Hva bibliotheek jaarverslag 2012 Creating Tomorrow
Inhoud Voorwoord... 2 Organisatieverandering... 3 Nieuwe teamindeling voor de Hogeschoolbibliotheek... 4 Nieuwe website... 5 Zoeken in de Bibliotheek als opvolger van de Digitale Bibliotheek... 5 De HvA gaat slimmer zoeken... 6 Meer vinden met STIP... 6 De bibliotheek bij de HvA Academie... 7 Inloopspreekuren... 7 Open Access en Social Media... 7 FLOOR... 8 Collectievormingsprofielen... 8 Verhuizingen collectie naar Amstelcampus... 8 Varia... 9 Facts & Figures... 10 1
Voorwoord Wat was er nu zo bijzonder aan 2012? Welnu, voor mij persoonlijk is 2012 in ieder geval bijzonder omdat het het laatste jaar is waar ik als bibliothecaris van de UvA en de HvA verslag over mag doen. En het kost bij nader inzien weinig moeite om ook in 2012 weer veel bijzondere gebeurtenissen en prestaties te onderscheiden die het verdienen om, al is het maar bij wijze van terugblik, een beetje vereeuwigd te worden in een jaarverslag. De overname van de collecties van het Theaterinstituut Nederland en het Muziek Centrum Nederland bijvoorbeeld. Of de oplevering van een nieuwe studiezaal in de UB aan het Singel; de herindeling van de organisatie van de Hogeschoolbibliotheek (HB); en achter de schermen: de overgang naar catalogiseren in WorldCat al zal dat de gemiddelde gebruiker (gelukkig maar) niet zijn opgevallen. Persoonlijk vind ik echter het belangrijkste dat we de discussie die we in 2010 zijn begonnen over de toekomstige bibliotheekorganisatie hebben afgerond met een mooie notitie: De Bibliotheken van HvA en UvA: een voorstel tot verandering. De notitie legt een stevige bodem onder een ingrijpende herschikking van de bibliotheekorganisatie, die de Universiteitsbibliotheek (UB) en de Hogeschoolbibliotheek (HB) in gereedheid moet brengen voor de toekomst. Een toekomst waarin de gevolgen van de revolutie in de wetenschappelijke informatievoorziening zich in volle omvang zullen manifesteren en waarin de bibliotheek zichzelf zal moeten herdefiniëren. Die notitie is dan ook inmiddels vertaald in een Organisatieplan dat in 2013 zal worden uitgevoerd. Zoals gezegd: dit is het laatste jaarverslag dat onder mijn leiding tot stand komt. De reeks verslagen van 1997 tot 2012 geeft een beeld van wat er in en met de Bibliotheek van de UvA (en sinds kort ook die van de HvA) gebeurd is. Dat is niet gering geweest. Ieder jaar afzonderlijk heeft een reeks van ingrijpende gebeurtenissen opgeleverd. 2012 vormt daarop geen uitzondering. Daarom durf ik ook dit jaarverslag weer warm in uw belangstelling aan te bevelen. Nol Verhagen, bibliothecaris van de HvA en de UvA 2
Organisatieverandering Het zal niemand die de Universiteitsbibliotheek (UB) en de Hogeschoolbibliotheek (HB) een beetje van nabij volgde ontgaan zijn: 2012 stond in het teken van de organisatieverandering. De afgelopen vijftien jaar is er heel veel veranderd in de wereld van de wetenschappelijke bibliotheken (ja, daar horen de hogeschoolbibliotheken ook bij). De gevolgen voor de organisatie van de UB bleven echter grotendeels beperkt tot het aanschuiven van steeds meer nieuwe organisatieonderdelen. Met uitzondering van de fusie tussen de UB en de bibliotheek Geesteswetenschappen (GW) in 1999 en die tussen het Allard Pierson Museum en de Bijzondere Collecties in 2007 heeft dat aanschuiven niet geleid tot echte organisatorische aanpassingen. Vanaf 2010 voeren we daarom al een discussie over de toekomst van de bibliotheek. In 2012 is die discussie afgerond met een voorstel tot verandering. Die verandering heeft vier hoofddoelstellingen: een duidelijker en consistenter beleid ten aanzien van de ondersteuning van onderwijs en onderzoek