Wij wensen u veel personeel! Voorwoord Studenten aan de Academie voor Algemeen en Financieel Management (AAFM) hebben onder begeleiding van accountantskantoor Ernst & Young LLP en in opdracht van payrollorganisatie Please Payroll onderzoek gedaan naar de uitvoerings- en beheerskosten van het in dienst hebben van personeel. Door middel van landelijk uitgevoerde enquêtes is getracht om aan te tonen dat er een causaal verband bestaat tussen de hoogte van uitvoerings- en beheerskosten per medewerker samenhangend met het in dienst hebben van personeel én het aantal medewerkers dat een organisatie in dienst heeft. Om de inhoud van de enquêtes goed te kunnen afstemmen op het uiteindelijke doel, zijn de vragen van te voren getest in diverse face-to-face gesprekken.
Inleiding Wat kosten mijn medewerkers EXTRA? Met welke kosten en werkzaamheden krijg ik te maken als ik personeel in dienst neem? Deze vraag stelt iedere ondernemer zich die voornemens is om medewerkers in dienst te nemen; het blijkt echter lastig te zijn om daar op voorhand een 100% sluitend antwoord op te geven. Bij personeelskosten denkt men veelal direct aan de salariskosten en de sociale premies c.q. werkgeverslasten die hier direct mee samenhangen. De bijkomende kosten die werkgevers moeten maken voor extra voorzieningen en/of werkzaamheden om binnen de wettelijke kaders te blijven of om aanwezige risico s af te dekken, vallen vaak buiten deze definitiesfeer. Deze zijn echter wel evident genoeg om daar in financieel en operationeel opzicht rekening mee te houden. Deze bijkomende kosten zijn in dit kader omschreven als uitvoerings- en beheerskosten. Met de uitvoerings- en beheerskosten worden de additionele kosten bedoeld die werkgevers dienen te maken naast de loonkosten (o.a. brutosalaris, vakantiegeld en vakantiedagen) en de bijbehorende werkgeverslasten. Bij deze additionele kosten kan men denken aan de te investeren tijd, de (software)systemen, extra diensten voor het al dan niet afdekken van risico s en de kosten van het inwinnen van of het up-to-date houden van kennis. In dit rapport komen de volgende onderwerpen aan de orde: - Wat kosten mijn medewerkers extra? - Samenvatting en conclusies - Resultaten van het onderzoek namens Ernst & Young aan opdrachtgever Please Payroll (brief) Om een en ander goed te kunnen kwalificeren en kwantificeren zijn de uitvoerings- en beheerskosten in een drietal hoofdcategorieën onderverdeeld: 1 De tijdsbesteding van de ondernemer en zijn eigen (interne) personeel om te communiceren met externe partijen. Denk hierbij aan de tijd die nodig is voor het onderhouden van contacten met o.a. de Belastingdienst, pensioenfondsen, UWV, vakbonden, werkgeversverenigingen, de verzuimverzekering en de arbodienst. 2 De tijdsbesteding van de ondernemer en zijn eigen (interne) personeel voor het onderhouden van interne activiteiten, processen en kennis. Denk hierbij aan het vergaren van kennis (juridisch en CAO-technisch) om te voldoen aan de wet- en regelgeving, het verzorgen van de personeels- en salarisadministratie (mits deze in eigen beheer wordt verzorgd), de interne verzuimbegeleiding, de aanschaf, installatie en het onderhoud van ondersteunende software. 3 Overige kosten die bestaan uit vergoedingen die betaald worden aan leveranciers c.q. dienstverleners. Denk hierbij aan de abonnementen voor de arbodienst en verzuimzorg, de kosten voor het extern uitbesteden van de personeels- en salarisadministratie, de kosten van een ziekteverzuimverzekering, de kosten voor de ondersteunende software en het inwinnen van extern P&O-advies.
