Verslag vergadering WMO-raad Gemeente Gilze en Rijen Verslag : Overleg WMO-raad, overleg 8 Datum : 14 mei 2014 Aanwezig :Brenda Dreesen (ondersteuner), Corrie de Jong (voorzitter), Jan Michielsen, Janny Muijsson, Maria Vernooij-van der Wal, Jettie Kruisdijk (notulist), Ed Balkenende (secretaris), Monique Huibers, Henk van Hamersveld, Rianne Weterings Afwezig m.k. : Michel van Boxtel Genodigd : Vanessa Timmer (gemeente beleidsmedewerker WMO), Jeroen Leemans (communicatie adviseur gemeente), Marloes Boom (communicatie adviseur gemeente, collega Jeroen), Ariane Zwarts (Wethouder) Een welkom aan de nieuwe Wethouder, Mevrouw Zwarts en aan het nieuwe Adviesraadslid, Rianne Weterings. 1. Opening, mededelingen. Voorstelronde van Adviesraad Sociaal Domein (Adviesraad) en genodigden. Introductie van de voorzitter over de Adviesraad, van ontstaan tot waar de Adviesraad nu staat. Momenteel is de Adviesraad zich aan het positioneren (hoe verhoudt de Adviesraad zich tot bijvoorbeeld de belangenorganisaties). Naast het positioneren heeft de Adviesraad ook al haar eerste advies uitgebracht. Vandaag staat op de agenda ook de wijze waarop de Adviesraad gaat communiceren, zowel intern als extern. Kort wordt ingegaan op de discussie van verdeling van portefeuilles, De gemeente Gilze- Rijen heeft, in tegenstelling tot wat veel elders in het land gebeurd, ervoor gekozen om de drie decentralisaties over wethouders te verdelen. De Adviesraad geeft aan daar het gevaar in te zien dat de cohesie tussen de drie decentralisaties dan zoek raakt. Mevrouw Zwarts onderkent het gevaar dat er eilandjesvorming kan ontstaan maar denkt dat het college van B&W de samensmelting van de drie decentralisaties nadrukkelijk nastreeft. Vanessa vult aan dat zowel ambtelijk als bestuurlijk gesprekken zijn om de cohesie vast te houden. Bijvoorbeeld ook door de projectleiders van de drie decentralisaties. Wethouder Rolf Dols houdt ook de bestuurlijke onderlinge verhoudingen van drie decentralisaties in de gaten. 2. Kennismaking met de nieuwe wethouder, mevrouw Ariane Zwarts. Mevrouw Zwarts (de nieuwe Wethouder) stelt zich voor. Ze legt uit dat de WMO haar van de drie decentralisaties het meest aanspreekt. Mevrouw Zwarts is aangesteld sinds ruim twee weken en is vanavond vooral aanwezig voor kennisvergaring en kennismaking. 3. Inventarisatie communicatie naar burgers mevr. Timmer, mevr. Boom en dhr. Leemans. Hieronder staan de punten weergegeven waarop in deze inventarisatie de Adviesraad een mondeling advies aan de communicatiedeskundigen van de gemeente (Dhr. Leemans, Mevr. Timmer en Mevr. Boom) heeft gegeven: N.a.v. de vraag van Dhr. Leemans of communicatie dat 2015 een overgangsjaar is op inwoners is overgekomen, geeft de Adviesraad aan dat: in de praktijk wordt gezien hoe bijvoorbeeld ouderen moeite hebben met onderscheid maken tussen de invloedsfeer van de gemeente en die van de landelijke overheid of van zorginstellingen. Zo is een oudere bijvoorbeeld bang dat door de decentralisaties verzorgingshuizen gaan sluiten terwijl dat los staat van de invloedsfeer van de gemeente. Toch is daardoor de oudere zich niet bewust van het overgangsjaar en behoud van indicatie in 2015. De gemeente herkent dit beeld.
