De honorering van leden van de Raad van Toezicht van mbo-instellingen Een sectorbrede honoreringsregeling 23
De honorering van leden van de Raad van Toezicht van mbo-instellingen Een sectorbrede honoreringsregeling Oktober 2008
De honorering van leden van de Raad van Toezicht van mbo-instellingen Inhoudsopgave 1. Inleiding 5 1.1. Achtergrond 1.2. Status van de honoreringsregeling 2. De hoogte van de honorering 2.1. Basisregels 2.2. Bepalen hoogte honorering toezichthouders 5 6 7 7 8 3. Overige zaken 14 3.1. 3.2. 14 14 Verantwoording Periodieke bijstelling Bijlage 1 15 Vaststellen van de zwaarte van mbo-instellingen 15 Bijlage 2 18 Tijdsinvestering van leden van de Raad van Toezicht 18 3
De honorering van leden van de Raad van Toezicht van mbo-instellingen 1. Inleiding 1.1. Achtergrond Volgens de governancecode voor mbo-instellingen ontvangen de leden van de Raad van Toezicht een honorering. De code bepaalt: De Raad van Toezicht stelt de honorering vast. De honorering is gekoppeld aan de zwaarte van de functie en houdt rekening met maatschappelijke waarden en normen. De honorering is niet gekoppeld aan de prestaties van de mbo-instelling. Het denken over de honorering van toezichthouders van maatschappelijke ondernemingen, zoals mbo-instellingen, is in ontwikkeling. In het niet-verre verleden werd de functie gezien als een erebaan en een maatschappelijke plicht. Je werd ervoor gevraagd en er stond slechts een kleine vergoeding tegenover. Daarbij pasten geen profielschetsen, selectieprocedures, jaarlijkse evaluaties en kritische herbenoeming. Inmiddels wordt de toezichtfunctie terecht gezien als een functie met zware verantwoordelijkheid, die soms zeer veel tijd kan vragen. Dat wordt nog eens onderstreept door de bepalingen voor toezichthouders in de gover nancecode voor mbo-instellingen. Het werken met profielschetsen wordt usance, selectieprocedures worden geprofessionaliseerd en men vindt dat men elkaar moet aanspreken op het functioneren al is dat nog moeilijk. Daarbij past een honorering die het gevoel van verplichting verscherpt en de vereiste professionaliteit aanscherpt. Tegelijk is bij een maatschappelijke onderneming terughoudendheid ten aanzien van de hoogte van de honorering gepast. Het is dus zoeken naar de goede balans. Onderhavige honoreringsregeling biedt de helpende hand. De honoreringsregeling is een initiatief van het Platform voor Raden van Toezicht. Herman Zijderveldt en Hildegard Pelzer, beide ook betrokken bij de beloningsregels voor bestuurders van mbo-instellingen, hebben een voorstel voor de honorering van toezichthouders opgesteld dat in een Platform-bijeenkomst uitvoerig is besproken en goedgekeurd. Daarbij is onderstreept dat de honoreringsregeling richting moet geven en tegelijk ruimte moet laten voor een keuze die aansluit bij de eigen specifieke situatie. Het gaat niet om grote bedragen; toch is het goed om kaders te stellen, te meer daar de Raad van Toezicht zijn honorering zelf bepaalt. Minstens zo belangrijk is de jaarlijkse publieke verslaggeving over de honorering in het afgelopen jaar. 5
1.2. Status van de honoreringsregeling De honoreringsregeling heeft de status van pas toe of leg uit. Daarmee wordt aangesloten bij de status van de beloningsregeling voor bestuurders van mbo-instellingen. De status van pas toe of leg uit is voor de honorering van toezichthouders van bijzonder groot belang, aangezien toezichthouders hun eigen honorering bepalen, zonder toetsing van een goedkeurend orgaan. 6