door de bibliotheek; een betere afstemming tussen front office en back office; meer samenwerking tussen de Universiteitsbibliotheek en de Hogeschoolbibliotheek; en het creëren van een beter uitgangspunt voor uitbreiding en verdieping van de samenwerking tussen de bibliotheken en de informatiseringsorganisaties van UvA en HvA. De bibliotheek moet daarom een taakgerichte in plaats van een locatiegerichte organisatie worden. In de loop van 2012 zijn daarvoor in de Hogeschoolbibliotheek al de nodige stappen gezet. De Universiteitsbibliotheek volgt in 2013. 3
Nieuwe teamindeling voor de Hogeschoolbibliotheek De Hogeschoolbibliotheek (HB), onderdeel van de dienst Bibliotheken HvA en UvA, is per 1 mei 2012 met een nieuwe teamindeling gaan werken. De HB bevond zich op acht locaties en was georganiseerd in drie teams, die ieder bestonden uit zowel de bibliotheek-technisch medewerkers als de informatiespecialisten van enkele locaties. Deze locatiegerichte indeling is in de loop van 2012 gewijzigd in een taakgerichte indeling: Het team Informatiediensten bestaat uit alle informatiespecialisten van de HB en verzorgt de ondersteuning van onderwijs en onderzoek: informatieadvies, collectievorming, instructies en trainingen en diverse digitale diensten. Het team Leercentra verzorgt de dienstverlening op alle locaties (de studieplekken, projectwerkruimtes en collecties ter plaatse) en geeft daarnaast praktische ondersteuning bij het zoeken en vinden van informatie en het organiseren van diverse activiteiten op het gebied van kennisdeling. De Staf verzorgt alle instellingsbrede en domeinoverstijgende activiteiten en bestaat uit het team Bibliotheektechniek (voor acquisitie en catalogisering) en het stafbureau (voor projectleiding, webredactie, functioneel beheer en het secretariaat). De nieuwe teamindeling is gericht op specialisatie, efficiënte werkprocessen en domeinoverstijgende kennisdeling. Dat biedt de mogelijkheid om nieuwe projecten te starten en de samenwerking met de UB te versterken. Heeft het ook zo uitgepakt? Het was wel even wennen en zoeken naar de beste manier om in de nieuwe indeling te werken. Naast het domein- en locatieoverstijgende overleg moest immers ook de ondersteuning op locatie goed afgestemd worden. Dat is inmiddels goed geregeld. Ook werd al snel duidelijk dat deze indeling de bibliotheek inderdaad in staat stelt slagvaardiger te opereren en projectmatiger te werken. De nieuwe werkwijze zorgt voor een beter gebruik van elkaars kennis en expertise. Dat bevordert efficiëntie en een eenduidige uitstraling van de Hogeschoolbibliotheek binnen de HvA. 4
Nieuwe website Op 31 augustus 2012 is de nieuwe website van de HvA Bibliotheek gelanceerd. Deze sluit aan bij de website en de Digitale Leer- en Werkomgevingen (DLWO) van de HvA. Doordat de site gebruik maakt van dezelfde techniek kan content van de bibliotheek makkelijker geplaatst worden op DLWO s van de domeinen. Prominent aanwezig op de site is de mogelijkheid naar boeken en artikelen te zoeken via Zoeken in de Bibliotheek. Daarnaast heeft elk domein een eigen blog waarop de informatiespecialisten interessante artikelen, leestips en nieuws plaatsen. Bij Informatie vinden kun je terecht voor hulp bij het zoeken, vinden en verwerken van informatie. Zoeken in de Bibliotheek als opvolger van de Digitale Bibliotheek De bibliotheken van de UvA en de HvA hebben in 2011 gekozen voor het discovery systeem Primo van Ex Libris als basis voor hun Digitale Bibliotheek. In april 2012 werd het systeem in beide bibliotheken in gebruik genomen, nadat eerst een half jaar was getest. Primo komt in plaats van MetaLib dat circa tien jaar bij de UB en HB in