwoordigen: Organisatie Gemeente Provincie Ministerie School Waterschap Zorginstelling Vereniging BV NV Maatschap Eenmanszaak Vertegenwoordigingsbevoegd Burgemeester Gemeente secretaris Commissaris van de Koningin Minister Generaal Secretaris Generaal /Hoofd Secretaris van het bestuur (Dijkgraaf) Alle maten of één der maten als vertegenwoordiger van de maatschap (d.w.z. als vertegenwoordiger van alle maten gezamenlijk) als deze door de andere maten hiertoe is gevolmachtigd. Eigenaar 1/4

3 Vennootschap onder Firma (VOF) Commanditaire vennootschap Coöperatie Baten-lastendienst Zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) Iedere vennoot, die daarvan niet is uitgesloten, is bevoegd om 'ten name van de vennootschap' (d.w.z. de gezamenlijke vennoten) te handelen Alleen beherende vennoten: zij zijn bevoegd om namens de commanditaire vennootschap op te treden en zij zijn hoofdelijk verbonden voor de in naam van de vennootschap aangegane verbintenissen. Deze bevoegdheid dient te worden aangetoond. Dat kan op verschillende manieren, waarbij op voorhand niet aan te geven is wat de juiste manier is. Het kan wellicht bijvoorbeeld via een kopie van het bewijs dat uw organisatie een overheidsorganisatie is (indien daar de Bevoegd vertegenwoordiger in wordt genoemd als zijnde bevoegd) of een benoemingsbesluit. De Abonnee dient aan te tonen dat de Bevoegde vertegenwoordiger die ondertekent daartoe ook daadwerkelijk bevoegd is. Toelichting bij het invullen van het formulier Ad 1) Gegevens Abonnee U dient de naam van de Abonnee-organisatie op te geven, zoals deze bij KPN is geregistreerd via het formulier Abonnee Registratie. Tevens dient u hier uw abonneenummer in te vullen. Dit abonneenummer is aan uw organisatie meegedeeld in een brief Acceptatie Abonnee aanvraag. Ad 2) Gegevens oude Bevoegd vertegenwoordiger U dient de volledige naam en functie van de oude Bevoegd vertegenwoordiger in te vullen. De hier in te vullen gegevens dienen overeen te stemmen met de gegevens van de oude vertegenwoordiger zoals die bekend zijn bij KPN. Ad 3) Gegevens nieuwe Bevoegd vertegenwoordiger U dient de volledige naam en functie van de nieuwe Bevoegd vertegenwoordiger in te vullen. Ad 4) Ingangsdatum U dient hier die datum in te vullen waarop de nieuwe Bevoegd vertegenwoordiger bevoegd zal worden. Dit kan bijvoorbeeld zijn de datum van benoeming of aanstelling. Deze datum dient in beginsel in de toekomst te liggen, waarbij rekening dient te worden gehouden met de benodigde verwerkingstijd van 10 werkdagen. Ad 5) Checklist bijlagen Bij deze aanvraag dienen de volgende documenten te worden meegestuurd: Bewijs van de bevoegdheid van de nieuwe Bevoegd vertegenwoordiger Kopie identiteitsbewijs van de nieuwe Bevoegd vertegenwoordiger (foto en BSN nummer afgeschermd) Bewijs van de bevoegdheid van de Bevoegd vertegenwoordiger U dient bewijs bij te voegen waaruit de bevoegdheid van de Bevoegd vertegenwoordiger blijkt. Mogelijk wordt deze bevoegdheid reeds duidelijk uit het bewijs dat uw organisatie een overheidsorganisatie is, zo niet dan dient u alternatief bewijs te leveren. Voorbeelden zijn een benoemingsbesluit, akte van aanstelling, akte van benoeming of eventueel aangevuld met een 2/4