De honorering van leden van de Raad van Toezicht van mbo-instellingen 2. De hoogte van de honorering 2.1. Basisregels De honorering van de toezichthouder is gekoppeld aan de zwaarte van de functie van de Raad van Toezicht, die wederom verband houdt met de zwaarte van de mbo-instelling. Voor het bepalen van de zwaarte van de mbo-instelling wordt de methodiek voor het bepalen van de sectorbrede beloningsregeling voor bestuurders gevolgd. Ook de beloning van bestuurders is gekoppeld aan de zwaarte van de instelling (zie bijlage 1). De honorering houdt verder rekening met de functiezwaarte van afzonderlijke toezichthouders met bepaalde taken en verantwoordelijkheden. De honorering is onafhankelijk van de prestaties van de mbo-instelling en onafhankelijk van de beloning van de bestuurders van de betreffende instelling. Dit is een voorwaarde om het onafhankelijke functioneren van de Raad van Toezicht te borgen. De toezichthouder werkt voor een maatschappelijke onderneming die voornamelijk met publieke middelen gefinancierd wordt. Daarbij hoort terughoudendheid wat de hoogte van de honorering betreft. Gehonoreerd wordt het vervullen van de functie van toezichthouder, niet de afzonderlijke werkzaamheden. Dat betekent dat niet gehonoreerd wordt op basis van deelname aan vergaderingen (vacatiegelden) of op basis van feitelijk gewerkte uren als toezichthouder. De toezichthouder ontvangt een vast bedrag per jaar, per half jaar of per kwartaal. De honorering betreft de bruto-honorering. Afhankelijk van de aard van de relatie waarvoor gekozen wordt ( fictieve dienstbetrekking of zelfstandig ondernemerschap ) zal inhouding op de honorering plaatsvinden c.q. belasting moeten worden betaald (loonbelasting en premie volksverzekeringen of vennootschapsbelasting). De honorering is exclusief onkostenvergoeding. Vergoeding voor werkelijk gemaakte kosten kan de toezichthouder apart bij de mbo-instelling declareren. Het is ook mogelijk om een vaste onkostenvergoeding te verstrekken, mits die aansluit bij de gemiddeld genomen reëel gemaakte kosten. 7
De vaste onkostenvergoeding mag geen verkapte verhoging van de honorering zijn en moet de toets van de fiscus kunnen doorstaan. Er worden heldere afspraken gemaakt over de aard van de onkosten die gedeclareerd kunnen worden, dan wel die met de vaste onkostenvergoeding gedekt moeten worden. Naast de honorering en onkostenvergoeding voor individuele leden van de Raad van Toezicht, wordt van de mbo-instelling verwacht dat zij geld ter beschikking stelt voor activiteiten op het gebied van professionalisering en deskundigheidsbevordering en voor het inhuren van externe diensten als de Raad van Toezicht dat nodig acht. Uiteraard mag van de Raad van Toezicht de nodige redelijkheid worden verwacht. 2.2. Bepalen hoogte honorering toezichthouders Zwaarte van de mbo-instelling De omvang en complexiteit van de mbo-instelling en zijn omgeving, zijn het vertrekpunt voor het bepalen van de hoogte van de honorering. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de methodiek voor het bepalen van de beloning van de bestuurder in De beloning van de bestuurders van mbo-instellingen, d.d. november 2006 (zie bijlage 1). Met deze methodiek wordt bepaald tot welke zwaartegroep uw mbo-instelling hoort. Zwaarte van mbo-instelling A B C D E F Hoogte van de honorering van de leden van de Raad van Toezicht De hoogte van de honorering van een lid van de Raad van Toezicht wordt primair bepaald door de zwaarte van de instelling, met een bandbreedte conform tabel 1. 8
