Koninklijke Horeca Nederland (KHN) Penningmeesterbijeenkomst 10 oktober 2016 12-10-2016 1
Agenda - Opening en welkom - Structuur van onze vereniging en de positie van afdelingen daarbinnen - Formele processen / deadlines - Financiering - Sponsorbeleid - Begroting - Jaarrekening - Administratie zelf of via Woerden - BTW - W.v.t.t.k. 12-10-2016 2
Structuur van onze vereniging 12-10-2016 3
Status afdelingen Afdelingen zijn zelfstandige juridische entiteiten - Wel gebonden aan landelijke statuten, reglementen en besluiten. o.a. - Financiële bijdrage vanuit KHN - Jaarrekening, begroting/beleid en hoogte eigen vermogen 12-10-2016 4
Vraag? 1) Je collega bestuurder neemt zelfstandig een besluit en dat pakt slecht uit. Wie is aansprakelijk? a) Je collega bestuurder b) Het voltallige bestuur 2) De ALV dwingt het bestuur tot een besluit en je weet dat het ondeugdelijk is. Wat verwacht het recht? a) Je tekent en vanwege het ALV besluit ben je niet aansprakelijk b) Je tekent maar blijft wel aansprakelijk c) Je tekent niet en treedt af 3) De penningmeester krijgt voor zijn jaarrekening decharge. Hiermee vervalt zijn? a) Interne aansprakelijkheid b) Externe aansprakelijkheid c) Beide vormen 12-10-2016 5
Bestuurders Bestuurlijke aansprakelijkheid afdeling met rechtspersoonlijkheid - Als aparte vereniging ingeschreven in het Handelsregister (namen db registeren) - Zorg dat je (actuele) statuten ook gedeponeerd zijn bij de notaris! - Individueel (hoofdelijk) aansprakelijk alleen bij eigen ernstig verwijtbaar handelen - Bestuur als geheel aansprakelijk indien zodra aantoonbaar op de hoogte niet direct schade beperkende acties ondernemend (fraude, claims, schade, e.d.) - Leg belangrijke besluiten vast in verslag en onderteken dit verslag na vaststelling (vz. namens bestuur) - Rol kascommissie, rol bestuur versus penningmeester, functiescheidingen - Wat doe je als afdelingsbestuur bij (vermoeden van) fraude - Verzekering niet verplicht, let wel op advocaatkosten NB: Afdeling zonder rechtspersoonlijkheid (notaris / KvK) bestuur altijd hoofdelijk aansprakelijk, ook bij verwijtbaar handelen ander bestuurslid buiten medeweten rest van het bestuur 12-10-2016 6
Vraag? 1) Moet de afdeling een beleidsplan opsturen naar Woerden? 2) Moet de afdeling een begroting opsturen naar Woerden? 3) Moet de afdeling een jaarrekening opsturen naar Woerden? 4) Is een hoofdelijke omslag verplicht? 5) Voor het in aanmerking komen voor de basisbijdrage moet ingeleverd worden: a) Alléén het formulier basisbijdrage en hoofdelijke omslag b) Alléén het formulier inkomsten en eigen vermogen c) Beide formulieren 12-10-2016 7
Stroomschema 12-10-2016 8
Afdelingen - Jaarrekening Formeel cf. het voorbeeld zoals op de bestuurderspagina maar kasoverzicht kan bij beperkte omvang en mits ondertekend door bestuur en kascommissie 12-10-2016 9
Afdelingen Formele processen Wanneer Wat Bestuurderspagina / documenten Vóór eind november 2016 - Beleidsplan 2017 - Begroting 2017 Vóór 1 december 2016 - Formulier basisbijdrage en hoofdelijke omslag Vóór 15 mei 2017 - Jaarrekening 2016 - Formulier Inkomsten en Eigen Vermogen 2016 Medio juni 2017 - Uitbetaling basisbijdrage - Uitbetaling HO (70%) November 2017 - Uitbetaling HO (restant) Beleidsplan voorbeeld : ja (map) Begroting excel-sheet : ja Formulier : ja Geen stukken Geen basisbijdrage Geen form bb-ho Geen hoofdelijke omslag Jaarrekening excel-sheet : ja Formulier : ja 12-10-2016 10
Vraag? 1) Wat is het recht op basis bijdrage voor 2017 in de volgende situatie: Aantal leden 100 in 2016 en 2017 Ontvangen basisbijdrage 2016 : 2.250 Hoofdelijke omslag 2016 : 1.750 Sponsor inkomsten 2016 : 1.000 Bijdrage deelnemers aan tour 2016 : 1.500 Nagekomen organisatie fee 2015 : 1.000 Eigen vermogen eind 2016 : 14.000 a) 0 b) 1.250 c) 2.250 12-10-2016 11
Afdelingen - Financiering - Basisbijdrage Eigen vermogen meer dan 200% van de inkomsten? Geen of korting op basisbijdrage - Hoofdelijke omslag - Facturatie activiteiten - Sponsorinkomsten Let op: factuurvereisten en btw-situatie Let op: factuurvereisten en btw-situatie en schenkingsrecht 12-10-2016 12
