Projectplan Revalidatiemap Opdrachtgevers : Projectgroep : Datum : Start datum project : Eind datum project : Heidy t Jong (teamleider GRZ) Gert van Empel (teamleider BEEC) Els Hoeboer, Petra van den Berg, Moos Drenth 05-06-2015 31-08-2015 01-02-2016 Voor akkoord : Datum: Handtekening projectgroep: Datum: Handtekening opdrachtgevers: 1
Revalidatiemap Opdrachtgever: Heidy t Jong (teamleider GRZ) en Gert van Empel (teamleider behandelteam) Projectleider: Els Hoeboer, Moos Drenth en Petra van den Berg Datum: 05-07-2015 1. Probleemanalyse Om zorg en behandeling voor revalidant goed af te stemmen tussen zorg, revalidant, familie en behandelaars werkt het huidige zorgdossier onvoldoende. Dit maakt dat de meest recente afspraken niet goed nagekomen worden. Het werkt nadelig voor de revalidatie van de revalidant en zorgt voor onrust. Na het invoeren van het EPD (elektronisch patiënten dossier) is er in de toekomst geen papieren versie meer en is de informatie alleen voor de verpleging en behandelaren via de computer of tablet beschikbaar. 2. Doelstelling De revalidatiemap vormt een belangrijke bijdrage aan een stukje autonomie van de revalidant.(hoofdstuk 3.5. Zorgstandaard CVA) De informatie zal ervoor zorgen dat de revalidant zoveel mogelijk zelfstandigheid opbouwt gedurende de gehele revalidatieperiode en bij ontslag zal zowel voor familie als behandelaren duidelijk zijn waar ondersteuning in de thuissituatie nog gewenst is. Doordat de revalidant en familie over de meest recente informatie beschikken zal er meer sprake zijn van een dialoog met het revalidatieteam. Het voordeel van eigen agendabeheer is ook dat de revalidant eigen activiteiten zoals kapper, pedicure, uitjes met familie e.d. kan plannen buiten de therapieën om. Tevens nodigt een eigen agenda uit om familie of mantelzorgers mee te laten kijken bij therapie om de vorderingen te laten zien. 3a. Resultaat In de eerste week na opname ontvangt iedere CVA- revalidant een revalidatiemap. Deze map wordt bij veranderingen door de behandelaren bijgewerkt. De verpleging gebruikt de revalidatiemap bij de begeleiding van de revalidant. De revalidant en zijn familie zijn geheel op de hoogte van de gemaakte vorderingen, wijzigingen en afspraken. Verpleging en behandelaren werken op dezelfde wijze. Aan het eind van de revalidatie, gemiddeld 3 maanden, is er mogelijk een duidelijke vooruitgang (SWOT S4) te zien door schematisch de vorderingen bij te houden op de ADL kaart in de revalidatiemap met data erbij te noteren en gemiddeld gezien zal de revalidatieduur korter zijn dan nu het geval is (SWOT S2). Na afloop van de revalidatie op de afdeling kan de revalidant de revalidatiemap mee naar huis nemen als naslagwerk en herinnering. 2
3b. Grenzen Dit project zal als pilot worden uitgevoerd bij alle CVA- revalidanten van team 3, bij elkaar 17 bedden. Bij positief resultaat zal het later worden uitgebreid naar de andere revalidatieteams. De inhoud van de revalidatiemap zal voor dit projectplan beperkt blijven tot een agenda, een ADL- kaart en communicatiebladen en kan later worden uitgebreid. De revalidatiemap geeft de revalidant, de zorgverleners en de behandelaren inzicht in de revalidatievorderingen waarbij de revalidant door iedereen op dezelfde manier benaderd wordt en er duidelijk is wat de revalidant wel en (nog) niet kan. Tevens kan de revalidant met de revalidatiemap de familie en mantelzorgers betrekken bij de revalidatie waarbij de revalidant zelf de regie heeft over zijn revalidatie. 4. Projectactiviteiten Voorbereidend: Allereerst wordt er overlegd met de opdrachtgever welk plan we gaan uitvoeren. Gekozen is het implementeren van de revalidatiemap. Betrokken zijn de KB-ers namelijk een fysiotherapeut (Els Hoeboer), een ergotherapeut (Petra van den Berg) en een medewerkster uit de zorg (unitverpleegkundige Moos Drenth). Verder wordt er wekelijks 2 uur gepland (woensdag tussen 11 en 13 uur) om te overleggen hoe het plan vordert en of de planning nog klopt. Soms wordt de tijd om te overleggen korter en wordt er thuis aan plannen geschreven. Via de mail is er onderling contact. 3
