Wij de zorg, u de credits

Wij de zorg, u de credits

Wij de zorg, u de credits Deze belofte maken wij al 25 jaar dagelijks waar. We take care, you take the credits This is a promise we deliver every day!

The Congresbureau Het Congresbureau The Congresbureau at Erasmus MC organises national and international conferences, courses, symposia and other business meetings for between 15 and 1,500 participants. As part of the Erasmus MC our expertise mainly lies in the field of health care and (bio-) medical sciences. However, we also frequently organise conferences about non-medical subjects and our clients come from within the Erasmus MC, but also from outside. The Congresbureau is a Certified Professional Congress Organizer (PCO) and is one of the best conference organizers in the Netherlands. Everyone who has ever organised a conference will confirm this: it involves many different tasks! Simply booking a room and arranging the catering is not enough. Our professional and committed team has expertise and long-term experience in organising all kinds of meetings. We gladly offer you advice about the most effective way in which you can organise your meeting. We take care of the organisation while you concentrate on the content of the programme. During the entire process (from request to invoice) you will have one conference manager as contact person. We can either fully organise your conference or carry out partial tasks. We are pleased to make a tailor-made offer for you. Het Congresbureau - Erasmus MC organiseert nationale en internationale congressen, (nascholings-)cursussen, symposia en andere zakelijke bijeenkomsten van 15 tot 1500 deelnemers. Als onderdeel van het Erasmus MC ligt onze expertise vooral op het gebied van de gezondheidszorg en (bio-)medische wetenschappen. Maar wij organiseren ook veelvuldig congressen over onderwerpen die buiten de medische sfeer vallen. Onze opdrachtgevers zijn zowel binnen het Erasmus MC als daarbuiten te vinden. Het Congresbureau is een Erkend Congresbedrijf en behoort tot de beste congresbedrijven in Nederland. Iedereen die ooit een congres heeft georganiseerd zal het beamen; er komt veel bij kijken! Met het boeken van een zaal en het regelen van de catering bent u er nog niet. Ons professionele en gedreven team beschikt over vakkennis en jarenlange ervaring met de organisatie van allerlei soorten bijeenkomsten. Graag verstrekken wij deskundig advies over de meest effectieve manier waarop u uw bijeenkomst kunt vormgeven. Daarbij nemen wij u de zorg voor de organisatie uit handen, zodat u zich kunt concentreren op de inhoudelijke kant van het programma. Tijdens het gehele proces (van aanvraag tot factuur) heeft u één conference manager als aanspreekpunt. U kunt het Congresbureau inschakelen voor de complete organisatie van uw bijeenkomst, maar ook voor het verzorgen van deeltaken rond een congres. We maken graag een offerte op maat! On the following pages you will find a brief overview of our service > Op de volgende pagina s vindt u een beknopt overzicht van onze dienstverlening >

Logistiek management Dit betreft de praktische organisatie van het congres. De contacten met de congreslocatie, catering en audiovisuele bedrijven, het aanvragen van accreditatie of het regelen van congresmaterialen als tassen, mappen en pennen. Alles in één hand. Logistics management This concerns the practical organisation of the conference. For example: contacts with the conference location, catering and audiovisual companies, applying for accreditation or arranging conference materials such as bags, maps and pens. Publicitair management Hoe bereikt u uw doelgroep zo effectief mogelijk zodat het congres een hoge opkomst heeft? Hiervoor werken wij samen met een aantal creatieve partners. Zo is de communicatie rondom een congres of evenement consistent en onderscheidend. Denk aan een website, het drukwerk, het verzorgen van mailings, het inzetten van social media tot en met de aanvraag van adressen bij wetenschappelijke verenigingen. Publicity management How can you reach your target group as effectively as possible in order to have a high attendance at your conference? For this purpose we work together with a number of creative partners to ensure consistent and distinctive communication. This may involve a website, printed matter, sending mailings, applying social media.

