Voorbeeldwerkwijze bij overleden rechthebbenden in de Basisregistratie Kadaster (BRK) Handreiking op basis van best practices Juni 2015 Servicepunt basisregistraties Email oplossingen@ictu.nl
INHOUDSOPGAVE Inleiding... 3 Voorbeeldwerkwijze... 4 1. Bericht van overlijden... 6 1.1. Melding overlijden vanuit de Basisregistratie Personen (BRP)... 6 1.2. Melding overlijden vanuit de Basisregistratie Kadaster (BRK)... 6 2. Verwerking in systeem afnemer... 6 3. Meerdere rechthebbenden... 6 4. Erven van aanschrijven... 6 5. BRP raadplegen op naaste verwanten... 7 5.1. Echtgeno(o)t(e) nog in leven... 7 5.2. Kinderen van de overledene... 7 5.3. Broers of zussen van de overledene... 7 5.4. Kinderen van de broers of zussen... 8 5.5. (Groot)ouders van de overledene... 8 6. Raadplegen nalatenschap... 8 6.1. Centraal Testament Register raadplegen... 8 6.2. Boedelregister raadplegen... 9 6.3. Melding aan Rijksvastgoedbedrijf... 9 Pagina 2 van 9
Inleiding In de Basisregistratie Kadaster (BRK) worden gegevens over onroerende zaken geregistreerd zoals die in akten zijn vastgelegd. Wijzigingen in deze gegevens worden alleen aangebracht op basis van een nieuwe akte of als er een koppeling is gelegd met een andere basisregistratie (BAG, NHR, BPR). Ook de rechthebbende op een onroerende zaak wordt pas bijgewerkt als er een notariële akte wordt ingeschreven. Bij het overlijden van een rechthebbende gebeurt dit bij verkoop van de onroerende zaak door de erfgenamen of als een erfgenaam een verklaring van erfrecht laat inschrijven. Omdat erfgenamen er soms voor kiezen om geen actie te ondernemen, staat bij circa 3,5% van de onroerende zaken in de BRK een overleden rechthebbende geregistreerd. In 2013 was het aantal in de BRK opgenomen overleden rechthebbenden ongeveer 300.000. Dit aantal groeit jaarlijks met ongeveer 14.000. Een aantal afnemers, zoals gemeenten en regionale belastingsamenwerkingsverbanden, heeft voor haar processen niet per sé behoefte aan de gegevens van een wettelijk erfgenaam als wel aan de gegevens van een contactpersoon: een in leven zijnde persoon om daarmee openstaande plichten te kunnen afwikkelen. Aan deze informatiebehoefte kan de BRK gezien de (rechtspositionele) aard van de registratie nu niet voldoen. Ook is er nog geen structurele aanpak vastgesteld om te voorzien in de gewenste informatie. Deze problematiek is nader onderzocht door het Servicepunt Basisregistraties (voorheen: STOUT) 1. Daarbij is geconstateerd dat er vanuit afnemers een behoefte bestaat om meer inzicht te krijgen in de wijze waarop zij met deze situatie praktisch kunnen omgaan in haar werkprocessen. Met deze handreiking wordt daar invulling aan gegeven. Doel van de handreiking is een handvat te bieden om op kosteneffectieve wijze om te gaan met de problematiek van overleden rechthebbenden in de BRK. De handreiking is bedoeld voor (functionarissen binnen) organisaties die zich bezig houden met het afwikkelen van vorderingen op genoemde overleden rechthebbenden. De handreiking beschrijft aan de hand van een voorbeeldwerkwijze de verschillende stappen die genomen kunnen worden om een (contact-)persoon te vinden die de vordering afhandelt. Met name de latere stappen zijn bewerkelijk; als de afnemer van mening is dat de opbrengsten van vervolgstappen onvoldoende zijn om deze vervolgstappen te rechtvaardigen, dan kan de afnemer op elk moment besluiten af te zien van verder onderzoek. Dat is in het schema en de beschrijving van de voorbeeldwerkwijze niet weergegeven. Ook kan een