N.a.v. de discussie over wat inwoners als informatiebehoefte hebben wordt het volgende als belangrijk genoemd door de Adviesraad: Inwoners hebben vooral behoefte hebben aan concrete informatie. Een voorbeeld is een document met 25 concreet uitgewerkte voorbeelden op de site van de rijksoverheid, Dergelijke concrete voorbeelden vanuit Gilze-Rijen zouden voor mensen inzichtelijk maken wat er voor hen veranderd. De Adviesraad geeft aan dat zij denkt dat al veel van de huidige informatie concreet genoeg is om nu al inwoners te gaan informeren. Daar waar de gemeente nu nog lijkt te wachten op meer concretisering voor zij gaat informeren. Daarnaast vind de adviesraad dat de communicatie van de gemeente, die nu inderdaad meer naar de organisaties gaat, meer juist de kwetsbare burger moet gaan benaderen. Die vraagt zich af wat er met zijn/haar indicatie of zorgbudget gebeurd. De Adviesraad noemt ook dat de burgers die nu geen gebruik maken van hulpverlening (formeel of informeel) zich waarschijnlijk niet erg bewust zijn van de drie decentralisaties. Dat terwijl zij, als personen van iemands netwerk die mogelijk wel zorg nodig heeft, wel deel van de plannen uitmaken. Zij moeten als deel van het sociaal netwerk immers een hulpbehoevende (in de breedste zin van het woord) buurman of buurvrouw of familielid gaan ondersteunen. Tijdens de discussie waar diverse werkvormen werden ingebracht bleek de Adviesraad een voorstander van de tupperware-party -achtige werkvorm die in de gemeente Boxtel wordt ingezet. De tupper-ware party spreek de Adviesraad aan omdat de locatie dan een ongedwongen sfeer met zich meebrengt, de gemeente naar de burger komt (daar spreekt interesse uit). En in de vertrouwde omgeving van thuis bij de buren/vrienden is het makkelijker je zorgen te uiten. De Adviesraad is zich ervan bewust dat de tupperware-party werkvorm wel veel arbeidsintensiever is dan de andere genoemde werkvormen bijvoorbeeld informatie-avonden, inloopspreekuren op het gemeentehuis of inloopspreekuren via chat-sites. De Adviesraad geeft tevens aan dat zij in de WMO-krant en de stripjes in het weekblad Gilze en Rijen een mogelijk communicatiemiddel van de gemeente ziet. Ook wordt geadviseerd dat de gemeente wellicht in haar website toegankelijker zou kunnen worden voor het meedelen van zorgen van burgers (in het algemeen maar zeker ook voor de drie decentralisaties). Afgesproken wordt dat Dhr. Leemans, Mevrouw Boom en mevrouw Timmer over circa 3 maanden weer terugkomen voor een gesprek met de Adviesraad. Er wordt dan gekeken naar de communicatie die tot dan is ingezet en hoe de Adviesraad het effect daarvan heeft ervaren bij de doelgroepen die zij vertegenwoordigd. (Mevrouw Zwarts, mevrouw Timmer, mevrouw Boom en de heer Leemans verlaten op dit moment de vergadering) 4. Terugkoppeling kennismaking commissie Samenleving. N.a.v. van de bijeenkomst wordt het volgende teruggekoppeld: De Adviesraad Sociaal Domein heeft veel complimenten ontvangen voor het eerste advies en voor de gegeven presentatie. 5. Notulen vorige vergadering d.d. 09-04-2014. Wordt na 2 kleine redactionele opmerkingen vastgesteld. Bijgewerkte actielijst staat onderaan dit document. 6.Prestatievelden. Stand van zaken.
