Auditdienst Ministerie van Economische Zaken

Vergelijkbare documenten
d. Het controleprotocol is geen werkprogramma, maarde geeft een aantal minimale eisen ten aanzien van de verplicht uit te voeren controlepunten.

Bezuidenhoutseweg 20, Den Haag

CONTROLEPROTOCOL Technologische Milieu Innovatie-regeling (TMI) In het kader van het EFRO programma KANSEN VOOR WEST

Nationaal Actieplan Structuurfondsen Eindrapport verbetermaatregelen

Controle- en rapportageprotocol Tijdelijke stimuleringsregeling SUWI- Bedrijfsverzamelgebouw 2002

Ministerie van Economische Zaken

Controleprotocol. Regionale Investeringssteun Groningen 2014 (RIG 2014) Regionale Investeringssteun Groningen 2015 (RIG 2015) Versie 1.

Geachte heer Brouns en heer Jager,

Copro 16105C. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. Mededeling GMO Groenten en fruit : WAP 2014 bijlage III

ANNEX BIJLAGE. bij GEDELEGEERDE VERORDENING (EU) /... VAN DE COMMISSIE

Controle protocol Stichting De Friesland


ACCOUNTANTSPROTOCOL INNOVATIEPROJECT LIMBURGMAKERS

CONTROLEPROTOCOL Subsidieprogramma Transitie II en Pieken

Het controle- en rapportageprotocol heeft de volgende indeling:

Vaststellingsfase. Voorlichtingsbijeenkomst Subsidieontvangers - Deelsessie C

Controle- en onderzoeksprotocol Ketenzorg CZ 2013

EFRO Financieel belang Nationale verklaring 2016 (in miljoenen euro)

Controle protocol. 1 Doelstelling. 2 Eisen en aanwijzingen. 3 Toleranties en gewenste zekerheid

Behorend bij de Regeling Regionale Journalistieke Samenwerking

Ministerie van Economische Zaken

Circulaire nr. Betreft uitvoering krachtens de Datum CVZ 04/42 ZFW 28 juli 2004 CTZ 04/07. Kenmerk Afdeling/Behandelaar Doorkiesnummer

PROCEDURES AANBESTEDINGEN

Agenda. Controleaanpak belastingdienst. Denkmodellen Pre planning Volledigheidscontroles. Juistheidscontroles

Vaststellingsfase. Voorlichtingsbijeenkomst Subsidieontvangers - Deelsessie B

Project Naam van het project Afkorting Indicatie

Overwegingen, besluit en grondslag

Controleprotocol Multidisciplinaire zorg 2016

Controleprotocol subsidie Vervoersautoriteit MRDH - Openbaar Vervoer, concessie Bus -

Controleplan Project- verantwoordingen. Bedrijfsvoering / Audit en Interne Controle

Controleprotocol provincie Utrecht

ACCOUNTANTSPROTOCOL INNOVATIEPROJECT LIMBURGMAKERS. 1 Inleiding

Toelichting berekening aanbestedingsomzet 2001

Factsheet 9. Focus op bijdrage in natura

Ministerie van Economische Zaken

Ten behoeve van het Stimuleringsfonds voor de Pers

Achtergronddocument ESF Toelichting bij de Nationale Verklaring 2014

Behorend bij de Regeling Journalistieke Innovatie

Controleprotocol specifieke maatregelen AMIF en ISF

Werkinstructies voor de CQI Verpleging, Verzorging en Thuiszorg CQI VV&T (VV-ZT) Werkinstructies voor CQI Zorg thuis voor de landelijke meting

Werkgroep Decentrale Overheden (WGDO) Betreft: Evaluatie uitkomsten PGB 2017 (tbv accountants) Datum: 1 december 2017

Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814.

Stichting AGSZW/JA/2006/ Standpunt wijze van kostenafrekening externe opleidingskosten LRVV- en CZO-opleidingen. Geachte

Provincie Overijssel Rapport van feitelijke bevindingen fractievergoedingen

RAAD VAN DE EUROPESE UNIE. Brussel, 27 maart 2006 (29.03) (OR. en) 7813/06 Interinstitutioneel dossier: 2006/0037 (CNS)

Steekproefomvang Omvang van de steekproef in 2010: Gehele financiële boekhouding met betrekking tot de fractiebudgetten.