afnemer voor zijn specifieke situatie stappen overslaan of combineren of de stappen in een andere volgorde uitvoeren. Bijvoorbeeld omdat een proces bij een afnemer wettelijke afhandeltermijnen kent. Dan is de stap raadplegen boedelregister mogelijk niet zinvol, omdat een erfgenaam drie maanden de tijd heeft om te bepalen of hij/zij de boedel verwerpt of aanvaardt. Omdat het hier expliciet over persoonsgegevens gaat, kunnen de meeste stappen alleen uitgevoerd worden als de afnemer daarvoor voldoende autorisatie heeft. De handreiking is opgesteld op basis van best practices omtrent de omgang met overleden rechthebbenden in de BRK, zoals deze op dit moment door verschillende organisaties worden gehanteerd. Deze best practices zijn in deze handreiking in een onderlinge samenhang beschreven, waarmee een algemene voorbeeldwerkwijze is ontstaan. 1 Zie http://www.digitaleoverheid.nl/actueel/nieuwsberichten/intitem/werkwijze-onroerende-zaken-op-naamvan-overledenen/2547 Pagina 3 van 9
Voorbeeldwerkwijze De nummers in onderstaand schema verwijzen naar de paragrafen met dezelfde nummers. Pagina 4 van 9
Pagina 5 van 9
1. Bericht van overlijden De afnemer ontvangt een mutatiebericht vanuit de Basisregistratie Personen (BRP) of vanuit de Basisregistratie Kadaster (BRK) dat een persoon is overleden. Welk van deze mutatieberichten wordt gebruikt is afhankelijk van de wijze waarop een afnemer zijn werkprocessen en informatievoorziening heeft ingericht. 1.1. Melding overlijden vanuit de Basisregistratie Personen (BRP) De afnemer ontvangt van de Basisregistratie Personen (BRP) een mutatiebericht als er een persoon is overleden. Op basis van dit bericht raadpleegt de afnemer de Basisregistratie Kadaster (BRK) om vast te stellen of de overledene als rechthebbende geregistreerd staat in de BRK. Bij voorkeur gebeurt dit geautomatiseerd. Als de overledene geen rechthebbende is van een onroerende zaak, dan stopt hier de procedure. 1.2. Melding overlijden vanuit de Basisregistratie Kadaster (BRK) De afnemer ontvangt van de Basisregistratie Kadaster (BRK) een mutatiebericht als een rechthebbende van een onroerende zaak is overleden. 2. Verwerking in systeem afnemer De afnemer verwerkt het binnengekomen bericht (bij voorkeur geautomatiseerd): In de eigen bestanden wordt de persoon als overleden gemarkeerd. Er wordt gecontroleerd of er nog openstaande rechten of plichten zijn van de overledene ten opzichte van de afnemer. Als er geen sprake is van nog openstaande rechten of plichten, dan stopt hier (voorlopig) de procedure. Als er in een later stadium rechten of plichten ontstaan, dan wordt de procedure vanaf dit punt hervat. De processen bij de afnemer moeten zo zijn ingericht, dat de overledene in de toekomst geen aanschrijvingen, aanslagen of andere ongewenste berichten ontvangt. 3. Meerdere rechthebbenden Op basis van het binnengekomen bericht raadpleegt de afnemer de BRK om vast te stellen of er voor de betreffende onroerende zaak meerdere rechthebbenden in de BRK geregistreerd staan en of deze rechthebbenden nog in leven zijn. Als dit het geval is, wordt de op een Nederlands adres ingeschreven rechthebbende met het grootste recht aangeschreven. Als het bericht van overlijden afkomstig is uit een bevraging of mutatiebericht uit de BRK, dan wordt deze stap (het zoeken naar meerdere rechthebbenden) eventueel gecombineerd met het verwerken van het bericht van overlijden uit de BRK. 4. Erven van aanschrijven Als er in de BRK geen andere (in leven zijnde) rechthebbende(n) staat geregistreerd, dan schrijft de afnemer voor de nog openstaande rechten en plichten de erven van aan op het laatste adres van de overledene. Er is een reële kans dat dit leidt tot de afhandeling van de rechten en plichten. Pagina 6 van 9