Kees van Oomen van de KOB valt niet onder het prestatieveld van Jan (Kees had in eerste instantie Jan benaderd.) Monique en Ed maken een afspraak met Kees. Kees wil graag bespreken hoe de belangen en vragen e.d. van de KOB s bij de Adviesraad bekend kunnen worden. Janny heeft, vanuit de inventarisatie van haar prestatievelden, gesproken met twee medewerkers van Humanitas. Met 1 persoon heeft Janny gesproken over het mentormaatjes project. De resultaten van dit project, gebaseerd op inzet van vrijwillige mentoren (max 35 jaar) als ondersteuning van basisschool leerlingen met achterstand of een probleem op school, blijken heel goed. Dit is in onderzoek bevestigd. In dit project is Humanitas een samenwerkingspartner van de gemeente. Wat Janny opviel is dat de professionele vorm niet door de gemeente wordt toegestaan. Dit omdat Amarant al in de gemeente actief is. Binnen de Adviesraad leidt de vraag van Janny, hoe kan het dat iets wat werkt dan niet meer mag? tot de brede vraag hoe de zorginkoop zich verhoudt tot vrije keus van de inwoners. Als vrije keus van inwoners beperkt wordt door de zorginkoop van de gemeente hoe wordt kwaliteit dan geborgd? Wanneer de implementatieplannen van de zorginkoop bij de Adviesraad komen komt deze vraag weer terug. Ook zal Janny de concrete vraag meenemen binnen haar prestatievelden. Over het bezoeken van belangengroepen wordt afgesproken dat dit i.v.m. de drukke periode van de Adviesraad Sociaal Domein voor de zomer voorlopig beperkt wordt tot bezoeken op aanvraag. Afgesproken wordt dat Rianne (die deze bijeenkomst voor het eerst als Adviesraadslid aanwezig is) met Janny samen prestatieveld 2 zal vertegenwoordigen. 7. Communicatie nieuwe naam WMO-raad naar de burgers. De nieuwe naam is al wel genoemd in de commissie Samenleving. Afgesproken wordt dat, zodra B&W akkoord is, er een interview met weekblad Gilze-Rijen over de nieuwe naam zal plaatsvinden. DB pakt dat op. Henk adviseert alles wat we als communicatie doen dat thuishoort bij de afdeling communicatie van de gemeente daar ook neer te leggen. Dat hoort bij het faciliteren van de Adviesraad door de gemeente. 8. Notitie positionering WMO-raad (Elevator pitch). Pitch in file aangepast naar: Wij adviseren het college van B&W gevraagd en ongevraagd over het opstellen, uitvoeren en evalueren van het beleid in het sociaal domein. Wij doen dat door signalen uit de samenleving op te pakken. Wij adviseren het College van B&W vanuit een positief-kritische en resultaatgerichte houding. Centraal uitganspunt in onze adviezen is dat elke inwoner van Gilze-Rijen, met of zonder beperkingen, op zijn eigen manier mee kan doen in de samenleving Algemeen over wijze van revisie van stukken: De meeste Adviesraadleden vinden het onprettig lezen als de aanpassingen worden weergeven met de tool review van Word. In vervolg zal Jettie de aanpassingen die de Adviesraad voorstelt wél met review van Word aanpassen en aanleveren aan het DB. In het DB zal, als voorbereiding op de Adviesraad-vergadering, het stuk dan met aanpassingen in kleuren worden omgezet in een hamerstuk. In de Adviesraad komt het dan terug zonder dat de aanpassingen een kleur hebben, zodat snel en vlot de nieuwe formulering te lezen is. Zaken die nu nog aangepast dienen te worden in dit eerste deel zijn verwerkt en komen na het DB aangepast terug in de vergadering. Het betreffen enige redactionele aanpassingen en de toevoeging van een bijlage met werkwijzen gebaseerd op de onderste twee aandachtspunten in het document die komen uit de notulen van de vergadering van 9 april.
9. Notitie in- en externe communicatie, 2 e deel (voorstel volgt.) Er wordt (vooral n.a.v. vorig agendapunt) besloten dat we de volgende vergadering nogmaals in kaart gebracht hebben per prestatieveld welke doelgroepen dat prestatieveld kent. Daarnaast bekijkt iedereen van zijn/haar prestatieveld(en) of er belangenorganisaties en/of wijkplatvorms e.d. van belang zijn. Brenda gaat na hoe bij andere raden de toegang naar de inwoners is georganiseerd. (de Adviesraad wil graag signalen oppakken maar kan niet met alle burgers persoonlijk spreken, hoe benaderen andere Adviesraden hun doelgroepen per prestatieveld? Wij denken nu aan bijv. wijkplatforms). Pas nadat dit volgende keer is