HVK student ontwikkelt het Arbo-management Instrument voor de Preventiemedewerker Ter afronding van een Hoger veiligheidskundige opleiding heeft John Fuijkkink een nieuw veiligheidskundig-instrument ontwikkeld. Met het instrument kunnen preventiemedewerkers, binnen het MKB, snel en effectief, maar vooral een volledig ARBO managementoverzicht produceren. Met het instrument kan arbo-technische Winst, Welzijn en Continuïteit worden geborgd. Daarnaast kan goede communicatie tussen het management, de preventiemedewerker en de OR gestalte krijgen. Het instrument sluit aan bij de methode van Demming, Plan Do Check (act) of wel feedback. Het overzichtmonitortde vooraf met het management gemaakte afspraken, brengt feitelijke risico s in beeld, voorziet in aanbevelingen en geeft de (financiële) consequenties van het gevoerde beleid weer. INLEIDING De functie van de preventiemedewerker (binnen het MKB)is nog steeds relatief nieuw. Door dit jonge bestaansrecht, heeft de preventiemedewerker nog niet in alle gevallen op een communicatief gelijkwaardig niveau weten door te dringen bij de ondernemingsraad (OR) en het management. Dit werd mede bevestigd in het artikel de dag van de preventiemedewerker 2012 waarin is aangetoond dat er vaak eenvacuüm is in de communicatie tussen de preventiemedewerker, de OR en het management (bron: Artikel: Samenvatting van het onderzoek: vijf jaar preventiemedewerker in beeld, FNV Formaat, 2010) Om de eenheid in visie op het gebied van Arbeidsomstandigheden binnen een bedrijf te kunnen uitdragen en borgen dient de communicatie eenduidig te zijn. Communicatie kan je dan ook beschouwen als één van de Kritische Succes Factoren. Een uitgelezen kans, middels een Arbo managementoverzicht en ondersteunend instrument, om dit dilemma te tackelen en dit aan te bieden aan de preventiemedewerkers in het midden en klein bedrijf (MKB). Het Arbo managementoverzicht Het Arbo managementoverzicht heeft dan ook als doel het gevoerde Arbeidsomstandighedenbeleid weer te geven en te presenteren op managementniveau. Zover bekend is er nog geen methodiek om een eenduidig Arbo managementoverzicht te genereren. Bij de ontwikkeling van het overzicht is er een optimalisatie gezocht tussen de methodiek van de Kritische Proces Indicatoren en de methodiek van Demming, Plan, Do, Check, Act (feedback) in relatie tussen aanvaardbare risico s en de feitelijke risico s.
Doormiddel van het actueel feitelijk risico af te zetten tegen het vooraf oraf vastgestelde aanvaardbaar risico kan het management bijsturen daar waar nodig. (voor alle Arbo hoofdthema s noemen we dit het META KPI aanvaardbaar risico). In het overzicht worden ook financiële consequenties gepresenteerd, alsmede onderwerpen vanuit het plan van aanpak. Ook is aandacht voor nieuwbouw, verbouw, wijziging in het productie proces en of management of change. (Dit alles slechts met het gebruik van één A4 tje!!!) De gedachte achter het instrument: Allereerst moet het herkenbaar zijn voor de preventiemedewerker. Derhalve is aansluiting gezocht bij het AI-Blad 44 bijlage 3b waar binnen de acht hoofdthema s de competenties en de beheers stappen voor de preventiemedewerkers worden beschreven. Binnen de sub-onderwerpen van de acht hoofdthema s geeft de preventiemedewerker, met het instrument, per onderwerp, procentueel aan of risico s herkend en erkendzijn en wat de status is in relatie tot Demming. Met het management zijn voorafgaand de eerste e invoer binnen het instrument afspraken gemaakt inzake wat zij (als aanvaardbaar risico) aanvaardbaar achten voor de hoofdthema s. De acht hoofdthema s zijn uiteraard allen even belangrijk, echter worden desondanks wel binnen de META KPI aanvaardbaar risico anders gewogen. In afstemming met deskundige(n) en interviews, is het volgende gemiddelde vastgesteld.(zie tabel 1.) Tabel 1. Onderlinge verdeling hoofdthema s Hoofdthema 1. Arbo- / verzuim-beleid en de organisatie van de arbeid 2. BedrijfshuIpverlening 3. Persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) 4. Veiligheids- en gezondheidssignalering 5. Functie-inhoud en werkdruk 6. Werk- en rusttijden 7.Werknemers die risico kunnen lopen 8. Werknemers die grotere risico s lopen Weging percentage 16% 5% 8% 10% 10% 6% 20% 25% Vervolgens wordt na volledige invoer, in het instrument de actuele status van de Meta KPI grafisch weergeven zoals in onderstaande figuur te zien is. 2% 0% 2% 93% 3% Plan Do Check Feedback Niet erkend
Wat kunnen we uit bovenstaand voorbeeld herleiden Uit het figuur blijkt dat 93% van de bedrijfsactiviteiten in de act fase van het management zit. De act fase is hernoemd alsfeedback fase management (Hudson) en dient als stimulans. Voor 3 % zijn de risico s niet erkend. Maar hoe zit dan met de activiteiten welke nog in de Plan, Do of Check fase zitten? Wat is het feitelijk genomen risico?! Het feitelijk risico wordt in ieder geval opgebouwd uit risico s welke niet erkend zijn. Daarnaast is het van belang te weten in welke fase (Demming) een bepaald thema zich bevindt. Risico s zijn nog niet volledig onder controle zolang de Cirkel nog niet volledig is doorlopen of te wel het onderwerp nog niet is afgehandeld. Voor het overzicht en de modellering van het instrument is dat een belangrijk vertrekpunt. Feitelijk vindt er pas risico reductie plaats vanaf de Checkfase. Voor de modellering van het instrument is hier derhalve uitgegaan van 50%. (methodiek Fuijkkink) 100 80 Procentuele bijdrage feitelijk risico 60 40 20 0 Niet erkend Plan fase Do fase Check fase Feedback fase Feitelijk maakt het percentage in de checkfase niet veel uit (40, 50 of 60%), immers de reductie is meer bedoeld om de meetmethode tijd specifiek te maken. Hiermee kunnen de Arbo gerelateerde afspraken in de tijd worden gemonitord en vervolgens door het management worden bijgestuurd en geborgd. Risico reductie in de tijd ziet er vervolgens binnen het overzicht dan ook zo uit, waarbij de stippellijn het geprognosticeerde verloop voorstelt. 