1.1 Procesverloop U heeft mij op 24 november 2017 nog aanvullende informatie bij de aanvraag gestuurd.

B&W-Aanbiedingsformulier

Controleprotocol subsidies gemeente Alkmaar voor verantwoording subsidies >

Het project dient te worden uitgevoerd in de periode van 1 juni 2017 tot en met

Accountantsprotocol subsidievaststelling Tijdelijke subsidieregeling extramurale behandeling 2017

De subsidie is gebaseerd op artikel 4:23, derde lid, onder d, van de Algemene wet bestuursrecht.

Controleprotocol gemeente Coevorden

Controleprotocol Projecten Partnership STW KWF Technology for Oncology. Versie d.d. 2 september 2015

Algemene Subsidie Verordening gemeente Heerhugowaard 2014

CIRCULAIRE STRUCTUURFONDSEN. Versie: 1. 9 september 2010 (vastgesteld in PMO) Coördinatiepunt Structuurfondsen Ministerie van Economische Zaken

Vast te stellen het volgende in artikel 14 van de Subsidieverordening Rotterdam 2014 bedoelde SVR2014-subsidiecontroleprotocol.

Erkenningen Buitengrens Inspectie Post / Sub Inspectiepost Verlenen en onderhoud erkenning (HPIE0201) 8 juni 2016 Versie: 1.1.1

Controleprotocol eindverantwoording verleende subsidies Provincie Limburg

DECEMBER DECEMBER Ministerie van Economische Zaken. artikel 1, zesde lid wordt onderhavige subsidie niet verleend aan ondernemingen

Provinciaal blad van Noord-Brabant

Toelichting op de Algemene Subsidieverordening Gemeente Heerde 2017

WIJZE VAN VERANTWOORDING Regiocontract Achterhoek

EUROPESE COMMISSIE DIRECTORAAT-GENERAAL LANDBOUW EN PLATTELANDSONTWIKKELING

Steekproefomvang Omvang van de steekproef in 2012: Gehele financiële boekhouding met betrekking tot de fractiebudgetten.

Accountantsprotocol Europees Terugkeerfonds Nederland (herziene versie)

De subsidie is gebaseerd op artikel 4:23, derde lid, onder d, van de Algemene wet bestuursrecht.

Controleprotocol. voor Wlz-uitvoerders die als zorgkantoor zijn aangewezen. opgave van pgb-beschikkingen over 2015

Richtlijnen voor de accountantscontrole van de aanvragen tot gedeeltelijke betalingen 2018

Met mijn brief van oktober 2013 (kenmerk IenM/BSK-2013/242823) heb ik u bericht over de goedkeuring door de Europese Commissie van de verlenging van

20. Uitkeringsreglement VHG Brancheopleiding Hoveniers

Accountantsprotocol subsidievaststelling ADL-assistentie 2017

Copro 18053B. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. Mededeling GMO Groenten en fruit : WAP 2016 bijlage III

Instructie indienen einddeclaratie ESF Duurzame Inzetbaarheid Bedrijven e tijdvak

Accountantsprotocol subsidievaststelling Subsidie Anonieme e-mental health 2017

Controleprotocol Subsidies Gemeente Zeist 2009

2b. Uitkeringsreglement Scholing B-deel cursusgroepen

Controleplan Bekostigings- gegevens. Bedrijfsvoering / Audit en Interne Controle

Verklaring inzake het Europees Landbouwgarantiefonds (ELGF) en het Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling (ELFPO):

Bijlage 4 Kwaliteitstoets/beheersmodel audit

HEIJMANS N.V. REGLEMENT AUDITCOMMISSIE

Bijlage 4 Kwaliteitstoets/beheersmodel audit

illinium 17IN /10/2017 Ministerie van Infrastructuur en Milieu Dagelijks bestuur alle waterschappen

Instructie indienen einddeclaratie

(Voor de EER relevante tekst) (2014/287/EU)

Alleen ter besluitvorming door het College. Collegevoorstel Openbaar. Onderwerp Eindafrekening Technische Bijstand Nijmegen Kanaalgebied

Cross Compliance controles

Bijlage als bedoeld in artikel 2, derde lid, van de Regeling WWB CONTROLE- EN RAPPORTAGEPROTOCOL 2004 WWB

Controleprotocol Jaarrekening Gemeente De Bilt 2014

Evaluatie stichting Afvalfonds

- Administratieve bijlage - NL-Petten: de terbeschikkingstelling van uitzendkrachten voor JRC-IET (locatie te Petten)

behorend bij de Subsidieregeling opleiding tot advanced nurse practioner en opleiding tot physician assistant