De honorering van leden van de Raad van Toezicht van mbo-instellingen Tabel 1. Honorering gekoppeld aan zwaarte van mbo-instelling voor lid RvT in A B C D E F maximum 4.100 5.100 6.300 7.700 9.400 11.400 minimum 2.700 3.400 4.200 5.100 6.300 7.600 In 2006 viel minder dan 10% van de mbo-instellingen in de categorieën E en F. De verwachting is dat dit anno 2008 niet wezenlijk is veranderd. De bedragen in tabel 1 zijn afgeleid uit gegevens van de Hay Group betreffende de referentiemarkt. De referentiemarkt bestaat uit organisaties met vergelijkbare zwaarte in de commerciële, semi-publieke en publieke sector. Binnen deze breed samengestelde groep is een positie onder de mediaan gekozen. Dat betekent dat het merendeel van de toezichthouders in deze brede referentiemarkt een hogere honorering ontvangt. Zo is getracht recht te doen aan het zijn van een maatschappelijke onderneming. Wij gaan uit van een gemiddeld tijdbeslag van een lid van de Raad van Toezicht van 10 tot 12 dagen per jaar. (Zie bijlage 2 met een schema als hulpmiddel om een indicatie van het tijdsbeslag van uw leden van de Raad van Toezicht te krijgen). De werkelijk bestede tijd van een toezichthouder kan van jaar tot jaar iets fluctueren door activiteiten die zich niet jaarlijks voordoen, zoals het werven van een nieuwe bestuurder, problemen die een extra inzet van de Raad van Toezicht vragen, fusie et cetera. In principe blijft de honorering, ondanks deze fluctuaties gelijk. In uitzonderlijke situaties kan aan leden van de Raad van Toezicht voor een bepaalde, zeer tijdsintensieve periode tijdelijk een extra honorering worden toegekend. Ook hier geldt dat het om een totaalbedrag voor het vervullen van de functie gaat en niet om een bedrag per gewerkt uur of gewerkte dag. Hoogte van de honorering van de voorzitter van de Raad van Toezicht De Raad van Toezicht opereert als collectief orgaan en is in eerste instantie ook als collectief verantwoordelijk en aansprakelijk. Toch heeft de voorzitter een bijzondere verantwoordelijkheid, doordat primair de voorzitter wordt aangesproken op inrichting, samenstelling en functioneren van de Raad van Toezicht. Ook is de voorzitter het primaire aanspreekpunt voor zaken die de raad betreffen en het primaire contactpunt voor het College van Bestuur. In crisis- 9
situaties is het de voorzitter die namens de Raad van Toezicht het voortouw neemt. Als gevolg van de bijzondere verantwoordelijkheid is ook het tijdsbeslag voor de voorzitter groter dan dat van een lid. Hoe veel groter zijn tijdsbeslag ten opzichte van de leden is, kan per mbo-instelling verschillen. Het hangt af van de mate waarin werkzaamheden over de leden zijn verdeeld en de taakopvatting ten aanzien van het onderhouden van contacten met het College van Bestuur en eventueel andere organen. (Zie bijlage 2 met een schema als hulpmiddel om een indicatie van het grotere tijdsbeslag voor de voorzitter van uw Raad van Toezicht te krijgen.) Dit betekent dat de honorering van de voorzitter van de Raad van de Toezicht hoger is dan die van een lid. Hoeveel hoger hangt van de hoeveelheid meertijd die past bij de invulling van de functie van voorzitter van uw Raad van Toezicht. Over het algemeen zal de voorzitter +/- 50% meer tijd aan de toezichtfunctie besteden. Hoogte van de honorering van de vice-voorzitter van de Raad van Toezicht Als de vice-voorzitter structureel meer taken heeft dan het vervangen van de voorzitter bij diens incidentele afwezigheid, ligt het voor de hand dat de vicevoorzitter een hogere beloning heeft dan een gewoon lid. Voor het gewoon lid kan het een taakverlichting betekenen. Steeds zijn de bedragen genoemd in tabel 1 het vertrekpunt. Het kan voorkomen dat de vice-voorzitter de voorzitter voor een langere tijd vervangt, bijvoorbeeld bij langdurige ziekte van de voorzitter. In dat geval heeft de vice-voorzitter tijdelijk de gehele voorzittersverantwoordelijkheden en kan de honorering tijdelijk worden aangepast. Daarbij horen de maxima genoemd in tabel 2. 10