gepasseerd gaan we dit stukje in het onderliggende communicatieplan Interne en Externe Communicatie aanpassen. Verder wordt afgesproken dat Jettie als trekker (en voorlopige enige lid van) de werkgroep communicatie aansluit bij het DB. Over de communicatiemiddelen wordt afgesproken dat de inhoud van de communicatie betreft zaken als: melden van het beschikbaar gesteld zijn van de nieuwe notulen op de website, speciaal bezoek aan de Adviesraadvergaderingen, deelname van de Adviesraad aan bijzondere bijeenkomsten etc. Verdere werkafspraken hieromtrent moeten nog worden uitgewerkt omdat i.v.m. de tijd dit stukje nog niet uitgebreid is besproken. Onder het derde punt van communicatie met de gemeente stond: De verantwoordelijken per prestatieveld van de Adviesraad Sociaal Domein hebben minimaal zes wekelijks contact met de verantwoordelijke ambtenaar. Terugkoppeling van relevante informatie voor de Adviesraad vindt plaats in de vergadering, waarna deze terugkoppeling vastgelegd wordt in de notulen Zes wekelijks is hier aangepast naar eens per kwartaal. De verdere aanpassingen zijn redactioneel. 10. Praktische zaken; - Website opzet, vullen, up tot date houden; schuift door naar volgende vergadering - Ingekomen post; deze worden gemaild iedereen wordt gevraagd via reply-all aan te geven wanneer hij/zij deelneemt aan een uitnodiging. - Terugkoppeling gesprek nieuw lid WMO-raad; Mevrouw Asslan: het gesprek is teruggekoppeld aan de Adviesraad Sociaal Domein. De vraag van mevrouw Asslan is om 1 of 2 keer mee te mogen kijken en te kunnen nadenken over een prestatieveld voor ze definitief besluit. De Adviesraad vind dit een heel goed idee en mevrouw Asslan wordt voor de volgende keer uitgenodigd. 11. Rondvraag. Jan volgende keer op vakantie. Zomerperiode (slaan we de vergadering in juli of in augustus over): Aan Ed wordt gemaild wanneer de Adviesraadleden vakantie hebben in juli en augustus zodat gepland kan worden welke vergadering niet door zal gaan. Brenda deelt mee: volgende keer worde de foto s gemaakt voor het smoelenboek, indien je akkoord bent kom je op de website. De volgende vergadering, 11 juni, is de fotoronde. 12. Sluiting en vaststelling datum volgende vergadering. Gepland 11 juni a.s.
Nr* Actielijst Houder Termijn 3.3 Corrie en Henk wachten op reactie van de WWB cliëntenraad Corrie Juni 2014 na hun vergadering in juni 5.1 Invullen schema prestatievelden: inventarisatie van: doelgroepen en welke beleidstukken vanuit de gemeente er voor een veld zijn Voorstel deze vanaf juni als vast agendapunt op te nemen Allen Voor iedere vergadering. 7.1 Zodra het handig wordt bij de regionaal georganiseerde WMO-raden mee te kijken, om te beoordelen of dat voor bepaalde prestatievelden toegevoegde waarde heeft, zal Janny dat doen. (o.a. in overleg met Marieke) Janny Zodra regionaal WMO-overleg relevant wordt 7.2 Bij Maria Groothuis vragen of zij een mogelijke nieuwe kandidaat voor de WMO-raad in haar netwerk heeft. Per mail geen Reactie, Corrie zal proberen haar te bellen. 7.3 Sebella Verhelst uitnodigen voor volgende raadsvergadering voor het geven van de presentatie Beleidskader werk 7.6 Smoelenboek voor op de website: vergadering 11 juni worden de foto s gemaakt 7.7 Jan en Henk zullen gesprek hebben met KOB over hoe de WMO-raad werkt. Omdat het toch ander prestatieveld betreft gaan Ed en Monique dit doen. 8.1 Afgesproken wordt dat Dhr. Leemans, Mevrouw Boom en mevrouw Timmer over circa 3 maanden weer terugkomen voor een gesprek met de Adviesraad 8.2 Janny neemt haar vraag over borging kwaliteit en de relatie die dat heeft met zorginkoop voor de schoolkinderen in het humanitas project mee naar de gemeentelijke vertegenwoordigers van de haar beide prestatievelden 8.3 Interview regelen met Weekblad Gilze-Rijen als nieuwe naam Adviesraad Sociaal Domein is goedgekeurd 8.4 Nagaan hoe andere raden in het sociaal domein hun doelgroepen raadplegen en informeren 8.5 Opnemen onder punt praktische zaken op de agenda van juni: Website opzet, vullen, up tot date houden 8.6 Ed mailt ingekomen post, wil iedereen die ergens aan deelneemt via reply-all (iedereen beantwoorden) dat aangeven? Corrie Juni 2014 Allen Juni 2014 Ed en Monique Juni 2014 Janny Juni 2014 Brenda Juni 2014 Ed Juni 2014 Ed & Allen Juni 2014