De SWOT analyse: Strength (Sterkte) S1 Eenduidige benadering S2 Eerder duidelijkheid over ontslagdatum S3 Voorwaarden voor ontslag zijn eerder duidelijk S4 Stagnatie in revalidatieproces wordt sneller opgemerkt S5 Goede aanvulling op het EPD Opportunities (Kansen) O1 Meer betrokkenheid revalidanten en mantelzorgers O2 Draagkracht en draaglast voor de mantelzorgers wordt eerder duidelijk, waardoor eerder geanticipeerd kan worden Weaknessess (Zwakte) W1 Revalidatiemap moet bijgehouden worden W2 Financiële investering noodzakelijk W3 Weinig tot geen betrokkenheid Familie. W4 Verslappen van aandacht bij revalidanten die lang hetzelfde niveau behouden W5 Communicatiebladen worden gebruikt als rapportagebladen Threats (Bedreigingen) T1 De revalidatiemap kost extra aandacht en energie van degenen die deze gaan bijhouden (in eerste instantie de KB-ers, later de medewerkers) T2 Continuïteit moet gewaarborgd worden T3 Geen prioriteit bij leidinggevenden en zorgmedewerkers T4 Agenda kan niet in Caress geïntegreerd worden vanwege wegvallen ICT-er en beperking huidig EPD Realisatie: Er wordt een 0-meting gedaan, waaruit moet blijken hoe de revalidant, de mantelzorgers/familie en medewerkers nu aankijken tegen de mate van informatie die zij hebben gekregen met betrekking tot de revalidatie. Over een half jaar wordt er nogmaals gemeten en gekeken of de familie/mantelzorger en de behandelaren beter geïnformeerd zijn over de stand van zaken. De 0-meting wordt gedaan middels een vragenlijst onder het behandelteam. Een gelijkwaardige vragenlijst wordt ook voorgelegd aan de revalidanten en hun familie. Het plan wordt middels een bijeenkomst (en ook op papier als naslagwerk) uitgelegd aan het behandelteam en opdrachtgevers waar tevens wordt gevraagd om feedback voordat de map wordt geïmplementeerd (SWOT T1 en T3). Er wordt een map gemaakt door de KB-ers, met de benodigdheden erin: een agenda die per week wordt verstrekt, aangepast op het niveau van therapie (deze zal worden toegevoegd zodra deze in Caress is geïntegreerd), een zogeheten ADL kaart en een paar lege bladen voor communicatie met als bedoeling dat de communicatielijnen met de revalidant en familie worden verkort en snel wordt ingesprongen op vragen en opmerkingen. De mappen waar alle bladen in komen worden besteld via de facilitaire dienst. Tevens wordt er voorin de revalidatiemap een uitleg gedaan voor de revalidant en zijn mantelzorgers/familie (SWOT W5). De revalidatiemappen worden in eerste instantie gevuld door de KB-ers met de bedoeling om dit bij het borgen van het project dit over te dragen aan de EVV-ers en de behandelaren die bij de revalidant betrokken zijn. Tevens is dit de borging van het project. (SWOT W1 en T2) Het is de bedoeling dat er alleen iets wordt ingevuld in de revalidatiemap wanneer er iets in de situatie van de revalidant wijzigt. Wanneer er stagnatie in het 4
revalidatieproces ontstaat is dit direct inzichtelijk en kan daar op geanticipeerd worden (SWOT W4). Er wordt uitgebreid gerapporteerd in het EPD. In de revalidatiemap wordt alleen met vinkjes of kruisjes en data aangegeven wat de revalidant kan zodat in een oogopslag gezien kan worden hoe de revalidant benaderd moet worden.(swot S5) De agenda gaat door de planner ingevuld worden wanneer de opdrachtgevers de agenda digitaal beschikbaar hebben (SWOT T4). De mantelzorger/familie wordt benaderd door maatschappelijk werk om het mantelzorg systeem rondom de revalidant in kaart te brengen en al voorbereidend op de terugkeer naar huis afspraken te maken.(swot S3, W3, O1 en O2) Nazorg: Na een half jaar wordt er nogmaals een meting gedaan middels dezelfde vragenlijst bij de behandelaren en familie/mantelzorgers en revalidanten. Hieruit moet blijken of de revalidatiemap de beoogde voordelen heeft gegeven, namelijk bevorderen van de uniformiteit van benaderen tijdens het revalidatieproces. 5
