Jaarplan 2014 SSC Onderwijs, Onderzoek en Studentenzaken
1
1. Inleiding 3 1.1 Interne en externe ontwikkelingen 3 1.2 BV2013 4 1.3 Samenwerken 4 2 Studenten 5 2.1 I m prepared 5 2.1.1 Toelating 5 2.1.2 Instroommonitor 5 2.1.3 Immigratie 5 2.1.4 BRON-HO 5 2.2 I m welcome 5 2.2.1 Introductie 5 2.2.2 Inkomende mobiliteit 6 2.2.3 Informatievoorziening 6 2.2.4 Pilot OSIRIS aanmeld 6 2.3 I m supported 6 2.3.1 Studentbegeleiding 6 2.3.2 Taal- en studieondersteuning 7 2.3.3 Studievolg OSIRIS, Cyclus 2 7 2.3.4 Fraudebeperking tijdens tentamens 8 2.4 I m more 8 2.4.1 Cultuur en wetenschap 8 2.5 I m international 8 2.6 I m ready 9 2.6.1 Loopbaanadvies 9 3 Faculteiten en CvB 10 3.1 Ondersteuning onderwijs en onderzoek 10 3.2 Kwaliteitszorg onderwijs en onderzoek 11 4 SSC OO&S 12 4.1 Ontwikkelingen 12 4.2 Informatiemanagement 15 4.3 ISS 15 4.4 Medewerkers tevredenheidsonderzoek 15 4.5 Accountmanagement 15 5 Planning 16 6 Begroting 19 Bijlage 1 21 2
1. Inleiding In dit Jaarplan worden de activiteiten beschreven die SSC OO&S in 2014, naast de reguliere activiteiten, gaat uitvoeren. De going concern activiteiten worden op een kwalitatief hoog niveau uitgevoerd. Door met name interne ontwikkelingen is er in 2014 weinig ruimte voor SSC OO&S om op eigen initiatief vernieuwing door te voeren. Dit Jaarplan is daarom, evenals vorig jaar, dan ook sober van aard. De opzet van dit Jaarplan heeft voor het tweede jaar een indeling die gebaseerd is op de onze klantgroepen. Het tweede hoofdstuk gaat over de dienstverlening aan studenten. De opbouw van dit hoofdstuk gaat uit van de student life cycle. Het derde hoofdstuk behandelt de dienstverlening aan faculteiten en College van Bestuur. Hoofdstuk vier beschrijft de ontwikkelingen binnen SSC OO&S. Het vijfde hoofdstuk bevat de planning van de voorgenomen activiteiten. Tot slot wordt in hoofdstuk zes een samenvatting van de begroting gepresenteerd. 1.1 Externe en interne ontwikkelingen In 2013 is door de overheid een aantal studentgerelateerde maatregelen aangekondigd en/of doorgevoerd. Het wetsvoorstel Kwaliteit in verscheidenheid levert een fors aandeel van deze maatregelen. Een onderdeel van dit wetsvoorstel betreft het vervroegen van de aanmelddatum. Dit vraagt van SSC OO&S een behoorlijke aanpassing in de bedrijfsvoering rondom inschrijven. Eind 2013 is eveneens de Wet versterking kwaliteitswaarborgen aangenomen. De uitrol van maatregelen vindt in 2014 plaats. SSC OO&S neemt hierin voor de meeste onderwerpen het voortouw ten einde tijdige te realiseren. Faculteiten worden nadrukkelijk berokken. De interne ontwikkelingen van de EUR die voor 2014 zijn voorzien gaan de ondersteuning en bedrijfsvoering van SSC OO&S beïnvloeden. De definitieve invoering van N=N heeft invloed op studenten en daarmee op onze dienstverlening. De aandacht voor internationalisering levert de EUR veel op, wij zullen met onze dienstverlening moeten blijven aansluiten bij de wensen en behoeften van de groeiende groep internationale studenten. De start van het Erasmus University College vraagt in een aantal gevallen specifieke dienstverlening die binnen het aanbod van SSC OO&S geaccommodeerd moet worden. Tot slot kan er door een verslechterde financiële positie van een aantal faculteiten meer gevraagd worden van de ondersteuning van SSC OO&S. Ook hier is het van belang een goede partner en ondersteuner te blijven. Het nieuwe Strategisch Plan 2014-2018 van de EUR, dat in het voorjaar van 2014 wordt vastgesteld, is ambitieus en bevat een omvangrijk aantal voornemens die uitgewerkt en geïmplementeerd gaan worden. SSC OO&S levert aan veel van deze activiteiten een bijdrage. Studentenbeleid is de noemer voor verschillende meer of minder uitgewerkte en vaak ook organisch gegroeide beleidsnoties op verschillende terreinen als studeren met een functiebeperking, multiculturaliteit, studentbegeleiding, communicatie met studenten, voorzieningen voor studenten. En ook bestaan er verschillende regelingen voor studenten zoals de regeling voor studenten met een functiebeperking om 30 minuten langer te mogen doen over een tentamen of het Profileringsfonds ter ondersteuning van studenten die dor overmacht uit hun studiefinanciering lopen, Een samenhangende visie op studeren aan en student zijn van de Erasmus Universiteit Rotterdam ontbreekt echter vooralsnog. Een eerste opzet voor het Studentenbeleid van de Erasmus Universiteit Rotterdam komt in 2014 tot stand. De ondersteuning van de EUR brede werkgroep studeren met een functiebeperking wordt voortgezet, waarbij zo mogelijk nieuwe initiatieven als Universal Design for Learning geïntroduceerd worden. Dat geldt ook voor het initiatief van de studieadviseurs om een Basiskwalificatie studieloopbaanbegeleiding te ontwikkelen. 3