De honorering van leden van de Raad van Toezicht van mbo-instellingen Handreiking voor het bepalen van de honorering van leden van uw Raad van Toezicht Wij geven voorbeelden van factoren die een rol kunnen spelen bij het bepalen van de positie binnen de bandbreedte in hiervoor genoemde tabellen 1 en 2. Al dan niet met commissies werken Het werken met commissies kan het werk voor leden die niet in commissies zitten, verlichten. Dat betekent een verlaging van de honorering van leden zonder commissiewerk en een verhoging voor leden met commissiewerk. De mate waarin commissiewerk van invloed is, hangt af van de zwaarte van het commissiewerk. De zwaarte van extra werkzaamheden als voorzitter De omvang van de extra werkzaamheden van de voorzitter kan verschillen, mede afhankelijk van de mate waarin werkzaamheden binnen de raad zijn verdeeld en de mate waarin hij contact onderhoud met het College van Bestuur en eventueel andere buiten de Raad van Toezicht. Bij een grote verdeling van werkzaamheden over commissieleden kan het meerwerk van de voorzitter beperkt blijven. Soms vormen de voorzitter en de vice-voorzitter een soort duo dat de extra werkzaamheden onderling verdeeld. Dat betekent beperkt meerwerk voor de voorzitter en meer meerwerk voor de vice-voorzitter. Frequent contact van de voorzitter met het College van Bestuur kan daarentegen tot een grotere omvang van meerwerk voor de voorzitter leiden. Frequent contact kan bijvoorbeeld wenselijk zijn als het eenhoofdige College van Bestuur meer behoefte heeft aan een sparring partner. Overige factoren Daarnaast kunnen andere factoren een rol spelen, bijvoorbeeld: toezicht houden op meerdere verbonden rechtspersonen in een commerciële markt. Het gaat steeds om structureel en niet om incidenteel aanwezige factoren die de zwaarte van de toezichtfunctie verlichten of verzwaren. In de praktijk moet met een combinatie van factoren rekening worden gehouden. 11
Een voorbeeld. ROC West bevindt zich qua zwaarte aan de onderkant van categorie C. Daarom kiest de Raad van Toezicht een honorering voor het gewone lid die tegen het minimum in deze categorie aan ligt, te weten 4.800. Twee leden van de zevenhoofdige Raad van Toezicht zijn lid van de auditcommissie. De auditcommissie kent een zware taakinvullng, te meer ROC West een relatief groot aandeel commerciële activiteiten kent. De leden van de auditcommissie ontvangen daarom een hogere honorering, namelijk 5.600. De extra werkzaamheden van de voorzitter van de Raad van Toezicht hebben vooral betrekking op de contacten met het College van Bestuur, samen met een wisselend tweede lid de jaarlijkse beoordelingsgesprekken met de leden van het College van Bestuur voeren, samen met wisselende andere leden de werving en selectie van nieuwe leden van de Raad van Toezicht trekken en jaarlijks de zelfevaluatie initiëren. De overige werkzaamheden, zoals het jaarlijkse contact met de MR en het schrijven van de jaarlijkse verantwoording van de Raad van Toezicht in het jaarverslag, zijn redelijk over de leden van de Raad van Toezicht verdeeld. De voorzitter ontvangt voor het meerwerk 50% meer dan een gewoon lid, namelijk 7.200 Handreiking bij groot verschil tussen huidige honorering en honorering volgens honoreringsregeling Situatie A. De huidige honorering is veel lager Als de huidige honorering veel lager is dan de honorering volgens deze honoreringsregeling, kan men de honorering geleidelijk laten stijgen. Zo nodig kan daar een professionaliseringstraject aan worden gekoppeld: bijvoorbeeld terugbrengen van een negenhoofdige Raad van Toezicht naar een vijf- of zevenhoofdige raad; bij (her)benoeming een scherpere selectie, zodat de samenstelling optimaal aansluit bij de profielschets; eisen aan de aanwezigheid bij de vergaderingen et cetera. Bij het benoemen van nieuwe toezichthouders die optimaal aan de profiel eisen voldoen. kan het nodig zijn om sneller naar het niveau conform de regeling te groeien. 12
