Toelichting Erasmus+ Key Action 1 nascholing van personeel po & vo Versie 4.0 van 09.01.2015 Nationaal Agentschap Erasmus+ Onderwijs & Training en Nationaal Agentschap Erasmus+ Jeugd Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap heeft EP-Nuffic (basis- en voortgezet onderwijs en hoger onderwijs), en CINOP (middelbaar beroepsonderwijs en volwasseneneducatie) gezamenlijk aangewezen als Nationaal Agentschap Erasmus+ Onderwijs & Training. Het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport heeft het Nederlands Jeugdinstituut aangewezen als Nationaal Agentschap Erasmus+ Jeugd. Beide agentschappen voeren samen het Europese subsidieprogramma Erasmus+ uit. De website van het Erasmus+ programma is www.erasmusplus.nl. Informatie over de uitvoering van de actielijnen van het programma vindt u op de gezamenlijke website www.erasmusplus.nl. Door het filter basis- en voortgezet onderwijs te kiezen komt u bij de informatie voor po en vo. Erasmus+ wordt voor po & vo uitgevoerd door EP-Nuffic. EP-Nuffic Kortenaerkade 11 Postbus 29777 2502 LT Den Haag T 070-4 260 260 erasmusplus@epnuffic.nl Wij zijn van maandag tot en met vrijdag tijdens kantooruren bereikbaar. Op officiële feestdagen zijn wij gesloten. Erasmus+ KA1 voor po & vo De actielijn Individuele Leermobiliteit beoogt de kennis en de vaardigheden van professionals in het basis- en voortgezet onderwijs te vergroten en/of te verdiepen door mobiliteitsprojecten. Leraren krijgen meer mogelijkheden om in Europa te leren en te doceren. Voor wie is de subsidie bedoeld? Personeel van het basis- en voortgezet onderwijs (vmbo, havo, vwo) zoals leraren, ondersteuners en directeuren. Wat is het doel van deze subsidie? Het verankeren van internationalisering in het schoolbeleid van het basis- en voortgezet onderwijs. Deze verankering kan plaatsvinden door met internationalisering aan te sluiten bij de beleidsthema s die leven in de school. Mogelijke thema s zijn onderwijs in vreemde talen, excellentie en talentontwikkeling, professionalisering van leraren en schoolleiders, rekenen en taalonderwijs, ondernemerschap, voorschoolse educatie, virtuele uitwisseling, techniek, voortijdig schoolverlaten, profielscholen en samenwerking tussen onderwijs en bedrijfsleven. Erasmus+ kan scholen helpen bij het in internationaal verband werken aan een van deze thema s. Toelichting op aanvraagprocedure Deze toelichting op de aanvraagprocedure is bedoeld om aanvragers in Nederland te ondersteunen en dient niet ter vervanging van de officiële documentatie met betrekking tot Erasmus+ die u vindt op www.erasmusplus.nl en op http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus. Inhoudsopgave 1. Aanvraagprocedure algemeen 2 2. Subsidieaanvraag 2 3. Online indienen 3 4. Budget 4 5. Afsluiten van contract 5 6. Erasmus+ links 5 7. Contact 5 8. Lumpsum per land van bestemming 5 1
Informatie voor scholen voor po & vo in Nederland 1. Aanvraagprocedure algemeen Erasmus+ Key Action 1 biedt scholen voor po & vo een strategisch instrument voor de nascholing van hun personeel. De school kan in de aanvraag meerdere nascholingsactiviteiten voor verschillende personeelsleden aanvragen. Aanvragen door individuele leraren zijn niet mogelijk. De nascholingsactiviteiten kunnen plaatsvinden in één van de andere programmalanden van Erasmus+ (dus niet in Nederland). Naast scholen kunnen ook nationale consortia een aanvraag indienen. Een consortium omvat minstens 3 instellingen, minimaal de coördinator en twee scholen. In Nederland kunnen alleen schoolbesturen of Samenwerkingsverbanden Passend Onderwijs voor een consortium van scholen een aanvraag indienen. Subsidiabele activiteiten zijn: Lesgeven op een partnerschool Deelname aan een Europese nascholingscursus of training Job shadowing op een partnerschool De projectcoördinator kiest bij de aanvraag voor een looptijd van één of twee jaar ineens. De losse nascholingsactiviteiten moeten