Samen met lokale besturen werken aan een divers personeelsbeleid Checklist Begeleiding van een stagiair uit het hoger en universitair onderwijs In het kader van hun opleiding aan de universiteit of hogeschool kunnen studenten stage lopen bij een overheidsdienst. De stage geeft de studenten de kans om de vaardigheden, de kennis en de attitudes die ze op school hebben verworven, in te oefenen en uit te breiden. De studenten krijgen tijdens de stage een goed beeld van het latere beroepsleven: de realiteit van de werkvloer, het werkritme, de nodige sociale vaardigheden, de arbeidsattitude, het verantwoordelijkheidsgevoel en de omgangsvormen. De stage staat vaak in het teken of is onderdeel van een (eind)werk of een specifieke opdracht. WIE IS WIE? de student; de stageaanbieder of de dienst bij wie de student een stage volgt; de stagementor: de werknemer die de leidinggevende aanstelt om de student op de werkvloer te begeleiden; de stagebegeleider: de stageverantwoordelijke in de hogeschool of universiteit. Hij is de schakel tussen de dienst en de stagiair. VOORDELEN VOOR DE SCHOOL De stage versterkt het praktijkgerichte karakter van de opleiding gevoelig. De studenten krijgen tijdens de stage een goed beeld van het latere beroepsleven. VOORDELEN VOOR DE STAGEAANBIEDER De stage is voor de stageaanbieder nuttig om inzicht te krijgen in de mogelijkheden van iemand die een bepaalde opleiding volgt en kan voor extra rendement zorgen. Stageaanbieders kunnen studenten inschakelen in het arbeidsproces, maar ze kunnen zelf ook bijleren van de studenten. In ieder geval vervult de stageaanbieder ook een maatschappelijke rol door jongeren leerkansen te bieden. LEERDOELSTELLINGEN, DUUR, VORM EN FORMALITEITEN Ga na of de leerdoelstellingen van de opleiding aansluiten bij uw activiteiten. Bekijk vooraf de duur en de formaliteiten van de stage. Ga na of u beschikt over de nodige mogelijkheden, ruimte en tijd om een stagiair te begeleiden en op te leiden binnen uw dienst. LEERDOELSTELLINGEN De belangrijkste leerdoelstelling van de stage bestaat erin de student in staat te stellen verworven vaardigheden, kennis en attitudes in te oefenen en uit te breiden. De stage maakt dus deel uit van de opleiding. De stage staat vaak in het teken of is onderdeel van een (eind)werk of een specifieke opdracht. Ga na waarover dat eindwerk handelt en of het voor u een meerwaarde betekent.
De student is uiteraard geen goedkope werkkracht. DUUR EN VERPLICHTE FORMALITEITEN Universiteiten en hogescholen hebben veel autonomie en bepalen zelf de duur van de stage binnen hun opleidingen. De duur van de stage hangt af van de onderwijsinstelling, het karakter van de opleiding, de invulling en doelen van het leerplan. U bezorgt vóór de stage aan de hogeschool of universiteit de risicoanalyse van de werkplaats waar de stagiair terechtkomt. Als daaruit blijkt dat de student aan bepaalde risico's wordt blootgesteld, laat de onderwijsinstelling de student een gezondheidsonderzoek ondergaan bij de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk waarbij ze zelf is aangesloten. De school of universiteit en de stageaanbieder betalen hiervoor zelf niets. Als u verkiest zelf het gezondheidstoezicht te organiseren, moet u ook zelf de kosten ervan dragen. Er wordt een stageovereenkomst gesloten tussen de student-stagiair, de school en de stageaanbieder. Hiervan bestaat geen uniform model. In de studentenstageovereenkomst moet ook expliciet worden opgenomen of er wel of geen gezondheidsonderzoek nodig is en, als dat wel het geval is, of de stageaanbieder dat onderzoek toevertrouwt aan de preventiedienst van de onderwijsinstelling of het door zijn preventiedienst laat uitvoeren en het derhalve ook zelf bekostigt. Een overeenkomst waarin die bepaling niet is opgenomen, is rechtsongeldig. Zo nodig moet u werkkleding aan de stagiair bezorgen. De school of universiteit sluit een passende verzekering voor de leerlingenstages. Tegen beroepsziektes zijn stagiairs ook verzekerd door de verzekering van de stageaanbieder. U mag geen loon uitbetalen aan de stagiair. U mag wel kosten vergoeden die voortvloeien uit de stage (bijvoorbeeld reiskosten). U moet ook een kopie van de stageovereenkomst aan uw personeelsdienst bezorgen (naargelang van de afspraken in uw specifieke overheidsdienst). VOORBEREIDENDE GESPREKKEN Vaak neemt de stagebegeleider of de student zelf eerst contact met u op. U kunt zelf ook rechtstreeks contact opnemen met hogescholen of universiteiten. Het is raadzaam dat u vooraf gesprekken voert met de stagebegeleider, de stagiair en de stagementor. WAT BESPREEKT U MET DE STAGEBEGELEIDER? Stel uzelf en uw dienst aan de stagebegeleider voor. Bespreek met de stagebegeleider de opleiding en de werking van uw dienst. Overloop met de stagebegeleider de leerdoelstellingen (vaktechnisch, attitudevorming, eindwerk ), de duur en de formaliteiten van de stage. Peil naar de vaardigheden en de voorkennis van de studenten in de bewuste opleiding.