De projecten die in het kader van BV2013 worden uitgevoerd lopen eind 2013 in principe af. Voor wat betreft het SiS project, inclusief roosteren, is loopt de project periode pas eind 2014 af. Dit houdt onder meer in dat de collega s die voor het SiS project actief zijn dit ook in 2014 zullen blijven. Vanuit het CvB is de opdracht versterkt om de ondersteuning van de EUR naar een volgend niveau te brengen. Om dit te realiseren is het project SSC 3.0 gestart met als doel om begin 2014 de organisatieschets gereed te hebben inclusief de te behalen efficiëntie. Wat dit voor SSC OO&S gaat betekenen is nog niet aan te geven. In 2014 wordt het beleid Tweetaligheid binnen de EUR geïmplementeerd. Het Taal en Training Centrum (TTC) verzorgt voor alle medewerkers werkzaam in niet-wetenschappelijke functies een taalassessment Engels en Nederlands. Het TTC biedt deze medewerkers een passend cursusaanbod Engels en Nederlands, opdat zij zich de gewenste taalvaardigheid eigen kunnen maken. 1.2 BV2013 Uitrol OSIRIS Studievolg, cyclus 2 OSIRIS is afgelopen zomer met succes ingezet om de inschrijvingen voor studiejaar 2013-2014 te realiseren. Alhoewel het in gebruik nemen van OSIRIS goed is gegaan, zijn er bij de decharge van Inschrijf ook nog een behoorlijk aantal verbeterpunten benoemd. Deze verbeteringen zijn cruciaal voor het goed verlopen van de inschrijfperiode van 2014 en hieraan moet dit jaar nog hard worden gewerkt. Tegelijk is de volgende fase voor het intensiever gaan gebruiken van OSIRIS Studievolg al aangebroken. In 2014 staan vanuit BV2013 verbeteringen op de volgende thema s centraal: Onderwijsaanbod, Studieplan, Cijferregistratie, Selfservices en Studentbegeleiding. Daarnaast is in 2013 een project voor het aanbesteden en in gebruik gaan nemen van een Roosterpakket voor de EUR gestart. Tot slot gaan de programma s van het niet initieel onderwijs vanaf 2014 meedraaien in Osiris. Daarvoor is een nieuw project gestart in 2013 waarin SSC OO&S actief in participeert. Voor SSC OO&S betekenen deze projecten een flinke investering in het leveren van kennis en capaciteit vanuit bijna alle onderdelen van ons SSC aan de projecten uit BV2013 die in 2014 nog doorlopen. 1.3 Samenwerken Samenwerken is een thema waar SSC OO&S zich in 2014 nadrukkelijk op gaat richten. Dit komt in een aantal activiteiten terug. Het accountmanagent wordt in 2014 ingericht en in uitvoering gebracht. Daarnaast wordt, als een vervolg op de training in Vlissingen, voor alle teams van SSC OO&S op de competentie samenwerken een passende coaching verzorgd. Deze coaching geeft de medewerkers handvatten om de samenwerking onze partners te intensiveren en nog verder te verbeteren. 4
2. Studenten In dit hoofdstuk staat de student centraal. De vernieuwing en verbetering van de dienstverlening aan de student wordt kort beschreven aan de hand van de student life cycle. 2.1 I m prepared 2.1.1 Toelating In 2014 ligt de focus van het International Office EUR op het verder optimaal automatiseren van de admissions werkprocessen in Osiris 6.0, onder de noemer Toelaten+. Uitgangspunt hierbij is één loket voor de student en het werk moet één plek gebeuren. Het International Office EUR organiseert in het voorjaar 2014 een workshop (master) diplomawaardering voor facultaire medewerkers. 2.1.2 Instroommonitor In het kader van de Wet Kwaliteit in verscheidenheid heeft de EUR onder meer uitvoering en invulling gegeven aan het onderdeel Studie Keuze Activiteit (SKA). Deze activiteit bestaat uit twee onderdelen, de instroommonitor en de zogenoemde studiekeuzecheck. De studiekeuzecheck wordt door de faculteiten ingevuld, de instroommonitor is de verantwoordelijkheid van SSC OO&S. In 2014 wordt deze activiteit voor de eerste maal uitgevoerd. 2.1.3 Immigratie De wet MOMI is m.i.v. juni 2013 inwerking getreden. Studenten met een verblijfsvergunning voor studie dienen jaarlijks minimaal 50% van hun studiepunten te behalen willen zij rechtmatig verblijf in Nederland kunnen behouden. Dat houdt in dat jaarlijks de studievoortgang moet worden bewaakt en bij onvoldoende resultaat moet worden teruggekoppeld aan IND. Het International Office EUR zal samen met andere afdelingen binnen SSC OO&S en de faculteiten de uitvoering van de wet MOMI ter hand nemen en indien nodig, de student afmelden bij IND. 2.1.4 BRON-HO In de eerste week van januari 2014 sluit de EUR aan op BRON-HO. Hiermee zal de studentenadministratie voortaan real-time en geautomatiseerd communiceren met DUO in plaats van via een handmatige uitwisseling met het CRI-HO. Dit is een grote verbetering in de uitwisseling van gegevens voor de EUR. Maar dit heeft ook consequenties voor het inschrijfproces. Zo zien studenten bijvoorbeeld veel eerder informatie over collegegeld. Het ESSC en CBI worden daarom in het begin van 2014 getraind. CBI zal daarnaast een grotere verantwoordelijkheid dragen in de gegevensuitwisseling ten opzichte van de oude situatie. In 2014 gaat de studentenadministratie intensiever anticiperen op dat wat de student in BRON-HO ziet. 2.2 I m welcome 2.2.1 Introductie Voor de Eurekaweek 2014 is het belangrijk te blijven inzetten op het vergroten van de deelname van de internationale studenten en de Nederlandse studenten met een allochtone achtergrond. Daarbij wordt samengewerkt met relevante organisaties als ESN en Kaseur. In 2014 zal door Studentenvoorzieningen in samenwerking met betrokkenen (de Eurekaweekcommissie, ESN, TTC, internationaliseringsmedewerkers van de faculteiten) de in 2013 ingang gezette afstemming en promotie van introductie activiteiten en taalonderwijs voor buitenlandse studenten verder worden ontwikkeld (the Dutch Experience, the Rotterdam Experience en the EUR Experience). 5