tenminste twee dagen duren en maximaal twee maanden (exclusief reistijd). Voor KA1 is er dit jaar één deadline: op woensdag 4 maart 2014 om 12:00 uur s middags. De nascholingsactiviteiten moeten starten tussen 1 juni en 31 december 2015 en moeten uiterlijk 30 juni 2017 afgerond zijn. In de aanvraag beschrijft de coördinator welke nascholingsbehoeften er zijn, de doelstellingen die er met de aangevraagde activiteiten moeten worden gehaald en de impact ervan op de school/scholen als organisatie. Bij de aanvraag moet worden aangegeven hoeveel personen welke soort nascholingsactiviteit zullen ondernemen en ook in welk land en voor welke periode. Namen van deelnemers en concrete nascholingscursussen hoeven nog niet ingevuld te worden. Het land van bestemming en de duur van de activiteit is echter nodig om het subsidiebedrag te kunnen berekenen. In het geval van job shadowing of lesgeven op een partnerschool vult u de partnerschool als Partner op het formulier in. De aanvrager legt uit hoe de deelnemers aan de nascholingsactiviteiten geselecteerd zullen worden, hoe zij zich voorbereiden en welke opleidingsdoelstellingen zij nastreven. De selectie moet transparant en eerlijk worden uitgevoerd en gedocumenteerd zijn. In de Guide for Experts vindt u de criteria aan de hand waarvan de experts uw subsidieaanvraag voor Erasmus+ KA1 gaan beoordelen. Dit kan u helpen bij het schrijven van uw projectvoorstel. 2. Subsidieaanvraag Voor deze actie komen scholen voor basisonderwijs, speciaal basisonderwijs, voortgezet onderwijs (vmbo, havo, vwo) en voortgezet speciaal onderwijs in aanmerking. In aanmerking komen scholen die beschikken over een BRINnummer of anderszins kunnen aantonen dat zij een door de Minister van Onderwijs erkende school zijn. Aanvragen kunnen alleen door scholen, schoolbesturen en Samenwerkingsverbanden Passen Onderwijs worden ingediend. Gespecialiseerd pedagogisch personeel (zoals bijvoorbeeld schoolpsychologen) kunnen alleen voor deze actie in aanmerking komen als zij in de aanvraag van de school waaraan zij verbonden zijn, worden meegenomen. Per school kan maximaal één aanvraag per deadline worden ingediend. Hierbij kijkt het Nationaal Agentschap naar uw BRIN-nummer met zes tekens. 2
3. Online indienen Het is verplicht om uw aanvraag online in te dienen. Uw aanvraag wordt pas in behandeling genomen als deze tijdig en volledig online is ingediend. Voordat een instelling een aanvraag kan indienen, moet de instelling geregistreerd worden op het portal van de Europese Commissie. Dit is een eenmalige handeling, waarmee de instelling een PIC-code aanvraagt. De PIC-code, bestaande uit negen cijfers, wordt in het aanvraagformulier ingevuld, waarna de achterliggende informatie over de instelling automatisch in het aanvraagformulier verschijnt. Ook partnerinstellingen (in het geval van job shadowing of lesgeven) dienen vooraf een PICcode aan te vragen, zodat u die ook in het aanvraagformulier kunt invullen. Op onze website www.erasmusplus.nl vindt u een handleiding voor het aanvragen van de PIC-code. Deze PI-code blijft geldig en hoeft niet voor iedere nieuwe aanvraag opnieuw worden aangevraagd. Indien u in 2014 deze code heeft aangevraagd kunt u deze dus ook gebruiken voor uw aanvraag in 2015. Het officiële aanvraagformulier, een invulbaar pdfbestand, voor KA1 is alleen in het Engels beschikbaar. Op onze website vindt u een vertaling van het formulier dat u naast het officiële formulier kunt leggen. Wij raden u aan de Engelse vragen in het Nederlands te beantwoorden. 1. Het aanvraagformulier is een invulbaar pdfbestand. De meest recente versie van Adobe Reader wordt aanbevolen om het formulier te kunnen downloaden en bewerken. 2. Met de rechtermuisknop ( Doel opslaan als ) dient u het aanvraagformulier van onze website eerst op uw eigen computer op te slaan. Daarna kunt u het bewerken, invullen en tussendoor opslaan en afsluiten. Vergeet niet uw aanvraag tussendoor regelmatig op te slaan en dit ook te doen voor u uw aanvraag online gaat indienen. Niet opgeslagen gegevens gaan namelijk verloren bij het online indienen van de aanvraag. 