EUROPESE COMMISSIE DIRECTORAAT-GENERAAL LANDBOUW EN PLATTELANDSONTWIKKELING

Transcriptie

1 Ref. Ares(2011) /02/2011 ^ b k b r ** ** * it ü EUROPESE COMMISSIE DIRECTORAAT-GENERAAL LANDBOUW EN PLATTELANDSONTWIKKELING Directoraat J. Audit van de landbouwuitgaven J.3. Audit van de directe steun 'β m: 2011 Brussel, G:\Cross-compliance\Enqumes\2011\005 NL\03 TLM\TLM NL.doc D(2011) FAX Betreft: Conformiteitsgoedkeuring van de rekeningen overeenkomstig artikel 31 van Verordening (EG) nr. 1290/2005 Onderzoek nr. XC/2011/005/NL betreffende de randvoorwaarden: V.1782/2003, V.73/2009, V.796/2004, V.1122/2009, V.1974/2006 V.1698/2005, V.1234/2007 en V.1975/2006 Aankondiging van een audit in Nederland van 28 maart tot en met 1 april 2011 Geachte mevrouw, geachte heer, Hierbij deel ik u mee dat mijn diensten van tot en met in Nederland een audit ter plaatse zullen verrichten overeenkomstig artikel 37, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1290/2005. Het hoofddoel van het onderzoek bestaat erin informatie te verkrijgen over het door de Nederlandse autoriteiten in het kader van de randvoorwaarden ingestelde systeem, en dit systeem te evalueren. Hierbij zal bijzondere aandacht uitgaan naar: - de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de controles ter plaatse inzake de uit de regelgeving voortvloeide beheerseisen (RBE's) en de eisen inzake goede landbouwen milieuconditie (GLMC); - hoe de risico-analyse wordt vastgesteld en de controlemonsters worden geselecteerd (in het kader van de eerste en de tweede pijler) (geselecteerd percentage, uit welke populatie het monster is getrokken); Permanente Vertegenwoordiging van Nederland bij de Europese Unie Kortenberglaan 4-10 B-1040 BRUSSEL Fax: Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit Coördinerend Bureau Directie Internationale Zaken Bezuidenhoutseweg 73 NL-2500EKDENHAAG Fax: Europese Commissie, B-1049 Brussel - België. Telefoon: (32-2) Kamer: L102-3/7. Telefoon: doorkiesnummer (32-2) Fax: (32-2)

2 hoe de kwaliteit van de verslagen wordt gecontroleerd/gegarandeerd; hoe niet-nalevingen worden beoordeeld; hoe een correcte toepassing van sancties wordt gegarandeerd; de procedures die garanderen dat het betaalorgaan alle aangelegenheden behandelt die verband houden met randvoorwaarden. 1. VOORLOPIG AUDITPROGRAMMA Het voorlopige auditprogramma ziet er als volgt uit: Dag 1: Maandag Begin van de audit om 9.00 uur ten kantore van het betaalorgaan in Den Haag (adres te verstrekken door de Nederlandse autoriteiten). - Korte presentatie van het randvoorwaardensysteem in Nederland, met name: de organisatiestructuur van het systeem; de bemonsteringsmethode en risico-analyse; de maatregelen in het kader van de randvoorwaarden uit hoofde van de tweede pijler (plattelandsontwikkeling); de administratieve controles en de controles ter plaatse; de controleverslagen en de beoordeling daarvan; de toepassing van sancties; - Interviews met de betrokken personeelsleden over de toepassing van en de controle op het randvoorwaardensysteem; - Studie van de betrokken circulaires/richtsnoeren; - Onderzoek van de dossiers. In dit verband wordt de autoriteiten verzocht: ervoor te zorgen dat steunaanvragen, controleverslagen en bewijsstukken (zoals berekeningen van sancties, betalingsbewijzen, foto's, briefwisseling, enz.) beschikbaar zijn voor het onderzoek; toegang te verschaffen tot de betrokken gegevensbanken; ervoor te zorgen dat de betrokken personeelsleden aanwezig zijn om vragen te beantwoorden tijdens het onderzoek van de dossiers; - Samenstelling van een steekproef van dossiers voor veldbezoeken.

3 Dag 2: dinsdag Verder onderzoek van de dossiers. Dag 3: woensdag Het auditteam wordt in 3 opgesplitst: - Veldbezoeken: 2 auditteams vergezellen de controleteams die landbouwers controleren; de te bezoeken landbouwbedrijven zullen de eerste dag van de audit worden meegedeeld; - Onderzoek van de dossiers (1 team). Dag 4: donderdag Het auditteam wordt in 2 of in 3 opgesplitst: - Veldbezoeken: 1 (of 2) auditteam(s) vergezelt/vergezellen de controleteams die landbouwers controleren; de te bezoeken landbouwbedrijven zullen de eerste dag van de audit worden meegedeeld; - Onderzoek van de dossiers (1 of 2 teams). Dag 5: vrijdag Verder onderzoek van de dossiers / afronding van niet-afgehandelde kwesties; - Slotbijeenkomst (tijd en plaats nader te bepalen) 2. TE VERSTREKKEN INFORMATIE 2.1. Analyse van de controledossiers van 2009 en 2010 Om de audit te vergemakkelijken, wordt de autoriteiten verzocht lijsten (Excel) op te stellen van alle landbouwers die zijn geselecteerd voor een controle ter plaatse in het kader van de randvoorwaarden in Nederland in 2009 en 2010 voor de begunstigden van steun (uit hoofde van de l ste en/of de 2 de pijler, indien van toepassing). De twee lijsten moeten voor elke landbouwer het volgende aangeven (de Fxxx-codes verwijzen naar de bijlagen van V. 941/2008 en V. 884/2009): - ID en naam van de landbouwer (F200 en F201); - ID van de door de landbouwer ingediende steunaanvraag/steunaanvragen (F300); - datum/data van de controle(s) ter plaatse;