In 2014 zal de Studentenadministratie vertegenwoordigd zijn op de Eureka informatiemarkt. Hiermee wil de studentenadministratie nieuwe studenten informatie geven over de dienstverlening van de studentenadministratie. Bijvoorbeeld: het voltooien van de inschrijving, het inschrijven voor tentamens, de regels die van belang zijn tijdens het afleggen van tentamens, afstuderen, uitschrijven en het aanvragen van het erkenningscertificaat. 2.2.2 Inkomende mobiliteit Voor het International office EUR vormen de uitkomsten van enquêtes in 2013 onder de internationale studenten, de basis voor scherp houden van de diverse introductie activiteiten (Eurekaweek, facultaire programma s, centrale faciliteiten en introductieprogramma s en ESN activiteiten). De uitkomst van de ISB (International Student Barometer) is hierbij een belangrijk onderdeel voor het bijsturen op quick wins. 2.2.3 Informatievoorziening (Studentenadministratie, webredactie) Uit het klanttevredenheidsonderzoek is naar voren gekomen dat studenten soms te lang moeten wachten op een antwoord en dat ze een tussentijdse update op prijs zouden stellen. Hiermee gaat de Studentenadministratie in 2014 aan de slag. In 2014 gaat de Studentenadministratie meten hoeveel e-mails er per team binnen komen. Hierdoor ontstaat meer grip op de inkomende en uitgaande correspondentie. Eind 2014 heeft de studentenadministratie dan een overzicht van de piekperiodes qua correspondentie, zodat in 2015 op de pieken kan worden ingespeeld en er gekeken kan worden naar het terugbrengen van het aantal vragen. In de tweede helft van 2014 gaat de studentenadministratie met iedere faculteit in gesprek over de te verwachten termijn van beantwoorden. De webredactie voert in het voorjaar van 2014 onderzoek uit naar de meest bezochte items van de ESSC-website. Aan de hand van de resultaten van dit onderzoek worden verbeteringen aangebracht aan de website van het ESSC, in samenwerking met de collega s van Studentenvoorzieningen. In het voorjaar van 2014 wordt een studenten app ontwikkeld in samenwerking met studenten FSW, en SSC ICT en SMC. De studenten doen een onderzoek naar de behoefte aan typen en aard van informatie die met de app verspreid zou kunnen worden. Aan de hand van de uitkomsten daarvan wordt de app ontwikkeld met SSC ICT en SMC. In het voorjaar van 2014 wordt een landelijke conferentie voor universitaire webredacteuren georganiseerd. Na de succesvol verlopen conferentie van 2013 (in Rotterdam), wordt de versie voor 2014 georganiseerd in Delft in samenwerking met collega s van de TU Delft. In het voorjaar van 2014 wordt onderzocht of webcare uitgevoerd door het ESSC aan de orde is. Indien dit het geval is wordt een plan ontwikkeld over de wijze waarop webcare ingezet kan worden. 2.2.4 Pilot OSIRIS aanmeld EMC gaat OSIRIS aanmeld als eerste gebruiken voor de inschrijving van studenten in niet-initieel onderwijs. Hierdoor ontstaat een slimmer proces, waarbij, minder op papier en minder dubbel hoeft te worden gedaan. De aanmelder moet hiervan profiteren en CBI gaat hierdoor efficiënter werken. In samenwerking met BV2013 en ABO zal de pilot worden geëvalueerd en kunnen andere faculteiten aansluiten, uiteraard ook in relatie met Toelaten+ (zie 2.1.1). 2.3 I m supported 2.3.1 Studentbegeleiding Studentbegeleiding biedt deskundige, tijdige en doeltreffende begeleiding ter bevordering van studievoortgang en studiesucces en het terugdringen van studie-uitval. In het kader van de EUR Strategie 2018 en Nominaal = Normaal is het aanbod uitgebreid met een preventieve groep op het gebied van studievaardigheden voor studenten met AD(H)D (een multidisciplinaire samenwerking 6
Universiteitspsychologen, Studentendecanen en Studeren met een Functiebeperking) en met een training op het gebied van studievaardigheden voor studenten met Dyslexie. Studentenbegeleiding zal op het gebied van studeren met een functiebeperking in samenwerking met faculteiten, SMC en de SSC s verder richting geven aan het optimaliseren van de kwaliteit van (de processen rondom) de informatie/voorlichting en voorzieningen voor studenten met een functiebeperking. 2.3.2 Taal- en Studieondersteuning Met partners binnen de EUR werkt het TTC aan verbetering van de ondersteuning van studenten en PhD ers op het terrein van academisch schrijven. In samenwerking met universitaire taalcentra in Nederland en Vlaanderen werkt het TTC aan de ontwikkeling van een online cursus Nederlands voor toekomstige internationale studenten. In 2014 zal worden bekeken waar de trainingen in overige studievaardigheden het beste belegd kunnen worden. Het TTC levert in 2014 verder een substantiële bijdrage aan de implementatiewerkgroep tweetaligheid BV2013. 2.3.3 Studievolg OSIRIS, Cyclus 2 De implementatie van OSIRIS heeft in 2014 een nieuwe fase bereikt. Onder de noemer Cyclus2 gaat het project verder aan de slag gaan met het herinrichten van tabellen en processen in OSIRIS. Samen met de faculteiten gaat SSC OO&S processen opnieuw inrichten, ditmaal op het werkgebied van de examenadministraties. In 2014 zal worden geïnvesteerd in de volgende processen: Pagina 2 uit presentatie Slimmer samenwerken, betrouwbare informatie van Rob Menheere 7
