Protocol overdracht van medicatiegegevens tussen ziekenhuizen, openbare apotheken en apotheekhoudende huisartsen Inleiding Dit protocol is opgesteld door de stuurgroep Medicatieoverdracht Groninger Apotheken Vereniging. De stuurgroep bestaat uit ziekenhuisapothekers, openbaar apothekers van (dienst)apotheken en poliklinische apotheek De Sprong alsmede een apotheekhoudend huisarts. Samenstelling stuurgroep Namens de ziekenhuisapothekers: Yvonne Dijstelbloem, René van Hulst, Marian Laseur, Elke Pelzer, Monique Slijfer Namens de openbaar apothekers: Fred Blokzijl, Jan Haanstra, Jos Lüers, Hilde Otterman, Gera Prins, Anne de Vries Bots Namens de poliklinische apotheek: Gieneke van der Werf (tot 19 mei 2011) Namens de apotheekhoudende huisartsen: Bé Schuth Namens de Groninger Apotheken Vereniging: Floortje Teeuwen - De wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan de afspraken in dit protocol, hangt af van de manier waarop de processen binnen de verschillende organisaties zijn ingericht. - Uitvoering van (een deel van) het proces kan door de ziekenhuisapotheker worden gedelegeerd naar de poliklinische apotheker. - Waar in het protocol wordt gesproken over openbaar apotheker, kan ook apotheekhoudende huisarts worden gelezen. Doel De beschreven procedure heeft als doel om bij overdrachtmomenten tussen zorgverleners de continuïteit van de (thuis)medicatie van de patiënt te waarborgen, rekening houdend met interventies die tijdens ziekenhuisopname of polikliniekbezoek hebben plaatsgevonden. Resultaat van deze procedure is een deugdelijk en volledig opname- en ontslagmedicatieprofiel. Doelgroep Deze procedure is geldig voor openbare, ziekenhuis- en poliklinische apothekers uit de provincie Groningen en de kop van Drenthe. Algemeen - Implementatie van deze procedure is de verantwoordelijkheid van de afzonderlijke organisaties. De inhoud is gebaseerd op de richtlijn Overdracht van medicatiegegevens in de keten, opgesteld in 2008 en aanvaard door 17 beroepsgroepen en branches waaronder KNMP, NHG, LHV, NVZ, Orde en NVVA (Verenso). De richtlijn is niet vrijblijvend en maakt deel uit van de professionele standaard. IGZ heeft aangekondigd de richtlijn vanaf 1 januari 2011 als veldnorm te handhaven. - In deze procedure wordt gestreefd naar het verstrekken van geverifieerde medicatieoverzichten. In een enkel geval zou een medicatieoverzicht onder de vermelding niet geverifieerd kunnen worden afgegeven; dit dient echter een uitzondering te zijn. 1
- Toestemmingsvereiste: de toestemming voor het overdragen van medicatiegegevens geldt voor de duur van de behandeling en dient te worden vastgelegd. In het geval van de relatie patiënt huisarts/openbaar apotheker wordt uitgegaan van een langdurige behandelrelatie (zie Samenvatting juridisch kader in 57 vragen & antwoorden, vraag 39). Ook indien een patiënt geen toestemming geeft, moet de openbaar apotheker dit (eenmalig) vastleggen. Het medicatieoverzicht wordt in dat geval aan de patiënt zelf meegegeven. Hoofdstuk 1: Ziekenhuisopname, gepland De beschreven werkwijze heeft als doel de continuïteit van de thuismedicatie van de patiënt te waarborgen, tenzij het betreffende geneesmiddel met de ingreep of met de opnamegerelateerde medicatie interfereert. De openbaar apotheker is verantwoordelijk voor het op verzoek verstrekken van een geverifieerd medicatieoverzicht. De ziekenhuisapotheker is verantwoordelijk voor de medicatieverificatie op de dag van opname, alsmede voor de medicatiebewaking met nieuw te starten, opnamegerelateerde medicatie. Resultaat van deze werkwijze is een deugdelijk en volledig medicatieoverzicht bij opname. 2. Werkwijze Voorafgaand aan de opname wordt door de ziekenhuisapotheek een overzicht van de thuismedicatie opgevraagd bij de eigen apotheek van de patiënt. De ziekenhuisapotheek organiseert het proces zodanig dat op de opnamedag een verificatiegesprek plaatsvindt. Gecontroleerd wordt of medicatie die in verband met de opname moest worden gestaakt, daadwerkelijk (tijdig) is gestaakt. Eventueel wordt protocollaire medicatie gerelateerd aan de opname door de ziekenhuisapotheek gestart, zodat hierop direct medicatiebewaking kan plaatsvinden. 