Griffie Rekeningcommissie Datum commissievergadering : - DIS-stuknummer : 2355849 Behandelend ambtenaar : N. Sluiter Directie/bureau : Middelen/CC&A Nummer commissiestuk : RC-0219 Datum : 9 november 2010 Bijlagen : - Onderwerp: Rol en positie Concerncontrol ten opzichte van Provinciale Staten. Voorstel van GS aan PS: X Ter kennisneming X uitvoerende rol Europa paragraaf Nee Opmerkingen van het Presidium/Griffie: Griffier van Provinciale Staten, namens deze, ing. J.W.H.M. Dankers
Notitie ten behoeve van: Rekeningcommissie inzake rol en positie concerncontrol ten opzichte van Provinciale Staten Bij bespreking van de notitie inzake inrichting centrale audit- en controlfunctie is gevraagd in hoeverre de concerncontrol functie een (directe) rol speelt bij de uitoefening van de taken van PS. In deze notitie informeren wij uw commissie over rol en positie van de Concerncontroller in de ambtelijke organisatie, ten opzichte van college van Gedeputeerde Staten én de relatie met uw Staten en statencommissies. Het College van Gedeputeerde Staten (GS) vormt het dagelijks bestuur van de provincie. In die hoedanigheid zorgt zij voor voorbereiden en vervolgens uitvoeren van besluiten van Provinciale Saten. Daarbij voeren GS haar medebewinds- en toezichthoudende taken uit. Als dagelijks bestuur zorgen GS tenslotte voor het ordentelijk verlopen van al deze taken door deze te coördineren, te plannen en beheersmatig te laten verlopen. De secretaris van GS is tevens algemeen directeur van de provinciale organisatie en voorzitter van de Directieraad. Binnen de ambtelijke organisatie zijn Directeuren en overig management integraal verantwoordelijk voor de prestaties die ze leveren en de middelen die ze daarvoor inzetten. Besturing (richting geven), inrichting en beheersing (op koers houden) van de processen die deze prestaties genereren, vormen de belangrijkste taak van het management op het gebied van bedrijfsvoering: invloed kunnen en willen uitoefenen op een gestructureerde en planmatige wijze door middel van adequate (financial) control. Als vastgelegd (RC-0194) zorgt Concerncontrol en auditing (daarmee ook de Concerncontroller) voor: - stelt de kaders voor de AO/IC waarbinnen lijnmanagement hun AO/IC inrichten; - beoordeelt en monitort of deze kaders adequaat en volledig vertaald en nageleefd worden in de AO/IC binnen de lijnorganisatie en rapporteert tussentijds (bij de twee managementrapportages) en achteraf (bij de jaarrekening) hierover aan de algemeen directeur, portefeuillehouder Middelen en aan GS als totaal; - Formuleert niet vrijblijvende aanbevelingen en monitort en rapporteert over de navolging daarvan. - Is verantwoordelijk voor het monitoren van nieuwe ontwikkelingen die (kunnen) leiden tot bijstelling van kaders en neemt initiatief tot nieuwe of bijgestelde kaders; - Fungeert als AO/IC expertise centrum binnen het huis. Met het op dergelijke wijze positioneren wordt centrale kaderstelling en uniformering versterkt. Concerncontrol en auditing is verder bijeen gebracht om de effectiviteit daarvan te vergroten. De Concerncontroller neemt aldus een onafhankelijke positie in binnen de provinciale organisatie met eigen verantwoording en rapportagelijnen richting zowel Algemeen Directeur als Portefeuillehouder Bestuur en Middelen en Gedeputeerde Staten. Gedeputeerde Staten kan besluiten tot doorgeleiding van controlrapportages naar Provinciale Staten; nadrukkelijk wordt opgemerkt dat er dus geen directe verantwoordingslijn is tussen Concerncontrol en Provinciale Staten en/of haar commissies. Provinciale Staten kennen verder haar eigen instrumenten voor invulling van de controlerende taak. Deze zijn in samenhang en met korte uiteenzetting opgenomen in de bijlage. 2/5
Beoogd effect: Verschaffen van meer duidelijkheid over rol en positie Concerncontrol ten opzichte van Provinciale Staten s-hertogenbosch, 9 november 2010, Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant 3/5