Ministerie van Justitie en Veiligheid

CONTROLEPROTOCOL Subsidieprogramma

Protocol subsidieregeling voortzetting zorginfrastructuur

Provincie Noord-Holland

statenstukken Provinciale Staten VOORSTEL Aan de Provinciale Staten van Zeeland,

Publicatieblad van de Europese Unie L 294/5

CIOT-bevragingen Proces en rechtmatigheid

GEDELEGEERDE VERORDENING (EU) Nr. /.. VAN DE COMMISSIE. van

Transcriptie:

Auditdienst Ministerie van Economische Zaken Naam: plan van aanpak steekproef EFRO t.b.v. Cie. Auditjaar: 2006/2007 Audit EZ Auditcode: 168035 Opgesteld door: R.C. van As d.d. 20 december 2006 Geautoriseerd door W. Schellekens d.d. 20 december 2006 PLAN VAN AANPAK " Steekproef EFRO t.b.v. de Europese Commissie Directoraat- Generaal Regionaal Beleid " Een audit naar de subsidiabiliteit van bij de Cie gedeclareerde uitgaven in het tijdvak 2000-2006 Opgesteld door: Goedgekeurd door: R.C. van As RA W. Schellekens RA Senior Auditor Directeur Auditdienst 20 december 2006 20 december 2006 1

Inhoudsopgave 1 Algemeen... 3 1.1 Doel van de steekproef... 4 1.2 Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid.... 4 2 Statistische techniek... 4 2.1 Object van onderzoek.... 4 2.2 Steekproefomvang... 5 2.3 Trekkingsmethodiek... 6 2.4 BTW... 6 3 Foutdefinities... 7 3.1 Relevante regelgeving.... 7 3.2 Transparantie richtlijnen EU verdrag basisbeginselen... 8 3.3 Fouten op projectniveau... 8 3.4 Fouten op sampleniveau... 9 4 Het uitvoeren van de beoordeling van de posten van de steekproef... 9 4.1 Instructies... 9 4.2 Verwerking samples... 9 5 Vastlegging in dossier...10 6 Evaluatie...10 6.1 Algemeen...10 6.2 Specificaties...11 6.3 Schatten van de fout...11 6.4 Verwerking gecontroleerde posten...12 6.5 Uitbreiding Steekproef of aanvullende controle...12 7 Rapportage...12 8 Planning...13 8.1 Tijdpad...13 8.2 Bezetting...13 2

1 Algemeen Dit is een verdere uitwerking van actiepunt 17, de steekproef. De lidstaat Nederland heeft op verzoek van de Cie. toegezegd dat de Auditdienst van het Ministerie van Economische Zaken de regie op zich zal nemen en de eindverantwoordelijkheid voor deze aanvullende controle zal dragen. Hoewel een uitspraak in euro s is gewenst, zal op verzoek van de Cie. een z.g. postensteekproef (een project is daarbij aangemerkt als een post) worden getrokken. Vervolgens zullen de posten conform eis van de Cie. als volgt worden gecontroleerd: - projectbrede aanpak op basis van projectbrede aspecten; - deels op basis van Monetary Unit Sampling via Cell sampling (30 treffers per project). Lopende projecten en afgerekende projecten De evaluatie zal tenminste een verdeling geven in de bevindingen per project gesplitst in lopende projecten en afgerekende projecten. Bovendien zal een verdeling per nader te bepalen foutcategorie plaatsvinden. De belangrijkste steekproeftechnische parameters zijn voorgeschreven door de Cie. Tevens is met de Cie. afgesproken dat de reeds door de Cie. bij de diverse audits gecontroleerde projecten zullen worden verwijderd uit de steekproefpopulatie. Er is mede vanwege de door de Cie. benoemde uitgangspunten (bijvoorbeeld geselecteerde projecten worden deels gecontroleerd op projectbrede aspecten) echter geen sprake van een zuivere toetsende wiskundige mathematische steekproef maar wel van een schattende steekproef waarbij in feite de gemiddelde fout per project wordt geschat die zal worden geëvalueerd naar het totaal van de projecten om een uitspraak over de subsidiabiliteit van de euro s te kunnen doen. Om het verschil tussen hele grote- en kleine projecten enigszins op te heffen zullen de projecten boven een nog nader door de Auditdienst EZ te bepalen omvang na ontvangst van het definitieve cijfermateriaal separaat worden gecontroleerd en afgezonderd van de te onderzoeken massa via de steekproef. De controle zal op dezelfde wijze als bij de in de steekproef betrokken projecten worden uitgevoerd. Eventuele correcties zullen rechtstreeks worden toegerekend aan het programma waarin de desbetreffende projecten vallen. Op deze wijze zal naar de verwachting van de Auditdienst EZ een redelijk beeld worden verkregen over de subsidiabiliteit van de bij de Cie. gedeclareerde bestedingen. 3