Als op deze wijze een naaste verwant is gevonden, die de rechten en plichten van de overledene afhandelt, legt de afnemer de contactgegevens van deze verwant (inclusief BSN) als erven van vast in de eigen informatievoorziening. 5. BRP raadplegen op naaste verwanten Als het aanschrijven van de erven van niet leidt tot het afhandelen van de rechten en plichten van de overledene, raadpleegt de afnemer de BRP om vast te stellen of er naaste verwanten zijn. Deze verwant wordt aangeschreven. Daarbij wordt de wettelijke volgorde gevolgd: 1. echtgenoot / geregistreerd partner en kinderen 2. ouders, broers en zussen 3. grootouders 4. overgrootouders Erfgenamen kunnen een nalatenschap aanvaarden of verwerpen. Als een naaste verwant te kennen geeft de nalatenschap verworpen te hebben, dan wordt daarvan een bewijs gevraagd (een kopie van de zogeheten akte van verwerping ) en wordt vervolgens de volgende naaste verwant aangeschreven. Als een naaste verwant is gevonden, die de rechten en plichten van de overledene afhandelt, legt de afnemer de contactgegevens van deze verwant (inclusief BSN) als erven van vast in de eigen informatievoorziening. 5.1. Echtgeno(o)t(e) nog in leven De afnemer raadpleegt de BRP om vast te stellen of de echtgeno(o)t(e) of een geregistreerd partner van de overledene nog in leven is. Als dit het geval is, dan wordt de echtgeno(o)t(e) aangeschreven voor de nog openstaande rechten en plichten. De adressering van deze aanschrijving is gericht aan de erven van op het adres waarop de nog levende echtgeno(o)t(e) woonachtig is. 5.2. Kinderen van de overledene Als de echtgeno(o)t(e) of geregistreerd partner niet meer in leven is, wordt de BRP geraadpleegd of de overledene één of meer nog in leven zijnde kinderen heeft. Als dat het geval is, dan wordt het oudste in leven zijnde kind dat woonachtig is in Nederland aangeschreven voor de nog openstaande rechten en plichten. De adressering van deze aanschrijving is gericht aan de erven van op het adres waarop het aangeschreven kind woonachtig is. Als alle kinderen in het buitenland woonachtig zijn, wordt het oudste kind aangeschreven waarvan het buitenlands adres bekend is. 5.3. Broers of zussen van de overledene Als de echtgeno(o)t(e) of geregistreerd partner niet meer in leven is en er zijn geen kinderen, dan wordt de BRP geraadpleegd of de overledene één of meer broers of zussen heeft. Als dat het geval is, dan wordt de oudste in leven zijnde broer of zus die woonachtig is in Nederland aangeschreven voor de nog openstaande rechten en plichten. De adressering van deze aanschrijving is gericht aan de erven van op het adres waarop de aangeschreven broer/zus woonachtig is. Pagina 7 van 9
Als alle broers en zussen in het buitenland woonachtig zijn, wordt het oudste broer of zus aangeschreven waarvan het buitenlands adres bekend is. 5.4. Kinderen van de broers of zussen Als ook broers en zussen niet meer in leven zijn, wordt de BRP geraadpleegd of de broers of zussen één of meer nog in leven zijnde kinderen hebben. Als dat het geval is, dan wordt het oudste in leven zijnde kind (van de broer/zus) dat woonachtig is in Nederland aangeschreven voor de nog openstaande rechten en plichten. De adressering van deze aanschrijving is gericht aan de erven van op het adres