Financieel management Zonder een gedegen begroting geen succesvol congres. Daar zijn wij van overtuigd. Wij verzorgen het opstellen, bewaken en bijstellen van de congresbegroting. Maar ook de debiteuren- en crediteurenadministratie is bij ons in vertrouwde handen. Financial management We are convinced that a conference cannot be successful without a sound budget. We prepare, monitor and update the conference budget. Furthermore, the management of the accounts payable and accounts receivable is also in good hands. Sponsor en/of subsidiemanagement We bieden ondersteuning bij het opstellen van sponsorpakketten en het informeren van potentiële sponsoren. Uiteraard kunnen we u ook adviseren over en assisteren bij het aanvragen van (garantie-)subsidies. Sponsor and/or grant management We offer support when drawing up sponsor packages and informing potential sponsors. We can obviously also offer advice and help with applying for (guarantee) subsidies.

On-site management Tijdens het congres zorgen onze conference managers voor de algemene begeleiding, de coördinatie en het ontvangen en registreren van de deelnemers. Verder ontvangen en begeleiden zij de sprekers en sponsors en reiken, bijvoorbeeld, ook de congresmaterialen uit. On-site management During the conference our conference managers are responsible for the general supervision, coordination and receiving and registering participants. They also receive and assist speakers and sponsors and, for example, distribute conference materials. Deelnemers- en sprekershandling Als congressecretariaat fungeren wij als aanspreekpunt voor alle deelnemers en sprekers. We verzorgen de (online) registraties met behulp van speciale software, innen de deelnemersgelden, reserveren hotelovernachtingen en vervaardigen badges en certificaten. Participants and speakers handling As a conference secretariat we function as a contact point for all participants and speakers. We take care of (online) registrations through special software, collect the funds of participants, reserve hotel accommodation and produce badges and certificates.

Abstracthandling Hieronder verstaan we alle contacten met abstractindieners, reviewers en het wetenschappelijk comité, de online registratie van abstracts, het samenstellen van het programma en het laten vervaardigen van een programma- of abstractboek. Abstracts handling This includes all contacts with persons who submit abstracts, reviewers and the scientific committee, but also the online registration of abstracts, drawing up the programme and commissioning others to produce a programme/abstract book. Sponsor- en subsidiehandling Wij fungeren als aanspreekpunt voor alle sponsors en subsidieverstrekkers, organiseren de expositie, innen de sponsorgelden en verzorgen een accountantsverklaring ten behoeve van subsidies. Sponsors and grants handling We are the contact point for all sponsors and subsidy providers, and also organise the exhibition, collect sponsor funds and provide an audit for grants.

Een selectie van georganiseerde congressen en cursussen / Our track record: - 9th Congress of the European Skull Base Society - 11th World Congress of Bioethics - Erasmus Endocrinologie Cursus - Erasmus Geriatrie Symposium - International EWOG congress on MDS and Bone Marrow failures - International Inflammatory Neuropathy Contact Bezoekadres / Visiting address Dr. Molewaterplein 50 Postadres / Postal address Postbus 2040 / P.O. Box 2040-18th Congress of International Society for Consortium Meeting 3015 GE Rotterdam 3000 CA Rotterdam Aerosols in Medicine (ISAM) - Leiderschap op koers The Netherlands The Netherlands - Arbeidsmarktbeleid (regionaal congres) - Lustrum Congres Hypofyse Centrum Rotterdam T +31 (0) 10 704 38 78 - Basiscursus Regelgeving en Organisatie voor - Ontwikkelingen in de Geneeskunde F +31 (0) 10 704 47 37 Klinisch Onderzoekers (BROK) - PhD Day @ congresbureau@erasmusmc.nl - Cardiology and Vascular Medicine - An ESC - Rotterdam Course in Electrolyte and w www.hetcongresbureau.nl Update Programme in Cardiology Acid-Base Disorders - Congres Kenniscentrum Patiëntveiligheid - CPO Symposia en mini-cursussen - Erasmus Winter and Summer Programme Zie onze website voor meer congressen en cursussen. / Please visit our website for more congresses and courses.