1.1 Doel van de steekproef De Cie. heeft onvoldoende zekerheid als gevolg van tekortkomingen in de art. 4 en art. 9 controles in het tijdvak 2000-2006. De Cie. heeft de lidstaat verzocht redelijke zekerheid te verschaffen betreffende de subsidiabiliteit van de bij de Cie. gedeclareerde uitgaven in de periode 2000-2006. Er is afgesproken dit langs drie wegen te bewerkstelligen: 1. Separate controle van projecten van relatief grote omvang. Hoeveelheid te bepalen door de Auditdienst EZ na ontvangst van het definitieve cijfermateriaal. 2. Door middel van een steekproef (inclusief indien noodzakelijk een extrapolatie van de uitkomsten naar het totaal van de gedeclareerde uitgaven, conform de afspraken uit het actieplan) die omvat de Doelstelling 2 programma s Noord, Oost, Zuid en Stedelijke gebieden en doelstelling 1 Flevoland (minus de controle ad 1 en de door de commissie onderzochte projecten). 3. De drie URBAN-programma s Amsterdam, Rotterdam en Heerlen zullen separaat worden gecontroleerd op basis van risico-analyse. 1.2 Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid. Op voorstel van de Cie. is een aantal afspraken gemaakt: De betrouwbaarheid bedraagt 95% en de nauwkeurigheid 2%. De verwachte foutenmarge dient vastgelegd te worden op 5% van de nauwkeurigheid. Elk project waar binnen kostenposten zijn geselecteerd wordt met als uitgangspunt Monetary Unit Sampling via Cell sampling benaderd voor een verdiepende steekproef. Per op deze wijze geselecteerd project zullen namelijk 30 samples geselecteerd worden. Bovendien zal per geselecteerd project worden nagegaan of dit in zijn geheel voldoet aan de vereiste subsidiabiliteitsaspecten om in de populatie van onderzoek van geldige EFRO-projecten te worden opgenomen. 2 Statistische techniek 2.1 Object van onderzoek. 2.1.1 Declaratie De steekproef wordt getrokken uit de projecten die het totaal omvatten van de cumulatieve ingediende declaraties bij de Cie. van de subsidiabele kosten 2000 tot en met 2006 van de EPD s Noord, Oost, Steden, Zuid en Flevoland. Voor het EPD Flevoland 4

nemen we alleen de EFRO-projecten mee (dus niet ESF, FIOV en EOGFL). Deze declaraties zijn uiterlijk 31 december 2006 bij de Cie. ingediend. Hierbij wordt geabstraheerd van projecten die zijn gecontroleerd door de Cie. en van projecten die door de Auditdienst EZ aanvullend separaat vanwege de kritische omvang worden gecontroleerd. 2.2 Steekproefomvang - Risicofactor 3 ( = betrouwbaarheid 95%) - Nauwkeurigheid 2% - Verwachte foutmarge 5% van de nauwkeurigheid - Gebruik van de np-tabel gebaseerd op Poissonverdeling. Np-factor is het produkt van n (de steekproefomvang) en p (de bij de steekproef te hanteren tolerantie). Parameters: k=verwachte fout; ß-risico; np-factor (volgt uit de k en het ß-risico) ; Steekproefomvang= np-factor./. tolerantie percentage. De verwachte fout bevindt zich tussen k=0 en k=1 (verwachte fout van 1) Bij k=0 => n= 150 Bij k=1 => n= 238 Bij k=1 is de voorgeschreven nauwkeurigheid 2% = 0,02 x 238 = 4,75 fout. Voorgeschreven door Cie: k= 5% van 4,75= 0,24 fout. Steekproefomvang (n) derhalve 150 + 0,24 x (238-/-150) = 171 2.2.1 Selectie projecten De steekproef om te komen tot de selectie van te controleren projecten zal op de volgende wijze worden uitgevoerd: - De berekende steekproefomvang zal met de formule Npr =gedeclareerde programma/totaal gedeclareerde programma s x Ntotaal over de programma s worden verdeeld - Basis Postensteekproef (trekken van de projecten) - De statistische populatie (projecten waarin opgenomen uitgaven door de betaalautoriteiten bij de Cie. gedeclareerd t/m de laatste declaratie 2006) minus de projecten boven het bedrag ad 1 en de door de Cie gecontroleerde projecten) - Statistische eenheid (door de eindbegunstigde bij de Managementautoriteit gedeclareerde projectenbedragen die na goedkeuring door de Betalingsautoriteit bij de Cie. zijn gedeclareerd) 5