Bespreek een haalbaar takenpakket door rekening te houden met de leerdoelstellingen van de opleiding, en de vaardigheden en voorkennis van de student. U kunt met de stagebegeleider afspreken om de mogelijke stagekandidaten aan een soort sollicitatieprocedure te onderwerpen. Zo krijgt u tijdens de gesprekken alvast een beter beeld van de studenten die bij u een stage willen volgen. Stel een functieomschrijving op. Spreek met de stagebegeleider af dat hij een aantal kandidaten voorstelt. Nodig die studenten uit voor een sollicitatiegesprek. Kies een kandidaat in wie u gelooft. Bespreek met de stagebegeleider hoe de evaluatie van de stage zal verlopen en welke evaluatiecriteria er zijn. Overleg met de stagebegeleider wanneer hij tijdens de stage uw dienst kan bezoeken. Wissel contactgegevens uit met de stagebegeleider. WAT BESPREEKT U MET DE STUDENT? Vaak neemt de student zelf met u contact op. Laat u niet leiden door vooroordelen over afkomst, geslacht, handicap of leeftijd als u kunt kiezen uit een aantal kandidaat-studenten. Peil naar de motivatie en de kennis van de student: Waarom volgt de student de bewuste opleiding of studierichting? Waarom wil hij uitgerekend bij u leren op de werkvloer? Heeft de student interesse voor uw activiteiten? Wat wil de student leren op uw werkvloer? Wat zijn de vaardigheden en de voorkennis van de student? Wat wil de student doen na de opleiding? Als de student stage loopt in het kader van zijn eindwerk, ga dan na of er voldoende raakpunten zijn met uw dienst. Geef de stagiair een korte rondleiding op uw dienst zodat hij een beter idee krijgt van hoe u werkt. Regel eventueel een ontmoeting met de stagementor. WAT BESPREEKT U MET DE STAGEMENTOR? Als u de stagiair niet zelf heeft kunnen begeleiden, wijs dan iemand van uw medewerkers aan als stagementor. De stagementor bouwt bij voorkeur een vertrouwensrelatie op met de student. Wijs dus een ervaren medewerker aan, die kan trainen en coachen en het vak door en door kent. Overloop met de stagementor de afgesproken leerdoelstellingen en het leerpakket. Overleg met de stagementor hoe u de stagiair kunt inschakelen in uw dienst. Overleg met de stagementor hoe hij de begeleiding van de stagiair het best kan aanpakken.
NA DE GESPREKKEN Als alle gesprekken naar wens zijn verlopen, tekent u de stageovereenkomst. Het is belangrijk dat u de volgende voorbereidingen treft in uw dienst: licht uw werknemers vooraf in; maak voor de student een ruimte vrij om zijn of haar persoonlijke goederen op te bergen; leg zo nodig werkkleding en werkmateriaal klaar voor de student. ONTHAAL EN START Zorg tijdens het onthaal voor een goede en ongedwongen sfeer zodat de student zich thuis voelt. Zorg ervoor dat de stagementor aanwezig is bij het onthaal. Stel uw medewerkers voor aan de student en vraag ze hun functie toe te lichten. Bespreek met de student het takenpakket en de vaardigheden, kennis en attitudes die hij tijdens de stage moet verwerven. Informeer de student over veiligheid en geef hem alle nodige materiaal en kleding. Als de stagiair met de pc moet werken, zorg ervoor dat er een toestel ter beschikking is en dat de toegang tot de pc is geregeld. Maak de student duidelijk dat hij zich moet gedragen zoals de andere werknemers en zich aan dezelfde regels moet houden. Een stagiair is er bijvoorbeeld ook toe gehouden om vertrouwelijke of interne informatie waarmee hij in contact komt vertrouwelijk te behandelen. Het arbeidsreglement van de stageaanbieder geldt ook voor stagiairs, maar alleen voor zover het gaat om bepalingen die relevant zijn. Sommige stageaanbieders hanteren een arbeidsreglement dat is aangepast aan de stagiairs. Dat kan, aangezien de wet de mogelijkheid biedt om afzonderlijke arbeidsreglementen op te maken voor de verschillende categorieën van werknemers of voor de verschillende afdelingen van de onderneming. Bij het onthaal van de student-stagiair in de onderneming moet de stageaanbieder hem kennis laten nemen van het arbeidsreglement. Zorg voor een rondleiding en informeer de student over alle aspecten van de organisatie. Praat met de student over het begin en einde van de werktijden, het takenpakket, de kostenvergoeding Bespreek zeker ook de regeling op het vlak van maaltijden, carpooling, parking Zorg eventueel voor documentatiemateriaal, maar overlaad de student niet met informatie. Geef een eerste stageopdracht. BEGELEIDING DOOR DE STAGEMENTOR Eén persoon wordt aangesteld als aanspreekpunt voor de student, namelijk de stagementor. De stagementor kan voor een aantal aspecten eventueel ten rade gaan bij zijn collega's. Bewaak over de hele duur van de stage de leerdoelstellingen en het takenpakket. Houd voor uzelf geregeld korte tussentijdse evaluaties.