3. Project Start Date / Project End Date (B.1): hier vult u de begin- en einddatum van het project in (niet voor 01-07-2014 en niet na 30-06-2016). Bij Project Total Duration kiest u of 12 of 24 maanden; bij een projectduur van meer dan 12 maanden kiest u 24 maanden. 4. Identification (B.2): NL01 (NEDERLAND). 5. Als de aanvraag lesgeven en/of job shadowing op een partnerinstelling bevat, klikt u op Add Partner einde van deel C.1.4 en voert de gegevens van de partnerinstelling(en) in. Let op dat elke partnerinstelling een eigen PIC-code nodig heeft. In het geval van lesgeven en/of job shadowing moet een door beide instellingen ondertekende intentieverklaring ( Mandate ) bij de aanvraag gevoegd worden. Een modelformulier voor de intentieverklaring vindt u op onze website www.erasmusplus.nl. De ingevulde en ondertekende intentieverklaring(en) wordt/worden als bijlage toegevoegd in Deel O. Annexes. 6. Course Fees: om in tabel J.4 cursuskosten te kunnen aanvragen, klikt u eerst op de + om een nieuwe regel aan te maken. 7. Special needs Support: om in tabel J.5 een bijdrage in de werkelijke kosten voor deelname van personen met een handicap te kunnen invoeren, klikt u eerst op de + om een nieuwe regel aan te maken. 8. Declaration of Honour: aangezien er geen aanvragen op papier meer worden ingediend, moet u de pagina s met Deel N printen, invullen en voorzien van handtekening en schoolstempel inscannen. De ingescande verklaring wordt vervolgens als bijlage (pdf of jpg) toegevoegd in Deel O. Annexes. Het origineel bewaart u in uw eigen administratie. 9. Data Validation (P.1): als u het formulier volledig heeft ingevuld, kunt u hier op de knop Validate klikken. Als het goed is, krijgt u dan de melding The form is valid. En anders krijgt u het verzoek de ontbrekende gegevens aan te vullen. Wij raden u aan het geldige formulier dan nogmaals op te slaan op uw computer. 10. Standard Submission Procedure (P.2): geldige formulieren kunnen nu online worden ingediend. U heeft daarvoor een internetverbinding nodig. Klikt u op de knop Submit Online om uw aanvraag in te dienen. Als het online indienen is 3
gelukt, verschijnt in P.4. Submission Summary de melding van het succesvol indienen van de aanvraag. 11. Foutmelding: u ontvangt een foutmelding wanneer het online indienen niet is gelukt. Wij raden u aan uw internetverbinding te (laten) controleren en uw aanvraag nogmaals online in te dienen, eventueel op een later tijdstip. 12. Alternative Submission Procedure (P.3): alleen als het online indienen van uw aanvraag om technische redenen echt niet lukt, dan kunt u uw aanvraag per e-mail naar het Nationaal Agentschap sturen via erasmusplus@epnuffic.nl. Dit kan tot uiterlijk twee uren na de officiële deadline (dus tot 14:00 uur op 4 maart 2015). Uw e-mail moet het volledig ingevulde aanvraagformulier (pdf) bevatten, plus alle mee te sturen bijlagen. U dient tevens een screenshot mee te sturen van Deel P.4. Submission Summary waaruit blijkt dat het elektronische aanvraagformulier niet online ingediend kon worden. Het Nationaal Agentschap zal uw situatie vervolgens analyseren en u van nadere instructies voorzien. Mocht verzenden per e- mail ook niet lukken, neemt u dan onmiddellijk telefonisch contact op met het Nationaal Agentschap. 