2.2.2 Selectie facturen binnen geselecteerde projecten en/of andere brondocumenten Een random selectie met als uitgangspunt Monetary Unit Sampling zal plaatsvinden om te komen tot 30 samples. 2.3 Trekkingsmethodiek 2.3.1 Deel I trekking projecten De steekproef betreft voor wat betreft het eerste deel een postensteekproef. De posten zijn over programma s verdeeld volgens de eerder vermelde methode. Daarbinnen worden op at random basis projecten via Cell sampling geselecteerd. Elk project binnen een programma heeft derhalve dezelfde kans om te worden geselecteerd. Op deze wijze ontstaat een representatieve steekproef v.w.b. de te selecteren projecten. 2.3.2 Deel II trekking facturen binnen geselecteerde projecten Opgelegde randvoorwaarde Cie: trekking van 30 euro s op basis van randvoorwaarde Monetary Unit Sampling via Cell sampling. De selectie van de individuele vindt als volgt plaats: - Opdeling van de populatie van het project in een aantal (30) vaste intervallen, Cellen genoemd. - Random selectie binnen Cellen om per Cell tot de trekking van een euro te komen. Toerekenen op basis van de specificatie binnen de Cell van de aan een specifieke factuur of ander brondocument. Facturen of brondocumenten zullen binnen de Cell op chronologische volgorde worden gerangschikt. Het exacte aantal te controleren facturen/brondocumenten is door de wijze van trekking afhankelijk van het aantal voltreffers per factuur. Wanneer geen 30 voltreffers kunnen worden gerealiseerd vanwege bijvoorbeeld de aard of geringe omvang van het project zal op basis van alle wel te realiseren voltreffers worden gecontroleerd. - Er wordt vanaf gezien om vervolgens de toe te rekenen aan een specifieke binnen een factuur of post. Dit impliceert dat een gedeeltelijk fout kan zijn (tainted = fout gedeeld door de factuurwaarde). 2.4 BTW Tussen de Cie. en de lidstaat bestaat verschil van mening over de subsidiabiliteit van de bij het BTW-compensatiefonds gedeclareerde BTW. Dit aspect zal bij de projectcontrole derhalve worden geëlimineerd. Op dit moment is onduidelijk tot welk bedrag in de bij de Cie. gedeclareerde projecten sprake is van bij het BTW-compensatiefonds gedeclareerde BTW. Bovendien declareert EPD Noord al geruime tijd in het geheel geen BTW meer. 6

Bij extrapolatie van de uitkomsten van de steekproef dient de nog in de massa t/m 2006 voorkomende BTW derhalve vooraf te zijn vastgesteld door de diverse EPD s. 3 Foutdefinities 3.1 Relevante regelgeving. Het onderzoek is uitdrukkelijk gericht op de subsidiabiliteit c.q. eligibiliteit van de bij de EC gedeclareerde kosten door de Betalingsautoriteiten. De van toepassing zijnde meest relevante regelgeving betreft: - Verordening (EG) Nr. 1260/99 van de Raad (algemene bepalingen inzake structuurfondsen incl. verwijzingen naar communautaire regelgeving) - Verordening (EG) Nr. 1783/99 van de Raad (EFRO-verordening) - Verordening (EG) Nr. 1681/94 van de Commissie (onregelmatigheidsmeldingen) - Verordening (EG) Nr. 2035/05 van de Commissie (onregelmatigheidsmeldingen, wijzigt m.i.v. 1 jan. 2006 1681/94) - Verordening (EG) Nr. 643/00 van de Commissie (regeling gebruik EURO) - Verordening (EG) Nr. 1159/00 van de Commissie ( voorlichting en publiciteit) - Verordening (EG) Nr. 1685/00 van de Commissie (subsidiabiliteit) - Verordening (EG) Nr. 448/04 van de Commissie (wijzigt 1685/00 per 10 maart 2004) - Verordening (EG) Nr. 438/01 van de Commissie (financiële controle) - Verordening (EG) Nr. 2355/02 van de Commissie (wijziging van art. 7 van 438/01 te bewaren bewijsstukken) - Verordening (EG) Nr. 448/01 van de Commissie (financiële correcties) Meest relevante Richtlijnen c.q. verenigbaarheid met communautair beleid (Verordening (EG) Nr. 1260/99 art. 12). Toetsing t.a.v. verenigbaarheid met communautair beleid dient minimaal plaats te vinden ten aanzien van: - De mededingingsregels (informatieplicht bij steunverlening groter dan 100.000 in een periode van 3 jaar, de zgn. de minimis-steun ten gunste van ondernemingen; - Europese aanbestedingsregels bij het plaatsen van (overheids)opdrachten; - Communautair (en nationaal) milieubele id; is (bijv.) in voorkomende gevallen een milieu effect rapportage opgesteld? Zijn de vereiste milieuvergunningen verstrekt? Is voldaan aan de vereiste bodemsanering? - Habitat- en Vogelrichtlijn; - Publiciteitseis (Verordening (EG) Nr. 1159/00 en Verordening (EG) Nr. 1260/99 art. 46 lid 2); - Beginsel van gelijke kansen voor vrouwen en mannen. 7