Beschouw leren op de werkvloer als een dynamisch proces. Zorg tijdig voor nieuwe en uitdagende leeropdrachten. Bekijk 'leren op de werkvloer' als een continu leerproces. Dus niet: de student een aantal taken aanleren en hem daarna alleen die taken laten uitvoeren tot het einde van de stage. Motiveer de student. Gun de student voldoende tijd om zich in te werken. Wees geduldig. Verwacht niet dat de stagiair binnen de kortste keren zelfstandig kan werken. Geef de student toch de kans om zich zelfstandig te ontplooien. Stimuleer een professionele houding en betrek de student bij uw organisatie. De student moet zich net zoals iedereen aan de regels houden. Behandel de student als een echte medewerker. Geef de student een zekere verantwoordelijkheid. Houd rekening met de mening van andere werknemers over de student en blijf in contact met de stagebegeleider. Stuur zo nodig de student tijdig bij en informeer de stagebegeleider. EVALUATIE VAN DE STUDENT Als de stage is voltooid, zal de stagebegeleider u vragen om een eindevaluatie van de student op te stellen. Het gebeurt vaak dat scholen u een evaluatieformulier bezorgen. Zijn u en de stagementor tevreden over de prestaties en de vorderingen van de student? Heeft de student de leerdoelstellingen bereikt? Heeft hij het takenpakket afgewerkt? Had de student het juiste arbeidsritme? Zijn u en de stagementor tevreden over de werkhouding van de student? Was de student gemotiveerd? Nam de student een juiste houding aan tegenover collega's, meerderen, klanten? Was de student stipt? Had de student voldoende verantwoordelijkheidszin? Was de student zelfstandig genoeg? Kon de student in team werken? ALGEMENE EVALUATIE Om het stageproces correct in te schatten, houdt u rekening met de mening van de student, de stagementor en de stagebegeleider. Zo kunt u bijleren en de kwaliteit van een volgende stage in uw dienst verbeteren. STUDENT Heeft de student iets bijgeleerd? Wat vond de student positief tijdens de stageperiode? Wat vond de student minder positief tijdens de stageperiode? Wat vond de student over de begeleiding door de stagementor?
STAGEMENTOR Vindt u dat de stagementor over voldoende begeleidingscapaciteiten beschikt? Heeft de stagementor de leerdoelstellingen en het takenpakket goed gevolgd? Heeft de stagementor de vorderingen van de student gevolgd? Heeft de stagementor voldoende, te veel of te weinig tijd in de begeleiding van de student geïnvesteerd? Hoe kunt u in de toekomst de begeleiding van de student nog beter delegeren aan de mentor? STAGEBEGELEIDER Vraag het oordeel van de stagebegeleider over de stage in uw dienst en de begeleiding van de student. Zo kunt ook u bijleren. Breng de stagebegeleider op de hoogte van uw bevindingen over het stageproces en over de student. Informeer de stagebegeleider over de positieve en negatieve aspecten van de opleiding. Zo kunnen hogescholen en universiteiten hun cursussen up-to-date houden en aanpassen. AFRONDING Formuleer voor uzelf een algemeen besluit: beschouwt u de stage als geslaagd? Als u zeer tevreden was over de stage, houd dan regelmatig contact met de school in kwestie. De school zal een volgende keer allicht opnieuw contact met u opnemen. Als u tevreden bent over de student, maak hem dat dan duidelijk.