5. Planning: Maart 2015 Actie Wie Wat/Waar/Resultaat Wanneer klaar Kennismaken met de 02-03-2015 Kennismaking andere en nieuwe KB-ers in 02-03-2015 16-17 uur de regio 09-03-2015 13.30-14.30 uur 18-03-2015 13 14 uur 25-03-2015 14 15 uur Goedkeuring plan vragen Els, Petra, Moos en Heidy Plan voorstellen en uitleg geven 09-03-2015 Vergadering inlezen in projectplannen 18-03-2015 Vergadering inlezen in projectplannen 25-03-2015 April 2015 Actie Wie Wat/Waar/Resultaat Wanneer klaar Bij Rijnland Revalidatie 08-04-2015 Centrum kijken naar hun RRC 12-13 uur revalidatiemap, info 08-04-2015 inwinnen 16-04-2015 KB lesdag 1 Lesdag 1 KB-ers tevens eerste bijeenkomst in de middag met de hele KB 16-04-2015 16-04-2015 29-04-2015 13-14 uur Start opzet projectplan Projectplan bespreken groep in Utrecht Onderdeel 1 tot en met 3 uitwerken.(= ook huiswerk voor de volgende lesdag) Bespreken wie welk onderdeel voorbereidt voor 11-05 Uitwisselen mailadressen 11-05-2015 11-05-2015 Mei 2015 Actie Wie Wat/Waar/Resultaat Wanneer klaar 10-05-2015 Via de mail alle gegevens Opzet plan verzamelen en bundelen. stroomlijnen Tevens kopieën maken 10-05-2015 11-05-2015 KB Lesdag 2 KB lesdag in Utrecht 11-05-2015 Mail versturen naar medewerkers om uit te 26-05-2015 tot Mail Moos leggen wat KB-ers zijn, wie 28-05-2015 medewerkers dat zijn en iets vertellen 28-05-2015 over het project 03-06-2015 Vragenlijsten afmaken en infotekst maken Els Vragenlijst wordt gecheckt door marketeer en vervolmaakt. Mogelijkheden voor invullen en verwerken worden besproken.?? Juni 2015 Actie Wie Wat/Waar/Resultaat Wanneer klaar Verwerken feedback Feedback verkregen op KB op deel 1 verwerken tot en met 3 van projectplan 05-06-2015 Projectplan verder 05-06-2015 03-06-2015 11-13 uur uitschrijven Overleg opdrachtgevers Els, Petra, Moos, Heidy en Gert Nogmaals uitleg voor Gert over projectplan om 6
05-06-2015 Projectplan klaar Moos 05-06-2015 tot 19-06-2015 27-05-2015 tot 04-06-2015 01-06-2015 tot 31-06-2015 29-06-2015 eind juni 2015 Feedback geven Voorbereiden presentatie project 0-Meting Presentatie project aan het team Vormgeven invulling revalidatiemap Petra Els, Petra, Suzanne en Moos medewerking te verkrijgen van paramedici Bespreken projectplan Versturen naar collega s KB (Vivent en Alrijne Ziekenhuis) voor feedback Feedback geven op projectplan van MRC Doom en Rijnland Revalidatie Centrum Presentatie voorbereiden voor eind van de maand waarbij feedback wordt gevraagd 0-Meting doen bij alle medewerkers van team 3, ook behandelaren. 0-Meting doen bij alle revalidanten en mantelzorgers op dat moment aanwezig op de afdeling Uitnodigen het revalidatieteam en behandelaren. Powerpoint wordt getoond. Vraag om schriftelijk feedback op het project. Agenda wordt over gelaten aan de managers, Schrijven uitleg van de ADL-kaart en revalidatiemap dat als toelichting in de revalidatiemap komt ADL-kaart wordt vormgegeven en op de computer geïnstalleerd in het handboek. 03-06-2015 19-06-2015 15-06-2015 29-06-2015 Eind augustus 2015 Juli 2015 Actie Wie Wat/Waar/Resultaat Wanneer klaar Feedback, welke is gegeven tijdens de bijeenkomst wordt verwerkt in het Eerste week Feedback eerste week van van juli verwerken augustus concept van de revalidatie-map. Augustus 2015 Actie Wie Wat/Waar/Resultaat Wanneer klaar Eind augustus Maken map Petra voor het ergo gedeelte, Els voor het fysio gedeelte en Moos voor het zorg gedeelte Invullen en samenstellen map 15-09-2015 7
September 2015 Actie Wie Wat/Waar/Resultaat Wanneer klaar 03-09-2015 KB Lesdag 3 Huiswerk af Utrecht Uitleg 15-09-2015 Start project Starten op team 3 Januari 2015 Oktober 2015 Actie Wie Wat/Waar/Resultaat Wanneer klaar Oktober Poster maken 13-11-2015? November 2015 Actie Wie Wat/Waar/Resultaat Wanneer klaar 05-11-2015 Netwerkbijeenkomst Utrecht 05-11-2015 13-11-2015 Symposium Projectplannen presenteren 13-11-2015 December 2015 Actie Wie Wat/Waar/Resultaat Wanneer klaar Januari 2016 Actie Wie Wat/Waar/Resultaat Wanneer klaar Weer dezelfde meting geven doen bij medewerkers van team 3, ook paramedici. 11-01-2016 tot Ook dezelfde meting Effectmeting 18-01-2015 herhalen bij alle 18-01-2016 revalidanten en mantelzorgers op dit moment aanwezig op de afdeling Borgen en overdragen project Borgen door collega s te zoeken die de revalidatiemap gaan bijhouden 31-01-2016 Eind januari 2016 Presentatie in GRZ leerlijn Heidy t Jong gaat in 2016 het project In de revalidatieleerlijn wordt het project als een verplicht leeronderdeel Eind januari 2016 8