3. Afspraken m.b.t. implementatie - De stuurgroep adviseert te beginnen met geplande, orthopedische ingrepen. Zodra voldoende ervaring is opgedaan, kan worden uitgebreid naar andere patiëntengroepen. - Stukken van de OZG, locatie Lucas, het UMCG en het Martini Ziekenhuis vormen het uitgangspunt voor de werkwijze. Op basis hiervan is een standaard brief ontwikkeld voor het opvragen van medicatiegegevens bij de openbare apotheek (bijlage 1). - Geverifieerde gegevens door ziekenhuisapotheek bij openbare apotheek op te vragen: Actueel medicatieoverzicht, incl. medicatiehistorie van de afgelopen 6 maanden Contra-indicaties en allergieën Zelfzorgmiddelen Bijzonderheden, zoals sonde, slikproblemen, therapietrouw, etc. NB Drugs/alcohol niet - In de stuurgroep is besloten om, in afwachting van landelijke besluitvorming m.b.t. elektronische gegevensuitwisseling, medicatiegegevens op te vragen en te verstrekken via de fax. Het gebruik van GOZIS voor dit doeleinde wordt ontraden. De openbare apotheek kan de standaard brief voor het opvragen van medicatiegegevens tevens gebruiken als retourformulier. Hoofdstuk 2: Ziekenhuisopname, spoed De beschreven werkwijze heeft als doel de continuïteit van de thuismedicatie van de patiënt te waarborgen. De ziekenhuisapotheker is verantwoordelijk voor de volledigheid en deugdelijkheid van het medicatieoverzicht bij opname, alsmede voor de medicatiebewaking en verificatie. De openbaar apotheker is verantwoordelijk voor het op verzoek verstrekken van een medicatieoverzicht. Resultaat van deze werkwijze is een actueel medicatieoverzicht binnen 24 uur na ziekenhuisopname. N.B. In het weekeinde zal de termijn van 24 uur niet altijd haalbaar zijn. 2
2. Werkwijze Dezelfde werkwijze als bij een geplande opname, maar dan achteraf. Bij opname op de spoedeisende hulp (SEH) neemt de SEH-arts op de gebruikelijke wijze een anamnese af. Onderdeel hiervan vormt een inventarisatie van het geneesmiddelengebruik. Indien nodig vinden interventies plaats in het geneesmiddelengebruik of worden nieuwe geneesmiddelen toegevoegd. De ziekenhuisapotheker organiseert het proces zodanig dat thuismedicatie door de SEH-arts wordt vastgelegd (in het EVS), alsmede de interventies die bij opname worden uitgevoerd. Vervolgens vraagt een apothekersassistent de medicatiehistorie op bij de thuisapotheek en bezoekt de patiënt binnen 24 uur voor het verificatiegesprek. In enkele gevallen heeft het ontslag al plaatsgevonden voordat de apothekersassistent de patiënt heeft gesproken. De thuisapotheek van de patiënt wordt in die gevallen wel geïnformeerd over de ziekenhuisopname, met de vermelding dat geen verificatiegesprek heeft plaatsgevonden. Hoofdstuk 3: Ontslag De beschreven werkwijze heeft als doel dat de kwaliteit van het ontslagmedicatieoverzicht optimaal is, met als resultaat het beschikbaar stellen van een deugdelijk en volledig medicatieoverzicht aan de openbare apotheek. De ziekenhuisapotheker is verantwoordelijk voor de organisatie van dit proces. 2. Afspraken m.b.t. implementatie - Ziekenhuisapothekers kunnen als aanspreekpunt optreden voor vragen over ontslagrecepten. Uit onderzoek in de regio Groningen blijkt dat specialisten doorgaans moeilijk te bereiken zijn én dat de ziekenhuisapothekers goed geïnformeerd zijn en toegang hebben tot (achtergrond)informatie zoals ontslagbrieven. - De contactgegevens van de ziekenhuisapotheken staan vermeld in bijlage 2. In enkele ziekenhuizen heeft de dienstdoende ziekenhuisapotheker buiten kantooruren geen toegang tot de gevraagde informatie; in die gevallen moet contact worden gezocht met de dienstdoende specialist. - Vragen van assistenten in de openbare apotheek eerst laten beoordelen door de apotheker, alvorens telefonisch contact te zoeken met ziekenhuisapotheker of specialist. - De Zamicom ziekenhuizen (Martini, OZG en Refaja) streven naar het afleveren van één uniform ontslagmedicatieoverzicht. - Het landelijk format medicatieoverzicht geldt als standaard voor gegevens die bij ontslag worden verstrekt aan de openbare