Bijlage 1 Controlerende functie van de provincie Rekenkamer Provinciale Staten (*) Accountant Commissaris v/d Koningin Griffie Gedeputeerde Staten Secretaris/ Algemeen Directeur Concerncontrol & Auditing Directies Financiën, Planning & Control (*) Enkele specifieke taken zijn belegd bij Commissie Bestuur & Middelen, Rekeningcommissie en Commissie Beleidsevaluatie In dit schema zijn voornoemde commissies niet afzonderlijk weergegeven Provinciale Staten (PS) PS zijn verantwoordelijk voor de controle op doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het provinciebestuur (vastgelegd in Provinciewet en Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten). In taken betekent dit het volgende: PS stellen bij verordening 1 regels op over periodiek onderzoek naar doeltreffendheid en doelmatigheid; PS stellen bij verordening 2 regels vast die waarborgen dat de rechtmatigheid van het financieel beheer en de richting van de financiële organisatie worden getoetst. PS zijn daarbij verantwoordelijk voor het vaststellen van het normenkader en het toetsingskader voor de rechtmatigheidscontrole door de accountant. PS hebben specifieke taken ten aanzien van de inrichting van de controle op het provinciaal handelen, zoals een verantwoordelijkheid voor het aanstellen van een Accountant voor de provincie en voor het instellen van een Rekenkamer of Rekenkamerfunctie. Verder worden in het reglement van orde voor vergaderingen 3 en andere werkzaamheden van PS vastgesteld hoe controle-instrumenten worden ingezet. 1 Doelmatigheids- en doeltreffendheidsverordening provincie Noord-Brabant 2 Controleverordening provincie Noord-Brabant; zie verder ook Financiële beleids- en beheersverordening provincie Noord-Brabant 3 Reglement van Orde Provinciale Staten 2007 4/5
Statencommissies De provincie kent meerdere Statencommissies. De commissies bereiden de besluitvorming van PS voor en voeren overleg met gedeputeerden en de Commissaris van de Koningin (CvdK). Ook zijn de Statencommissies, ieder op hun eigen beleidsterrein, betrokken bij het toezicht op de uitvoering van het beleid zoals PS dat hebben vastgesteld. Daarnaast zijn enkele specifieke controletaken belegd bij de Rekeningcommissie, de Commissie Bestuur en Middelen en de Commissie Beleidsevaluatie. Rekeningcommissie 4 : Hoofdtaak van de rekeningcommissie is het onderzoeken van het door Gedeputeerde Staten gevoerde financiële beleid en financieel beheer. De commissie bekijkt daarvoor de verantwoordingsstukken in het kader van de jaarrekening. Daarnaast is Provinciale Staten opdrachtgever van de accountant. De rekeningcommissie voert de taken uit die hieraan verbonden zijn. Dit is onder meer het bespreken van het controleplan voor de jaarrekening, eerste aanspreekpunt voor de accountant en het volgen van het provinciale traject om te komen tot goedkeuring van de accountant op het punt van rechtmatig handelen. Commissie Bestuur en Middelen: Deze commissie houdt zich bezig met onderwerpen op het gebied van algemeen bestuur, financiën, personeel en organisatie en communicatie. Commissie voor Beleidsevaluatie 5 : De Commissie voor Beleidsevaluatie regelt onderzoeken naar de effectiviteit van het provinciaal beleid. Ook houdt ze toezicht op een deugdelijke uitvoering van deze onderzoeken en de doorgeleiding van de onderzoeken naar Provinciale Staten. Bij verordening is vastgelegd dat de commissie aan het begin van elke bestuursperiode een meerjarenprogramma opstelt dat door Provinciale Staten wordt vastgesteld. Vanuit het meerjarenprogramma stelt de commissie een planning op voor de verschillende te verrichten onderzoeken. Griffie De griffie ondersteunt PS in hun controlerende taak, onder andere door: te adviseren over het gebruik van de instrumenten die PS ter beschikking staan om hun controlerende taak in te vullen; het vervullen van een schakelfunctie met de ambtelijke organisatie, zoals het uitzetten van vragen van statenleden bij ambtenaren; het samenstellen van een lijst met GS-toezeggingen ten behoeve van commissievergaderingen. Accountant De accountant is verantwoordelijk voor de getrouwheidscontrole en de rechtmatigheidscontrole van de jaarrekening en de daarover af te geven accountantsverklaringen: In de getrouwheidscontrole wordt nagegaan of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de baten en lasten en de financiële positie van de provincie. In de rechtmatigheidscontrole wordt nagegaan of de baten en lasten en de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Deze controle richt zich met name op financiële rechtmatigheid, dat wil zeggen op handelingen en beslissingen van financiële aard. PS zijn de opdrachtgever van de accountant en stellen de kaders op voor de accountantscontrole. 