100% 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Niet erkende risico's FEEDBACK management Feitelijk risico In het overzicht wordt op basis van de invoer een ranking methode toegepast. Uit de ranking worden per hoofdthema onderwerpen benoemd waarmee de meeste arbotechnische winst is
te behalen en waar dus door het management op kan worden gestuurd en vervolgens alsnog kan worden geborgd. Het instrument in de praktijk Het overzicht zal dan ook,vooral voor het MKB mogelijkheden bieden (of voor zeer kleine bedrijven < 25 medewerkers) en bedrijven of afdelingen tot bijvoorbeeld 100 á 200 medewerkers. Vooral bij de opstart van een Arbo-managementsysteem is de verwachting de bij het onderzoek betrokkene dat het zelf-lerend en -regulerend vermogen wordt gestimuleerd middels de overzichten. Het instrument, is getest bij de bedrijven RET en Nedstaal maar ook bij een vakantiepark. Hieruit blijkt dat het niet alleen geschikt is voor de afdelingen van grote bedrijven maar ook voor het MKB met een in ontwikkeling Arbo managementsysteem. De resultaten zijn veelbelovend en zorgen ervoor dat ook de RI&E en het bijhorend PVA, actiever binnen een bedrijf kan worden benut. Gezamenlijk met preventiemedewerkers of een directie lid ( <25 medewerkers) duurde de allereerste invoer in het instrument circa 2 uur. Om het overzicht actueel te houden kan maandelijks, of per voorafgestelde periode, gegevens worden doorgeboekt (uitsluitend de mutaties). Het muteren is slechts veelal minder dan een half uur werk. Al met al hebben we hier te maken met een krachtig instrument ter ondersteuning van de RI&E en de preventiemedewerker. Het instrument kan branche specifiek worden gemaakt middels een checklistwelke als onderlegger kan worden gebruikt bij de invoer. Het gegenereerde overzicht geeft goed inzicht in het gevoerde beleid van het management en verschaft duidelijkheid in taak, functie en inhoud voor de werkzaamheden van de preventiemedewerker. Aan de hand van het overzicht kan de preventiemedewerker, op verzoek van het management, geconstateerde afwijkingen toelichten en of verbeteringen doorvoeren. Door de ondernemingsraad tevens te kennen in het overzicht, bevordert dit de mogelijkheid een eenduidige boodschap binnen een organisatie uit te dragen of wel: Eenheid in visie. Slotwoord Geconcludeerd kan worden dat het Arbo management instrument en het Arbo management overzicht in de praktijk, binnen een grote diversiteit van bedrijven, functioneel kan worden ingezet. Niet alleen de preventiemedewerker maar vooral ook de externe Arbo-deskundige heeft er profijt van.
Middels het instrument wordt de mogelijkheid geboden om gemeenschappelijke doelen, middels de acht Arbo-hoofdthema s, te borgen en progressie, in de tijd, op deze thema s inzichtelijk te maken. Dit leidt direct tot verbetering van het welzijn, de continuïteit en Arbotechnische-winst binnen MKB Nederland. Daarnaast ontstaat er eenheid in visie bij de preventiemedewerker, het management en de OR en wordt er een eenduidig beleid uitgedragen. We moeten ons wel realiseren dat het overzicht en het ondersteunend instrument binnen een bedrijf slechts een bepaalde levensduur heeft. Het instrument biedt de mogelijkheid om de veiligheidscultuur door te laten groeien vanuit de pathologische fase tot aan de proactieve fase. Als de proactieve fase is bereikt dienen andere mogelijkheden te worden toegepast om de veiligheidscultuur verder te ontwikkelen. Tot slot merkt John Fuijkkink op dat het toetsen van bedrijfsrisico s, middels het overzicht en instrument, geen garantie biedt dat hiermee alle bedrijfsrisico s zijn behandeld en afgedekt. Het overzicht is nadrukkelijk bedoeld om in te zetten naast een RI&E en bijhorend Plan Van Aanpak en is zeker geen vervanging hiervoor. Er wordt enthousiast gereageerd op het beschikbaar komen van het instrument voor het MKB, immers mede door een samenwerkingsverband tussen Fuijkkink en de Branche vereniging van Arbo adviseurs(bvaa), Het instrument wordt besproken bij de bijeenkomst van het 10 jarig bestaan van de BvAA op 24 oktober. Met de leden zullen we het instrument bespreken en testen. Het wordt mogelijk, een volledige web-applicatie van het instrument in begin november 2013 online te hebben. Tussendoor verwacht John Fuijkkink zijn studie te hebben kunnen afronden. Uiteraard wordt het instrument nog verder ontwikkeld. Hierbij wordt gedacht om, aansluiting te zoeken bijvoorbeeld bij een branche specifieke arbo-catalogie. Door deze aansluiting wordt automatisch een stuk maatwerk binnen het instrument en overzicht geborgd. Een voorbeeld van de Arbomanagement overzicht is terug te vinden op www.hvk-hogereveiligheidskundige.nl\amo.pdf