Deze processen zijn allemaal relevant voor de examenadministraties, de tentamenorganisatie en met mate ook voor CBI en het ESSC. Daarom draait elke teamleider van de studentenadministratie in 2014 mee in het project en levert input bij de kerngroepen en expertteams van het project. 2.3.4. Fraudebeperking tijdens tentamens In 2014 staat het beperken van fraude opnieuw op de agenda. Er moet worden geïnvesteerd in het opdoen van kennis en het nemen van maatregelen om fraude tijdens tentamens te beperken. SSC OO&S zal investeren om hierin een voortrekkersrol te blijven behouden richting de faculteiten. De ontwikkelingen op dit vlak gaan snel en het is zaak hierin de samenwerking met de examencommissies van faculteiten op te zoeken en met EUR brede voorstellen te komen. In het eerste kwartaal van 2014 wordt uitgezocht wat de beste maatregelen zijn om fraude tijdens schriftelijke tentamens, inclusief toiletbezoek, te voorkomen. De coördinator van de tentamenorganisatie neemt in het eerste kwartaal van 2014 contact op met andere universiteiten om ervaringen uit te wisselen. Daarnaast zal vanuit de studentenadministratie worden meegewerkt in het project digitaal toetsen van de EUR. 2.4 I m more 2.4.1 Cultuur en Wetenschap Voor de programma s van SG Erasmus voor 2014 zijn de volgende speerpunten opgesteld: Waar mogelijk meer integratie van wetenschap en cultuur binnen de programmering. Focus op internationalisering bij programma-aanbod, waarbij met name de programmering op de campus zoveel mogelijk in het Engels wordt aangeboden. Meer inzet op digitale middelen, om een groter publiek te bereiken. Door het opnemen, editen en aanbieden van programma's en het creëren en aanbieden van een digitaal programma-archief. Kwaliteit boven kwantiteit: Het huidige uitgebreide aanbod van SG Erasmus programmering valt moeilijk allemaal te communiceren/promoten. Er wordt komend jaar ingezet op een beperktere maar coherente programmering (een aanbod van maximaal 2 à 3 programma's per week). De programmering komt tot stand door o.a: - samenwerking met faculteiten/vakgroepen/(studie)verenigingen - samenwerking met collega-organisaties van andere universiteiten (in het bijzonder Leiden en Delft) - samenwerking met partnerinstellingen in Rotterdam. SG Erasmus zal in 2014 door middel van de programmering een bijdrage leveren aan: De verdere verlevendiging van de vernieuwde campus. De meeste campusprogramma's vinden plaats in het Erasmus Paviljoen. Komend jaar worden diverse programmavormen in het Paviljoen uitgeprobeerd. De valorisatie van wetenschap en het slaan van een brug tussen de wetenschap binnen de universiteit en problemen/uitdagingen in de maatschappij en de stad Rotterdam. Niet alleen voor deze programmering, maar voor alle programma s die door SG Erasmus worden aangeboden geldt dat het succes sterk afhankelijk is van de wijze waarop de programma's worden gecommuniceerd aan de doelgroepen. Zonder publiciteit worden de programma s niet bezocht, zonder goede publiciteit blijft het bereik te beperkt. Voor 2014 e.v. moet voor wat betreft de publiciteit gezocht worden naar een adequate en structurele oplossing. 2.5 I m international Deelname aan exchange programma s waaronder de Erasmusbeurs is in de administratieve verwerking met de release in Osiris 4.0 meegenomen. Verdere automatisering van de werkprocessen 8
heeft voor het International Office EUR de focus voor 2014. Voorlichting aan studenten vindt plaats door o.a. een voorlichtingsmarkt waaraan faculteiten en derden deelnemen. Studentbegeleiding gaat in 2014 op het gebied van loopbaanadvies verder met de (inhoudelijke) ontwikkeling van het digitale begeleidingsinstrument Destinations voor internationale studenten door middel van landelijke samenwerking. Studentbegeleiding neemt in 2014 het initiatief om samen met de faculteiten de ambities van de EUR met betrekking tot Careerservices op te pakken. Ook draagt studentbegeleiding in 2014 op het gebied van loopbaanadvies bij aan het samenwerkingsproject Careers made in Rotterdam van de EUR met de gemeente Rotterdam, Technische Universiteit Delft en Universiteit Leiden op het gebied van aansluiting op de arbeidsmarkt en behouden van talent in de Rijnmond regio. 2.6 I m ready 2.6.1 Loopbaanadvies Studentbegeleiding gaat in 2014 op het gebied van loopbaanadvies verder met de ontwikkeling van een (studie-)loopbaan coaching traject bestaande uit losse modulen, teneinde studenten op maat te begeleiden (combinatie individueel en groepsgewijs). De nieuw ontwikkelde trainingen op het gebied van netwerken en social media zullen hier onderdeel van uitmaken. Daarnaast wordt het onderwerp career services (onderdeel van de EUR Strategie 2014-2018) opgepakt. Daartoe treedt de loopbaanadviseur in overleg met de facultaire collega s om te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn m.b.t. dit punt 9