apotheek. Softwarehuizen hebben zich aan dit format gecommitteerd en dienen inspanningen te verrichten om de apotheeksystemen hierop in te richten. Zolang het technisch niet mogelijk is om alle in het format genoemde gegevens op het ontslagoverzicht te laten afdrukken, dient de ziekenhuisapotheek een medicatieoverzicht te genereren dat hier zo goed mogelijk op aansluit. Hoofdstuk 4: Polikliniekbezoek De beschreven werkwijze heeft als doel de behandelaar op de polikliniek te informeren over de actuele thuismedicatie van de patiënt. De openbaar apotheker is verantwoordelijk voor het op verzoek verstrekken van een geverifieerd medicatieoverzicht. Resultaat van deze werkwijze is een deugdelijk en volledig medicatieoverzicht bij polikliniekbezoek. 3
2. Afspraken m.b.t. implementatie - De stuurgroep adviseert om voor polikliniekbezoeken allereerst uit te gaan van cardiologie, daar dit specialisme voor de poliklinische behandeling in grote mate afhankelijk is van actuele medicatiegegevens. Zodra voldoende ervaring is opgedaan, kan worden uitgebreid naar andere patiëntengroepen. - De patiënt speelt een centrale rol in het verstrekken van een actueel medicatieoverzicht aan de behandelaar op de polikliniek. Hiervoor dient bewustwording bij de patiënt te worden gecreëerd middels een publiekscampagne, posters/folders op de polikliniek en informatie op de lichtkrant/folders in de openbare apotheek. Zie ook www.mijnzorgveilig.nl - In de openbare apotheek moet bij het meegeven van een medicatieoverzicht aan de patiënt altijd een verificatiegesprek plaatsvinden. Omdat de specialist moet kunnen vertrouwen op de gegevens die hij van de patiënt overhandigd krijgt, dient de openbaar apotheker enkel geverifieerde medicatieoverzichten te verstrekken. - Het medicatieoverzicht bevat dezelfde gegevens als het overzicht dat aan de ziekenhuisapotheek wordt verstrekt bij opname. - De voorschrijver is verantwoordelijk voor terugkoppeling van medicatiewijzigingen die tijdens het polikliniekbezoek hebben plaatsgevonden aan de openbare apotheek. Dit kan worden gerealiseerd door wijzigingen schriftelijk vast te leggen op het geverifieerde medicatieoverzicht en dit vervolgens als recept mee te geven aan de patiënt. 4
Bijlage 1: Standaardbrief voor het opvragen van medicatiegegevens; tevens te gebruiken als retourformulier <NAAM en LOGO ZIEKENHUIS> <plaats en datum> Betreft: Aanvraag medicatieoverzicht aan <naam apotheek> op <datum> om <tijdstip> Geachte collega, De hierna met naam genoemde patiënt zal binnenkort een medische behandeling ondergaan in <naam ziekenhuis> bij <specialisme>. Om de behandelend arts een volledig en juist beeld te kunnen geven van de thuismedicatie, vragen wij u de volgende gegevens te faxen. Betreft uw patiënt: Naam: Geboortedatum: BSN: Adres: Telefoonnummer: Benodigde gegevens: Actueel medicatieoverzicht o Euroned/Mira: een ATC-lijst van de actuele recepten o Pharmacom: medicatiestatus o ApoSys: actueel medicatieoverzicht o ProMedico: actueel medicatieoverzicht + medicijnpaspoort Medicatiehistorie van de afgelopen 6 maanden Bij u bekende contra-indicaties en allergieën Bij u bekende zelfzorgmiddelen Bij u bekende bijzonderheden zoals slikproblemen, sonde, speciale voeding, therapietrouw, etc. Verstrekte gegevens zijn bij de patiënt geverifieerd Patiënt onbekend Patiënt heeft geen medicatiehistorie Opmerkingen: Wilt u het overzicht: zo snel mogelijk faxen naar <faxnummer > vóór. faxen naar <faxnummer > Hartelijk dank voor uw medewerking. <Ziekenhuis, contactpersoon en telefoonnummer> 5
Bijlage 2: Contactgegevens ziekenhuisapotheken/poliklinische apotheken Tijdens kantooruren Buiten kantooruren OZG, locatie Lucas te Winschoten 0597 459546 0597 459111 (d.d. specialist) OZG, locatie Delfzicht te Delfzijl 0596 644545 0596 644444 (d.d. specialist) Martini Ziekenhuis te Groningen 050 5247304 050 5245245 (d.d. specialist) Refaja Ziekenhuis te Stadskanaal 0599 654420 0599 654654 (d.d. specialist) UMCG te Groningen 050 3610711 050 3616161 (d.d. ziekenhuisapotheker) Wilhelmina Ziekenhuis Assen 0592 325452 0592 325555 (d.d. ziekenhuisapotheker) 6