gebruik is geweest. Primo is aanzienlijk sneller en makkelijker in het gebruik en levert voor de meeste vakgebieden veel meer publicaties op. Bovendien indexeert Primo ook de Catalogus van de bibliotheken en kunnen boeken vanuit het systeem worden aangevraagd of gereserveerd. Het resultaat is een systeem dat de gebruiker in één zoekgang zowel boeken als (digitale) tijdschriftartikelen biedt, waarbij de boeken direct voor aanvraag beschikbaar zijn en de digitale tijdschriftartikelen door slechts één klik full text gelezen kunnen worden. De gebruiker van de bibliotheek kent Primo onder de naam Zoeken in de Bibliotheek. 5
De HvA gaat slimmer zoeken Op 8 februari 2012 overhandigde taalhistoricus en journalist Ewoud Sanders het boekje Eerste Hulp Bij e-onderzoek (EHBO) aan de toenmalige rector Jet Bussemaker. Aan de hand van praktische voorbeelden biedt Eerste Hulp Bij e-onderzoek handvatten en tips voor het slim doorzoeken van websites en digitale collecties. Sanders schreef dit boekje in opdracht van Bussemaker en de HB en werkte daarvoor samen met lectoren, docenten en informatiespecialisten van de HvA. Het boekje blijkt een succes. Inmiddels is een tweede druk verschenen en is het online beschikbaar voor alle medewerkers en studenten van de HvA. Het bleef niet bij EHBO alleen. De bibliotheek heeft in samenwerking met Ewoud Sanders ook zeven korte video s gepubliceerd over slim zoeken. Studenten geven hierin handige tips: hoe vind je een onderzoeksrapport op internet? Wat is deskresearch? Hoe weet ik of een website betrouwbaar is? De video s zijn te vinden via de site. Meer vinden met STIP Nog méér vinden kan vanaf begin 2012 met STIP: een nieuwe online training over het zoeken, vinden en gebruiken van informatie. Deze training is ontwikkeld door informatiespecialisten van de HvA Bibliotheek en speciaal gericht op eerstejaarsstudenten. Met STIP leren zij slim en efficiënt te zoeken en daarna de beste informatie op een correcte manier in verslagen te gebruiken. STIP bestaat uit zes modules: Definieer probleem: een goede zoekvraag formuleren Bedenk zoektermen: manieren om tot goede zoektermen te komen Kies informatiebronnen: de juiste bronnen zoeken Zoek informatie: zoektechnieken en zoekmethoden Maak je selectie: de gevonden informatie beoordelen Verwerk resultaten: informatie correct verwerken 6
De bibliotheek bij de HvA Academie In 2012 is de HvA Academie, het professionaliseringsplatform van de HvA, van start gegaan. De HvA Academie stimuleert de professionele ontwikkeling van alle HvA-medewerkers om de kwaliteit van het onderwijs te verhogen. Ook de HvA Bibliotheek verzorgt via de HvA Academie een aantal cursussen. In 2012 zijn er cursussen gegeven over effectief zoeken op internet en in databanken, streaming video en social media. Deze trainingen zijn zo ingericht dat het geleerde direct toepasbaar is in de praktijk. Inloopspreekuren Om de toegankelijkheid tot de informatiespecialisten te vergroten is op een aantal locaties gestart met inloopspreekuren. Een aantal middagen per week zitten informatiespecialisten klaar om vragen van studenten en docenten te beantwoorden. Op de Wenckebachweg is hiervoor een plek gereserveerd bij de klantenservice; op de Fraijlemaborg en het Kohnstammhuis zitten de informatiespecialisten in de bibliotheek. Bezoekers blijken de persoonlijke aandacht te waarderen. Open Access en Social Media Van 22 tot en met 28 oktober 2012 hebben universiteiten, hogescholen en onderzoeksinstellingen wereldwijd aandacht aan open access besteed in het kader van de jaarlijkse Open Access week. Dit jaar was het thema Open Access & Social Media. De bibliotheken van de VU, UvA en HvA