3.2 Transparantie richtlijnen EU verdrag basisbeginselen Nederlandse wet- en regelgeving - De gedeclareerde kosten moeten in overeenstemming zijn met het Enkelvoudig Programmeringsdocument (EPD), met bij de subsidieverlening verstrekte algemene subsidievoorwaarden, met eventueel aanvullende specifieke voorwaarden opgenomen in de projectbeschikkingen en met de bepalingen van overige wetten en regelgeving bijvoorbeeld BTW en milieu. - In de administratie en de daaruit opgemaakte financiële verantwoording dienen de werkelijke verplichtingen, uitgaven en ontvangsten juist en volledig te worden opgenomen. 3.2.1 Aanbesteden onder de grens respectievelijk volgens IIB lijst diensten De lidstaat Nederland is mening dat de uitgaven onder de aanbestedingsgrens subsidiabel zijn indien aan de voorwaarden van de subsidiebeschikking terzake is voldaan. Met betrekking tot de toepassing van Europese regelgeving buiten het volledig regime van de richtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG wordt in Nederland afgewacht tot een uitspraak van het Europese Hof van Justitie hierover in 2007 (meer) helderheid zal verschaffen. Uit pragmatische overwegingen zal in de steekproef wel worden getoetst in lijn met de in het publicatieblad van de Europese Unie op 1 augustus 2006 gepubliceerde interpretatieve mededeling. Uitgaven die niet voldoen aan de normen in voornoemd document zullen zonder een uitspraak te doen over de subsidiabiliteit wel volgens dezelfde methodiek worden geëvalueerd als de andere uitkomsten. 3.3 Fouten op projectniveau Op basis van risico-analyse zal het geselecteerde project worden geanalyseerd op de te onderzoeken aspecten. Een specifieke checklist en werkinstructies worden daartoe ontwikkeld. Er kunnen zich bij deze benadering twee situaties voordoen: Het project is niet in overeenstemming met de relevante regelgeving zoals opgenomen in de opsomming van bovengenoemde EG-regelgeving en komt zodoende in het geheel niet in aanmerking voor subsidie en zal derhalve als geheel onjuist worden gekenmerkt; een verdiepende steekproef is dan niet noodzakelijk. Overigens zal de Auditdienst EZ uiteraard alleen afzien van de verdiepende steekproef wanneer absolute zekerheid bestaat. Het project is gedeeltelijk niet in overeenstemming met overige niet specifieke EGvoorwaarden zoals opgenomen in de subsidieverleningsbeschikking/overeenkomst met eindbegunstigde en de standaardsubsidievoorwaarden. De geconstateerde 8