4. Budget Scholen hebben de mogelijkheid voor verschillende kostensoorten subsidie aan te vragen. Alle bedragen zijn in euro s. Alle kostenposten worden als lumpsum aangevraagd, met als uitzondering de bijdrage voor deelnemers met een handicap. Travel: De bijdrage aan reiskosten wordt berekend aan de hand van de afstand in kilometers tussen uw school en elke plaats van bestemming uit uw aanvraag. Houdt u er rekening mee dat er geen vergoeding wordt toegekend indien de afstand minder dan 100 kilometer bedraagt. Om de afstand te berekenen, dient u de Distance Calculator van de Europese Commissie te gebruiken. U vindt deze op onze website www.erasmusplus.nl en op de website van de Europese Commissie. Individual Support: De bijdrage aan de verblijfkosten wordt per persoon berekend op basis van de duur van de activiteit (exclusief de reisdagen en exclusief halve cursusdagen) en van het land van bestemming. Op de laatste pagina van deze toelichting vindt u het overzicht van de bedragen per persoon per land van bestemming. Organisational Support: De aanvragende school ontvangt een bijdrage in de organisatiekosten van 350 EUR per deelnemer (bij meer dan 100 deelnemers: vanaf 101ste deelnemer 200 /deelnemer). Deze bijdrage kan bijvoorbeeld worden ingezet voor de voorbereiding, maar ook voor visakosten et cetera. Dit bedrag wordt als lumpsum toegekend. Course Fees: De maximale bijdrage aan cursuskosten is 70 EUR per deelnemer per dag, met een maximum van 10 cursusdagen per deelnemer. Special needs Support: U kunt aanvullende subsidie aanvragen voor bijvoorbeeld begeleiding van een deelnemer met een handicap. Deze extra subsidie voor reis- en verblijfkosten voor een deelnemer met een handicap wordt berekend op basis van werkelijke kosten. Scholen moet bewijsstukken kunnen overhandigen voor deze extra kostenpost. 4
5. Afsluiten van contract Beoordeling, subsidietoekenning Na het beoordelen van alle aanvragen op formele en inhoudelijke criteria, zal de school in geval van goedkeuring van de aanvraag een brief van het Nationaal Agentschap ontvangen met daarbij een subsidieovereenkomst in tweevoud (contract voor Erasmus+ KA1 mobiliteit). In geval van afwijzing zal de school schriftelijk bericht ontvangen over de redenen. Retourneren subsidieovereenkomst Controleer de informatie in de ontvangen subsidieovereenkomst goed. Onderteken beide exemplaren zo spoedig mogelijk en stuur ze terug naar het Nationaal Agentschap. Pas als ook het Nationaal Agentschap heeft getekend, is de overeenkomst rechtsgeldig. U krijgt een door alle partijen ondertekend exemplaar retour. Binnen 30 dagen na inwerkingtreding van de overeenkomst wordt een voorschot van 65 procent van het toegekende bedrag overgemaakt. In het geval van late uitbetaling van het budget door de Europese Commissie zal ook de betaling vanuit het Nationaal Agentschap aan de scholen vertraging oplopen. Na indiening en goedkeuring van de eindrapportage wordt het definitieve subsidiebedrag vastgesteld en wordt opdracht gegeven tot een balansbetaling. 6. Erasmus+ websites Europese Commissie http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus Nationaal Agentschap Erasmus+ www.erasmusplus.nl 7. Contact Kortenaerkade 11 Postbus 29777 2502 LT Den Haag T 070-4260260 erasmusplus@epnuffic.nl Wij zijn van maandag tot en met vrijdag tijdens kantooruren bereikbaar. Op officiële feestdagen zijn wij gesloten. 8. Lumpsums per land van bestemming Subsidiebedrag voor verblijfkosten (Individual Support) per deelnemer per land van bestemming. Onderstaande bedragen zijn vastgesteld door het Nederlandse Nationaal Agentschap Erasmus+ Onderwijs & Training voor de Call 2015. De bedragen gelden voor aanvragen van Nederlandse instellingen voor KA1 van Erasmus+. We gaan uit van de minimum bedragen zoals vermeld in de Programme Guide. Land van bestemming Dag 2 t/m 14 Dag 15 t/m 60 DK Denemarken IE Ierland 80 EUR 56 EUR SE Zweden UK Verenigd Koninkrijk AT Oostenrijk BE België 70 EUR 49 EUR BG Bulgarije CY Cyprus CZ Tsjechische Republiek FI Finland FR Frankrijk GR Griekenland HU Hongarije IS IJsland IT Italië LI Liechtenstein LU Luxemburg NO Noorwegen PL Polen RO Roemenië TR Turkije DE Duitsland ES Spanje 60 EUR 42 EUR LV Letland MK Voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië MT Malta PT Portugal SK Slowakije EE Estland HR Kroatië LT Litouwen SI Slovenië 50 EUR 35 EUR 5