De honorering van leden van de Raad van Toezicht van mbo-instellingen Situatie B. De huidige honorering is veel hoger Als de huidige honorering veel hoger is, is te overwegen de honorering terug te brengen naar het niveau van de regeling. Er zijn twee mogelijkheden denkbaar. Van iedereen kan worden gevraagd de honorering terug te brengen naar het passende niveau. Er is geen sprake van een arbeidsovereenkomst die dat kan belemmeren. Wel kan het door toezichthouders als onbetrouwbaar worden ervaren, er zijn immers in het verleden afspraken met elkaar gemaakt. Het is ook mogelijk om alleen voor nieuwe leden het passende, lagere niveau te hanteren. Dat vraagt acceptatie van honoreringsverschillen bij de nieuwe leden. 13
3. Overige zaken 3.1. Verantwoording De Raad van Toezicht verantwoordt zich jaarlijks over de honorering van zijn leden in het afgelopen jaar, conform het bepaalde in de governancecode voor mbo-instellingen en conform vigerende wet- en regelgeving. 3.2. Periodieke bijstelling Op sectorniveau wordt de honoreringsregeling periodiek (bijvoorbeeld om de drie jaar) geëvalueerd. Zij kan dan worden bijgesteld, zowel wat de hoogte van de honorering betreft, als wat de onderliggende methodiek en basisregels betreft. 14
De honorering van leden van de Raad van Toezicht van mbo-instellingen Bijlage 1 Vaststellen van de zwaarte van mbo-instellingen Voor het bepalen van de zwaarte van de mbo-instelling wordt gewerkt met drie differentiërende factoren (omzet, aandeel rijksbijdrage en aandeel deelnemers t/m mbo-niveau 2) en de daaraan gekoppelde zogenoemde MBOpunten (score voor de zwaarte van de mbo-instelling). De optelsom van de MBO-punten wordt gehanteerd als de maat voor de functiezwaarte van de Raad van Toezicht 1. Totale omzet van mbo-instelling Totale omzet van mbo-instelling in miljoen Aantal MBO-punten 1-5 240 5-15 276 15 30 318 30 50 366 50-100 420 100 175 480 175 250 552 De totale omzet wordt als volgt bepaald: totale omzet op jaarbasis, conform de geconsolideerde jaarrekening. Toelichting. De omvang is medebepalend voor de functiezwaarte van de bestuurder en zo is de redenering ook voor de functiezwaarte van de Raad van Toezicht. Met de omvang groeit het gebied waarvoor de mbo-instelling verantwoordelijkheid draagt, zowel intern als wat het netwerk van externe belanghebbenden betreft. Een goede maatstaf voor de omvang is de omzet. 15
2. Aandeel omzet uit rijksbijdrage voor het onderwijs, exclusief volwasseneneducatie Percentage omzet uit rijksbijdrage voor het onderwijs, excl. volwasseneneducatie Aantal MBO-punten 85 % 80 72 % 84 % 106 62 % 71 % 140 61 % 184 Het aandeel omzet uit de rijksbijdrage voor het onderwijs wordt als volgt bepaald: totale omzet afkomstig uit de rijksbijdrage voor het onderwijs (mbo-onderwijs en indien aanwezig andere vormen van door het rijk gefinancierd onderwijs zoals vwo, vmbo of hbo), exclusief de rijksbijdrage voor volwasseneneducatie, ten opzichte van de totale omzet (inclusief volwasseneneducatie en contractactiviteiten), op jaarbasis, conform de geconsolideerde jaarrekening. Toelichting. De rijksbijdrage voor het middelbaar beroepsonderwijs en andere onderwijsvormen (bijvoorbeeld vwo, vmbo en hbo) is een relatief constante inkomstenbron, in tegenstelling tot overige inkomsten, met name de zogenoemde contractactiviteiten en de volwasseneneducatie. Hoe kleiner het aandeel inkomsten uit de rijksbijdrage voor het onderwijs, hoe zwaarder de zorg voor de continuïteit van de instelling en hoe hoger de eisen aan het ondernemerschap 16