onjuistheid zal bij het vaststellen van de onjuistheid worden geprojecteerd op het projecttotaal. Dubbeltelling met eventuele andere onjuistheden ingevolge de uitkomsten van de Cell sampling zal worden voorkomen. Overigens zal bij de Cell sampling geen rekening worden gehouden met reeds op basis van de projectbrede aanpak onderzochte posten. Alle andere daarvoor nog in aanmerking komende aspecten zullen in dat geval aanvullend worden onderzocht. 3.4 Fouten op sampleniveau De besteding is niet in overeenstemming met de relevante regelgeving zoals opgenomen in de opsomming van bovengenoemde EG-regelgeving; De besteding is niet in overeenstemming met overige niet specifieke EGvoorwaarden zoals opgenomen in de subsidieverleningsbeschikking/overeenkomst met eindbegunstigde en de standaardsubsidievoorwaarden; Het bedrag van de besteding is niet uitbetaald/toerekenbaar aan de rechthebbende; Subsidiabele projectuitgaven zijn niet in de financiële administratie van de eindbegunstigde c.q. de projectpartners vastgelegd en/of onvoldoende gedocumenteerd. 4 Het uitvoeren van de beoordeling van de posten van de steekproef 4.1 Instructies Aangezien de werkzaamheden grotendeels door derden zullen plaatsvinden, dient te worden zorggedragen voor een gedegen instructie van de medewerkers. Deze zal bestaan uit: - Een werkinstructie waarin ook de foutdefinities en checklisten zijn begrepen; - Een bundel met de relevante regelgeving (EU en overige Nederlandse); - Een korte training door medewerkers van de Auditdienst-EZ. 4.2 Verwerking s amples Na de selectie van de posten vindt een beoordeling van de posten in een tweetal stappen plaats. - Allereerst vindt een toetsing van het gehele project plaats. Immers een aantal voorwaarden zie 3.1 en 3.2 heeft betrekking op alle posten in het project en ook op de geselecteerde s binnen een project. Als een project in het geheel niet subsidiabel is, 9

behoeven de geselecteerde s niet aan een diepergaand onderzoek te worden onderworpen. Deze activiteit zal bij de managementautoriteit plaatsvinden. De toets zal in ieder geval betrekking hebben op staatssteun. - Vervolgens wordt het geselecteerde project in elk geval ook ter plaatse onderzocht zie 3.3. en 3.4. en indien nodig getoetst op de benoemde projectbrede aspecten. - Bovendien worden de geselecteerde 30 samples onderzocht. Hiervoor is de projecten financiële administratie van de eindbegunstigde onderwerp van onderzoek. - De checklisten worden ingevuld. - De relevante documenten en onderliggende stukken dienen conform de werkinstructies te worden gekopieerd bij de eindbegunstigde en/of de managementautoriteit/betalingsautoriteit. Voor de uitvoering van deze controle wordt een checklist ontworpen geschikt voor opneming in een spreadsheet toepassing. Deze is zodanig dat relevante sorteringen en selecties kunnen worden gemaakt. De checklisten sluiten aan bij de foutdefinities onder Hoofdstuk 3. 5 Vastlegging in dossier Op de checklist worden de verschillende items ingevuld en waar nodig gemotiveerd overeenkomstig de werkinstructies. Deze documenten worden in het elektronisch dossier Teammate van de AD-EZ opgenomen. Tevens is daarin de volgens instructie geselecteerde documentatie gescand gearchiveerd. De verschillende kwaliteitsbewakingstappen binnen de AD-EZ worden geautomatiseerd in dit dossier vastgelegd. Per sample en per project wordt in een spreadsheet een vastlegging gemaakt. Een model daarvan wordt nog ontwikkeld. De spreadsheets zullen zodanig zijn dat in ieder geval selecties naar bestedingstype (lopende en eindafrekeningen) en foutsoorten en afhankelijk van de steekproefkeuze naar programma mogelijk zijn. 6 Evaluatie 6.1 Algemeen Indien een fout wordt geconstateerd dient er antwoord te worden gegeven op de volgende vragen: 10

- Hoe is de fout ontstaan? - In welke mate is er sprake van een systematische fout? De antwoorden dienen in de statistische analyse te worden verwerkt. 6.2 Specificaties De steekproef zal tenminste inzicht geven in de bevindingen per project in zowel de afgerekende als niet afgerekende projecten. - Het aandeel aanbestedingen respectievelijk volgens IIB lijst diensten respectievelijk volgens IIB lijst diensten onder de aanbestedingsgrens verdeeld naar kleine aanbestedingen (werken onder 527.800 en diensten en leveringen conform Belgische regelgeving ter zake van diensten/leveringen onder 67.000) excl. BTW en daarboven (verdeeld in wel of niet voldoen aan wel of niet aanwezige van toepassing zijnde regelgeving). - Het deel van de uitgaven dat niet aan de subsidiabiliteitseisen voldoet (EU en overige). - De verdeling per foutencategorie: nader te bepalen. - De toerekening van de eventuele extrapolatie aan de diverse programma s. Voor de uitgevoerde steekproeven zullen deze selecties worden gemaakt en in de rapportage verwerkt. Dit zijn derhalve schattingen van de meest waarschijnlijke fout voor de programma s in totaal en per programma met een geringere betrouwbaarheid. 6.3 Schatten van de fout Er is sprake van een schattende steekproef. Na de controle worden van de gecontroleerde steekproefposten (projecten) de werkelijk subsidiabele bedragen berekend, de discussie waarde (bijvoorbeeld aanbestedingen onder de grens) en vervolgens vergeleken met de ingediende waarde. De berekening van de schatting van de totale fout (= verschil tussen subsidiabele waarde, de discutabele uitgaven, en ingediende waarde van alle onderzochte projecten) in de populatie zal met behulp van een IDEA-toepassing worden berekend. De schattingstechniek die zal worden gebruikt is een Verschilschatter. Hierbij zal een beeld worden verkregen van de totale wel/niet/discutabele aanvaardbare waarde in de populatie gebaseerd op de steekproef. Op deze wijze worden de boven en/of onder precisiegrenzen van de aangetroffen waarden verkregen. Derhalve wordt een tweezijdig interval berekend voor de schatting van de werkelijke waarde van de populatie in afwijking van de gemiddelde steekproefpostwaarde na controle. 11