werkten dit jaar voor het eerst samen in de voorlichting naar studenten en medewerkers. Informatiespecialisten van de drie instellingen gaven drie keer - één keer bij elke instelling - een goedbezochte workshop Open Access & Social Media aan onderzoekers, bibliotheekcollega s en communicatiemedewerkers. Ter voorbereiding op de workshop zijn vier onderzoekers geïnterviewd over hun ideeën over Open Access en hun gebruik van sociale media. De video s zijn te bekijken via de Nederlandse Open Access-website, waar ook meer informatie over het thema Open Access & sociale media te vinden is. Zie ook de website van de UvA. 7
FLOOR In Leercentrum FLOOR van de Hogeschoolbibliotheek zijn in 2012 veel verschillende evenementen voor studenten, medewerkers en belangstellenden georganiseerd: van presentaties en debatten tot filmavonden en toneelvoorstellingen. Een van de hoogtepunten was het eerste UvA-HvA- Dictee in samenwerking met Folia en voorgelezen door Aaf Brandt Corstius. Naast de grotere evenementen in de centrale hal van het Kohnstammhuis vonden er in de broedplaatsen activiteiten plaats van de excellentieprogramma s van de domeinen Onderwijs & Opvoeding en Media, Creatie & Informatie. Ook werd er veel gebruik gemaakt van de studieplekken. Collectievormingsprofielen De informatiespecialisten hebben in 2012 in overleg met hun bibliotheekcontactpersonen voor ieder onderwijsdomein een collectievormingsprofiel samengesteld. Het profiel bevat de uitgangspunten van de HvA Bibliotheek voor het samenstellen en onderhouden van de (digitale) collectie, de onderwerpsgebieden waarop wordt gecollectioneerd en de ontwikkelingen die er spelen. De collectievormingsprofielen zijn beschikbaar via de website van de bibliotheek. Ze zullen regelmatig worden aangepast op basis van de veranderingen in het onderwijs en de informatievoorziening. Verhuizingen collectie naar Amstelcampus De collecties van de opleidingen van het Domein Maatschappij en Recht aan het Jan Bommerhuis en de collectie van de opleiding Media, Informatiemanagement en Communicatie zijn verhuisd naar het Leercentrum FLOOR in het Kohnstammhuis. Sinds 2011 staat hier al de collectie van het Domein Onderwijs en Opvoeding. Deze verhuizingen maken deel uit van het project Amstelcampus waar in 2015 twee leercentra gerealiseerd moeten zijn. Een gedeelte van de collectie is tijdelijk in het UBA-boekendepot (IWO) geplaatst om de verhuizingen in goede banen te leiden. 8
Varia Onderzoeksresultaten HvA in Narcis In 2012 is door een gezamenlijke inspanning van alle Nederlandse hogescholen een koppeling gerealiseerd tussen de HBO Kennisbank en Narcis. De HBO Kennisbank verzamelt hbo-scripties en -publicaties, Narcis is een databank met Nederlandse onderzoeksresultaten. Door deze koppeling zijn HvA-onderzoeksresultaten direct vindbaar in Narcis en zo ook beschikbaar via diverse internationale portals. Zwerfboeken Vanaf 1 november 2012 stuurt FLOOR boeken de wereld in. In een speciale boekenkast op de begane grond van het Kohnstammhuis staan boeken die iedereen mag meenemen. Deze zwerfboeken zijn daarna te volgen via bookcrossing.com. Behalve boeken meenemen kan iedereen ook boeken aanleveren bij de balie van het Leercentrum. De medewerkers van de bibliotheek werken de boeken in en stellen ze vervolgens beschikbaar. Het afgelopen jaar zijn zo al enkele honderden boeken vrijgelaten en gevangen. HTML: How To Make Love In 2012 is Floor gestart met HTML, een communityartproject over de liefde. Aan dit project doen 100 IVKO-leerlingen (middelbare school), 50 studenten van de HvA én 50 oudere wijkbewoners uit de Pijp/Diamantbuurt mee. Zij gaan elkaar interviewen over de liefde, samen workshops volgen in diverse kunstdisciplines en daarna hun verhalen gezamenlijk vormgeven in een voorstelling en tentoonstelling. HTML is een initiatief van theatergroep JURA in samenwerking met het IVKO, leercentrum Floor van de HvA, de OBA, Combiwel en het Stadsarchief. Medewerkers van de HvA Bibliotheek geven binnen dit project workshops over mediawijsheid op het IVKO. De nadruk ligt hierbij op internet, privacy en contacten leggen via internet. 9