3. Faculteiten en College van Bestuur In dit hoofdstuk staan de faculteiten en het College van Bestuur centraal. De accenten in de dienstverlening voor 2014 worden beschreven. Daarnaast wordt een beschrijving gegeven van de activiteiten of projecten die in 2014 specifieke aandacht zullen krijgen of waar een aanzienlijke vernieuwing is voorzien. 3.1 Ondersteuning Onderwijs en Onderzoek Onderwijs Minoren In 2014 worden de minoren inhoudelijk geëvalueerd zoals omschreven staat in het Proceshandboek Kwaliteitszorg minoronderwijs. Voorts wordt verder gewerkt aan de versterking van het minorensysteem, waarbij (opnieuw) aandacht wordt besteed aan de omvang van de minoren en de mogelijkheid om instituutsoverstijgende minoren te organiseren. Tevens wordt de aanmeld- en inschrijfprocedure voor studenten in 2014 voor het eerst in z n geheel via Osiris ondersteund. Internationalisering In 2014 gaat een kernteam internationalisering aan de slag om uitvoering te geven aan het beleidsplan internationalisering, de strategische doelen en nieuwe Europese financieringsmogelijkheden. SSC OOS zal nauw betrokken zijn bij deze werkgroep en vooral inzetten op faciliteiten, beleid, subsidieprogramma's. Evasys Vanuit BV2013 is een project gestart met als doel om het evalueren van onderwijs te gaan ondersteunen vanuit een systeem; Evasys. Het implementeren van een nieuwe applicatie als Evasys, met automatische koppelingen in de volop in beweging zijnde omgeving van de EUR, is een ingewikkelde zaak. Het is sterk afhankelijk van de visie en ambities die geformuleerd worden, hoe groot de impact zal zijn. Evasys is nu in beheer bij verschillende faculteiten. In 2104 wordt het beheer bij SSC OO&S (ABO) ondergebracht. Er wordt een systeem van key-users voor Evasys per faculteit ingericht. SSC OO&S neemt hiervoor het initiatief. Daarnaast wordt een projectvoorstel opgesteld voor verdere, EUR brede, implementatie. Facultaire ondersteuning De afdeling O.OOS levert op verzoek van faculteiten concrete beleidsondersteuning. Met deze vorm van ondersteuning is in 2013 uitgebreid ervaring opgedaan bij verschillende faculteiten (ibmg, FW, ESHCC). Doordat deze vorm van beleidsondersteuning van beide kanten goed is bevallen, wordt hiermee ook in 2014 mee doorgegaan. Op dit moment is verdere ondersteuning voorzien bij ibmg, FW en ESHCC. Onderzoek Europese subsidies (Zevende Kaderprogramma/Horizon2020 en het Levenlang Leren Programma/Erasmus for All) In 2014 worden de volgende bijeenkomsten georganiseerd: Horizon2020 1x Nader vast te stellen Erasmus + 1x Nader vast te stellen Los advies Op verzoek 10
Vernieuwingsimpuls presentatietrainingen Proefinterviews Vernieuwingsimpuls en ERC ERC starting grant presentatietrainingen ERC Consolidator grant presentatietrainingen ERC advanced grant presentatietrainingen 3 sessies voor alle indienende onderzoekers (individueel of in groepsverband) Per onderzoeker 1x per subsidiesoort 3 sessies voor alle indienende onderzoekers (in groepsverband) 3 sessies voor alle indienende onderzoekers (in groepsverband) 3 sessies voor alle indienende onderzoekers (individueel) Februari (Vidi) Mei (Veni) November (Vici) Afhankelijk van geplande data Afhankelijk van geplande data Afhankelijk van geplande data Afhankelijk van geplande data In 2104 wordt het subsidieportaal verder opgezet en uitgebreid met de informatie ten aanzien van het Horizon2020 programma (de opvolger van het Zevende Kaderprogramma) en het Erasmus + programma (de opvolger van het Levenlang Leren programma). Deze nieuwe programma s gaan in 2014 van start. Vanaf het voorjaar van 2014 wordt concreet medewerking verleend aan de opbouw van het nieuwe Research Support Office (RSO)(BV2013). 3.2 Kwaliteitszorg Onderwijs en Onderzoek Op het terrein van de kwaliteitszorg onderwijs en onderzoek zal de afdeling Ondersteuning 2014 ook gebruiken om de eigen processen kritische te beoordelen op effectiviteit en efficiency. In het kader van de kwaliteitszorg Onderzoek wordt onder meer gekeken in hoeverre dit onder te brengen is in het RSO. Op het gebied van Onderwijs wordt 2014 voornamelijk gebruikt om de resultaten van de voorbereiding en uitvoering van de instellingstoets kwaliteitszorg te borgen in de processen. Jaarrapportages In 2013 is ervaring opgedaan met de jaarrapportages kwaliteitszorg. Deze ervaring was voor de faculteiten en het College van Bestuur positief. In 2014 wordt de jaarrapportage Onderwijskwaliteit op details aangepast en wordt uitvoering gegeven aan een structurele inzet van dit instrument in het systeem van kwaliteitszorg. Landelijke onderwijsevaluaties In 2014 wordt verder gewerkt aan intensieve ondersteuning van de landelijke onderwijsevaluatiesystemen NSE en ISB door O.OOS. In 2013 heeft de betrokkenheid van O.OOS er onder meer toe geleid dat het responspercentage van de NSE evaluatie sterk is gestegen. Het is de bedoeling voor 2014 om dit percentage verder te laten stijgen, zodat er nog meer valide gegevens aan ontleend kunnen worden in het kader van het systeem van kwaliteitszorg. Een vergelijkbare inzet wordt gepleegd voor de ISB monitor. Beoordelingen onderwijs en onderzoek In 2014 wordt opnieuw ondersteuning geboden aan de externe onderwijsvisitaties t.b.v. accreditatie. Ook wordt ondersteuning geboden aan de tussentijdse opleidingsevaluaties van verschillende opleidingen. In sommige gevallen leidt dit ertoe dat ook directe ondersteuning wordt geboden bij de uitvoering van de tussentijdse opleidingsevaluatie. Op verzoek van de faculteit wordt in dergelijke gevallen ondersteuning geboden in de rol van secretaris. Bijlage 1 geeft een overzicht van de beoordelingen onderwijs en onderzoek die voor 2014 op de agenda staan. 11