De honorering van leden van de Raad van Toezicht van mbo-instellingen 3. Aandeel deelnemers t/m mbo-niveau 2 Aandeel deelnemers t/m mbo-niveau 2 Aantal MBO-punten 15 % 80 16 % - 20 % 92 21 % - 26 % 106 27 % - 33 % 122 34 % - 41 % 140 42 % - 51 % 160 52 % 184 Het aandeel deelnemers t/m mbo-niveau 2 wordt als volgt bepaald: aantal deelnemers t/m mbo-niveau 2, ten opzichte van het totaal aantal deelnemers aan het mbo-onderwijs, bij alle instellingen die deel uitmaken van de geconsolideerde jaarrekening, op jaarbasis. Toelichting. Binnen mbo-instellingen worden vooral t/m niveau 2 de leerlingen aangetroffen die meer aandacht nodig hebben en waarvoor de kans op vroegtijdige uitval relatief groot is. Daar liggen onder meer sociaal-economische en sociaal-culturele factoren aan ten grondslag. De samenleving verwacht dat ook mbo-instellingen bijdragen aan het vergroten van de maatschappelijke kansen voor jongeren en daarmee aan het versterken van de sociale en economische spankracht. Deze differentiërende factor adresseert het maatschappelijke aspect van het ondernemerschap van de mbo-instelling De optelsom van de MBO-punten op hiervoor genoemde drie factoren, bepaalt de zwaarte van de mbo-instelling. Er worden 6 zwaartegroepen met bijhorend aantal MBO-punten onderscheiden. Aantal MBO-punten Zwaartegroep 400-510 A 511-620 B 621 682 C 683 751 D 752 827 E 828 920 F 17
Bijlage 2 Tijdsinvestering van leden van de Raad van Toezicht Onderstaande tabel is een hulpmiddel voor het bepalen van de tijd die de functie van toezichthouder een lid kost. In dit voorbeeld wordt uitgegaan van 7 leden. Gemiddeld aantal dagen per jaar per lid van de RvT Werkzaamheden vz 2 3 4 5 6 7. 1x per jaar bijwonen van overlegvergadering met MR 1x per jaar bijwonen van bijeenkomst van belangrijk stakeholderoverleg/rva Beoordelingsgesprek met bestuurders (incl. voorbereiding en vastlegging); bepalen van beloning. Opstellen van jaarlijks verantwoordingsbericht van RvT in jaarverslag Werving en selectie van nieuw lid van RvT, incl. opstellen van profielschets. Voorbereiding van en aanwezigheid bij x RvTvergaderingen per jaar (regulier en bijzonder) Lokatiebezoek en bezoek van evenementen Bijscholing1 Periodiek overleg met (de voorzitter van) het CvB 1 2 Voeren van gesprekken over herbenoeming van leden van de RvT Initiëren en eventueel trekken van jaarlijkse zelfevaluatie Bijzondere zaken die zich gedurende een jaar voor kunnen doen Bijzondere zaken die zich om de zoveel jaar voordoen en veel aandacht vragen2 Totaal Gemiddelde per lid per jaar. Zo nu en dan (niet jaarlijks) zullen zich situaties voordoen die bijzonder veel inzet van de toezichthouder vragen. Er kan een schatting worden gemaakt van die extra tijd, verdeeld over een aantal jaren. Het blijven uiteraard gissingen. 18
De honorering van leden van de Raad van Toezicht van mbo-instellingen De voorzitter zal bij sommige taken een zwaardere rol vervullen en er gemiddeld meer tijd aan besteden. Een voorbeeld is de jaarlijkse beoordeling van de leden van het CvB. Andere werkzaamheden liggen uitsluitend bij de voorzitter. Ook kunnen er verschillen tussen leden zijn, door het instellen van commissies of door het aanwijzen van vaste taken aan bepaalde leden, zoals het schrijven van de jaarlijkse verantwoording, het onderhouden van contact met de MR et cetera. Een vaste taakverdeling kan betekenen dat het ene lid minder tijd voor de toezichtfunctie nodig heeft en het ander lid meer. 19
Colofon Uitgave december 2008 Copyright Platform voor Raden van Toezicht van mbo-instellingen Contact p/a MBO Raad Postbus 196 3730 AD De Bilt Grafische verzorging Drukkerij Libertas B.V. www.libertas.nl