4 Zie ook Verordening op de Rekeningcommissie 2006 5 Zie ook Verordening op de Commissie voor Beleidsevaluatie 5/5
Rekenkamer De Rekenkamer verricht onderzoek naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het door PS, GS en de CvdK gevoerde bestuur. PS van Limburg en Noord-Brabant hebben op 1 januari 2005 een gemeenschappelijke Rekenkamer ingesteld; de Zuidelijke Rekenkamer. Deze onderzoekt de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van beleid en uitvoering bij beide provincies en rapporteert daarover aan Provinciale Staten. De Rekenkamer evalueert, anders gezegd, het doen en laten van de 2 provincies. Aan de hand van haar bevindingen kunnen deze desgewenst hun beleid bijstellen. De Rekenkamer voor Noord-Brabant en Limburg wordt gevormd door een driehoofdig collegiaal bestuur (een voorzitter en twee leden) en heeft een bij wet geregelde onafhankelijke status. De Rekenkamer bepaalt zélf welke onderzoeken zij uitvoert en hoe het onderzoek wordt verricht. Daarbij beschikt zij over een eigen (onderzoeks)budget. Voordat zij jaarlijks het onderzoeksprogramma vaststelt, overlegt de Rekenkamer met een Programmaraad. Deze bestaat uit leden van Provinciale Staten van beide provincies. Jaarlijks stuurt de Rekenkamer ter kennisneming een verslag naar Provinciale Staten, waarin zij een overzicht geeft van de uitgevoerde werkzaamheden. De bevoegdheden van de Rekenkamer zijn afgestemd op haar onafhankelijke positie en bieden voldoende garanties om over alle relevante informatie te beschikken. Gedeputeerde Staten De leden van GS zijn samen en ieder afzonderlijk aan PS verantwoording schuldig voor het door GS gevoerde bestuur. GS hebben de plicht om uit zichzelf alle inlichtingen te verstrekken die PS voor de uitoefening van hun taak nodig hebben. Ook zijn GS verantwoordelijk voor de uitvoering van de zogenaamde 217a-onderzoeken. GS maken de resultaten openbaar van deze onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het bestuur. Daarnaast dragen GS jaarlijks zorg voor de controle op de betrouwbaarheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Zij stellen daartoe een intern controleplan vast. Tenslotte laten GS incidenteel onderzoeken uitvoeren die inzicht bieden in de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Controlfunctie De controlfunctie is het deel van de ambtelijke organisatie dat de sturings- en verantwoordingscyclus (de P&C-cyclus) coördineert. Hiertoe behoort het opstellen van de jaarlijkse en periodieke rapportages waarin de voortgang van het beleid en de bedrijfsvoering worden verantwoord. Dit deel van de controlfunctie is ondergebracht binnen Directie Middelen, Bureau Financiën, Planning & Control. Daarnaast omhelst de controlfunctie de kaderstelling, beoordeling en monitoring AO/IC en fungeren als expertisecentrum op dat terrein. Verder heeft de controlfunctie een adviserende rol en in voorkomende gevallen geeft zij niet vrijblijvende aanbevelingen. Dit is ondergebracht bij Concerncontrol & Auditing. De monitoring van de (opvolging van) overgenomen aanbevelingen van de diverse partijen is eveneens onderdeel van takenpakket van Concerncontrol & Auditing. Auditfunctie De auditfunctie houdt zich bezig met het (ad hoc) toetsen van de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het provinciaal bestuur. Hiertoe beschikt de provincie over een auditpool, ondergebracht bij Concerncontrol & Auditing. Jaarlijks wordt door GS een Intern Controleprogramma vastgesteld. 6/5