4. SSC OO&S 4.1 Ontwikkelingen In 2013 is voor de tweede keer een Klanttevredenheidsonderzoek uitgevoerd. De resultaten van het intern dienstverleningsonderzoek zijn op 25 april 2013 aan de medewerkers van SSC OO&S gepresenteerd. Deze presentatie is afgesloten met een interactief deel waarin iedereen drie punten benoemd heeft waar men trots op is en drie punten waar verbeteringen nodig is. Uit alle genoemde punten zijn onderstaande thema s gedestilleerd: Benutten Klantbetrokkenheid Deskundigheid medewerkers Trots op werken bij SSC OO&S Aanpakken Communicatie over dienstverlening Open staan voor ideeën Proactief meedenken Deze thema s zijn in het Actieplan uitgewerkt in activiteiten die in 2104 en 2015 uitgevoerd worden teneinde de dienstverlening van SSC OO&S verder te verbeteren. 4.1.1 Afdeling studentenvoorzieningen Studentbegeleiding gaat in 2014 verder met de implementatie van een testtraject teneinde de student gedurende de totale Student Life Cycle te ondersteunen ten behoeve van studieoptimalisatie passend binnen de EUR Strategie 2018 (kwaliteit en studiesucces). Hiertoe wordt ook afstemming gezocht met faculteiten. Hierbij wordt voorrang gegeven aan het instrumentarium passend en nodig bij Kwaliteit in Verscheidenheid op het gebied van studiekeuze. Daarnaast is Studentbegeleiding in pilotvorm gestart met een nieuwe vorm van effectmeting (met het oog op optimale dienstverlening en klanttevredenheid) teneinde de geleverde begeleiding inzichtelijk te maken, te evalueren en te verbeteren met het oog op de effectiviteit. In 2014 zal Studentbegeleiding zich in toenemende mate gaan richten op deskundigheidsbevordering van en consultatie voor studentbegeleiders en docenten. Het doel hierbij is het zo inclusief en optimaal mogelijk begeleiden van een groot deel van de studentenpopulatie van de EUR. Studentbegeleiding start in 2014 met een pilot voor een online digitaal afsprakensysteem. Voor het International Office EUR geldt een verdere implementatie van Osiris en vindt de feitelijke effectuering van de reorganisatie van ISS plaats. Voor de sectie zal een nieuwe coördinator worden aangetrokken. Gewerkt zal worden aan het vergroten van de herkenbaarheid van het nieuwe International Office Erasmus University Rotterdam onder de studenten en faculteiten. Het TTC voert in 2014 marktonderzoek uit bij bedrijven in de regio Rotterdam met het oog op uitbreiding van activiteiten voor externe partijen. 4.1.2 Afdeling Studentenadministratie De implementatie van het nieuwe studenteninformatiesysteem Osiris heeft ertoe geleid dat het functioneel beheer van het portfolio aan onderwijssystemen een nieuwe fase ingaat. Deze fase van verdere professionalisering van het functioneel beheer betekent dat er in 2014 toe gewerkt wordt naar het inrichten van een vierde afdeling bij SSC OO&S waar het functioneel beheer is ondergebracht, de afdeling Advies en Beheer Onderwijssystemen (ABO). Deze wijziging houdt in dat de Studentenadministratie vanaf nu bestaat uit het centraal bureau inschrijvingen (cbi), de examenadministratie, de tentamenorganisatie, onderwijs ondersteuning ISS en het ESSC. In 2014 zal de studentenadministratie haar weg gaan vinden met het team onderwijs ondersteuning ISS als nieuwe tak binnen de afdeling. Met de komst van het team ISS zal in 2014 de overgang van werken in uitsluitend Den Haag naar werken in zowel Den Haag als Rotterdam 12
plaatsvinden. Daarnaast moeten de nieuwe taken die bij de afdeling zijn bijgevoegd bij iedereen bekend raken. Het ligt in de lijn der verwachting dat in 2014 de basis- en aanvullende dienstverlening en eventueel maatwerk opnieuw in kaart zal moeten worden gebracht. De aanpassingen op processen die zullen voortkomen uit Cyclus2 van het SIS project zullen daartoe de aanleiding zijn. Daarnaast zal de studentenadministratie duidelijker dan nu het geval is, hierover communiceren met faculteiten. Hierdoor ontstaat meer helderheid over wat de studentenadministratie precies doet. Verzoeken voor nieuwe dienstverlening, al dan niet voortgekomen uit Cyclus2, kunnen nadat de basisdienstverlening in kaart is gebracht concreet worden omgezet in kostprijzen. Hiermee zal worden ingeschat welke reële kosten aan een nieuwe taak zijn verbonden. 4.1.3 ABO, een nieuwe afdeling binnen SSC OO&S In 2014 brengt SSC OO&S het beheer van alle onderwijssystemen onder bij een nieuwe afdeling. De werkzaamheden van die afdeling zullen meer doelstellingen kennen dan alleen support en beheer. Omdat de afdeling feitelijk het gehele spectrum beslaat van informatievoorziening binnen onderwijsprocessen wordt de naam van de afdeling: Advies & Beheer Onderwijssystemen (ABO). De ambitie van de EUR vraagt om een betere positionering van functioneel beheer. Hierbij heeft de EUR een bredere visie op functioneel beheer nodig. Functioneel beheer werd de afgelopen jaren vooral gekenmerkt door het oplossen van incidenten en het zoeken naar vaak te specifieke en tijdelijke oplossingen. SSC OO&S wil die fase achter zich laten. Het streven moet zijn dat goede en duurzame oplossingen de voorkeur genieten. Het gaat om het optimaliseren van de onderwijssystemen en het gebruik van die onderwijssystemen. Dit streven dient voor te gaan op snelle en tijdelijke kunstgrepen om incidenten weg te werken. De eenzijdige kijk op incident gedreven functioneel beheer, wordt vervangen door een bredere visie die de Schijf van Vijf wordt genoemd. De Schijf van Vijf bestaat uit vijf expertisegebieden waarvan de kwaliteit omhoog moet. Elke expertisegebied dient een kwaliteitscyclus te bevatten (PDCA). Hier dient de input ook geleverd te worden tussen de expertisegebieden, bijvoorbeeld op basis van de analyse van gebruikersvragen dienen opleidingsvragen vastgesteld te worden; en op basis van adviesaanvragen dienen projecten uitgevoerd te worden. 13