4 kopie van het actueel, ondertekend tekeningsbevoegdheid document (indien sprake is van het delegeren van de tekenbevoegdheid binnen de Abonnee-organisatie). Kopie identiteitsbewijs van de nieuwe Bevoegd vertegenwoordiger Om de handtekening van de nieuwe Bevoegd vertegenwoordiger te kunnen verifiëren dient u een kopie van een geldig identiteitsbewijs van de Bevoegd vertegenwoordiger bij de aanvraag te voegen. Indien de bevoegdheid intern gedelegeerd is via een tekeningsbevoegdheid document of een mandateringsbesluit, dan dient u ook een kopie van het identiteitsbewijs bij te voegen van de persoon naar wie het mandaat gedelegeerd wordt. Het gebruikte identiteitsbewijs moet een identiteitsbewijs zijn conform de Wet op de Identificatie (Wid). Voorbeelden van een dergelijk identiteitsbewijs zijn een paspoort of een identiteitskaart. Het gebruikte identiteitsbewijs moet geldig zijn op de datum van uitgifte van de certificaten, op die dag mag de geldigheidstermijn van het identiteitsbewijs niet zijn verstreken. Deze kopie van het identiteitsbewijs moet voor KPN voldoende leesbaar zijn. Duidelijk moet zijn: het documentnummer; datum einde geldigheid; de gegevens van de betreffende persoon; de handtekening van de beoogde Bevoegd Vertegenwoordiger; In het kader van de Wet bescherming Persoonsgegevens dient u de kopie van het identiteitsbewijs aan te leveren met uw foto en BSN nummer afgeschermd. Alle bovenstaande documenten dienen direct met de aanvraag meegestuurd te worden, indien een document ontbreekt kan de aanvraag niet in behandeling worden genomen. Ad 6) Verklaring De nieuwe Bevoegd vertegenwoordiger van de Abonnee en u, als bij KPN geregistreerde Contactpersoon, dienen de aanvraag te ondertekenen. Dat kan met behulp van een handgeschreven handtekening, maar dat kan ook met een elektronische handtekening. Deze elektronische handtekening dient te voldoen aan de eisen van de Wet elektronische handtekeningen en het Gekwalificeerde Certificaat dat u gebruikt om de elektronische handtekening te zetten dient binnen het Domein Organisatie van de PKI voor de overheid namens de Abonnee aan u te zijn uitgereikt. Door de aanvraag van een (elektronische) handtekening te voorzien geeft u onder andere aan dat u instemt met de KPN Bijzondere Voorwaarden PKI Overheid Certificaten. Nota Bene: De KPN Bijzondere Voorwaarden PKI Overheid Certificaten gelden zowel voor Abonnees, Contactpersonen, Certificaathouders, Certificaatbeheerders en vertrouwende partijen. Hierdoor is het voor alle betrokkenen duidelijk wat de rechten en plichten zijn. Door te vertrouwen op het Certificaat gaat de Vertrouwende Partij impliciet akkoord met de KPN Bijzondere Voorwaarden PKI Overheid Certificaten. Voor dit "akkoord gaan" hoeft geen aparte handeling door de Vertrouwende Partij te worden verricht. 3/4

5 Vervolg U dient het ingevulde (en met de hand ondertekende) formulier en bijlagen te versturen naar: KPN B.V. t.a.v. Afdeling Validatie Postbus HN Apeldoorn U kunt het aanvraagformulier ook per mail versturen naar KPN. U dient dan het aanvraagformulier en de bijlagen te hechten aan een mail, deze te voorzien van een elektronische handtekening en de mail te versturen naar pkivalidation@kpn.com. Deze elektronische handtekening dient te voldoen aan de eisen van de Wet elektronische handtekeningen en het Gekwalificeerde Certificaat dat u gebruikt om de elektronische handtekening te zetten dient binnen het Domein Organisatie van de PKI voor de overheid namens de Abonnee aan u te zijn uitgereikt. KPN zal het ingevulde formulier in behandeling nemen. Indien het formulier leidt tot wijziging van de gegevens, zal de Contactpersoon die de aanvraag mede heeft ondertekend, hiervan op de hoogte worden gesteld. Ook indien het formulier niet leidt tot een wijziging van de geregistreerde gegevens wordt deze contactpersoon hierover geïnformeerd. Referenties Voor meer informatie over de PKI voor de overheid en de Certificatiedienstverlening van KPN verwijzen wij u naar: 1. De documenten van de PKI voor de overheid, deze zijn beschikbaar op de site van PKIoverheid; 2. De documenten van de Certificatiedienstverlening van KPN, de belangrijkste daarvan zijn de Certificate Practice Statement en de KPN Bijzondere Voorwaarden PKI Overheid Certificaten. Deze zijn beschikbaar via 4/4