inplannen voor de GRZ leerlijn. ingezet zodat alle medewerkers precies weten wat de revalidatiemap inhoudt en hoe ermee gewerkt moet worden. 9
6. Financiële aspecten: Wat gaat het projectplan kosten. Gemiddeld besteden de KB-ers 2 uur per week aan het project. Dit betekent dat zij van de werkvloer af zijn en gericht met het plan bezig zijn. Els maakt na iedere bijeenkomst een verslagje van wat er gedaan en besproken is. Aan materiaal zal er per revalidant een snelhechter (à 20 cent) en een paar A-4-tjes (ongeveer 5 per revalidant x 13 weken = 65 velletjes à 0,8 cent, afhankelijk van de veranderingen die plaatsvinden binnen de revalidatie) besteed worden. Staples Snelhechters rood Product # WW-3562974 Papierformaat: a4 Kleur: rood Merk: Staples excl. BTW 4,99 1 doos 25 stuks van 8,99 U bespaart: 4,00 Staples Wit A4-kopieerpapier van 80 gram Bestelbaar Perforatie: nee Papierformaat: a4 Gewicht Papier: 80 g/m² Levering de volgende werkdag excl. BTW 3,99 1 pak 500 vel Totaal aantal bedden op team 3 voor CVA is 17. Dit houdt in: Snelhechter: 17 x 0,20 euro = 3,40 euro Papier : 17 x 65 velletjes x 0,008 euro = 8,84 euro Voor 1 revalidant kost dit dus: 52 cent + 20 cent = 72 cent, afgerond naar 1 euro vanwege inktkosten van de printer. Per jaar komen er gemiddeld revalidanten op team 3, maal 1 euro per revalidant, dan zij de jaarlijkse kosten aan materiaal: Aan tijd om de revalidatiemap bij te houden zal er wekelijks door een fysio, ergo en een verzorgende 5 minuten per revalidant besteed worden. 10
7. Het projectteam Het projectteam bestaat uit Els Hoeboer, Petra van den Berg en Moos Drenth. De beide managers, tevens opdrachtgevers hebben de taak op zich genomen om het onderdeel agenda zo in het huidige Caress systeem (elektronisch patiënten dossier) geïntegreerd te krijgen dat het handzaam en werkbaar is voor de revalidant wanneer deze wordt uitgeprint. Suzanne Bakker (secretaresse) wordt betrokken bij de vormgeving van de ADLkaarten en het verwerken naar een computer lay-out. Externe hulp (marketeer, die op vrijwillige basis hulp biedt) voor het maken van de vragenlijsten van de 0-meting en resultaatmeting. Deze persoon helpt tevens door de metingen aan een computer programma te hangen zodat we de resultaten snel en overzichtelijk kunnen lezen. 8. Communicatie Er volgt op regelmatige basis een voortgangsoverleg met de KB-ers. Daarin worden afspraken gemaakt, mededelingen gedaan, feedback op elkaars ideeën of werk gegeven en eventueel werkbezoeken gedaan. Indien nodig worden de opdrachtgevers uitgenodigd of nodigen zij zichzelf uit. Via de mail wordt er gemeld wie de KB-ers zijn, dat het KB-project van start is gegaan en dat er een 0-meting aan komt. Tevens wordt er een bijeenkomst georganiseerd waarbij het hele revalidatie team en alle behandelaren worden uitgenodigd. Er wordt dan een presentatie en een hand out gegeven. Tijdens deze bijeenkomst wordt er schriftelijk feedback gegeven op het project. Vlak voor de start van de pilot wordt er nogmaals kort een bijeenkomst georganiseerd met de definitieve revalidatiemap en de uitleg daarbij gegeven. 9.Randvoorwaarden De opdrachtgevers voelen zich verantwoordelijk en denken mee. De KB-ers krijgen tijd om aan het project te werken conform de afspraken die gelden bij het inschrijven bij de Knowledge Brokers. Namelijk gemiddeld 2 uur per week. Financieel voldoende ruimte om de middelen aan te schaffen die nodig zijn voor het project en ook daarna, wanneer het project geïmplementeerd en afgerond is. (SWOT W2) Administratieve ondersteuning waar nodig. Garantie dat het project, na afronding, geborgd wordt en blijft. De revalidatiemap wordt in de GRZ leerlijn meegenomen in 2016 De vrijheid in keuze wat betreft materiaal is gegeven zonder strikte financiële grens 11