Facts & Figures HvA Bibliotheek: verdeling man/vrouw op basis van fte 2010 2011 2012 man 15 15,8 17,6 vrouw 21,2 20,6 22,2 totaal 36,2 36,4 39,8 HvA Bibliotheek: verdeling leeftijd op basis van fte 2010 2011 2012 <35 2,6 4 5 35-39 2,5 6 8 40-44 4,8 8 6 45-49 5,3 4 5 50-54 6,9 11 12 55-59 5,4 9 8 60-64 5,7 4 5 >65 - - - totaal 33,2 46,0 49,0 HvA Bibliotheek: verdeling salarisschalen op basis van fte 2010 2011 2012 15+ - - - 10-14 - 6 7 1-9 - 44 43 totaal - 50,0 50,0 HvA Bibliotheek: ontwikkeling ziekteverzuim ziekteduur kort middellang lang totaal 2010 95 1 3 99 ziektegevallen 2011 70 7 3 80 2012 56 4 1 61 2010 446,5 199 549,65 1195,15 ziektedagen 2011 343,4 599,92 612,33 1555,65 2012 324 340,30 366,00 1.030,30 2010 - - - - gemiddeld 2011 1,96 % 3,43 % 3,5 % 8,89 % percentage 2012 1,5 % 1,57 % 1,69 % 4,76 % Ziekteduur: Kort verzuim: 1-42 kalenderdagen Middellang verzuim: 42-365 kalenderdagen Lang verzuim: vanaf 365 kalenderdagen 10
HvA Bibliotheek: collectievorming 2010 2011 2012 uitgaven collectievorming 827.020 1.012.758 854.167 uitgaven boeken 139.642 357.618 136.588 uitgaven elektronische tijdschriften - - 12.050 uitgaven elektronische bronnen 626.672 625.103 570.149 aantal boekaanwinsten 4.493 4.078 3.403 HvA Bibliotheek: gebruikscijfers 2010 2011 2012 totaal openingsuren per week: alle locaties 369,5 371 331,5* aantal bezoekers 1.672.051 1.526.087 1.662.446 aantal uitleningen 84.188 88.369 91.528 aantal zoekacties in Picarta** 1.368.744 1.162.853 739.012 *Per 1 juli 2012 is de bibliotheek in het Jan Bommerhuis gesloten en is de collectie verhuisd naar het Kohnstammhuis. ** Cijfers UB waar de zoekacties HvA Bibliotheek in opgenomen zijn HvA Bibliotheek: exploitatie kosten-/batensoort begroting 2009 werkelijk 2009 begroting 2010 werkelijk 2010 begroting 2011 werkelijk 2011 begroting 2012 werkelijk 2012 externe opbrengsten 5.000 52.400 0 51.614 24.999 44.369 24.996 41.075 totaal baten 5.000 52.400 0 51.614 24.999 44.369 24.996 41.075 personeel (PID) 1.956.000 1.917.741 2.019.379 2.037.516 2.249.256 2.090.248 2.700.000 2.730.125 inhuur personeel 860.000 169.087 231.937 217.477 282.223 236.704 321.000 488.479 subtotaal personeel 2.042.000 2.086.829 2.251.316 2.254.994 2.531.480 2.326.952 3.021.000 3.218.603 collectievorming 560.000 797.980 754.000 868.113 1.100.00 1.012.758 997.992 898.099 overige kosten 395.000 265.793 222.000 419.153 353.999 402.408 626.988 636.212 huisvestingskosten 2.477.000 244.559 3.371.865 3.428.563 4.229.539 4.252.427 0 13.863 afschrijvingen 151.000 43.529 140.871 94.156 154.378 101.051 138.996 93.569 subtotaal materiële kosten 3.583.000 1.3.51.863 4.488.736 4.809.988 5.837.917 5.768.646 1.763.976 1.641.743 totaal exploitatieresultaat 5.620.000 3.386.292 6.740.052 7.013.368 8.344.398 8.051.228 4.759.980 4.819.27 boeken 120.000 2.552 215.000 139.642 200.000 357.618 150.000 136.588 tijdschriften 180.000 155.292 200.000 12.785 200.000 20.902 174.996 122.436 databanken/iicenties 200.000 315.654 279.000 626.672 640.000 625.103 642.996 570.149 CD/DVD 60.000 12.678 60.000 6.826 60.000 1.861 30.000 24.994 diversen - 311.802-41.093-7.272-43.932 subtotaal collectie 560.000 797.980 754.000 827.020 1.100.000 1.012.758 997.992 898.099 11