Vraag? 1) Het verschil tussen sponsoring en giften is: a) Het verlenen van een tegenprestatie b) Het valt onder de BTW regeling c) Het valt niet onder schenkingsrecht d) Alle redenen zijn correct 2) Moeten sponsorbedragen gefactureerd worden met BTW? a) Nee, ook niet als de afdeling BTW-plichtig is b) Alleen als de afdeling BTW-plichtig is c) Alleen als de sponsorinkomsten meer bedragen dan ca. 2.000 d) Alleen als de sponsorinkomsten meer bedragen dan ca. 22.000 12-10-2016 13
Afdelingen - Sponsorbeleid Wat mag wel? - Banner sponsor op de website van de afdeling - Aanwezigheid bij themabijeenkomsten - Zichtbaarheid op afdelingsevenementen - Zichtbaarheid bij de KHN weekupdate van de afdeling Wat mag niet? - Aanwezigheid bij de ALV (besloten bijeenkomst) - Gebruik KHN logo (bijv. marketing), tenzij met toestemming.(khn Woerden) - Keuze sponsor mag niet strijdig zijn met landelijk sponsorbeleid - Redactionele artikelen van de sponsor Bij vragen contact uw regiomanager 12-10-2016 14
Afdelingen - Begroting 12-10-2016 15
Afdelingen Administratie zelf of via Woerden Zelf Zelf in de hand (snelheid, info) Handling kost extra tijd Niet altijd administratief onderlegd Bij een boekhouder kost geld Afd. meestal geen BTW-onderneming Risico bestuurlijke aansprakelijkheid hoger Geldmiddelen bij penningmeester Minder formele mogelijkheden deb. beheer Wel rechtstreekse inzage in boekhouding Woerden Kwartaal info en incidenteel tussentijds Gemiddeld + 2 weken voor uitbetalen Correcte(re) boekhouding Gratis Wel BTW-verrekening Risico bestuurlijke aansprakelijkheid lager Geldmiddelen centraal in Woerden Facturatie cf. fiscale vereisten + deb. beheer Geen rechtstreekse inzage in boekhouding 12-10-2016 16
Afdelingen Admin Woerden Logistiek Reguliere stroom - Penningmeester geeft op factuur aan : kostensoort en kostenplaats (stickers) - En fiatteert (mag alleen tot 5.000) - Boven 5.000 en eigen declaraties tekent voorzitter e/o secretaris mee - Factuur wordt doorgaans binnen 2 weken betaald na ontvangst te Woerden - Aanleveren bij voorkeur digitaal: afdelingen@khn.nl (en anders per post) -! Altijd melden welke afdeling het betreft (kostenplaats) Jaarrekeningtraject - Vóór einde jaar wordt opgave gevraagd van transitorische posten - Nog te betalen rekeningen over het af te sluiten boekjaar - Nog uit te betalen declaraties en / of vacatiegelden - Nog te ontvangen bedragen - Tijdig beantwoorden is vereist, na opmaak jaarrekening zijn correcties niet meer mogelijk - Dit kan (een negatief) effect hebben op de hoogte van de basisbijdrage 12-10-2016 17
Afdelingen Admin Woerden Grootboek 12-10-2016 18
Afdelingen Admin Woerden - Rapportering Per kwartaal (excel-sheet export uit Exact) - Overzicht journaalposten V&W - Saldo begin vermogen - Overzicht openstaande debiteuren (indien van toepassing) - Aan: penningmeester en (ambtelijk) secretaris - Wanneer: binnen 1 maand na einde kwartaal (4 e kwartaal wordt niet opgeleverd, deze wordt meegenomen in de jaarrekening Tussentijds ( info op aanvraag) Jaarlijks - Jaarrekening (balans en resultaatrekening), zelf bestuursverslag en toelichting toevoegen - Vóór ingevuld formulier Inkomsten en Eigen vermogen (te tekenen door bestuur) - Aan: penningmeester en (ambtelijk) secretaris - Wanneer: binnen 3 maanden na einde jaar 12-10-2016 19
Vraag? 1) Afdeling is BTW-plichtig. Mag de afdeling de BTW inzake de hapjes en de drankjes bij een ALV aftrekken (vooraftrek)? a) Alleen de 6% artikelen mogen worden afgetrokken b) Alleen de 21% artikelen mogen worden afgetrokken c) Beide mogen worden afgetrokken d) Geen van beide mogen worden afgetrokken 12-10-2016 20
Afdelingen - BTW Afdeling met eigen boekhouding in principe geen BTW ondernemer geen vooraftrek Afdeling met boekhouding in Woerden wel BTW verrekening : hoe? - Basis is een afspraak met belastingdienst uit 2008 - Hoofdelijke omslag wordt door KHN gefactureerd (draagt BTW af in eigen aangifte) - Hoofdelijke omslag wordt zonder BTW aan afdeling afgedragen - Inkoopfacturen van afdelingen betaalt KHN (vordert BTW terug in eigen aangifte) - Uitzondering: food & beverage, dat wordt gezien als eindheffing - Voordeel: - Afdelingslid (ondernemer) heeft BTW aftrek op de hoofdelijke omslag - Afdeling heeft (m.u.v. F&B-kosten) kosten exclusief BTW, dus wel vooraftrek - Tip: laat bij ALV s en vergaderingen (indien van toepassing) de zaalhuur apart op de factuur plaatsen, die is aftrekbaar maar het vergaderarrangement niet. 12-10-2016 21
Wat verder ter tafel komt VRAGEN? 12-10-2016 22