4 - of de controle ter plaatse een systematische controle in het kader van de randvoorwaarden is, dan wel of er een gebeurtenis aan ten grondslag ligt; - reden van de selectie; - de bevoegde controleautoriteit(en) die de controle heeft/hebben uitgevoerd; - de gecontroleerde RBE('s) en GLMC; - of de landbouwer in het voorgaande jaar/de voorgaande jaren reeds is gecontroleerd in het kader van de randvoorwaarden; - of niet-nalevingen werden geconstateerd (J/N); - de toegepaste sanctiepercentages; - geografische indicator van het bedrijf (NUTS3-code voor de locatie van het bedrijf) en EU-codes (F202B en F202C). Geef voor elke landbouwer aan of hij begunstigde is van rechtstreekse steun (eerste pijler) en/of van één van de 8 plattelandsontwikkelingsmaatregelen (tweede pijler) waarvoor de randvoorwaarden gelden. Opgemerkt zij dat de lijsten moeten worden afgestemd op de aan DG Landbouw en plattelandsontwikkeling overeenkomstig artikel 76 van Verordening (EG) nr. 796/2004 toegezonden controlestatistieken. Eventuele verschillen moeten tijdens het auditbezoek door de autoriteiten worden verklaard. Op basis van deze lijsten zullen mijn diensten een selectie van dossiers opstellen die u enkele dagen vóór het begin van het auditbezoek zal worden toegezonden. Het is van groot belang dat alle documentatie betreffende de geselecteerde dossiers vanaf de eerste dag van de audit beschikbaar is op de kantoren van het betaalorgaan Controles ter plaatse Er moet een derde lijst worden verstrekt met de aanvragers van rechtstreekse betalingen en plattelandsontwikkelingsmaatregelen in het kader van de randvoorwaarden voor 2011 waarvoor in 2011 geen controle ter plaatse in het kader van de randvoorwaarden heeft plaatsgevonden. De lijst moet voor elke landbouwer de volgende gegevens bevatten: - ID en naam van de landbouwer (F200 en F201); - de gemeente en de NUTS3-code voor de locatie van het betrokken bedrijf; - soort en aantal op het bedrijf gehouden dieren (laatst beschikbare gegevens); - aantal aangegeven percelen en totale oppervlakte; - of het bedrijfin een kwetsbare zone is gelegen (ja/neen); - of het bedrijf in een Natura 2000-gebied is gelegen (ja/neen); - of het bedrijfin een speciale beschermingszone voor vogels is gelegen (ja/neen); - ofer zuiveringsslib is gebruikt (ja/neen). - of er niet-beteelde grond is (ja/neen)

5 Er moet een vierde lijst worden ingediend, voor zover die bestaat, met het programma voor de controles met betrekking tot de randvoorwaarden voor de periode 28 maart - 31 december De vierde lijst moet dezelfde gegevens bevatten als de derde lijst, plus de gegevens betreffende de te controleren RBE('s) en GLMC. Op basis van deze derde en vierde lijst zal een aantal landbouwers worden geselecteerd. Op de derde en vierde dag van het bezoek moeten de autoriteiten op de geselecteerde bedrijven een gedeeltelijke of, voor zover mogelijk, volledige controle ter plaatse op de naleving van de randvoorwaarden verrichten. DG Landbouw en plattelandsontwikkeling zal deze controle ter plaatse bijwonen Aanvullende informatie Bij deze informatie moet een document met uitleg over de toepassing van de randvoorwaarden in Nederland worden gevoegd, met voor elke RBE/GLMC-norm de organisatie die/het controleorgaan dat de controles ter plaatse uitvoert. Om de voorbereiding van de audit te vergemakkelijken, wordt de Nederlandse autoriteiten verzocht de naam, het telefoonnummer en het adres van een contactpersoon te verstrekken. Bovenstaande informatie dient vóór 4 maart 2011 per aan mevr. Maria Erlandsson Holsteyns te worden toegezonden. Het auditbezoek zal worden uitgevoerd door mevr. Maria Erlandsson Holsteyns, de heer Pawel Stachowiak en de heer Mare Servais van DG Landbouw en plattelandsontwikkeling (eenheid J3). Mevrouw Erlandsson Holsteyns (tel of maria.erlandssonholsteyns@ec.europa.eu) staat te uwer beschikking voor nadere inlichtingen. Gelieve er ook voor te zorgen dat gedurende het auditbezoek alle nodige personeel beschikbaar is om vragen van de auditors te beantwoorden en om de auditors te helpen bij de selectie en analyse van individuele gevallen. Hoogachtend, Susanne NIKOLAJSEN Eenheidshoofd