Met BV2013 investeert de EUR in mensen en middelen om de onderwijssystemen te verbeteren. Een belangrijke impuls omdat het gebruik van de onderwijssystemen de afgelopen jaren enorm is toegenomen. Het goed functioneren van de onderwijssystemen is van groot belang voor het toekomstige succes van de EUR. Daarom investeert de EUR in de verdere vernieuwing en verbetering van de onderwijssystemen. Die investering dient geborgd te worden door een professionele beheerketen. Functioneel beheer heeft hierbij een spilfunctie met kwalitatief goed en kwantitatief voldoende personeel. Bij het zetten van de stappen die nodig zijn om tot een volwassen niveau van topondersteuning te komen wordt een ontwikkelmodel gehanteerd. Als de EUR de ambities wil waarmaken dan dient dat met voldoende gekwalificeerd personeel te gebeuren. De kwalitatieve impuls zal plaatsvinden met behulp van een assessmentprofiel. In het assessmentprofiel worden de Schijf van Vijf, de benodigde kennis en competentieniveaus opgenomen. Hiermee wordt de professionalisering resultaatgericht ter hand genomen. Naast de professionaliseringsslag zal er een nauwkeuriger beeld van de benodigde formatie komen. 4.1.4 Afdeling Ondersteuning OO&S In 2013 is het functioneel beheer van het onderzoekinformatiesysteem Metis, als proef, ondergebracht bij de UB. Na enige tijd werd duidelijk dat de aansluiting van de functioneel beheerder bij de activiteiten van de UB veel beter was dan op de afdeling ondersteuning OO&S. In goed overleg met de medewerker en de UB is de overplaatsing per 1 januari 2104 gerealiseerd. In het kader van de start van het Research Support Office (RSO) hebben in 2013 gesprekken plaatsgevonden over het onderbrengen van de activiteiten op het terrein van de onderzoekondersteuning naar het RSO. Dit gebeurt naar verwachting per 1 april 2014, in eerste instantie op tijdelijke basis. Op 1 januari 2014 is de afdeling versterkt met een collega van het ISS. Zij is verantwoordelijk voor de activiteiten op het gebied van kwaliteitszorg, inclusief de onderwijsevaluatie van het ISS, daarnaast voert zij het functioneel beheer van de digitale leeromgeving Moodle van ISS uit. In 2104 wordt bezien of het functioneel beheer kan worden ondergebracht in de afdeling ABO. Het onderzoek naar de plaats, positie en invulling van de centrale beleidsondersteuning wordt begin 2014 afgerond. Afhankelijk van de uitkomst worden de vacatures van afdelingshoofd en senior beleidsmedewerker ingevuld. Hangende deze besluitvorming worden er twee tijdelijke beleidsmedewerkers aangetrokken. 14
4.2 Informatiemanagement Het taakgebied van het informatiemanagement SSC OO&S beslaat de gehele Informatievoorziening binnen de SSC OO&S bedrijfsvoering. Informatiemanagement biedt ondersteuning aan het verandermanagement van het SSC OO&S. Met de komst van de afdeling ABO, het inrichten van account- en demandmanagement is het vanzelfsprekend dat in 2014 nader wordt bepaald welke rol informatiemanagement heeft of moet krijgen. De inspanning in 2014 zal met name gericht zijn op de implementatie van de BV 2013 deliverables: SiS, @weurk en SAP@eur. Verder participeert Informatiemanagement in de EUR projecten, zoals Digitaal toetsen. 4.3 ISS In juni 2103 heeft de universiteitsraad een positief advies onder voorwaarden uitgebracht m.b.t. de reorganisatie van ISS. Een van deze voorwaarden had betrekking op de implementatie datum van de O&O-ondersteuning. Deze ondersteuning wordt ondergebracht bij SSC OO&S. Een stuurgroep bestaande uit collega s van ISS en van SSC OO&S heeft zich ingespannen om duidelijk te maken op welke wijze de dienstverlening aan docenten en studenten van het ISS gewaarborgd zou worden. Inmiddels heeft de URaad een positief advies uitgebracht over de aanpak en de opgestelde documenten. Met dit positieve advies is de weg vrij om de implementatie van de reorganisatie vanaf 1 januari 2014 te laten plaatsvinden. De ISS collega s gaan bij SSC OO&S deel uitmaken van verschillende teams. In overleg met hun nieuwe leidinggevende worden afspraken gemaakt over takenpakket e.d. het is de verwachting dat in maart 2014 de nieuwe situatie volledig operationeel is. 4.4 Medewerkers tevredenheidsonderzoek In 2014 wordt voor de tweede keer een medewerkers tevredenheidsonderzoek uitgevoerd. In 2011 is dit onderzoek voor de eerste maal uitgevoerd. Op basis van die resultaten heeft SSC OO&S een Plan van Aanpak opgesteld. De belangrijkste thema s waar acties op zijn benoemd en uitgevoerd zijn: interne communicatie, loopbaanvorming en opleiding, aanspreken op gedrag, resultaatgerichte stijl van leidinggeven, meer klant/studentgericht worden. Of de voorgenomen acties leiden tot een beter resultaat wordt in 2104 zichtbaar. 4.5 Accountmanagement Om een optimale afstemming met onze klanten te realiseren was het al in 2013 de bedoeling om accountmanagement goed in te richten. Binnen SSC OO&S is de discussie over de wijze waarop het accountmanagement kan worden ingevuld nog niet helemaal afgerond. Dit gaat begin 2014 gebeuren. Kort daarna gaat of gaan de accountmanagers met de nieuwe PDC van SSC OO&S naar de faculteiten om te bespreken of het benoemde dienstverleningspakket aansluit bij de wensen en behoeften. 15