waarop het aangeschreven kind woonachtig is. Als alle kinderen in het buitenland woonachtig zijn, wordt het oudste kind (van de broer/zus) aangeschreven waarvan het buitenlands adres bekend is. 5.5. (Groot)ouders van de overledene Als de echtgeno(o)t(e) of geregistreerd partner niet meer in leven is en er geen (in leven zijnde) kinderen zijn, wordt de BRP geraadpleegd of één van de ouders van de overledene nog in leven is en vervolgens of één van de grootouders nog in leven is. Zo ja, dan wordt een ouder aangeschreven voor de nog openstaande rechten en plichten of, als de ouders niet meer in leven zijn, een grootouder, mits deze nog in leven is. De adressering van deze aanschrijving is gericht aan de erven van op het adres waarop de (groot)ouder woonachtig is. 6. Raadplegen nalatenschap 6.1. Centraal Testament Register raadplegen Als er geen naaste verwanten in de BRP zijn gevonden of deze naaste verwanten hebben de nalatenschap verworpen, dan wordt in het Centraal Testament Register (CTR) nagegaan of de overledene een testament heeft 2. In het CTR is te vinden of er sprake is van een testament, en zo ja wie de notaris is waar het testament kan worden opgevraagd, de datum van de akte, de naam en standplaats van de notaris en het nummer waarin de notaris de akte in zijn repertorium heeft opgenomen. Vervolgens wordt de betrokken notaris benaderd voor inzage in het testament. Is er een testament dan kan daarin zijn opgenomen wie erfgenaam is. De erfgenamen hoeven geen familieleden te zijn van de overledene. Voor het afhandelen van de rechten en plichten van de overledene, wordt die erfgenaam aangeschreven die volgens het testament het grootste aandeel heeft verkregen in de onroerende zaak van de overledene. Als een erfgenaam die is aangeschreven voor de verplichtingen van de overledene meldt dat hij/zij de nalatenschap verworpen heeft, wordt van deze erfgenaam een schriftelijk bewijs gevraagd: een kopie van de zogeheten akte van verwerping. 2 www.centraaltestamentenregister.nl Pagina 8 van 9
6.2. Boedelregister raadplegen Een erfgenaam kan een nalatenschap verwerpen of aanvaarden. Het Boedelregister biedt een overzicht van de namen (met voorletters) van alle erfgenamen die de nalatenschap aanvaard dan wel verworpen hebben. Het Boedelregister kent geen centraal te raadplegen register. Als een afnemer informatie zoekt over een erfenis kan hij daarvoor terecht bij de rechtbank in de woonplaats van de overledene. De afnemer raadpleegt nu het Boedelregister om na te gaan welke erfgena(a)m(en) de nalatenschap wel aanvaard heeft/hebben. Vervolgens wordt die erfgenaam aangeschreven die de nalatenschap aanvaard heeft en die het grootste aandeel heeft verkregen in de onroerende zaak van de overledene. 6.3. Melding aan Rijksvastgoedbedrijf Als er ondanks onderzoek geen erfgenaam(en) is gevonden (die de nalatenschap geaccepteerd heeft) dan kan het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) 3 ingeschakeld worden voor deze onbeheerde nalatenschappen. Dit gebeurt nu al in circa 600 gevallen per jaar. Het gaat vaak om overledenen zonder familie: hun nalatenschap is niet geregeld en niemand maakt er aanspraak op. Alleen als de baten in verhouding staan tot de kosten van het uitzoeken van de situatie wordt dit opgepakt. Het Rijksvastgoedbedrijf regelt dan de afhandeling van deze onbeheerde nalatenschappen en treedt zo nodig zelf op als vereffenaar. 3 http://www.rijksvastgoedbedrijf.nl/expertise-en-diensten/o/onbeheerde-nalatenschappen-aanmelden Pagina 9 van 9