6.4 Verwerking gecontroleerde posten De eerder gevonden percentage s zullen aan voornoemde basis worden gerelateerd. Dit kan ertoe leiden dat duidelijke fouten categorieën worden onderkend alsmede groepen van uitgaven die als discutabel kunnen worden aangemerkt. Deze uitkomsten lenen zich vervolgens voor een bespreking met de Cie. Afspraken tijdpad Het mede op verzoek van de betrokken EPD s opgestelde tijdpad is krap. Teneinde een goed verloop te garanderen is vergaande medewerking van alle betrokkenen noodzakelijk. In ieder geval gelden de volgende afspraken: - De Managementautoriteiten zullen alles in het werk stellen om controles op door de Auditdienst gewenste tijdstippen te laten starten en vervolgens meewerken om de doorlooptijd van de controles bij eindbegunstigden zo kort mogelijk te houden. - Wanneer n.a.v. controles aanvullende vragen worden gesteld c.q. om aanvullende informatie wordt gevraagd bij eindbegunstigden of bij de managementautoriteiten, dient het gevraagde binnen 2 weken na dit verzoek te worden opgeleverd. Wanneer opgevraagde gegevens ook na deze termijn ontbreken zullen deze als definitief ontbrekend worden beschouwd. - De Managementautoriteiten zullen na ontvangst van het bevindingenverslag van de Auditdienst EZ betreffende een uitgevoerde projectcontrole binnen twee weken schriftelijk en separaat digitaal via e-mail reageren; 6.5 Uitbreiding Steekproef of aanvullende controle De lidstaat Nederland kan in overleg met de Cie. besluiten om aanvullende controles uit te voeren of de steekproef uit te breiden tot het niveau dat, gegeven de herziene schattingen van de risico s, zij noodzakelijk acht. Een aanleiding kan bijvoorbeeld zijn dat onverhoopt materiële fouten voorkomen in de gecontroleerde massa. 7 Rapportage De uitkomsten zullen in een rapport van bevindingen worden vastgele gd. Dit omvat tevens de uitgevoerde evaluaties. Dit is een totaal rapport met bijlagen per programma. 12

8 Planning 8.1 Tijdpad Overeenstemming met Cie. 20-12-2006 Offertes vragen January 2007 Uitwerken instructies nov/dec/jan Aanmaken formats nov/dec/jan Instructie inhuur nov/dec/jan Selectie posten jan 07 Uitvoeren steken febr/medio juni 07 Afronding hoor en wederhoor 01-07-2007 Analyse door AD juli/aug Overleg/afstemming met regio s sept Eindrapportage naar Cie.. 01-10-2007 8.2 Bezetting De feitelijke werkzaamheden (prepare/geel) zullen worden uitgevoerd door medewerkers (inhuur) op het Niveau Sr medewerkers. Dit zijn afgestudeerde personen op minimaal HBO niveau met ruime audit ervaring (minimaal 4 jaar). Aantoonbare kennis en ervaring inzake het auditwerk binnen de Rijksoverheid. - AD-EZ auditmedewerkers zullen ter vergelijking deels eigen werkzaamheden uitvoeren en/of meegaan bij een aantal projectcontroles. - Een eerste kwaliteitstoets (review/groen) op niveau RA (Inhuur) - Het finalisen/blauw zal door de AD-EZ auditor plaatsvinden. 13