5. Planning JAARAGENDA SSC OO&S 2014 Thema Acties/Resultaat Planning Verantwoordelijk Q1 Q2 Q3 Q4 1. Wet- en regelgeving - Uitvoering SKA - implementatie afspraken uit werkgroep; realiseren vragenlijst vanuit Studielink E SA en O.OO&S - Uitvoering wet Momi - uitvoering gemaakte afspraken SV - Wet versterking kwaliteitswaarborgen 2. Studenten informatie systeem - beschreven maatregelen vertalen in EUR aanpak O.OO&S en SV SV - Toelaten+ - Optimaal geautomatiseerd zijn van de admissions werkprocessen - Aansluiten op Bron HO - Procesoptimalis atie Studievolg - Inschrijven minoren via Osiris 3. Studentenvoorzieningen - Informatie naar studenten verbeteren - Vraagafhandeling optimaliseren - Real-time en geautomatiseerd uitwisselen van bekostigingsgegevens met DUO - Samen met faculteiten realiseren van optimale processen op het terrein van studievolg - Osiris inrichten voor dit inschrijfproces/studenten werken met een systeem - Deelname SA aan informatiemarkt Eurekaweek - Onderzoeken waar knelpunten zitten en verbeteringen aanbrengen ABO SA O.OO&S SA SA - Ontwikkelen studenten app - App met gewenste informatie O.OOS - Webcare voor ESSC - Moderne en up tot date communicatie met studenten O.OOS / SA 16
- Trainingen studievaardigheden - Loopbaantrainingen - Specifiek aanbod voor studenten met een functiebeperking - Nieuwe trainingen op gebied van netwerken en social media SV SV - Digitaal afsprakensysteem 4. Ondersteuning faculteiten - Diplomawaardering - Pilot uitvoeren SV - Organiseren workshop voor faculteiten SV - Professionaliseren webredactie - Fraudebeperking - Organiseren landelijke conferentie - Samen met faculteiten vaststellen welke maatregelen getroffen kunnen worden O.OOS SA - Onderwijsevaluatie - Uitrol Evasys ABO - Onderzoeksubsidies 5. Ondersteuning CvB - Internationaliseringsbeleid - Kwaliteitszorg onderwijs en onderzoek 6. Ontwikkeling SSC OO&S - Organiseren van informatiebijeenkomsten over H2020 en LLL - Bijdragen leveren aan uitwerking en implementatie internationaliseringsbeleid - Ondersteunen van tijdige en juiste uitvoering O.OO&S O.OO&S O.OO&S MT - KTO - Uitvoering geven aan het actieplan KTO - Positie TTC versterken - Uitvoeren marktonderzoek SV - Professionaliseren beheerketen onderwijssystemen - Vormgeven aan nieuwe afdeling ABO Directeur - Professionali- - Overhevelen van het Directeur 17
seren onderzoekondersteuning - Ondersteuning ISS - Samenwerking met faculteiten versterken - Professionaliseren supportorganisatie functioneel beheer metis naar UB - Overhevelen onderzoekscapaciteit naar RSO - Overheveling medewerkers realiseren met helder takenpakket - Inrichten accountmanagement - Actief participeren in SSC 3.0 Directeur MT MT 18
6. Begroting 2014 Totaal SSC Onderwijs Onderzoek en Studentzaken 1 begroting begroting begroting begroting Verschil Omschrijving 2016 2015 2014 2013 2014/2013 Totaal personeelslasten 5.360.000 5.361.000 5.090.427 4.408.832 681.595 Beloningen voor arbeid 5.168.000 5.159.000 4.757.567 4.124.032 633.535 - Salarissen 5.168.000 5.159.000 4.728.127 4.124.032 604.535 - Eindejaarstoelagen 0 0 0 0 0 - Vakantietoelagen 0 0 0 0 0 - overige arbeidstoelagen 0 0 29.440 0 29.440 Sociale lasten 0 0 0 0 0 overige personele lasten 0 0 141.360 134.300 7.060 Uitzendkrachten en Declaranten 192.000 192.000 191.500 150.500 41.000 Uitkeringen AAW 0 0 0 0 0 Totaal matriële lasten 3.599.000 3.608.000 3.721.255 3.895.552-174.297 Huisvestingslasten 33.000 33.000 33.296 33.296 0 Apparatuur & Inventaris 226.000 226.000 225.750 224.750 1000 - Aanschaf Meubilair / Stoffering 0 0 5.000 5.000 0 - Aanschaf apparatuur < 12 KE 226.000 226.000 500 500 0 - Afschrijving apparatuur > 12 KE 0 0 3.000 3.000 0 - Huur App. / Softw. /Inventaris 0 0 42.750 42.750 0 - Ov. apparatuur en inventaris 0 0 174.500 173.500 1.000 Overige Goederen en Diensten 1.560.000 1.569.000 1.564.798 1.895.650-330.852 - Ge- en verbruiksgoederen 122.000 122.000 121.794 129.894-8.100 - Ingehuurde/uitbestede dienstverlening 744.000 753.000 736.195 790.236-54.041 - Beheers- en bestuurskosten 694.000 694.000 706.809 975.520-268.711 Inkomensoverdrachten 781.000 781.000 781.300 796.300-15.000 Intracompany verrekeningen 914.000 914.000 912.480 814.480 98.000 Interfacultaire verrekeningen 50.000 50.000 50.227 38.227 12.000 Intrafacultaire verrekeningen 35.000 35.000 22.873 37.849-14.976 Verrekening binnen Organisatie Onderdeel 130.531 55.000 75.531 Totaal lasten 8.959.000 8.959.000 8.811.682 8.304.384 507.298 Opbrengst werk voor derden -1.013.000-1.013.000-1.012.660-1.009.005-3.655 Mutatie onderhanden werk 0 0 0 0 0 Contractonderwijs 0 0 0 0 0 Overige opbrengsten -942.000-942.000-940.721-837.018-103.703 intra Company verrekeningen 0 0-14.250-16.000 1.750 Inter Facultaire verrekeningen -1.749.000-1.749.000-1.734.112-1.182.900-551.212 Intra Facultaire verrekeningen -14.000-14.000-26.000 0-26.000 19