Samenvatting & conclusies Bij pers Om een beeld te krijgen van het geheel, is in het onderstaande schematische overzicht getracht om de salariskosten en de bijkomende uitvoerings- en beheerskosten weer te geven. Samen vormen deze de totale personeelskosten. Het onderzoek is uitgevoerd binnen Nederlandse MKB-bedrijven in de primaire, secundaire en tertiaire sector. Ruim 7000 bedrijven uit deze sectoren die verdeeld waren over heel Nederland zijn benaderd voor het onderzoek. Het aantal respondenten dat binnen het tijdsbestek beschikbaar en bruikbaar was, bedraagt 135. Hiervan waren 84 respondenten afkomstig uit het kleinbedrijf en 51 uit het middenbedrijf, waarbij de grens tussen midden- en kleinbedrijf volgens de CBS classificatie 10 medewerkers betreft. De bovengrens van het middenbedrijf is door het CBS vastgesteld op 100 medewerkers. Een groot deel van het onderzoek bestond uit het inventariseren welke personen in welke functies hoeveel tijd bezig waren met de uitvoering van de diverse taken vallend onder de uitvoerings- en beheerskosten. Op basis van deze zaken (kostprijs x tijdsbesteding) kon men de taken kwantificeren in euro s. Bij de inventarisatie zijn de kosten van de volgende personen c.q. functies meegenomen: medewerkers P&O, controllers, secretaresses, officemanagers, administratief medewerkers, bedrijfsjuristen, boekhouders en accountants. Om de salariskosten te bepalen, zijn diverse salarisvergelijkingssites benaderd en zijn de brutosalarissen vermenigvuldigd met de werkgeverslasten (30%) alsmede ook met een opslag voor het ziekteverzuim (5,17%). Naast het kwantificeren van de kosten van de medewerkers en externe partijen, is ook aan de betreffende ondernemer gevraagd hoe deze zijn/haar eigen tijd waardeerde. Op basis van de ondernemers die hebben deelgenomen aan het onderzoek, kwam men overigens uit op een gemiddeld uurtarief van 68,00 per uur. Voor de bepaling van de kosten van de externe dienstverleners, is per respondent gevraagd wat de periodieke kosten waren voor het uitvoeren van de specifieke taak of dienst. Door deze kwantificeringsslag krijgt men inzicht in de kosten van: 1 De tijdsbesteding van de ondernemer en zijn eigen (interne) personeel om te communiceren met externe partijen; 2 De tijdsbesteding van de ondernemer en zijn eigen (interne) personeel voor het onderhouden van interne activiteiten, processen en kennis; 3 De overige leveranciers c.q. dienstverleners.
Dit bij elkaar opgeteld maakt dat men inzicht krijgt in de integrale omvang van de uitvoeringsen beheerskosten. Op basis daarvan komt onderstaande grafiek tot stand waarbij de uitvoerings- en beheerskosten per medewerker uitgedrukt in euro s per maand zijn afgezet tegen het aantal medewerkers dat een onderneming in dienst heeft. Dit voorgaande maakt dat payrolling sec in financieel opzicht eerder een gunstiger alternatief is voor kleinere ondernemingen dan voor grotere ondernemingen. Waar in financieel opzicht specifiek de grens ligt wanneer het gunstig c.q. ongunstig is om te payrollen is lastig aan te duiden, daar dit door de afwijkende wachtgeldpremies en bedrijfstakeigen regelingen erg sectorafhankelijk is. Een vervolgonderzoek zou hierin meer duidelijkheid kunnen scheppen. Zoals men ziet, heeft de grafiek een sterk degressief verloop en kan er gesteld worden dat er terdege een causaal verband bestaat tussen de hoogte van de uitvoerings- en beheerskosten per medewerker en de omvang van de onderneming uitgedrukt in het aantal werkzame medewerkers. Dit bevestigt de door de onderzoekers gestelde hypothese.
Please Holding B.V. Croylaan 14 Postbus 11 5700 AA AARLE-RIXTEL Eindhoven, 18 juni 2009 Betreft: totale uitvoerings- en beheerskosten per medewerker Geachte lezer, Het onderzoek is uitgevoerd door Maaike Nooren en Marola van Herk, studenten aan de Academie voor Algemeen en Financieel Management (AAFM) in kader van hun afstuderen. Onder begeleiding van Ernst & Young Accountants LLP en in samenwerking met Please Payroll hebben zij door middel van landelijk uitgevoerde enquêtes (onder de primaire, secundaire en tertiaire sector binnen het MKB) aangetoond dat er een causaal verband bestaat tussen de hoogte van de uitvoerings- en beheerskosten per medewerker samenhangend met het in dienst hebben van personeel én het aantal medewerkers dat een organisatie in dienst heeft. Voorafgaande aan het enquêteren zijn de vragen van de enquête getest in diverse faceto-face gesprekken, om de inhoud van de enquête goed af te kunnen stemmen op het uiteindelijke doel. Dit leidt tot een betrouwbaar resultaat. Conclusie van het onderzoek is dat er een causaal verband bestaat tussen de hoogte van de uitvoerings- en beheerskosten inzake personeel per medewerker en het aantal medewerkers welke een onderneming in dienst heeft. De belangrijkste aanbevelingen richten zich op verder uitbreiden van het onderzoek om op deze wijze nog meer inzicht te krijgen in het verloop van de kosten op activiteitniveau en bij hoeveel werknemers de grens ligt. Wij bedanken Maaike Nooren en Marola van Herk voor hun inzet en Please Payroll voor de prettige samenwerking. Wij merken op dat er geen controle- of beoordelingswerkzaamheden in kader van het onderzoek door ons zijn verricht. Met vriendelijke groet, Ernst & Young Accountants LLP drs. C.E. Hilckmann-Winkel RA drs. S.G.C. Seijkens RA
Dit onderzoek kwam tot stand door: In opdracht van: Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership gevestigd in Engeland en Wales met registratienummer OC335594. In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen. Deze algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam en zijn in te zien op www.ey.nl.